شناسایی گامهای اجرایی که از برنامه اقدام به دست می‌آیند، برای دستیابی سازمان شما به اهدافش ضروری است. تعیین این گام‌ها به شما کمک می‌کند که راه‌های عملی را برای دست یافتن به اهداف خود بیابید و بر جزییات مورد نیاز برای موفقیت تمرکز کنید. بخش حاضر به شما کمک می‌کند که این مراحل را با هدف افزایش کارآمدی سازمان خود شناسایی و تدوین کنید.
منظور از گام اجرایی چیست؟
گام اجرایی به مجموعه‌ای از تلاش‌ها گفته می‌شود که در جهت دستیابی به اهداف مورد نظر سازمان انجام می‌شود. گامهای اجرایی در واقع جزییات دقیق برنامه اقدام شما هستند. این جزییات باید صریح و جامع باشد و هر گام باید موارد زیر را توضیح دهد:
- چه کار یا کارهایی صورت خواهد گرفت
- حجم آن کار/کارها و یا دامنه آن چقدر است
- چه کسانی آن کارها را انجام خواهند داد
- چه زمانی آن کارها انجام خواهد شد و برای چه مدتی ادامه خواهد یافت
- چه منابعی (پول، نیروی انسانی و مثل آن) نیاز است تا کارهای پیشنهاد شده انجام شود.
وقتی همه این‌ها را با هم در نظر بگیرید آن وقت گامهای اجرایی که تعریف کرده‌اید، برنامه کلی اقدام گروه شما را می‌سازد.
چرا باید گامهای اجرایی را شناسایی کرد؟
پیش‌بینی آینده به ما این حس را می‌دهد که همه چیز در کنترل ماست. این مهم‌ترین دلیل تعیین گامهای اجرایی است. بعد از این مرحله است که شما آماده گام بعدی خود خواهید بود. دلایل دیگری نیز وجود دارد:
- تمرکز روی جزییاتی که باید عملی شود تا به موفقیت دست یابید
- تصمیم‌گیری درباره راه‌های عملی برای رسیدن به اهداف
- فراهم آوردن فضایی که در آن تعداد زیادی از افراد به شکلی ساختاریافته درباره آینده گروه شما می‌اندیشند
- صرفه‌جویی در وقت، انرژی و منابع در درازمدت: وقتی هر برنامه کاری به خوبی سنجیده و ساختاریافته باشد، عمل کردن به آن آسان خواهد بود.
چه زمانی باید گامهای اجرایی را تعیین کرد؟
قبل از تعیین گامهای اجرایی باید تصمیم بگیرید که به دنبال ایجاد چه تغییراتی هستید. هرچند شما درباره این تغییرات فکر کرده‌اید؛ معمولا اول تصمیم می‌گیرید که چه تغییراتی ضروری است و سپس تعیین می‌کنید که چگونه باید این تغییرات را ایجاد کرد. این «چه و چگونه» بخشی از گامهای اجرایی است.
بهترین حالت این است که در ابتدای تشکیل سازمان با دقت و خیلی جدی روی گامهای اجرایی فکر شود و سپس این گام‌ها هر سال و یا هر دو سال، متناسب با رشد گروه شما و تغییراتی که به دنبال آن هستید، بازنگری شود. حتی اگر از آغاز فعالیت سازمان شما مدتی گذشته اما تاکنون گامهای اجرایی را تعریف نکرده‌اید، برای این کار هیچ وقت دیر نیست. به‌خصوص به این دلیل که این امید هست که سازمان شما تا مدت زیادی به فعالیت خود ادامه دهد.
گامهای اجرایی را چطور باید شناسایی کرد؟
تعیین کنید که گروه شما در کل و به شکل انفرادی واقعا در چه زمینه‌ای کارآمد است. آیا در جذب حمایت مالی مهارت دارید؟ آیا افرادی در گروه شما هستند که برای روزنامه‌های محلی می‌نویسند؟ در همفکری با یکدیگر نقاط قوت گروه خود را پیدا کنید، حتی اگر آن نقاط قوت در ظاهر بی‌ربط به نظر آید. (از کجا معلوم که مثلا کمانچه‌نوازی یکی از اعضای گروه شما روزی به کارتان نیاید!)
در همفکری با هم، راه‌های متفاوت و مشخصی را پیدا کنید که این نقاط قوت می‌تواند در راستای ایجاد تغییرات مورد نظر شما به کار آید.
مثلا، اگر سازمان شما تلاش دارد که دسترسی به داروهای ضدافسردگی را افزایش دهد، خوب است فردی از میان گروه خود را انتخاب کنید که توانایی چانه‌زنی و مذاکره را دارد و او را بفرستید که با داروخانه‌ها در خصوص افزایش دسترسی به داروهای ضدافسردگی به شکلی معقول صحبت کند. و سپس گرافیست گروه شما می‌تواند کارتی طراحی کند که روی آن نام داروخانه‌هایی که با طرح شما موافقت کرده‌اند، ذکر شده است.
