Capítulo 11. Buscar y formar voluntarios | Community Tool Box

• ¿Por qué trabajar con voluntarios?

• ¿Por qué planificarlo?

• ¿Quién debería crear el plan?

• ¿Cómo planificar la inclusión de voluntarios?

"El servicio es el alquiler que pagamos por existir. Es el verdadero propósito de la vida y no algo que se hace en los ratos de ocio".

Marion Wright Edelman, fundadora de la Fundación para la Defensa de los Niños, es una ferviente creyente en la importancia del servicio a los demás, y no está sola. En 1995, aproximadamente 93 millones de estadounidenses, o casi la mitad de la población adulta hicieron algún tipo de servicio voluntario. Para igualar las horas empleadas cada año por los voluntarios de diversos proyectos, se necesitaría por encima de nueve millones de empleados de tiempo completo.

La mayoría de las organizaciones no-lucrativas cuenta con voluntarios para una gran parte del trabajo que realizan. Las tareas realizadas por los voluntarios son tan variadas como la gente que las realiza. Una estudiante de secundaria podría participar como voluntaria para cuidar niños en la guardería durante el servicio, misa o culto matutino de los domingos; podría ser una contadora que se ofrece para ayudar al director a solicitar al estado  una exención de impuestos; o podría ser un jubilado que prepara el almuerzo todos los días en la cocina vecinal.

Independientemente de las tareas que hagan, todos estos voluntarios tienen al menos una cosa en común: El tiempo, la energía y los recursos que aportan son sumamente importantes para el éxito de una organización (o programa).

Debido a la enorme cantidad de colaboración potencialmente disponible por parte de los voluntarios, una pregunta importante para los directores de programas y coordinadores de voluntarios es, "¿cómo utilizar este recurso de la mejor manera?" En este capítulo de la Caja de Herramientas, trataremos de responder a ese interrogante.

En esta sección, Desarrollando un Plan para Implicar a Voluntarios, daremos un vistazo a los componentes importantes de un programa efectivo para voluntarios, desde el comienzo hasta el final. Las siguientes tres secciones abordarán en detalle algunos de los aspectos más complicados de la planificación para reclutar voluntarios.

La Sección 2, Reclutar voluntarios, ayudará a encontrar los voluntarios que se deseen para la agencia u organización—y ayudará a convencerlos a ellos de que también la necesitan.

La Sección 3 Desarrollar programas de orientación para voluntarios, ayuda a presentar la organización ante nuevos voluntarios. De esta manera, ellos estarán informados y cómodos en su nuevo trabajo.

Finalmente, La Sección 4, Desarrollar programas de formación para voluntarios, debate las mejores maneras de formar voluntarios para las tareas más complicadas (o de más larga duración).

¿Por qué trabajar con voluntarios?

Tal vez no se esté convencido del valor de los voluntarios, al menos para la organización en cuestión. Se podría pensar que "los voluntarios son demasiado problema", o que "no son confiables; requiere mucho tiempo formarlos, y una vez que se hace, simplemente se van. Además, uno es responsable de sus acciones—ese es un problema que no necesitamos en estos momentos. Es más simple realizar nuestro trabajo con personal asalariado"

A pesar de todos los desafíos, se deben considerar, de todos modos, algunas de las diferentes ventajas de utilizar voluntarios como parte de un plan cuidadosamente desarrollado.

• Los voluntarios ahorran dinero. Esta ventaja evidente puede ser la salvación para algunas organizaciones. El “valor monetario” del tiempo de un voluntario fue en 1997 de $ 13.74 dólares por hora. Muchas organizaciones, como la Cruz Roja, funcionan casi por completo con labores voluntarias – y haciendo eso, pueden realizar una gran cantidad de trabajo de muy buena calidad sin mucho dinero.
• Los voluntarios aportan destrezas necesitadas. Muchos voluntarios poseen conocimiento especializado como programación de sistemas, publicidad o mediación en conflictos, el cual la organización necesita ocasionalmente, aunque no con la suficiente frecuencia como para contratar a alguien de tiempo completo para efectuar el trabajo. Un voluntario que done sus habilidades “cuando se necesite” puede ser el complemento perfecto para el personal de la oficina.
• Los voluntarios aportan energía y entusiasmo frescos. Aun las personas más dedicadas pueden consumirse al trabajar en un mismo tema cuando lo hacen 40 (o más) horas a la semana. Los voluntarios pueden aportar al trabajo una perspectiva y entusiasmo renovador. Esto puede contribuir a revitalizar al personal, y puede ayudar a movilizar proyectos en direcciones nuevas y emocionantes.
• Los voluntarios incrementan el sentimiento de propiedad/titularidad comunitaria. Entre más miembros de la comunidad estén implicados en el proyecto o iniciativa, más fácil será ganar apoyo para sus labores. Además, utilizando voluntarios provenientes de toda la comunidad, es casi seguro de que los logros estarán “en sintonía” con lo que la comunidad quiere, y no simplemente con lo que los miembros de la organización piensen que necesita.

En pocas palabras - trabajar con voluntarios ayuda a realizar (y bien) - lo que se propone hacer.

¿Por qué planificarlo?

¿Por qué planificar la inclusión de voluntarios? Como todo lo demás que realiza la organización, planear el programa de voluntarios ayudará a que ésta funcione más fácilmente. Además, un plan bien desarrollado contribuye a prevenir problemas potenciales antes de que comiencen. De ese modo se pueden obtener todas las ventajas de la ayuda voluntaria sin la mayoría de los dolores de cabeza.

Por ejemplo, anteriormente mencionamos algunos de los problemas de trabajar con voluntarios, como el  asumir responsabilidad por sus acciones, la falta de confianza y la tendencia de los voluntarios a no permanecer por mucho tiempo en una determinada organización. Sin embargo, si se planifica bien se pueden tomar en cuenta estos problemas: la organización podría pagar un seguro contra asumir responsabilidad por las acciones de los voluntarios; se podrían decidir y  redactar con antelación las consecuencias de  no ser fiable, y entregárselas a los voluntarios; y  se podrían discutir y poner en práctica las maneras de conservar a los buenos voluntarios.

¿Quién debería crear el plan?

El plan de la organización para la inclusión de voluntarios tocará a mucha gente, por lo cual suele resultar mejor incluir muchas voces cuando se diseñe. Entre los actores principales podría incluirse a:

• Líderes de la organización, como el director o los principales miembros de la junta directiva.
• Miembros del personal. Ellos son quienes mejor conocen lo que se requiere para realizar el trabajo, con lo cual su inclusión es vital. Además, incluir a miembros del personal en el proceso de planificación, contribuyes a aliviar los temores de que los trabajadores voluntarios pudieran reemplazarlos.
• Voluntarios potenciales. Si la organización ya tiene voluntarios, o se sabe a quiénes se desearía reclutar, se les podría solicitar a ellos ayuda para desarrollar el plan. De esa manera el plan seguramente será desarrollado para el mejor interés de los voluntarios, así como también para el del personal de la organización o iniciativa.

Por ejemplo, una posible voluntaria podría decir que le encantaría trabajar en la organización--pero sólo si hubiera disponible una guardería de niños durante las sesiones de formación, debido a que su marido trabaja a esa hora y no hay quien cuide a sus hijos. Sin esa sugerencia, los miembros del personal de la organización podrían no haber pensado en la necesidad de una guardería infantil y podrían haberse perdido numerosos voluntarios de calidad.

• Si la organización todavía no tiene un coordinador o director de voluntarios, se podría considerar la designación de uno. Esta persona, que a menudo informa al director, puede ser un miembro del personal o incluso, un voluntario.

Tareas características de un coordinador de voluntarios:

• Reclutar voluntarios
• Comunicarse con los diversos coordinadores de departamentos y programas para averiguar qué se requiere hacer y cuánto tiempo de los voluntarios se necesita para llevarlo a cabo.
• Educar al personal sobre el papel de los voluntarios y sus responsabilidades
• Entrevistar y examinar a voluntarios potenciales
• Encargarse de la orientación y la formación de los voluntarios
• Expresar las opiniones e ideas de los voluntarios a otros miembros del personal y facilitar la colaboración entre voluntarios y miembros del personal asalariado

Las organizaciones más pequeñas, los grupos que necesitan unos pocos voluntarios, o aquellos cuyo futuro es incierto, pueden hallar innecesario para sus propósitos tener un coordinador de voluntarios. Para ellos, las tareas usualmente asumidas por el coordinador, pueden ser divididas entre otros miembros de la organización de manera que tengan sentido para la misma.

¿Cómo planear la inclusión de voluntarios?

Antes que nada, se deben utilizar los principios de  la planificación estratégica. Se trata de un proceso para determinar cómo ir desde “aquí” (donde nos encontramos ahora) hasta “allí” (donde deberían estar las cosas).  No obstante, la planificación para la inclusión de voluntarios tiene sus propios pasos importantes. Estos pasos se encuentran detallados más adelante. Éstos son pertinentes especialmente para organizaciones que tienen los recursos y requieren un programa amplio para la inclusión de voluntarios. Las organizaciones más pequeñas, o aquellas que menos dependan de la utilización de voluntarios, pueden adaptar el plan sugerido abajo, o simplemente podrían tomar aquellas partes que tengan más lógica para ellas.

Pasos de un programa efectivo de voluntarios:

• Tener motivos y razones fundamentales para querer reclutar voluntarios
• Desarrollar una descripción de tareas
• Reclutar voluntarios
• Examinar a los voluntarios potenciales
• Guiar la orientación de los voluntarios
• Formar a los voluntarios
• Supervisar a los voluntarios
• Retener a los voluntarios
• Evaluar a los voluntarios
• Reconocer los esfuerzos y los logros

Examinemos a continuación cada uno de ellos.

Tener motivos y razones fundamentales para querer reclutar voluntarios.

Se pueden tener diversos motivos para desear voluntarios en general, y otras razones para solicitar ayuda a gente específica. Es importante poder articularlas; incluso escribirlas. Cuando un voluntario potencial pregunta, "¿Por qué la organización necesita voluntarios?" o "¿por qué me necesita?" se debería tener las respuestas listas.

Éstos son dos interrogantes diferentes, y deberían ser meditados separadamente. Primero, ¿cuál es la razón fundamental para que la organización tenga voluntarios en general?, ¿para incrementar la calidad o cantidad de los servicios que proveen?, ¿para incrementar la participación de la comunidad? Existen varias buenas razones para darles la bienvenida a nuevos voluntarios; ¿cuáles son las de la organización?

Algunos ejemplos de diferentes justificaciones incluyen:

• "Pensamos que la inclusión de la comunidad es realmente importante para ayudarnos a permanecer en la misma senda".
• "Deseamos que cada niño de nuestra comunidad esté al cuidado de adultos con quienes puedan hablar, y nos encontramos muy lejos de lograr esa meta".
• "Los voluntarios pueden ayudarnos a alcanzar nuestra meta de independencia financiera".
• "Creemos que utilizando voluntarios podemos establecer una red de tutores que pueden reducir significativamente la tasa de analfabetismo en nuestra ciudad".
• "Nuestra organización desea volverse financieramente independiente, y ninguno de nosotros tiene idea de cómo hacerlo".

La justificación o razón fundamental  de la organización en cuestión no necesita ser sumamente específica, y no significa que sea inalterable. A medida que la organización crezca y se desarrolle, del mismo modo lo harán sus necesidades y sus razones para tener voluntarios.

Conjuntamente con la justificación general del  programa, se necesita una buena idea de lo que se quiere que hagan los voluntarios. ¿Qué destrezas se requieren? ¿Simplemente se necesitan individuos que colaboren a limpiar el parque luego del festival de arte local, o se requiere gente con talentos específicos, tales como tener experiencia para diseñar un boletín de noticias, o contar con destrezas de oratoria? Si no se tienen razones precisas para tener voluntarios, esto puede reflejarse en el programa. Los voluntarios pueden sentirse innecesarios –y tarde o temprano desearán marcharse.

Desarrollar una descripción de tareas.

Una vez que la organización ha decidido con exactitud por qué desea contar con voluntarios, se podría escribir una descripción formal de las tareas. Esto es innecesario para algunas tareas, especialmente aquellas que se traten de eventos únicos, tales como  el distribuir agua a los corredores en un maratón anual de 10 Km. Para las tareas más complicadas de larga duración, una descripción escrita es una manera excelente de explicar los detalles a los voluntarios potenciales. También demuestra que la organización es profesional y bien organizada --el tipo de lugar donde la gente desea trabajar. Además,  es una buena manera de pensar aun más claramente en la cantidad de voluntarios que se necesitan y para qué son necesarios.

Una descripción de tareas para voluntarios debería incluir, de la misma manera que en una descripción de un trabajo con salario, lo siguiente:

• Título
• Justificación general/Propósito
• Naturaleza del trabajo/Responsabilidades
• Requisitos/destrezas
• Tiempo requerido
• Día de comienzo propuesto (y, si es pertinente, día de finalización)
• Términos: Autoridad otorgada al  puesto, relaciones de reporte/supervisión
• Prestaciones

En la sección Herramientas, se puede encontrar una descripción de tareas en blanco que se puede completar y usar para la descripción de tareas de la organización o iniciativa en cuestión, y una versión rellenada puede  hallarse en la sección de Ejemplos.

Reclutar voluntarios.

El siguiente paso del proceso es encontrar a las personas necesarias--y convencerlas de que ellas también necesitan a la organización.

El reclutamiento se aborda en la próxima sección de este capítulo, con lo cual no abundaremos ahora en detalles. De todas formas, los dos componentes principales del reclutamiento que son dignos de mencionarse aquí son:

• Primero, averiguar qué es lo que quieren los voluntarios potenciales. ¿Qué desean realizar? ¿Qué cosas les resultarán más fáciles de hacer? ¿Qué hará, para ellos, más atractiva a la organización? Una forma excelente de averiguar esta información es gestionar una evaluación de necesidades a través de voluntarios potenciales.

