Caja de Herramientas Comunitarias

Nuestra Misión

Promover la salud y desarrollo comunitarios conectando personas, ideas, y recursos.

�Qué significa obtener retroalimentación de tus constituyentes?

�Por qué deber�as obtener retroalimentación de tus constituyentes?

�Cuándo deber�as obtener retroalimentación de tus constituyentes?

Cómo hacer las preguntas correctas

Más buenos consejos

Obteniendo retroalimentación formal: Conduciendo una encuesta

�Por qué deber�as obtener retroalimentación de tus constituyentes?

Por obtener retroalimentación, simplemente nos referimos a hacer preguntas para determinar algo que quieres saber. Muy a menudo, se busca retroalimentación para determinar qué tan bien las personas sienten que tu organización esta haciendo, y tambión qué tan importante creen que son las metas de tu agencia. Retroalimentación se puede obtener de diferentes maneras, algunas tan simples como tener una conversación casual o leer art�culos y editoriales en el peri�dico. Retroalimentación formal - datos que puedes medir - es usualmente obtenido a trav�s de uno de los siguientes m�todos:

El t�rmino constituyente, como lo usamos ac�, se puede referir a una variedad de personas, incluyendo a aquellos afectados (directamente o indirectamente) por el trabajo de tu agencia, oficiales elegidos, miembros de tu coalición, periodistas, l�deres comunitarios, y otros.

�Por qué deber�as obtener retroalimentación de tus constituyentes?

• Para entender cómo tu organización es percibida;
• Para mejor entender lo que la comunidad realmente necesita;
• Para ayudar a poner prioridades a tareas;
• Para generar emoción e inter�s renovada en tu programa;
• Para tener información lista para uso futuro (como para propuestas para donación y preguntas de la prensa);
• Para aumentar conciencia comunitaria de quién eres y qué haces;
• Y en general, para mejorar tú programa.

�Cuándo deber�as obtener retroalimentación de tus constituyentes?

Deber�as tratar de obtener retroalimentación informal como un proceso continuo. Retroalimentación formal puede ser usada en diferentes tiempos, incluyendo:

Sin embargo, siempre deber�as estar seguro que sabes cómo usar la información que obtienes. Nada es m�s frustrante para tus participantes que el dar retroalimentación que no es usada.

Cómo hacer las preguntas correctas

Hazte las preguntas correctas

�Qué quieres saber? Alguna información que puedes recolectar simplemente no ser� usada, as� que simplemente no vale la pena el tiempo que el personal usar� para recolectarla. Por ejemplo, tal vez has recibido una donación para reducir embarazo adolescente en tu comunidad. Puede que la comunidad perciba o no el embarazo adolescente como un problema menos importante para ti que otros asuntos, porque el programa va a ser implementado de todas maneras. En este caso, har�a sentido que tu grupo usara sus recursos de diferente manera, como el determinar que necesidades espec�ficas con respecto al embarazo adolescente deber�an ser resueltas.

�Quién ya ha hecho esto? Chequea para ver si alguien, como investigadores u otra agencia, ya ha hecho una encuesta en tu comunidad haciendo las mismas preguntas que te gustar�a que responder. Tu coalición sin duda alguna debe estar suficientemente ocupada; no trates de reinventar la rueda.

�A quién le deber�as preguntar? Decide a quién querr�s encuestar. Hay una variedad de personas a las que puedes querer encuestar, dependiendo de qué quieres encontrar. Personas posibles pueden incluir:

• Los objetivos de cambio, o aquellos cuyas acciones quieres que cambien;
• Las personas m�s afectadas por el problema que estas resolviendo;
• Profesionales en tu �rea;
• Administradores locales (directores, coordinadores, principales, etc.)
• Financiadores posibles o actuales para tu programa;
• Oficiales elegidos;
• Periodistas;
• Investigadores y expertos del campo;
• Miembros de tu coalición.

Luego, decide si quieres obtener tu información de manera cerrada (encuestando a un grupo selecto de personas) o de manera abierta (cualquiera que puede usar un l�piz o hablar por algunos minutos). Se cuidadoso de no preguntar a administradores que te digan las necesidades de aquellos m�s afectados; en vez de eso, preg�ntale a los mismos afectados.

