القسم 3: التقاط ما يقوله الناس: أفكار سريعة ومفيدة لتسجيل اجتماع

• لماذا ينبغي أن نسجل الاجتماع؟
• خيارات لتسجيل الاجتماع
• متى ينبغي أن نسجّل الاجتماع؟
• مَن ينبغي أن يسجّل الاجتماع؟
• كيف نسجّل الاجتماع؟

هل سبق أن غادرتم اجتماعاً وأنتم تقولون لأنفسكم: "يا له من اجتماعٍ رائع! لقد سمعت بعض الأفكار الممتازة"، ولكن ما لبثتم أن اكتشفتم بعد أسبوع أنّكم نسيتم ما هي تلك الأفكار؟ لسوء الحظ، يحدث ذلك مع الجميع. فتضيع الفرصة، وتبقى المسائل التي اجتمعتم للاهتمام بها عالقة.

دائماً ما يشكّل حلّ المشكلات تحدّياً، لا سيّما عندما تعمل المجموعة معاً من أجل التوصّل إلى الحلّ الأفضل. وما يجعل الأمر أكثر صعوبةً هو محاولة تذكُّر جميع النقاط المهمّة التي تمّ ذكرها في أثناء اجتماع طويل. إذن، عندما تحاولون درس جميع هذه التفاصيل بشكل خاص، ستحتاجون إلى تسجيل ما يُقال في اجتماعكم، ومراجعته في ما بعد.

هذا ما سيركّز عليه هذا القسم: تحضير سجلات للاجتماعات تساعد مجموعتكم على حلّ المشكلات بشكل أفضل. سنبدأ بمناقشة فوائد تسجيل الاجتماع، ثمّ نتكلّم عن طرق التسجيل المختلفة، وتلك التي قد تكون الأفضل بالنسبة إلى ظروفكم الخاصة. وسنتابع بالتطرّق إلى كيفية اختيار الشخص الأفضل للتسجيل. بعد ذلك، سنناقش "كيفيات" تسجيل الاجتماع الرامي إلى حلّ المشكلات، بما في ذلك الأدوات التي ستحتاجون إليها، كيف يجري العمل مع المجموعة، ما الذي ينبغي تسجيله، كيف يتمّ التسجيل بفعالية، وختاماً، ما الذي يجب أن تفعلوه بما سجّلتموه.

لماذا ينبغي أن نسجّل الاجتماع؟

مهما كانت الطريقة التي قرّرتم اتّباعها لتسجيل اجتماعكم (سنناقش الاحتمالات المختلفة أدناه)، ثمّة فوائد كثيرة للتسجيل بشكل عام، وهي تتضمّن ما يلي:

1. إنّ تسجيل الاجتماع يجعل الناس يعرفون أنّه تمّ الاستماع إليهم والإصغاء إليهم بالفعل.

2. إنّه يوفّر تسجيلاً زمنياً يمكن استخدامه في الاجتماعات المستقبلية، للتحقُّق من القرارات، وكتذكير بالأحداث والأعمال السابقة.

3. التسجيل يمكن أن يوفّر معلومات مهمّة للأشخاص الذين لم يكونوا مدعوّين إلى الاجتماع أو الذين لم يتمكّنوا من حضوره.

4. يساعد على إبقاء الجميع على المسار الصحيح. فإذا كان كلّ شيء مدوّناً، تصبح المجموعة أكثر قابلية للالتزام بجدول الأعمال، أو العودة إليه. على سبيل المثال، من السهل جداً أن نلاحظ أنّ الأمور خرجت عن مسارها الصحيح إذا توقّف المسجِّل عن التدوين، أو إذا كان يكتب عن أمور لا صلة لها بجدول أعمال اليوم.

وبالنسبة إلى التسجيل المرئي حيث تتمكّن العين من رؤية ما يجري، ثمّة هذه الفوائد الإضافية:

1. إنّه يوفّر تسجيلاً مرئياً جارياً - فالجميع يستطيعون أن يروا مباشرةً ما الذي حصل، وما الذي يحصل.

