دلیل کار کردن ما چیست؟ چرا به دیگران کمک می‌کنیم، سر کار می‌رویم، یا حتی یک روز بارانی اول هفته از خواب بیدار می‌شویم؟
عوامل زیادی دست به دست هم می‌دهند تا دست به انتخاب بزنیم، حتی انتخاب‌هایی که چنان با زندگی‌مان عجین شده‌اند که دیگر حس نمی‌کنیم انتخاب هستند. هر روز صبح از خواب بیدار می‌شویم بی آنکه اصلا فکر کنیم گزینه دیگری هم داریم. از روی سیری یا به خاطر کمبود وقت، صبحانه نمی‌خوریم. بعضی وقت‌ها به این خاطر شوینده‌ای می‌خریم که کوپن تخفیفی «یکی بخر، دو تا ببر» داریم. در خودرو به سمت محل کار، وقتی گوینده رادیو می‌گوید فلان مسیر خلوت‌تر است، مسیر را به همان طرف عوض می‌کنیم.
ما انتخاب می‌کنیم که پاداشی به دست آوریم (مثلا، شوینده رایگان!) و یا از پیامدهای منفی جلوگیری کنیم (مثلا، دیر رسیدن به سر کار و داد و فریاد رئیس)، یا هر دو. در همه ابعاد زندگی روزمره از این تصمیم‌ها می‌گیریم، اما پیامدهای این انتخاب‌ها هیچ جا به روشنی عرصه شغلی ما نیست. اگر سر کار نروید، حقوقی هم در کار نیست، و حتی ممکن است اخراج شوید. اگر کاری را خوب انجام دهید، شاید ترفیع بگیرید و یا به شکل دیگری از شما قدردانی کنند.
افراد حاضر در گروه یا سازمانتان هم، چه از کارکنان حقوق‌بگیر باشند و چه داوطلب، کار در این گروه یا سازمان را انتخاب می‌کنند و روشن است که نگه داشتن این افراد به نفع سازمان است. اما حفظ این افراد گاه دشوار است. چگونه می‌توان این افراد را به ماندن ترغیب کرد؟
مبنای مطالب این بخش باوری است که می‌گوید یک سازوکار یکدست ارائه مشوق هم به نفع افراد است و هم به نفع کل سازمان. با این مشوق‌ها می‌توان به کارکنان حقوق‌بگیر و افراد داوطلب به طور یکسان انگیزه بخشید و کارکنان را حفظ کرد، و حتی کارکنان و افراد جدیدی را به سازمان اضافه نمود. با خواندن ادامه این بخش خواهید دید که یک نظام تشویقی منظم به نفع کل سازمان است!
چرایی نیاز به طرح تشویقی
طرح تشویقی چه فایده‌ای برای شما، کارکنان، و کل سازمان دارد؟
- روحیه‌بخشی. یک خسته نباشید یا تشکر ساده سرپرست گاه به اندازه مشوق‌های بزرگ‌تر در افزایش اعتماد به نفس و غرور کاری موثر است. همین غرور یا اعتماد به نفس می‌تواند عملکرد کارکنان یا افراد داوطلب را بهتر از پیش کند.
- حفظ و افزایش افراد موثر. قضیه خیلی ساده است. مشوق دلیلی برای ماندن بهترین افراد در سازمان است. اخبار خوب به سرعت در باهمستان به گوش دیگران هم می‌رسد و افرادی که دنبال کار با حقوق خوب یا فرصت کار داوطلبانه هستند، طبیعتا جذب سازمان می‌شوند.
- افزایش بهره‌وری (یا ایمنی یا سایر عوامل مطلوب) برای اعضای سازمان. می‌دانیم که پاداش منصفانه (یا حتی سخاوتمندانه) برای افزایش بهره‌وری، یا کاهش حوادث، یا سابقه کاری اعضای سازمان باعث می‌شود افراد تمام توان خود را برای بهره‌وری یا ایمنی بیش تر یا ماندن در سازمان به کار گیرند. نتیجه نهایی چیست؟ کاری که با پاداش همراه باشد به سرانجام می‌رسد.