Susan Ellis, una experta en el campo del manejo de voluntarios, ofrece algunos consejos. Ella sugiere que, "el divorcio, la familia monoparental y el cuidado de los padres de edad avanzada, son sólo algunos de los factores a los cuales se adaptarán los programas exitosos de voluntarios. Las oportunidades que respeten el tiempo limitado de la gente, que acepten a los niños y que conozcan las necesidades sociales de los adultos para hacer nuevas amistades de ambos sexos (sin mencionar formas seguras de conocer a una pareja potencial) serán aquellas que atraigan a los voluntarios de hoy en día".

• Segundo, encontrar el modo de decirle a los voluntarios potenciales cómo su trabajo en la organización puede  brindarles lo que ellos necesitan. El reclutamiento puede tener lugar de formas muy variadas: los voluntarios pueden comentarle a sus amigos sobre la organización; se puede tener reuniones informativas;  pueden publicarse anuncios en el periódico local; y existen muchas, muchas otras posibilidades. Depende de la organización escoger la táctica (o tácticas) de reclutamiento que tengan mayor sentido para el programa, el presupuesto y las necesidades.

Examinar a los voluntarios potenciales.

El esfuerzo de un reclutamiento bien realizado puede resultar en numerosas personas que ofrecen sus servicios a la organización. Es extraordinario, justo lo que la organización necesita. Sin embargo algunos de ellos pueden no ser apropiados para la agencia o para la tarea que ofrecen hacer.

¿Por qué no? Bueno, algunos pueden no ser apropiados para el trabajo que solicitan, y otros pueden ser una amenaza para la organización. Además, como ocurre con los miembros del personal asalariado, la organización es legalmente responsable por lo que hagan los voluntarios en cumplimiento de sus tareas. Las organizaciones (y, en algunos estados de Estados Unidos, por ejemplo, los miembros ejecutivos y de la junta directiva) son responsables de las acciones cometidas por sus voluntarios durante el trabajo.

¿Qué significa esto? Bien, si un voluntario se dirige camino a una tienda a comprar papel para el boletín interno, cruza una luz roja y golpea a alguien, puede ser responsable personalmente por el accidente. De todos modos, la persona a quien golpeó podría decidir demandar también a la organización para la cual trabaja el voluntario, con la esperanza de que la institución sea más adinerada que el individuo.

Aquí hay otro ejemplo: si un voluntario tiene antecedentes de maltrato infantil, no se querría que él o ella se hiciera cargo del centro de cuidado infantil de la organización. En primer lugar, los niños podrían estar en riesgo, y como en la situación anterior, los padres de cualquier niño que sea lastimado en la organización pueden demandar la por permitir que esa persona trabaje con niños—aunque la organización no supiera de dichos antecedentes. En este caso también, la mayoría de los estados estadounidenses tiene leyes que prohíben que personas con historial de maltrato infantil trabajen con niños --y nuevamente, aún si la organización no supiera del pasado de esta persona, de todos modos estaría violando la ley.

Mirar bajo la lupa a los voluntarios es una buena forma de minimizar dichos riesgos. Por ejemplo, si el puesto implica conducir mucho, se podrían averiguar los antecedentes de manejo del candidato. Si se descubre que él o ella ha tenido numerosas multas por exceso de velocidad en el último año, se podrías decidir que esa persona sería mejor para una tarea diferente.

Distintas organizaciones investigan a los voluntarios de modos diversos. Cómo examinar a los voluntarios dependerá especialmente de la tarea que hará, de cuánta responsabilidad tendrá y de la duración de su trabajo. Algunas de las herramientas más comunes para este proceso incluyen:

• Un formulario de solicitud por escrito
• Una entrevista con miembros del personal de la organización y/o voluntarios
• Cartas de referencia
• Las preguntas de ensayo pueden también decir más sobre la persona. Éstas pueden formar parte del formulario escrito o pueden ser entregadas individualmente. Algunos ejemplos típicos incluyen, "¿Por qué desea trabajar para nuestra organización?" y "¿cuáles son los valores que guían lo que usted hace?"

Las preguntas de ensayo también pueden ser hechas a la medida del trabajo que el voluntario realizará. Por ejemplo, una pregunta de ensayo para un consejero telefónico podría ser, "¿qué le diría a alguien que llama y dice que su novio nunca la escucha, y que a él no parecen importarle sus sentimientos?"

• Verificaciones de antecedentes criminales/penales, las cuales son efectuadas a través del departamento de policía son requeridas en algunos casos, como cuando el voluntario trabajará con niños.
• Algunas organizaciones requieren que el voluntario firme un acuerdo de trabajo, usualmente con el director de la organización o el supervisor de los voluntarios, en el cual se expone lo que hará y lo que no.

Al final de esta sección, en las Herramientas, puede hallarse un formulario de solicitud rellenado.

Guiar la orientación de los voluntarios.

Cuando se haya seleccionado a los voluntarios del grupo de candidatos, la siguiente tarea será explicarles las bases de la organización, su filosofía y qué es lo que ellos harán. Para los programas más extensos, aquellos que requieren una preparación amplia o aquellos que comprenderán un compromiso con la agencia a largo plazo, normalmente se adopta la estructura de una sesión de orientación formal. Éstas generalmente duran una o dos horas e incluyen un recorrido por las instalaciones y la presentación a los miembros destacados del personal. Por lo general, se les suelen entregar a los candidatos copias del material escrito (por ejemplo un manual de formación para voluntarios o folletos que describen el trabajo del grupo).

De manera menos formal, alguien de la organización podría presentarlos a los demás colaboradores de la oficina, enseñarle los alrededores, alistarlo para trabajar y ofrecerse a responder preguntas a medida que vayan surgiendo.

Los programas de orientación son tratados en la Sección 3  de este capítulo (Desarrollar programas de orientación para voluntarios).

Formar a los voluntarios.

Las tareas más complejas pueden requerir una amplia preparación de los voluntarios. Por ejemplo, las oficinas centrales de un centro de asesoramiento en  casos de emergencia/crisis ubicado en Lawrence, Kansas, requiere más de 100 horas de  capacitación antes de que los voluntarios dialoguen con los clientes. También otros tipos de programas podrían tener procesos de capacitación a largo plazo antes de que los voluntarios salgan al ruedo. La Sección 4, Crear programas de capacitación para voluntarios, trata los detalles de llevar a cabo un programa de capacitación.

Supervisar a los voluntarios.

A pesar de que los voluntarios no sean personal asalariado, no se debería abandonarlos y dejarlos actuar con sus propios recursos, sin ningún tipo de supervisión ni dirección. Mucha gente ve su experiencia de voluntario como un aprendizaje, y los comentarios constructivos pueden ayudarle a crecer. Además de eso, lo que hagan los  voluntarios seguramente se reflejará en la organización en su conjunto, por lo cual es importante que alguien (el coordinador de los voluntarios, si hay uno, o quizás en una organización más pequeña, el director) controle lo que está haciendo la gente.

Retener a los voluntarios.

Una vez que se cuente con gente excelente trabajando con la organización, se deseará conservarla. Precisamente tener un programa bien diseñado funcionará para mantener a los voluntarios por un largo período --a la gente le gusta participar en algo provechoso, y no sentir que están perdiendo su tiempo en una organización inepta.

Además existen asuntos más específicos que el grupo puede realizar para asegurarse de que los voluntarios desearán quedarse. Éstos incluyen:

• Prestar especial atención a los trabajos encomendados a los voluntarios. Sus tareas deberían incluir desafíos basados en las destrezas que ya tienen, a la vez que se les permite aprender más aun. Por ejemplo, si una voluntaria es creativa, se le podría pedir que colabore en el diseño de los folletos de la agencia. De esta manera, ella puede utilizar su talento creativo y además tiene la oportunidad de aprender sobre diseño.

De cualquier manera, es importante no darle al voluntario más trabajo (o más desafíos) de los que pueda encargarse de manera realista. El supervisor y el voluntario deberían dialogar honestamente acerca de cuánto es lo que razonablemente éste puede realizar y a la vez sentir el desafío o la satisfacción que desea. Este es un equilibrio delicado, y ambos deberían pensarlo concienzudamente.

Cuando se trata de hacer coincidir las tareas con los voluntarios apropiados, podría ser una buena idea contar con una base de datos que contenga los nombres de todos los voluntarios de la organización, sus disponibilidades e intereses. De ese modo, cuando surja una tarea específica, se podrá ver quién podría estar disponible e interesado en hacerla, antes de buscar fuera de la organización.

• El reconocimiento y agradecimiento a los voluntarios es también muy importante para persuadir a la gente de quedarse. Este tema se aborda con más profundidad en el #10 abajo.

En la sección de Ejemplos, Johanna Woodchild de la Cruz Roja Estadounidense, ofrece algunos consejos excelentes sobre cómo conservar a los voluntarios.

Evaluar el programa.

En un programa integral para voluntarios, se debería evaluar cómo éstos se están desempeñando. Esto incluye cómo responden a sus objetivos, así como cuán bien su trabajo contribuye a ejecutar la misión de la organización. A menudo, los voluntarios (del mismo modo que el personal asalariado) son evaluados cada seis meses o al año.

Una parte importante del proceso es la auto-evaluación del voluntario. ¿Cuán bien él/ella considera que  le está yendo? ¿Qué lo ayudaría a trabajar más efectivamente? ¿Existen en la organización otros programas o proyectos de los que le gustaría tomar parte? La auto-evaluación normalmente es olvidada por los supervisores, pero en general contribuye significativamente a incrementar la productividad del voluntario.

¿Cómo despedir a un voluntario?

En ocasiones, el voluntario simplemente no resulta del modo esperado. A menudo, la gente es cautelosa para despedir a alguien, especialmente cuando a esa persona no se le paga por sus servicios. Sin embargo, cuando alguien no está realizando su trabajo del modo convenido, se necesita tomar medidas. Por lo general se puede llegar a un acuerdo de por qué las cosas no resultan, modificar aquellas condiciones y el voluntario puede convertirse en un recurso fantástico en ese puesto.

No obstante, a  veces nuestros mejores esfuerzos fracasan y se necesita retirar a la persona del trabajo que está realizando. ¿Cómo hacerlo? Se puede hacer de diversas maneras apropiadas, dependiendo del motivo por el que se tenga que despedir al voluntario. Se debe ser simple y sincero. Se podría expresar de la siguiente manera:

• "Creo que tenemos un trabajo que se adapta mejor a sus destrezas”.
• "Me temo que sus actividades no están en armonía con la filosofía de la agencia. Usted estaría más feliz colaborando en otro lugar".
• "Hemos encontrado a alguien con un perfil mejor para la tarea que usted está realizando".
• "Ya no necesitamos más su colaboración en este proyecto".
• "Lo siento, necesitamos que dejes el trabajo".

Reconocer los esfuerzos y los logros.

Ésta es una de las cosas más importantes que se puede hacer por  los voluntarios. Siempre es importante reconocer el trabajo de los empleados, especialmente de los voluntarios, quienes, después de todo, no reciben compensación monetaria por lo que hacen. Todos desean que su esfuerzo sea reconocido. Si alguien se siente importante para la organización, también es mucho más probable que permanezca como miembro activo.

Se puede reconocer el trabajo de los voluntarios de diversas maneras. Algunas de las posibilidades más comunes incluyen:

• Premios (por ejemplo: placas y diplomas)--, los cuales pueden ser premios de la organización; o se podría nominarlos para otros premios, como aquellos para los cuales existen competencias en la ciudad o en todo el estado.
• Celebraciones, como almuerzos o cenas de honor.
• Atención en los medios de comunicación—se podría tener un "voluntario del mes" sobre el cual se escriba en el boletín de la organización, o se podría presentar al periódico local o la estación de televisión, una historia sobre un voluntario destacado. Muchos periódicos locales tienen columnas continuas celebrando los logros de los voluntarios de la comunidad.
• Un toque personal. Es buena idea saludar a los voluntarios por su nombre--las personas agradecen ser recordadas.
• Gratitud. No se debe olvidar sonreír y decir gracias--¡y debe hacerse a menudo!
•  Algunas veces, se le podría solicitar a un voluntario destacado que asuma más responsabilidad, o incluso ofrecerle un puesto con salario en la agencia.

En resumen

El voluntariado puede ser una experiencia sumamente provechosa tanto para el individuo que dona su tiempo como para la organización a la cual se lo concede. Muchas personas están dispuestas a colaborar si sienten que sus contribuciones serán bien utilizadas y útiles. Al desarrollar un plan de acción para reclutar voluntarios, se podrá aprovechar mejor este valioso recurso.

Ejemplo 1: Johanna Woodchild, de la Organización local de la Cruz Roja Estadounidense en el Condado de Greenville, debate el reconocimiento y la retención de un voluntario, dos piezas cruciales en un plan para voluntarios

Johanna Woodchild de la Organización local de la Cruz Roja Estadounidense en el Condado de Greenville en Carolina del Sur, conoce la importancia de reconocer el servicio de un voluntario. Ella trabaja con más de mil voluntarios, y para ella la celebración es un año entero de trabajo. Desde cenas de navidad hasta cenas de reconocimiento, Johanna siempre está organizando modos de agradecer a los voluntarios su labor y permitirles que se conozcan, convivan y se mantengan en contacto.

