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¿Qué tipos de logro de metas reconocer?
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¿Por qué reconocer el logro de metas?
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¿A quién incluir en el reconocimiento de logro de metas?
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¿Cuándo es el momento más adecuado para reconocer el logro de metas?
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¿Cómo reconocer el logro de metas?
A medida que se aproximaba su primer año, la Coalición de Quabin del Norte se estaba volviendo cada vez más importante; más de sesenta personas habían asistido a sus reuniones y servido en grupos de trabajo. Se había propuesto y obtenido financiamiento para crear una agencia de servicios de información y recomendaciones- una de las necesidades más apremiantes del área- y algunas iniciativas nuevas estaban en proceso de planificación.
Después de cierto debate, la comisión de iniciativas de la coalición decidió organizar un almuerzo y puso a un sub-comité a cargo de ello. El sub-comité se ocupó de encontrar un banquetero local cuyos precios fueran razonables, estableció un precio modesto para la entrada al almuerzo, el cual cubriría casi la totalidad de los gastos, e ideó un método por el cual las personas sin recursos para pagar la entrada, pudieran de cualquier forma asistir sin avergonzarse. Además de las invitaciones a todas las personas en la lista de correo de la coalición, se mandaron comunicados de prensa e invitaciones a los medios de comunicación.
En el almuerzo hubo un conferencista magistral, algunos discursos por parte de políticos locales y estatales, premios por servicio comunitario excepcional y por contribuciones al éxito del primer año de la coalición, y, lo más importante, una celebración debido a que la coalición había alcanzado sus metas iniciales.
Cuando una organización o iniciativa alcanza una meta que se ha propuesto, debe resaltarlo. Es importante que la comunidad sepa que en ella hay una organización efectiva, que hace lo que se propone. Asimismo, es importante que la organización reconozca y se felicite por sus logros, para poder prepararse a avanzar al siguiente objetivo. Esta sección, parte de un capítulo acerca del festejo del trabajo bien hecho, se centra particularmente en reconocer los logros y será útil para reflexionar acerca de lo que se desea lograr con destacar el éxito, y cómo hacerlo.
¿Qué tipos de logro de metas reconocer?
Existen varios tipos de logro de metas, los cuales incluyen reconocimientos de la trayectoria cronológica de la organización; logros de ésta; eventos específicos; y metas logradas por algunos individuos o equipos en particular.
Trayectoria cronológica de la organización.
Una gran meta, particularmente para las organizaciones e iniciativas comunitarias y de base, es la supervivencia. Para dichas organizaciones, pasar el primer año es una gran batalla. Sólo el 15% de ellas sobrevive los primeros cinco años y únicamente alrededor del 2% sigue de pie después de diez. Por ello, cumplir un aniversario, particularmente uno significativo, es un gran logro en sí mismo y debería tener reconocimiento.
Una organización de alfabetización para adultos tuvo una recepción en su primer aniversario e invitó tanto a la prensa como a todos los alumnos, personal y voluntarios que habían participado. En los años siguientes, siempre hubo una fiesta para celebrar el aniversario y un artículo en la prensa local que destacaba los éxitos del programa y su crecimiento en el transcurso de los años.
En su décimo aniversario, la organización realizó una fiesta, a la que invitó a todo aquel que hubiera participado en ella en el curso de su historia, así como también a los medios de comunicación. Además de la mera celebración, se exhibió un álbum de la historia de la organización –recortes de periódicos, fotos, folletos, volantes, copias de financiamientos ganados, etc.-, el cual se les obsequió a los fundadores. También se reconoció y agradeció formalmente a las personas clave en el desarrollo de la organización.
La celebración cumplió varios objetivos: le brindó gran publicidad a la organización; alertó a la comunidad sobre el hecho que ésta había sobrevivido diez años y se había ganado un amplio respeto; condecoró a quienes habían sido responsables de ello; causó que incluso los nuevos alumnos y trabajadores sintieran que formaban parte de algo especial ; y les permitió a quienes tenían una conexión más estrecha con la organización festejar su trabajo y sentir que sus esfuerzos habían merecido la pena.
Logros de la organización.
Algunos ejemplos de logro de metas que merecen mención especial son:
- Logro de metas de servicio. Esto generalmente se expresa en términos de resultados específicos que la organización se ha fijado (reducir el embarazo adolescente en un 15%), pero puede también incluir el número de personas a quienes se les ha ayudado o la provisión de algún servicio nuevo.
