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  • ¿Qué son las encuestas?

  • ¿Por qué llevar a cabo una encuesta?

  • ¿Cuándo llevar a cabo una encuesta?

  • ¿Cómo preparar una encuesta?

  • ¿Cómo distribuir una encuesta?

  • ¿Cómo analizar y compilar los resultados de una encuesta?

Cuando se quiere la opinión de alguien se pide, ¿cierto? Eso es muy fácil cuando sólo se está tratando con una o varias personas. Pero, ¿qué pasa si se quiere la opinión de un pueblo entero o una población completa? Obtener respuesta de todos en la comunidad o de todos los miembros de un grupo en particular es casi imposible. Entonces, ¿cómo obtener una idea de lo que piensan estas personas? Se utiliza una encuesta.

Conducir una encuesta puede ser muy sencillo o muy complicado, dependiendo de cuanto se quiere preguntar en la encuesta y el número de personas a quienes va dirigida. Esta sección se concentrará principalmente en hacer una encuesta a una escala local bastante pequeña y daremos algunas ideas de dónde se puede encontrar información si se necesita hacer una encuesta a gran escala.

¿Qué son las encuestas?

Una encuesta es una manera de recolectar información que se espera represente los puntos de vista de toda una comunidad o de un grupo en el cual se está interesado.

Hay tres maneras principales de hacer esto:

  1. Encuestas para casos de estudio, las cuales recogen información de una parte de un grupo o comunidad, sin tratar de escogerlos para tener una representación total de la población en general. Se pueden llevar a cabo varias de éstas antes de darse una idea de cómo la comunidad amplia respondería a la encuesta. Las encuestas para casos de estudio sólo proveen información específica acerca de la comunidad estudiada.
  2. Encuestas por muestreo, las cuales son el tipo en el que nos concentraremos en esta sección, le solicitan a una porción muestra de un grupo que responda las preguntas. Si se hace correctamente, los resultados de esta muestra reflejarán los resultados que se obtendrían encuestando al grupo entero. Por ejemplo, digamos que se quiere saber el porcentaje de personas en su país que haría uso de un programa de literatura. Juntar a todas las personas en un condado con 10.000 habitantes para que llenen una encuesta sería una difícil tarea. Por eso, se decide encuestar a una muestra de 500 personas y se averigua lo que piensan. Para que la muestra represente exactamente al grupo en total debe escogerse cuidadosamente. Abordaremos ese tema más adelante en esta sección.
  3. Encuestas de censo, en las cuales se les da el cuestionario de la encuesta a todos los miembros de la población que se quiere estudiar. Esto proveerá la información más exacta acerca del grupo, pero podría no ser muy práctica para grupos grandes. El censo funciona mejor con grupos más pequeños (todos los clientes de una agencia en particular, por ejemplo, en vez de de todos los habitantes de una ciudad).

 Las encuestas son escritas usualmente, aunque algunas veces el encuestador lee las preguntas en voz alta y escribe las respuestas por otra persona; pueden ser distribuidas por correo, fax, correo electrónico, a través de una página de Internet o se pueden preguntar por teléfono o en persona.

Las encuestas recogen información de la manera más uniforme posible (preguntando, de la misma manera, a cada encuestado la misma pregunta a fin de asegurar que las respuestas estén influenciadas por las experiencias de los encuestados, no por la manera en que el encuestador formuló la pregunta).

¿Por qué llevar a cabo  una encuesta?

Usando encuestas, se puede recolectar información acerca de comportamientos, necesidades y opiniones. Las encuestas pueden usarse parar encontrar actitudes y reacciones, para medir la satisfacción de los clientes, para evaluar las opiniones acerca de asuntos varios y  para agregar credibilidad a las investigaciones. Las encuestas son la fuente primaria de información (es decir, se pide directamente a alguien la respuesta de una pregunta, en vez usar una fuente secundaria como registros ya escritos).

Se pueden usar encuestas para medir las ideas y las opiniones acerca de problemas comunitarios relacionados con la iniciativa. Por ejemplo, se podría querer averiguar cuántas personas usan los servicios de la iniciativa, qué piensan de los servicios, si u están satisfechos con lo que se provee y qué esperan los nuevos usuarios de los servicios.

Decidir si se debe llevar a cabo una encuesta 

Hay ventajas en hacer encuestas, pero debería considerarse si éstas serán la mejor manera de obtener la información que se necesita. Aunque las encuestas son un método útil de recolectar información, no son el único. Se necesita decidir si una encuesta producirá la información necesaria. Esta información podría obtenerse a través de otros medios tales como una conversación informal y sin estructura que tuviera lugar en el curso de otra actividad, en cifras de censos, en reuniones con personas de la comunidad, mediante entrevistas u observación. Aquí presentamos algunas secciones en la Caja de Herramientas Comunitarias que describen cómo usar una encuesta.

