Sección 8. Crear un programa de "tiempo por dinero"

Esta sección ha sido escrita con ayuda de materiales creados por el Instituto Tiempo por Dinero (Time Dollar Institute, por su nombre en inglés) y con su previa autorización.

• ¿Que es el tiempo por dinero?

• ¿Por qué crear un programa de tiempo por dinero?

• ¿Quién debería crear un programa de tiempo por dinero?

• ¿Cómo crear un programa de tiempo por dinero?

Muchos de los que ofrecemos nuestro tiempo para trabajos voluntarios o que trabajamos para organizaciones sin fines de lucro, lo hacemos porque queremos ayudar a la gente; de alguna manera esperamos mejorar sus vidas. Sentirse mejor con uno mismo a través de ayudar a otras personas, es una idea con una larga historia. Por ejemplo, la oración de la iglesia católica  “Oración de San Francisco” nos dice que es mejor dar que recibir. Lo que no dice la oración sin embargo, es que a veces es más fácil dar que recibir.

Francamente, es difícil para muchos de nosotros pedir ayuda, ya sea en forma de dinero o asistencia en alguna tarea, como por ejemplo, pedirle a alguien cuidar a nuestros hijos o recoger el correo por nosotros cuando estamos fuera de la ciudad. Y si finalmente pedimos ayuda, rápidamente ofrecemos algo a cambio: pagamos el préstamo (¡a menudo con intereses!), le pagamos a la niñera con dinero o cuidando a sus propios niños a cambio u ofrecemos una torta a los vecinos que cuidaron nuestra casa. Lo último que deseamos es que la gente piense que estamos viviendo a costa del prójimo o que no hacemos el esfuerzo necesario.

Aun así, muchas veces en las que como organización ofrecemos ayudar a otras personas, esa es exactamente la forma en que hacemos que se sientan. “No se preocupe por ello” decimos, como si de alguna manera somos mejores o tenemos más que ellos. Y los mensajes de ese tipo –a pesar de no ser lo que tratamos de decir, a pesar de ser la última cosa que querríamos comunicar- son a menudo los que  transmitimos, y pueden ser muy difíciles de asimilar.

Ahí es donde entra la idea del tiempo por dinero. La idea es que todo el mundo, sin importar lo que haga, o en qué etapa de su vida se encuentre, tiene  algo que ofrecer.  Los sistemas de tiempo por dinero requieren que el individuo utilice sus talentos y habilidades;  al hacerlo, ello les permite conservar su amor propio cuando necesitan ayuda.

¿Qué es el tiempo por dinero?

El tiempo por dinero convierte precisamente eso, el  tiempo en dinero. Los voluntarios de este tipo de  programas obtienen créditos por el tiempo que utilizan ayudando a otros miembros. Una hora de servicio otorga un punto (o un dólar, peso, sol, colón, bolívar, lempira, etc.) de crédito en el programa. A su vez, con ese crédito se puede “comprar” una hora del servicio que se necesite. Si una persona no necesita todos los créditos que gana, los puede ahorrar, dárselos a alguien que conozca o devolverlos al “banco”. De esa forma, la gente que conduce el programa puede utilizar ese “dinero” extra para asegurarse de que los miembros del programa con las necesidades más apremiantes obtengan la ayuda que requieren.

A diferencia de  los programa de voluntarios tradicionales, los programas de tiempo por dinero reconocen que las personas que necesitan ayuda pueden también ofrecer ayuda a otros –simplemente de distinta manera.

El caso de un ministro religioso nos da un ejemplo de cómo funciona esto. Durante 15 años, este caballero había sido pastor de una iglesia Bautista en Washington, D.C. Las personas contaban con él como alguien a quien podían acudir las 24 horas del día por consejos, consuelo o simplemente una pequeña charla. Sin embargo, cuando el reverendo –que sufre de diabetes- perdió la pierna derecha a causa de una infección, se retiró de la iglesia. Se sintió abrumado por los súbitos cambios en su vida y por un buen tiempo vivió casi como en una reclusión, negándose a abandonar su apartamento.

El programa de tiempo por dinero le ayudó a ajustarse a los aparentemente insuperables problemas que enfrentaba. Es ahora nuevamente un miembro activo de la comunidad. Obtiene sus créditos llevando a cabo servicios de oración para sus vecinos del edificio, y los gasta en hacer preparar sus comidas, lo cual está a cargo de otro voluntario.

Este tipo de intercambio no es nuevo. Siempre ha tenido lugar entre familiares y amigos. Todo lo que hacen los programas de tiempo por dinero es brindar una nueva estructura al sentido de hermandad –uno que convierte buenas acciones en poder de compra real.