Para Johanna una forma de distinguir a sus voluntarios es ofrecerles ceremonias de reconocimiento. Eso es lo que hacía cuando hablamos con ella. Contaba con que aparecieran cientos de personas en la reunión anual de trabajo y la cena de reconocimiento. "Invitamos a todos nuestros voluntarios, y existen diversos pasos a seguir que culminan en esto. En el pasado hemos tenido varias actividades de entretenimiento interesantes, y alentamos a los voluntarios a traer a sus familias. Hay un comité de voluntarios que selecciona lo que vamos a hacer, cuál será el menú y así sucesivamente. Este año decidieron prescindir del entretenimiento externo y tener un inmenso juego para romper el hielo, porque piensan que estamos demasiado aislados en nuestras funciones y necesitamos conocer a los voluntarios de la Cruz Roja que trabajan en otras áreas de servicio. No tenemos muchos gastos en cuanto al lugar (lo hicieron en gimnasios, iglesias, cafeterías) o la comida (donaciones) o la preparación de ésta. Los voluntarios adolescentes sirven la comida. La mayoría de nuestros gastos provienen de los obsequios. Creo que el año pasado gastamos mil doscientos dólares. Algunos de ellos son grandes diplomas enmarcados, y también otorgamos un considerable número de plaquetas”.

"Tenemos muchos voluntarios verdaderamente dedicados y trabajadores. Para cualquier de ellos ser elegido como la personificación de lo que debería ser un voluntario de la Cruz Roja es algo que significa mucho", dijo Johanna. "Recientemente hablé con dos voluntarios sobre sus galardones, cada uno de ellos había obtenido el premio anual al voluntario masculino destacado. Uno de los caballeros tiene la plaqueta en su pared en un lugar tal que tan pronto como se abre la puerta de su apartamento, es la primera cosa que se  ve. El otro caballero, que es un hombre de negocios jubilado que ha servido en muchas juntas directivas, está involucrado con nosotros a través de un programa para aprender a nadar. Él colocó su plaqueta en su sala de estar. Por lo tanto, el galardón es en sí mismo muy prestigioso, y un honor elevado”.

Para distinguir a sus voluntarios, la organización entrega diversos tipos de premios; premios a la competitividad, al máximo voluntario masculino y femenino, al voluntario de servicio diversificado y a nuevos voluntarios sobresalientes. También se otorgan premios para organizaciones y compañías. El número de premios varía de ocho a cincuenta. "Otorgamos prendedores, prendedores anuales (de cinco, diez, quince o veinte años) a voluntarios que han estado con nosotros esa cantidad de tiempo. Este año, recorriendo la lista vimos que tenemos 66 personas que han sido voluntarios activos por cinco años. Esa es siempre la categoría más extensa, pero nunca ha sido tan larga anteriormente. Damos premios de reconocimiento a la gente que ha dado la mayor cantidad de horas en servicios de ayuda en catástrofes. El ganador del año pasado prestó sus servicios por 1,452 horas. A los voluntarios de las fuerzas armadas también se les entregan diplomas en reconocimiento de las horas de servicio prestado. Estamos reteniendo más a la gente, y eso es realmente alentador”.

El reconocimiento de los voluntarios va más allá de las fronteras de la organización, dijo Johanna. "Es un proceso en curso, y  también los nominamos para premios fuera de la Cruz Roja. Por ejemplo, el Premio Jefferson es un gran galardón que se les otorga a cinco personas en aproximadamente un área de tres o cuatro condados y, en los últimos cinco años, hemos tenido tres ganadores. En los últimos dos años nuestro Voluntario Juvenil ha sido el ganador del premio al Voluntario Juvenil del Año, otorgado por Volunteer Greenville y la Compañía de almacenes J.C. Penny".

Johanna entiende que el reconocimiento y la gratitud hacia los voluntarios es una de las maneras más importantes de conservarlos. "los premios son gran cosa”, dijo ella. "Intentamos que la gente sea reconocida en los periódicos y la TV. Cada vez que se produce una catástrofe lejos de aquí, un desastre que sea a nivel nacional, las estaciones locales de TV vienen y filman a nuestros voluntarios cuando parten en el  vehículo para responder ante la emergencia. Es lindo vernos en el noticiero. La gente se siente valorada. También tenemos un boletín de noticias que se publica cuatro veces al año. Es muy informal, realza a los voluntarios e intenta educarlos sobre lo que realizan las diferentes áreas. Tratamos de construir una familia, así que todos necesitamos conocer quién es cada uno y lo que estamos haciendo".

Ejemplo 2: Ejemplo de una descripción de trabajo

Proyecto madres saludables, bebes saludables

Descripción de un trabajo para voluntarios

Título: Coordinador/maestro de jardines

Propósito: iniciar y tomar la responsabilidad de un jardín en la agencia; enseñar a las madres sobre jardinería

Responsabilidades:

• Enseñar en clases semanales a mujeres embarazadas y madres novicias sobre las ventajas de la jardinería y cómo hacerlo.
• Coordinar la plantación y conservación de un jardín de exposición en la agencia.

Requisitos: destrezas como jardinero; experiencia en jardinería; facilidad para hablar en público.

Horario: la clase es de dos horas a la semana; tiempo adicional en el jardín (variable, dependiendo de cuánta ayuda se consiga)

Día de comienzo propuesto: 15 de mayo

Día de finalización propuesto: mediados de septiembre (aproximadamente; después de la temporada de la siega)

Límites: n/a

Prestaciones:

• Una porción de las hortalizas cultivadas
• Uso de las herramientas de la agencia, semillas y otras provisiones
• A los voluntarios les es otorgada la membresía gratuita en las instalaciones deportivas del YMCA (Asociación de Jóvenes Cristianos)
• El conocimiento de que se puede ayudar a las madres y sus hijos a llevar una vida más saludable

Herramienta #1: Formulario de solicitud

El siguiente formulario puede ser completado por nuevos voluntarios y firmado tanto por el voluntario y su supervisor o supervisora, cuando el voluntario comience a trabajar.

(Adaptado de Destrezas en liderazgo: Formación de voluntarios para el  éxito de la organización, consulte las Fuentes)

Herramienta #2: Formulario en blanco de una descripción de trabajo

Formulario de solicitud

Nombre de la Agencia_______________________________________ Fecha______________

Información del voluntario

Nombre: _____________________________Número de identidad/razón social: _____________

Dirección: ____________________________ Fecha de nacimiento: ____________ Sexo: ____

Teléfono particular: ____________________ Teléfono laboral: ________________________

Organización representada (si corresponde): ______________________________________

Ocupación actual: _______________________________________________________

Experiencia previa como voluntario: ______________________________________________

Experiencia profesional aplicable: __________________________________________

Experiencia educativa aplicable: ___________________________________________

Pasatiempos o intereses personales: _______________________________________________

¿Por qué le gustaría ser voluntario aquí?________________________________________

________________________________________________________________________

¿Qué tipo de servicio preferiría? _______________________________________

Por favor indique los días y horarios de la semana que podría servir:

Día: _____________________ Desde: ___________________ Hasta: _________________

Día: _____________________ Desde: ___________________ Hasta: _________________

Día: _____________________ Desde: ___________________ Hasta: _________________

Día: _____________________ Desde: ___________________ Hasta: _________________

Límite de tiempo para el compromiso: _____________________________________________

¿Tiene licencia de conducir vigente? # _____________ ¿de chofer? # ____________

¿Tiene transporte? ______________ ¿Podría proveerlo para otros? ________

¿Tiene el seguro básico de automotor requerido por ley? _____________________

En caso de emergencia, favor de notificar a: __________________________________________

Dirección: _________________________________________ Teléfono: ________________

Para uso exclusivamente interno:

Entrevistado por: ____________________________ Fecha: __________________________

Comentarios:

Organización: _______________________________________________________

Descripción de un trabajo para voluntario

Título:

Propósito:

Responsabilidades:

Requisitos:

Horario:

Día de comienzo propuesto:

Día de finalización propuesto:

Límites:

Prestaciones/compensación:

___Se sabe qué información será encontrada en este capítulo.

___Se comprenden las ventajas de los voluntarios:

• Ahorran dinero.
• Aportan destrezas necesitadas.
• Brindan energía y entusiasmo frescos.
• Incrementan la idea propiedad/titularidad comunitaria.

___Se comprende que un plan para implicar voluntarios ayudará a que el programa funcione más fácilmente.

___Se ha involucrado a líderes de la organización, miembros de personal y voluntarios potenciales en el proceso de planificación.

___Se han considerado las ventajas de un coordinador/director de voluntarios.

___Se tienen motivos y razones fundamentales para desear voluntarios.

___Se han desarrollado descripciones de trabajos.

___Se ha reclutado voluntarios.

___Se ha examinado a los voluntarios potenciales.

___Se ha dirigido una orientación para voluntarios.

___Se ha formado a los voluntarios.

___Se comprende cómo supervisar efectivamente a los voluntarios, y se hace.

___Se comprende cómo retener a los voluntarios.

___Se ha evaluado el esfuerzo de los voluntarios.

___Continuamente se reconocen el esfuerzo y los logros de los voluntarios.

Una presentación en PowerPoint que resume los puntos principales de la sección.

• ¿Qué significa reclutar voluntarios para la organización?

• ¿Para qué reclutar voluntarios?

• ¿Cuándo reclutar voluntarios?

• ¿Por qué reclutar a gente de diferentes grupos para ser voluntarios?

¿Qué significa reclutar voluntarios para la organización?

El reclutamiento de voluntarios es cualquier método por el cual se le pide a alguien formar parte de una organización, sin goce de sueldo. Se puede reclutar voluntarios formalmente mediante formularios, dando un puesto de trabajo, etc., o tan informalmente como pedirle a una hermana que ayude, o cualquier otra variante de esto.

Se puede reclutar voluntarios para llevar a cabo una tarea específica en un momento específico o simplemente para que ayuden en lo que puedan. El reclutamiento no tiene límites de tiempo preestablecidos: se puede reclutar sólo para cierto evento, para cierto período de tiempo o indefinidamente. Es útil buscar voluntarios que reflejen la diversidad que haya en la comunidad y que tengan relaciones con otros grupos u organizaciones comunitarias.

Aunque los voluntarios trabajan sin salario, ellos reciben algo a cambio- nadie hace algo sin ninguna razón de por medio. Algunas razones por las que la gente puede estar dispuesta a cooperar incluyen:

• Alguien se los pidió. La mayoría de la gente responde al llamado cuando alguien les dice que se les necesita.
• Les preocupan profundamente los asuntos que toca la organización y/o los temas de cambio social.
• Tienen experiencia personal con los efectos de los problemas que trata la organización y quieren hacer algo al respecto. Por ejemplo, ex-pandilleros podrían interesarse en participar en un esfuerzo para reducir y prevenir la violencia juvenil.
• Están motivados por su visión del mundo-debido a la religión, ética, política, filosofía, etc. para tratar de mejorar la calidad de vida en sus comunidades.
• Buscan el reconocimiento externo y el sentimiento interior positivo que acompañan al trabajo voluntario.
• Sienten que  necesitan devolverle algo a la sociedad debido a la ayuda o las oportunidades que ésta le brindó. Las personas exitosas que se criaron en barrios pobres a menudo vuelven a ellos, o a otros similares, como voluntarios para tratar de ayudar a los niños o adolescentes que pudieran tener el mismo potencial que ellos tenían.
• Tienen destrezas no empleadas que podrían brindar al trabajar como voluntarios en una organización.
• Quieren experiencia o capacitación en el campo de acción de la organización. Quizá desean probar hacer el trabajo para ver si es una posibilidad para formar una carrera en eso o podrían querer la experiencia para realizar otro tipo de trabajo.
• Disfrutan el tipo de labores que requiere el trabajo voluntario: es divertido para ellos.
• Disfrutan socializar y valoran el contacto con otros voluntarios, participantes y miembros del personal. Esto es especialmente cierto para las personas que no trabajan fuera de casa y no tienen contacto social diario -ancianos, amas de casa, etc.
• Los hace sentir que son necesitados y útiles.

Reclutar es un trabajo en ventas. Éste tiene que señalar de manera precisa las ventajas del voluntariado en la organización en cuestión, de manera que la gente no sólo esté entusiasmada por empezar, sino por quedarse y continuar por largo tiempo.

¿Para qué reclutar voluntarios?

• Para dar a la organización el poder de realizar más trabajos
• Para reducir el gasto en personal asalariado
• Para dar al grupo un número de miembros mayor, y por lo tanto más diverso
• Para incrementar la visibilidad y la comprensión acerca de la organización a través tanto del reclutamiento en sí como del trabajo llevado a cabo por los voluntarios
• Para hacer tanto como sea posible dentro de los límites del  presupuesto
• Para trabajar juntos en busca de un propósito común

¿Cuándo reclutar voluntarios?

Cualquier momento es bueno para reclutar voluntarios, pero se podrían incrementar los esfuerzos cuando:

• Se tienen próximos productos, eventos, etc., con los que  se necesitará más ayuda de lo normal.
• Se están expandiendo los servicios de la organización.
• El personal se ha reducido o no consigue llevar a cabo todo el trabajo exigido por la organización.
• Se va a celebrar una "campaña de voluntariado" anual.
• Durante la Semana Nacional del Voluntario o cualquier otro día o semana nacional que se corresponda con la misión de la organización (por ejemplo, una coalición estadounidense que trabaje para reducir el consumo de tabaco puede incrementar sus esfuerzos para conseguir voluntarios antes del Día sin tabaco de los EEUU).
• Se ve una necesidad en ferias locales de arte, carnavales o cualquier otro evento donde se pueda montar un puesto.

¿Cómo reclutar voluntarios? Algunos pasos básicos

Investigar las fuentes de voluntarios potenciales en la  comunidad.

Determinar la composición de la comunidad y sus sectores. Algunos sectores incluyen escuelas, iglesias, vecindarios, negocios, organizaciones de servicios y clubes, grupos juveniles, grupos de la tercera edad, prensa, grupos comunitarios, etc. Tener un profundo entendimiento de los sectores del área ayudará a ser consciente de quién puede estar disponible como voluntario. Esto es esencial si se quiere enfocar el reclutamiento en un sector específico de la población.