Cuándo llevar a cabo una encuesta?

Una encuesta podría ser la mejor opción cuando:

  • Se necesita una manera rápida y eficiente de obtener información.
  • Se necesita abarcar a un gran número de personas.
  • Se necesita información válida y estadística acerca de un gran número de personas.
  • La información necesaria no está disponible con facilidad a través de otros medios.

Encuestas escritas: pros y contras

Ventajas de las encuestas escritas: 

    Un gran número de personas pueden dar sus opiniones
    Bajo costo
    Las personas pueden responder de acuerdo a su conveniencia
    Evita preferencias del entrevistador
    Suministra un registro escrito
    Fácil de enlistar o tabular las respuestas
    Amplio rango de entrevistados
    No es necesaria la capacitación como en el caso de la entrevistas

Desventajas de las encuestas escritas:

    A menudo tiene bajos índices de devolución
    Expresión alternativa limitada de las reacciones de los encuestados
    Depende de la muestra seleccionada
    Podría no representar verdaderamente a todo el grupo
    Los encuestados se podrían saltar secciones.

Si se ha decidido que lo necesario es una encuesta formal a larga escala, contratar a alguien para hacerlo o trabajar con colegas locales o una universidad cercana podrían ser las mejores opciones. Si se va a hacer por cuenta propia, se debe mantener en mente que algunas personas a quienes se presentará el informe podrían no darle mucho crédito a esta encuesta independiente.

¿Cómo preparar una encuesta?

Decidir el propósito de la encuesta

Si se ha determinado hacer una encuesta, primero se debe estar completamente seguro porqué se está haciendo. ¿Qué preguntas se  quieren responder? ¿Es para obtener una idea general de la demografía de su área? ¿Para averiguar qué piensan las personas acerca de cierto asunto o idea? ¿Hay alguna otra razón por la que se está considerando realizar una encuesta?

En cualquier caso, se necesitará mantener el objetivo de la encuesta en mente durante todo el proceso, ya que esto influenciará la selección de las preguntas, la población encuestada e incluso la manera en que la encuesta será distribuida. (Por ejemplo, una población de expertos en computadoras, puede ser encuestada mediante Internet; a una población que es mayoritariamente analfabeta no se le debería pedir que tome una encuesta escrita y cosas por el estilo).

Decidir a quién entrevistar.

El siguiente paso es encontrar quién tiene las respuestas a la pregunta o preguntas. En otras palabras, es tiempo de determinar la audiencia (las personas que pueden responder mejor a las preguntas que la iniciativa plantea). ¿A quién se entrevistará? ¿Al público general? ¿A los beneficiarios del programa actual? ¿A las personas de un barrio o segmento de la comunidad? ¿A miembros potenciales?

Muestreo

Casi todas las encuestas dependen del muestreo (es decir, en vez de hacer un censo,  identificar un sección de la población que satisfaga las características que se están tratando de encuestar).

Para tener una muestra verdaderamente representativa. Se debe estar seguro de que todos los miembros del grupo a encuestar tienen oportunidades iguales de estar en la muestra, y/o se debe tener una muestra bastante grande. Es importante asegurarse de que el tamaño de la muestra  que se escoja es adecuado y no excesivamente grande o pequeño. Si es muy grande, podría ser imposible encuestar a todos eficazmente y quedarse dentro del presupuesto asignado; si es muy pequeña, la credibilidad podría verse afectada. Una regla general es que entre más grande sea la muestra, más exacto será el reflejo de la totalidad.

Se puede calcular cuán grande debería ser la muestra usando un calculador de dimensiones de muestras, lo cual se puede hallar en línea. A continuación indicamos dónde pueden localizarse algunos de estos calculadores:

  • El calculador de dimensiones de muestras de la página de ResearchInfo.com permite decidir si se quiere calcular el nivel de confiabilidad en un 95% o un 99% (esto es el término estadístico para el valor de certeza que se tiene acerca de la exactitud de los resultados).
  • El calculador de dimensiones de muestras incluido en el libro de texto de estadística (en línea) de la UCLA es un poco más avanzado.

Cuestiones del diseño de la muestra

Podría ser necesario también pensar un poco en el diseño de la muestra, especialmente si se espera obtener repuestas representativas de uno o más grupos. Por ejemplo, supongamos que se está haciendo una encuesta sobre la violencia juvenil y se quiere obtener las respuestas de jóvenes, padres y educadores; esto significa que se necesitará proponer poblaciones separadas para cada uno de esos grupos y seleccionar una muestra de cada grupo. Las muestras deben ser lo suficientemente grandes para representar el grupo del que proviene. Sin embargo, los tamaños de las muestras deberían ser proporcionales a los grupos que representan.

