تهیه برنامه راهبردی شامل چشم‌انداز، ماموریت، اهداف، راهبردها و برنامه‌های اقدام، یک فرايند عملی است که برای کمک به گروه‌های فعال در باهمستان به کار می‌رود تا بتوانند چشم‌انداز مناسب گروه خود را فراهم کنند و راه‌هایی اجرایی را برای ایجاد تغيير ترسیم کنند. تهیه این سند به شما و سازمانتان کمک می‌کند که اهداف کوتاه‌مدتی را معين کنید و به آنها دست یابید و در عين حال چشم‌انداز درازمدتی را هم مدنظر داشته باشید. اجرای این فرآیند برنامه‌ريزی در گروه، پشتيبان اجرای ماموریتی دقیق، مشوقی برای حصول اتفاق نظر و مبنایی محکم برای روياهای گروهتان خواهد بود. در این بخش بررسی می‌کنیم که چطور و چه وقتی برنامه راهبردی گروه را در فرآیند برنامهریزی سازمان خود به اجرا بگذارید.
برنامه راهبردی یا نقشه راه
برنامه راهبردی يک فرايند برنامه‌ريزی عملی است که می‌تواند در هر سازمان يا اقدامی مورد استفاده قرار گیرد. اين ابزار جامع برنامه‌ريزی، نقشه راهی برای سازمان شما است تا بر اساس آن از ایده و رويا به سوی اقدام حرکت کنید و به نتايج مثبت در باهمستان خود برسید.
چرا سازمان شما باید بر اساس این نقشه راه حرکت کند؟
- فرايند تولید این سند شالوده‌ای محکم برای روياهای شما می‌سازد و ایده‌های خوب را با مشخص کردن کارهایی که برای تحقق چشم‌اندازتان باید انجام دهید، امکان‌پذیر می‌کند.
- با ايجاد این فرآیند در کوششی گروهی، سازمان شما می‌تواند حول موضوع محوری‌اش اجماع ایجاد کند و مجال برداشتن گام‌های لازم را به سازمان شما بدهد.
- اين فرآیند به شما فرصت می‌دهد که چشم‌انداز و ماموریت گروه را با کمک افرادی در باهمستان تهیه کنید که کار شما بر زندگی‌شان تاثیر خواهد داشت. اين یعنی بسیار محتمل‌تر خواهد بود که کار شما به نيازها و خواسته‌های واقعی باهمستان بپردازد نه چيزی که شما تصور می‌کنید نیاز آنها است.
- اين سند به شما اجازه می‌دهد که در سازمان خود بر اهداف کوتاه‌مدت تمرکز کنید و در عین حال چشم‌انداز و رسالت درازمدتی را نیز مدنظر داشته باشيد.
چه زمانی باید از فرآیند برنامهریزی راهبردی استفاده کنيد؟
به دلیل جهت و نظمی که این نوع برنامهریزی ایجاد می‌کند، استفاده از آن همیشه توصیه می‌شود. ولی در برخی موقعیت‌ها استفاده از این فرآيند به طور خاص خیلی مفید است. این زمان‌ها شامل موارد زیر می‌شوند:
- وقتی در صدد راه‌اندازی یک سازمان جدید هستید
- وقتی سازمان شما برنامه تازه يا پروژه بزرگتری را آغاز می‌کند يا قرار است در مسیر تازه‌ای کاری را شروع کند
- وقتی گروه شما در تلاشی که از قبل شروع کرده وارد مرحله تازه‌ای می‌شود
- وقتی که سعی می‌کنید جان تازه‌ای به برنامه قدیمی‌تری ببخشید که موضوع محوری یا سرعت پیشرفت‌اش را از دست داده است
- وقتی تصمیم دارید از تامين‌کننده مالی درخواست بودجه کنید.
