القسم 10. إنشاء الرسائل الإخبارية الإلكترونية

• ما هي النشرة؟
• لماذا علينا إعداد نشرة؟
• متى علينا تأليف نشرة؟
• كيف نباشر بتأليف النشرة؟
• ما هي الخطوات في إنتاج النشرة؟
• كيف نجعل آخرين يساهمون في المسار؟
• ما هي الأمور الأخرى التي يجب أن نعلمها عن النشرات؟

أنتم تفكّرون في إصدار نشرة، ولكنّكم لا تعرفون أين تبدؤون، أو كيفية اتّخاذ قرار حول نوع النشرات الأفضل لمنظّمتكم. هذا القسم هو لأي شخص يريد أن يتعلّم كيفية إنشاء أفضل نشرة لمجموعته/ها أو لائتلافه/ها، أكان مديراً أو موظفاً في العلاقات العامّة أو في جمع الأموال.

ما هي النشرة؟

النشرة هي عبارة عن تقرير عن معلومات وأفكار، يُطبَع ويوزَّع بشكل دوري (مثلاً، شهرياً أو مرتين في السنة) على مجموعة من الناس المهتمين. وتتراوح النشرات بشكل نموذجي بين صفحتين وثماني صفحات في الحجم، وتختلف على نحو واسع في الكلفة والنوعية والمضمون.

لماذا علينا إصدار نشرة؟

هنالك عدّة أسباب وجيهة لذلك:

• من أجل إبقاء أعضاء المنظمة أو الائتلاف على علم بأحدث ما يجري
• من أجل إبقاء الجمهور على علمٍ كذلك
• من أجل تثقيف أو إعلام القرّاء عن المسائل والأفكار التي تهم مجموعتكم
• من أجل بناء التماسك وشعور بالافتخار لدى الأعضاء
• من أجل الحث على اهتمام جديد في منظمتكم وزيادة التعرّف عليها
• من أجل تقديم شكل لتبادل المعلومات غير موجود حتّى الآن في المجتمع المحلي
• من أجل تقليص الوقت الذي تقضونه في اجتماعات المجموعة في تبادل المعلومات
• من أجل الإعلان عن الاجتماعات الدورية
• من أجل استبدال محاضر الاجتماعات بملخصات عنها ونشرها في قسمٍ من النشرة مخصّص لذلك.

متى علينا إعداد نشرة؟

قد تنشأ نشرة في أي وقت من حياة مجموعة أو منظمة (علماً أنّه كلّما تبكر المجموعة أو المنظمة، يكون ذلك عادةً أفضل!)، ولاسيّما في الأوقات التالية:

• عندما تريدون توصيل الكثير من المعلومات لعدد كبير من الناس بشكل دوري
• عندما تريدون تثقيف المجتمع المحلي أو إعلامه عن مسائل مهمّة
• عندما تريدون استقطاب أعضاء جدد
• عندما تريدون بناء الحس بالغاية المشتركة، أو الدافع أو بالاثنين معاً، لدى الأعضاء
• عندما تريدون الحصول على مردود من أعضاء منظّمتكم
• عندما تريدون زيادة التعرّف على منظّمتكم أو الإيمان بقضيتها
• عندما تريدون الجمهور أن ينظر إليكم بمثابة مجموعة ذات مصداقية ومهمّة.

جميع الأمور التي ذكرناها هنا هي أسباب وجيهة، ولكن إعداد نشرة جيّدة والاستمرار في إصدارها يتطلّبان الكثير من الجهود والوقت. ينبغي كذلك التفكير بعدد مرات الإصدار. عادةً تصدر النشرات شهرياً أو كل شهرين أو كل ثلاثة أشهر، وسوف يعتمد اختياركم هنا على حجم المنظّمة ومواردها المتاحة. هل أنتم على استعداد للقيام بهذا الالتزام؟ في حال كنتم مستعدّين لذلك، راجعوا الأجزاء أدناه عن كيفية القيام بذلك: "الأسئلة الأولية" و"الخطوات التالية!" في هذا القسم.

