چرا باید برنامه ارزیابی داشته باشید؟
پس از روزها کار و تلاش فراوان و برگزاری جلسات متعدد که شمار آن حتی به یادتان هم نمانده، پروژه شما سرانجام به راه افتاده است. اما نمی‌شود برای مدت زیادی به خود استراحت دهید. چرا که گام بعدی نظارت بر پیشرفت پروژه است.
منابع و اطلاعات درباره روش‌های ارزیابی آنقدر زیاد است که شاید فعالان این حوزه به سادگی گمان کنند می‌شود کتابی آموزشی در این زمینه بخرند و دستورات آن را مو به مو به کار بندند.
اما سیستم و روش ارزیابی شما باید پاسخگوی پرسش‌های سادهای باشد که برای باهمستان، کارکنان و حامیان مالی شما اهمیت دارد. از این رو، کار درست برای کسب اطمینان از این که ارزیابی شما بهترین بازدهی ممکن را خواهد داشت، این است که خود یک برنامه ارزیابی طراحی کنید.
چند دلیل برای اینکه باید برنامه ارزیابی مخصوص خودتان را طراحی کنید:
- چنین برنامه‌ای شما را در هر مرحله از فرآیند ارزیابی راهنمایی می‌کند
- کمک می‌کند که تعیین کنید شما و ذینفعان پروژه شما واقعا به چه نوع اطلاعاتی نیاز دارید.
- از اتلاف وقت برای جمعآوری اطلاعات غیرضروری جلوگیری می‌کند
- به شما در شناسایی بهترین روش‌ها و راهبردها برای گردآوری اطلاعات ضروری کمک می‌کند
- کمک می‌کند که یک جدول زمانی واقع‌بینانه و کارآمد تهیه کنید
- و از همه مهم‌تر، به بهبود پروژه‌ی شما کمک می‌کند.
ذینفعان چه کسانی هستند و چرا به ارزیابی شما از پروژه‌تان علاقه‌مندند؟
هر یک یا هر گروه از آن‌هایی که در پروژه شما ذی‌نفع حساب می‌شوند، دیدگاه متفاوتی نسبت به سازمان شما دارند و نیز اطلاعاتی که می‌خواهند از ارزیابی شما به دست آورند، متفاوت است. هر گروه منحصر به فرد است و شاید دریابید که ذینفعان دیگری نیز وجود دارند که سازمان شما باید آن‌ها را مدنظر قرار دهد. قبل از آنکه برای ارزیابی خود برنامه‌ریزی کنید، برای بحث و تبادل نظر در این مورد با همکاران خود وقت بگذارید و افراد و گروه‌هایی را که در پروژه شما ذی‌نفع حساب می‌شوند، شناسایی کنید.
ذینفعان درباره ارزیابی چه می‌خواهند بدانند؟
هرچند برخی از اطلاعات به دست آمده از ارزیابی شما برای همه ذینفعان مفید است، اما بخشی از این اطلاعات مورد نیاز یک یا دو گروه خواهد بود. مثلا، کسانی که از پروژه شما حمایت مالی می‌کنند، معمولا می‌خواهند بدانند که این پروژه چه تعداد از مردم را تحت پوشش قرار داده و برای آن‌ها کاری انجام داده، و نیز اینکه آیا پروژه تاثیری را که قرار بود در سطح باهمستان بگذارد، بر جای گذاشته یا نه. گروه‌های باهمستانی ممکن است بخواهند نتایج ارزیابی شما را به عنوان راهنمایی در تصمیم‌گیری در برنامه‌ها یا تلاش‌های خود به کار ببرند. از سوی دیگر، ممکن است این گروه‌ها از نتایج به دست آمده برای تصمیم‌گیری درباره برنامه‌های خود و تعیین عرصه‌هایی که در آن به تلاش بیش‌تر نیاز دارند، استفاده کنند.
