تصور کنید که رهبر یک ائتلاف هستید. تمام سال تلاش کرده‌اید که سیگار کشیدن را در میان جوانان و نوجوانان باهمستان خود کاهش دهید. پس از انجام نظرسنجی‌ها در مورد نگرانی‌ها، برگزاری دیدارها با مقامات شهر، ایجاد گروه‌های تمرکز، تشکیل گروه‌های رهبری نوجوانان و مداخله‌گری‌های مستقیم، نتایج به دست شما می‌رسد. میزان مصرف سیگار در میان جوانان و نوجوانان کاهش یافته است! چه می‌کنید؟
برای بزرگداشت دستاورد خود جشن می‌گیرید! حالا تصور کنید که رهبر همان ائتلاف هستید و فقط یک سال از عمر ائتلاف‌تان می‌گذرد. کوشیده‌اید که یک گروه رهبری به وجود آورید. پیوندهایی را در باهمستان برقرار کرده‌اید، با مقامات شهر جلساتی برگزار کرده‌اید و پی برده‌اید که چه مداخله‌هایی برای کاهش مصرف سیگار در میان جوانان و نوجوانان ضروری است. پس از آن همه کار، سال تحصیلی به پایان رسیده بدون آنکه یکی از مداخله‌ها در مدارس با موفقیت به پایان رسیده باشد. در این حالت چه می‌کنید؟ سخت کوشی خود را بزرگ می‌دارید و به افتخارش جشن بر پا می‌کنید!
اگر هنوز ظرفیت خیا‌‌‌ل‌پردازی دارید بگذارید یک سناریوی دیگر را هم بررسی کنیم: این بار هم شما کوشیده‌اید با نظرسنجی‌ها، با برگزاری دیدارها با مقامات شهر، تشکیل گروه‌های تمرکز، گروه‌های رهبری و مداخله‌هایی که در سناریوی اول گفته شد کاری کنید که مصرف سیگار در میان جوانان و نوجوانان کم شود. حالا نتایج به دستتان رسیده و می‌بینید که مصرف سیگار در میان جوانان و نوجوانان حتی افزایش پیدا کرده است. چه می‌کنید؟ برای تجلیل از تلاش خود جشن می‌گیرید.
صرف نظر از اینکه نتیجه چه باشد، نکته مهم این است که قدری درنگ کنید، از کار فاصله بگیرید و به خود آفرین بگویید. مهم است که به خود و همکارانتان برای دستاوردی که داشته‌اید، پاداش بدهید. برگزاری جشن و بزرگداشت را نباید هیچ‌گاه منحصر کرد به زمانی که هدف‌های دست‌نیافتنی تحقق یافته باشند. هر گاه که مردم وقت و نیروی خود را در راه بهبود باهمستانشان صرف کنند، تلاش آن‌ها درخور تقدیر است.
ارج گذاشتن به کاری که اعضای یک سازمان انجام می‌دهند رکنی حیاتی از سلامت آن سازمان است. ما غالبا با موضوع جشن و مراسم تقدیر همانطور برخورد می‌کنیم که با ظروف نفیس چینی‌مان. فقط شب عید که می‌شود گرد و غبارشان را می‌شوییم. پاداش دادن به کسانی که سخت تلاش کرده‌اند باید بخشی اساسی از هر فعالیت باهمستانی ما باشد، و نه اینکه بسیار به ندرت صورت گیرد. پس اگر دنبال بهانه و دلیل می‌گردید تا مهمانی ترتیب بدهید، بعضی از این قرارند:
برگزاری جشن‌ها به تحکیم روابط در محیط کارتان می‌انجامد
چنین مراسمی ارتباط میان اعضای یک حرکت پیشگامانه را تقویت خواهد کرد. آیا شما هم شنیده‌اید که در بعضی از اداره‌ها، بخش‌های گوناگون چنان از هم بی‌‌خبرند که مثلا کارمندان بخش حسابداری هیچ اطلاع ندارند که در بخش بازاریابی چه کسانی به کار مشغولند؟ شاید شما هم در چنین اداره‌ای کار کرده باشید – این اصلا فضای مطلوبی نیست. مهمانی و دورهمی‌های منظم باعث می‌شوند که رابطه‌های اداری به سطحی بالاتر از شراکت در کسب‌وکار ارتقا یابد و به دوستی بیانجامند، و این دوستی به بهبود و تاثیرگذاری نشاط در محل کار کمک می‌کند. بگذارید روراست باشیم... در اداره‌هایی که فضای کار ممکن است گاهی بیش از حد خشک و جدی باشد، جشن و تجلیل فضای شاد و سرزنده‌ای به وجود می‌آورد.
