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Capítulo 39. Usar el sistema de evaluación para entender y mejorar... >
Sección 4. Informar a financiadores para obtener apoyo y para rendir cuentas >
Informar a financiadores para obtener apoyo y para rendir cuentas |
Herramientas y listas de verificación | Contribución de Aimee Whitmann y Eric Wadud Editado por Bill Berkowitz y Jerry Schultz |
Herramienta #1
Herramienta #1: Esquema de Reporte de Evaluación
La portada debe incluir:
- título del programa y ubicación
- nombre(s) del (los) evaluador (es)
- período cubierto en el reporte
- fecha del reporte
Diseñe la portada ordenadamente y de manera que se vea agradable, la portada es lo primero que ve la audiencia y da una impresión importante.
Sección I -- Resumen (o Resumen Ejecutivo)
Este presenta una visión general breve (dos o tres páginas) de los principales hallazgos y recomendaciones de la evaluación. Algunas personas pueden estar muy ocupadas para leer más allá del resumen, así que asegúrese que es lo más completo y claro posible. El resumen debe incluir:
- ¿Qué fue evaluado?
- ¿Por qué se hizo la evaluación?
- ¿Cuáles son los principales hallazgos y recomendaciones?
Y, si el espacio lo permite:
- ¿A cuál audiencia está dirigido el reporte?
- ¿Cuáles decisiones, si es que las hay, se han tomado o tienen que tomarse basadas en los resultados de la evaluación?
- ¿Para quiénes más podría ser de interés o importancia el reporte?
Sección II – Información sobre los antecedentes del programa
Es de suponer que la mayoría de la gente que leerá el reporte de su evaluación tendrá al menos alguna familiaridad con el programa, pero este no necesariamente es el caso. Y aún las personas que tienen familiaridad con el programa pueden tener algunos conceptos equivocados, así que tómese su tiempo para dejar claras sus metas, plan estratégico, estructura organizacional y otros elementos esenciales del programa. Típicamente, esta sección debe incluir:
- Orígenes del programa
- Metas del programa
- Clientes relacionados con el programa
- Estructura administrativa / organizacional
- Actividades y servicios del programa
- Materiales utilizados y producidos por el programa
- Equipo del programa
Sección III – Descripción de la Información
Esta parte explica por qué la evaluación fue hecha y lo que se espera aprender de ella. También debe explicar cualquier cosa que la evaluación no pretendía hacer. Aquí hay algunas preguntas que se deben responder en esta sección:
- ¿Quién solicitó la evaluación?
- ¿Pretendía la evaluación satisfacer a alguna audiencia particular, y de ser así cuál (es)?
- ¿Hubo restricciones en la evaluación en términos de dinero, tiempo o recursos?
- ¿Se utilizó algún tipo de diseño de evaluación, y de ser así, cuál?
- ¿Cuál fue el tiempo de recolección de datos?
- Para cada medida, ¿qué tipo de datos se recolectaron?
- ¿Qué tipo de métodos se utilizaron para recolectar datos, y por qué se escogieron estos métodos en particular?
- ¿Cómo aseguraron los evaluadores la exactitud?
Sección IV – Resultados de la Evaluación
Esta parte explica en detalle cuáles son los hallazgos. Esto puede incluir:
- Todos los datos recolectados, analizados, registrados y organizados de manera entendible (cuadros, tablas, gráficos, etc.)
- Selecciones de entrevistas
- Testimonios de clientes y participantes
- Resultados de cuestionarios
- Resultados de evaluaciones
- Evidencia anecdótica
Sección V – Discusión de Resultados
Aquí tendrá oportunidad de entrar en más detalle; el porqué de los resultados de la evaluación. Esta parte debe responder las siguientes preguntas:
- ¿Qué tan seguro está de que su programa o iniciativa causó estos resultados?
- ¿Hubo factores que pudieran haber contribuido con los resultados?
- ¿En qué manera se diferencian los resultados de lo que hubieran sido si el programa no hubiese existido?
- ¿Cuáles sienten los evaluadores que son las fortalezas y debilidades del programa?