ذینفعان چه تصمیم‌هایی باید بگیرند و اطلاعات به دست آمده از ارزیابی چگونه به تصمیم‌گیری آگاهانه آن‌ها کمک می‌کند؟
احتمالا شما و ذینفعان شما بر اساس نتایج ارزیابی، تصمیم‌هایی خواهید گرفت که بر برنامه یا پروژه شما تاثیر می‌گذارد، بنابراین، لازم است در نظر داشته باشید که آن تصمیمات چه خواهد بود. ارزیابی شما باید منجر به کسب اطلاعات صادقانه و دقیق شود؛ بنابراین، باید محتاط باشید که ارزیابی به شکلی تدوین نشود که موفقیت پروژه شما را به شکلی اغراق‌آمیز جلوه دهد، و همزمان واقعا احتیاط کنید که ارزیابی طوری طراحی نشود که موفقیت شما را کم‌تر از آنچه هست، نشان دهد!
تصمیم‌هایی که شما و ذینفعان پروژه خواهید گرفت را مدنظر داشته باشید. گروه‌های باهمستانی که قصد اجرای پروژه یا برنامه‌های مشابه دارند، شاید بخواهند از نتایج ارزیابی شما راه‌هایی برای اصلاح یا بهتر ساختن پروژه پیدا کنند. تصمیمات حامیان مالی پروژه شما به احتمال زیاد حول این محور خواهد بود که در آینده چه مقدار کمک مالی در اختیار شما قرار دهند، یا اینکه اصلا به حمایت مالی از برنامه شما (یا هر برنامه مرتبط با آن) ادامه دهند یا خیر. حتی ممکن است به این فکر کنند که شرایطی برای حمایت مالی خود از پروژه شما تعیین کنند. مثلا یکی از حامیان مالی به شما بگوید از کمک مالی خود خواهد کاست، مگر آنکه نشان دهید در عرصه به‌خصوصی خدمات را افزایش داده‌اید. پژوهشگران دانشگاهی هم نیاز خواهند داشت بسنجند که چگونه می‌توانند به بهترین نحو به توسعه برنامه ارزیابی و گزارش‌دهی داده‌ها کمک کنند.
این را نیز باید در نظر داشته باشید که شما و ذینفعان پروژه نیاز خواهید داشت که برای توازن هزینه-فایده پروژه برنامه‌ریزی نمایید. ارزیابی احتمالا حدود ده تا پانزده درصد کل بودجه خود را به خود اختصاص خواهد داد. شاید این رقم زیاد به نظر بیاید، اما فراموش نکنید که ارزیابی برای بهبود پروژه ابزاری ضروری است. وقتی می‌خواهید برای توازن هزینه-فایده پروژه برنامه‌ریزی کنید، این سوالات را از خود بپرسید:
- چه چیزی را نیاز دارید که بدانید؟
- باهمستان چه خواسته‌ای دارد؟
- حمایت مالی چه شرایطی دارد؟
چگونه برنامه ارزیابی را تدوین کنیم؟
تدوین برنامه ارزیابی چهار مرحله اصلی دارد:
روشن کردن اهداف و مقاصد
اولین مرحله تشریح اهداف و مقاصد پروژه است. دستاور‌دهای اصلی که می‌خواهید کسب کنید، کدامند و برای به دست آوردن آن‌ها چه ترتیباتی اتخاذ کردهاید؟ تعیین این موارد به شما کمک می‌کند که اجزای اصلی برنامه را که باید ارزیابی شوند، شناسایی کنید. یکی از شیوه‌های انجام این کار، تهیه جدولی از اجزا و عناصر برنامه است.
طرح پرسش‌های ارزیابی
برای هدف مورد نظر ما، پرسش‌های ارزیابی به چهار دسته تقسیم می‌شوند.
- مسائل مربوط به برنامه‌ریزی و اجرا: کیفیت برنامه‌ریزی پروژه در چه سطحی بوده و تا چه حد این برنامه‌ریزی اجرا شد.