كيف نباشر إعداد النشرة؟

إنّ مجموعتكم فريدة، وستكون نشرتكم كذلك أيضاً، وهنالك عدّة طرق لإنتاج نشرة جيّدة. قبل المباشرة بذلك عليكم نقدم ما يلي من أسئلة أساسية عليكم طرحها على أنفسكم، وعندما تجيبون عنها ستكونون قادرين على خلق نشرة تناسبكم وتناسب مجموعتكم بالشكل الأفضل:

• ما هو الهدف الرئيسي من النشرة؟
• ما هي الأهداف الأخرى؟
• من هو الجمهور؟
• ما وتيرة صدورها أو ما هو عدد المرات التي تريدون أن تصدر فيها نشرتكم؟
• ما هو عدد النسخ الذي ترغبون في إصداره لكل عدد من النشرة؟
• كم يكلّف ذلك؟
• كم من هذا المبلغ تستطيعون أن تتحمّلوا؟
• من سيقوم بتصميم النشرة وتحريرها؟
• مَن سيكتب المقالات؟
• كيف ستقومون بتوزيع النشرة على جمهورها؟
• كيف ستعرفون ما إذا كان عملكم قد أفلح؟

ما هي الخطوات في إنتاج النشرة؟

بعد الإجابة عن الأسئلة في الجزء السابق، هنا بعض الخطوات المهمّة التالية للقيام بها:

عليكم اتّخاذ قرار: هل ستُصدرون النشرة بأنفسكم أو ستستخدمون متخصّصين. القرار يعتمد على الوقت والمال والمهارات المتاحة لديكم، كما عليكم التفكير في الانطباع الذي ستتركونه لدى جمهوركم والصورة التي تودّون عكسها عند اتخاذ هذا القرار. المساعدة الخارجية لن تكلّف الكثير بالضرورة، ولكن من جهة أخرى، فإن إطلاق النشرة قد يتطلّب قيامكم بذلك بأنفسكم.

في حال رغبتم في إنتاج النشرة بأنفسكم، تأكّدوا من توفّر الأدوات التالية الضرورية تحت تصرّفكم:

• حاسوب (كمبيوتر) ووصول سهل إلى آلة تصوير
• برنامج يعالج النصوص ويصمّم الصفحات والرسوم
• طابعة ذات جودة عالية
• روح الدعابة والكثير من الصبر!

في حال رغبتم في تكليف أخصائيين فنيين بتنفيذ النشرة:

• عليكم إشراك مكتب الطباعة المتخصص أو الفنان المصمّم في العملية قبل تخطّي مرحلة التخطيط. لا تخافوا من التحدّث إلى مهنيين، فقد يكونون مستعدين للمساهمة بخدماتهم أو تقديمها بسعر مخفض.
• يمكن استخدام مركز نسخ وتصوير  في حال كنتم تقصّون وتلصقون من مواد مطبوعة سابقاً.
• في مثل هذه المراكز يمكن إيجاد حواسيب مجهزة تقوم بالتصميم والطباعة بشكل أسهل كذلك.
• يمكن لفنّاني التصميم أن يقوموا بالتصاميم والطباعة بشكل أكثر جاذبية والمساعدة على توصيل معلوماتكم بشكل أفضل.
• يمكنكم أخذ نسخة جاهزة من المادة الجاهزة للتصوير في المطبعة أو مركز النسخ المختص من أجل الطباعة النهائية.
• ينبغي التأكيد على كل جانب من عملية الطباعة في هذه المرحلة، بما فيها الكلفة والوقت وأي ألوان ونوع الورق، الخ.

