چهار بخش اول این فصل بیشتر به تئوری اختصاص دارد: اینکه منظور از ارزیابی ابتکارات باهمستان محور و سازمان‌ها چیست، چرا اهمیت دارند، و تعدادی ایده مهم درباره چگونگی اجرای ارزیابی‌ها و این که اجرای ارزیابی در خدمت منافع چه کسانی هستند. این بخش و بخش بعدی درباره نحوه برنامه‌ریزی فرایند ارزیابی است، از جمله انتخاب تیم ارزیابی، و اینکه این برنامه ریزی چگونه خواهد بود. این دو با هم ارتباط تنگاتنگی دارند، اما احتمالا بهتر است که ابتدا این ارزیابی خود را انتخاب کنید. سپس آنان در مشاوره با سازمان، باهمستان و مخاطبان برنامه‌ای را تدوین می‌کنند تا اطلاعاتی را به گردآوری کنند که برای ایجاد حداکثر کارایی یا استمرار آن نیاز خواهید داشت.
چرا باید به انتخاب اعضای تیم ارزیابی توجه داشت؟
ارزیابی صرفا به این معنا نیست که سازمان یا ابتکاری را در نظر بگیرید و بگویید «وضع خوبی دارد.» در ارزیابی باید تمام فرایند، از زوایا و ابعاد مختلف بررسی شود. این بررسی نه تنها باید تصویر روشنی به شما بدهد که آیا به اهداف خود می‌رسید یا نه، بلکه لازم است نقاط قوت و ضعف شما را نیز شناسایی کرده و پیشنهادهایی برای بهبود عملکرد و شناخت مسیرهای تازه‌ای ارائه دهد. هر قدر هم ارزیابی خود را برنامه ریزی کرده باشید، باز هم برای انجام ارزیابی به افرادی نیاز دارید که مهارت و دانش لازم را در زمینه انجام ارزیابی دارند و می‌توانند موقعیت خاص شما را به درستی بررسی کنند.
دلیل اصلی ارزیابی، پیشرفت سازمان یا ابتکار است. همچنین، هر قدر اطلاعات به دست آمده در این فرایند دقیق‌تر و تحلیل‌ها بهتر باشد، در شناسایی نقاط قوت سازمان و تقویت آن، و نیز در شناسایی حوزه‌هایی که نیاز به تلاش بیشتری دارند، مفیدتر خواهد بود. علاوه بر این، یک ارزیابی که به خوبی طراحی شده، کمک می‌کند تا با نیازهای در حال تغییر باهمستان یا جمعیت مخاطب سازگار شوید، با پیامدهای مشکلی که برای رفع آن تلاش می‌کنید بیشتر آشنا شوید و مبنایی برای کسب حمایت و تامین مالی ایجاد کنید. در نتیجه مهم است که ارزیابان شما به بهترین نحو وظایف خود را انجام دهند.
ارزیاب را می‌توانید استخدام کنید یا از بین کارمندان یا باهمستانی که در آن مشغول به خدمت هستید، داوطلب انتخاب کنید. در نظر داشته باشید که افرادی که به عنوان ارزیاب انتخاب می‌کنید، بر کیفیت ارزیابی و نوع نتیجه‌ای که از آن خواهید گرفت، اثر می‌گذارند.
چه وقت باید ارزیاب را انتخاب کنید؟
پاسخ کوتاه به این سوال این است که ارزیابی باید «در اسرع وقت» انجام شود. ارزیابی نباید تنها در انتهای پروژه آغاز شود، بلکه باید به صورت مداوم باشد تا بتوانید از اطلاعات آن برای بهبود کارهایتان استفاده کنید. در واقع، زمانی که سازمان یا ابتکار شروع به کار می‌کند، یا حتی قبل از آن، باید یک تیم برنامه‌ریزی مشخص شود تا ارزیاب بتواند نه تنها به کارهایی که سازمان انجام داده، بلکه به تغییراتی که در طول زمان ایجاد شده نیز توجه کند.