  Jóvenes Padres Educadores
Población 650 200 500
Muestra 65 20 50

El muestreo es un tema extenso; existen diferentes maneras de hacerlo y se podría dedicar fácilmente una sección entera a los métodos de muestreo y práctica. En vez de hacer eso, para comenzar, proponemos algunos sitios en Internet con información más detallada acerca del muestreo. No es necesario ser un estadista profesional para entender el muestreo, pero saber algo de la terminología y los conceptos de las páginas siguientes ayudarán a comprender mejor lo que se está haciendo:

Dificultades Potenciales

Realizar el muestreo es un desafío necesario para llevar a cabo buenas encuestas; sin embargo, tiene sus dificultades. Por ejemplo, se dice que las personas voluntarias para responder la encuesta son auto-seleccionadas. Estas personas pueden tener un interés especial en responder la encuesta, por lo que sus respuestas pueden no ser verdaderamente representativas del grupo en el cual se está interesado. Hay maneras de tratar con audiencias auto-seleccionadas, tales como sólo usar una selección al azar de estas encuestas cuando únicamente se incluye la auto-selección. Por ejemplo, si se reciben 300 encuestas completas, se puede decidir sólo usar en orden cada tercera encuesta para que los resultados sean al azar.

Decidir qué método se usará para recoger los datos de las encuestas.

¿Las encuestas serán escritas u orales? ¿Habrá un número telefónico al cual las personas puedan llamar  para presentar sus resultados? ¿Se va a tener un apartado postal a donde puedan enviarse las encuestas completas? Se necesita decidir si van a ser llevadas a cabo por personas conocidas por la audiencia y si serán hechas en persona, por teléfono o por correo. Recuerde que si se hace el proceso de manera personal, el índice de respuesta será mayor. Las encuestas repartidas de manera impersonal tienen un índice de respuesta de sólo el dos o tres por ciento,  a menos que se trate de un tema polémico en la comunidad encuestada.

Se debe mantener en mente a quiénes se va a encuestar. ¿La audiencia se siente más cómoda escribiendo o hablando? ¿Será eficaz dejar las encuestas en algún sitio para que las personas las tomen voluntariamente o se debería hacer algo para asegurar que las obtengan? Si la encuesta va a ser aplicada oralmente ¿las personas estarán dispuestas o se molestarán al ser interrogadas acerca de sus opiniones?

Enviar por correo los cuestionarios es una herramienta útil en la reunión de la información. Es una alternativa mucho más barata que los otros tipos de reunión de información y le permite obtener información de muchas personas, a través de largas distancias sin pagar cuentas de teléfono exageradamente altas. Si usted está consideren hacer una encuesta por correo, asegúrese con la oficina postal local acerca de regulaciones en el envío, precio especial de envió de grandes cantidades de correo y así sucesivamente.

Algunas ventajas de enviar las encuestas por correo son:

  • Las personas pueden llenar la encuesta a su conveniencia (puede ser llenada en cualquier momento que el encuestado tenga tiempo).
  • Se puede hacer anónimamente, lo cual es más cómodo para algunas personas.
  • Todos los encuestados leerán las mismas preguntas, eliminando cualquier intervención del encuestador.
  •  El encuestado tendrá tiempo para revisar su historial antes de responder (si necesita verificar información, tendrá la oportunidad de ser exacto).

Algunas desventajas de enviar las encuestas por correo son:

  • No son muy flexibles, no hay encuestador presente para sondear los detalles de las respuestas, por lo cual usted sólo se podrá leer lo que el encuestado ha escrito, sin oportunidad de observar expresiones faciales y lenguaje corporal.
  • El índice de devolución de las encuestas es generalmente bajo.
  • Los encuestados podrían dejar respuestas en blanco.
  • No se puede controlar cuándo los encuestados devolverán los cuestionarios.
  • No es posible diferenciar entre las personas que simplemente no devolvieron las encuestas y entre a quienes no les llegó porque se tenía una dirección incorrecta.

¿Cuán larga debería ser la encuesta?

Cuando se esté determinando la longitud de la encuesta, se debe recordar que entre más corta, mejor. Entre más larga es, resulta menos atractiva para las personas que se tomarán el tiempo de responderla. Las personas se aburren con encuestas largas y normalmente ni se molestarán en mirar una encuesta que tiene más de una página y media. También, requerir respuestas largas podría perder a su audiencia. Con la edición y condensación, debería tratarse de mantener la encuesta en menos de una página.

