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Capítulo 15. Ser un dirigente efectivo >
Sección 4. Promover la comunicación interna > Promover la comunicación interna
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Herramientas y listas de verificación | Contribución de Phil Rabinowitz. Editado por Bill Berkowitz y Tim Brownlee. Traducido por Guaria Colombari.
Revisado en español por Adriana Tolentino |
Herramienta #1: Cuestionario para evaluar y discutir el patrón de comunicación de la organización
(Adaptado de Trabajar Juntos de David W. Johnson y Frank P. Johnson)
Inicie una discusión sobre la comunicación en grupos, contestando las siguientes preguntas tan honestamente como sea posible.
1. Si yo, como facilitador de grupo, estuviese brindando información y los demás integrantes del grupo sólo estuviesen sentados, callados, con caras expresivas, yo
_____ les daría instrucciones clara y precisamente y luego continuaría.
_____ los motivaría a hacer preguntas hasta que yo estuviese seguro de que todos comprendieron y de que saben qué esperar.
2. Si un facilitador de grupo diese información que yo no comprendiera, yo
_____ me mantendría en silencio y luego le preguntaría a otro miembro del grupo qué quiso decir el facilitador.
_____ de inmediato le pediría al facilitador que repita las instrucciones y responda mis preguntas hasta estar seguro de que entendí y de que sé qué esperar.
3. ¿Cuán frecuentemente usted le hace saber a los demás cuando le gusta o le disgusta algo que dicen o hacen?
Nunca 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Siempre
4. ¿Cuán frecuentemente usted le hace saber a los demás cuando está irritado, impaciente, avergonzado o en oposición debido a algo que ellos han dicho o hecho?
Nunca 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Siempre
5. ¿Cuán frecuentemente usted se preocupa por lo que los demás están sintiendo y por cómo están reaccionando, en lugar de asumir que lo sabe?
Nunca 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Siempre
6. ¿Cuán frecuentemente usted alienta a los demás a decirle cómo están reaccionando ante sus palabras y acciones?
Nunca 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Siempre
7. ¿Cuán frecuentemente usted se asegura de comprender lo que los demás realmente quieren decir antes de estar de acuerdo o en desacuerdo con ellos?
Nunca 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Siempre
8. ¿Cuán frecuentemente usted parafrasea o reafirma lo que los demás han dicho antes de responderles?
Nunca 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Siempre
9. ¿Cuán frecuentemente usted se guarda para sí mismo pensamientos, ideas, sentimientos y reacciones?
Nunca 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Siempre
10. ¿Cuán frecuentemente usted se asegura de transmitir cualquier información que posea sobre los temas de importancia o sobre temas en discusión?
Nunca 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Siempre
Las primeras dos preguntas evalúan si su forma de comunicación va en ambos sentidos. Las preguntas 3 y 4 se enfocan en su disposición para hablar a los demás sobre el efecto que han tenido sus mensajes sobre usted; las 5 y 6, en su disposición a pedir y recibir la misma información sobre sus propios mensajes. Las preguntas 7 y 8 se ocupan de cómo usted recibe los mensajes de los demás. Finalmente, las preguntas 9 y 10 se ocupan de cuán tan dispuesto se halla usted a brindar información.
Viendo el panorama completo, ¿Cómo describiría usted su propio patrón de comunicación?
Lista de puntos importantes
Aquí encontrará una lista que resume los puntos importantes de la sección.
___ Usted comprende lo que es la comunicación interna
___ Se comprenden las ventajas de utilizar la comunicación interna y de promoverla.
Ambiente y cultura de la organización
___ Se practica lo que se predica.
___ Se confía en todos de forma similar.
___Se ha asegurado que la información fluya en todas direcciones.
Definiciones claras de lo que debe ser comunicado y por quién
___ Se ha comunicado información que afecta las condiciones laborales de todos o de uno o varios individuos.
___ Se ha asegurado que los problemas entre el personal sean enfrentados inmediatamente.
___ Se ha asegurado que la información pertinente e importante sea comunicada a todos los involucrados
Sistemas
___ Se han utilizado sistemas para promover la comunicación interna.
- Contratación
- Capacitación del personal
- Supervisión
- Reuniones regulares
- Procedimientos y lineamientos claros de comunicación para enfrentarse a situaciones fuera de lo común
- Accesibilidad de todos en la organización
- Oportunidades ocasionales e institucionalizadas para socializar, ya sea en el trabajo o en otro lugar
Monitoreo y mejora de la comunicación interna
___ Se ha evaluado la satisfacción del personal con la información que recibe.
___ Se ha recolectado retroalimentación de las reuniones de personal.
___ Se ha hecho de la comunicación interna un tema en las reuniones de la organización.
___ Se ha puesto a prueba el flujo de información en la organización.