- Logro de metas de membresía. Esto normalmente se expresa en un número, pero podría también incluir medidas cualitativas, tales como el incluir más jóvenes o residentes de un cierto barrio en particular.
- Logro de metas de recaudación de fondos. En Estados Unidos, algunas organizaciones locales como United Way colocan un anuncio (normalmente la imagen de un termómetro) en un lugar llamativo –frente al municipio, por ejemplo- en el que pueden registrar el nivel de contribuciones que se van haciendo, con la cantidad objetivo claramente marcada en la parte superior. Cuando las donaciones alcanzan la meta es obvio para todos, y se pone algún tipo de reconocimiento en el anuncio.
- Obtención de alguna subvención o financiamiento particular. Obtener nuevos fondos estatales para el campo de interés o para una organización en particular, una subvención por parte de una fundación, una cuantiosa donación individual, de una corporación o de alguna otra fuente de la comunidad pueden ser logros que merecen celebrarse.
En el estado de Massachusetts (noreste de EE.UU.), cuando el estado comienza un nuevo programa de subvención, normalmente organiza una ceremonia para los principales beneficiarios. Los funcionarios estatales –algunas veces, el gobernador mismo- van a las instalaciones de las organizaciones y llevan cheques gigantes (simbólicos) que entregan a los dirigentes de éstas frente a los flashazos de los fotógrafos de la prensa y las cámaras de televisión.
- Premios u otros tipos de reconocimientos a la organización otorgados por fuentes externas. A pesar de que éstas pueden no haber sido metas específicas establecidas por la organización, normalmente indican el nivel de aceptación y desarrollo de ésta, y pueden ser vistas como metas que toda organización debe proponerse.
- Eventos importantes. Estos eventos por sí mismos marcan el logro de una meta de la organización. La firma de un acuerdo entre dos pandillas rivales, la graduación de un programa de alfabetización para adultos o de capacitación, o la inauguración de una clínica local o un centro psiquiátrico pueden representar el fruto de años de trabajo con ese objetivo en mente. Es hora de informarle al mundo que la meta ha sido alcanzada.
- Metas logradas por algunos empleados u otras personas clave en la organización. Éstas pueden incluir:
- Aniversarios importantes (diez años como director; cinco como voluntario).
- Obtención de un título universitario o de posgrado.
- Elección para un puesto público o un premio en una organización profesional.
- Ascenso dentro de la organización.
¿Por qué reconocer el logro de metas?
Hay algunas razones para celebrar el logro de metas que se relacionan tanto con las necesidades internas como externas de la organización.
- El reconocimiento público del logro de metas puede otorgarle a la organización relaciones públicas positivas. Informarle a la comunidad que la organización ha alcanzado algunos objetivos específicos puede hacer varias cosas por ella:
- Proveer información general, ya que le recuerda a la comunidad sobre la organización y a qué se dedica.
- Atraer nuevos participantes, voluntarios o contribuyentes.
- Mostrarle a la comunidad la eficacia de la organización – que puede cumplir con lo que se propone.
- Llamar atención a las necesidades de la población objetivo.
- Destacar la necesidad de la organización de voluntarios o contribuciones.
- Explicar el asunto de interés a la comunidad.
- La atención pública o privada del logro de metas puede proporcionarles motivación al personal y a los voluntarios.
- A la gente le enorgullece darse cuenta de que su trabajo ha ayudado a alcanzar las metas.
- La conmemoración explícita o implícita de los logros reconoce y elogia al personal y a los voluntarios por lo que han conseguido (hacerlo de manera explícita es mejor).
- Enfatizar el logro de metas les recuerda a los empleados y voluntarios que el éxito es posible y esto les da energía para labores futuras.
- En general, las celebraciones son importantes. El trabajo de servicios de sanidad y comunitarios es difícil y frustrante, incluso deprimente. Se deben aprovechar las oportunidades de celebrar, tanto para salirse de la rutina como para recordarle a la gente por qué realizan este trabajo.
- La celebración de logros enriquece la cultura, la historia y los mitos de la organización y ayuda a mantenerlos.