همان طور که در قسمت زیر و بخش‌های بعدی مشخص شده، قبل از آن که کار ارزیابی را شروع کنید، باهمستان خود و نیازهای آن و نیز نیازهای سازمان و ابتکار خود را بشناسید. اگر سازمان یا ابتکار شما در ابتدای مسیر است، شاید گاهی منطقی‌تر باشد که قبل از انتخاب ارزیابها، شناخت بیشتری از از زمینه ارزیابی پیدا کنید.
زمینه ارزیابی
زمینه به این مربوط می‌شود که آیا سازمانی با منابع لازم برای این کار باید تصمیم به استخدام ارزیاب‌های حرفه‌ای بگیرد یا خیر. زمینه اشاره دارد بر وضعیت منحصر به فرد سازمان یا ابتکار ارزیابی شده و باهمستان آن، تلفیقی از عوامل جغرافیایی، تاریخی، سیاسی، فرهنگی، و سایر عواملی که آن شرایط را می‌سازند. درک این زمینه برای درک نحوه برخورد با این باهمستان خاص، به منظور ارزیابی این سازمان خاص، ضروری است.
زمینه ارزیابی به این موضوع مربوط می‌شود که آیا سازمانی منابع کافی برای استخدام ارزیاب‌های حرفه‌ای دارد یا خیر. این زمینه شامل ویژگی‌های باهمستان و وضعیت خاص سازمان یا ابتکاری است که مورد ارزیابی قرار می‌گیرد، مانند عوامل جغرافیایی، تاریخی، سیاسی و فرهنگی. درک این زمینه برای شناخت نحوه تعامل با این باهمستان خاص و انجام ارزیابی درست این سازمان ضروری است.
نمونه: ارزیابی یک برنامه آموزش بزرگسالان در منطقه‌ای روستایی، نشان داد که این برنامه در سال اول موفق به جذب دانش آموزان زیادی نشد و ظاهرا شکست خورده و در معرض از دست دادن کمک مالی خود بود. اما کارکنان برنامه دو چیز را می‌دانستند که ارزیابان و حامیان مالی از آن خبر نداشتند. اول این که اهالی، به تیم اجرایی که از خارج از روستا آمده بودند اعتماد نداشتند و آنان را با روندی آهسته می‌پذیرفتند و دوم این که هر گاه سایر برنامه‌ها شروع به کار می‌کردند، همیشه به دلیل اینکه دانش‌آموز کافی جذب نمی‌کردند فقط یک سال دوام می‌آوردند. تیم ارزیابی به این نتیجه رسید که عنصر غایب در برنامه‌های قبلی، محدودیت زمان بوده و ضمنا وقتی که تیم‌های قبلی منطقه را ترک می‌کردند، اعضای باهمستان می‌دیدند که مجریان به مشکلات آنان اهمیتی نداده و در کمک به آنان جدی نیستند. با شناسایی این مشکل، برنامه ادامه یافت و در پایان سال دوم شروع به رشد کرد؛ چون ساکنان منطقه باور کرده بودند که برنامه آموزش بزرگسالان ادامه پیدا می‌کند. حالا ۱۵ سال بعد، آن برنامه به بخش ثابتی از باهمستان تبدیل شده و همیشه با ظرفیت کامل به کار خود ادامه داده است.
چطور باید بین ارزیاب حرفه‌ای یا داوطلب تصمیم گیری کنید؟
ارزیابی در اصل نوعی پژوهش است که شامل جمع‌آوری منظم اطلاعات و سپس نتیجه گیری از آن می‌شود. افرادی که انواع تحقیقات را انجام می‌دهند عبارتند از دانشجویان، دانشگاهیان و بسیاری از مشاوران که شغلشان پژوهش است. بنابراین، بهتر است افرادی را برای این وظیفه انتخاب کنید که در زمینه پژوهش آموزش دیده باشند.
