Sección 8. Realizar entrevistas con participantes claves para analizar eventos críticos

Esta sección se basa en el artículo: “Evaluar y Apoyar Iniciativas Comunitarias para la Salud y el Desarrollo” incluido en el Manual de Evaluación de Trabajo en Grupo de Stephen B. Fawcett, Adrienne Paine-Andrews, Vincent T. Francisco, Jerry Schultz, Kimber P. Richter, R.K. Lewis, E.L. Williams, K.J. Harris, Jannette Berkley, Jacqueline L. Fisher, y Christine M. López del Grupo de Trabajo en Promoción de la Salud y Desarrollo Comunitario, Universidad de Kansas, Lawrence, Kansas.

• ¿Podemos conversar? Entrevistas con participantes clave

• Vamos al grano: La importancia de la entrevista y la identificación de eventos críticos

• ¿Cuándo hacerlo?: El momento correcto para llevar a cabo entrevistas

• ¿Cómo hacerlo?: Llevar a cabo entrevistas con participantes claves

¿Podemos conversar? Entrevistas con participantes clave

Para entender mejor un tema, usualmente es útil obtener información de un experto en la materia. Los medios generalmente dependen de los expertos para dar hechos, estadísticas y opiniones para respaldar sus historias y artículos.  Usted puede hacer lo mismo. Pero, mientras que en ocasiones los reporteros tardan mucho tiempo tratando de encontrar personas con las credenciales apropiadas, usted no necesita ver más allá de los miembros activos y líderes de su grupo. Ellos son sus expertos.

Al igual que otros métodos de evaluación, la entrevista permite conocer más acerca de la efectividad de las acciones del grupo. Con la información obtenida del proceso de entrevista, se puede continuar el mejoramiento del trabajo sobre la comunidad.

Ahora, ¿podemos hablar? Para sus propósitos, las entrevistas involucran pedirle a los participantes claves que respondan a una variedad de preguntas acerca de la iniciativa. Los participantes clave pueden incluir tanto líderes del grupo como miembros que juegan un papel especialmente activo en el rol del trabajo en grupo. Puede utilizar las entrevistas para escuchar las perspectivas y percepciones de los miembros y también para identificar los eventos críticos en el ciclo de vida del grupo. Adicionalmente, las entrevistas pueden permitir que los participantes compartan sus experiencias específicas con el trabajo de su equipo. Esto significa que, los participantes pueden explicar lo que han aprendido, cómo se sintieron con las actividades, qué se pudo hacer para mejorar las actividades y otros pensamientos personales. De esta manera, las entrevistas pueden darnos una luz tanto en las experiencias personales de los individuos como en los eventos críticos del grupo.

Pero, usted puede estarse preguntando, ¿cuáles son exactamente los eventos críticos?  Los eventos críticos son los eventos importantes que ocurren dentro de su grupo, su comunidad o dentro del mundo que tienen un efecto en la misión y plan de acción de su grupo.

Los eventos críticos pueden incluir:

• Solicitar fondos de becas,
• Hacer lluvias de ideas, elaborar, editar y completar un anteproyecto de su plan de acción,
• Satisfacer todos o cualquiera de los objetivos de su grupo,
• Cambiar la dirección de su misión, y cualquier otro evento importante

Una manera excelente de señalar estos eventos críticos es entrevistar a aquellos que organizaron y participaron en los mismos.  Sin embargo, podría aún estarse preguntando porqué necesita identificar los eventos críticos del grupo.  ¿Cómo será esto útil?

Vamos al grano: La importancia de la entrevista y la identificación de eventos críticos

El propósito principal de entrevistar es lograr un mejor entendimiento de la iniciativa. En una entrevista, se puede dar el lujo de hacer preguntas a profundidad que pueden dar como resultado respuestas más detalladas y observaciones. También se puede solicitar al entrevistado que clarifique ciertas respuestas o que provea más detalles acerca de sus pensamientos e ideas. La entrevista permite libertad y oportunidad para indagar en las ideas del participante clave.

Como mencionamos anteriormente, las entrevistas también ayudan a precisar los eventos en el grupo. Pero, ¿por qué es esto importante?

Los eventos críticos proveen información cualitativa.