Entonces, ¿qué hacen exactamente los miembros de un programa de tiempo por dinero? Para dar una idea de las posibilidades, he aquí una muestra de los  tipos de servicio que intercambian los miembros del este tipo de programas:

• Cuidados personales tales como aseo, preparación de comidas, alimentación, escritura de cartas, lectura, cuidado de la salud.
• Cuidados para miembros de la familia: niñera para los pequeños o cuidado de ancianos.
• Ayuda en los quehaceres domésticos, como cuidado de la casa, jardinería, reparaciones caseras y lavado de ropa.
• Ayuda fuera de la casa, como hacer las compras o proveer transporte.
• Compañía para visitas al médico.
• Servicios de traducción de idiomas.
• Servicios de soporte telefónico, tales como llamadas de verificación (para asegurarse de que alguien se encuentra bien) o llamadas sociales.
• Consejos amistosos
• Educación, como servicios de alfabetización, clases de inglés, tutoría para escolares y alumnos de secundaria, preparación para cursos de certificación, etc.
• Soporte administrativo para el programa. 

Muchas de estas cosas son hechas en algunos lugares por profesionales en el cuidado domiciliario, pero pueden ser hechas por individuos de nuestras comunidades sin tener que pagar con dinero. Y al permitir que las personas hagan algo ellas mismas para “pagar” por la ayuda que reciben, les ayudamos a recuperar algo de control sobre sus propias vidas.

¿Por qué crear un programa de tiempo por dinero?

Crear un programa de dólares hora en su comunidad tiene muchas ventajas. Algunas de ellas incluyen:

• Brindar a la gente un sentido de su propio valor. Los  programas ayudan a las personas a comprender, que cualquiera que sea la  situación en la que se encuentren, pueden aun dar, y no solamente recibir.
• Fortalecer las comunidades en que vivimos.   
• Asegurar que todos los miembros de la comunidad, incluyendo a aquellos muy orgullosos, reciban la ayuda que necesitan.

¿Quien debería crear un programa de tiempo por dinero?

Muy simple, el programa puede ser iniciado  por cualquier persona que note la existencia de necesidades en su comunidad que no están siendo atendidas. Estas necesidades pueden encontrarse en cualquier sector de la población. La primera generación de programas por lo general se concentraba en las habilidades y necesidades de los ancianos, porque muchos de ellos tienen tiempo libre y muchas otras muchas necesidades sin atender. Sin embargo, ahora los programas pueden y deberían construir redes de servicios para otros grupos, tales como madres adolescentes, personas con SIDA, residentes de hogares públicos, niños de escuelas urbanas y padres con necesidades en el cuidado de sus hijos. En fin, los programas de tiempo  por dinero son tan variados como las diferentes necesidades de nuestras comunidades.

A pesar de que cualquiera puede iniciar un programa como éste, a menudo  los programas son desarrollados dentro de redes de ayuda existentes, como las iglesias o las agencias de servicio social. En la sección siguiente, nos enfocaremos en el desarrollo de un programa de tiempo  por dinero como si estuviera siendo desarrollado por una organización ya existente. Cualquier individuo o grupo nuevo puede desde allí modificar los pasos del “Cómo hacerlo” de acuerdo con ello.

¿Cómo crear un programa de tiempo por dinero?

Una vez decidido iniciar un programa, nos vamos a encontrar con un trabajo duro, pero muy gratificante. Veamos paso a paso lo que se necesita.

Antes de siquiera comenzar, debemos asegurarnos de no estar reinventado la rueda. Muchas comunidades ya tienen programas de este tipo; hay que verificar en el área si existe alguno con el cual se pueda trabajar. Al final de esta sección, en Recursos hay una lista parcial de programas clasificados por estado (dentro de Estados Unidos).

Asegurarse de tener un grupo comprometido de personas que estén dispuestas a trabajar y prestarse servicio entre ellas.

Se necesita tener gente deseosa de dar y recibir, o el programa no funcionará. El elemento más importante del programa es el compromiso de la gente involucrada. Los programas de tiempo  por dinero florecen con el trabajo de personas que están comprometidas a servir a otros. Se debe tener en mente un grupo de personas con quienes se planea iniciar el programa, tales como ancianos que viven en una comunidad de retiro o estudiantes de secundaria que estén trabajando en proyectos de servicio comunitario. Se debe hablar con algunas de las personas con las que se quiere trabajar  para estar seguro de que existe el suficiente interés como para comenzar (después hablaremos más acerca del reclutamiento).

Formar un equipo básico de trabajo para el programa.

Como mínimo se necesitarán uno o dos coordinadores que formen las parejas de personas y sirvan de mediadores en el programa. También se podría involucrar a personas a quienes se desea tener como “clientes” al establecer el programa. Si se quiere tener una estructura más formal para la organización.