الخطوات لكافّة النشرات

1. تقرير مضمون العدد والكميّات المتضمَّنة، أي المقالات والقصص البارزة والأخبار ونصوص الآراء
2. تصميم شكل النشرة
3. كتابة المقالات للنشرة أو جعل أحدهم يكتبها
4. تحرير المقالات، من ناحية المضمون والأسلوب والمساحة
5. تحريرها مرّة أخرى، فالأخطاء مكلفة كثيراً، وهي لا تبدو لطيفة نهائياً. عليكم الطلب من شخص آخر مساعدتكم في التدقيق اللغوي. (من ناحية أخرى، إحدى الطرق التي سوف تعرفون فيها أنّ الناس تقرأ نشرتكم هي عندما يتّصلون بكم ربطاً بالأخطاء المطبعية!)
6. خذوا المسودة النهائية إلى المطبعة إذا كانت النشرة ستطبع بشكل مهني
7. تدقيق النسخة النهائية للمرّة الأخيرة لتفادي أي أخطاء في الطباعة أو التحرير
8. توزيع النشرة عبر البريد أو عبر طريقة أخرى
9. الحصول على ردود فعل من القراء عن العدد بقدر ما تستطيعون
10. الاستراحة للحظة، ثم أخذ نفَس عميق، وتكرار هذه العملية مرة أخرى!

كيف نجعل آخرين يساهمون في المسار؟

تذكّروا أنّه ليس ما يدعو إن تكونوا الفارس الوحيد عندما يتعلّق الأمر بكتابة المقالات أو توزيع المعلومات، فالآخرون يمكنهم، بَل وينبغي عليهم مساعدتكم، فذلك لا يخفّف من عبء العمل عنكم فقط، بل يعطي الآخرين في المجموعة شعوراً بالملكّية والعتزاز بالنشرة. في ما يلي بعض الأفكار السريعة لتشجيع المشاركة:

• إيجاد أعضاء آخرين للمساعدة في التخطيط للنشرة معكم
• دعوة الأعضاء لكتابة مقالات وقصص بارزة وأعمدة، كما يمكن لكاتب ضيف أن يزيد البريق
• تمرير ورقة في اجتماعات المجموعة لتدوين الإعلانات المكتوبة ومقترحات عن مواضيع في اجتماعات المجموعة
• استبدال المحاضر بملخصّات في النشرة لمجموعات العمل
• إعادة طباعة تغطية أخبار الائتلاف
• الاستعانة بمواد أخرى أرسلها الناس إليكم

ما هي الأمور الأخرى التي يجب أن نعلمها عن النشرات؟

جاء الآن وقت تعلّم تجميع النشرة من أجل خلق مُنتَج نهائي جذّاب ويقدّم معلومات. ما يلي يقدّم معلومات أكثر تحديداً عن أساسيات التصميم والعرض والإنتاج، وإرشادات سريعة للتوفير في التكاليف، والإنتاج:

الكلمات والرسومات

الترويسة هي العنوان على الصفحة الأولى من كل نشرة:

• جعل اسم النشرة قصيراً وجذّاباً
• التفكير في استخدام شعار منظمتكم أو رمزها كجزء من العنوان
• التفكير في الطلب من متخصّص أن يصمّم هذا الجزء من النشرة، حتّى لو جرى تنفيذ الأجزاء الباقية لديكم. الترويسة هي الأمر الأوّل الذي يلاحظه الناس: اجعلوها ترسخ في الذاكرة.

نوع الخط هو نوع الحروف الطباعية التي ستستخدمونها.

