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Mejorar la gestión y desarrollo organizacional:


Guión para la Mejora de la Gestión y Desarrollo Organizacional

 

Traducido por Cesáreo Fernández. Revisado por Gillian N. Robertson y Renè Sàndigo

 

A. Planificación y Valoración

  • Identifique y acople una red de personas quienes compartan su interés.
    • Nombre el problema o asunto acerca del cual está usted interesado:
    • Identifique aquellas personas u organizaciones quienes también están interesadas y porque:
    • Proponga una reunión para juntarse y discutir posibles modos de trabajar juntos
  • Establezca una fuerza de trabajo exploratoria
    • Utilice su red actual para identificar más personas interesadas en el asunto
    • ¿Quién conoce usted que pueda representar diferentes sectores de la comunidad (ej., negocios, comunidades de fe)?
  • Defina un área de servicio y conozca su territorio
    • Describa dónde aquellas personas afectadas por el asunto viven, y así dónde usted debería dirigir sus esfuerzos:
    • Describa a grandes rasgos su área objetivo y población- sea geográficamente o por sector:
    • Inventaríe los recursos comunitarios existentes relativos al problema y trace estrategias de cómo ellos podrían ser aprovechados:
  • Descubra/destape las necesidades prioritarias
    • Conduzca encuestas de necesidades y grupos de discusión entre aquellos en la comunidad de interés.
    • Investigue encuestas pasadas o información estadística relativa al asunto.
    • Hable a otras organizaciones que o bien trabajan con su población objetivo o trabajan en asuntos similares en otras comunidades.
  • Escoja un enfoque, fije los objetivos, y haga planes de cómo lograrlos.
    • Defina claramente qué es lo que desea lograr como organización:
    • Establezca objetivos (ej., para esta fecha este factor de riesgo disminuirá):
    • Escriba qué cambios necesitarán ocurrir en la comunidad:
  • Identifique las fuerzas y debilidades de su organización como es ahora y lo que en el exterior amenaza su éxito.
    • Las fuerzas de su organización (ej., experiencia del personal):
    • Las debilidades de su organización (ej., no bien conocida en la comunidad):
    • Factores externos que pueden proporcionar oportunidades para avanzar su meta (ej., medios de comunicación nacionales cubriendo su asunto):
    • Factores externos que pueden actuar como amenazas o barreras a su éxito (ej., factores de riesgo creciente en su comunidad):

B. Creando una Estructura de Gobierno

  • Reconozca la necesidad de una estructura de gobierno
    • Ella suministra miembros con directrices claras para cómo proceder.
    • Ella crea una estructura que liga a los miembros juntos y facilita sus interacciones.
  • Revise las estructuras necesarias para que una organización funcione.
    • Alguna forma de gobierno
    • Reglas de funcionamiento
    • Distribución explícita del trabajo
  • Identifique las funciones formales o comités que necesitan ser establecidos para asegurar el éxito de su organización
    • Comité de Dirección: ______________________________________
    • Consejo/Comité Coordinador: _______________________________
    • Coordinador de Proyecto: __________________________________
    • Fuerza de Trabajo: ________________________________________
    • Junta de Directores: _____________________________________
    • Comités de Acción: _____________________________________
    • Comités de Apoyo: ____________________________________
    • Otros Apoyos: ________________________________________
  • Describa las reglas de funcionamiento
    • Estatutos: ________________________________________________
    • Políticas de Conflicto de interés: ______________________________
    • Políticas económicas: _______________________________________
    • Políticas de Personal: _______________________________________
    • Políticas de los Media: ______________________________________
    • Políticas de Voluntariado: ___________________________________
    • Políticas de aseguramiento de la calidad: _______________________
    • Políticas de Programa: ______________________________________
    • Políticas ante Desastre: _____________________________________
  • Describa a grandes rasgos quién será responsable de qué dentro de la organización
    • Escriba descripciones del puesto para todos los miembros: __________________________________________________________________________________________________________________
    • Decida qué puestos serán voluntarios y cuáles serán retribuidos: ________________________________________________________________________________________________________________
    • Cree una representación visual de las relaciones entre diferentes roles dentro de la organización.
    • Evite futuras luchas y conflicto por el poder trazando:
      • El proceso de toma de decisiones para diferentes acciones: _________________________________________
      • Cómo será compartida la información: _________________________________________
      • Reglas para modificar políticas y procedimientos: _________________________________________
      • Cómo serán resueltas las disputas: _________________________________________
      • Quién tiene autoridad para tomar las decisiones finales en situaciones específicas: ________________________________