برگزاری جشن‌ها پاداشی است برای سخت کوشی و پرکاری
جشن فرصتی است برای قدردانی از کار داوطلبانی که اغلب ازخودگذشتگی‌شان بی‌اهمیت فرض می‌شود، و نیز برای تقدیر از تلاش همکاران. علاوه بر این، فرصتی فراهم می‌کند تا با افرادی نشست و برخاست کنید که به طور معمول در سازمان شما نیستند؛ از جمله آن دسته از هموندان باهمستان که شما را در حرکت پیشگامانه‌تان یاری داده‌اند، اما نه داوطلب متعهد به طرح هستند و نه دست‌اندرکار آن. این مراسم همچنین موقعیت مناسبی را فراهم می‌کنند برای دعوت از اهداکنندگان کمک‌های مالی و اشخاص بانفوذ که بیایند و موفقیت سازمان شما را ببینند. برگزاری مهمانی شیوه‌ای است عالی برای گرد هم آوردن تمام کسانی که در متحول ساختن باهمستان نقش داشته‌اند و نیز برای لذت بردن از قدرت و موفقیت سازمان.
برگزاری جشن فرصتی برای درنگ و اندیشیدن فراهم می‌کند
جشن فرصتی است تنظیم شده برای گفت‌وگو درباره دستاوردهای گروه و بررسی این که چه کار می‌توان کرد تا موفقیت‌های بعدی کامل‌تر و بهتر باشند. برگزاری مهمانی به هنگامی که گروه صد درصد موفق نبوده نیز، مفید است. اینکه اعضای گروه جمع شوند و نظرات خود را در مورد منشاء موفقیت‌های طرح با هم در میان بگذارند، بسیار موثر خواهد بود، حتی در مواردی چون افزایش شمار نوجوانان و جوانان سیگاری. برای مثال، ممکن است بگوییم اگرچه مصرف سیگار در میان این گروه سنی بیش تر شده، سازمانی برای رهبری نوجوانان و جوانان تشکیل شده که ممکن است در سال آینده تحصیلی اثرگذار باشد. همچنین در این مراسم گروه با افراد صاحب‌نفوذی پیوند برقرار می‌کند که در تحقق تغییر در باهمستان موثر خواهند بود. هنگامی که با شکست روبه‌رو می‌شویم، می‌توانیم با برگزاری جشن فرصتی عالی فراهم کنیم تا ببینیم که سازمان چه کارهایی کرده است و چقدر جلو رفته است. در این نوع مراسم همچنین می‌توانیم صادقانه به این بیاندیشیم که گروه در ماه‌های آینده سال جاری چه می‌تواند بکند تا نتایج کار بهتر شود. اغلب اوقات، وقتی مشکلات در فضای خشک و جدی جلسه کاری بررسی می‌شوند فقط تنش بیش تر می‌شود. اما در فضای خودمانی و شاد مهمانی، برای افراد آسان‌تر است که بی‌پرده راجع به چیزهایی که به نظرشان معضل و مشکل می‌نماید و راهکاری که سازمان می‌تواند برای حل آن‌ها در پیش بگیرد سخن بگویند.
چه هنگام باید مهمانی داد؟
- پس از دستیابی به هدفی مهم. در هر مرحله از فرآیند سازمانی از جمله در هم‌اندیشی، برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و اجرا، باید از دستاوردها تقدیر کرد. اهداف مهم ممکن است مربوط باشند به کارمندان، امور مالی، تکمیل یک طرح، آغاز یک طرح و مواردی از این دست.
- در پایان سال.
- وقتی که هدف چنان که باید تحقق نیافته است. در چنین وضعیتی، بسیار خوب است که همه دور هم جمع شوند تا روحیه افراد بهتر شود.
- در لحظات گذار. زمانی که عضوی از گروه آن را ترک می‌کند، یا وقتی اعضا کاری را شروع می‌کنند، یا برای پشتیبانی از یک طرح یا رهبری جدید یک طرح... برگزاری جشن در همه این موارد بسیار بجاست. تمام این مناسبت‌ها برای کسانی که بیش از همه با موضوع مرتبط هستند اهمیت دارد و خوشایند خواهد بود که دیگران هم در این شور و شوق سهیم شوند.
- هر زمان که شد! گاهی بسیار دلنشین است که بدون هیچ دلیل مشخصی جشن بگیریم و مهمانی بدهیم. این که دستور کاری در کار نباشد خود بهترین دستور کار است چون شرکت‌کنندگان می‌توانند با خیال آسوده خوش باشند و با افراد دیگری که در فرآیند کار مشارکت دارند آشنا شوند.
چطور مهمانی برگزار کنید؟
ببینید چقدر بودجه دارید
این نکته که چقدر پول برای هزینه‌های مهمانی در اختیار دارید، بی‌نهایت بر مهمانی که می‌دهید تاثیرگذار است. البته این به آن معنا نیست که نشود با بودجه‌ای کم مهمانی خوبی برگزار کرد!