Sección VI -- Costos y Beneficios
Esta parte del reporte es opcional; si decide incluirla, le da una oportunidad de justificar el presupuesto y las decisiones financieras del programa. Si lo incluye, le sugerimos que incluya:
- Costos asociados con la iniciativa (no solo costos financieros, pero costos en términos de recursos, energía, resultados y horas de trabajo de equipo / voluntarios)
- Métodos utilizados para determinar el presupuesto
- Beneficios del programa (tanto financieros como no financieros)
Sección VII -- Conclusiones
Después de escribir todo esto, puede ser tentador esbozar una conclusión rápida para el reporte, pero ¡evite esta tentación! Esta es una parte muy importante pues es aquí donde se hacen las recomendaciones:
- ¿Cuáles son las conclusiones principales a las que se puede llegar como resultado de esta evaluación?
- ¿Siente que hay algo que no deba ser juzgado en este momento, y de ser así, qué?
- Basado en la evaluación de resultados, ¿qué recomendaciones pueden hacerse para el programa?
- Si la evaluación le da una idea acerca de lo que el futuro le depara a la iniciativa, ¿cuál sería?
- ¿Qué funcionó bien en la evaluación? ¿Qué no funcionó tan bien?
- ¿Qué recomendaciones tiene para quienes hagan futuras evaluaciones con el programa?
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Lista de Verificación
A continuación encontrará una lista que resume los puntos más importantes de esta sección.
Comprende algunas de las razones por las cuales debe intentar dar conocer su iniciativa a otros:
____ Para que el público conozca que existen
____ Para que el público conozca lo que han estado haciendo para ayudar a su comunidad
____ Para impulsar el interés público
____ Para exponer el problema y motivar al público a tomar acciones
Comprende las siguientes razones para informar al público a nivel local:
____ Para ayudar a crear conciencia acerca del problema
____ Para ayudar a atraer voluntarios, patrocinadores, y recursos en especies de ciudadanos y agencias locales preocupadas
____ Para promover el registro de esfuerzos de voluntarios y colaboradores
____ Para ayudar a hacer presión sobre reglamentos locales o cambios de programas que tratan asuntos de preocupación o interés
____ Para demostrar responsabilidad a la comunidad, fiduciarios y patrocinadores
Comprende las siguientes razones para informar al público a nivel estatal:
____ Para crear un nombre para la iniciativa en el estado, lo que la hace más competitiva al buscar recursos estatales
____ Para ayudar a establecer una red estatal de personas y agencias con metas similares
____ Para ayudar a presionar cambios legislativos que tratan asuntos de preocupación o interés
____ Para ayudar a la iniciativa a cosechar reconocimiento y recursos del estado y la región
Comprende las siguientes razones para informar al público a nivel nacional:
____ Para crear un nombre para la iniciativa a nivel nacional, lo que la hace más competitiva al buscar recursos estatales o federales o de fundaciones privadas grandes
____ Para ayudar a intervenir en redes nacionales de personas y agencias con metas similares y amplia experiencia
____ Para ayudar a la iniciativa a cosechar reconocimiento y recursos de todo el país
____ Para motivar alianzas comunitarias a trabajar en el problema o asunto
Comprende las tres recomendaciones para asegurarse de que no ignoren los hallazgos:
____ Dar la información a la gente adecuada
____ Abordar los asuntos que esas personas piensen son importantes
____ Asegurarse de que la información se presente a tiempo para que sea útil y de manera que se entienda claramente
¿Ha compartido datos con las siguientes audiencias clave (si es apropiado)?