C. Gestionando y Aumentando los Esfuerzos del Personal y Voluntarios

  • Determine si su organización utilizará los recursos del voluntariado de la comunidad.
    • Cómo conectarán el personal y los voluntarios con la planificación y evaluación de la organización o proyecto: _________________________________________________________
    • ¿Ve el cuerpo directivo de su organización el valor de utilizar voluntarios y consultores para alcanzar las metas y objetivos de la organización? ¿Están los voluntarios incluidos en su formulación de la misión? __________________________________________________________________________________________________________________
    • ¿Cómo informará a su cuerpo de gobierno de las contribuciones de los voluntarios?: ___________________________________________________
  • Revise las metas y objetivos de su organización y describa las tareas que tendrá que hacer para alcanzarlas.
    • Qué habilidades serán requeridas: _____________________________
    • Son las tareas continuadas o actividades puntuales: _______________
    • Es esto para llevar a cabo una nueva actividad: ___________________
  • Determine el nivel de habilidad y cualificaciones de las personas quienes llevarán a cabo las tareas.
    • Qué fundamentos o formación necesitará la persona para llevar a cabo el trabajo: _______________________________________________
    • Desarrolle una descripción del trabajo: _________________________
  • Decida si las tareas pueden ser llevadas a cabo por el personal, consultores, o por voluntarios.
    • Si ustedes contratan a alguien para llevar a cabo el trabajo, que les ofrecerá a ellos: _________________________________________________________
    • Necesitará usted aprobación procedente de la dirección: ________________________
    • ¿Con qué tareas necesita ayuda el personal? Cómo será esto determinado: ________________________________________________________
    • ¿Necesitará usted un gestor voluntario? ¿Qué función jugarán ellos? Serán ellos retribuidos: _____________________________________________
    • Cómo asistirá usted al personal en ver a los voluntarios como socios: ________________________________________________________
    • Tendrá usted un presupuesto para voluntarios: _________________________
  • Cree un plan de captación y contratación para personal o voluntarios
    • ¿Cómo se inspirará usted en los intereses de los individuos y les motivará para solicitar empleo o ser voluntarios? Cómo combinará usted esto con sus oportunidades: _________________________________________________________
    • ¿Dónde buscará usted voluntarios o personal? ¿Qué grupos e individuos fijará como objetivos? Que mensaje les dará usted a ellos: __________________________________________________________________________________________________________________
    • ¿Cómo irá a conocer a los solicitantes y les valorará inicialmente? ¿Hará usted verificación de referencias u otra comprobación de de antecedentes? Cómo tendrá usted que conocer al solicitante para ser capaz de ponerle en el lugar: __________________________________________________________________________________________________________________
    • Cómo hará usted la oferta: ________________________________
    • Cómo manejará usted a aquellos no cualificados para la ubicación: _________________________________________________________
  • Decida quién orientará, supervisará y proporcionará apoyo al personal y voluntarios y cómo esto será logrado
    • Quién es el que mejor sirve para gestionar esta actividad, personal o voluntario: _________________________________________________________
    • Sabrán sus voluntarios lo que es su trabajo y a quién pueden acudir por  asistencia y apoyo: ___________________________________
    • Cómo protegerá usted a los voluntarios, su grupo y aquellos a quienes sirve: ________________________________________________________
    • Cómo puede el personal y los voluntarios proporcionar feedback a la gestión o nuevas ideas a la organización: ________________________________
  • Cree un sistema de evaluación para valorar la actuación del personal y voluntarios
    • Cómo evaluará usted a los voluntarios así como al personal que les supervisa: __________________________________________________
    • Cómo proporcionará usted feedback sobre la actuación a personal y voluntarios: ________________________________________
  • Proporcione oportunidades de desarrollo de carrera para personal y voluntarios
    • Ve su personal o voluntarios un futuro con su grupo: _____________________________________________________
    • Existen rutas claras hacia y oportunidades para un trabajo más avanzado dentro de su organización para el personal y voluntarios: _____________________________________________________
    • Cómo apoyará usted el desarrollo del personal y voluntarios: _____________________________________________________
  • Reconozca los logros de personal y voluntarios
    • Cómo proporcionarán feedback inmediato sobre la actuación y conducta: ________________________________________________
    • Proporcionará su organización foros más formales para el reconocimiento: _______________________________________________________