Se debe descubrir quién en la comunidad está interesado en el voluntariado, y quién puede estar interesado específicamente en la iniciativa. Es preciso determinar:

• Por qué están trabajando como voluntarios los voluntarios actuales
• Qué les motiva
• Cómo fueron reclutados
• Cuáles son sus datos demográficos (edad, sexo, ingresos, etc.)

Se puede hacer esto simplemente preguntándoles a los voluntarios actuales o potenciales o buscando información en estudios locales y nacionales sobre voluntariado. Se les debe preguntar a investigadores locales o a algún centro local de voluntarios para saber qué información sobre voluntarios está disponible en la comunidad.

Planificar e implementar la estrategia de reclutamiento.

Es necesario pensar en los voluntarios potenciales como si fueran clientes. Existen muchas formas para lograr que individuos motivados puedan dar su tiempo y talento en cualquier comunidad particular. Por ello, se debe decidir qué ofrece la organización que sea especial y que pueda atraer a miembros potenciales. Este paso puede incluir implementar una estrategia de reclutamiento. La estrategia puede incluir:

• Definir grupos meta a los que reclutar
• Definir gente particular dentro de cada grupo meta
• Definir una estrategia específica para reclutar tanto a los grupos meta como a los individuos dentro de los grupos
• Implementar la estrategia
• Evaluar la estrategia

Encontrar voluntarios

Al buscar voluntarios potenciales, se debe hacer una lluvia de ideas para encontrar diferentes formas de llegar al máximo número de gente. Algunas formas de encontrar voluntarios potenciales pueden incluir:

• Efectuar un llamado anual de voluntarios, similar a las tradicionales campañas de recaudación de fondos.
• Montar puestos en ferias locales, carnavales, etc.
• Escribir cartas al editor del diario local o preguntar si se podría escribir una columna de invitado.
• Poner un anuncio en una emisora de radio o televisión local.
• Usar el contacto personal con voluntarios actuales y personal (ésta es la principal forma en que la gente se involucra en actividades de voluntariado).
• Pedir a voluntarios actuales que den una charla a otros grupos a los que pertenezcan.
• Pedir ayuda a agencias de voluntarios

Además, se puede poner anuncios en:

• Lavanderías
• Tiendas de comestibles
• Institutos
• Campus universitarios
• Iglesias, sinagogas y mezquitas
• Centros de recreación
• Centros de artes escénicas
• Oficinas de correos
• Farmacias
• Consultorios de doctores y clínicas de salud
• Bibliotecas

Es necesario recordar que la mejor forma de reclutar voluntarios es a través del contacto personal. Tanto la experiencia diaria como la investigación documentada concluyen que ésa es la mejor forma. Idealmente el contacto debería ser:

• Cara a cara (una llamada telefónica sería la segunda mejor opción, seguida de una carta personal como tercera opción);
• A través de alguien a quien el voluntario conozca, estime y respete.

Suele ser útil hacer una petición muy específica (y generalmente pequeña) con una petición menor como reserva. Si la opción mayor no es posible, una segunda llamada o carta puede ser muy útil para convencer a los indecisos.

Convencer a voluntarios potenciales de convertirse en voluntarios activos

Se necesita mostrar que el trabajo voluntario en la organización ofrece tanto recompensas tangibles como intangibles  (por ejemplo, se puede decir: “Tu trabajo puede cambiar la vida de un niño en situación de riesgo y, al final de tu capacitación, recibirás un certificado corroborando que has completado el curso de salvavidas de la Cruz Roja”.)

Se debe dejar que los voluntarios escojan el trabajo que quieran hacer, o dejar que ellos mismos creen la descripción de su trabajo.

Asimismo, se debe invitar a voluntarios potenciales a la sede de la organización para que conozcan a otros voluntarios y vean el ambiente real de la agencia.

Se debe escribir una carta a los voluntarios potenciales (una carta general si se está reclutando a mucha gente, o una nota personalizada y cálida si son sólo unos pocos). Los dos tipos de comunicación deberían explicar lo que hace la organización, por qué se necesita ayuda y para qué se necesita su ayuda en particular.

¿Por qué reclutar a gente de diferentes grupos para ser voluntarios?

Para ampliar el rango de opiniones e ideas a las que la organización tiene acceso. Fomentando la diversidad en tu organización, se establece un atractivo más universal. Es mucho más probable que diferentes poblaciones étnicas respondan si creen que el grupo tiene miembros que comparten un patrimonio cultural similar al suyo.

Posibles barreras a tener en cuenta cuando se recluta voluntarios de sectores de población específicos:

• Algunos voluntarios potenciales pueden hablar el idioma usado en la organización como segunda lengua, pero otros no.
• Muchos voluntarios potenciales de nivel socioeconómico bajo pueden querer colaborar, pero pueden no ser capaces de asumir los gastos derivados de ello, tales como desplazamiento, uniformes, etc.
• Los voluntarios potenciales de algunos grupos son a veces particularmente sensibles a la investigación de antecedentes, especialmente si perciben este proceso como una forma de excluirlos. Si la agencia usa un minucioso proceso de investigación, es necesario asegurarse de que se usa de forma justa y flexible, y explica el sentido de cada paso en el proceso.
• Algunas de las cosas que la agencia hace pueden resultar extrañas para algunos grupos, por lo que será necesaria una explicación adicional. Por ejemplo, puede parecer extraño para algunos grupos de voluntarios potenciales el prestar trabajo voluntario fuera de su propia iglesia o religión.
• Algunas organizaciones o reuniones pueden estar situadas en lugares no accesibles para sillas de ruedas, o puede faltar asistencia para voluntarios ciegos o con problemas auditivos.

Formas de reclutar miembros de sectores de población específicos:

Se debe explicar a través de materiales promocionales, conversaciones, etc. cómo las metas de la organización están en línea con los intereses y creencias de un tipo particular de voluntario potencial.

• Destacar los logros de voluntarios de diferentes grupos culturales en la prensa local.
• Hacer lo posible por hacer a la organización accesible para gente que no domine el idioma primario usado en la organización. Por ejemplo, si la organización está en un área con una fuerte influencia de otra lengua, se podría escribir folletos, boletines informativos, etc. en esta otra lengua, y contratar personal que la hable (¡o reclutar específicamente a voluntarios que dominen esa lengua!).
• Contratar personal remunerado diverso.
• Hacer que la agencia sea un lugar apropiado y cómodo para que voluntarios potenciales la puedan visitar.
• Ofrecer la oportunidad de que familias enteras trabajen juntas como voluntarios.

Los voluntarios pueden ser la piedra angular de  una organización o pueden simplemente posibilitar hacer envíos por correo extras o limpiar la oficina. Cualquiera que sea el caso, es importante tomarlos seriamente, reclutarlos como si fueran personal asalariado y tratarlos como una parte integral de la organización. Si se piensa con detenimiento en qué se quiere que hagan los voluntarios, se explica con precisión lo que implica el trabajo y se dan algunas razones por las que se quiere tener voluntarios, no se tendrán problemas para hallar buenas personas para colaborar y para correr la voz acerca de la organización-y sus oportunidades de voluntariado- en la comunidad.

Herramienta 1: Consejos para la Captación, Retención y Reconocer Voluntarios

 Fuentes de investigación de los posibles voluntarios en su comunidad

No se olvide de las escuelas, iglesias, grupos de la comunidad, empresas, organizaciones de servicio y clubes, grupos de jóvenes, grupos de personas mayores, grupos de comunicación y populares.

Definir los objetivos del grupo para reclutar.

Preguntar a los miembros actuales por qué decidieron ser voluntarios, que les sigue motivando a ellos, y la forma en que fueron reclutados a medida que ellos comentan comienzas a trazar su estrategia de reclutamiento.

Obtener que su mensaje sea publico

Nunca se debe subestimar el poder de informar a la gente que se necesitas su ayuda. Tratar de sostener un llamamiento anual para obtener voluntarios, montar puestos en ferias locales, escribir cartas a editores, y pedirles a los voluntarios actuales que recomienden e informen en su nombre a los clubes cívicos locales. También considerar la publicación de avisos en todos los lugares que los posibles miembros visitan con frecuencia (supermercados, oficinas de correos, la biblioteca pública, etc.).

Promover diversidad

Recuerde que la promoción de la diversidad dentro de su organización para ampliar la variedad de opiniones e ideas a las que su organización tiene acceso. Trate de destaca los logros de voluntarios de diferentes grupos culturales en su periódico local, ofrecer oportunidades para ser voluntarios en familias juntas y activamente reclutar un diverso personal.

Dar una bienvenida a los voluntarios en su organización

Tomando el tiempo por adelantado para asegurarse que los voluntarios se sientan bienvenido es el primer paso para mantenerlos involucrados. Trate de emparejar voluntarios con personal pagado. Alentar al personal pagado a tomar el tiempo para responder a las preguntas de los voluntarios y conocer a la persona.

Retar a los voluntarios

Una lluvia de ideas sobre las posibles tareas de los voluntarios se podría realizar dentro de su organización. Escuchar los intereses de los voluntarios y evaluar sus capacidades. A continuación, proporcione a los voluntarios con las oportunidades que están a su medida para realizar. Los voluntarios que se sientan exitosos y tienen la oportunidad de expandir sus habilidades son más propensos a quedarse y servir bien a la organización. ¡Con este enfoque, todo el mundo gana!

Apreciar y respetar a los voluntarios

Recuerde que los voluntarios están dando generosamente su recurso más valioso: su tiempo. Comunicar su aprecio y respeto invitando a voluntarios para formar parte del proceso de tomar decisiones cuando sea apropiado y en honoran las limitaciones de su tiempo.

¡Celebrar!

Asegúrese de que su organización reconoce el invalorable trabajo de los voluntarios mediante el reconocimiento de las importantes contribuciones que hacen. Intente un almuerzo de premiación anual, característica de voluntarios en un boletín, o asociarse con los medios de comunicación para destacar las labores de los miembros de la comunidad local en el periódico o la televisión.

Herramienta 2: Formulario de solicitud para voluntarios

COALICIÓN PARA UN VECINDARIO FITCHBURGH SEGURO Y SANO

Creando vecindarios más seguros: una respuesta cooperativa

"Oferta de ayuda"

Nombre: ____________________________________________________________

__________________________________________________________________

Dirección: __________________________________________________________

________________________________________________________________

Teléfono - Casa: _____________________Trabajo: ____________________

Me gustaría ayudar en los asuntos relacionados con:

( ) Violencia en la comunidad

( ) Violencia escolar

( ) Violencia familiar

( ) Me gustaría involucrarme en asuntos de mi vecindario

-Gracias-

 

 

Herramienta 3: 101 formas de dar reconocimiento a voluntarios

Elaborado por Vern Lake, Departamento de Bienestar Público de Minnesota

Sonría· Ponga un buzón de sugerencias para voluntarios · Invite un refresco · Reembolse los gastos derivados de tareas que se les asignen · Pida un informe · Envíe tarjetas de felicitación · Consiga descuentos · Conceda medallas · Ponga un área de cafetería en la agencia · Organice ceremonias anuales · Invite a los voluntarios a reuniones de personal · Reconozca las necesidades y problemas personales · Adaptarse a las necesidades y problemas personales · Sea gentil · Esté disponible para situaciones de emergencia · Ponga un Cuadro de Honor en la recepción · Respete sus deseos · Invite a cafés informales · Desafíelos · Envíe tarjetas de agradecimiento a sus familias · Proporcione servicios de guardería infantil · Dé los “buenos días” · Salude por el nombre · Proporcione una buena capacitación previa al servicio · Ayude a desarrollar la auto-confianza · Conceda placas de agradecimiento a grupos patrocinadores · Tome un  tiempo para explicar · Sea elocuente · Motive a de la agencia a hablar con ellos · Organice sesiones de desahogo · Dé responsabilidades adicionales · Ofrezca participación en la planificación de grupo · Respete sensibilidades · Haga posible el acrecentar el trabajo · Envíe información valiosa a la prensa · Organice fiestas de degustación de vinos y quesos · Pida al cliente/paciente que evalúe el trabajo/servicio · Dé las “buenas tardes” · Cree un ambiente agradable · Invítelos a los ratos de descanso del personal · Pídales que orienten a otros voluntarios · Celebre una recepción pública · Tómese el tiempo para hablar · Defiéndalos contra personal hostil o negativo · Haga planes positivos · Elógielos ante el personal de supervisión · Envíe tarjetas de San Valentín · Haga preparaciones cuidadosas · Persuada al personal para igualar la experiencia como voluntario con la experiencia de trabajo · Apruebe la colaboración con el personal asalariado · Haga recomendaciones para futuros empleadores · Ofrezca becas para asistir a conferencias o talleres de voluntarios · Ofrezca responsabilidades de abogacía/defensa · Utilícelos como consultores · Escriba notas de agradecimiento · Invíteles a participar en la creación de normas · Sorpréndales con café y tarta · Celebre grandes proyectos y logros · Nomine para premios de voluntariado · Organice un “Día del Presidente” para los nuevos presidentes de grupos patrocinadores · Combine cuidadosamente voluntarios con trabajos · Elógielos frente a sus amigos · Provea buena capacitación · Provea herramientas útiles en buenas condiciones de trabajo · Dé las “buenas noches” · Planifique eventos sociales para el personal y los voluntarios · Sea una persona real · Alquile espacio en una cartelera para hacer elogios públicos · Acepte la individualidad · Identifique grupos de edad · Dé oportunidad de hacer reuniones y evaluaciones · Mantenga una vida provechosa· Envíe tarjetas divertidas de improviso · Planifique espectáculos ocasionales · Instigue a los clientes a preparar sorpresas · Utilice espacio comprado en los diarios · Promueva el programa “Voluntario del Mes” · Envíe una carta de apreciación a su empleador · Planifique una edición de reconocimiento del boletín informativo de la agencia · Use códigos de colores para los gafetes de identificación para indicar logros particulares (horas, años, unidades, etc.) · Envíe cartas elogiando a los voluntarios a figuras públicas prominentes · Diga “Te extrañamos” · Elogie el grupo o club patrocinador · Promueva las sonrisas entre el personal · Facilite el desarrollo del personal· Distinga entre grupo y los individuos dentro del grupo · Mantenga condiciones de trabajo seguras · Oriente adecuadamente · Premie con menciones especiales por logros extraordinarios · Adoctrínelos totalmente con respecto a la agencia · Envíe tarjetas de Navidad · Conozca los detalles de las tareas · Realice eventos comunitarios de reconocimiento en colaboración con otras agencias · Planifique una fiesta “teatral” · Invítelos a asistir a eventos deportivos · Organice un picnic · Dé las “Gracias” · Sonría

 

Herramienta 4: Si quiere mi lealtad, interés y mejores intenciones, recuerde que…

Elaborado por  J. Donald Philip, rector del Centro de Estudios Universitarios Hillsdale en Hillsdale, Michigan.