- پرسش‌های احتمالی: چه کسانی مشارکت می‌کنند؟ آیا مشارکت‌کنندگان متنوع هستند؟ چرا آنان به برنامه می‌پیوندند یا آن را ترک می‌کنند؟ آیا خدمات متنوع و فعالیت‌های گوناگون ایجاد شده؟ آیا کسانی که بیش‌ترین نیاز به کمک را دارند، از خدمات پروژه برخوردار شدهاند؟ آیا اعضای باهمستان موافقند که برنامه نیازهای محلی را برآورده می‌کند؟
- راه‌های ممکن برای پاسخگویی به این پرسش‌ها: سیستمی برای نظارت و پیگیری اقدامات و دستاوردهایی که به کسب هدف اصلی پروژه کمک می‌کنند، نظرسنجی از اعضای باهمستان برای سنجش میزان رضایت آنان از اهداف تعیین شده، نظر سنجی از اعضا در مورد رضایت از نتایج.
- بررسی دستیابی به اهداف: برنامه یا پروژه تا چه حد در کسب اهداف اعلام شده موفق بوده است؟
- پرسش‌های احتمالی: چند نفر مشارکت می‌کنند؟ مشارکت‌کنندگان چند ساعت در برنامه دخیل بوده‌اند؟
- راه‌های ممکن برای پاسخ دادن به این پرسش‌ها: سیستم نظارت، نظرسنجی اعضا در مورد رضایت از نتایج، درجه‌بندی میزان اهداف به‌‌دست آمده.
- تاثیر بر مشارکت‌کنندگان: برنامه یا پروژه در مورد تغییراتی که در نظر داشته، چه مقدار و چه نوع تفاوت‌هایی ایجاد کرده است؟
- پرسش‌های احتمالی: رفتار مشارکت‌کنندگان در نتیجه مشارکت در برنامه چه تغییراتی کرده است؟ آیا مشارکت‌کنندگان از تجربه خود راضی هستند؟ آیا مشارکت نتیجه‌ای منفی نیز داشته است؟
- راه‌های ممکن برای پاسخگویی به این پرسش‌ها: نظرسنجی از اعضا در مورد رضایت از اهداف، نظرسنجی درباره رضایت از نتایج، نظرسنجی در زمینه رفتارها، مصاحبه با مشارکت‌کنندگان کلیدی.
- تاثیر بر باهمستان: برنامه یا پروژه چه نوع تفاوت‌هایی در باهمستان ایجاد کرده و به چه مقدار؟
- پرسش‌های احتمالی: نتیجه برنامه چه بوده؟ آیا نتیجه منفی هم داشته است؟ آیا منافع حاصل از برنامه بیش‌تر از هزینه‌ها بوده است؟
- راه‌های ممکن برای پاسخگویی به پرسش‌ها: نظرسنجی درباره رفتارها، مصاحبه با افراد مطلع و سرشناس، شاخص‌های سطح باهمستان.
تدوین روش‌های ارزیابی
پس از تعیین پرسش‌هایی که قرار است با ارزیابی خود به آن‌ها پاسخ دهید، گام بعدی تصمیم‌گیری درباره روش‌هایی است که به بهترین نحو پاسخ این پرسش‌ها را به دست خواهد داد. در اینجا برخی از روش‌های رایج در ارزیابی و کارکرد هر یک را به طور مختصر مرور می‌کنیم.
سیستم نظارت و بازخورد
این روش ارزیابی دارای سه عنصر اصلی است:
- سنجش فرآیند: به شما می‌گوید که برای اجرای پروژه چه اقداماتی انجام دادید؛
- سنجش خروجی: به شما می‌گوید که چه نتایجی به دست آوردید؛ و
- سیستم نظارتی: این سیستم متشکل از هر کاری است که برای ردگیری و نظارت بر پروژه در حال اجرا انجام می‌دهید.
