Tabla de Contenido >
Capítulo 9. Desarrollar una estructura organizativa para... >
Sección 9. Comprender y redactar contratos y memorandos... >
Comprender y redactar contratos y memorandos de acuerdo |
Herramientas y listas de verificación | Contribución de Chris Hampton y Phil Rabinowitz. Editado por Bill Berkowitz y Jerry Schultz. Traducido por Verónica Echegaray.
Revisado en español por Adriana Tolentino. |
Lista de Verificación
Aquí encontrará una lista que resume los puntos más importantes de la sección.
¿Qué son los contratos y los memorandos de acuerdo?
__ Se sabe que un contrato o un subcontrato es un documento legal que propone los términos de un intercambio de valores.
__ Se sabe que un memorando de acuerdo no es un documento legal y que describe un acuerdo previamente acordado para cooperación, colaboración, apoyo mutuo o algo similar entre individuos u organizaciones.
¿Cuándo usar cada documento?
__ Se usa un contrato o subcontrato siempre que haya dinero de por medio o donde haya algún otro intercambio de una mercadería por otra.
__ Se usan un memorando de acuerdo para aclarar las relaciones entre dos o más individuos u organizaciones que cooperan o colaboran entre sí.
¿Cómo leer y comprender un contrato?
__ Leer cuidadosamente cada palabra del documento.
__ No dejar que el lenguaje legal sea intimidante.
__ Familiarizarse con frases y cláusulas estándar que podrían encontrarse en una cantidad de contratos.
__ Pedir una explicación – del que redactó el contrato y/o de un abogado u otra persona en cuyo consejo se confíe – si hay algo que no se comprende o que se quiere preguntar.
__ Asegurarse de que los términos del contrato sean aceptables preguntándose:
- Si todo lo que hay en él es factible.
- Si todas las condiciones son posibles para la organización.
- Si algo en el contrato es peligroso para el funcionamiento o la existencia de la organización.
- Si los recursos especificados en el contrato – financiamiento u otra cosa – son adecuados para que se pueda hacer el trabajo.
- Si hay protecciones incluidas tanto para la organización como para el patrocinador, en el caso de desacuerdo o de acusaciones de violación del contrato.
- Si las restricciones y reglamentaciones, si las hay, son razonables y no perjudiciales para la operación total de la organización.
- Si cualquier cosa en el contrato es diferente de lo que se había dicho previamente.
__ Negociar los puntos que se quieren cambiar antes de firmar el contrato.
¿Cómo leer y comprender un memorando de acuerdo?
__ Leer cuidadosamente cada palabra.
__ Buscar ayuda para comprender cualquier cosa que no esté clara.
__ Asegurarse de que los términos de un memorando de acuerdo sean aceptables preguntándose:
- Si todos los puntos son razonables.
- Si refleja lo esperado y lo acordado.
- Si el documento trata la situación o problema en cuestión de una manera que la organización apoya.
- Si alguna de las partes del acuerdo está prometiendo algo que no puede cumplir.
- Si todo lo del acuerdo es factible – que se pueda hacer con los recursos disponibles, por ejemplo, y dentro del plazo necesario.
- Si se está pidiendo acordar algo que es perjudicial para la organización o contrario a sus principios.
__ Negociar cualquier punto que se quiera cambiar antes de firmar el acuerdo.
__ Tratar al memorando de acuerdo como una promesa que necesita cumplirse tal como si fuera un contrato.
¿Cómo redactar un contrato?
__ Procurar que tanto el lenguaje como el contenido del contrato sean tan claros y específicos como sea posible.
__ Definir quiénes son las partes del contrato y el período de tiempo que éste cubre.
__ Explicar, tan específicamente como sea posible, cuáles son los alcances de los servicios, productos u otros intercambios de ambos lados; quién está involucrado; cómo será llevado a cabo; cuándo se realizará (el plazo del contrato) y dónde tendrá lugar, si esto es relevante.
__ Si hay dinero de por medio, describir los detalles del pago.
__ Detallar otras obligaciones de cada parte.
__ Expresar cómo será evaluado el desempeño del contratista.
__ Describir las consecuencias si cualquiera de las partes no cumple con lo acordado.
__ Definir las condiciones bajo las cuales el contrato puede ser terminado por cualquiera de las partes.
__ Explicar las condiciones bajo las cuales el contrato puede ser cambiado.
__ Cuando se haya terminado, mostrarle la versión final del contrato a otros – especialmente a las personas que estuvieron involucradas en las discusiones iniciales con el contratista – para ver si se expresa en él lo que se quería y si se abarcan con claridad todas las especificaciones necesarias.
__ Entregar el contrato al contratista y prepararse para negociar algunas partes.
¿Como redactar un memorando de acuerdo?
__ Elaborar el acuerdo de antemano con los otros firmantes, de modo que no haya sorpresas.
__ Hacer tanto el lenguaje como el contenido del acuerdo tan claro y específico como sea posible.
__ Redactar un memorando de acuerdo de la misma manera y con el mismo cuidado como si se redactaran un contrato.