1. Necesito el sentimiento de pertenencia, sentir que me necesitas por mí mismo, no sólo por mis manos o porque obedezco bien las órdenes.

2. Necesito tener algún sentimiento de participación en la planificación de nuestros objetivos. Mi necesidad sólo quedará satisfecha cuando sienta que mis ideas han sido debidamente escuchadas.

3. Necesito sentir que las metas y objetivos son alcanzables y que tienen sentido para mí.

4. Necesito sentir que lo que hago tiene un propósito real o contribuye al bienestar humano, que su valor se extiende más allá de mis ganancias personales, o mis horas.

5. Necesito participar en la creación de las reglas por las que, juntos, debemos vivir y trabajar hacia nuestras metas.

6. Necesito saber en detalle qué se espera de mí: no sólo mi tarea detallada, sino dónde tengo la oportunidad de tomar decisiones personales definitivas.

7. Necesito tener responsabilidades que supongan un reto, que estén dentro de mi rango de habilidades e intereses, que contribuyan a llegar a mi meta y que cubran todas las metas.

8. Necesito ver que avanzamos hacia lograr nuestros objetivos.

9. Necesito que se me mantenga informado. Cuando no sé algo, puedo estar en desventaja (Mantenerme informado es una forma de darme estatus como individuo).

10. Necesito confiar en mis superiores, confianza basada en la seguridad de un trato consistentemente justo, en el reconocimiento cuando se merece y en la fe en que la lealtad traerá más seguridad.

11. En resumen, realmente importa cuánta importancia le des a mi participación en esta organización. Tengo que sentir que todo el tema tiene sentido para mí. Añadiría, con esperanza, que todo el tema tenga sentido para todos los participantes: el cliente, el personal, los voluntarios y usted.

Aquí encontrará una lista que resume los puntos más importantes de la sección.

___ Se entiende el significado de reclutar voluntarios para la organización.

___Se comprende por qué reclutar voluntarios.

___ Se sabe cuándo reclutar voluntarios.

___ Se conocen los pasos básicos para reclutar voluntarios

___ Ya se han investigado las fuentes de voluntarios potenciales en la comunidad

___ Se ha planificado e implementado la estrategia de reclutamiento

___ Se ha encontrado voluntarios

___ Se ha convencido a voluntarios potenciales de volverse voluntarios activos

___Se entienden los desafíos y beneficios de reclutar voluntarios de grupos étnicos, socioeconómicos y culturales variados

___Se entiende por qué reclutar gente de diferentes grupos para ser voluntarios

___Se sabe cómo reclutar miembros de poblaciones específicas

Una presentación en PowerPoint que resume los puntos principales de la sección.

• ¿Qué es un programa de orientación?

• ¿Por qué disponer de programas de orientación?

• ¿Qué tipo de orientación proveer?

• ¿Cómo organizar programas de orientación?

• ¿Qué información cubrir durante una sesión de orientación?

Si su grupo es como muchos otros, dependerá de sus voluntarios para muchas cosas. Sus trabajos pueden consistir desde llevar los impuestos de la entidad hasta cuidar niños, desde pegar sellos postales hasta organizar ferias de empleo. Cualquiera que sea el trabajo que realicen, hay algo que casi siempre es cierto: Su organización necesita la ayuda de voluntarios para funcionar de manera efectiva.

En la Sección 2 de este capítulo hemos hablado de cómo reclutar nuevos voluntarios. Sin embargo, una vez éstos han entrado por la puerta de la organización, su trabajo no ha hecho más que sólo empezar. Es necesario recibir a los voluntarios como huéspedes y mostrarles la organización. Se les tendrá que explicar claramente lo que sucede (y lo que pudiera suceder), porque si el panorama se presenta oscuro e inhóspito el recién reclutado puede darse la vuelta y salir por la puerta directamente.

Para ayudar a recibir a los nuevos voluntarios en la organización, algunos grupos llevan a cabo programas de orientación para iniciar a los nuevos voluntarios en el camino que les llevará a ser veteranos experimentados.

¿Qué es un programa de orientación?

Primero pensemos por un momento en qué significa “orientación”. Aunque puede que no pensemos en ello de este modo, la orientación empieza realmente desde nuestro encuentro inicial con el nuevo voluntario.

Cuando se habla por teléfono con un posible voluntario, o en la cita con esa persona para una entrevista,  orientación ya ha empezado. Se está dando ya una impresión de lo que es la organización al recluta. De hecho, incluso más que eso, se está comunicando algo crucial acerca de:

• La manera en que opera la organización
• Las actitudes hacia el mundo exterior
• La seriedad de los propósitos
• El sentido del humor del reclutador
• Las expectativas generales sobre el contenido del trabajo, y
• Las expectativas generales sobre el modo en que éste debe realizarse

Mucha de la información que se comunica en esta orientación inicial no es verbal, y uno puede ni siquiera darse cuenta de ello. No obstante, esta orientación «informal» es importante porque en ella se basará la primera impresión que el recluta tenga del entrevistador y de la organización. Hay investigaciones científicas que indican que las primeras impresiones se forman muy rápidamente, y que una vez establecidas es difícil deshacerse de ellas.

Probablemente se deseará añadir a esta orientación implícita instrucciones más explícitas y formales para comunicar sistemáticamente cierta información general acerca de la organización y sus labores. Cuando hablamos de programa de orientación nos estamos refiriendo a esta instrucción formal, lo cual es en lo que se centra la presente sección.

En las siguientes páginas veremos por qué la organización debe llevar a cabo un programa de orientación, cómo diseñar y presentar orientaciones lo más adecuadas a las circunstancias, y finalmente, cómo evaluar lo que se ha hecho.

Antes de proseguir, es importante señalar  que un programa de orientación no es lo mismo que un programa de formación. Un programa de formación, cómo se tratará en la siguiente sección, entra en detalle en el modo de realizar un trabajo concreto, información que supera lo que se trata de transmitir en una sesión de orientación.

Por ejemplo, un programa en que los voluntarios contribuyen a la alfabetización de personas, podría disponer de un programa de formación de varias sesiones distintas. Estas sesiones podrían explicar cómo enseñar mejor a la gente a leer y ofrecer una visión general sobre fonética y aprendizaje de adultos.

Un programa de orientación, por otro lado, tendría lugar antes de esta formación. Informaría a los voluntarios recientes de cuánto tiempo hace que existe el programa, dónde se realizará la tutoría, a quién irá destinada, qué se espera de ellos, los beneficios que pueden esperar recibir, etcétera. No debe enseñarles cómo enseñar.

¿Por qué disponer de programas de orientación?

¿Cuáles son algunas de las ventajas de un programa de orientación estructurado? Puede haber unas cuantas. Algunas de ellas son:

• Impartir conocimiento. El programa de orientación ayudará a los nuevos voluntarios a aprender acerca de la organización, su misión y sus metas, y puede instruirles en políticas y procedimientos que ésta aplica.
• Aumentar la confianza. Un programa de orientación puede hacer que los futuros voluntarios se sientan más seguros y a gusto en su trabajo al ayudarlo a entender mejor lo que hace la entidad, y a ver el motivo de lo que hace.

Por ejemplo, María, una profesora de segundo grado, se inscribe para ayudar en la colecta de donaciones para un equipo de trabajo de una comunidad local de manera algo indecisa, ya que no está acostumbrada a pedir donaciones. En cambio, tras la sesión de orientación, comprende que las donaciones que consiga ayudarán a lograr que los niños de la localidad tengan ropa suficiente para estar calientes en los meses de invierno que se avecinan. Después de entender el fin y el papel que en él le corresponde, descarta algunos de sus reparos habituales y se convierte en una excelente promotora de la causa.

• Aumentar el entusiasmo. La orientación de voluntarios es un aspecto importante para mantener la motivación y el entusiasmo que en un principio movió a la gente a querer colaborar. Una buena sesión de orientación reafirma la decisión de la gente de trabajar para la organización. Les recuerda que lo que hacen vale la pena y les muestra que la organización es el lugar adecuado para ayudar.
• Evitar futuros problemas. Al explicar información importante desde el principio, se ahorra tiempo y energía que se malgastaría en preguntas, ideas equivocadas y malentendidos.

¿Qué tipo de orientación proveer?

Los programas de orientación, tal como se han definido antes, varían mucho en cuanto a duración, estructura, método de exposición y profundidad de detalle. Pueden ir desde una conversación casual de dos personas en el pasillo, a sesiones muy estructuradas en aulas con grupos grandes y varios días de duración. ¿Por tanto, qué elegir? Algunos elementos a considerar en la toma de decisiones con respecto a un programa de orientación:

• El número de personas que necesitan orientación en este momento.
• El número de personas disponibles para dar la orientación (y su tiempo disponible y experiencia).
• La complejidad del trabajo a realizar.
• La experiencia previa de los nuevos voluntarios en la realización del trabajo o de otro similar.
• La existencia (o carencia) de un programa de orientación previamente establecido por alguien.

Las organizaciones de mayor envergadura o las que tienen muchos voluntarios, por lo general tendrán un programa de orientación más formal. Puede tener lugar en una hora o dos y a menudo se trata de un requisito para ser voluntario. Puede darse durante la fase de reclutamiento del programa de voluntarios o en el primer día de trabajo del voluntario.

Los grupos más pequeños que emplean voluntarios para tareas de una sola ocasión, como ayudar en la cocina durante la comida anual para recaudar fondos, pueden orientar a los nuevos voluntarios de forma individual. En estos casos, el director de voluntarios u otro miembro de la organización puede simplemente mostrarle el entorno al nuevo voluntario, y (en el caso de las tareas más sencillas) enseñarle lo que tendrá que hacer.

Esta sección tratará principalmente de los programas de orientación más importantes y oficiales. De todas maneras, muchas de las ideas que siguen pueden adaptarse fácilmente a situaciones menores y menos formales.

¿Cómo organizar programas de orientación?

De nuevo, esto dependerá de las necesidades de la organización. Sin embargo, hay unas consideraciones a tener en cuenta para encontrar la solución adecuada a las necesidades del grupo.

*Decidir qué se quiere conseguir con el programa de orientación. Cuando los voluntarios se vayan, una vez la orientación haya terminado, ¿qué deberían saber?, ¿qué deberían estar preparados para hacer? A veces es útil poner estos fines por escrito. Así, se puede planificar cómo alcanzarlos.

*Decidir el grado de formalidad e importancia que tendrá la orientación. ¿Se reclutará a muchos voluntarios al mismo tiempo, o sólo a uno o dos cada vez? ¿Los nuevos voluntarios tendrán que acudir al programa de orientación en un momento determinado, o éste formará parte de su primer día? ¿Cuánto tiempo y recursos se desea dedicar al programa?

No hay respuestas preestablecidas a estas preguntas. Depende de la organización el responderlas de forma adecuada a las circunstancias.

*Decidir quién será responsable de la orientación de nuevos voluntarios. La responsabilidad de la orientación puede recaer en el coordinador de voluntarios (si lo hay), puede compartirse entre dos o más personas o distintas personas pueden hacerse cargo en momentos diferentes. Sin embargo, si se tiene en mente tener un programa de orientación más formal, o uno que posiblemente se repita, a menudo es conveniente tener una persona a cargo de la orientación. De esta manera se puede estar seguro de que el programa de orientación es consistente y que los nuevos voluntarios escuchan las mismas cosas. Además, está en la naturaleza humana el mejorar conforme hacemos las cosas con más frecuencia. La práctica puede no siempre conducir a la perfección, ¡pero seguro que ayuda!

*Divulgar el mensaje. Un plan brillante y bien ejecutado no será muy útil si no se tiene una audiencia. Los carteles pueden ayudar, y las postales enviadas como recordatorio de las sesiones de orientación pueden ser muy útiles para gente ocupada que puede haber olvidado tomar nota de la fecha en su agenda.

*Preparar la logística de la situación, especialmente cuando se vaya a realizar una sesión de orientación más formal. ¿Estará libre la sala de reuniones cuando se necesite? ¿Se tienen copias suficientes del manual de voluntarios para todos los que se supone que asistirán, además de unas cuantas más? ¿Hay sillas suficientes? ¿La sala de reunión es accesible para personas discapacitadas? La clave está en los detalles, ¡así que se debe  intentar no estar desprevenido!

*Asegurarse de haber tenido en cuenta la comodidad de todos cuantos lleguen. ¿Está la sala demasiado fría? ¿Demasiado caliente? ¿Quieren beber algo? ¿Saben dónde están los servicios/baños? Si la gente se encuentra incómoda físicamente, lo pasará mal durante la orientación y al participar en discusiones y actividades; y la incomodidad hace que la mayoría de la gente sea menos receptiva a ideas nuevas, tanto propias como ajenas.