Lo que se quiere saber y el método de la encuesta (por ejemplo, encuesta telefónica o por correo) también influirán en la longitud de la encuesta. Las encuestas telefónicas, por ejemplo, pueden tomar muy poco para ser completadas.

Una vez que se haya decidido el método, se puede proseguir a la redacción de las preguntas. Hablaremos con más detalle acerca de la distribución de la encuesta más adelante.

Ejemplo: Muestreo de la Encuesta de Comportamientos Juveniles de Alto Riesgo en 1997.

La ECJAR de 1997 usó un tipo de muestreo llamado muestreo en racimo. En éste, la población entera es divida en grupos o racimos y se selecciona una muestra aleatoria. Por ejemplo, el grupo etario y la localización geográfica determinaron los racimos de la ECJAR. Todas las observaciones en el racimo seleccionado son incluidas en la muestra. Esta técnica se utiliza en encuestas a larga escala, en las cuales es más conveniente muestrear racimos que hacerlo en una muestra aleatoria pura.

 Redactar las preguntas.

Cuando se preparen las preguntas, es necesario tener en cuenta que éstas pueden tomar diversas formas. Las preguntas podrían ser:

  • Preguntas abiertas: Diseñadas para incitar al encuestado a proporcionar repuestas con más de una o dos palabras. A menudo, éstas son preguntas de “¿cómo?” o “¿por qué?”. Por ejemplo, ¿por qué es importante utilizar el preservativo? Estas preguntas se usan cuando se quiere averiguar qué causas llevan a las personas a determinado comportamiento, cuáles son las actitudes hacia diferentes cosas o cuánto saben acerca de un tema dado; estas preguntas suministran buena evidencia con anécdotas. La desventaja de usar preguntas abiertas es que resulta difícil compilar los resultados.
  • Preguntas cerradas (también llamadas algunas veces preguntas de elección forzada): Preguntas específicas que incitan a respuestas de si o no. Por ejemplo: ¿Usted utiliza preservativos? Este tipo de preguntas se usa cuando la información que se necesita es bastante precisa; por ejemplo, si se necesita saber si las personas usan un servicio en particular o han escuchado acerca de un recurso local específico.
  • Preguntas de opción múltiple: Permiten al encuestado seleccionar una de varias respuestas posibles. Por ejemplo: “Cuando tengo relaciones sexuales, uso preservativos... a) siempre, b) la mayoría de las veces, c) algunas veces, d) raramente, e) nunca”. Estas preguntas permiten encontrar más detalles que en las preguntas cerradas, y los resultados pueden ser compilados más fácilmente que en las preguntas abiertas.
  • Preguntas de Escala de Likert. A cada encuestado se le pide valorar datos en una escala de respuesta. Por ejemplo, pueden valorar cada dato en una escala de respuesta del 1 al 5, en la cual:

1 = Fuertemente en desacuerdo

2 = En desacuerdo

3 = Indeciso

4 = De acuerdo

5 = Fuertemente de acuerdo

Si se quiere eliminar respuestas neutrales o indecisas, también se puede usar una escala  numerada con ninguna opción “neutral” o “indecisa” en el medio. En esta situación, el encuestado(a) se ve forzado a responder si se inclina más hacia el extremo “de acuerdo” o “en desacuerdo” para cada dato. La puntuación final en la escala para el encuestado podría ser la suma de los valores de importancia que él les asignó a todos los datos.

Ejemplo: Uso de la Escala de Likert

Aquí hay algunas preguntas de Escala de Likert, sin categorías neutrales.

Marque con una cruz la respuesta que indica su reacción a las siguientes preguntas.

Fuertemente en desacuerdo

En desacuerdo

De acuerdo

Fuertemente de acuerdo

  • Los crímenes violentos son un problema grave en mi barrio
  • La policía ha hecho suficiente para prevenirlos en mi barrio.
  • Si un programa de vigilancia entre ciudadanos fuera implementado en mi barrio, yo participaría en él
  • Yo apoyaría la organización de actividades para jóvenes en mi barrio

Las preguntas dependen de la audiencia a la que se tratando de llegar y la información que se está tratando de obtener. Por ejemplo, para obtener información demográfica (preguntas que determinan de dónde vienen las personas, sus edades y sus ingresos), se debería hacer una encuesta de preguntas de Escala de Likert, de si o no y de llenar en el espacio en blanco, para que sea lo más fácil  posible de completar.

Creación de  encuestas que las personas responderán con el Método de Diseño Total

Los bajos índices de retorno son un problema de las encuestas; es común que sea tan bajo como un 30%. Una manera de evitarlo es usando el Método de Diseño Total, el cual fue desarrollado por Don Dillman de la Universidad Estatal de Washington. Se ha comprobado que el método de Dillman sirve para alcanzar un índice de retorno promedio del 73%.