Cada organización cuenta con su propia cultura (la manera en que se ve a sí misma y al mundo, la cual está moldeada por su filosofía y sus personalidades), su propia historia (los hechos detrás de su fundación y desarrollo) y sus propios mitos (las historias de la organización y de los individuos en ella, de las cuales deriva su imagen de sí misma y de su trabajo. Estos tres elementos le proveen a la organización su identidad y continuidad. Constantemente se van modificando a medida que progresa la vida de la organización, y son mantenidos o cambiados según las realidades de esa vida.
- Estas ocasiones marcan logros importantes en la historia de la organización y le causan a la gente una buena impresión, la cual les hará recordar dichos logros.
- Las anécdotas que surgen de estos eventos ayudan a formar la historia y los mitos de la organización.
- La participación en estas celebraciones ayuda a que el personal, los voluntarios, los miembros y/o los participantes nuevos se sientan incluidos en la cultura de la organización e incorporados en su historia y mitos (“Recuerdo bien esa ocasión…”).
- Una celebración hace la historia de la organización pública e incluye a la comunidad en ello.
¿A quién incluir en el reconocimiento de logro de metas?
Existen muchas formas de reconocer que se ha alcanzado un objetivo (vea abajo). A quién se invite a presenciar o participar en el acto de reconocimiento depende del formato que se escoja. En algunos casos (un simple comunicado de prensa para anunciar el logro alcanzado, por ejemplo), no se invita a nadie. En otros, se puede celebrar solamente dentro de la organización. Y en otras, se podría invitar a toda la comunidad.
Si el propósito tiene que ver con el funcionamiento interno de la organización, probablemente se deba optar por una celebración privada.
Si el propósito está más relacionado con las relaciones públicas y con informar a la comunidad, entonces el reconocimiento debería ser tan público como fuera posible.
Reconocimiento interno.
No se debe pasar por alto mandar un anuncio por medio del correo electrónico o colocar un memorándum en los casilleros de los trabajadores; sin embargo, si se está planificando algo más, se debe decidir a quién invitar. Una lista de algunos posibles invitados puede incluir a:
- Los empleados directamente responsables de los logros.
- Todo el personal. Esto incluye a todos, sin distinción alguna. No se debe asumir que el personal que atiende el teléfono va a hacerlo cuando se esté celebrado la fiesta. Que lo haga la máquina contestadora o alguien contratado especialmente para la ocasión.
Nos referimos a “todo el personal”, asumiendo que se trata de una organización pequeña. Si se trabaja en una universidad, un hospital de tamaño considerable u otras organizaciones con cientos de empleados, en la mayoría de los casos, se tendría que incluir en la celebración sólo a un departamento determinado o al grupo que logró la meta en cuestión. Dentro de dicho grupo; sin embargo, sí se debe incluir a todos.
- Voluntarios. Ellos pueden ser los participantes claves de alcanzar la meta en cuestión. Aún si no lo son, se les podría invitar, particularmente si son considerados una parte integral de la organización.
- Participantes o beneficiarios de los servicios. Si la organización brinda servicios, se podría incluir a quienes se benefician de ellos. Sin ellos, después de todo, la organización no tiene metas a las que aspirar, y muchos de ellos podrían ser una parte tan importante del funcionamiento de ésta como lo son los empleados mismos.
- Integrantes de la junta directiva. Incluir a los miembros de la junta directiva contribuye a aumentar los ánimos y la cohesión de todos los participantes de la iniciativa. También puede darles a los integrantes de la junta directiva una mejor perspectiva de los logros, y pueden volverse mejores defensores de la organización o iniciativa.
- Miembros, si la organización funciona con membresía. Particularmente si las contribuciones financieras o de otro tipo ayudaron a lograr la meta.
- Simpatizantes, tales como funcionarios y miembros de la comunidad, especialmente si contribuyeron a alcanzar los logros.
Reconocimiento público.
Para algunas ceremonias o celebraciones públicas, probablemente se invite a las personas mencionadas anteriormente y se tenga que añadir a algunas o todas las siguientes:
- Funcionarios de la comunidad. Esto incluye a todos los funcionarios pertinentes de la comunidad, incluso los que no apoyaron mucho en el pasado. Ésta puede ser una oportunidad de obtener su respaldo o, por lo menos, su buena voluntad. Nunca se debe dejar pasar la oportunidad de ganarse un aliado.