Aunque no se pueda hacer gran cosa, probablemente se considerará que hay ciertas comodidades básicas de importancia para todos, y se podrían atender antes de la reunión. Algunas posibilidades son:

• Iluminación suave
• Asientos cómodos
• Acceso a los servicios
• Asegurarse de que la temperatura es agradable para todos
• Hacer descansos cuando la orientación sea demasiado larga
• Refrescos (lo mínimo indispensable, por lo menos que haya agua disponible)

Preparar un ambiente tranquilo para la gente. Con frecuencia, las sesiones de orientación congregan a personas que no se conocen entre sí, y pueden ser algo tímidas para participar en la discusión o para plantear preguntas, incluso preguntas importantes cuyas respuestas todos necesitan saber.

Se pueden utilizar recursos para romper el hielo y mitigar esta tensión, y la persona encargada del programa de orientación puede emplear uno si los participantes se encuentran incómodos. Vea las Herramientas en la siguiente sección de este capítulo, Crear programas de capacitación para voluntarios, para leer acerca de posibles elementos para romper el hielo durante  la sesión de orientación.

Cubrir la información que se ha considerado de importancia para la sesión de orientación. Se debe evaluar lo que se ha hecho. Estos dos pasos finales son lo suficientemente importantes como para merecer un tratamiento extenso. Veámoslos por separado.

¿Qué información cubrir durante una sesión de orientación?

Una diversidad de cosas pueden ser apropiadas para la orientación, dependiendo del tamaño, los fines y funciones de la organización. Algunos de los puntos más tratados habitualmente son:

• Una descripción de los programas de la organización, la comunidad a la que sirve y las relaciones de la organización en la comunidad.
• La estructura de la organización, con una presentación de los miembros clave del personal y una explicación de sus funciones.
• Lo que se espera de los voluntarios, con una visión general de los trabajos que realizarán.
• Una historia breve de la organización. Se debe ayudar a los voluntarios a entender la misión, las políticas y fines principales de la organización, así como el modo en que el voluntario puede contribuir.
• Una explicación de las políticas, reglas y procedimientos de la organización.
• Un recorrido por las instalaciones. Es necesario asegurarse de mostrar las oficinas de los voluntarios, teléfonos, servicios, aparcamientos, etcétera.
• El calendario de las sesiones de formación, si lo hay.
• El sistema de evaluación de voluntarios y de supervisión de funciones.
• Beneficios para el voluntario. Pueden ser tangibles, como la inscripción gratuita a un gimnasio cercano o café y bocadillos para desayunar. No obstante, el trabajo tiene también otros beneficios más etéreos, como el desarrollo personal o la oportunidad de adquirir nuevas habilidades. Por ejemplo, un grupo que ayuda a construir viviendas para personas de bajos ingresos puede enseñar a los voluntarios los principios de la construcción, una habilidad que podrán utilizar a lo largo de sus vidas. Una relación de asesoría puede aportar al mentor la satisfacción de haber ayudado a un joven a que le vaya bien en la escuela, o de haber abierto los ojos de su protegido frente a nuevas posibilidades de vida.
• Procedimientos de emergencia, como a dónde dirigirse en caso de una tormenta, dónde encontrar el botiquín de primeros auxilios; toda la información relacionada con este asunto ha de explicarse siempre.

Una sesión de orientación debe ser una ocasión en la que los nuevos voluntarios se sientan bien recibidos y parte del grupo. Cualquier orientación, formal o de otro tipo, debe terminar con una expresión sincera de aprecio y acogida.

Materiales escritos para nuevos voluntarios

A menudo es útil disponer de algunos materiales de orientación por escrito. Puede ser desde una hoja de sugerencias hasta un manual completo de orientación. Cuanto más complejo sea el trabajo y la orientación, mayor complejidad ha de tener el material (supone una variante, en organizaciones grandes, tener uno o más vídeos didácticos que describan la organización y su funcionamiento).

Algunas organizaciones tienen manuales de orientación (a veces llamados manuales de personal o manuales de política de personal) que se entregan a los nuevos reclutas, o al menos se les ofrece su disponibilidad. Si la organización es grande o formal, como puede ser una agencia, escuela o iglesia establecida, se puede considerar la creación de algo similar. Esto puede darse a lo largo del tiempo, con nuevas políticas u otra información que se añada gradualmente, posiblemente en una carpeta de archivo de hojas sueltas. Estas carpetas de hojas sueltas son particularmente útiles porque se puede insertar la información nueva en su lugar pertinente y se puede quitar la información inservible

Aviso: Los materiales de orientación escritos deben complementar, no sustituir a la orientación en presencia. La orientación más personalizada puede tratar temas que los materiales escritos no abarcan. También se puede comunicar cuáles de los puntos del material escrito están como referencia y cuáles se han de seguir escrupulosamente. Lo más importante, por supuesto, es que hablar con alguien puede resolver cuestiones y disipar cualquier temor que el voluntario pueda tener.

Información que se podría cubrir en un manual de voluntario:

• Copias de publicaciones como folletos, artículos, etcétera, que ha escrito o producido la organización.
• Directorio de personal y voluntarios.
• Una lista de la junta directiva.
• Mantenimiento de registro de formularios y papeleo.
• Política de reembolso.
• Procedimiento de terminación.
• Etiqueta de vestimenta
• Cambios de programación.
• Seguro (si es necesario).
• Procedimiento de reclamaciones.
• Definiciones de términos técnicos y jerga utilizada por la organización.
• Información sobre derechos de los clientes, confidencialidad, restricciones legales.
• Posibilidades de ascenso de voluntarios.
• Uso de instalaciones, equipo y servicios de la entidad.
• Una copia escrita de información que se ha tratado durante la orientación.

Un ejemplo de una tabla de contenidos de un manual del voluntario se halla en la sección de Ejemplos.

Evaluar la orientación

Al final de la sesión de orientación, se querrá saber cómo ha resultado y si los nuevos voluntarios han aprendido lo esperado. Se debe dar crédito  por emplear tiempo en una orientación de nuevos miembros, pero  es necesario recordar que impartir una orientación no significa necesariamente que ellos la consideren de valor.

El componente de la evaluación debería incorporarse normalmente a cualquier orientación que se proporcione. Puede ser algo tan simple como pedirles a los nuevos miembros que puntúen la claridad y el valor (u otros aspectos) de la orientación, ya sea al final de la orientación o en otro momento en el futuro. La evaluación puede también implicar observaciones de sesiones de orientación dadas por cierto personal, o el medir algún aspecto de la ejecución de un trabajo relacionado directamente con la orientación. Para un ejemplo de formulario de evaluación, vea las Herramientas al final de esta sección. El siguiente y último paso, una vez los datos de evaluación se han recogido, es utilizarlo en la práctica. Se debe utilizar lo que se ha aprendido de la respuesta a la orientación para fortalecer el programa, y hacer de él el mejor posible.

¿La orientación es continua?

La organización experimentará el proceso natural de innovación con el tiempo, lo que significa que será necesario hacer a los voluntarios sabedores de los cambios en la organización. Esto es tanto más cierto cuanto mayor y más jerarquizada sea la organización.

En otras palabras, la orientación es un proceso continuo. No termina con una sesión de orientación, sino que en realidad continúa mientras un miembro forme parte del grupo. ¿Cuál es el mejor modo en que puede darse esta orientación continua? Como anteriormente, dependerá de la naturaleza del grupo concreto, y en especial de su tamaño. Aquí se le presentan algunas opciones:

Desarrollar un manual de orientación (vea arriba), y que alguien se encargue de mantenerlo al día.

Mantener reuniones del «personal general» de manera periódica para todos los miembros de la organización independientemente de cuál sea su función. Utilizar estas reuniones para presentar nuevas políticas, procedimientos, desarrollos y para responder preguntas. También es una situación para obtener opiniones útiles de los voluntarios.

Distribuir un boletín de la organización, algo que puede conseguir algunos de estos propósitos por medio impreso. Se debe recordar que ninguno de estos métodos puede en algún modo sustituir la simple comunicación cotidiana con los voluntarios.  Sin embargo, estas estructuras más formales pueden utilizarse para complementar esa comunicación, y proporcionar una seguridad añadida de que todos los voluntarios están  “en sintonía”.

En resumen

Las organizaciones comunitarias dependen a menudo de un constante flujo de nuevos voluntarios para sobrevivir y desarrollarse mientras intentan obtener sus fines. Sin embargo, para ello es importante que los nuevos voluntarios comprendan que realmente se los recibe con los brazos abiertos. Mediante la implementación tenaz de programas de orientación, se está institucionalizando de manera efectiva esta acogida y asegurándose de que todo aquel que quiere ayudar sepa lo que está haciendo y por qué lo hace. En definitiva, se les está mostrando a los voluntarios la importancia que tiene su ayuda para la organización. Asegurarse de que entienden el impacto positivo que aportan a la organización es una de las mejores maneras de lograr que los voluntarios que se orienta hoy continúen siendo voluntarios aplicados en los meses y años venideros.

Ejemplo 1: Muestra de tabla de contenidos de un manual de formación de voluntarios

Paz(o) a paz(o)

Reduciendo la violencia juvenil, poco a poco

Manual de información del voluntario

Carta del presidente…..	1
Declaración de visión y objetivos de Paz(o) a paz(o)……	3
Programas actuales y actividades…	4
Logros del pasado……	8
Mantenimiento de registro de formularios (ejemplos)…..	12
Directorio de programas asociados…	15
Directorio de personal y voluntarios….	18
Junta directiva……	22
Procedimiento de reclamaciones……	25
Procedimiento de terminación…	26
Definiciones…..	28
Información de la sesión de orientación….	30

 

Herramienta #1: Formulario de evaluación de la orientación

Este formulario se puede entregar a los nuevos voluntarios al final de la sesión de orientación para determinar cómo fue la sesión desde el punto de vista del voluntario.

Formulario de evaluación de la sesión de orientación de voluntarios

No es necesario que ponga su nombre en este formulario.

Fecha de la sesión de orientación:

Instructor / jefe de orientación:

Mencione tres cosas que ha aprendido acerca de la organización en esta sesión

1.

2.

3.

¿Qué es lo que más le ha gustado de la orientación de hoy?

¿Qué es lo que menos le ha gustado de la orientación de hoy?

¿Qué recomendaría para futuras sesiones de orientación?

¿Qué información adicional desearía hacernos saber?

Lista de puntos importantes

Aquí encontrará una lista que resume los puntos más importantes de la sección.

___Se sabe qué es un programa de orientación.

___Se sabe lo que se puede comunicar durante una sesión de orientación.

___Se sabe por qué debe disponer de programas de orientación.

___Se sabe qué tipo de orientación proporcionar.

___Se entiende la organización de programas de orientación.

___Se sabe qué información cubrir durante una sesión de orientación.

___Se sabe acerca del material escrito para los nuevos voluntario

___Se sabe cómo evaluar la orientación.

___Se comprende que la orientación es un proceso continuo.

Una presentación en PowerPoint que resume los puntos principales de la sección.

• ¿Por qué tener programas de formación para voluntarios en una organización?

• ¿Quién debe formar a los nuevos voluntarios?

• ¿Cómo crear programas de formación para voluntarios?

A muchos voluntarios se les asignan tareas complicadas que implican tener un gran entendimiento y conocimiento sobre ellas para poder llevarlas a cabo de manera adecuada. A veces la organización tendrá la suerte de encontrar a una persona completamente capacitada que esté dispuesta a ofrecer sus destrezas para satisfacer las necesidades de la institución: un contador que ofrece sus servicios para ayudar con la nómina de sueldos; un trabajador social que se ofrece a dialogar con personas que han perdido sus hogares en una terrible inundación.

Desafortunadamente no siempre es así, ni siquiera es lo común. Muchas veces habrá personas bien intencionadas que se ofrecerán a ayudar en la organización, pero que carecen de muchas de las habilidades necesarias. Alguien se ofrece como “hermano mayor” o mentor de un niño, pero no tiene experiencia con gente joven. Hay mujeres que, después de una marcha de protesta contra el abuso sexual, se inscriben a una organización que ayuda y apoya a víctimas de violación, pero no tienen idea de lo que este trabajo implica.  En estas situaciones, cuando se necesitan muchas personas con las mismas destrezas, el grupo puede necesitar tener algún tipo de programa formal de capacitación o formación. Es por ello que si bien el entusiasmo por la causa de la organización resulta fantástico, éste necesita ir acompañado de los objetivos de la organización y estar enfocado en concretarlos.

¿Significa esto que siempre se deberá proporcionar programas de formación cuando se trabaje con voluntarios? ¡Definitivamente no! Hay una gran parte del trabajo que se puede hacer bien y con una mínima o nula formación. Vender bebidas en un puesto concesionado, estar a cargo del cuidado de los niños en la asamblea anual y ayudar a limpiar el terreno de la iglesia luego de la venta benéfica anual son situaciones en las que los voluntarios pueden ayudar sin que esto requiera brindarles gran formación.

Por consiguiente, esta sección no está orientada a ese tipo de esfuerzo voluntario. Mientras que esos voluntarios probablemente necesiten algún tipo de orientación, como se debatió en la última sección, una formación formal no será necesaria para el logro de  los objetivos.

Esta sección está destinada a organizaciones en las que por lo menos algunos voluntarios realicen tareas que requieran una formación más completa. Constituyen ejemplo de este tipo de voluntarios los orientadores de compañeros o de situaciones de crisis, los voluntarios docentes y trabajadores de la salud. Si el grupo suyo tiene voluntarios de esta clase, continúe leyendo.

En esta sección trataremos las ventajas de una clase de capacitación formal, decidiremos quién debería proporcionar la formación y buscaremos diferentes alternativas para formar a los voluntarios. Además incluiremos una discusión acerca de los principios del aprendizaje en los adultos, para asegurar que las personas reciban lo que se esperaba de las clases de formación.

¿Por qué tener programas de formación para voluntarios en una organización?