چشم‌انداز (رويا)
چشم‌انداز شما منتقل‌کننده آن چیزی است که سازمان شما به‌عنوان شرایط آرمانی برای باهمستان در نظر می‌گیرد. یعنی موقعیتی که در آن اغلب مسایلی که برای شما مهم هستند به نحو کاملی حل و فصل شده باشند. سازمان شما می‌تواند با تدوین چشم‌انداز، اصول و باورهای خودش را برای جمع بزرگتری در باهمستان و همچنین کارکنان، مشارکت‌کنندگان و داوطلبان روشن کند.
بيانيه‌های چشم‌انداز معمولا دارای چند ويژگی مشترک هستند:
- اعضای باهمستان آن را می‌فهمند و همگی بر آن اتفاق نظر دارند
- به آن اندازه‌ای گسترده هست که شامل دیدگاه‌های محلی متنوعی باشد
- الهام‌بخش و روحیه دهنده است
- محتوا و پیام آن به دلیل ساده و کوتاه بودن به راحتی قابل انتقال است
نمونه‌هایی از چند بیانیه چشم‌انداز که واجد معيارهای بالا هستند:
- کودکان سالم
- خيابان‌های امن، محله‌های امن
- هر خانه‌ای، مأمنی است
- آموزش برای همه
- صلح در زمين
ماموریت ( چه چیزی و چرا)
تهيه بیانيه ماموریت گام بعدی در فرآیند برنامهریزی اقدام است. بيانيه ماموریت سازمان توصیف می‌کند که گروه قرار است چه کاری بکند و چرا قرار است این کار را بکند. بيانيه‌های ماموریت شبیه بیانيه‌های چشم‌انداز ولی منسجم‌تر هستند و قطعا بیشتر از بیانيه‌های چشم‌انداز«معطوف‌به‌عمل»اند. بیانیه ماموریت ممکن است به مشکلی مانند ناکافی بودن مسکن بپردازد، یا در جهت تحقق هدفی مانند دسترسی همگانی به خدمات بهداشتی تعریف شود. اين بیانیه‌ها زياد وارد جزييات نمی‌شوند و با اشاره‌هایی بسیار کلی اعلام می‌کنند که سازمان شما چطور می‌تواند مشکلاتی را که به آنها اشاره کرده حل کند. بعضی از اصول راهنمای کلی برای بيانيه‌های ماموریت از این قرارند:
-
موجز و مختصر باشد. شاید به کوتاهی عبارت چشم‌انداز نباشد ولی بیانیه ماموریت باید منظور را در یک جمله بیان کند.
- معطوف به نتيجه باشد. بیانیه ماموریت نتایج کلی را که سازمان شما برای رسیدن به آنها تلاش می‌کند، توضیح می‌دهد.
- فراگیر باشد. بيانيه ماموریت نکاتی را درباره اهداف کلی گروه شما بیان می‌کند، ولی بسیار مهم است که این کار را با بیانی کلی و عام انجام دهد. یک بیانيه ماموریت خوب راهبردهای خود را محدود نمی‌کند يا بخش‌های مختلف باهمستان را که ممکن است درگیر پروژه شوند، از حوزه کار خود بیرون نمی‌گذارد.
بیانيه‌های ماموریت زير نمونه‌هایی هستند که واجد معیارهای بالا هستند:
- «ترويج سلامتی و پرورش کودک از طریق برنامه‌های جامع خانوادگی و برای باهمستان»
- «ايجاد يک باهمستان آفريقايی-آمريکايی بالنده از طریق توسعه مشاغل، آموزش، مسکن و افتخارات فرهنگی»
- «پديد آوردن محله‌ای امن و سالم از طریق برنامهریزی مشارکتی، اقدام در باهمستان و حمايت از تغییرات مناسب در سياست‌گذاری».