قبل از این که تصمیم بگیرید چه کسی قرار است ارزیابی شما را انجام دهد، مواردی هست که باید در نظر بگیرید:
پول
این شاید از همه مهم‌تر باشد؛ به ویژه در مورد سازمان‌های جدیدتر و کوچک تر. عموما هرچه پایگاه مردمی‌تری داشته باشید، پول کمتری دارید. اگر یک حامی مالی داشته باشید که پرداخت کمک را منوط به ارزیابی کند، آنگاه می‌توانید استخدام افراد حرفه‌ای برای ارزیابی را به عنوان یک گزینه در نظر بگیرید. اگر پولی در کار نبوده و امکانی هم برای کسب آن نباشد، احتمالا انتخاب تیم ارزیابی داوطلب و محلی گزینه مناسب‌تری است.
واقعیت پول به کنار، اگر گزینه در نظر گرفتن افراد حرفه‌ای را داشته باشید، مسایل زیر نقش خواهند داشت:
پیچیدگی ارزیابی
در برخی از سازمان ها یا ابتکارات، ارزیابی می‌تواند نسبتا به راحتی انجام شود. این سازمان‌ها تنها می‌خواهند بسنجند که آیا اهداف خاصی که دارند، محقق خواهد شد یا خیر. پس از یک ابتکار آموزش عمومی، آیا تعداد کودکانی که امسال واکسن دریافت کرده‌اند تفاوت شایانی با تعداد سال قبل دارد؟ آیا شرکت کنندگان در برنامه مبارزه با بی‌سوادی، در خواندن، نوشتن، و ریاضیات تبحر بیشتری یافته‌اند؟ چه درصدی از شرکت کنندگان در برنامه مداوای مصرف مواد مخدر، بعد از یک زمان مشخص، دوباره به مصرف روی نیاورده‌اند؟ اگر اینها از نوع سوالاتی هستند که باید پاسخ داد، ارزیابی می‌تواند نسبتا ساده باشد. اما اگر پرسش‌ها پیچیدگی بیشتری داشته باشند چطور؟ آیا ابتکار یا عوامل دیگر یا ترکیبی از اینها در نرخ رشد واکسن موثر بوده؟ کدام عوامل محیطی بر رشد سواد آموزان موثر بوده است؟ مصرف کنندگان مواد مخدر که دوباره عادت خود را از سر گرفته‌اند در چه چیز اشتراک داشتند؟ شاید روش یافتن پاسخ به این پرسش‌ها هم باید پیچیده‌تر باشد. اما این مسئله زمانی ابهام بیشتری می‌یابد که گاهی در یافتن پاسخ سوالات پیچیده، شناخت عمیق باهمستان اهمیت و تاثیر بیشتری دارد تا برخورداری از دانش روش‌های تحقیق. اگر امکان استخدام افراد حرفه‌ای را دارید، باید تصمیم بگیرید که آیا این کار در اینجا عملا بهترین ایده است یا خیر.
نوع اطلاعات مورد نظر و نحوه تحلیل آن
اگر مشغول جمع‌آوری داده‌های کمی باشید (مثلا ارقام)، اغلب امکان ندارد که قبل از تحلیل داده‌ها، نتیجه گیری کنید. عملیاتی آماری وجود دارد که می‌توان برای اعداد به کار برد و متوجه معنی و میزان اهمیت آنها شد و با کمک آنها سایر روش‌ها را کشف کرد (برای مثال چقدر احتمال دارد که تفاوت‌ها یا تغییرات عملا به دلیل متغیری بوده‌اند که شما اندازه گیری می‌کنید). اگر به این نوع اطلاعات نیاز دارید یا اگر حامیان مالی یا سایرین به طور اخص خواهان آن باشند، بد نیست که یا محققان حرفه‌ای را استخدام کنید یا یک راهنمای حرفه‌ای داوطلب پیدا کنید.