  • Los cuestionarios enviados por correo se deben imprimir sobre papel carta estándar, después plegar a la mitad dentro de un folleto. Este tamaño de envoltura comúnmente no es visto como anuncios o correo “chatarra” por el receptor; así más personas abrirán la encuesta.
  • No debería haber preguntas en el frente o en la parte posterior del folleto plegado.
  • La primera pregunta debe estar directamente relacionada con el tema general de la encuesta y debería ser algo fácil de responder. Cualquier pregunta que pudiera resultar intimidante para el lector debe aparecer más tarde en la encuesta, pero no junto a otra. Las preguntas demográficas deben colocarse hacia el final; tenerlas al inicio a menudo desanima a las personas y les impide completar la encuesta del todo; sin embargo, si le las incluye después de otras preguntas, lo más probable es que sí las respondan.
  • En cuanto a la distribución del espacio, se debe evitar rellenar una página con mucho texto. Debido a que una alta densidad de texto puede resultar intimidante para un participante potencial de la encuesta, es mejor usar más páginas con una cantidad apropiada de espacio en blanco que tratar de ahorrar papel atiborrando las páginas. Debería asegurarse también no cortar alguna pregunta con el cambio de página (la pregunta entera y su posible respuesta deberían aparecer en la misma página).
  • El cuestionario debe ser de no más de 125 preguntas ó 12 páginas (cualquier cosa más larga va a reducir el índice de respuesta).
  • Incluir una carta de justificación bien redactada es sumamente importante. Es necesario que sea clara en cuanto a lo que se busca, porqué se busca eso, qué miembro del hogar debe completar la encuesta y que se hará con los resultados. Por ejemplo, si se hace una encuesta de un programa de analfabetismo, la carta podría explicar que las respuestas ayudarán a determinar si la comunidad necesita un programa de educación para adultos y qué tipo de programa, y  que los resultados de la encuesta serán presentados a posibles financiadores. Las cartas de justificación deben ser redactadas individualmente o ser impresas mediante impresión láser y deben ser firmadas con bolígrafo azul (los participantes de la encuesta ponen más atención a cartas con firmas reales).
  • Escribir el nombre del receptor directamente en la envoltura, en lugar de usar etiquetas para correo, provocará un mayor índice de respuesta. Usar estampillas (sellos) de primera clase (especialmente conmemorativas, con colores) incrementará aún más el índice de respuesta.
  • Dar seguimiento, con una postal, a quienes no han respondido después de una semana, recordándoles amablemente acerca de la encuesta. Después de una segunda semana, se puede enviar una nueva carta de justificación y un cuestionario a quienes no han respondido aún. Después de la cuarta semana, mande otro cuestionario, esta vez por correo certificado, junto con una carta recordándole al destinatario(a) que no se ha recibido su encuesta y que su respuesta es muy importante.

Las preguntas deberían ser redactadas cuidadosamente con el propósito de producir exactamente la información que se está buscando.

Para asegurarse de que la encuesta funciona en la manera que se quiere, es buena idea aplicarla a varios miembros de la población objetivo antes de distribuirla.

Algunas pautas para redactar las preguntas de la encuesta:

  • Colocar primero las preguntas más fáciles.
  •  Abordar asuntos sensibles tan discreta y delicadamente como sea posible.
  •  Evitar palabras que provocan repuestas prejuiciosas o emocionales.
  •  Usar un orden lógico y colocar preguntas similares juntas.

Ejemplo: Preguntas de la Encuesta de Comportamientos Juveniles de Alto Riesgo en 1997.

Aquí hay algunos ejemplos de preguntas de la ECJAR de 1999.

  • Durante los pasados 30 días, ¿cuántas veces viajó en un coche u otro vehículo manejado por alguien que había ingerido alcohol?

A. 0 veces
B. 1 vez
C. 2 ó 3 veces
D. 4 ó 5 veces
E. 6 ó más veces

  • Durante los pasados 12 meses, ¿alguna vez seriamente consideró suicidarse?

A. Sí
B. No

  •  ¿Cuántos años tenía cuando fumó un cigarrillo completo por primera vez?

A. Nunca he fumado un cigarrillo completo
B. 8 años o menos
C. 9 ó10 años
D. 11 ó 12 años
E. 13 ó 14 años
F. 15 ó 16 años
G. 17 años o más

  • Durante su vida, ¿cuántas veces ha aspirado pegamento, el contenido de las latas de aerosol o inhalado alguna pintura para drogarse?