- Líderes comunitarios específicos, dependiendo del evento. Si se inaugura una clínica, por ejemplo, los invitados lógicos serían el director del hospital, miembros de la comunidad médica y la Junta de Sanidad, así como también empresarios y autoridades religiosas que hayan patrocinado la idea y ayudado a hacerla realidad.
- Otros integrantes de la comunidad que hayan contribuido al esfuerzo.
- El público general. Se podría organizar un festejo o evento de entrada libre, al cual toda la comunidad esté invitada.
- Los medios de comunicación.
Los medios de comunicación deberían ser invitados, o por lo menos informados oficialmente, a estos eventos, incluso si sólo van a celebrarse dentro de la organización. Se debe aprovechar la publicidad para todo punto positivo que la organización realice. En qué medida se quiera implicar a los medios de comunicación depende de la magnitud, la atmósfera y la importancia del evento. Si se trata de un asunto interno, se podría solamente tomar fotos y enviarlas a la par de un comunicado de prensa acerca de los logros (a los editores, particularmente de periódicos pequeños, les encanta recibir comunicados de prensa bien redactados y con fotos).
Si se va a efectuar un evento público de gran magnitud, se debe procurar conseguir delegados de todos los medios de comunicación disponibles (televisión, radio y periódicos). Se les debe persuadir para que entrevisten al director de la organización, a los participantes y a los miembros de la comunidad que iniciaron la campaña que llevó a alcanzar los logros que se celebran. No se pueden tener demasiados reportajes para hablar de lo que la organización hace y de cuán efectiva es.
¿Cuándo es el momento más adecuado para reconocer el logro de metas?
En general, lo mejor es hacer el reconocimiento de los logros tan pronto como éstos sucedan. Si el logro es un evento específico del cual se tiene conocimiento por adelantado (un aniversario o la inauguración de una nueva clínica, por ejemplo), éste en sí mismo puede ser el reconocimiento. Cuando el logro no puede ser anticipado (la obtención de financiamiento, la publicación de un reporte que muestra la alta efectividad del programa, eventos de recaudación de fondos exitosos, etc.), se debe tratar de conmemorar tan pronto como sea posible.
Si hay mucho tiempo entre el logro de la meta y su reconocimiento, la importancia de este último se debilita y pierde mucho de su valor para la organización. Los medios de comunicación no se interesarán tanto en el asunto, las personas que alcanzaron las metas pueden ya no sentirse tan conectadas a las labores que lo hicieron posible y a la comunidad implicada puede no parecerle tan cercano o convincente.
¿Cómo reconocer el logro de metas?
Entonces – sabemos por qué es buena idea enfatizar el hecho que se ha alcanzado una meta importante, sabemos a quién queremos invitar, hemos escogido lugar y fecha. Ahora, ¿Qué vamos a hacer en realidad en este acto de reconocimiento? Antes de concentrarnos en puntos específicos, es útil tomar algunas decisiones:
Decidir el propósito de reconocer el logro de esta meta.
Hay varias posibilidades:
- Propósitos relacionados con el funcionamiento interno de la organización. Éstos podrían incluir:
- Reconocer el trabajo dedicado del personal y los voluntarios.
- Fomentar en el personal y los voluntarios un sentimiento de propiedad sobre la organización y sus labores.
- Crear un indicador para saber cuando la organización ha alcanzado una meta particular en su desarrollo.
- Formar unidad organizativa.
- Celebrar.
- Metas relacionadas con la comunidad y con otros elementos externos a la organización.
- Relaciones públicas. Es importante recordarle a la comunidad sobre la existencia de la organización y las excelentes cosas que hace.
- Reconocimiento de la comunidad por las labores de la organización.
- Agradecerle a la comunidad su ayuda y respaldo.
- Crear una oportunidad para conseguir el apoyo de personas influyentes en la comunidad.
- Establecer la credibilidad de la organización en la comunidad.
- Todas las anteriores o una combinación de ellas.
- Decidir si se desea un evento de reconocimiento público o privado… o ambos.
- Reconocimiento privado. Si los propósitos de celebrar la ocasión obedecen a razones específicamente internas o si se quiere celebrar sólo con las personas que hicieron posible alcanzar los logros, quizá lo mejor sea hacer algún tipo de conmemoración privada. Lo más apropiado es que entre más emotiva sea la celebración, más privada debería ser. Esto fortalecerá lazos y será más significativa para quienes asistan si no hay personas que tienen poco o nada que ver con el trabajo realizado.