• في ما يخص نصوص المقالات، يمكن استخدام خطوط مثل "العربي المبسّط" (Simplified Arabic) أو "العربي الشفاف" (Arabic Transparent)، أو ماشابه، التي تجعل قراءة النص أسهل. أنواع الخطوط هذه تجعل قراءة النصوص أسهل.
• الخطوط المبسطة أو المقرءة بوضوح تكون ملائمة أكثر في العناوين.
• مهما كان نوع الخط الذي تستخدمونه، المهم الاتّساق، فإنّ استخدام مجرد نوعين مختلفين أو ثلاث أنواع من الخطوط فقط سوف يعطي النشرة مظهراً أكثر أناقة ومهنيّة. أمّا استخدام مجموعة من الخطوط المتنوعة، فقد يكون بالفعل لافتاً، ولكنّه يجعل الصفحة تبدو مبتذلة، فمارسوا بعض الامتناع!
• تجنّبوا استخدام الخط المائل، خصوصا إذا كان مائلاً إلى اليمين، فقراءة الكلمات بالخط المائل أصعب.
• عندما يكون هناك أكثر من عمود في الصفحة، اجعلوا السطور العليا والسطور الدنيا على المستوى نفسه، فهذا أفضل للقراءة.

العنوان (المانشيت) لخص الأفكار الأساسية للمقال:

• طباعة العناوين بنفس لون المقالات لتسهيل القراءة
• الصياغة:  كصياغة الجمل لكن دون نقاط أو فواصل

المقالات هي القصص والنصوص التي تفسّر مختلف الأحداث والمسائل والخطط المهمّة للمجموعة:

• في ما عدا النشرات التقنية، ينبغي أن تُكتب المقالات بلغة مبسطة، مباشرة، لمستوى القراءة في صف الثالث أو  متوسّط تقريباً. (في بعض الحواسيب، يوجد مدقّق لغوي للقواعد يمكن أن يكون مفيداً.)

• بشكل عام، يتراوح حجم الحرف في المقالات بين 12 و14 نقطة (هذا يختلف من خط إلى آخر).
• ينبغي اختيار موضوع يكون مثيراً لكم وقد يعجب الآخرين كذلك. ابحثوا لتجدوا ما يريد الآخرون معرفته.
• اطرحوا على أنفسكم هذيْن السؤاليْن قبل المباشرة بالكتابة: 1) من هو جمهورنا؟ و2) ما هي الأفكار الرئيسة التي أريدهم أن يفهموها؟ إبقاء أجوبة هذين السؤالين في ذهنكم ينبغي أن يكون مفيداً لكم في الكتابة.
• نظّموا أفكاركم قبل المباشرة بالكتابة، وفكّروا في وضع خطوط عريضة للمقال.
• تجنّبوا استخدام الكلمات المعقّدة والجمل الطويلة.
• استخدام الأمثلة الداعمة لأفكاركم يساعد الآخرين على فهمكم بشكل أفضل.
• قوموا دائماً بالتدقيق اللغوي لمقالكم لأخطاء التهجئة والقواعد، فضلاً عن الفهم العام.
• عند الإمكان، حاولوا جعل شخص آخر يراجع مقالكم قبل تقديم النسخة النهائية.

أسس تصميم النشرة

• استخدام عمودين إلى ثلاثة عواميد للصفحة العادية (15 × 22 سم) للقراءة السهلة
• تحديد كل صفحة بمقالات لا تتجاوز الثلاث أو الأربع
• عدم الخوف من المساحة البيضاء! فهي تعطي القارئ مكاناً لإراحة عينيه، فالصفحة التي فيها قليل جدّاً من المساحة البيضاء تُقرأ أقل من تلك التي فيها كمّ مقبول منها، واجعلوها على الأطراف وليس في الوسط.
• تأملوا الصفحة كلها الآن. هل تبدو متوازنة؟ عادةً البنود "الأخف" تكون نحو أعلى الصفحة، فيما "الأثقل" تكون في الأسفل.
• استخدام الرسوم البيانية أو الفنية أو الصور لكسر جمود النص وإعطاء النشرة مظهر أكثر جاذبية. والصور تعطي النشرة مظهراً مهنيّاً، هذا في حال كنتم قادرين على تحمّل كلفتها.
• التفكير في إبقاء نشرتكم بحجم 6- 8 صفحات أو أقل (العدد المثالي هو أربع صفحات)، ما يخفّف الكلفة ويجعل القرّاء أقل ميلاً للشعور أنّ هنالك الكثير مما يمكن قراءته.
• التفكير في جعل التصميم متسّقاً ما يجعل النشرة أكثر ألفةً للقرّاء.