از ارزیابی برای چه منظوری استفاده می‌کنید
آیا ارزیابی صرفا باید به شما کمک کند تا در حد ممکن در کار خود موفق باشید؟ آیا می‌خواهید اعتبار خود را در باهمستان بالا ببرید؟ آیا ادامه دریافت حمایت مالی شما به آن بستگی دارد؟ یا پاسخ شما تلفیقی از همه این‌هاست؟ جواب شما به این سئوالات کمک می‌کند تا تعیین کنید لازم است چه نوع سوالاتی را در ارزیابی بپرسید، جواب‌ها باید در چه قالبی باشند، ارزیابی باید چقدر پیچیده باشد، و آیا استخدام محققان ضروری است یا نه. انتخاب بین حرفه‌ای‌ها یا داوطلبان باهمستان در اینجا نه تنها به عوامل بالا بستگی دارد، بلکه منوط به شرایط خاص شما نیز هست. شاید افراد حرفه‌ای بتوانند اطلاعات را بهتر تحلیل کنند، اما شاید به همان اطلاعاتی دسترسی نداشته باشند که مردم باهمستان دارند (یا شاید در اصل دسترسی بهتری داشته باشند، چون افراد آنان را بی طرف می‌دانند). باید تصمیم بگیرید که کدام یک برای شرایط شما بهتر است.
برداشت مورد نظر شما از ارزیابی
برخی از سازمان‌ها یا ابتکارات ممکن است بخواهند نشان دهند که ارتباط خوبی با مردم دارند و ارزیابی آنها نیز بر مبنای نیازهای باهمستان است. در مقابل، برخی دیگر ممکن است با استخدام ارزیاب‌هایی که هیچ ارتباطی با باهمستان ندارند، نشان دهند که ارزیابی آنان بی طرفانه است. همچنین، برخی به دلایل فلسفی یا عملی، ترجیح می‌دهند افرادی که به آنها خدمت می‌کنند یا از آنها منفعت می‌برند، در فرایند ارزیابی دخالت داشته باشند. در این زمینه گزینه‌ها و رویکردهای مختلفی وجود دارد که برای برخی سازمان‌ها منطقی است و برای برخی دیگر مناسب نیست. در نهایت، مهم این است که درباره نحوه انتخاب ارزیابها متناسب با دیدگاه‌ها و اصول خود تصمیم‌گیری کنید.
در انتخاب ارزیابان باید در پی چه چیز باشید؟
افراد حرفه‌ای، تیم برنامه ریزی باهمستان، یا تیم ارزیابی هر یک باید دارای ویژگی‌هایی باشند. در اینجا هر یک از اینها را جداگانه بررسی خواهیم کرد.
ارزیابی می‌تواند ساختارهای بسیار متفاوتی داشته باشد. در بسیاری از این حالات، ممکن است مرز بین حرفه‌ای و غیر حرفه‌ای مشخص نباشد. برای مثال شاید کسی ارزیابی را سراغ داشته باشد که به دلیل علاقه یا تعهدی که نسبت به سازمان یا باهمستان دارد، این کار را به طور رایگان انجام می‌دهد. هر چند ارزیابی می‌تواند فقط به وسیله فردی حرفه‌ای یا باهمستان یا گروهی از باهمستان انجام شود، تنوع زیادی در این مضامین وجود دارد.
برای مثال یک ارزیاب چنین تعریف می‌کند: «من استخدام شدم تا خدمات مرتبط با ایدز را در یک باهمستان ارزیابی کنم. من برای کمک به برنامه ریزی ارزیابی درخواست نیروی داوطلب کردم و خوشحال شدم وقتی که تعداد زیادی داوطلب قدم پیش گذاشتند.