En cierta manera, la recolección de información cuantitativa puede hacerse muy fácilmente. Otras secciones en este capítulo describen algunos de estos métodos en detalle. Cómo monitorear el progreso, y alcanzar metas: El informe de logro de metas: Encuestas de Comportamiento y Obtener y utilizar indicadores de nivel comunitario, todos los cuales proveen evidencia medible del trabajo que su grupo ha hecho al utilizar un sistema de monitoreo y registro de eventos; por ejemplo, puede notar exactamente cuáles actividades se llevaron a cabo, cuándo y quiénes estuvieron involucrados. Estos métodos dan información cuantitativa o medible acerca de los eventos que su grupo ha completado.

No obstante, determinar los eventos críticos a través de entrevistas permite comprender más acerca del evento, no solo cuándo sucedió y quiénes colaboraron. Recolectar eventos críticos de esta manera provee no solo información factual, sino que también da una oportunidad a los participantes clave de manifestar como se sintieron acerca del evento. La información cualitativa, u orientada a la calidad puede ser obtenida al hacer preguntas orientadas hacia los valores.

Estas pueden incluir:

• ¿El evento fue importante?
• ¿El evento fue significativo?
• ¿Fue el evento justo / razonable?
• ¿El evento fue efectivo?
• ¿El evento encajó con los valores locales?

Al agregar este tipo de adjetivos a las preguntas que se podrían realizar, se puede alcanzar una perspectiva más cualitativa u orientada a la calidad de los eventos críticos en su grupo.

La información cuantitativa es importante.  Pero la información cualitativa aquí descrita también lo es. Cuando se combinan ambos métodos, lo que es en términos generales una buena práctica, la precisión de las conclusiones globales se ve fortalecida.

Los eventos críticos pueden proveer una historia de la iniciativa.

Al igual que con el sistema de monitoreo, rastrear los eventos críticos ayuda a trazar el desarrollo del trabajo y los logros del grupo. Llevar la cuenta de la historia de la iniciativa da otra manera de observar el progreso que se está haciendo y los obstáculos que se están superando.

Los eventos críticos ayudan a identificar factores que afectaron el éxito o fracaso de la iniciativa.

Al identificar los eventos críticos del grupo, se pueden ver cuáles acciones específicas pueden haber ayudado a cumplir los objetivos y cuáles acciones pueden haber dificultado el progreso. Luego, se puede tratar repetir aquellas acciones que ayudaron a alcanzar las metas y aprender de aquellas acciones que no fueron tan efectivas.

Los eventos críticos pueden proveer perspectivas para los esfuerzos de planificación y renovación.

Se ha revisado la información obtenida con la señalización de los eventos críticos.  Ahora se puede empezar a utilizar lo aprendido para continuar haciendo planes para el futuro y para re-energizar los presentes esfuerzos. Conocer que se han cumplido muchos de los objetivos ayuda a mantenerse enfocado para continuar con el arduo trabajo. ¡Utilice lo aprendido para ayudar a su grupo y a la comunidad a mejorar!

¿Cuándo hacerlo?: El momento correcto para llevar a cabo entrevistas

Recomendamos llevar a cabo entrevistas con participantes claves cada varios días, o talvez al final del período otorgado. Si se cuenta con el tiempo y los recursos, llevar a cabo las entrevistas más frecuentemente puede ser en extremo beneficioso.

¿Cómo hacerlo?: Llevar a cabo entrevistas con participantes clave

En preparación para ser el próximo Dan Rather ó Oprah, puede practicar sus habilidades de entrevista con participantes claves. No solamente afinará sus instintos para entrevistar, sino que también ayudará con el proceso de evaluación.

Existen cuatro pasos fundamentales para llevar a cabo entrevistas de participantes claves. Estos incluyen:

•  Determinar a quién se entrevistará;
•  Llevar a cabo entrevistas para hacer preguntas acerca de eventos críticos y su significado;
•  Agrupar la información, generalmente en forma de reporte,
•  Utilizar los datos para entender mejor la iniciativa, para proveer una historia y para ayudar con los esfuerzos de renovación.

¿Listo para más detalles? ¡Sigamos!

Determinar a quién se entrevistará

Una de las mejores maneras de encontrar participantes para las entrevistas es preguntarle a miembros del grupo acerca de cuáles personas creen que han hecho contribuciones importantes de tiempo y energía al grupo.

