¿Qué son los registros públicos y la información de archivo?
___Los registros públicos son cualquier registro de una entidad pública (es decir, sucursal u oficina de gobierno de cualquier nivel) que por ley están disponibles para el público.
___Un archivo es un depósito - literal y/o electrónico - de material impreso y de otros tipos que ha sido conservado a fin de preservar la historia del organismo o lugar con el que se relacionan.
¿Por qué utilizar los registros públicos y la información de archivo?
___Es relativamente fácil para la mayoría de las personas obtener acceso a ellos.
___Le pueden brindar información acerca de la historia o estado de la comunidad que sería difícil encontrar en otro lugar.
___Con frecuencia hacen comparaciones de su comunidad con otras.
___Le ayudan a utilizar eficientemente su tiempo.
___Su información puede evitar que usted cometa errores importantes.
___Son parte de un paquete de información que, junto con las otras estrategias de evaluación y herramientas que utilice, le darán la idea más precisa y casi completa de los aspectos de la comunidad - actuales y del pasado - con las que usted está interesado.
¿Quién debería utilizar los registros públicos y la información de archivo, y cuándo?
___Cualquier grupo o individuo cuando están involucrados en evaluación comunitaria.
___Activistas comunitarios, cuando quieren comprender mejor su tema y respaldar sus argumentos con datos y cifras precisas.
___Historiadores de la comunidad, cuando necesitan una idea no sólo de la historia "objetiva" de la comunidad - qué grupos se asentaron en qué momento, qué industrias han sido importantes, qué eventos históricos importantes se llevaron a cabo allí - pero también de la historia humana.
___Organizaciones e instituciones de salud y servicios sociales, cuando el tema es la prevención, o cuando hay una crisis o un problema en la comunidad, es importante tener la información sobre el estado actual de la comunidad, su historia pasada con temas determinados, y antiguos esfuerzos de prevención o soluciones.
___Las autoridades públicas y otros responsables de la toma de decisiones, involucrados en evaluación comunitaria o que intentan determinar cuál es la mejor política en un tema determinado.
¿Cómo se utilizan los registros públicos y la información de archivo?
___Determinar qué tipo de información usted necesita: histórica, demográfica, relacionada con la salud, económica, de vivienda, de uso de la tierra y el desarrollo, etc.
___Determinar dónde encontrar la información: datos censales, registros federales, estatales, o locales, archivos locales o estatales, o los archivos de los medios, bibliotecas, museos, universidades, y otras instituciones y organizaciones.
Utilice la información de manera inteligente:
___No se abrume con información.
___Utilice los indicadores de nivel comunitarios para conocer más acerca de la realidad de las circunstancias de la comunidad.
___Examine los determinantes sociales de los temas.
___Utilice comparaciones con comunidades similares para comprender si los temas en su comunidad son excepcionales.
___Piense sobre las distintas formas en las que puede averiguar qué quiere hacer.