برای به دست آمدن نتایج درازمدت، نیاز است که اهدافی میان‌مدت داشته باشیم که به نتایج مورد نظر ما منجر شود. اگر کودکی بخواهد دبیرستان را به پایان برساند (هدف درازمدت) باید پیش از آن دبستان و دوره راهنمایی را با موفقیت پشت سر بگذارد.
در این بخش به تدوین اهداف خواهیم پرداخت و اینکه چطور اهداف مشخصی تعیین کنیم که چشم‌انداز و ماموریت سازمان را تحقق می‌بخشند.
اهداف اختصاصی چه هستند؟
بعد از تدوین بیانیه ماموریت، گام بعدی یک سازمان تعیین اهدافی معین است که با تمرکز بر دستیابی به ماموریت تعریف شده باشد. اهداف اختصاصی در واقع نتایج مشخص و قابل اندازه‌گیری ناشی از برنامه ابتکار عمل ما است. چنین اهدافی در هر سازمان نشان می دهد که چقدر از چه چیزی و تا چه زمانی باید به دست آید. مثلا، یکی از چندین هدف یک ابتکار عمل در باهمستان برای ارتقای کمک و حمایت از سالمندان می‌تواند این باشد:
«تا سال ۲۰۲۰ (تا چه زمانی)، شمار سالمندانی که گزارش می‌دهند به‌طور روزانه با افرادی در تماسند که از آنها مراقبت می کنند (چه چیزی) تا ۲۰ درصد(چقدر) افزایش یافته است.»
سه نوع هدف وجود دارد:
- اهداف رفتاری. این هدف بر تغییر رفتار مردم (آنچه می‌کنند یا می‌گویند) و حاصل (و یا نتیجه آن) متمرکز است. مثلا، گروهی برای بهبود وضعیت محله، ممکن است هدف خود را «کمک به افزایش ترمیم منازل مسکونی (رفتار) و بهبود وضعیت مسکن (نتیجه)» تعیین کنند.
- اهدافی در سطح باهمستان. این اهداف اغلب حاصل یا نتیجه تغییرات رفتاری مردم است. این اهداف بر باهمستان متمرکز است و نه مردم. مثلا، همان گروه بهبود وضعیت محله، که پیشتر مثال زدیم، ممکن است هدف خود را افزایش دسترسی مردم به تسهیلات مسکونی کافی تعیین کند که هدفی است در سطح باهمستان. (توجه داشته باشید که نتیجه این هدف ناشی از تغییر رفتار در یک جمعیت خواهد بود.)
- اهداف فرایندی. این نوع هدف، هدفی است برای اجرای فرایندهای لازم در دستیابی به دیگر اهداف زمینه‌ای را فراهم می‌کنند. مثلا، گروه شما ممکن است برنامه‌ای جامع برای بهبود وضعیت مسکن در باهمستان تهیه کرده باشد. در آن صورت، تهیه برنامه خودش هدف است.
مهم است که درک کنیم تفاوت‌های میان این اهداف مانع جمع شدن آنها در کنار هم نیست. بیشتر سازمان‌ها اهدافی در هر سه دسته تعیین می‌کنند. و همه این اهداف باید به عنوان ابزارهایی برای سنجش پیشرفت کار سازمان استفاده شود.
اهدافی که خیلی خوب تعریف شده‌اند چند ویژگی مشترک دارند:
- مشخص هستند. یک هدف خوب به شما می‌گوید چقدر (مثلا ۴۰ درصد) از چه چیزی (مثلا تغییر چه نوع رفتاری در کدام دسته از افراد و با چه نتیجه‌ای) تا چه زمانی (مثلا تا سال ۲۰۲۰) به دست آید.
- قابل اندازه‌گیری هستند. اطلاعات مرتبط با هدف را می‌توان جمع کرد، کشف کرد و یا (حداقل پتانسیل آن وجود دارد که) از سوابق آرشیوی به دست آورد (و آنها را اندازه گیری کرد).
- قابل دستیابی هستند. نه تنها دستیابی به اهداف باید ممکن باشد بلکه سازمان شما هم باید ظرفیت دستیابی به آن را داشته باشد.