�A cu�ntas personas te gestar�a preguntar? Si s�lo estas encuestando a los miembros activos de una coalición peque�a (de menos de 50 miembros, digamos), puedes intentar encuestar a todos. Si deseas aprender sobre los sentimientos de adolescentes en tu coalición con respecto a abuse de drogas, sin embargo, puedes encontrar dif�cil el entrevistar a cada adolescente, y en lugar de eso seleccionar al azar un grupo m�s peque�o y manejable para entrevistar.

�Cómo le quieres hacer preguntas a las personas? Esto puede ser hecho de diversas maneras, incluyendo:

• ESCUCHAR, ESCUCHAR, ESCUCHAR las opiniones de las personas que conoces, investigadores de agencias de planeamiento, personas que trabajan en el mismo campo o uno similar, y cualquier otro que puedas pensar;
• Cajas de sugerencias;
• Anotando reuniones casuales y comentarios en una bit�cora;
• Formas de retroalimentación en publicaciones como folletos o la carta de noticias de la agencia;
• Bit�cora de comentarios en el tel�fono;
• Tiempos designados para "criticar durante las reuniones."
• Una encuesta formal: por entrevistas personales, una encuesta telef�nica, o encuesta escrita

Más buenos consejos

• Mantenlo en secreto. Siempre intenta proveer instrucciones para minimizar la posibilidad de parcialidad. Por ejemplo, no discutas lo que quieres descubrir, qué crees que es correcto, o lo que encuestas anteriores te han dicho, cuando est�s escribiendo las instrucciones. Cuando sea posible, permite que las encuestas sean an�nimas.
• Mant�n tus ojos y o�dos abiertos. S� activo en todos los posibles medios de obtener datos, como el aprender lo que se ha dicho en protestas p�blicas, qué quejas se han hecho y que acciones se han tomado, etc.
• Haz lo mejor de la situación. Si las respuestas que obtuviste de tus constituyentes no fueron lo que hab�as esperado--por ejemplo, si responden que tu coalición no est� haciendo nada importante--vuelve a asesorar lo que est�s haciendo, y haz una lluvia de ideas sobre qué m�s puedes hacer para cambiar la opinión p�blica.

Obteniendo retroalimentación formal: Conduciendo una encuesta

Haz decidido aventurarte a hacer una encuesta formal. Pero, �d�nde comienzas? �Cu�l es el formato de tu trabajo y cómo enmarcas las preguntas? Hay vol�menes y vol�menes de información sugiriendo cómo puedes hacer esto, pero por favor considera la siguiente información como un punto de arranque cuando hagas tu encuesta.

1. Decide cómo quieres conducir tu encuesta. Primero, �deber�a ser escrita u oral? Hay muchas ventajas y desventajas para cada una que deber�as tomar en cuenta:

• Una encuesta oral (en persona, en el tel�fono) usualmente es menos formal, y puede ser f�cil de iniciar y conducir. Sin embargo, el lenguaje corporal o tono del entrevistador puede afectar las respuestas del encuestado, y desde luego, anonimidad no es una opción para entrevistas habladas. Adem�s, es m�s probable que las respuestas de una entrevista oral sean vagas y enmara�adas, al tomar tiempo valioso como tambión ser dif�ciles de graficar.
• Una encuesta escrita puede ser formal y exacta, y por lo tanto a largo plazo ser m�s eficiente. Sin embargo, puede ser m�s dif�cil el convencer a personas que respondan a una encuesta escrita mandada por correo a que respondan oralmente, a pesar del tiempo real que toma. Simplemente piensa: si alguien te llama y te pidiera responder a algunas preguntas, probablemente dir�as que s�, a menos que realmente estuvieras ocupado. Sin embargo, si mandas la misma lista de preguntas en el correo, puedes pensar sobre si responder o no, y luego olvidarte, o perder la carta, o simplemente botarla al tacho.) Para evadir esta barrera, considera el dar la encuesta a una "audiencia cautivada," como a un grupo en una reunión o en una clase.