وقتی با هم ملاقات کردیم، من بخش زیادی از دستور جلسه را تنظیم کردم و سوالات اصلی را مطرح کردم، مثل اینکه «می‌خواهیم چه چیزی را ارزیابی کنیم؟» یا «چطور می‌خواهیم ارزیابی کنیم؟» در نهایت تصمیم گرفتیم نظرسنجی برگزار کنیم. سوالات بعدی شامل این بود که چه نوع نظرسنجی نیاز داریم، چطور آن را اجرا کنیم، چه کسی باید این کار را انجام دهد و داده‌ها را چگونه جمع‌آوری کنیم. روش کار ما این بود که هر کدام از این سوالات اصلی را روی کاغذ می‌نوشتیم، همه آنها را مورد بحث قرار می‌دادیم، نظرات را یادداشت می‌کردیم و سپس درباره بهترین گزینه‌ها تصمیم می‌گرفتیم و پیش می‌رفتیم. به این ترتیب، فهرست سوالات را به صورت منظم و موثر بررسی کردیم و بعد از سه جلسه یک ساعته، اساس ارزیابی برنامه‌ریزی شد.»
سپس ارزیاب به اجرای ارزیابی پرداخت و قبل از مطرح کردن داده‌ها با باهمستان، آنها را به تنهایی تجزیه و تحلیل کرد.
ویژگی‌هایی که باید در ارزیاب جستجو کرد
حاضر باشد دستور کار شخصی خود را کنار بگذارد
اغلب محققان، به ویژه آنها که با دانشگاه‌ها ارتباط دارند، شاید برای راه اندازی ارزیابی، دلیل خاص خود را داشته باشند. اگر نیازهای محققان با نیازهای شما کاملا انطباق داشته باشد، مشکلی وجود ندارد. ولی اگر این نیازها کاملا منطبق نباشند، ممکن است مشکلی بسیار جدی ایجاد شود. اگر به ازای خدماتی پول می‌دهید، باید آن خدمات را دریافت کنید، و نه صرفا آنچه که محقق می‌خواهد به شما عرضه کند. این مهم است که از ابتدا در مورد این مسئله کاملا آگاهی داشته باشید و حتما با نوشتن آن در قالب یک قرارداد، مشخص کنید که چه چیز نیازهای شما را رفع می‌کند و نه نیازهای آنان را.
توانایی برقراری ارتباط با طیف وسیعی از مردم
ارزیابها باید با افراد متعلق به همه گروه‌های سیاسی، مذهبی، فلسفی، و احتمالا تعداد زیادی از گروه‌های قومی، زبانی، و نژادی تعامل کنند. اگر بنا باشد اطلاعات صحیح را جمع‌آوری کنند، باید مورد اعتماد همه آن گروه‌ها واقع شوند و باید همه بتوانند تا حد مشخصی با آنان راحت باشند.
آیا آنان قبلا با گروه‌هایی همکاری کرده‌اند که شامل طیف وسیعی از اعضای باهمستان بوده باشند؟ آیا در توضیح روش‌های خود به کسانی که تحصیلات بالایی ندارند و هرگز با امر تحقیق برخورد نکرده‌اند، مهارت‌های بیانی و ارتباطی و همچنین شکیبایی لازم را دارند (به ویژه اگر خود ارزیابها در همان شرایط قرار بگیرند)؟ آیا حداقل برخی از آنان به زبان افراد باهمستان صحبت می‌کنند؟
برای پاسخ دادن به بعضی از این سئوالات می‌توانید با ارزیاب‌هاث بالقوه، قبل از آن که استخدام یا انتخاب شوند مصاحبه کنید. لازم است این افراد اطلاعات لازم را برای ارزیابی جمع‌آوری کرده و نتایج آن را به زبانی که برای باهمستان قابل فهم باشد تشریح کنند. اگر برخورد ارزیاب سبب شود که مردم نتوانند یا نخواهند به او جواب بدهند یا نتوانند از نتایجی که بدست آمده استفاده کنند، بهترین برنامه ارزیابی بی ارزش خواهد بود.