نظرسنجی از اعضا درباره پروژه
هنگامی که اد کاچ (Ed Koch) شهردار نیویورک بود، فراخوان معروف او با عنوان «کارم چطور است؟» در سرتاسر کشور شهرت یافت. شاید این ظاهرا راهکار بیش از حد سادهای به چشم آید، ولی گاهی برای دانستن اینکه آیا کارتان را به خوبی انجام می‌دهید یا نه، بهترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که از اعضای باهمستان بپرسید. و بهترین راه برای طرح این پرسش، نظرسنجی از اعضا است. سه نوع نظرسنجی از اعضا وجود دارد که به احتمال زیاد یکی از آن‌ها را در مقطعی به کار خواهید برد:
- نظرسنجی از اعضا درباره اهداف: این نظرسنجی پیش از آغاز پروژه انجام می‌شود؛ اعضا درباره عملکرد شما از پیش چه تصوری دارند؟
- نظرسنجی از اعضا درباره فرآیند: این نظرسنجی در جریان پروژه انجام می‌شود؛ تا به حال عملکرد شما چگونه است؟
- نظرسنجی از اعضا درباره نتایج: پس از پایان پروژه انجام می‌شود؛ عملکرد شما چگونه بوده است؟
گزارش دستیابی به اهداف
اگر می‌خواهید بدانید که آیا تغییرات پیشنهادی پروژه شما در باهمستان به راستی تحقق یافته یا خیر (که فرض می‌کنیم می‌خواهید)، تهیه گزارش دستیابی به اهداف بهترین شیوه است. از کارکنان خود بخواهید که هر بار که یکی از اهداف قید شده در طرح اولیه عملی شد، تاریخ آن را ثبت کنند.
مصاحبه با مشارکت کنندگان کلیدی
مشارکت‌کنندگان کلیدی - یعنی رهبران باهمستان، کارمندان شما و امثال آن‌ها - نظرهایی دارند که به خوبی می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. مصاحبه با آن‌ها درباره نظر‌اتشان در مورد مقاطع مهم در فرآیند پروژه، می‌تواند به سنجش شما از کیفیت پروژه‌تان، شناسایی عواملی که موجب موفقیت یا شکست در مقاطعی از پروژه شدهاند، و دستیابی به تاریخچه‌ای از روند پروژه کمک کند و افزون بر این، اطلاعاتی به دست خواهید آورد که می‌توانید از آن در برنامه‌ریزی و تجدید تلاش‌هایتان استفاده کنید.
شاخص‌های تاثیرات در سطح باهمستان
این‌ها شاخص‌های آزموده شده و دقیقی هستند که شما را در ارزیابی نتایج نهایی پروژه یاری می‌کنند. بررسی شاخص‌های تعیین شده در سطح باهمستان، شواهد محکمی از تاثیر پروژه شما ارائه داده و میزان موفقیت اجزای اصلی برنامه را روشن می‌سازد.
تعیین جدول زمانی برای فعالیت‌های مربوط به ارزیابی
ارزیابی چه زمانی باید آغاز شود؟
ارزیابی چیزی نیست که برای اندیشیدن به آن باید تا پایان یافتن دیگر فعالیت‌ها صبر کنید. برای به دست آوردن تصویری درست و روشن از فعالیت‌های گروه و کیفیت این فعالیت‌ها، باید از ابتدای کار به ارزیابی توجه کنید. با این حال، اگر در میانه پروژه هستید، نباید ایده ارزیابی را کنار بگذارید؛ حتی اگر در این کار تاخیر داشته باشید، هنوز می‌توانید اطلاعاتی را جمعآوری کنید که فواید آن‌ها را در بهبود پروژه خواهید دید.
پرسش‌های مربوط به هر یک از مراحل پروژه را فهرست کنید
- توصیه می‌کنیم برای موارد زیر جدولی تهیه کنید:
- سوالات کلیدی ارزیابی (دسته‌بند‌ی بالا همراه با پرسش‌های دقیق‌تر در هر دسته)
- نوع معیارهای ارزیابی که برای پاسخ به پرسش‌ها استفاده می‌کنید (یعنی برای یافتن پاسخ به چه داده‌هایی نیاز دارید؟)
- نوع جمعآوری داده‌ها (یعنی برای جمعآوری این داده‌ها از چه روش‌هایی استفاده می‌کنید؟)
- طرح تجربی (راهی برای رفع خطر از میزان مقبولیت داده‌ها - یا باورپذیری- است. این کار شامل مقایسه اطلاعاتی است که خود جمعآوری کردهاید، با اطلاعات گروه مشابهی که روش کار آن دقیقا مشابه با روش کار شما نیست.)