- Reconocimiento público. Una ceremonia o evento público puede tener resultados similares a uno privado, pero es más apropiado si el objetivo es obtener buenas relaciones públicas, reconocimiento público para la organización y su trabajo y/o darle a la comunidad una oportunidad de participar en la organización
- Ambos. Tener algún tipo de reconocimiento público, con un evento distinto y privado en otro momento, puede cumplir con los propósitos tanto internos como externos de la organización.
- Decidir qué tipo de conmemoración se puede costear.
Si la organización va a hacer algo más que emitir un comunicado de prensa, se necesitan por lo menos algunos recursos. El más obvio es el dinero, pero hay otras posibilidades también: provisiones donadas, personal, destrezas específicas (de animación y audiovisuales), espacio y equipo (un sistema de sonido, por ejemplo). Por lo general, un evento grande es costoso. Si se tienen algunos de dichos recursos (o acceso a ellos), se podría realizar el evento con poco dinero. Si no, es mejor considerar algo más modesto.
Decidir el tono que se desea establecer.
Una vez que se ha decidido el propósito, si se desea una ceremonia pública o privada y cuánto se puede gastar, la organización debería tener ya una buena idea de qué forma va a tomar la celebración. Podría ser tan extremadamente modesta (un simple comunicado de prensa u otro anuncio para informarle a la comunidad que se ha logrado una meta) o tan despampanante (una parrillada gigantesca a la que el público general está invitado) como sea posible.
Un evento puede ser formal o informal, informativo o sólo recreativo (o ambos), animado o sobrio. El tipo de evento que se escoja y cómo se estructure va a determinar cómo lo acojan tanto los integrantes de la organización como la comunidad. Dos consideraciones importantes al respecto son pensar si habrá comida en el evento y qué actividades conforman la ceremonia en sí.
- Comida y bebida. Ya sea que se trate de un evento público o privado, la presencia o ausencia de comida puede ser un factor primordial. Generalmente, la falta de comida le indica a las personas la seriedad del evento. Una cena banquete es más formal que un picnic o una parrillada o una reunión con pizza o comida rápida, pero cualquiera de ellas hace la ocasión más festiva. Compartir comida es una manera de acercar a la gente en casi todas las culturas y además tiende a romper barreras.
Incluir bebidas alcohólicas o no, es un asunto que merece la pena tocar. Muchos programas de servicios de sanidad y sociales trabajan con participantes alcohólicos o en proceso de recuperación, y es injusto (e imprudente) ponerlos frente a la tentación. Asimismo, en un evento público probablemente habrá menores, y podría ser difícil monitorear que no se les sirvan bebidas alcohólicas. Alguien podría beber mucho y verse en un accidente cuando conduce a su casa. La filosofía o propósito de la organización puede verse en riesgo y parecer hipócrita si se ofrece alcohol en el evento. Por todas estas razones, lo más prudente es que no haya alcohol en los eventos realizados por la organización –incluso si sólo se invita a los empleados y los voluntarios-.
Por otro lado, la comida puede restarle protagonismo al propósito del evento. El momento en el que se sirve la comida puede ser crucial: se podría hacer el reconocimiento y comunicar cualquier tipo de información importante antes de servir la comida y las bebidas.
Si se cuentan con los recursos para efectuar un gran picnic o parrillada, es buena idea calcular precisamente a cuántas personas se puede recibir y limitarse a ese número. Es posible, por ejemplo, ofrecer boletos de entradas (gratis o no) en varios lugares y fijar el número de boletos a la cifra de personas que se piensa recibir.
Es importante contar con la cantidad adecuada de comida para las personas que van a asistir. Mucha gente que va con mucha hambre no tendrá los ánimos más festivos, y se verá mal. El exceso de comida puede resultar en un desperdicio en términos monetarios (dinero que podría usar en sus labores) y de buena fe (si la comida fue una donación).
- Actividades. ¿Se trata de una mera celebración? Si es así, probablemente sea informal. Puede no haber ninguna actividad programada o sólo actividades divertidas (comer, juegos, baile, música). Una celebración, pública o privada, podría igualmente incluir el reconocimiento de personal, voluntarios o miembros de la comunidad específicos que contribuyeron a que la organización alcanzara la meta en cuestión.