- مرتبط با ماموریت سازمان‌اند. سازمان شما باید درکی روشنی داشته باشد از اینکه این اهداف به چه شکل در چشم‌انداز و ماموریت کلی سازمان می‌گنجد.
- زمانبندی شده هستند. سازمان شما باید جدول زمانی (که بخشی از آن در تعریف اهداف نیز مشخص شده) داشته باشد که نشان دهد چه زمانی به کدام اهداف دست خواهد یافت.
- چالش‌برانگیزند. به این معنا که گروه یا سازمان شما را وادار می‌کند که روی مسائل عمده‌ای تمرکز کند که برای اعضای باهمستان اهمیت دارد.
چرا باید اهداف اختصاصی تعریف کنیم؟
دلایل خوبی برای تعیین اهداف مشخص برای سازمان شما وجود دارد. از جمله:
- تعیین هدف به سازمان شما کمک می‌کند که راه‌های مشخص و ممکنی برای دستیابی به ماموریت خود ایجاد کند.
- اهداف تکمیل شده می‌تواند به عنوان محک‌هایی برای نشان دادن دستاورد‌های سازمان به اعضای آن، حامیان مالی و نیز به باهمستان به کار رود.
- تعیین هدف به سازمان شما کمک می‌کند که اولویت‌های خود را جهت نائل شدن به مقصود نهایی مشخص کند.
- اهداف در روند کار و ایجاد تغییر همواره ماموریت سازمان را به اعضا یادآوری می‌کنند و کمک می‌کنند که سازمان از مسیر خود برای دستیابی به مقصود نهایی منحرف نشود.
- تعیین اهداف می‌تواند به عنوان فهرستی از اقدامات لازم، به سازمان شما کمک کند که از چند جهت مناسب به حل یک مساله بپردازد.
چه زمانی باید اهداف را تعیین کنید؟
سازمان شما در این مواقع می‌تواند اهداف خود را تعیین کند:
- وقتی که سازمان چشم‌انداز و ماموریت خود را تدوین (و یا تجدیدنظر) کرده و آماده شروع مرحله بعدی در فرایند برنامه‌ریزی است.
- وقتی که تمرکز سازمان شما تغییر کرده و یا گسترش یافته. مثلا، ممکن است ماموریت سازمان شما مراقبت و حمایت از سالمندان باشد و به تازگی دریافته‌اید که منابعی نیز برای حمایت از افرادی که از مرگ عزیزانشان به شدت متاثر شده‌اند، وجود دارد. اگر سازمان شما بخواهد برای دریافت این منابع مالی درخواست بدهد، به این معناست که کار فعلی سازمان گسترش خواهد یافت و این امر مستلزم تعیین اهدافی همخوان با برنامه کاری جدید خواهد بود.
- وقتی که سازمان می خواهد به یک مساله یا معضل در باهمستان رسیدگی کند و یا خدمات تازه‌ای ارائه دهد و یا به دنبال تغییری در باهمستان است که دارای این مشخصات است:
- چند سال وقت برای تکمیل شدن نیاز باشد. مثلا سازمانی که در زمینه سلامت کودکان کار می‌کنند، ممکن است بخواهد شمار دانش‌آموزانی را افزایش دهد که بعد از پایان دبیرستان ترک تحصیل نمی‌کنند. فرایندی که ارزشیابی آن چند سال طول می‌کشد.
- تغییر در رفتار جمع بزرگی از مردم هدف باشد. مثلا سازمان شما شاید بخواهد خطر بیماری‌های قلبی-عروقی را کاهش دهد و ممکن است یکی از اهداف شما افزایش شمار بزرگسالانی باشد که به فعالیت فیزیکی روی می‌آورند.
- رویکردی چندجانبه باشد. مثلا، در خصوص معضلی پیچیده مثل مصرف مواد روان‌گردان، سازمان ممکن است به مقابله با مسائل مرتبط با این معضل، مثل دسترسی به مواد مخدر، دسترسی به مراکز کمک به ترک اعتیاد، پیامدهای حقوقی مصرف مواد مخدر و امثال آن بپردازد و همزمان برای کاهش شیوع مصرف مواد مخدر (دفعات و مقدار استفاده از آن) تلاش کند.