حساسیت فرهنگی
به ویژه در باهمستانی که ساکنان آن دارای فرهنگ‌های متعددی هستند، احترام متقابل و درجاتی از درک و پذیرش جهان بینی دیگران برای کارآیی ارزیابها ضرورت دارد. آیا تیم ارزیابی فرهنگ اعضای باهمستان را درک می‌کنند یا حاضرند آن را درک کنند؟ یک محله در جنوب شهر که بیشتر ساکنان آن از طبقه کارگر تشکیل شده با محله‌ای در بالای شهر که ساکنان آن عمدتا طبقه متوسط رو به بالا هستند تفاوت زیادی دارد. ارزیابها باید به فرهنگ باهمستان‌هایی که با آن کار می‌کنند، احترام گذاشته و دانسته یا ندانسته آن را زیر پا نگذارند.
توانایی رفتار محترمانه یا رعایت احترام یکسان برای همه
نحوه برخورد تیم ارزیابی با مردم به حساب سازمان گذاشته می‌شود. اگر آنان با همه محترمانه رفتار نکنند، قادر به کسب اطلاعات درست یا هر گونه اطلاعاتی نخواهند بود و در رابطه سازمان با کارمندان، جمعیت هدف، و باهمستان دشواری ایجاد خواهند کرد.
تعهد مطلق به حفظ اطلاعات همه افراد
خواه ارزیابها افراد حرفه‌ای باشند که دستمزد می‌گیرند یا خیر، به دلایل اخلاقی، عملی، و حقوقی، همیشه باید مراقب باشند که اطلاعات جمع‌آوری شده در جریان ارزیابی محرمانه است (یعنی فقط برای ارزیابی مورد استفاده قرار گیرد) و هیچ کس، خواه با نام یا سایر عواملی که به آنان ربط پیدا کند قابل شناسایی نباشد. مثلا در موردی مانند ارزیابی برنامه‌ای برای جلوگیری از خشونت خانگی یا مرتبط با سرپناه بانوان، حفظ اطلاعات شخصی می‌تواند با امنیت فردی گره بخورد. در بیشتر موارد، این کار در جمع‌آوری داده‌های صحیح به ارزیاب کمک می‌کند. ضمنا این کار ارزیابها و سازمان را در قبال شکایات حقوقی کسانی که به نوعی به واسطه اطلاعاتی که ارایه می‌دهند صدمه دیده باشند، مصون نگاه می‌دارد.
وفاداری به فرایند ارزیابی
برنامه‌ریزان و ارزیابها باید در نظر داشته باشند که ارزیابی را به بهترین شکل ممکن و با نیم نگاهی به فایده عملی آن برای سازمان انجام دهند. برای سازمان یا سایر اعضای باهمستان، وفاداری یعنی پایبندی لازم به جدی گرفتن ارزیابی و استفاده از آن برای اعمال اصلاحات و ارتقای کیفیت برنامه، خدمات، یا سایر فعالیت‌ها. نتایج یک ارزیابی هر قدر هم که ممتاز و آموزنده باشد، اگر مورد استفاده قرار نگیرد بی‌ارزش خواهد بود.