اهداف اختصاصی (چه مقدار از چه چيزی تا چه زمانی محقق خواهد شد)
وقتی سازمانی بیانيه ماموریت‌اش را تهیه کرد، گام بعدی تعریف اهدافی اختصاصی است که متمرکز بر تحقق آن ماموریت باشند. اهداف اختصاصی به نتايج مشخص و سنجش‌پذيری اطلاق می‌شود که برای تحقق هدف کلی‌تر در نظر گرفته می‌شود. اهداف اختصاصی يک سازمان به طور کلی مشخص می‌کند که چقدر از چه چيزی تا چه زمانی محقق خواهد شد. برای مثال یکی از اهداف اختصاصی در یک ابتکار محلی در زمینه ترویج مراقبت و نگهداری از سالمندان می‌تواند به این شکل باشد: «تا سال ۲۰۱۵ (تا چه زمانی)، تعداد سالمندانی که از تماس روزانه خود با کسی خبر می‌دهند که از آنها مراقبت می‌کند (از چه چيزی) تا ۲۰درصد (چه مقدار) افزایش پیدا می‌کند.» اهداف اختصاصی در سه نوع تعریف می‌شوند:
- اهداف اختصاصی رفتاری. این اهداف ناظر به تغيير رفتارهای مردم (آنچه می‌کنند و می‌گويند) و نتیجه رفتارهای آنها هستند. مثلا، گروهی که برای بهبود وضع محله فعالیت می‌کند، ممکن است هدف خود را افزايش میزان تعميرات خانه‌ها (رفتار) یا بهبود وضع مسکن (نتيجه) در نظر بگیرد.
- اهداف اختصاصی نتیجه‌بخش در سطح باهمستان. این اهداف نیز به نتیجه اهداف رفتاری مربوط هستند ولی بيشتر در سطح باهمستان تعریف می‌شوند تا سطح فردی. مثلا همان گروه پیشین ممکن است هدف خود را افزایش درصد مسکن آبرومند و مقرون‌به‌صرفه در باهمستان تعریف کند.
- اهداف اختصاصی فرآيندی. اين گروه از اهداف، زمینه‌ساز اجرای فعالیت‌های لازم برای تحقق اهدافی دیگر هستند. مثلا گروهی ممکن است تهیه یک برنامه جامع برای بهبود مسکن در محله را در نظر بگیرند که مستلزم تحقق یک مجموعه اهداف اختصاصی در طول فرآیند است.
- مهم است که بدانیم انواع مختلف اهداف بالا قابلیت تلفیق دارند. بیشتر گروه‌ها در تدوین اهداف اختصاصی هر سه نوع را در نظر می‌گیرند. نمونه‌هایی از این اهداف شامل این مواردند:
- تا دسامبر سال ۲۰۱۰، وقت گذاشتن والدین (يعنی صحبت کردن، بازی کردن، خواندن) برای فرزندان زیر دو سال ۳۰ درصد افزايش پیدا کند (هدف رفتاری).
- تا سال ۲۰۱۲، تعداد جوانانی که از دبيرستان فارغ التحصیل می‌شوند، ۴۰ درصد افزایش پیدا کند (اهداف نتیجه‌بخش در سطح باهمستان).
- تا سال ۲۰۰۶، درصد خانواده‌هایی که صاحب خانه هستند، ۳۰ درصد بیشتر شود (اهداف نتيجه‌بخش در سطح باهمستان).
- تا دسامبر امسال، یک برنامه آموزش داوطلبان برای همه داوطلبان اجرا شود (هدف فرايندی).
راهبردها ( چگونگی)
به طور کلی، سازمان‌ها راهبردها یا استراتژی‌های متنوعی را برای خودشان تعریف می‌کنند. اين راهبردها طیف بسيار وسیعی از افراد و منابع و حوزه‌های اختصاصی را دربر می‌گیرد.
نمونه‌هایی از راهبردهای کلی:
- برنامه بهداشت و سلامت کودکان می‌تواند از بازاريابی اجتماعی در جهت بهبود رابطه بزرگسالان و کودکان استفاده کند.
- تشویق هنرمندان به اجرای آثارشان در طرح‌های بهسازی محیطی، حال و هوای هنری باهمستان را تقويت می‌کند.