2. إذا كنتم تجرون تفاكراً، أو عصفاً ذهنياً، فإنّ تدوين الأفكار (على لوح أو ورقة كبيرة) أمام الجميع غالباً ما يساعد الناس على إعطاء المزيد من الأفكار الجيّدة.

3. يمكن أن يزيد انتباه الناس إلى الاجتماع واهتمامهم به.

4. يقلّ تكرار الأفكار نفسها إذا رأى الناس كلماتهم– وكلمات جميع الأشخاص الآخرين – أمامهم مكتوبة على ورق أو على اللوح. كذلك، قد يفكّرون بمزيد من التأنّي قبل التكلُّم!

تنبيه: إنّ هذه الفائدة الأخيرة قد تكون سيفاً ذا حدَّين. فبعض الأشخاص قد يصبحون أقلّ استعداداً للتكلُّم بصراحة إذا علموا أنّ ما يقولونه سيتمّ كتابته، أو تسجيله. وإذا كان أعضاء المجموعة التي تعملون معها لا يعرفون بعضهم بعضاً جيداً، أو لا يرتاحون مع بعضهم البعض بأيّ طريقة، فقد تفكّرون في إجراء بعض تمارين التعارف قبل بدء الاجتماع، لكي يرتاح الجميع أكثر.

إلى ذلك، قد يصبح الأشخاص أقلّ استعداداً للتكلُّم إذا علموا أنّ ملاحظاتهم ستُنسَب إليهم. فالفرق كبير بين إلقاء تعليق مُرتَجَل وبين ظهور هذا التعليق كتصريح في الصحيفة المحلّية.

باختصار، ينبغي أن تتأكّدوا من أنّ الجميع يعلم مسبقاً – ويوافق على - وجهة الاستخدام المقصودة للمواد التي يتمّ تسجيلها. هل هي مُعَدّة فقط ليستخدمها أعضاء اللجنة لاحقاً؟ أم سيتمّ نشرها؟ فمن أجل أن يكون الجميع مرتاحين، ينبغي اتّخاذ قرار جماعي في هذا الخصوص منذ البداية.

خيارات لتسجيل الاجتماع

قبل أن نتابع، فلنلقِ نظرة على أنواع التسجيل المختلفة والأكثر إتاحة. يمكنكم اختيار إحدى الطرائق التالية:

1. أن تقرّروا عدم تسجيل الاجتماع إطلاقاً

2. أن تدوّنوا الملاحظات والمحاضر

3. أن تسجّلوا النقاط الرئيسية بشكل مرئي، أي مكتوبة على لوح أو ورقة كبيرة معلقة

4. أن تسجّلوا الاجتماع على شريط - شريط صوتي عادةً، أو على شريط فيديو أيضاً في بعض الأحيان.

هذه هي المقاربات الأكثر شيوعاً، وهي ستبقى كثيرة الاستخدام في المستقبل على الأرجح.

على الرغم من تداخُل هذه الطرائق، وإمكانية استخدام أكثر من واحدةٍ في الوقت نفسه، إلا أنّ هذا القسم سيركّز بشكل أساسي على التسجيل المرئي - أي الكتابة بحيث يتمكّن الجميع من رؤية ما تمّ تسجيله، أي على أوراق كبيرة  معلّقة أمام المجموعة.

قريباً في اجتماعاتكم...