سطح مهمانی را مشخص کنید
حالا که برای نوع مهمانی که باید برگزار کنید ایده‌هایی در ذهن دارید، وقت آن است که ببینید مهمانان شما چه کسانی باشند.
-
برای یک دورهمی کوچک، نخست هدف مهمانی را در نظر بگیرید و بعد بر پایه آن فهرست مهمان‌ها را تهیه کنید. مثلا اگر مهمانی برای قدردانی از گروه تولید است، اعضای آن گروه باید حتما در راس فهرست مدعوین باشند.
- در یک مهمانی برای جمعی نه بزرگ و نه کوچک، ترکیبی از گروه‌هایی دعوت می‌شوند که برای سازمان مهم هستند. برای مثال، پس از آنکه با موفقیت توانستید مصرف سیگار را در میان جوانان و نوجوانان کاهش دهید، شاید بد نباشد که رهبران جوان و نوجوان، مسئولان مدرسه، سرمایه‌گذاران و کارکنان دفتری را به مهمانی دعوت کنید. این راهی است برای آنکه بخش‌های گوناگون سازمان شما با یکدیگر آشنا شوند.
- مواقعی پیش می‌آید که ناگزیز می‌شوید جشن‌هایی بزرگ برگزار کنید. در این موارد هر کس را که فکر می‌کنید با سازمان شما در ارتباط است، دعوت کنید. مثلا اگر به تازگی و با موفقیت بزرگترین کارزار برای اهدای خون را به پایان رسانده‌اید از مقامات بیمارستان، پرستارها و پزشکانی که در این کارزار شرکت داشته‌اند و از همه اهداکنندگان خون دعوت کنید؛ همچنین از کارکنان خودتان، از داوطلبانی که مسئول یافتن اهداکنندگان بودند و نیز از خانواده‌ها و دوستان مدعوین دعوت کنید. در این نوع مهمانی ممکن است لازم باشد از رئیس اداره آتش‌نشانی هم دعوت کنید تا بر ایمنی جمعیت حاضر در مراسم نظارت کند.
مکانی را انتخاب کنید
آیا می‌خواهید که مهمانی در اداره برگزار شود تا افراد احساس کنند که همچنان در محیط کار هستند، یا ترجیح می‌دهید که ببینید رئیستان چگونه سوار بر یک ترن هوایی (رولر کوستر) جیغ می‌زند؟ مکانی که انتخاب می‌کنید بر نوع ارتباطی که مدعوین در طول مهمانی با هم برقرار می‌کنند بسیار اثرگذار است. برپایی مهمانی در دفتر کار البته ارزان تمام می‌شود، اما مهمانی دادن در پارک هم هزینه‌ای در بر ندارد.
مردم را دعوت کنید
در نوشتن فهرست مهمان‌ها باید خیلی دقت به خرج دهید. آیا می‌خواهید که اصحاب رسانه را دعوت کنید؟ آیا قرار است که مهمانی شما فقط برای همکارانتان باشد؟ آیا داوطلبان شما هم حضور خواهند داشت؟ آیا از آن‌ها قدردانی ویژه به عمل می‌آید؟ آیا می‌خواهید کسانی را دعوت کنید که خوش دارید کارتان را تحسین کنند (مثلا مقامات شهر)؟ آیا قصد دارید از کسانی دعوت کنید که دوست دارید در آینده نزدیک به طرح شما بپیوندند؟ اگر می‌خواهید که جشن خود را به صورت مراسمی رسمی برگزار کنید، فهرست مدعوین شما باید نشانگر ماهیت مهمانی شما باشد و آن را منعکس کند.
سرگرمی و تفریح بگنجانید
وجود سرگرمی و تفریح مهم است چون به دورهمی شما رنگ و بوی دیگری می‌دهد؛ حتی اگر هدف از آن چیزی جز این نباشد که بر پس‌زمینه گفت‌وگوها در جشن، نوای موسیقی به گوش برسد.
با نظم و ترتیب عمل کنید
مهمانی‌های خوب را همکارانی برگزار می‌کنند که در اداره سازمان‌دهنده‌هایی ماهر هستند و می‌توانند همزمان فهرست مهمانان را بنویسند، غذا را تهیه کنند، وقت را تنظیم کنند، تدارکات را مهیا کنند و خلاصه همه چیزهایی که در دقیقه آخر به شکل اجتناب‌ناپذیری به مشکل برمی‌خورند.
از همه تشکر کنید!
در مهمانی تاکید باید بر کسانی باشد که دلیلی فراهم کردند تا سازمان جشن بر پا کند. باید از نیروهای داوطلب، هموندان باهمستان، جوانان، همکاران، اشخاص بانفوذ و همه کسانی که دلیلی برای جشن و شادی به وجود آوردند تشکر کرد. در ضمن، فراموش نکنید که از برگزارکنندگان جشن هم قدردانی کنید.