Reunir los recursos que necesitará el programa.

Algunas de las cosas que el programa necesitará incluyen:

• Un coordinador o director (preferiblemente de tiempo completo, ya sea remunerado o no)
• Un lugar para oficinas
• Ayuda administrativa (para atender el teléfono, llevar el registro de horas trabajadas, etc.)
• Un teléfono, un escritorio y materiales de oficina
• Equipo para copiar (folletos, volantes, formularios, avisos)
• Seguro para los voluntarios o compensación a los trabajadores (generalmente necesaria para organizaciones existentes)
• Un computador
• Un lugar de encuentro, capacitación y socialización

Decidir cuánto dinero se quiere gastar en el programa.

El costo del programa varía de acuerdo a ciertos factores:

• Si los empleados remunerados son de tiempo parcial o completo
• Si se tiene como requisito pagar un seguro para los voluntarios
• Si se necesita alquilar un lugar para oficinas o reuniones

Aunque realmente se puede llevar a cabo un programa de tiempo por dinero con casi nada, los que operan en el contexto de una organización de servicios sociales en curso, pueden costar entre $10,000 y $100,000 dólares. Debido a que los costos varían de acuerdo al tiempo y a cada país, estas cifras no nos indican mucho.

Hay buenas probabilidades de que si se tiene un programa con empleados remunerados (probablemente un director a tiempo completo o parcial, tal vez un asistente del director a tiempo parcial y un administrativo a tiempo parcial), la mayor parte del presupuesto –quizás hasta un 70-80%- se destinará para el pago de salarios y gastos relacionados. El resto se gastará en alquiler, equipos y suministros, seguros, teléfono, impresiones y copias y otros gastos excepcionales que tienen todos los programas (comida para los festejos, certificados, etc.). Si el espacio que se utiliza es donado, los gastos serán menores, pero un porcentaje mayor irá a parar en el pago de salarios.

Desarrollar los materiales de seguimiento necesarios para llevar cuenta de los voluntarios y sus esfuerzos.

Se necesita un formulario de membresía y hojas donde los voluntarios puedan registrar sus créditos. Los miembros pueden inscribirse, describir lo que pueden hacer, cuándo lo pueden hacer, qué desean recibir y qué es lo que han hecho. El coordinador puede luego utilizar esas hojas cuando alguien llame y solicite un servicio.

Una forma de ayudar a hacer esto, es el software TimeKeeper, el cual fue desarrollado específicamente para personas que dirigen programas de tiempo por dinero. Éste está disponible gratuitamente en Internet. Timekeeper incorpora la manera en que se manejan los programas de tiempo por dinero en un modelo paso a paso. También puede ser personalizado de acuerdo a las necesidades del programa en cuestión.

El sistema Timekeeper facilita muchas tareas, tales como revisar los archivos individuales para encontrar un voluntario apropiado disponible, y reduce el tiempo utilizado en el papeleo. Adicionalmente, el software realiza lo siguiente:

Puede brindar información para asegurar que ningún voluntario esté mucho tiempo sin una nueva tarea.
Puede ayudar a monitorear automáticamente el desempeño de los participantes y hacer un seguimiento de las tareas asignadas.
Puede también volverse una herramienta para planificar nuevas iniciativas que ayuden a fortalecer los recursos de la comunidad para atender necesidades especiales.

Se puede descargar el programa Timekeeper de Internet en el sitio web. Se puede además contactar al Instituto Tiempo por Dinero para pedir una copia en CD ROM de bajo costo (estos recursos sólo están disponibles en inglés).

Verificar los aspectos legales del trabajo.

En general, no hay requisitos legales para iniciar un programa. Sin embargo, se debería verificar esto con las autoridades locales. Hay, sin embargo, dos asuntos legales que la gente que realiza un programa de tiempo por dinero debe considerar: responsabilidad civil y tributación. Veamos brevemente cada uno de ellos.

Responsabilidad civil.

La cuestión de la responsabilidad civil incluye cosas como ¿Qué pasa si un proveedor de servicios se lastima durante el trabajo? o ¿Qué pasa si el proveedor de servidos lastima a la persona a quien está ayudando?

Responsabilidad civil

La cuestión de la responsabilidad civil incluye cosas como ¿Qué pasa si un proveedor de servicios se lastima durante el trabajo? o ¿Qué pasa si el proveedor de servidos lastima a la persona a quien está ayudando?

Se puede lidiar con estas preguntas más o menos de la misma manera que en cualquier programa de voluntarios. Una posibilidad que la organización podría considerar es contratar un seguro para los voluntarios y empleados. Para cada país en particular pueden existir empresas que proveen este servicio.