قد نقصِّر إنْ لم نذكر بعض الوسائل الإضافية المرتكزة أكثر على التكنولوجيا كبدائل من الخيارات الواردة أعلاه. صحيح أنّ جزءاً كبيراً منها قد لا يتوافر للمجموعات حالياً، إلا أنّها قد تصبح ممكنة ومطلوبة أكثر في المستقبل القريب. تشمل هذه الوسائل:

• تسجيل الاجتماع مباشرةً على حاسوب (كمبيوتر) محمول، وتوزيع نسخ مطبوعة عن المحاضر المدوّنة بشكل دوري في غضون الاجتماع

• ألواح الكتابة الرقمية: تكتبون على شاشة اللوح الإلكتروني بقلمٍ الكتروني أيضاً فيقوم الكترونياً بنقل الكتابة إلى جهاز حاسوب موصول به، فيحفظ ما كُتِب في ملف

• المؤتمرات عبر الهاتف (المكالمات الجماعية) مع تسجيل صوتي

• برامج نقل الكلام الملفوظ إلى كلمات مطبوعة، حيث يترجم الحاسوب الصوت مباشرةً إلى كلمات مطبوعة (يمكن مراجعة ما هو متوافر في السوق وبأي لغة).

لا تقلقوا في حال كنتم لا تتوقّعون استخدام هذه الأدوات العالية التقنية، فالأوراق والأقلام يمكن أن تعطي الفعالية نفسها.

متى ينبغي أن تسجّلوا الاجتماع؟

متى قد يُفضَّل استخدام كلّ من الخيارات المذكورة أعلاه؟ في الواقع، عتمد القرار الأساس بشأن التسجيل على سياق الاجتماع. ومع ذلك، تجدون هنا بعض الحالات التي يُفضَّل فيها استخدام كلّ خيارٍ من الخيارات الأربعة الأولى أعلاه:

الحالات التي لا تستوجب التسجيل بالضرورة:

• الاجتماع قصير

• الاجتماع غير مخطّط له وغير رسمي

• الثقة عالية بين الأعضاء

• المجموعة تجتمع كثيراً، وستجتمع من جديد قريباً

• يتّصف جدول أعمال المجموعة بالطابع الاجتماعي بشكل أساسي أو إلى حدّ كبير

• لن يتمّ اتّخاذ قرارات هامة

• لن يتمّ اتّخاذ خطوات هامة

الحالات التي يُفضَّل فيها تدوين الملاحظات أو المحاضر:

• عندما يكون الاجتماع اجتماعاً منتظماً أو روتينياً تعقده مجموعة، أو لجنة، أو مجلس، من دون وجود قرارات أو خطوات أساسية على جدول الأعمال

الحالات التي يُفضَّل فيها التسجيل المرئي:

• عندما تعمل المجموعة على حلّ المشكلات

• عندما تعمل المجموعة على اتّخاذ القرارات

• في حال وجود خيارات متعدّدة لحلٍّ أو قرارٍ ما

• في حال وجود رغبة في توفير هذه الخيارات المتعدّدة، وطرحها جميعها أمام المجموعة

• عندما تكون المشكلة جديدة أو غير مألوفة، أو موضوع النقاش جديداً أو غير مألوف بالنسبة إلى المجموعة

• عندما يكون الموضوع معقّداً

• عندما يكون الموضوع موضع جدال

• عندما تكون المخاطر شديدة، وعندما يكون القرار الذي يجب اتّخاذه مهمّاً

• في حال لم يكن أعضاء المجموعة يعرفون بعضهم بعضاً جيّداً

• عندما تكون الثقة قليلة بين الأعضاء، و/أو في حال وجود نزاعات سابقة

الحالات التي يُفضَّل فيها التسجيل على أشرطة:

• في حال عدم توافر مسجِّل ماهر.

• عندما تكون وتيرة النقاش سريعة بحيث لا يستطيع المسجِّل مواكبتها.

• عندما تكون المصطلحات المستخدمة في نقاش المجموعة تقنية أو معقّدة.

• عندما يكون من المهمّ التقاط اللغة المستخدمة حرفياً.

• عندما يكون من المهمّ الاستماع إلى نبرة الصوت فضلاً عن المحتوى اللفظي.

• في حال لم يتمكّن من حضور الاجتماع أعضاءٌ آخرون من المجموعة سيتّخذون قرارات تتعلق بالموضوع.