برنامه ریزان یا ارزیاب‌های باهمستانی یا درون سازمانی
در مواردی، برخی افراد به خاطر مقامی که در سازمان یا باهمستان دارند، حتما باید در تیم مشارکت داشته باشند. به همین نسبت، شاید عده‌ای هم نتوانند در گروه شرکت کنند. به طور کلی تیم باید به اندازه‌ای کوچک باشد که تشکیل جلسه یا تماس بین اعضا در آن زیاد دشوار نباشد، و به قدری بزرگ باشد که اعضای کافی برای انجام کار را در اختیار داشته باشد. اعضای تیم باید نماینده منافع ذینفعان در سازمان یا ابتکار باشند: یعنی کارکنان و هیات مدیره، جمعیت هدف، و بطور کلی اعضای باهمستان. ویژگی‌هایی که باید برای اعضای تیم برنامه ریزی و ارزیابی در نظر داشته باشید، عبارتند از:
نمایندگی
تیم ارزیابی می‌تواند هر تعداد از افراد زیر را شامل شود (ولی معمولا در سازمان‌ها، این تعداد بیشتر از چهار یا پنج نفر نیست):
- طیفی از نمایندگان سازمانی (مثلا، رئیس، یک یا دو تن از کارمندان (کسانی که مستقیما با جمعیت هدف همکاری می‌کنند)، و یک عضو هیئت مدیره
- نمایندگانی از جمعیت مخاطب، در حالت مطلوب، افرادی که سازمان یا ابتکار را درک می‌کنند و در آن مشارکت داشته‌اند
- اعضای باهمستان که در سازمان یا ابتکار منافعی دارند (کسبه، نمایندگان سازمان‌های محلی، مسئولان مدارس، سایر افراد ذینفع)
- نمایندگانی از گروه‌های زنان و نوجوان در صورتی که ارتباطی با موضوع دارند
- نمایندگانی از گروه‌های اقلیت زبانی و قومی
- فردی که دارای مهارت و تجربه در تحقیق باشد؛
آمادگی برای گوش دادن و آموختن
این ویژگی، طیف وسیعی از افراد و رفتارها را در بر می‌گیرد. بطوری‌که برای مثال مدیر دبیرستان منطقه قابلیت گوش دادن به نظر یک فرد ترک تحصیل کرده و جدی گرفتن عقاید او را دارد و از سویی دیگر آن فرد هم باور دارد که توانایی یادگیری آنچه را که برای مشارکت در تیم لازم است را داراست.
توانایی همکاری گروهی
این ویژگی می‌تواند در گروه‌هایی که شامل چند فرهنگ و طبقه اجتماعی هستند، موضوع حساسی باشد. «مهارت رفتار در جلسات» که اکثر افراد تحصیل‌کرده به‌طور ناخودآگاه از دوران دبیرستان یا قبل‌تر یاد می‌گیرند، برای دریافت‌کنندگان کمک‌های دولتی یا کارگران مهاجر ممکن است ناشناخته باشد، زیرا آنها هرگز با چنین موقعیت‌هایی روبرو نشده‌اند. به این دلیل، ممکن است در جلسات سکوت کنند، سردرگم شوند، یا نتوانند مشارکت کنند، یا شاید به‌نحوی صحبت یا رفتار کنند که از نظر دیگران نامناسب به نظر برسد. افرادی که این مهارت را ندارند، در چنین موقعیت‌هایی نیاز به حمایت و تشویق دارند، چرا که ممکن است برای آنها تهدیدآمیز باشد. یک راه‌حل این است که اعضای تیم را با افرادی که به پشتیبانی نیاز دارند همراه کنیم. راه دیگر این است که با آموزش تعاملات و مهارت‌های شرکت در جلسات به همه اعضای گروه، کار را آغاز کنیم تا هیچ‌کس احساس نکند که متمایز است و قواعد کار برای همه روشن باشد.
افراد حرفه‌ای
به غیر از زمانی که تنها با یک مشاور همکاری دارید، هنگامی که با تعدادی از افراد حرفه‌ای کار می‌کنید، احتمالا از قبل یک تیم تشکیل شده است. بنابراین کل مجموعه را دارید: اعضای تیم چه کسانی هستند، چه کارهایی را بلد هستند، اگر تیم برنامه ریزی داشته باشید، چگونه با آن و نیز و با سازمان و باهمستان شما تعامل می‌کنند. همان طور که در بالا ذکر شد، بیشتر تیم‌های حرفه‌ای، یا مشاوران خصوصی یا محققان دانشگاهی هستند. احتمالا مهم‌ترین ویژگی که باید در پی آن بود، تجربیات و مهارت‌های حرفه‌ای و تخصص و سبک کار آنان در کار بر روی گروه های باهمستانی است.
