__Se entiende que una conferencia de prensa es una herramienta diseñada para generar noticias, particularmente, hechos concretos que favorecen la causa de la organización.
Se entienden las siguientes razones para realizar una conferencia de prensa:
___Se puede dar más información que en un comunicado de prensa.
___En una conferencia de prensa, se puede responder a las preguntas que la prensa podría tener.
___Se puede anunciar algo sin precedentes, lo cual tiene implicaciones locales significativas.
___Se puede defender la posición de la iniciativa, si se ha recibido publicidad negativa.
___Cuando muchos representantes de los medios están presentes, la conferencia parece realmente digna de noticia.
___Una conferencia exitosa podría no sólo generar noticias, sino también levantar la moral del propio grupo.
Se entiende que se podrá convocar a una conferencia de prensa en los casos siguientes:
___Cuando el acontecimiento incluye a individuos destacados a quienes los medios deben tener acceso.
___Cuando se tienen anuncios importantes por hacer, por ejemplo el inicio de una campaña o la divulgación de una victoria de cabildeo.
___Cuando hay una emergencia o una crisis alrededor del grupo o un asunto relacionado con ella(s).
___Cuando varios grupos están participando en una acción y la demostración de apoyo enfatizará que esta acción es noticia.
___Cuando se desea reaccionar ante un evento relacionado; por ejemplo, cuando se da a conocer un informe nacional de importancia para la causa.
Antes de la conferencia de prensa, ya se tiene:
___Una planificación que comenzó por lo menos una semana o dos antes de que la conferencia de prensa se realice.
Pasos de la planificación. Se ha realizado lo siguiente:
___Se han definido el tema y los mensajes clave que el grupo está intentando difundir en la comunidad.
___Se ha establecido una fecha y una hora para la conferencia de prensa, y se ha asegurado que no coincidan con otros eventos noticiosos o acontecimientos de la prensa o plazos límite.
___Se han seguido otros consejos para las conferencias de prensa, tales como programar la conferencia para un día noticioso más lento, programarla para entre 10:00 y 11:00 de la mañana.
___Se ha escogido un sitio para la conferencia de prensa con un estacionamiento adecuado, que no está demasiado lejos para que viajen los reporteros y que proporciona interés visual y está relacionado con el tema.
___Se ha seleccionado y capacitado a los participantes para que estén bien informados y hablen sobre el tema, para que tengan alta credibilidad; si es posible, se debe procurar que sean gente de la comunidad afectada por el asunto.
___Se ha encontrado un moderador con experiencia con la prensa y el tema. Él o ella estará a cargo de convocar a la conferencia de prensa presentando el tema y a los participantes. El moderador también contesta a preguntas o las dirige a los participantes apropiados.
___Se ha asistido por lo menos a otra conferencia de prensa para tener una idea de cómo son.
___Se ha llevado a cabo un ensayo general.
___Se ha creado una lista de correo completa de los editores designados de las estaciones de la televisión, directores de noticias en las estaciones de radio, y en los periódicos importantes, y de los editores en los periódicos semanales.
___Se ha preparado un memorándum de prensa y se ha enviado por correo por lo menos una semana antes para informar a los medios sobre la conferencia de prensa.
___Se ha dado seguimiento al memorándum de prensa a través de contacto telefónico con los principales medios.
___Se ha dado seguimiento por segunda vez en la mañana de la conferencia de prensa.
___Se ha elaborado una carpeta de prensa, si el grupo cuenta con recursos suficientes; si una carpeta de prensa está más allá del presupuesto, un memorándum de prensa está bien.
___Se ha verificado la ubicación de los enchufes eléctricos para micrófonos e iluminación en la sala donde la conferencia de prensa se llevará a cabo.
___Se ha instalado una mesa suficientemente larga para sentar a todos los oradores, con tarjetas de identificación.
___Se han proporcionado suficientes asientos en la sala para los reporteros y su equipo de trabajo.
___Se han desplegado materiales visuales como contexto para el panel de oradores: pancartas, carteles, etc.
___Se ha dispuesto una hoja de registro de asistencia.
___Se ha proporcionado un podio para el moderador.
___Se ha colocado café, té, y agua para la conferencia de prensa.
La carpeta de prensa contiene lo siguiente:
___Una lista de los participantes de la conferencia de prensa.
___Un comunicado de prensa, que debe indicar la posición del grupo con respecto al asunto, lo destacado de la conferencia de prensa y algunas citas de los participantes.
___Antecedentes sobre el tema.
___Algunas fotografías brillantes en blanco y negro.
___Biografías resumidas de los participantes.
___Reportajes/artículos de publicaciones nacionales prestigiosas.
En la conferencia de prensa:
___Dé la bienvenida a la prensa conforme llega.
___Haga que los miembros de la prensa se registren con su afiliación, y dé a cada uno de ellos una carpeta de prensa.
___Siente a los participantes de la conferencia de prensa detrás de la mesa enfrente de los reporteros.
___Verifique la hoja de registro para ver qué medios están representados. También se debería hacer contacto personal con los representantes importantes de los medios antes o después de la conferencia de prensa.
___Comience aproximadamente a tiempo: máximo 5 minutos después del tiempo programado.
___Grabe el acontecimiento para sus propios archivos y para el posible uso de los medios.
___ Haga que el moderador dé la bienvenida a la prensa y presente el tema y a los participantes.
___Cada participante debe hablar por no más de 3-5 minutos, destacando sus 3-5 puntos clave.
___Después de todas las presentaciones, el moderador debe atender cualquier pregunta de la prensa y dirigir preguntas a los participantes apropiados.
___Después de aproximadamente 45 minutos, finalice la conferencia formal. Agradezca los participantes por su presentación, y a los medios por asistir.
Después de la conferencia de prensa:
___Se entiende que no todos podrán llegar, ya que la conferencia se puede ver afectada por algunas noticias de último minuto en cualquier otra parte.
___Se debería entregar personalmente un comunicado de prensa y una carpeta de prensa a esta gente o intentar programar una entrevista entre un reportero y uno de los participantes de la conferencia.