پنج نوع راهبرد مشخص می‌تواند به هدایت بيشتر این مداخلات کمک کند:
- ارايه اطلاعات و تقویت مهارت‌ها (مانند ارایه آموزش مهارت‌ها در زمینه مديریت اختلاف)
- تقويت خدمات و پشتيبانی (مانند اجرای برنامه‌های نظارتی برای جوانان در معرض خطر)
- مناسب‌سازی میزان دسترسی و تشخیص موانع و فرصت‌ها (مانند پرداخت کمک‌هزینه تحصیلی به دانشجويانی که توانايی رفتن به کالج را ندارند)
- تغيير پیامد تلاش‌ها (مانند ارايه مشوق‌هایی برای ترغیب اعضای باهمستان به کار داوطلبانه)
- اصلاح سیاست‌‌ها (مانند اصلاح سياست‌های مرتبط به مشاغل، برای آنکه والدین و اوليا و داوطلبان بتوانند با کودکان کم سن و سال‌تر وقت بیشتری بگذرانند)
برنامه اقدام (چه تغييری رخ می‌دهد؛ چه کسی تا چه زمانی چه کارهایی را انجام می‌دهد)
برنامه اقدام سازمان به تفصيل و به دقت توصیف می‌کند که راهبردها چگونه برای تحقق اهداف اختصاصی که پيش‌تر در فرآيند تهیه سند راهبردی مشخص شده‌اند، اجرا خواهند شد. این برنامه به این موارد اشاره دارد:
الف) تغييرات مشخصی که باید در باهمستان يا سيستم در پی‌شان بود، و
ب) گام‌های عملی مشخص لازم برای تحقق تغييرات در ابعاد و بخش‌های مختلف باهمستان
گام‌های عملی باید برای هر مؤلفه‌ای از مداخله يا تغييرات مطلوب ( سیستمی یا در باهمستان) تهيه شوند. اين‌ها شامل موارد زیر هستند:
- گام‌های عملی: چه اتفاقی می‌افتد
- اشخاص مسئول: چه کسی چه کاری می‌کند
- تاریخ اتمام: زمان‌بندی هر گام عملی
- منابع لازم: منابع و پشتيبانی (آنچه مورد نیاز است و آنچه که موجود است)
- موانع یا مقاومت‌ها (در برابر تغییر) و برنامه‌ای برای غلبه بر آنها!
- همکاران: چه کسان ديگری باید از اين اقدام باخبر باشند.
اين‌جا یک نمونه از گام‌های عملی را داریم که در نموداری ترسيم شده‌اند تا بتوانید به سادگی حرکت آنها را دنبال کنيد:
گام عملی
اشخاص مسئول
تاریخ اتمام
منابع لازم
موانع یا مخالفت‌های بالقوه
همکاران
از شرکت‌های محلی بخواهيد که زمان کار والدین را منعطف کنند
خانم ماریا سوآرز
سپتامبر ۲۰۰۸
در مجموع پنج ساعت؛ دو ساعت آماده‌سازی پیشنهاد؛ سه ساعت برای جلسه و اياب و ذهاب
شرکت‌ها: ممکن است هزینه‌اش برای‌شان زیاد باشد؛ باید آنها را نسبت به مزايای طرح برای شرکت متقاعد کنيم
اعضای گروه اقدام کسب‌وکار و گروه اقدام مدرسه
البته وقتی که طراحی برنامه راهبردی را برای سازمانتان تمام کردید، تازه کارتان شروع شده است. برنامه اقدام شما باید یک یا چندبار اجرا و بازنگری شود. باید از اعضای باهمستان نظرخواهی کنید و بر حسب آن نظرخواهی عناصری را به برنامه‌تان بیفزایید یا از آن کم کنید.
خلاصه
فرآیند برنامهریزی راهبردی به گروه‌های فعال در باهمستان کمک می‌کند که رويای‌شان را تعریف کنند، اهداف‌شان را مشخص کنند، راه‌های رسيدن به آن اهداف را ترسیم کنند و در نهايت روش‌های عملی را برای محقق کردن تغييرات لازم طراحی کنند.