A. 0 veces
B. 1 ó 2 veces
C. De 3 a 9 veces
D. De 10 a 19 veces
E. De 20 a 39 veces
F. 40 ó más veces

  • Durante su vida, ¿con cuántas personas ha tenido relaciones sexuales?

A. Nunca he tenido una relación sexual
B. 1 persona
C. 2 personas
D. 3 personas
E. 4 personas
F. 5 personas
G. 6 ó más personas

¿Cómo distribuir una encuesta?

Hay algunas estrategias para distribuir una encuesta. Hablaremos acerca de la más común (correo directo) con el mayor detalle, pero existen muchos métodos para escoger y no hay uno perfecto. Se podría usar una combinación de métodos.

Aquí hay algunas ideas para ayudar a decidir el método de distribución:

  • Las encuestas respondidas por las personas mismas son mejores que las entrevistas cuando se está tratando con individuos que saben leer y escribir, y las preguntas no contienen ningún elemento visual como gráficos, etc. que pudieran requerir una explicación.
  •  Las encuestas telefónicas funcionan bien en lugar de las que son respondidas por las personas mismas si al menos 80% de la población con la que se está trabajando tiene teléfono en casa. También funcionan mejor si las preguntas son del tipo que pudieran incomodar o avergonzar al encuestado al dar sus repuestas a un entrevistador. Por ejemplo, si se está haciendo una encuesta sobre comportamientos de riesgo sexual, las personas podrían sentirse incómodas diciéndole a un entrevistador cuántas parejas han tenido u otros detalles semejantes.
  • Los buzones de sugerencias funcionan mejor si se tienen recursos humanos limitados o si se está en un lugar donde el sistema postal o telefónico no son adecuados.

Correo directo

Enviar directamente por correo la encuesta a las personas cuyas direcciones se conocen es la estrategia más común. Distribuir una encuesta por correo tiene un alto porcentaje de no-respuesta (tan sólo un 30% de respuesta, aunque éste tiende a ser más alto en comunidades pequeñas), pero es mucho más fácil que muchos otros métodos y emplea menos tiempo del personal.

  • Reúna las cosas que se necesitan para hacer envíos directos por correo:
    • Etiquetas de correo o listas de correo: Si se envía por correo la encuesta a toda la comunidad, las listas de los recibos de agua de la ciudad podría ser una buena fuente de información para obtener una lista con las direcciones. Las listas de correo de agencias pertinentes pueden ser también útiles. Algunas buenas fuentes podrían ser el departamento de salud pública, el Ejército de Salvación, agencias relevantes de servicios sociales, servicios de emergencia médica o compañías que hacen guías telefónicas. Si se está usando la lista con direcciones de alguna agencia, es  necesario asegurarse de obtener permiso del director de la agencia antes de hacer el envío. Se le debe proporcionar al director una muestra de la encuesta y una copia de la carta de justificación para que las revise y se le debe invitar a sugerir cualquier cambio que pudiera, adicionalmente, proteger a sus clientes.
    • Dos sobres y dos estampillas (sellos) para cada participante: Un juego para enviar la encuesta al participante y el otro para que sea devuelta. El sobre para la devolución debería enviarse con la estampilla y la dirección ya puestas.
    •  Una copia de la encuesta, la hoja demográfica y una carta de justificación para cada participante.
  • Complete la carta de justificación. Un ejemplo de una carta de justificación aparece en la sección de Ejemplos.
  • Haga copias suficientes de la encuesta, de la hoja demográfica y de la carta de justificación para cada receptor de la encuesta.
  • Prepare los dos sobres para cada persona. Uno debería tener la dirección de devolución de la agencia y una etiqueta con la dirección del participante de la encuesta; el otro debería tener la dirección de la agencia colocada como ambas direcciones, la de envío y la de retorno. Coloque estampillas (sellos) en ambos sobres.
  • Rellene los sobres que tienen la dirección del participante con todos los materiales de la encuesta (la encuesta, la hoja demográfica, la carta de justificación y el sobre de retorno).
  • Si se quiere rastrear la encuesta de alguna manera (tratando de ver qué clase de respuestas se obtiene desde diferentes partes de la comunidad, por ejemplo) se podrían codificar los sobres de alguna manera. Una forma en la que se puede hacer esto es enumerando cada sobre de retorno y manteniendo una copia de la lista de envío con los números que corresponden (por ejemplo, si a John Doe en la Calle Central se le asignó el número 007, entonces el 007 también estará en su sobre de retorno. Otra opción es codificar las encuestas con colores de acuerdo al código postal.
  • ¡Póngalas en el correo! Para reducir costos, trate de obtener un descuento por el envío masivo
  •  Si menos del 10% de las encuestas distribuidas regresaron, inténtelo con una o más de las siguientes estrategias:
    • Envíeles un recordatorio a todos o a una muestra aleatoria de personas en la lista de envío.
    • Contacte con el periódico local y solicite que aparezca un artículo sobre la encuesta; presente una carta al editor acerca de ésta o publique un anuncio de la encuesta. Esto es algo que se debería hacer antes de enviar la encuesta.
    • Contacte con estaciones de radio para que inviten a las personas a tomar parte en la encuesta.
    • Invite a los ciudadanos a participar en la encuesta a través de anuncios, hojas informativas de agencias locales, reuniones de grupos consumidores y eventos comunitarios públicos.
    • Ponga anuncios de la encuesta en lugares públicos, como la biblioteca y tiendas de abarrotes.

