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Capítulo 12. Proporcionar capacitación y asistencia...>
Sección 6. Organizar una teleconferencia >
Organizar una teleconferencia |
Herramientas y listas de verificación | Contribución de Jenette Nagy Editado por Jerry Schultz y Kate Nagy Traducido por Verónica Echegaray Revisado por Adriana Tolentino |
Lista de verificación
Aquí encontrará una lista que resume los puntos más importantes de esta sección.
¿Qué es una teleconferencia?
__ Una teleconferencia es una reunión “electrónica” entre dos o más personas que están separadas por grandes distancias
__ Las teleconferencias pueden incluir una o alguna combinación de tres tipos de comunicación: audio, video e información (documentos, imágenes, archivos de computadora, etc.)
¿Por qué organizar una teleconferencia?
__ Desarrollo Profesional
__ Colaboración en programas o iniciativas a nivel departamental, regional o nacional.
__ Educación y aprendizaje a distancia.
__ intercambio de ideas.
__ Comunicación de reglas, regulaciones, expectativas, etc.
__ Consultas con expertos
__ Conexiones entre los participantes.
__ Mayor exposición de un orador importante, ceremonia de premios, reunión anual, etc.
__ Abogacía/defensa
__ Reuniones entre colegas separados por grandes distancias.
¿Cuándo organizar una teleconferencia?
__ Cuando se quiere involucrar un grupo grande de personas
__ Cuando deben realizarse reuniones de forma frecuente entre personas ubicadas en diversos lugares.
__ Cuando es esencial para el propósito de la conferencia que los participantes visualicen y/o manipulen archivos de computadoras mientras la conferencia se lleva a cabo.
__ Cuando se debe tomar una decisión inmediata y se necesita convocar a las personas de forma oportuna.
¿Quién debe organizar la teleconferencia?
Los promotores/iniciadores pueden ser:
__ Organismos financiadores
__ Agencias estatales
__ Hospitales u otros centros de capacitación y prácticas
__ Colegios y universidades
__ Asociaciones profesionales nacionales o estatales
__ Agencias de liderazgo que colaboran con diferentes comunidades
__ Consultores profesionales o proveedores que han sido contratados por alguna de las entidades anteriores para brindar capacitación, evaluación, equipo, programas informáticos e instrucciones para su uso u otros servicios a participantes en trabajo comunitario y salud.
Los sitios anfitriones pueden ser:
__ Organizaciones comunitarias locales
__ Sucursales locales de agencias estatales
__ Clínicas u hospitales
__ Escuelas, colegios y universidades
__ Delegaciones locales de asociaciones profesionales.
¿Cómo organizar una teleconferencia?
__ Determinar el propósito y los temas de la teleconferencia.
__ Identificar a la audiencia.
__ Escoger la tecnología para la teleconferencia.
__ Organizar los sitios anfitriones.
__ Escoger una fecha y hora para la conferencia.
__ Arreglar la conferencia con el proveedor de servicios adecuado, en caso que sea necesario.
__ Asegurar el nivel de coordinación técnica tanto del lado del promotor como de los sitios anfitriones/recepción.
__ Correr la voz – darle publicidad a la teleconferencia.
__ Inscribir – reclutar y anotar a los participantes.
__ Preparar los sitios.
__ Dar la bienvenida a los participantes y hacer el papeleo.
__ Llevar a cabo la teleconferencia.
__ Evaluar la teleconferencia.
__ Dar seguimiento.