A veces, la organización no tiene más opción: la formación para voluntarios es una necesidad absoluta. Por ejemplo, para desempeñarse como socorrista un voluntario deberá estar capacitado en RCP (resucitación cardiopulmonar).

A pesar de ello, para muchos grupos la decisión acerca de tener o no un programa de formación no está del todo clara. Algunas de las cuestiones a tener en cuenta cuando se toma la decisión de tener o no un programa de formación incluyen:

• La formación facilita que los voluntarios nuevos conozcan a las personas, el programa y el trabajo de manera rápida y eficiente.
• Formar a los voluntarios establece que hay un mínimo de competencia que se espera que todos los voluntarios alcancen.
• Muchos voluntarios consideran que la formación es uno de los beneficios de ser parte de una organización. La formación les enseña habilidades que pueden resultar de utilidad en cualquier otro ámbito e incluso puede ayudarles a conseguir un empleo remunerado económicamente.
• Formar reconoce públicamente un nivel de competencia necesario. Al formar a los voluntarios se transmite la idea de que la organización es profesional y tiene la capacidad de asumir un trabajo importante y hacerlo bien.
• Algunas organizaciones utilizan la formación como una técnica de “eliminación”, para asegurarse de que los voluntarios que se han inscrito estarán a la altura de los compromisos adoptados.

¿Quién debe formar a los nuevos voluntarios?

Una vez que la organización ha decidido que desea implementar un programa oficial de formación para voluntarios, deberá decidir quién deberá dirigirlo. Por supuesto, esto dependerá en gran medida de la situación: cuántos voluntarios necesitan la capacitación, cuánta formación requieren y qué recursos se está dispuesto a emplear en la formación, a modo de ejemplo. De esta manera, dependerá de la organización decidir qué se ajusta más a sus necesidades.

Algunas organizaciones cuentan entre sus empleados con un director de formación. Esto se justifica especialmente en aquellas organizaciones que llevan a cabo programas de formación todo el año para grupos medianos o grandes. Una organización puede también tener entre sus empleados a alguien que se ocupe, entre otras tareas, de coordinar la formación de los voluntarios nuevos.

Si la organización cuenta con un coordinador o director de voluntarios, esta persona casi siempre desempeñará alguna función en las clases de formación y puede hacerse cargo de la formación en organizaciones más pequeñas.

Otros voluntarios son casi siempre una parte integral de la formación, aunque rara vez dirijan los programas. En organizaciones más pequeñas, todo el proceso de formación puede ser llevado a cabo por unos días por un voluntario seguido de otro. En el caso de formaciones más formales y amplias los voluntarios pueden transmitirle a los alumnos una perspectiva importante sobre “cómo es realmente la tarea”.

Incorporar voluntarios a los programas de formación otorga beneficios tanto a los voluntarios formadores como a la organización y a los nuevos voluntarios. Como lo explica la directora de formación Lisa Rasor, "Alentamos a los voluntarios experimentados para que se conviertan en formadores porque es una manera en que pueden refrescar sus destrezas y sentirse más conectados con la agencia...tener más participación en lo que pasa".

Si ningún integrante del grupo se destaca en la tarea para la que se está formando a los voluntarios, incluso se puede recurrir a alguien de fuera para dirigir la formación. Se puede contratar a alguien para esto, ¿O acaso pudiera esta persona estar dispuesta a ofrecer sus servicios gratuitamente?

¿Cómo crear programas de formación para voluntarios?

Al igual que con cualquier otro plan que se desarrolle, existen determinados pasos a seguir en la creación de programas de formación.

Decidir qué se desea enseñarles a los voluntarios.

¿Por qué se está formando voluntarios? Cuando los voluntarios nuevos completen la formación ¿Qué deben saber? También importante ¿Qué desean saber? Tanto los formadores como los nuevos voluntarios tendrán expectativas en el programa de formación: es importante que el formador desarrolle un programa que se concentre en ambas.  Incluso puede resultar útil para quien lleva a cabo la formación tomar nota de estas expectativas. Si no está claro para el formador qué contenidos deben saber los voluntarios al completar la formación, existe la posibilidad de que estos últimos estén algo confundidos al finalizar la sesión de formación.

Normalmente, una sesión de formación intentará impartir cuatro conceptos a los nuevos voluntarios:

Qué hacer: ¿Qué se espera de ellos como voluntarios nuevos? ¿Cuáles serán sus responsabilidades?

Cómo hacerlo: Es fácil decirle a alguien qué hacer, pero si no se le explica cómo, esto se puede volver realmente muy caótico. Explicarles a los voluntarios cómo pueden llevar a cabo sus tareas de la mejor manera es el punto central de la formación y probablemente es lo que consumirá gran parte del tiempo.

Qué no hacer: ¿Existen determinadas cosas que no les están permitidas a los voluntarios? Por ejemplo, ¿No les está permitido hablar de los clientes por el bien de la confidencialidad? ¿Hay situaciones en las cuales deban automáticamente solicitar apoyo del personal? La formación debe dejar muy en claro cuáles son los límites de los voluntarios (y de la organización).

Qué hacer en una situación de emergencia: si los voluntarios tuvieron una orientación antes de comenzar la formación, ya habrán escuchado esta información pero vale la pena repasarla. Todos deberían saber la ubicación del botiquín de primeros auxilios, y posiblemente también algunas técnicas de primeros auxilios, así como qué hacer en caso de incendio o tormenta intensa.

Decidir cómo se les instruirá.

¿Qué tipo de programa de formación se desea brindar a los voluntarios nuevos? Las posibilidades más sencillas son apropiadas para las organizaciones más pequeñas, tareas más simples y grupos que carecen de recursos para llevar a cabo un programa de formación completo. Estas dos posibilidades son la implementación del “sistema de apoyo entre compañeros" y el aprendizaje mediante la observación. Bajo el “sistema de apoyo entre compañeros” el voluntario nuevo trabaja en principio con una persona experimentada que le brinda información y hace sugerencias. El sistema de observación es muy similar, sin embargo el voluntario nuevo adopta una posición más pasiva y en un principio sólo observa.

Para el caso de grupos con mayor cantidad de personas, un trabajo más arriesgado o grupos con recursos suficientes resulta más apropiado desarrollar un plan de formación más extenso. Este plan puede tener una duración de pocas horas, algunos meses o una duración intermedia. Se debe tomar como guía la cantidad de material que se cubrirá y los recursos disponibles.

Importante: Los pasos detallados a continuación corresponden específicamente a un plan de formación formal más amplio. Pueden adaptarse a las necesidades de programas de formación más reducidos.

Armar un presupuesto para el programa de formación.

Los programas de formación pueden llevarse a cabo sin hacer grandes inversiones pero es inusual que no tengan costos. Los gastos típicos incluyen el alquiler del equipo o el lugar, los honorarios de los formadores, las horas de trabajo del personal, la comida y la bebida y los materiales.

Determinar qué materiales se desearía utilizar y cuáles se ajustan al presupuesto.

Videos, libros de actividades, material documentado, páginas web y otros materiales pueden resultar de utilidad. Dependiendo del tipo de formación que se esté desarrollando, se podrá encontrar materiales útiles en centros de información nacionales, organizaciones similares y otras fuentes.

Correr la voz.

Se debe enviar una nota a los voluntarios nuevos recordándoles la hora y el lugar de las clases de formación. Además, se debe dejar en claro cuánto durará la clase de formación. Si se trata de una formación particularmente extensa, es buena idea solicitar una confirmación escrita u oral de que podrán asistir a todas (o la mayoría de) las sesiones de capacitación.

Asegurarse de que toda la logística está en funcionamiento antes de cada sesión de formación.

Es decir, que el lugar esté vacío y preparado, que haya sillas suficientes, que los instructores sepan a qué hora deben asistir y detalles similares.

Prestar atención a la comodidad física de los asistentes.

Esto es lo primero que se debe hacer cuando lleguen los voluntarios. ¿Hace demasiado frío en el lugar? ¿Es demasiado caluroso? ¿Desean algo de beber? ¿Saben dónde están los cuartos de baño? Si la gente está incómoda no lo pasará bien escuchando o participando en los debates y actividades.

Hacer que la gente se sienta a gusto.

Al comenzar la capacitación, la gente puede sentir timidez de participar en el debate o de hacer preguntas. Tenga en cuenta este nerviosismo y trate de encontrar la manera de reducirlo. Tanto un ambiente de aprendizaje cómodo como las actividades para romper el hielo pueden ayudar a que la gente se sienta a gusto (es casi imposible sentirse incómodo en un sofá suave, por ejemplo). Consulte las Herramientas al final de esta sección, en donde encontrará ejemplos de actividades para romper el hielo.

Cuando la gente se sienta medianamente cómoda, se puede comenzar con la capacitación.

Sin embargo, antes de crear el plan para la sesión, puede ser útil comprender cuál es la mejor forma de aprendizaje para los adultos. Si se comprenden determinados conceptos y técnicas, a veces llamados "principios del aprendizaje de los adultos", será más fácil desarrollar un programa de formación altamente efectivo.

Principios del aprendizaje de los adultos

Los adultos deben sentir la necesidad de aprender. Es importante que comprendan la importancia que tendrá lo que están aprendiendo en las tareas que desarrollarán. Por ejemplo, si se les están explicando dinámicas de grupo a personas que se desempeñarán como educadores de la salud en clínicas locales, se conseguirá una mejor audiencia si los alumnos saben que deberán dialogar con grupos y no sólo dar orientación personal. Si los alumnos están conscientes de eso, la información automáticamente se tornará útil y no será tan solo otra clase a la que deben asistir antes de obtener el "trabajo real".

Se debe permita que los adultos compartan sus experiencias anteriores y las relacionen con la situación actual. A todo el mundo le gusta sentir que puede aportar algo al debate: al relacionar experiencias pasadas con el tópico actual, los voluntarios no sólo sentirán que tienen algo para aportar sino que comprenderán mejor el tema que se está debatiendo. Ya no será algo académico para ellos, sino algo que han experimentado, algo que conocen.

La gente aprende mejor cuando las clases se centran en solucionar problemas. En vez de una exposición teórica, una forma de enseñanza mucho más efectiva es presentar una problemática y ayudar a los alumnos a resolverla. A la gente le gusta encontrar la solución y al presentarles un problema, se les está pidiendo que piensen y no que acepten lo que se les dice en forma pasiva. La solución de problemas se discutirá con mayor profundidad en el Capítulo 16: Facilitación de grupo y solución de problemas.

La capacitación debe ser interactiva. Se deberá exponer poca teoría cuando se trate de una formación para voluntarios adultos y complementar las sesiones con otros métodos tanto como sea posible. Algunos estudios indican que sólo retenemos un 20% de lo que escuchamos en una clase, por lo tanto,  se debe tener en cuenta tratar de incorporar debates, observaciones, dramatizaciones, demostraciones y escritura en el programa de formación.

Se debe mantener un equilibrio entre apoyar y desafiar al voluntario. Se trata de un equilibrio delicado que aparecerá en forma más natural una vez que se gane experiencia en el asunto. Es buena idea intentar transmitirle al voluntario (a través de palabras de aliento, políticas escritas y otros métodos) la idea de que él o ella siempre tendrán el apoyo necesario para hacer bien el trabajo. Al mismo tiempo, sin embargo, se le debe desafiar  a aceptar tareas más complejas a medida que su confianza y entendimiento crecen.

Se necesita instar a los voluntarios a usar su creatividad. Se deben fomentar las sugerencias, ideas y avances que los alumnos puedan tener, tanto para mejorar la capacitación como para mejorar el programa o la organización misma. Ya que es muy probable que la mayoría de los asistentes sean nuevos en la organización, seguramente tendrán una visión diferente de las cosas, en comparación con quienes ya han trabajado allí por un tiempo. Es necesario asegurarse de sacar ventaja de su entusiasmo y puntos de vista nuevos.

Es necesario recordar que no todas las personas son iguales. La gente aprende de diferentes maneras y puede responder mejor a diferentes enfoques. El formador debe estar atento a cómo responden los alumnos y tratar de modificar la formación en base a esto.

Ahora, ¡A crear ese plan de clase para la capacitación!

Una vez que ya se han comprendido los principios del aprendizaje en los adultos, es hora de planificar las clases. Los planes de clase serán útiles para mantenerse en el tema, controlando el tiempo y asegurándose de cubrir todo lo propuesto. Un plan de clase puede cubrir varias horas del tiempo de la sesión de formación: Si el programa de formación ha sido dividido en varias (o muchas) fracciones de tiempo diferentes, cada una de ellas debe tener una planificación individual. Una formación más corta sólo necesitará un plan. Si el programa de formación se llevará a cabo en una porción de tiempo más extensa (por ejemplo, durante un fin de semana), las diferentes ideas pueden estar separadas en distintos planes, tal como lo haría un maestro de escuela primaria para sus diferentes clases.

Los planes de clase individuales deben establecer:

• Los objetivos de aprendizaje (es decir, los resultados esperados de la clase). Por ejemplo, “Al concluir esta clase los alumnos se sentirán cómodos al sacar condones frente a un grupo pequeño de compañeros y conocerán diferentes términos que se utilizan en la jerga para nombrarlos”.
• El tiempo asignado para cada actividad. Aunque puede haber diferencias, generalmente son bastante cortas: menos de una hora. De este modo, los alumnos no tienen oportunidad de aburrirse y se mantienen atentos al cambiar constantemente de actividad.
• Una explicación detallada de cada actividad.
• Las formas en que se evaluará si los asistentes han comprendido. Por ejemplo, a través de un cuestionario al finalizar la clase, pidiéndoles que hagan algo relacionado con lo que han aprendido.
• Un lista de los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades (por ejemplo, marcadores, libros de actividades).

En la sección de Ejemplos se puede encontrar un  modelo de plan de clase y, en Herramientas, un formulario en blanco que se puede utilizar.