Entrevistas y encuestas telefónicas

Para aquellos que tienen dificultad leyendo o usando materiales impresos o encuestas que requieren respuestas más a fondo, las entrevistas podrían ser la herramienta más apropiada. Las encuestas telefónicas funcionan similarmente a las entrevistas personales, razón por la cual hemos agrupado estos dos métodos juntos.

  • Reúna un equipo de entrevistadores. Las personas que escoja deberán ser capaces de responder cualquier pregunta que el encuestado tenga, y si es necesario deberían ser personas que puedan manejar reuniones con encuestados de diversas procedencias. Las personas que trabajan en las ciencias sociales a menudo tienen experiencia con las encuestas.
  • Capacite a los entrevistadores para actuar como un equipo. A todos se les debe dar la misma información acerca de la encuesta y su propósito y acerca de la organización  o iniciativa para asegurar que la información que transmitirán a los encuestados es uniforme.
  • Para encuestas telefónicas, la muestra puede ser tan simple como, por ejemplo, cada quinto número en las páginas blancas de la guía telefónica local, o se podría necesitar trabajar con un consultor de encuestas para obtener la lista de teléfonos de un grupo más específico.
  • Las entrevistas por teléfono deben hacerse con cortesía, llamar durante horas razonables (no a la hora de las comidas y no muy tarde en la noche o muy temprano en la mañana, etc.) y todas deben consistentemente hacer las mismas preguntas.

Buzones de sugerencias

Para distribuir las encuestas, puede ser buena idea colocar un buzón de sugerencias en las oficinas de las agencias que tienen contacto frecuente con sus clientes (como una vez cada mes).  Esto podría también ser una buena opción para las agencias que tiene una lista de direcciones incompleta. También puede ser una buena manera de contactar con clientes de otras agencias que tiene poco contacto con el grupo o agencia en cuestión. Sin embargo, si  se usa este método para distribuir encuestas, debe considerarse usarlo con al menos otro método de distribución, porque sólo aquellos que en ese momento están usando los servicios pueden responder.

Distribución a través de medios de comunicación

Para la distribución general, publicar una encuesta en el periódico local o adjuntando una encuesta a una hoja informativa podría ser buena idea.

Muestreo conveniente

Colocar encuesta en un lugar público (dejando un puesto o una mesa en el parqueo de una tienda  de descuentos, sobre la acera en el distrito de comercial, etc.) provee una oportunidad de obtener alguna exposición para la organización.

Distribución en grupo

Si un grupo u organización tiende a tener reuniones, proveer encuestas a todo aquel que asista a  dicha reunión en particular podría ser una manera muy eficiente de reunir la información. Algunos ejemplos de reuniones en las cuales se podría distribuir la encuesta son: clínicas de inmunización, mercados/supermercados, ferias de salud y lugares de comida para adultos mayores. Si se quisiera repartir la encuesta durante alguna reunión o junta de un grupo específico, se debe lograr que el director del grupo incluya esta actividad en el plan de la reunión. Durante la junta, el distribuidor de la encuesta se debe presentar y explicar el propósito de ésta. Luego, se debe distribuir, responder a cualquier pregunta y recoger las encuestas completas ¡Es necesario no olvidar agradecer a todos por su participación!

Uso de múltiples métodos de distribución: Si se quisiera, se podrían combinar o adaptar dos o más de los métodos anteriores para que encajen con los propósitos de la iniciativa. Si se usa más de un método, cada encuesta deberá incluir instrucciones indicándole a los  ciudadanos completar sólo una encuesta. Así, por ejemplo, si se les pide a algunas personas completar una encuesta en un puesto en la feria rural, se les debe pedir no hacerlo si ya  han respondido y enviado la que les llegó por correo.