El reconocimiento en esta situación podría significar simplemente eso (una presentación y agradecimiento público) o podría incluir la entrega de un premio o regalo.
Anécdotas de la organización, un álbum, recortes de periódicos y otras piezas de la historia de la organización pueden también figurar en la celebración. Son útiles, como se mencionaba anteriormente, para fortalecer la organización y garantizar su continuidad.
Si el evento procura brindarle información a la comunidad y/o publicidad a la organización, la gama de actividades probablemente será mucho más variada. Puede incluir charlas o discursos a cargo de los participantes de la organización o de la población meta, de líderes de la organización o de la comunidad, de personalidades famosas o de funcionarios locales o estatales. Una vez más, el reconocimiento a algunos individuos puede también ser parte de este tipo de ocasión.
Una película, video u otro tipo de exhibición audiovisual, una actuación, una ceremonia o un desfile pueden también servir para llamar la atención pública y de los medios de comunicación hacia la misión de la organización y sus logros. En algunos casos, una actividad simbólica podría ser apropiada (romper una piñata para representar “romper con los prejuicios contra los méxico-estadounidenses” en EE.UU., por ejemplo).
Por último, decidir una forma específica de reconocer el logro de metas.
¿En qué exactamente consistirá el evento? Existen tantas posibilidades como metas y personas planificando el reconocimiento de dichas metas. Algunas de las más comunes son:
Una fiesta o banquete para el personal, los voluntarios y otras personas vinculadas con la organización.
Si se está planificando una fiesta o un banquete, se pueden obtener varias ideas en la Sección 1 de este capítulo, Organizar festejos. Dependiendo de los recursos disponibles y los propósitos, podría ser un evento tan pequeño como para solamente algunas personas que hayan trabajado en alcanzar las metas celebradas, o tan grande como un gran picnic o parrillada en un parque, con 100 invitados. Además de las obvias (reunirse en casa de alguien y subirle el volumen al estéreo), existen algunas posibilidades especificas para este tipo de fiestas:
- Una fiesta temática. El tema podría estar relacionado con la meta alcanzada (consulte el recuadro arriba, el que trata del décimo aniversario de la organización de alfabetización adulta) o simplemente puede ser un recurso para romper el hielo y pasar un buen rato (juegos, películas, etc.)
- Una cena-baile o baile con música en vivo o con “disc jockey”.
- Una cena formal, ya sea en un restaurante, con los servicios de un banquetero o preparados por alguien en la organización.
- Una comida tipo buffet.
- Un picnic o parrillada.
Otros tipos internos de reconocimiento. Dependiendo de la importancia de la meta alcanzada y de los recursos disponibles, se podría organizar una ceremonia de reconocimiento más pequeña o diferente. Una vez más, se pueden hallar más ideas en la primera sección de este capítulo, pero para empezar.
Ofrecemos aquí algunas de ellas:
- Una reunión con aperitivos o postres durante o después del horario de trabajo.
- Una ceremonia de entrega de premios dentro de la organización o algún otro tipo de evento en el que específicamente se reconozca a quienes contribuyeron a lograr la meta en particular.
- Una mini-excursión o cualquier otra salida de un día.
- Un día o medio día libre para quienes trabajaron en hacer posible el logro.
Una ocasión para ofrecer información u obtener publicidad. Una gran celebración pública, tal como una parrillada en el parque, podría atraer atención; sin embargo, si se desea que la comunidad sepa más acerca de qué hace la organización y cuán bien lo hace, hay mejores opciones. Podemos suponer que la organización hará todo lo posible para asegurarse de contar con la presencia de los medios de comunicación.
- Comunicados de prensa. Esto es lo mínimo que la organización puede (y debería) hacer para informarle a todo el mundo que ha conseguido el éxito. No cuesta nada, pero normalmente sólo se envían a los periódicos, y ellos deciden si la hacen pública o no. En periódicos pequeños, hay más probabilidades de que los publiquen si se les manda también una foto.
- Conferencias de prensa. Tampoco cuesta nada, pero implica más trabajo que un comunicado de prensa. En realidad requiere que la organización prepare lo que va a decir y anticipe que los reporteros hagan preguntas. Se puede tener un plan, en el que se presente a algunos participantes de los programas de la organización, miembros de la población objetivo, empleados que trabajaron en el proyecto al que se le está dando reconocimiento o algunas otras personas que hayan jugado un papel significativo en el logro de las metas.