إيجاد الشخص الأفضل للقيام بالمهمّة

إذن، مَن الذي يجب أن نختاره لتسجيل الاجتماع؟ (نكرّر أنّنا نتكلّم عن التسجيل المرئي هنا). في الواقع، ينطوي ذلك فعلاً على نوع من الفنون (فكّروا في جميع الاختزالات التي يتعلّمها أمناء السر!)، لذلك، عادةً ما لا الاكتفاء بتعيين مسجِّل فكرةً جيّدة. فبعض الميزات التي يجب البحث عنها لدى اختيار المسجِّل تتضمّن ما يلي:

• خبرة في التسجيل أو التوثيق

• معرفة عن شؤون مجموعتكم

• خطّ واضح

• القدرة على العمل بشكل جيّد مع الميسّر

سنتكلّم أكثر عن هذا الموضوع في الفقرة عن "العمل بشكل فعّال مع المجموعة" أدناه.

هل يجب أن يقوم الميسّر بدور المسجِّل، أو الموثّق

الإجابة المختصرة هي: الأمر يتوقف على الحالة. لا سيّما في الاجتماعات التي تحاولون فيها حلّ مشكلة صعبة بشكل خاص، من الجيّد ألا نمزج بين الدورَين. بهذه الطريقة، يستطيع الميسّر أن يركّز على العمل الذي يقوم به بشكل أفضل، ويترك التسجيل لشخص آخر.

ولكن، في الحالات التالية قد يكون المزج بين هذين الدورَين جيّداً:

• المواد بسيطة نسبياً

• وتيرة النقاش بطيئة إلى درجة تسمح للميسّر أن يشجع عليه، ويقترح أموراٍ، ويدون كلّ شيء

• لا يتوافر مسجِّل ماهر للقيام بالمهمّة

وبغضّ النظر عمّا إذا كان المسجِّل يقوم بـ"دور مزدوج" (كميسّر أم لا) فسيتوجّب عليه إجراء الخطوات التالية لإنجاز المهمّة:

كيفية تسجيل الاجتماعات بشكل فعّال

من أجل تسجيل الاجتماع بشكل فعّال، يجب أن ينتبه المسجِّل إلى أربعة أمور:

• وجود الأدوات المناسبة

• العمل بشكل فعّال مع المجموعة

• اتّخاذ قرار بشأن ما يجب تسجيله

• الطريقة الأكثر فعالية للتسجيل

فلنبحث في هذه الأمور كلاً على حدة.

وجود الأدوات المناسبة:

في القسم الأخير من هذا الفصل الذي يتمحور حول إدارة الاجتماعات الفعّالة، نتكلم عن أهمية الأمور اللوجستية: التأكّد من وجود مفتاح الغرفة معكم، ومن وجود الماء لإبريق القهوة، والمناديل للكعك والمأكولات، ومن وجود كراسٍ مريحة للجلوس عليها، وطاولات لا تهتزّ للكتابة عليها.

أمّا بالنسبة إلى المسجِّل فيُعَدّ وجود الأدوات المناسبة أكثر أهمية. بشكل عام، تتضمّن هذه الأدوات الأغراض التالية:

• الأقلام العريضة: استخدموا ألواناً متعدّدة ومختلفة، واحرصوا على أن تكون الأقلام مائية - لكي لا يتسرّب الحبر عبر الورقة.

• الأوراق الكبيرة (القلابة أو المفردة) والأشرطة اللاصقة: يمكنكم إيجاد الأوراق الكبيرة في أيّ متجرٍ لبيع اللوازم المدرسية أو المكتبية أو من بقايا ورق الطباعة في المطابع. ابحثوا عن الورق الأرخص. وإذا أحضرتم ورقاً أسمك فتأكّدوا أوّلاً من أنّ الأشرطة اللاصقة التي تستخدمونها ستمسكه من دون أن يقع.