____ miembros
____ voluntarios
____ partidarios en la comunidad
____ patrocinadores
____ su población meta
____ el público en general
Ha compartido los datos con las siguientes audiencias locales (si es apropiado):
____ organizaciones cívicas
____ grupos de negocios
____ organizaciones de base local
____ juntas escolares
____ grupos de padres de familia y profesores
____ organizaciones eclesiásticas
____ prensa local (editores, juntas editoriales, o periodistas que normalmente cubren la iniciativa de su grupo)
____ organizaciones de salud
____ oficiales gubernamentales elegidos y nombrados
____ otorgadores de becas o subvenciones
Ha compartido los datos con las siguientes audiencias estatales / regionales (si es apropiado):
____ conferencias profesionales estatales y regionales
____ talleres regionales de entrenamiento profesional
____ organizaciones de base local y organizaciones de apoyo
____ conferencias eclesiásticas
____ otorgadores de becas
Ha compartido los datos con las siguientes audiencias nacionales (si es apropiado):
____ conferencias profesionales
____ talleres de entrenamiento profesional
____ organizaciones de base local y organizaciones de apoyo
____ conferencias eclesiásticas
____ otorgadores de becas
Si está lidiando con audiencias difíciles:
____ Ha anticipado sus preguntas, preocupaciones y objeciones. Trate de anticipar lo que a esta audiencia en particular no le agrada respecto a lo que tengan que decir, y busque respuestas calmadas, mesuradas, lógicas y profundas para darles. Si es posible, siéntense con alguien que conoce a la audiencia bien para obtener retroalimentación acerca de las preguntas o consultas que puedan hacer y de cómo podrían reaccionar con las respuestas. Esto le evitará ponerse nervioso o defensivo durante la presentación.
____ Si es apropiado, solicite a una figura primaria de la iniciativa presentar los hallazgos
____ Solicite a otra persona presentar la información
____ Refuerce los datos repetidamente
____ Mantenga la calma
Al hablar con la prensa acerca de los hallazgos de su información, ha hecho lo siguiente:
____ Ser honesto con los periodistas
____ Escribir sus propios comunicados de prensa
____ Entrenar a sus periodistas
Al desarrollar un formato general de presentación, ha incluido lo siguiente:
____ Los asuntos de preocupación o interés
____ Las metas y estrategias de la iniciativa y los métodos para alcanzar esas metas
____ Datos de las actividades (por ejemplo servicios provistos)
____ Datos de los logros (por ejemplo cambios comunitarios)
____ Datos de los resultados (por ejemplo medidas de comportamiento e indicadores de nivel comunitario)
____ Ha mantenido las ayudas visuales simples para evitar los problemas de interpretación de datos
Ha identificado diferentes vías para dar a conocer los resultados de la evaluación, incluyendo:
____ boca a boca
____ presentaciones
____ periódicos y boletines
____ radio (tanto servicios públicos de anuncios como noticias locales o programas de llamadas)
____ cobertura televisiva
____ revistas profesionales
Comprende los diferentes formatos para presentar los resultados de evaluación y cuándo puede ser apropiado utilizarlos:
____ Reportes técnicos
____ Resumen ejecutivo
____ Documento técnico profesional
____ Artículo profesional
____ Comunicado de prensa y/o conferencia de prensa
____ Reunión pública
____ Aparición en los medios
____ Talleres para el personal de trabajo
____ Boletines / afiches
____ Memorando
____ Discusión personal
Ha considerado las siguientes posibles metas para su presentación:
____ Dinero y recursos en especie para la iniciativa
____ Voluntarios para las actividades del proyecto
____ Influencia para cambiar un programa, política o práctica
____ Contribuciones sobre cómo hacer la iniciativa más receptiva
____ Superar la resistencia a la iniciativa
____ Ideas sobre como la iniciativa puede hacerse más efectiva
Ha seguido los siguientes pasos para desarrollar su presentación:
____ Comprende a los usuarios primarios y a las audiencias.
____ Ha revisado los resultados de la evaluación con el equipo del programa antes de escribir el reporte de la evaluación.
____ Ha tomado tiempo para informar a las figuras políticas importantes antes de mostrar el reporte al público.
____ Conoce que el reporte final puede ser un pequeño documento que resuma los hallazgos de la evaluación con un apéndice técnico para los interesados.
____ Si ha decidido hacer una presentación oral, hizo una pequeña cantidad de cuadros y tablas que ilustran los hallazgos más importantes.
____ Su reporte inicia con las razones por las que se hizo la evaluación, cuáles preguntas se hicieron y por qué se escogieron esas preguntas.
____ Ha explicado lo que su grupo o coalición quiso aprender de la evaluación y cuáles métodos se utilizaron para conducir la evaluación.
____ Ha explicado qué tipo de implicaciones tienen los resultados en su grupo o iniciativa.