Tributación

Otra asunto que preocupa a algunos nuevos programas son los impuestos. La preocupación se basa en que utilizar el tiempo por dinero es como hacer trueques, y por ello los miembros del programa se preocupan de tener que pagar impuestos por los créditos ganados.

Sin embargo, esta posibilidad es poco probable que ocurra. En Estados Unidos el Departamento de Impuestos (IRS) ha dictaminado que los créditos ganados por voluntarios están libres de impuestos. De cualquier forma no hay ninguna garantía de que el IRS no decida lo contrario en el futuro, pero esa posibilidad es altamente improbable.

Desarrollar una forma de evaluar el trabajo.

Mientras se crea el programa, una cuestión que se debe mantener en mente es, ¿Qué es exactamente lo que tratamos de lograr? Y ¿Cuándo sabremos que hemos logrado nuestros objetivos?

Desarrollar un plan de evaluación –e incorporarlo a las labores de la organización desde el comienzo- es una forma excelente de establecer un programa exitoso desde el inicio. La evaluación puede ayudar a mantener el programa funcionando eficientemente y dar señales de aviso tempranas cuando las cosas no están yendo bien. La información recopilada en el proceso de evaluación del trabajo puede también ser una buena manera de convencer a los donantes sobre la credibilidad del programa, y tarde o temprano, de convencerlos de apoyarlo.

Reclutar miembros.

El reclutamiento incluye en primer lugar conectarse con las personas y las comunidades que se desearía fueran parte del programa. Este reclutamiento puede darse de maneras diferentes –a través de recomendaciones verbales, avisos en los periódicos locales o en la radio, pósters, volantes o cualquier otra forma de comunicación imaginable. Para decidir de qué forma la organización puede reclutar miembros.

Además del reclutamiento de individuos, el programa podría promover también la participación de la comunidad comercial local. Hay varias formas en que los negocios privados pueden involucrarse con el programa. La manera más sencilla es con contribuciones financieras, donando un lugar para oficinas, o proveyendo suministros y servicios telefónicos. Los comercios también pueden animar a sus empleados a hacerse miembros. En un banco de San Francisco, por ejemplo, todos los empleados se inscribieron en el programa de tiempo por dinero dirigido por el Centro Local para Ancianos, y donaron sus créditos a los participantes más mayores, incapaces de ganar sus propios créditos.

Otra manera en que los negocios pueden participar es otorgando descuentos a los miembros de programas de tiempo por dinero. Los participantes del Plan para Ancianos (a cargo de una organización de mantenimiento de la salud [en Brooklyn, NY]), pueden canjear sus puntos de crédito para afiliarse a un club “plateado” o “dorado”. Cada club tiene ofertas diferentes, incluyendo almuerzos en restaurantes locales para atender necesidades sociales, transporte gratuito y regalos, por lo general relacionados con la salud, tales como monitores para tomarse la presión o equipos para hacer ejercicio.

¡Comenzar!

Cuando se cuente con todo el trabajo de infraestructura ¡es tiempo de comenzar! A muchos programas les parece necesario “calentar los motores” al inicio, “emitiendo” puntos de tiempo por dinero. Básicamente los programas prestan servicios sin solicitar que la gente “pague” por ellos. Esto funciona muy bien para que la gente se interese en el programa. También brinda a los beneficiarios la oportunidad de recibir servicios, a pesar de no tener ningún punto de tiempo por dinero en su “cuenta”.

¡Festejar!

Como en cualquier trabajo que se haga, es necesario tomarse un tiempo para disfrutar los pequeños o grandes éxitos que se tendrán con las labores del programa. Organizar festejos para conocer algunas sugerencias innovadoras sobre cómo premiar a todos por un trabajo bien hecho.

Evaluar el trabajo realizado.

Se deberían utilizar los métodos descritos en el paso 7 para dar un vistazo a lo que se está haciendo y saber qué está funcionando y qué no, y de qué manera se puede mejorar.

Para resumir  

El concepto de obtener puntos de tiempo por dinero es acerca de la comunidad; de cómo aprovechar las fortalezas de todos sus integrantes y de cómo ayudar a que todos se benefician de los diversos dones que todos tienen para ofrecer. Es un programa de servicio, no una ganancia financiera. Por ello, es importante que un programa de tiempo por dinero sea llevado adelante con el espíritu de ayudar a aquellos que lo necesitan, no con principios contables.

Esta sección ofrece un primer acercamiento a lo que se necesita hacer para crear un programa de tiempo por dinero. Hay mucha más información disponible en el propio sitio del Instituto Tiempo por Dinero. Los materiales (disponibles en inglés) incluyen un manual sobre “cómo hacerlo”, el manual del software Timekeeper, exposiciones en video y otros materiales de utilidad.