به کمک آنچه بیان شد، می‌توانید به دید کلی خوبی درباره کارهایی برسید که برای کسب اطلاعات مورد نیاز لازم است انجام دهید.
ارزیابی چه زمانی باید پایان یابد؟
زمان ارزیابی مدت کوتاهی پس از پایان پروژه است یعنی معمولا زمانی که نوبت گزارش نهایی است. بعد از تکمیل پروژه، خیلی برای انجام ارزیابی‌تان منتظر نمانید. بهترین زمان برای انجام ارزیابی وقت است که همه چیز هنوز در ذهنتان تازه است و هنوز می‌توانید به تمام اطلاعات مورد نیازتان دسترسی داشته باشید.
از ارزیابی چه حاصلی می‌توان به دست آورد؟
حاصل اصلی که باید از ارزیابی به دست آورید، گزارشی است که بتوان آن را در اختیار همه کسانی گذاشت که در پروژه دخیل بوده‌اند. این گزارش باید شامل چه نکاتی باشد؟
- تاثیراتی که ذینفعان انتظار داشته‌اند: ببینید مشارکت‌کنندگان کلیدی خواهان چه اطلاعاتی هستند. تلاش کنید حتما اطلاعاتی را که می‌دانید انتظار دارند، در گزارش خود پوشش دهید.
- تغییرات رفتاری افراد کلیدی: ببینید تلاش‌های گروه شما بر رفتار گروه مخاطب پروژه و عاملان تغییر چه تاثیری داشته است. آیا هیچ یک از راهبردهای شما باعث شده تا افراد کلیدی باهمستان با شما همکاری کنند؟
- تفاوت شرایط در باهمستان: ببینید چه چیز تغییر کرده است. آیا باهمستان از تلاش‌های جمعی گروه شما آگاه است؟ آیا از شما حمایت می‌کند؟ برای یاری شما در دستیابی به اهدافتان چه گام‌هایی بر می‌دارند؟ آیا تلاش‌های شما تغییری در قوانین یا عرف باهمستان ایجاد کرده است؟
ممکن است بخواهید ابزارهای مشخصی را هم وارد کنید (یعنی گزارش‌های کوتاهی که داده‌ها را خلاصه می‌کنند)، گزارش‌های سالانه، گزارش‌های فصلی یا ماهانه برگرفته از سیستم نظارت و نیز هر آنچه که مورد توافق سازمان و تیم ارزیابی قرار گرفته است.
از چه استانداردهایی باید پیروی کنید؟
اکنون که تصمیم گرفته اید ارزیابی را انجام دهید و کار بر روی برنامه خود را آغاز کردهاید، احتمالا پرسش‌هایی هم دارید در این مورد که چگونه می‌شود اطمینان یافت که ارزیابی تا حد ممکن منصفانه، صحیح و موثر است. ارزیابی کاری بزرگ است و طبیعی است که بخواهید به شکل درستی انجام شود. از کدام استانداردها باید استفاده کنید تا ارزیابی به بهترین نحو ممکن انجام شود؟ در سال ۱۹۴۴ کمیته مشترک استانداردهای ارزیابی آموزش و پرورش فهرستی از معیارهای ارزیابی را منتشر کرد که به طور گسترده‌ای برای تدوین ارزیابی‌های مرتبط با برنامه‌های تحصیلی و بهداشت عمومی استفاده می‌شود. استانداردهایی که این کمیته مشخص کرده (و مرتبا به روزرسانی می‌شود) برای سنجش قابلیت کاربرد، عملی بودن، تناسب و درستی به کار می‌رود. برای حصول اطمینان از اینکه بهترین ارزیابی ممکن از پروژه‌تان را اجرا خواهید کرد، کاربرد این معیارها را مدنظر داشته باشید.