اهداف را چگونه تعیین کنید؟
این کار را با تعریف و یا بازنگری چشم‌انداز و بیانیه ماموریت سازمان آغاز کنید.
اولین کاری که باید انجام دهید، بازنگری چشم‌انداز و بیانیه ماموریت سازمان است . پیش از تعیین اهداف، باید «تصویری کلان» از وضعیت داشته باشید و بدانید که اهداف شما چگونه در آن تصویر می‌گنجند.
تعیین کنید که چه تغییراتی باید به وجود آید
مهم‌ترین نکته در تدوین اهدافی واقع‌بینانه این است که بدانید چه تغییراتی باید رخ دهد تا ماموریت شما تحقق یابد.
راه‌های زیادی برای پی بردن به این تغییرات وجود دارد، از جمله:
- تحقیق کنید که به باور کارشناسان این زمینه، بهترین راه‌های حل معضل کدام است.
- با کارشناسان محلی در خصوص تغییراتی که نیاز است رخ دهد تبادل نظر کنید. برخی از کسانی که می‌توانید با آنها صحبت کنید، این افراد هستند:
- اعضای سازمان شما
- متخصصان محلی، مثل اعضای سازمان‌های مشابه که در مقابله با مسائل مشابه تجربه دارند.
- تسهیلگران محلی یا عاملان تغییر، یعنی کسانی که در موضعی هستند که قادرند در حل مشکل سهیم باشند مانند معلمان، رهبران اصناف، رهبران مذهبی، سیاستمداران محلی، اعضای باهمستان و یا اصحاب رسانه‌ها.
- گروه هدف تغییر، افرادی که معضل یا مساله را به شکل روزمره تجربه می‌کنند و نیز آنها که عملکردشان به نوعی منجر به ایجاد مشکل شده است. تغییر رفتار این دسته از افراد در کانون اهداف شما قرار خواهد گرفت.
- برای اینکه بتوانید به نیازهای باهمستان پاسخ دهید، بایدابتدا منابع و اقدامات مورد نیاز خودتان را بررسی کنید.
در این مرحله از فرایند برنامه‌ریزی، نیازی به پاسخ‌های سریع و قاطع به پرسش‌های فوق ندارید. آنچه باید به عنوان بخشی از این مرحله تدوین کنید فهرستی کلی از اتفاقاتی است که باید رخ دهد تا تغییری که در پی آن هستید، به وجود آید.
مثلا، شاید گروه شما تصمیم بگیرد که ماموریت گروه را «کاهش خطر بیماری‌های قلبی-عروقی از طریق ابتکاراتی در سطح باهمستان» تعیین کند. در این مرحله (بدون وارد شدن به جزئیات) سازمان شما ممکن است تشخیص دهد که ماموریت آن باید مبتنی بر این اهداف عمومی باشد:
- آغاز برنامه‌های ترک سیگار
- آغاز برنامه‌های ممنوعیت مصرف سیگار در مکان‌های عمومی
- کمک به افزایش فعالیت‌های فیزیکی افراد
- کمک به کاهش چاقی مفرط
- تشویق افراد به مصرف غذای سالم‌تر
- افزایش تدابیر پیشگیرانه پزشکی (مثلا، معاینات پزشکی بیشتر برای تشخیص زودهنگام بیماری‌ها، درک بهتر علائم و نشانه‌های هشداردهنده)
- افزایش درک علمی سازمان شما در خصوص علت‌ها و پاتوفیزیولوژی بیماری‌های قلبی/عروقی
- تقویت ارتباط سازمان شما با نهادهای ملی که اهداف مشابه را دنبال می‌کند.
جمع‌آوری داده‌های مبنا در خصوص مسائلی که باید به آن رسیدگی شود
وقتی که سازمان شما درباره آنچه می‌خواهد انجام دهد، به ایده‌ای کلی دست پیدا کرد، گام بعدی جمع‌آوری داده‌های مبنا در خصوص مساله‌ای است که می‌خواهد به آن بپردازد. داده‌های مبنا، واقعیت‌ها و آماری است که به شما می‌گوید معضل چقدر جدی است؛ داده‌ها آماری مشخص در ارتباط با دامنه معضل در باهمستان به شما ارائه می‌کند.