D. Planificando para la Gestión de Finanzas

  • Formule su misión, metas y objetivos. Cómo ha elegido su organización cumplir con estos objetivos: _________________________________________________________________
  • ¿Qué actividades específicas son necesarias para alcanzar sus objetivos y qué personal será necesario para llevar a cabo esas actividades?
    • Describa las necesidades de aquellos que son servidos: ___________________________________________________
    • Describa sus objetivos: ______________________________
    • Describa cómo se tomarán las decisiones presupuestarias: ___________________________________________________
  • Describa la función de la dirección, CEO, oficina económica, gestor del programa, y otros en el desarrollo y uso del presupuesto.
    • Quién establecerá los objetivos relacionados con las políticas, objetivos de ingresos, y costes de personal y otros: _________________________________________________________
    • Qué políticas y procedimientos gobiernan su presupuesto, y las perspectivas de ingresos, flujo de fondos o gastos: _______________________________________________________
    • Describa su custodia de registros financieros: _______________________________________________________
    • Determine los tipos de funciones de contabilidad que necesita la organización: _______________________________________________________
    • Decida quién llevará a cabo estas funciones: _____________________
    • Describa los tipos y fuentes de ingresos que tendrá su organización: ________________________________________________________
    • Quién necesita saber acerca de las finanzas de la organización y decidir cómo eso será comunicado con ellos y con qué frecuencia: _________________________________________________________
    • Qué controles son necesarios para mantener finanzas seguras: ________________________________________________________
    • ¿Cómo manejará los problemas? Cómo resolverá disputas económicas: _________________________________________________________
    • ¿Cómo seguirás la pista e informarás sobre tus finanzas? Qué controles tendrás sobre tu presupuesto y recursos: _________________________________________________________
  • Busque recursos para apoyar sus esfuerzos
    • Combine sus resultados, metas y servicios con potenciales financiadores, voluntarios y otros donantes. Quiénes son ellos y porqué los eligió: ________________________________________________________
    • Describa los tipos de apoyo que usted buscará: ________________________________________________________
    • Describa cómo usted buscará este apoyo: ________________________________________________________
    • Describa cómo usted sostendrá las relaciones de financiación actuales y futuras: _____________________________________________
    • Establezca sus medidas de actuación para el éxito: ________________________________________________________
    • Explique cómo usted será un administrador ético de sus recursos: _________________________________________________________
  • Especifique cómo usted gestionará sus finanzas
    • Identifique el tipo de presupuesto que necesita (ej., organizacional o de oportunidad): ___________________________________________
    • Desarrolle un presupuesto

E. Posibilitando la comunicación dentro de y fuera de la organización

  • ¿Qué desea usted conseguir? ¿Cuáles son sus objetivos? 
    • Ha especificado usted cómo sus metas y objetivos están relacionados a su misión general: ______________________________________________________
    • Cómo desea usted que más gente sepa acerca de su organización: ______________________________________________________
    • Influye usted en las personas quienes pueden ayudarle a alcanzar sus metas: _______________________________________________________
    • Desea usted recaudar dinero y adquirir recursos: _______________________________________________________
    • Está usted abogando por el cambio: _____________________________
    • Está usted intentando aumentar el número de miembros o conseguir más voluntarios: _______________________________________________________
  • Identifique su audiencia. A quién está intentando influir o atraer: _______________________________________________________________
  • Describa sus mensajes principales: __________________________________________________________________

  • Identifique los mejores canales a través de los cuales usted alcanzará a los individuos en su audiencia fijada como objetivo.

    • Describa el abordaje que utilizará para transmitir su mensaje: ______________________________________________________

    • ¿Cómo estará usted en contacto con los medios de comunicación? Cómo facilitará usted que ellos le ayuden: ______________________________________________________

  • Describa los materiales y elementos que serán utilizados para transmitir su mensaje: __________________________________________________________________

  • Liste las fechas para las cuales usted desea llevar a cabo su plan: __________________________________________________________________

  • Determine los costes de llevar a cabo su plan: __________________________________________________________________