دانش انواع مختلف تکنیک‌های ارزیابی
آیا ارزیابها می‌توانند هم پژوهش کمی (اعداد و آمار) و هم کیفی (واقعیات، داستان‌ها، مثال‌ها، تحلیل موقعیت‌ها و وقایع، و غیره) را انجام دهند و آیا می‌دانند هر یک از اینها چه وقت مناسب است؟ آیا قبلا در شرایط مشابه شما از این موارد استفاده کرده‌اند یا آیا تصویر روشنی دارند که چگونه این کار را انجام دهند؟
سابقه اجرا
قبل از آن که با کارفرمایان قبلی ارزیاب یا تیم ارزیابی صحبت کرده باشید، نباید آنان را استخدام کنید. این که افراد حرفه‌ای در مصاحبه و روی کاغذ چقدر خوب هستند معمولا برای این که آنچه را می‌خواهید درباره آنان بدانید کافی است، اما وقتی که این اطلاعات کافی نباشند، ممکن است فاجعه به بار آید و نه تنها پول، بلکه زمان، نتیجه، و روابط فیمابین در باهمستان را از بین ببرد.
باید از آنها بخواهید تا بعضی از نتایج ارزیابی‌های قبلی را به شما نشان دهند. آیا آن نتایج، قابل خواندن و درک هستند؟ نامزد ارزیابی، آنها را برای سازمان و باهمستان چگونه توضیح داد؟ این که بدانید چه عایدتان خواهد شد، می‌تواند در انتخاب ارزیابان مناسب بی اندازه کمک کند.
تجربه همکاری با گروه‌های باهمستانی
آیا ارزیاب‌هایی که انتخاب شده‌اند قبلا تجربه‌‌ای در همکاری با گروه‌های محلی داشته‌اند؟ آیا با نقش و وظایف خود در چنین وضعیتی آشنا هستند و آیا می‌توانند از پس این موقعیت برمی‌آیند؟ آیا توانسته‌اند برای رسیدن به اهداف مناسب، با باهمستان همکاری کنند آیا در قبال پیشنهادها و نیازهای باهمستان و موضوع ارزیابی خود پاسخگو هستند؟ آیا به جای آن که به گروه باهمستان گوشزد کنند که چه نیازهایی دارند، با آنان همکاری می‌کنند؟
توانایی لازم برای شنیدن
نه تنها مهم است که ارزیاب بتواند گوش دهد، بلکه لازم است که به دیگران احترام گذاشته و نقش «متخصص» را ایفا نکند؛ به جز در مواقعی که مناسبت داشته باشد. اگر ارزیابی به وسیله باهمستان انجام شود، ارزیابها باید بتوانند ابتدا به صحبت‌های گروه برنامه ریزی درباره نیازهای سازمانشان یا ابتکارشان گوش دهند و بعد به باهمستان، تا بتوانند اطلاعات را جمع‌آوری کنند. گوش کردن واقعی (نه تنها به معنای آنچه گفته می‌شود، بلکه مفهومی که در پس گفته‌ها وجود دارد) یک مهارت کلیدی در ارزیابی است که نباید نادیده گرفته شود.
خلاصه
اگر فرد یا تیمی که برای برنامه‌ریزی یا اجرای ارزیابی سازمان یا ابتکارتان انتخاب می‌کنید، بتواند ویژگی‌ها و مزایای خود ارزیابی را مشخص کند، کار مهمی انجام داده است. در صورتی که با افراد حرفه‌ای کار می‌کنید، باید مدارک، تجربیات قبلی و میزان تخصص آنها را بررسی کنید. اگر از ارزیاب‌های حرفه‌ای، داوطلبان باهمستان یا ترکیبی از این دو استفاده می‌کنید، باید به دقت توجه کنید که نیازها و منافع آنها با نیازها و منافع سازمان و باهمستان شما هم‌خوانی داشته باشد. همچنین، درباره مهارت‌های ارتباطی آنها، آمادگی‌یشان برای مشارکت با سازمان و باهمستان و سازگاری‌شان با یکدیگر فکر کنید. با ایجاد یک تیم خوب، شما در مسیر اجرای یک ارزیابی دقیق و ارزشمند قرار خواهید گرفت.