Evalúe a los alumnos.

La evaluación es un último paso muy importante en el programa de capacitación. A través de una evaluación simple se podrá saber qué han aprendido y comprendido los alumnos del programa de formación. Algunos tipos de evaluación son:

• Evaluación práctica. Darles la oportunidad de demostrar lo que han aprendido bajo una cuidadosa supervisión.
• Evaluación en grupos pequeños. Los alumnos dialogan en grupo acerca de lo que han obtenido del programa de formación.
• Comparación de resultados de un examen anterior y un examen posterior a la formación. Los alumnos reciben el mismo examen cuando comienzan y cuando completan la formación. Esto es de una gran ayuda cuando se desea que los asistentes incorporen una gran cantidad de hechos en una clase de formación, y puede ser de utilidad cuando no se está seguro de los conocimientos previos que tienen los alumnos. Por ejemplo, un grupo cuyo objetivo es capacitarse para instruir sobre el SIDA puede llegar a la clase de formación con muy diferentes niveles de conocimiento sobre el VIH. Un examen previo/posterior le permite al formador conocer cuánto ya saben los alumnos (y modificar el programa de formación en base a ello) y cuánto aprenden en las clases.

Se debe tener en cuenta que la evaluación es una calle de doble sentido. Los alumnos deben tener también la oportunidad de dar su retroalimentación/comentarios acerca de las sesiones. Al finalizar cada programa de formación (o, si es posible, al final de cada clase) se debe darles a los alumnos la oportunidad de hacer una evaluación específica y anónima. De esta forma, se deben incorporar esos comentarios en las próximas clases de formación para asegurarse de que la organización mejore constantemente, de que sus voluntarios estén tan preparados como sea posible y de que estarán a gusto y serán productivos dentro de ella. En la sección de Herramientas, al final de esta sección, se puede hallar un formulario en blanco que los asistentes al curso de formación pueden utilizar para hacer sus comentarios.

Festeje al completar el programa de formación, pero recuerde que éste debe ser continuo.

En especial si la capacitación ha sido extensa o muy difícil, se debería festejar la finalización exitosa del programa. Algunos grupos incluso otorgan premios tales como certificados de aprovechamiento o vales de regalo en reconocimiento de la ocasión.

Sin embargo, una vez que ya se han otorgado los certificados y todo ha terminado, la formación no concluye allí. La formación continúa, en general, mientras los voluntarios trabajen en la organización. Las clases, conferencias o retiros anuales pueden servir para refrescar y mejorar los conocimientos de los voluntarios. A veces, estos programas de formación son obligatorios para renovar una certificación (tal es el caso de la certificación en primeros auxilios). Además puede ser que se ofrezcan esporádicamente, a medida que se conocen nueva información o nuevas técnicas.

Cabe destacar que los voluntarios, al igual que el personal con sueldo, pueden beneficiarse con otra capacitación a medida que continúan trabajando. Asimismo, al brindar más programas de formación, se les demuestra a los voluntarios lo valiosos que son en la organización. Los programas de capacitación ofrecen la oportunidad de crecer y cambiar dentro de la organización; los voluntarios no necesitan dejar el grupo para encontrar nuevos desafíos.

Para resumir

Enseñarle a los voluntarios las destrezas requeridas para funcionar efectivamente dentro de una organización puede ser una ardua tarea. Al crear un plan para la capacitación, sin embargo, se pueden minimizar posibles problemas, a la vez que se asegura que los voluntarios tengan la experiencia de aprendizaje más completa y efectiva posible. Además, a largo plazo, el trabajo puesto en las sesiones de capacitación rendirá frutos en forma de voluntarios capacitados que realmente logran sus objetivos y hacen realidad las expectativas de  la organización o iniciativa.

Ejemplo Nº 1: Programa de orientación

Lisa Rasor es la ex -coordinadora de formación para voluntarios en  el Centro de Consejería Sede Principal en Lawrence, Kansas. Sede Principal es un centro de atención telefónica y en persona sin fines de lucro, que brinda orientación en situaciones de crisis e información comunitaria las 24 horas. Todos los orientadores en este centro son voluntarios; el centro realiza tres programas de capacitación de 100 horas, por año.

Mi nombre es Lisa Rasor. Soy la antigua directora de formación en el Centro de Consejería Sede Principal. He trabajado como directora de formación durante dos años y antes de ello como voluntaria. He sido voluntaria orientadora y formadora desde 1988. Esto significa que he estado involucrada en el programa de capacitación de Sede Principal durante los últimos veinte años.

Todos nuestros voluntarios pasan primero por un proceso de selección que consiste en asistir a una reunión informativa en la que conocen más sobre la agencia y los tipos de servicios que provee. Si entonces siguen interesados en ser voluntarios, se inscriben para una entrevista. Se trata de una entrevista similar a una entrevista laboral pero más informal. Los posibles voluntarios llenarán una solicitud bastante diferente a cualquier otra. Los posibles voluntarios [escriben] acerca de sus experiencias y valores, lo cual constituye una forma de conocerlos mejor y saber qué clase de experiencias han tenido.

Los entrevistadores, que generalmente son voluntarios experimentados, revisan las solicitudes. Se lleva a cabo una entrevista de 30-60 minutos con el posible voluntario y luego todos los entrevistadores se reúnen y seleccionan a los solicitantes que integrarán el próximo grupo de formación. Normalmente no necesitamos rechazar a muchos. Muchas veces, después de la reunión informativa y de revisar las solicitudes, los posibles voluntarios dicen “Esto me tomará demasiado tiempo” o “Esto no es para mí”, y ellos mismos se excluyen. Lo que estamos buscando es a alguien que esté interesado en aprender y que esté dispuesto a adquirir habilidades básicas de comunicación y orientación.

[Estamos buscando voluntarios] que tengan estabilidad en sus vidas. Si están abrumados con la escuela, el trabajo u obligaciones familiares o si recién se han mudado y todavía se están acomodando, o si han estado sumamente deprimidos o han intentado suicidarse recientemente, tal vez no sea el momento apropiado para ser voluntarios [en Sede Principal]. No significa que [nunca podrán ser voluntarios], pero en este momento la situación es abrumadora o muy reciente para involucrarse realmente en un programa de formación intensivo. No queremos que la formación se torne agobiante para nadie.

Luego de seleccionar al grupo, todos sus miembros son invitados a volverse voluntarios. Comenzamos con un grupo de entre quince y veinticinco personas. Hay quince clases de formación de cinco horas de duración, y cada clase se basa en la anterior. Además, se lee un manual y hay turnos de observación semanales de 3 horas y media.

Esta primera clase está dedicada principalmente a conocernos mutuamente, en brindar una explicación más detallada del programa de formación y de lo que los voluntarios deberán hacer. [Trabajamos para] lograr un ambiente cómodo y formar un grupo a partir de quince desconocidos. Lo hacemos con varios ejercicios para formar grupos. Luego todos firman un acuerdo de confidencialidad respecto de la información obtenida durante la formación y en el centro.

Creo que es importante que en cada una de las clases de formación no se pierda el tiempo. No queremos que haya gente en las clases que piense que está desaprovechando su tiempo. Planifico cada clase con suma precisión. Comenzamos a las 4.00 con el “el chequeo rutinario” tal como lo hacemos cada semana. Básicamente, se trata de saber cómo les va, cómo se sienten y que ha estado ocurriendo en sus vidas. Hacemos esto de 4.00 a 4.30. De 4.30 a 5.00 hablamos de lo que ha ocurrido en sus turnos de observación la semana anterior. Luego, hay un intervalo de diez minutos para registrarse para el próximo turno de observación, de 5.00 a 5.10 y continuamos de esta manera.  Realmente está todo planificado. Es una experiencia de aprendizaje intensivo y hacemos que la gente esté absorta en cada clase.

Cada clase está diseñada para cumplir determinados objetivos y, en su mayor parte, creo que lo logramos.  El objetivo general [es] que los alumnos se sientan cómodos y sean competentes con las habilidades y la información para cubrir turnos de orientación en Sede Principal. Estamos buscando cierta competencia en las habilidades y trabajaremos extra con quien sea necesario para alcanzar ese nivel.  Queremos que las personas que utilizan nuestros servicios [encuentren que] quien sea que conteste el teléfono será competente, humanitario y colaborador.

Diría que [la mejor parte de la formación] es ver los cambios que se producen en la gente cuando participa en el programa. No me refiero a cambios radicales en la personalidad, sino a la apertura de sus mundos y de ver las conexiones que hacen entre sí. He visto como nacen en el programa de formación amistades de por vida. Lo único que tenemos en común desde un comienzo es que todos nos estamos capacitando porque queremos ayudar de alguna forma. Comenzando por ese propósito común, estamos creando una comunidad entre esas personas.

Ejemplo Nº 2: Modelo de plan de clase

Clase 3: Estar familiarizado con condones

Objetivos de aprendizaje

Al finalizar la clase los alumnos:

• Sabrán cómo utilizar un condón correctamente.
• Se sentirán cómodos en utilizar y debatir sobre condones.

Demostración

El formador mostrará la manera correcta de utilizar un condón. Él o ella deberá alentar a la audiencia a que haga preguntas.

10-15 minutos

Condones; pene falso o banana

Carrera de condones

Se dividirá a los alumnos en dos equipos. Los miembros de cada equipo formarán parejas; una persona del equipo deberá poner un condón en el pene falso y quitarlo correctamente mientras que la otra explica lo que la primera está haciendo. Si la pareja se equivoca, deberá repetirlo. El equipo que termine primero será el ganador. Este ejercicio sirve también como evaluación para determinar si han aprendido o no los puntos importantes acerca del uso de condones.

20-25 minutos, dependiendo del número de participantes.

Cantidad de condones necesaria para cada pareja, mas algunos condones extras.

2 penes falsos/bananas; posiblemente un premio para el equipo ganador (condones, etc.).

Debate

El formador debe facilitar un debate acerca de lo que acaba de ocurrir. Se debe debatir acerca de los sentimientos de los participantes (por ejemplo, vergüenza, nerviosismo) durante la demostración con los condones, y el formador debe destacar el hecho de que el condón es simplemente un método de medicina preventiva y no se debe sentir mayor vergüenza al comprar o debatir sobre condones que cuando se trata de cualquier otro tipo de medicina.

30-45 minutos

Se deben ubicar las sillas en círculo, de manera que todos los participantes puedan verse unos a otros.

Tarea

El formador debe pedir que, antes de la próxima clase, todos los alumnos muestren el uso de un condón a un amigo o familiar para sentirse más cómodos.

10 minutos

Condones para todos los alumnos

 
Herramienta #1: Actividades para “romper el hielo”

Esta actividad fue sugerida por Lisa Rasor, ex -directora de formación para voluntarios del Centro de Consejería Sede Principal en Lawrence, Kansas.

Ejercicio de elección forzada

En este ejercicio, el facilitador pone carteles en tres partes diferentes del salón. El facilitador preguntará si los alumnos se consideran personas oyentes, oradoras o emprendedoras. Esas son las únicas tres posibilidades, o sea que es una decisión forzada: se debe escoger entre una de esas opciones. A veces los alumnos pueden decir: “Bueno, podría ser cualquiera de ellas”.  Aun así deberán elegir sólo una de las posibilidades.

Los grupos que se formen en las diferentes áreas hablarán sobre por qué eligieron esa área y no las demás. Los participantes pueden sorprenderse al encontrar que tienen mucho en común con los demás alumnos.

Otras preguntas de elección forzada son:

    ¿Usted se considera compasivo, justo o filosófico?
    ¿Es usted realista, optimista o soñador?
    ¿Es usted puntual, serio o espontáneo?
    ¿Usted se considera intrépido, creativo o idealista?

Herramienta #2: Formulario para planificación de clase

Este formulario puede ser fotocopiado y llenado con el propio plan de clase. Se puede encontrar una versión completa en Ejemplos.

Clase: _________________________

Fecha:_________________________

Al finalizar la clase los alumnos:

Información y actividades:

• Actividad
• Explicación
• Duración
• Materiales necesarios

Herramienta #3: Formulario de evaluación para el alumno

                                                            Formulario de evaluación para el alumno

                                    Para mantener el anonimato, pedimos que NO escriba su nombre en este formulario.

Nombre del programa de capacitación:

Instructor/facilitador de la clase:

Fecha:

En una escala de 1 a 5, siendo 5 el más útil, ¿cuán útil le ha resultado esta información?

1 2 3 4 5

En una escala de 1 a 5, siendo 5 excelente, ¿Cuán bien dirigida ha sido esta clase?

1 2 3 4 5

¿Qué fue lo que más le gusto de esta clase de formación?

¿Qué fue lo que menos le gusto de esta clase de formación?

¿Qué cambios introduciría a esta clase de formación?

Lista de puntos importantes

Aquí encontrará una lista que resume los puntos más importantes de esta sección.

___Se comprende por qué la organización debe tener programas de capacitación para voluntarios.

___Se sabe quién debe formar a los nuevos voluntarios.

___Se sabe cómo crear programas de formación.

___Se decide qué se desea enseñarles a los voluntarios.

___Se decide cómo se les enseñará en el programa de formación.

___Se arma un presupuesto para el programa de formación.

___Se decide qué materiales utilizar en el programa de capacitación.

___ Se corre la voz acerca del programa de formación.

___Se considera la logística del programa de formación.

___Se presta atención a la comodidad física de los presentes durante la formación.

___Se hace que los voluntarios se sientan cómodos durante la formación.

___Se desarrollan planes de clase para las sesiones de capacitación.

___Se evalúa a los alumnos.

___Se festeja al completar la formación.

___Se conocen los principios del aprendizaje en los adultos.

___Se comprende que la formación es un proceso continuo.

Una presentación en PowerPoint que resume los puntos principales de la sección.