چرا باید داده‌های مبنا جمع‌آوری کرد؟
این اطلاعات آماری برای سازمان شما به مثابه نقطه آغازی است که در مقایسه با آن می‌تواند پیشرفت کار خود را اندازه بگیرد. این اطلاعات نه تنها هنگام درخواست کمک مالی سودمند است بلکه می‌تواند در آینده نیز نشان دهد که سازمان شما چه دستاوردهایی داشته است.
چگونه داده‌های مبنا را باید جمع‌آوری کرد؟
دو راه اصلی برای جمع‌آوری داده‌های مبنا وجود دارد:
- می‌توانید داده‌های مبنا را خودتان برای اطلاعات مرتبط با مساله جمع‌آوری کنید. راه‌های گردآوری این کار شامل نظرسنجی، تکمیل پرسشنامه و مصاحبه‌های انفرادی است.
- می‌توانید اطلاعاتی را که قبلا جمع‌آوری شده استفاده کنید. کتابخانه‌های عمومی، ادارات دولتی در باهمستان، نهادهای خدمات اجتماعی و یا اداره بهداشت و درمان محلی ممکن است آماری در اختیار داشته باشند که شما به آن نیاز دارید؛ بخصوص از سازمان دیگری که قبلا برای مساله مشابهی در باهمستان کار کرده باشد.
مشخص کنید که دستیابی به چه هدفی برای سازمان شما واقع‌بینانه است
پس از تعیین کارهایی که باید انجام شود و دریافتن اینکه معضل چقدر جدی است، وقت آن است که دریابید دستیابی به کدام اهداف برای سازمان شما ممکن و واقع‌بینانه است. آیا منابع لازم را برای دستیابی به همه اهدافی که در مرحله دوم درباره آن فکر کرده‌اید، در اختیار دارید؟ و تا چه حد این اهداف را می‌توانید به دست آورید؟
این‌ها پرسش‌های آسانی نیست و برای یک سازمان تازه تاسیس دشوار است که با دقت تعیین کند ظرفیت آن برای دستیابی به اهداف چقدر است. مثلا، اگر تلاش شما ایمن‌سازی کودکان (از طریق واکسن زدن در برابر بیماری‌ها) باشد، آیا در سه سال می‌توانید آن را ۵ درصد افزایش دهید یا در یک سال ۲۰درصد؟ این آمار را چگونه تعیین می‌کنید؟
متاسفانه پاسخ سرراستی به این پرسش‌ها وجود ندارد. سازمان شما باید با دقت منابع خود را ارزیابی کند و نیز با کارشناسان این عرصه که بهتر می‌توانند تحلیل کنند چه کاری ممکن هست یا نیست، مشورت کند. می‌توانید با سازمان‌های دیگری که پیش از شما در این عرصه کار کرده‌اند، صحبت کنید و یا نظر پژوهشگران این حوزه را جویا شوید.
به یاد داشته باشید که قرار است اهدافی که تعیین می‌کنید، هم قابل دستیابی باشد و هم چالش‌برانگیز. به سختی ممکن است حد فاصل بین این را تعیین کرد و گمانه‌های شما در این مورد ممکن است همیشه درست از آب درنیاید. به همین دلیل پژوهش و تجربه می‌تواند به شما در نزدیک‌تر شدن به این هدف کمک کند.
اهداف را برای سازمان و یا ابتکار عمل خود تعیین کنید
با در نظرداشت این اطلاعات، سازمان شما اکنون آماده است که اهدافی کوتاه مدت را تعیین کند که هم قابل دستیابی است و هم چالش‌برانگیز. به یاد داشته باشید که اهداف به نتایج مشخص قابل اندازه‌گیری اشاره دارند. تغییرات در رفتارها، نتایج و فرایندها باید قابل ردگیری و اندازه‌گیری باشند و به نحوی نشان دهند که به راستی تغییری رخ داده است.