• لوح أبيض وممحاة يمكن استخدامهما كبديل عن الأوراق والأقلام. الممحاة، تسهّل تصحيح ما تكتبون. ولكن، لها ناحية سلبية، وهي أنّ تعليقاتكم لا تُحفَظ بشكل دائم. لذلك، احرصوا على أن يقوم أحد الأشخاص بتدوين التعليقات على ورقة أيضاً.

• حامل: في حال كانت المجموعة تعقد اجتماعات كثيرة، من الجيّد أن يكون لديها حامل. ومن الممكن أيضاً تدبير أكثر من حامل واحد. وفي حال لم يكن هناك حامل، يمكنكم تعليق الأوراق على الجدران بواسطة شريط لاصق او غراء خفيف.

فكرة سريعة ومفيدة: حاولوا وضع جميع هذه الأدوات في صندوق خاص أو حقيبة يُكتَب عليه بوضوح "أدوات المسجِّل"، لكي لا تنسوا أيّ غرض بسبب العجلة في الدقائق الأخيرة.

• ترتيب مناسب للغرفة. لا يشكّل ذلك أداة في حد ذاته، ولكنّ ترتيب الغرفة بشكل مدروس أساسي جداً. يجب أن تكون الملاحظات المسجّلة مرئية بوضوح من قبل المجموعة بكاملها. ولا يجوز أن يُضطرّ أيّ شخص إلى أن يمدّ عنقه أو يلوي ظهره ليحاول رؤية ما يجري. يمكنكم أيضاً أن تجربوا كتابتكم لتتأكّدوا من أنّكم تستطيعون رؤيتها (وقراءتها!) من أبعد كرسي.

العمل بشكل فعّال مع المجموعة:

إذا كان شخصان مختلفان يقومان بدور الميسّر والمسجِّل، فسيكون التواصل الشفهي للمسجِّل مع المجموعة أقلّ نوعاً ما مقارنةً مع تواصل الميسّر. ولكن، هذا لا يعني أنّ التفاعل بين المسجِّل والمجموعة ليس مهمّاً. فالتوافق بين المشاركين والمسجِّل قد يترك أثراً فعلياً على كيفية سير الاجتماع، ومدى فعاليته. وفي ما يلي بعض الأمور التي يجب أخذها في الاعتبار:

• أهمية الاستماع: ينبغي على المسجِّل أن يكون شديد التركيز على "الحاضر". فصحيح أنّ دوره قد يكون صامتاً، إلا أنّه ليس غير فاعل على الإطلاق. فعليه أن يستمع جيّداً في جميع الأوقات، ليحرص على سماع التعليقات التي تُقال بصوت منخفض، وعلى عدم إغفال النقاط المذكورة بإيجاز.

• المحافظة على الحياد: بشكل عام، لا يدلي المسجِّل بآرائه في الحوار. فهو مثل الميسّر، يبقى على دوره الذي يقضي بالتقاط آراء مَن حوله.

• الطلب من المجموعة التكرار أو الإبطاء، عند الضرورة: لا تكونوا خجولين في هذه الحالات. إذا كانت المجموعة تُسرِع كثيراً بحيث يتعذّر عليكم تدوين كلّ شيء، أو في حال لم يتوضّح لكم ما قاله أحد الأشخاص، من الطبيعي جداً أن يتدخّل المسجِّل ويقول: "عذراً. لم أفهم ذلك جيّداً." أو يمكنكم أن تقولوا ما اعتقدتم أنّكم سمعتموه ، ثمّ تسألون: "هل هذا صحيح؟". إنْ لم يفهم المسجِّل أمراً ما، أو لم يكن لديه الوقت لتدوين كلّ شيء، فالمرجّح أن يكون أعضاء آخرون من المجموعة متأخّرين هم أيضاً عن متابعة النقاش.