Si la organización está en buenos términos con los medios de comunicación (establecer y mantener buenas relaciones con reporteros, editores, etc.,), debería poder incluir el logro de sus metas en reportajes y entrevistas. Las entrevistas en la radio, si se transmiten en programas populares, son particularmente efectivas para pasar el mensaje de la organización a personas que normalmente no lo escucharían. Se le pueden sugerir algunas preguntas al entrevistador o incluso indicarle qué temas se desean discutir, y de esa manera se asegura que se le informe a la audiencia lo que la mayoría de ella quiere escuchar .
- Recepción. Una recepción puede ser sólo con invitación o de entrada gratuita para el público en general. En cualquier caso, generalmente hay comida y bebidas, y la ocasión sirve como vía para anunciar los logros de la organización. Se podría incorporar al programa del evento el discurso de algún conferencista, actividades de animación u otros elementos que canalicen la atención de la gente hacia la organización y su éxito. Además, le da a ésta una oportunidad de conocer nuevos integrantes de la comunidad o reencontrarse con ellos y acercarlos a la organización.
- Ceremonia pública. La inauguración de nuevas instalaciones o el comienzo de un programa son ocasiones que a menudo se celebran con algún tipo de ceremonia pública. Algunas acciones como cortar un listón o poner la primera piedra simbólicamente, acompañadas de discursos o fotos, y algunas veces seguidas de una recepción, les resultan familiares a políticos y medios de comunicación. Tal ceremonia puede servir para atraer atención hacia la organización y puede usarse para explicar la naturaleza e importancia de los asuntos con los que trabaja. Es también una oportunidad para invitar a funcionarios locales y otras personas claves a mostrar su apoyo.
- Mitin. Particularmente si el objetivo era altamente público e involucraba el apoyo público, organizar un mitin puede cumplir varios propósitos: celebrar y publicitar el éxito de la organización; agradecer a los contribuyentes por el trabajo realizado; y alentarlos a hacer el trabajo pendiente. Organizar y controlar un mitin requiere cierto trabajo, pero tiene la ventaja de ser completamente visible y de enfatizar la magnitud y el entusiasmo del apoyo público.
Un festejo público. Un festejo de esta naturaleza es el equivalente público de la celebración interna descrita anteriormente. Puede ser una fiesta pública, en la que podría haber un grupo musical o artista o comediante local; un picnic o parrillada en el parque o parque de juegos local; una fiesta en la calle; o prácticamente cualquier otra cosa en la que se pueda pensar o costear. O podría estar mucho más enfocada en la meta lograda en sí.
Dependiendo de los recursos y del carácter y objetivos de la organización, hay una variedad de posibilidades para preparar las cosas. La comida, por ejemplo:
- Usted puede proveer comida, al comprarla o conseguirla por medio de una donación.
Una organización comunitaria hizo amistad con el dueño de un supermercado local (únicamente uno de los dos que había en el pueblo y que no eran parte de una cadena). Él inicialmente donó comida para celebraciones y eventos. La organización después les pidió lo mismo a otros mercados enfatizando que Bud (el supermercado mencionado) lo había hecho, y que por supuesto, se reconocerían públicamente sus contribuciones. Los otros supermercados, como no querían que se pensara que no apoyaban a las organizaciones de la comunidad, también accedieron a donar comida. Como resultado, la organización siempre tuvo suficientes alimentos en sus eventos; ninguno de los supermercados tuvo que donar en exceso; y a todos se les reconoció como negocios generosos y comprometidos con la comunidad.
Dos advertencias: Primera, los negocios van continuar con su generosidad siempre y cuando no se les pida muy frecuentemente, quizá no más de una vez al año. Segunda, siempre, siempre, se debe hacer una mención tan pública y en voz alta como sea posible de las donaciones de comida o cualquier otra contribución proveniente de los negocios. La organización está en deuda con ellos, y la publicidad será buena tanto para los negocios como para relaciones futuras.
- Se puede ofrecer comida a bajos costos (por ej., cobrar únicamente al costo)
- Se les puede pedir a las personas traer comida para compartir.
- Se puede cobrar (o no) para que haya vendedores de comida en el evento. En la feria anual de Lowell (en el estado de Massachusetts, EE.UU.) por ejemplo, las organizaciones comunitarias recaudan fondos al vender una variedad de comida internacional a precios módicos.