Durante una reunión de coalición, se puede solicitar a los miembros que reflexionen acerca de quiénes quieren que sean entrevistados, y luego que escriban estos tres nombres en un pedazo de papel.  Seguidamente, el equipo de evaluación puede tomar nota de quiénes fueron mencionados más veces. Después de limitar la búsqueda a cuatro o cinco individuos, ¡a empezar las entrevistas!

Llevar a cabo las entrevistas

¡Ahora estamos listos para ir a la carga!  Pero primero, se necesitan preguntas. Hay algunas preguntas clave que se deben hacer para poder determinar los eventos críticos y ganar algo de perspectiva personal de la iniciativa.

Estas preguntas pueden incluir:

• ¿Cuáles son los eventos críticos en la historia de la iniciativa? (Puede ser necesario explicar a qué se refiere el término “evento crítico”)
• ¿Por qué fue importante el evento?
• ¿Cuál fue el contexto del evento?
• ¿Cuáles acciones clave, actores y otros recursos se necesitaron?
• ¿Qué barreras y resistencias se encontraron?
• ¿Cuáles fueron las consecuencias del evento para la iniciativa y la comunidad?
• ¿Cuáles son algunas de las lecciones generales de la iniciativa?
•  ¿Cuáles directrices futuras se deberán tomar sobre la iniciativa?

Compartir estas preguntas con el participante antes de la entrevista le dará tiempo de reflexionar sobre sus respuestas. De esta manera, nadie se verá demasiado sorprendido el día de la entrevista. Adicionalmente, probablemente las respuestas del participante serán claras, consideradas y mejor enfocadas.

Una vez que se han decidido las preguntas, usted está listo para llevar a cabo las entrevistas. Los entrevistadores, que pueden ser miembros del equipo evaluador u otros miembros de la iniciativa, llevarán a cabo entrevistas cara a cara o vía telefónica con los participantes. En general, hablar con la persona cara a cara es mejor. Los que conducen la entrevista pueden llevar una grabadora de voz para documentar la conversación. O se puede tomar nota mientras la persona habla. Utilizar una grabadora asegura que se obtienen las respuestas más precisas. Además, el entrevistador tendrá libertad de prestarle atención al participante en vez de tener que concentrarse en tomar buenas notas.

Recuerde que entre más cómodo se sienta el entrevistado, dará respuestas más honestas y sinceras. Se puede ayudar a crear este ambiente cómodo siendo excepcionalmente amistoso, compasivo y abierto para escuchar las ideas y comentarios de las otras personas.

 Agrupar los datos

Después de que ha concluido la entrevista  y se han escrito las últimas notas, los miembros del equipo de evaluación generalmente hacen un reporte de las entrevistas. Este reporte debe incluir resúmenes de los comentarios hechos por los participantes acerca de un evento en particular. Además, el reporte puede incluir una lista de eventos críticos como una manera fácil de revisar la historia de la iniciativa.

Utilizar los datos para entender mejor la iniciativa, para proveer una historia y para ayudar con los esfuerzos de renovación.

Tal como se puede inferir, los datos de estas entrevistas deben utilizarse para mejorar continuamente y reforzar el trabajo del grupo. Como se contará con datos que dan una mejor idea de cómo las personas se sienten acerca de la iniciativa, se puede utilizar este conocimiento para hacer aún más mejoras al plan de acción y los objetivos. Para más detalles acerca de retroalimentación y utilización de datos,

Ahora que está preparado para empezar, tome un cuaderno, siéntese con su entrevistado en un lugar cómodo, prepare café y esté listo para escuchar comentarios inspiradores y educativos. ¡Al ataque!

(Pero antes de hacerlo, ¡revise el siguiente ejemplo de formato de eventos críticos y narrativa!)

Para resumir

Entrevistar a participantes clave es otra manera valiosa para medir el progreso de la iniciativa a manera que se trabaja por el cambio en la comunidad. Las entrevistas ofrecen medidas cualitativas o más orientadas a la calidad pues preguntan a los individuos acerca de sus experiencias personales mientras buscan sugerencias relativas al trabajo de la iniciativa. Como método de evaluación, las entrevistas pueden proporcionar perspectivas valiosas del desempeño de la iniciativa. Utilizar este método puede ayudar al grupo a mejorar su trabajo y el trabajo que se realiza en la comunidad.