• تقبّل التصحيحات بلطف: قد لا يسمع المسجِّل أمراً ما بطريقة صحيحة، أو قد يرتكب خطأً إملائياً يشعر أحدهم بضرورة الإشارة إليه. ولكن، يجب أن يحافظ على هدوئه. فهو يستطيع بكلّ بساطة أن يشكر الشخص ويتابع، فما من أحد معصوم عن الخطأ، ولكنّ الاتّزان الكامل عندما نواجه التصحيح يستحقّ الإعجاب بكلّ تأكيد، ويساهم في سير الاجتماع بطريقة سلسة.

• العمل مع الميسّر: إنّ قيمة العمل الجماعي واضحة. فقد يصبح الاجتماع أفضل بكثير إذا عمل الميسّر والمسجِّل بانسجام.

مثال: يمكن أن يعيد الميسّر أو يتحقّق من كلام المتحدّث قبل أن يدوّنه المسجِّل. فهذا لا يوضّح ما قيل للمسجِّل فحسب، بل يضمن أن يكون باقي الحضور قد سمع الكلام أيضاً.

اتّخاذ قرار بشأن ما يجب تسجيله:

الآن، وصلنا إلى الجزء الأساسي من التسجيل. فالمسجِّل واقف أمام المجموعة حاملاً القلم التعريض في يده، والجميع يتكلّمون. فما هي الأمور المهمّة التي يجب تدوينها، وما هي الأمور غير المهمّة؟

بشكل عام، يدوّن المسجِّل ما يُسمّى غالباً "الذاكرة الجماعية". و"الذاكرة الجماعية" ليست سوى مصطلح منمّق لما يُقال. ولكن، إذا فكّرتم في الأمر فسترون أنه مناسب جداً بالفعل. إن ما يدوّنه المسجِّل سيشكّل معظم ما يتمّ تذكّره من هذا الاجتماع. إذن، عليه أن يقرّر ما هو مهمّ، بمساعدة من المجموعة.

وما هو هذا المهم بالضبط؟ يتوقف ذلك على الاجتماع، ولكن غالباً ما قد يتضمّن:

• الأسئلة

• الإجابات

• المخاوف

• المردود من المشاركين (رجع الأثر)

• الأفكار من جلسات التفاكر (العصف الذهني)

• القرارات

كيف تقرّرون ما إذا كان تعليق أو سؤال ما مهمّاً بحيث يتوجّب تسجيله؟ قد تجدون بعض المبادئ التوجيهية التالية مفيدة، أو قد تحضّرون بعضاً من مبادئكم الخاصة قبل بدء الاجتماع.

سجّلوا التعليق إذا:

• كان يتضمّن موقفاً حول أحد بنود جدول الأعمال يكون معلَّلاً بالأسباب ومُعلناً أمام المجموعة

• كان اقتراحاً محدّداً قدّمه أحد أعضاء المجموعة

• قيل عدّة مرّات، و/أو بانفعال ملحوظ

• طلب المتحدّث مباشرةً أن يتمّ تسجيل نقطةٍ ما في "للسجل"

• قدّم فكرة جديدة، أو أعطى معلومات جديدة، لم تُذكَر سابقاً

• كان متعلّقاً بمبلغ مالي تمّ، أو سيتمّ، أو يجب إنفاقه

• كان قراراً اتّخذته المجموعة.

من الطبيعي جداً أن تطرحوا سؤالاً إنْ لم تكونوا متأكّدين. أمثلة: "هل يجب أن أدوّن ذلك؟"، أو "كيف عليّ أن أدوّن ذلك؟"، أو "ما هي أفضل طريقة لالتقاط ذلك وتسجيله على الورقة؟". فالفكرة تكمن في العمل مع المجموعة لتساعدكم على اتّخاذ قرار بشأن ما يجب تسجيله.