Recolectando las encuestas

Tan pronto como las encuestas sean distribuidas, algunas de ellas empezarán a llegar a la organización patrocinadora. Aquí presentamos los pasos que se deben tomar para recolectar las encuestas:

  • Reúna las encuestas recolectadas en los sitios de participación. Un voluntario de la organización deberá recolectar las encuestas entrantes tan pronto como lleguen a la dirección física o a su buzón de sugerencias. Se deberá pasar por los sitios de recolección a menudo para recoger las encuestas.
  • Revise las encuestas que han regresado y vea si alguna está incompleta. Si alguna fue devuelta por tener una dirección incorrecta, trate de averiguar la correcta y envíela de nuevo, si se puede.
  • Asegúrese, si es necesario, de hacer que una gran cantidad de encuestas regresen. Esto podría significar enviar las encuestas de nuevo o expandir el tamaño de la muestra.

Ejemplo: Enviando y recolectando la Encuesta de Comportamientos Juveniles de Alto Riesgo de 1997.

Los CCE querían hacer todo lo posible por proteger la privacidad de los estudiantes y asegurar que las preguntas serían respondidas honestamente mientras se completaba la ECJAR. Para que la encuesta fuera completada voluntaria y anónimamente, se distribuyó en un cuestionario escrito que contenía 84 preguntas de opción múltiple. Antes de distribuir las encuestas, se obtuvo el permiso de los padres a través de varios métodos que las escuelas locales usaban. Los estudiantes respondieron los cuestionarios en una hoja de respuestas escaneable y computarizada, garantizando aun más el anonimato total.

¿Cómo analizar y compilar los resultados de una encuesta?

Una vez que se han reunido las encuestas completas, es necesario comprender los resultados. Algunas veces todo lo que se necesita hacer es tabular los resultados (es decir, sumarlos y desplegarlos en una tabla). Por ejemplo, si 100 cuestionarios regresaron en una encuesta acerca de problemas en el vecindario, sólo se necesitan contar las respuestas. Digamos que había una pregunta acerca de lo que las personas pensaban que era el reto más grande que enfrentaba el vecindario; 70 personas mencionaron la aplicación de la ley; 10 citaron el transporte; 15, los baches pronunciados y; 5, el ruido. El resultado en casos como éste es claro

Sin embargo, el análisis puede ser un poco más complicado. Si estaba indagando, por ejemplo, qué piensa la gente acerca de un servicio o problema, se podría terminar con muchas respuestas de preguntas abiertas que aparentemente no están relacionadas. En este caso, es necesario tratar de encontrar patrones.

Una vez que se ha hecho esto, ¿qué significan estos números? Bueno, se necesitará observar en todas las encuestas cómo cada porcentaje se compara con los otros. Por ejemplo, qué pregunta tuvo la mayor proporción de respuestas similares.

Sugerimos que se escriba un reporte breve (una página es suficiente) resumiendo los resultados de la encuesta. En el reporte, busque cualquier patrón (¿las personas en un área particular del pueblo tienen opiniones más fuertes acerca de un problema en particular que la gente en otras áreas?).

Esta información se debe compartir con el equipo de trabajo. Se debe pedir y obtener retroalimentación y discutir si se necesita encuestar más antes de dar por completo el proceso.

Una vez que se comprende lo que significan los resultados, se debe decidir qué hacer con ellos. ¿A quiénes van a comunicarlos y cómo? En caso de una iniciativa comunitaria, los resultados deberían hacerse públicos tan pronto como sea posible, así los miembros de la comunidad y los líderes comunitarios pueden ser alertados acerca de un problema o uno potencial y pueden empezar a trabajar para resolverlo. Si se ha hecho otra encuesta similar en la misma área, se podrían comparar los resultados con los de dicha encuesta.

Una organización que realiza una encuesta acerca de sus servicios podría usar los resultados para proveer un mejor servicio o cambiar una política actual por otra más eficiente. En una situación donde el financiamiento está en juego, los resultados necesitarían ir más allá para convencer al proveedor de los fondos de la necesidad de un nuevo o continuado apoyo. Los resultados podrían también ser usados por la propia organización para determinar dónde y qué tipo de servicios se necesitan.

Para tener una idea de cómo luce el reporte de una encuesta, se pueden consultar  los resultados de la Encuesta de Comportamientos Juveniles de Alto Riesgo de 2003.

Para resumir

Una encuesta bien ejecutada puede darle a una iniciativa comunitaria una fuente invaluable de información acerca de sus integrantes y sus necesidades. Esperamos que esta sección le haya dado las herramientas necesarias para llevar a cabo encuestas eficaces y que le provean información que se necesita para atender mejor a los beneficiarios de la iniciativa.

Contributor 
Chris Hampton
Marcelo Vilela

Print Resources

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