Tabla de Contenido >
Capítulo 43. Manejar las finanzas >
Sección 2. Administrar el dinero >
Administrar el dinero |
Herramientas y listas de verificación | Contribución de Phil Rabinowitz. Editado por Bill Berkowitz & Tim Brownlee Traducido por Ximena Correa. Revisado en español por Dafne Vargas Hernández |
Herramienta #1: Hojas de cálculo
Una hoja de cálculo es una forma de visualizar un presupuesto o las finanzas de una organización de una forma que clarifique cuánto dinero puede ser/o ha sido gastado para cada categoría de cada fuente de financiamiento. En términos simples, una hoja de cálculo es un cuadriculado con una lista de fuentes de financiamiento a lo largo del borde superior y una lista de categorías de gasto bajando a lo largo del borde izquierdo, de tal manera que cada columna vertical represente una fuente de financiamiento, y cada fila horizontal representa una categoría de gasto. Donde se unen cada columna y cada fila (a este punto de encuentro se le llama celda), debiera haber un número que represente el monto de dinero de esa determinada fuente de financiamiento (la columna) que va hacia esa categoría de gasto en particular (la fila).
Aunque usted puede hacer una hoja de cálculo ya sea a mano o con computador, las ventajas de una hoja de cálculo en computador son que le permite colocar fórmulas en celdas determinadas para sumar una columna o fila, o por otro lado, asegurarse de que el número en esa celda refleje un cambio en otro lugar. En la hoja de cálculo a continuación, por ejemplo, cada celda en la fila de "Totales" en la parte inferior suma automáticamente todas las cifras en esa columna, de tal modo que si ingresa un número nuevo en una de las celdas en esa columna, el total en la parte inferior cambiará automáticamente. Lo mismo sucede para las celdas en la columna "Totales" a la derecha, con una diferencia que esas celdas están configuradas para sumar sus filas. En la fila de "Complementarios", cada celda - excepto por las de "Totales" -está configurada para calcular el 25% del total de los sueldos en la columna, porque ya sabe que los beneficios complementarios corresponden al 25% del sueldo.
Programa de Salud Comunitaria Conglomerado Solidario Consolidado
| | Fundación United Way | Departamento de Salud | Condado | Sorteo | Totales |
| Salario Coord | $ 2,000.00 | $22,000.00 | $ 5,000.00 | $1,000.00 | $30,000.00 |
| Salario Auxiliar | $ 5,000.00 | $ 8,000.00 | $ 4,000.00 | $1,500.00 | $18,500.00 |
| Complementarios | $ 1,750.00 | $ 7,500.00 | $ 2,250.00 | $ 625.00 | $12,125.00 |
| Renta | $ 750.00 | $ 5,500.00 | $ 2,000.00 | $ 125.00 | $ 8,375.00 |
| Seguro | $ - | $ 1,500.00 | $ - | $ - | $ 1,500.00 |
| Artículos de Oficina | $ 500.00 | $ 1,200.00 | $ 275.00 | $ - | $ 1,975.00 |
| Materiales del Programa | $ - | $ 1,300.00 | $ 475.00 | $ - | $ 1,775.00 |
| Totales | $10,000.00 | $47,000.00 | $14,000.00 | $3,250.00 | $74,250.00 |
Debido a que las celdas cambian sus totales automáticamente cuando se introducen las nuevas cifras, una hoja de cálculo de computador hace más fácil probar distintas formas de gastar el dinero, y de ver directamente cuánto puede usted gastar en determinadas categorías.
Lista de Verificación
A continuación encontrará una lista que resume los puntos más importantes de esta sección.
___Usted entiende por qué su compañía necesita un plan de administración de dinero
___Usted ha incluido los siguientes sistemas y decisiones en su plan de administración:
___Contabilidad
___Transacciones bancarias
___Manejo de dinero
___Caja chica
___Nómina de pagos
___Deudas por cobrar y por pagar
___Administración de donaciones
___Manejo de temas de flujo de efectivo
___Computarización de su contabilidad
___Tipos de cuentas bancarias
___Qué conforma un empleo a tiempo completo
___Qué cuentas y obligaciones resolver primero
___Usted ha consultado si es un candidato posible para la condición de exención de impuestos
Manejo del flujo de efectivo
___Usted intentó anticipar cuándo podrían ocurrir problemas de flujo de efectivo
___Usted ha establecido sus prioridades con anticipación
___Usten desarrolló un plan de contingencia de flujo de efectivo basado en sus prioridades y la situación de su organización
Temas de administración e inversión
___Usted ha revisado los siguentes temas de manejo diario de dinero:
___Comprar bienes y servicios
___Negociar con financiadores
___Mantener los sistemas
___Un Certificado de Depósito
___Una Cuenta de Money Market