الطريقة الأكثر فعالية للتسجيل

إنّ الأفكار السريعة والمفيدة التالية قد تساعدكم على تسهيل المهمّة وتوضيح العمل. فإذا كنتم تؤدون دورالمسجِّل:

• لا تحاولوا تدوين كلّ كلمة: ستؤلمكم يدكم، ولن تستطيعوا التقاط كل شيء.

أعيدوا صياغة ما قيل مع المحافظة على المعنى. وإذا غيّرتم كلمات المتحدّث كثيراً، تحقّقوا لتتأكّدوا من أنّكم التقطتم الفكرة بشكل صحيح.

• يمكنكم أحياناً الإشارة إلى الصفات بطريقة دقيقة وأسرع من خلال التسطير تحت الكلمات، أو استخدام لون مختلف...الخ.

• اكتبوا بخطّ كبير ومقروء، وأسرعوا في الكتابة. فهذا ليس الوقت المناسب للقلق بشأن توفير الورق، فالفهم يجب أن يكون الأهمّ.

• لا تقلقوا بشأن الأخطاء الإملائية. فبالرغم منها، ستتمكّنون من إيصال الفكرة.

• لا تهتمّوا بتعريف الكلمات أو تنكيرها.

• بوّبوا أوراقكم ورقّموها. فهذا سيساعد على تسهيل مهمّتكم كثيراً إذا كان عليكم تجميع صفحات كثيرة في نهاية الاجتماع!

• استخدموا الألوان، والرموز، والتسطير للتشديد على نقاطكم. وجرّبوا جميع الألوان التي ستستخدمونها قبل الاجتماع، لتقرّروا ما هي الألوان الأوضح للقراءة.

• تجنبوا الفعل المبني للمجهول قدر الإمكان.

• افصلوا الأفكار والمواضيع بواسطة الرموز، كالنجوم مثلاً. ولكن، لا ترقّموا الأفكار المختلفة حول الموضوع نفسه، لأنّ الأرقام قد تخلق أولويةً، أو قد توحي بأنّ إحدى الأفكار أهمّ من غيرها. لذلك، اتركوا استخدام الأرقام للأمور الأوسع، كبنود جدول الأعمال، أو المواضيع الجديدة، أو لترتيب الصفحات كما ذكرنا أعلاه.

المتابعة: ما الذي يجب أن نفعل بما سجّلنا

بعد انتهاء الاجتماع ولملمة كلّ شيء، سيكون أمامكم على الأرجح عدد غير قليل من الأوراق ذات الأحجام الكبيرة. فما الذي يجب أن تفعلوه بها؟

بشكل عام، ستقومون أنتم أو شخص آخر، بطباعة ما جرى كتابته لحفظه في ملفاتكم، وقد توزّعونه على جميع المشاركين في الاجتماع. لا تنسوا هنا أن تدوّنوا القرارات المُتّخَذة، إضافةً إلى الخطوات المستقبلية لجميع المشاركين. (مثلاً: وافق حسام على أن يطلب من أصحاب المؤسّسات في وسط المدينة دعوة شباب المنطقة لتمضية نهار يتعلمون فيه ما تعنيه إدارة شركة، وسيبلغنا بالنتائج في الاجتماع المقبل).

تشكّل هذه المحاضر جزءاً مهمّاً من عملية التسجيل أو التوثيق، ويجب عدم نسيانها. بشكل عام، ينبغي أن تتبع المحاضر البنود الواردة على جدول أعمال الاجتماع، وتوازيها، في حال وجود جدول أعمال. (لمزيد من المعلومات عن جداول الأعمال انظروا القسم 2 من هذا الفصل، تطوير مهارات التيسير).

تتضمّن هذه المحاضر عادةً:

• إسم المجموعة التي تجتمع

• التاريخ

• المكان والزمان

• أسماء الحاضرين (إلا إذا كان اجتماعاً كبيراً جداً)

• النقاط الأساسية التي خرج بها الاجتماع  لكلّ بند من بنود جدول الأعمال

• القرارات المحدّدة التي تمّ اتّخاذها. قد يتمّ تسطير هذه القرارات أو التشديد عليها بطريقة أخرى، لتسهيل الرجوع إليها.