- Para un evento al aire libre, se les puede pedir a las personas traer su propia comida para un picnic, y la organización puede proveer la estructura del evento, los juegos, actividades, globos, animación, etc.)
Hay opciones similares para actividades de animación:
- Se puede pagar un servicio de animadores profesionales (cantantes, payasos, comediantes, etc.)
- Se les puede pedir donar sus servicios.
- Se puede conseguir un animador aficionado. Existen muchas personas que actúan a niveles profesionales o semi-profesionales sólo por gusto propio. Casi toda organización parece tener o conocer, por lo menos, a uno de ellos.
- Se puede ofrecer animación que vaya acorde a la ocasión. Por ejemplo, el personal o los voluntarios pueden preparar una pequeña actuación relacionada con la organización o acerca del logro que se celebra.
- Se puede crear una situación en la que los asistentes se auto- entretengan. Juegos, deportes, cantos o bailes colectivos, etc.
- Se pueden alquilar películas o video juegos o proporcionar juguetes para que los niños se entretengan mientras los adultos socializan.
Otras formas de festejos públicos pueden incluir el logro mismo.
Si por ejemplo, la organización ha luchado por evitar la urbanización de un área natural, por ejemplo, podría organizar un paseo o expedición abierta al público a dicha área, como reconocimiento por la meta cumplida. La restauración de un edificio público podría celebrarse con un recorrido por él. La inauguración de una clínica podría ser celebrada con ofrecer exámenes gratis de presión sanguínea y colesterol.
El contenido y estructura de cualquiera que sea el reconocimiento que se escoja está limitado solamente por la imaginación de los integrantes de la organización y los recursos disponibles. En últimas, lo realmente importante es lograr los fines por los que se organiza el evento de reconocimiento.
En los mismos términos, dichos fines se refieren a que:
- La gente dentro de la organización – personal, voluntarios y otros- se sienta bien por sus logros, y sienta que se les da crédito por su arduo trabajo.
- El público conozca y respete más la organización y su labor.
- La comunidad sepa que la organización ha alcanzado esa meta en particular, y comprenda que ese logro no significa que ésta ha terminado con su trabajo.
- Todos – tanto dentro como fuera de la organización – estén listos para apoyar a la organización a lograr sus siguientes objetivos.
Si el evento de reconocimiento surte alguno o todos esos efectos, entonces – independiente de la forma que asuma– ha cumplido con su trabajo, y también lo ha hecho la organización.
Para resumir
Cuando la organización ha logrado una meta en la cual ha trabajado por un buen tiempo o que funciona como un indicador de progreso, es importante destacarlo. En la comunidad, el reconocimiento incrementa la comprensión pública acerca de la organización y su labor, y ayuda a establecer su credibilidad. Dentro de la organización, tal reconocimiento contribuye a reforzar el compromiso y a motivar al personal y a los voluntarios. Asimismo, enriquece y mantiene la cultura, la historia y los mitos de la organización.
Cualquier tipo de reconocimiento que se lleve a cabo, debería, por lo menos, incluir a quienes participaron en cumplir las metas. De ahí, dependiendo del propósito del evento, se podría invitar a otros o a todo el personal y voluntarios, otras personas importantes de la organización, funcionarios y líderes comunitarios clave, miembros de la población objetivo o al público general. El reconocimiento debe llevarse a cabo lo más pronto posible, para que sus efectos no sean minimizados por el tiempo.
El formato que se escoja para el evento está limitado únicamente por la creatividad; los propósitos para realizarlo; los recursos disponibles; y el tono que se quiera establecer. El evento puede ser tan mínimo como enviar un comunicado de prensa o tan majestuoso como organizar un mitin descomunal que cuente con la presencia del alcalde, o incluso el gobernador, como orador magistral. También podría ser algo en medio de esos dos extremos, tal como festejos públicos y privados (con comida y quizá alguna actividad de animación), recepciones y ceremonias públicas, y eventos específicamente centrados en el logro obtenido.
El propósito básico que la mayoría de los reconocimientos de logros espera cumplir es dar crédito y motivación al personal y los voluntarios e incrementar el conocimiento y el apoyo al trabajo de la organización en la comunidad. Si la forma de reconocimiento que se ha escogido cumple con ello, ha sido un éxito.