2. Decide el formato de tus preguntas. Pueden ser hechas usando preguntas abiertas o cerradas.

• Preguntas cerradas permiten que el encuestado responda usando un men� de diferentes opciones. Este "men�" puede ser simple como el responder S� o No. Tambión puede tomar la forma de muchas palabras (por ejemplo, "�Cu�l de los siguientes parece ser la mayor preocupación de salud en nuestra comunidad?"), o una escala ("En la escala de uno a cinco, siendo cinco el m�s importante, �cómo percibes la importancia de hacer que los comerciantes dejen de vender alcohol a menores?"). Una escala es usualmente una manera simple pero eficiente de aprender como se sienten las personas tomando la encuesta. Escalas de cinco o siete puntos son las usuales cuando se hacen encuestas de esta manera.
• Preguntas abiertas permiten que el encuestado responda a las preguntas con sus propias palabras, sin motivación de la encuesta. Un ejemplo de una pregunta abierta ser�a, "�Cu�l crees que es la mayor preocupación de salud a la que nuestra comunidad se enfrenta, y por qué crees esto?" La ventaja de usar preguntas abiertas es que puedes obtener respuestas más profundas y pensativas que con preguntas cerradas. Sin embargo, preguntas abiertas tambión pueden ser dif�ciles de interpretar y usar.
• Para obtener lo mejor de ambos mundos, puedes considerar usar una encuesta con preguntas cerradas que deja espacio para comentarios adicionales.

3. Si es posible, elimina toda posibilidad de parcialidad de tu encuesta.

Esto incluye:

• Cuando sea posible, no solicites (o preguntes) los nombres de los entrevistados;
• Evita discutir las expectativas que puedas tener para esta encuesta;
• No discutas resultados de encuestas anteriores.

4. No te olvides de tus modales. Si tu madre fuera a responder estas encuestas, �qué le gustar�a ver? Aseg�rate de agradecer anticipadamente a las personas por su tiempo, d�jales saber cómo usar�s la información que colecciones, y agrad�celes de nuevo al final.

5. Hazla f�cil. Mientras menos involucrados directamente con tu proyecto est�n los encuestados, menor la posibilidad de que est�n dispuestos a tomar bastante tiempo llenando un cuestionario o discutiendo un asunto. Mant�n tu encuesta lo m�s corta posible mientras a�n consigas la información que quieres saber. Una buena t�cnica es simplemente, no hagas preguntas que no vas a usar.

6. Hazla a�n m�s f�cil. Si est�s mandando la encuesta por correo, hazla f�cil de devolver. Siempre incluye un sobre con tu dirección y estampillas.

7. Mantente calmado. No te frustres si solo una peque�a cantidad de entrevistas por correo son devueltas hacia ti; de hecho, deber�as esperar esto. Un �ndice "normal" puede ser solo un tercio de las encuestas que mandas de hecho son completadas.

Fomentamos la reproducción de este material, pero pedimos que se le dé crédito a la Caja de Herramientas Comunitarias: http://ctb.ku.edu.

Recursos

Barry, B. W. (1986). Strategic planning workbook for nonprofit organization s. St. Paul, MN: Amherst H. Wilder Foundation.

Berkowitz, W. R. (1982). Community impact: creating grassroots change in hard times. Cambridge, MA: Schenkman Publishing.

Bryson, J. M. (1991). Getting started on strategic planning: what it's all about and how it can strengthen public and nonprofit organizations. Audiotape. Jossey-Bass Publishers.

Cox, F. M., et al., eds. (1984). Tactics and techniques of community practice. Itasca, IL: Peacock.

Fawcett, S. B., Paine-Andrews, A., Francisco, V., Richter, K. P., Lewis, R. K., Harris, K. J., Williams, E. L., and Fischer, J. L., in collaboration with Vincent, M. L. and Johnson, C. G. (1992). Preventing adolescent pregnancy: an action planning guide for community-based initiatives. Lawrence, KS: Work Group on Health Promotion and Community Development, University of Kansas.

Fawcett, S. B. (1993). Social validity: a note on methodology. Journal of Applied Behavior Analysis, 24, 235-239.

Lord, R. (1989) The nonprofit problem solver. New York: Praeger.

Olenick, A. J., & Olenick, P. R. (1991). A nonprofit organization manual. New York: The Foundation Center.

Unterman, I., & Davis, R. H. (1984). Strategic management of not-for-profit organizations. New York: CBS Educational and Professional Publishing.

Los materiales de la Caja de Herramientas Comunitarias están bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 3.0.