• في الاجتماعات الأكثر رسمية، تلحظ المحاضر أيضاً أيّ اقتراحات قُدِّمت، مع إسم المُقترِح، ونتائج أيّ تصويت أُجري على هذه الاقتراحات.

تُوزَّع المحاضر بعد ذلك على الحاضرين في الاجتماع، مع جدول أعمال للاجتماع المقبل، إضافةً إلى مواد أخرى ذات صلة. في الوضع المثالي، يجب أن يُنجَز ذلك قبل وقت كافٍ من الاجتماع المقبل (عادةً في غضون أسبوع إلى أسبوعين)، ليتمكّن الأعضاء من مراجعة المحاضر، والأهمّ من ذلك أن يستعدّوا لهذا الاجتماع. وتذكّروا أنّ الكثير من الاجتماعات الأكثر رسميةً تبدأ بمراجعة محضر الاجتماع السابق والموافقة عليه، ولهذا السبب وحده، ليس جيّداً أن نوزّع المحاضر في وقت الاجتماع المقبل.

وبعد أن يتمّ توزيع المحاضر والموافقة عليها، يجب وضعها في ملف، ولكن ليس وضعها ونسيانها. فهي موجودة للرجوع إليها واستخدامها، وهي جزء من "الذاكرة الجماعية" لمنظّمتكم. إضافةً إلى ذلك، قد ترغب بعض المجموعات الخارجية في رؤيتها في مرحلة معيّنة، كالمموّلين، والمحامين، والمدقّقين، والجهات الخارجية المهتمّة. إذن، ستستفيدون منها إذا أمّنتم وجودها، وتحديثها، وترتيبها.

بصورة عامة، إنّ إعداد المحاضر بدقّة وتوزيعها في الوقت المناسب قد يزيدان من مهنية مجموعتكم، ويوفّران سجلاً زمنياً، ويشكّلان مرجعاً للتحقّق من الوقائع، ويعزّزان الإنصاف في إجراءاتها، قد يقودان أيضاً إلى قرارات أفضل، فضلاً عن زيادة فعالية متابعة هذه القرارات.

إذن، ينبغي أن تعتمد المجموعة سياستها الخاصة بشأن المحاضر، وأن تلتزم بها. فلا تحتاج كلّ مجموعة إلى محاضر مفصّلة، كما أنّه ليس بالضرورة أن يتطلّب كلّ اجتماع تدوين محضر له. ولكنّ النقاط المذكورة أعلاه يمكن تكييفها بحسب الحالة الخاصة.

ونعود فنكرّر أنّه من المهمّ اتّخاذ الخطوات على أساس الملاحظات والقرارات المُتَّخذة. وتوزيع مثل هذه المحاضر يشكّل تذكيراً غير مباشر لأعضاء المجموعة، لاستكمال ما اتّفقوا عليه. والواقع أنّ معظم المقصود من التسجيل في الأساس هو المساعدة على ضمان اتّخاذ قرارات أوضح وأفضل وتطبيقها. في النهاية، ربّما هذه هي أفضل علامة تدلّ على أنّ اجتماعكم كان فعّالاً.

الخلاصة:

يشكّل التسجيل، أو التوثيق، إحدى أهمّ المهام التي يجب القيام بها في اجتماع ما. فمن خلال التسجيل، يمكن تدوين الكثير من التعليقات الفردية، والتقاطها، والبناء عليها. ومن شأن ذلك أن يساعد مجموعتكم على توضيح تفكيرها، واتّخاذ القرارات بشكل أفضل. إن وجود سجل واضح وكامل عن أحداث الاجتماع، يمكنكم من أن تتأكّدوا من أنّ هذه القرارات لن تُنسى عندما تطفئون الأنوار وتغلقون الباب.