توجه داشته باشید: هدف یک پروژه در باهمستان یا سازمان در اغلب موارد از سوی حامی مالی تعیین می‌شود و یا اینکه حامی مالی در تعیین آن نفوذ دارد. اما فرایند تشخیص معضلی که ابتکار عمل قصد رسیدگی به آن را دارد، و تعیین اهدافی که نیل به آن موفقیت یک سازمان را تعریف می‌کند، باید فارغ از چنین نفوذی صورت گیرد.
فهرست اهداف سازمان شما باید همه ویژگی‌های زیر را داشته داشت:
- شامل هر سه نوع هدف باشد: اهدافی که تغییر رفتار و نتایج را در باهمستان محک می‌زنند و نیز اهدافی که پیشرفت بخش‌های مهم برنامه‌ریزی را نشان می‌دهند.
- شامل اهدافی باشد که نشان دهد چقدر از چه چیزی تا چه زمانی باید به دست آید؛ مثلا: «کاهش ۳۰درصدی نرخ بارداری نوجوانان ۱۲ تا ۱۷ ساله تا سال ۲۰۲۰»
- و نیز اهداف شما باید ویژگی‌های شش‌گانه مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط، زمانبندی‌شده و چالش‌برانگیز را دارا باشد.
بازنگری اهدافی که سازمان شما تعیین کرده است
پیش از آنکه اهداف خود را نهایی کنید، خوب است که اعضای سازمان شما، و اگر مقدور است افرادی از بیرون از سازمان، آنها را یک بار دیگر بازنگری کنند. بهتر است از آن دسته از اعضای سازمان که در کار تدوین اهداف دخالت نداشته‌‌اند، بخواهید که آنها را مرور کنند و نظر دهند. این نیز خوب است که نظر کارشناسان محلی، عوامل تغییر و بهره‌وران و نیز افرادی را که در دیگر باهمستان‌ها به فعالیت‌های مشابهی مشغولند، در این زمینه جویا شوید. از همه این افراد بخواهید که نظرشان را در مورد این نکات بیان کنند:
- آیا اهداف تعیین شده از ویژگی‌های شش‌گانه‌ای که پیشتر توضیح دادیم، برخوردارند؟
- آیا فهرست اهداف کامل است؟ به عبارتی، آیا هدف مهم دیگری هست که از قلم افتاده باشد؟
- آیا اهداف شما مناسب است؟ به عبارتی، آیا هیچ یک از اهداف جنجالی نیست؟ اگر چنین است، سازمان شما باید تصمیم بگیرد که آیا برای مقابله با اعتراضات احتمالی نسبت به آن آماده هست یا خیر. مثلا، برنامه‌ای که هدف آن کاهش خطر بیماری ایدز در باهمستان است، ممکن است «سرنگ تمیز برای استفاده معتادان» را یکی از اهداف خود اعلام کند؛ اما همین امر می‌تواند جنجال‌هایی برای سازمان به همراه داشته باشد. این پیامد به آن معنا نیست که سازمان باید از هدف خود دست بردارد، بلکه به این معناست که انتخاب چنین هدفی باید با درک روشنی از پیامدهای احتمالی آن صورت گیرد.
از اهداف خود در تعریف راهبرد سازمان استفاده کنید
حالا که اهداف عمومی خود را تعیین کرده‌اید، آماده گام بعدی هستید: تدوین راهبردهایی که آن اهداف را تحقق می‌بخشد. وقتی کار تعیین اهداف به پایان رسید و اعضا سازمان و نیز افراد مهم بیرونی رضایت خود را اعلام کردند، آماده هستید که به تدوین راهبردها برای دستیابی به اهداف خود بپردازید.
خلاصه
تدوین اهداف ملموس گامی مهم در روند برنامه‌ریزی شماست. این کار می‌تواند یکی از هیجان‌انگیزترین بخش‌های برنامه‌ریزی نیز باشد، چرا که تعیین اهداف زمانی صورت می‌گیرد که سازمان شما به جایگاهی رسیده باشد که بتواند تصمیم بگیرد برای تحقق آرمان‌هایش دقیقا چه اقداماتی می‌خواهد انجام دهد.
در بخش بعدی، درباره تدوین راهبردها و راه‌های کلی دستیابی به اهداف تعیین شده با تفصیل بحث خواهیم کرد.