به موانع ممکن بر سر راه ایجاد تغییرات مورد نظر خود فکر کنید و بهترین راه‌ها را برای رفع آنها پیدا کنید. برخی از پرسش‌هایی که خوب است پاسخ آنها را بیابید، این‌هاست:
- آیا برای پیاده‌سازی گامهای اجرایی پول کافی داریم؟ (آیا منابع مالی برای این منظور وجود دارد که بتوانیم درخواست کمک کنیم؟)
- آیا به اندازه کافی نیروی انسانی داریم؟ (آیا می‌توانیم داوطلب جذب کنیم؟)
- آیا وقت کافی برای ایجاد این تغییرات را داریم؟
- آیا گامهای اجرایی طوری هست که دیگران را ترغیب به همیاری کند؟
- چه نوع مخالفت‌هایی با اجرای برنامه ما ممکن است وجود داشته باشد؟ آیا راه‌هایی برای دور زدن این مخالفت‌ها داریم؟
در خصوص راه‌های متفاوت پیاده‌سازی گامهای اجرایی و ایجاد تغییرات مورد نظر در بخش‌هایی که انتخاب کرده‌اید، با اعضای گروه همفکری کنید. مطمئن شوید کسی هست که نظرات را یادداشت می‌کند. بار دیگر مطمئن شوید که هر کدام از گامهای اجرایی در کار شما شامل موارد زیر است:
- چه کار یا کارهایی صورت خواهد گرفت
- حجم آن کار/کارها و یا دامنه آن چقدر است
- چه کسانی آن کارها را انجام خواهند داد
- چه زمانی آن کارها انجام خواهد شد و برای چه مدتی ادامه خواهد داشت.
از ایده‌هایی که در جلسه همفکری مطرح می‌شود، یک فهرست نهایی از گامهای اجرایی برای هر بخش از باهمستان تهیه کنید. سعی کنید آن‌چه در این فهرست می‌آورید، عملی، موثر و جامع باشد.
در مثال زیر چند راهبرد را که برای جلوگیری از خشونت و بی‌توجهی نسبت به کودکان که توسط یک موسسه خدمات اجتماعی تدوین شده است ملاحظه می‌کنید:
تغییرات در مدرسه‌ها:
- فراهم کردن آموزش مدیریت خشم و مهارت‌های کاهش اضطراب برای والدین
- برگزاری کلاس‌های اجباری در خصوص پیشگیری از آزار کودکان و بی‌توجهی به آنها هنگام تجدید گواهی معلمی و پرستاری در مدارس
- فراهم آوردن فضا و نظارت بر تسهیلات مدرسه‌ها در روزهای آخرهفته، بعد از ساعات کاری مدرسه و در زمان تعطیلات برای کودکان.
تغییرات در نهادهای مرتبط با سلامت و درمانی:
- تامین اعتبار درمانی برای والدینی که در کارگاه‌های آموزشی پیشگیری از خشونت و بی‌توجهی نسبت به کودکان مشارکت می‌کنند
- آموزش مروجین و آموزشگران حوزه بهداشت و سلامت در خصوص مشاهده علائم آزار کودکان و یا بی‌توجهی به آنها
- تدوین سیاست‌های مشخص و جامع در خصوص الزام به گزارش‌دهی از موارد آزار کودکان و بی‌توجهی به آنها.
تغییرات مربوط به کسب و کارها و بازارچه‌های محلی:
- برگزاری کارگاه‌های آموزشی درباره رفع اضطراب و مدیریت خشم به کارمندان
- ارائه آموزش در خصوص مهارت‌های والدین، از جمله مراقبت از والدین و نوزادان
- در نظر گرفتن زمان مناسبی برای کارمندان به منظور انطباق ساعات کاری با وظایف والدین.
تغییرات مربوط به دولت و خدمات اجتماعی:
- تدوین قوانین جامع در خصوص مقابله با آزار کودکان و بی‌توجهی به آنها
- افزایش حفاظت از همه قربانیان خشونت‌های خانگی از طریق سیاستگذاری‌های روشن در این خصوص و فراهم آوردن دسترسی به خانه‌های امن برای همه.
تغییرات در سازمان‌های باهمستان:
- نصب تابلوی اعلانات برای اطلاع‌رسانی در خصوص استخدام، مراقبت روزانه از کودکان و دیگر رویدادهای مهم در باهمستان
- کمک به خانواده‌های نیازمند برای دریافت مساعدت و مشورت عمومی و حقوقی
- افزایش شمار نهادها و سازمان‌هایی که کلاس‌های مرتبط با مهارت‌های والدین و مراقبت از کودکان برگزار می‌کنند.
تغییرات در نهادهای دینی:
- ایجاد شبکه‌ای میان روحانیون برای بحث درباره راهبردهای پیشگیری از آزار کودکان و بی‌توجهی به آنها
- تامین خدمات مشاوره و تماس مستمر با افرادی که احساس می‌کنند ممکن است به کودک خود آزار برسانند (مثلا به دلیل اعتیاد)
- افزایش آگاهی عمومی از طریق تبلیغات در خصوص آزار کودکان و بی‌توجهی به آنها.
حالا می‌توانید برای تکمیل کارهای مرتبط با برنامه‌ریزی به خود تبریک بگویید، نفس عمیقی بکشید و سپس آن‌چه را به دنبال آن هستید، انجام دهید.