الإنتاج

ميزانيّتكم تقرر. فقد تختارون أن تتم طباعة نشرتكم في مطبعة محترفة. قد يكون الأمر ببساطة طلب "تصوير هذه الأوراق"، أو معقّداً من أجل مظهر مهني. لخدمات الطباعة المتخصصة إيجابيات مضافة (فضلاً عن الكلفة)، منها استخدام مجموعة متنوعة من الألوان والأوراق، إضافة إلى القدرة على طباعة الصور بوضوح. في حال كانت لديكم الموارد الكافية، يمكنكم التفكير في استخدام الخدمات المتخصصة من أجل إنتاج نشرة بأفضل جودة ممكنة. عند العمل مع ناشرين متخصّصين، عليكم اعتبار ما يلي:

• إشراكهم من البداية: عليكم التحدّث معهم عن كل تفصيل من غاياتكم وأحلامكم وميزانيتكم والجدول الزمني.
• عند اختيار الألوان، تمسّكوا بالألوان المحايدة كالأبيض ولون القهوة والرمادي الفاتح، التي لا تنفّر العين. كذلك حاولوا استخدام الورق أعيد تدويره حيث أمكن، أو الورق الذي الذي يبدو كأنّه "محبّب".
• طلب "لون إضافي" لإضفاء الحيوية على نشرتكم من دون إضافة الكثير من التكاليف.
• سؤال عن حجم الورق النموذجي الذي تستخدمه المطبعة عادة لأغراض أخرى، فعادةً يكون أرخص.
• تعلُّم بعض المفردات المتعلّقة بالطباعة حتى لا يكون هناك التباس عند التحدث مع المتخصّصين أو عند تبادل اتعليمات.
• الاستماع بعناية إلى نصائح المهنيين، ولكن تذكّروا أنها نشرتكم، فينبغي أن يبقى لكم أنتم اتخاذ القرارات النهائية.

أفكار مفيدة لتخفيض الكلفة

• حيث أمكن، التفكير في بيع "الإعلانات الدعائية" للمساعدة على تغطية كلفة نشرتكم.
• اكتشاف ما إذا كانت منظمتكم مؤهّلة لتخفيضات تخفّف كلفة البريد. اسألوا عن تسهيلات مؤسسة في البريد. يمكن لمكتب البريد مساعدة هنا.
• التفكير في وسائل أخرى لتوزيع نشراتكم إلى جانب استخدام البريد. على سبيل المثال، يمكنكم وضع النشرة في أمكنة يمكن للناس فيها التقاطها وقراءتها (العيادات الصحية والمراكز الدينية وأندية الشباب والمراهقين والمستشفيات ومحلات البقالة، الخ.) كونوا مبدعين!
• اتّخاذ قرار حول وتيرة إصدار النشرة. هل لدى منظمتكم ما يكفي لتقولهبحيث تحتاجون إلى تحتاجون نشرة شهرية أو نصف شهرية؟ أو هل يمكن لنشرة كل ثلاثة أشهر أن تكفي؟
• التقدّم بكل خطوة من عمليّة إعداد نشرتكم بتأنٍ، والتأكّد من التحرير فيما تتقدّمون، فالأخطاء مكلفة! واجعلوا شخصاً آخر يلقي نظرة أخيرة معكم.
• اسألوا الناشر المتخصّص أو محرّري نشرات آخرين كيف يمكن تخفيف كلفة النشرة.

نشجّع على إعادة إنتاج هذه المادة، لكن نرجو أن تذكروا مرجعها، "عدة العمل المجتمعي" على الموقع:

Http://ctb.ku.edu