- کاهش تبعیض و پارتی‌بازی چه در عمل و چه در ذهنیت افراد، از طریق پاداش برابر بر پایه سابقه یا اقدامات عملی. رشک یا حسادت آسیب شدیدی به سازمان می‌زند، و در صورت پاداش‌دهی نابرابر قطعا از جایی بیرون می‌زند. طرح تشویقی ابزاری است برای تضمین پاداش‌دهی برابر و جلوگیری از وضعیتی که در آن مثلا یکی از کارکنان برای جشن خدمت پنج‌ساله به ناهار به صرف همبرگر و فرد دیگری به همین منظور به یک رستوران بزرگ فرانسوی دعوت می‌شود.
زمان مناسب برای مشوق‌دهی
اگر تصمیم به مشوق‌دهی به کارکنان و افراد داوطلب بگیریم، چه زمانی برای این کار مناسب است؟ زمان مناسب کاملا به سازمان بستگی دارد، اما دو قاعده کلی در این زمینه داریم:
- پاداش‌دهی به کارکنان حقوق‌بگیر و داوطلب در بازه‌های زمانی خاص یا بر اساس دستاوردهای مشخص. مثلا، سازمان می‌تواند به افراد پس از رسیدن به چند سال سابقه کار (۱، ۳، ۵، یا ۱۰ سال)، در پایان پروژه‌های دشوار، پس از تحقق اهداف چالش‌برانگیز، یا پس از پایان موفقیت‌آمیز جلسات آموزشی پاداش دهد. این نقاط زمانی باید تا حد امکان پیش از وقوع مشخص شوند. همیشه مشخص نیست سخت‌کوشی چه زمانی یا چگونه نتیجه می‌دهد. همچنین، این نقاط زمانی بسته به شرایط هر سازمان کاملا متفاوت است.
- پاداش‌دهی منظم و فوری. فارغ از اینکه چه رویدادهایی را برای تجلیل و قدردانی انتخاب کرده‌اید، نباید شش ماه پس از دست‌یابی به اهداف از اشخاص دخیل در این کار قدردانی کرد. اگر موفقیت‌های بزرگ را با فاصله شش ماهه جشن بگیرید، بخش زیادی از انگیزه و هیجان کار از دست می‌رود.
چند نمونه از مشوق‌ها
مشوق خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟ مشوق خوب اشکال گوناگونی دارد. مشوق شامل همه چیزهایی است که برای انسان ارزشمند است، از یک قدردانی و تجلیل ساده گرفته تا یک هدیه بزرگ.
برای اینکه بهتر بتوانید مشوق‌های مناسب را در سازمان انتخاب کنید، فهرستی از مشوق‌ها را آورده‌ایم که می‌توان به همین شکل یا با کمی تغییر در سازمان به کار گرفت. این مشوق‌ها را به دو دسته مادی و معنوی (یا با جنبه کم تر مادی) تقسیم کرده‌ایم. مشوق‌دهی و پاداش‌دهی به کارکنان و افراد داوطلب در سازمان لزوما نیازمند پول هنگفت نیست. با بودجه اندک هم می‌توان کارهای زیادی کرد.
مشوق‌های عمدتا مادی
- پرداخت مستقیم پول
- ترفیع (همراه با افزایش حقوق)
- افزایش حقوق (با ترفیع یا بدون آن)
- پرداخت غیر مستقیم (مثلا، کارت یا حواله خرید)
- مجموعه‌ای از مزایای معمول مثل مرخصی با حقوق، بیمه سلامت، و غیره
- استخدام با حقوق (برای افراد داوطلب)
- مرخصی اضافه
- مزایایی مثل دفتر کاری در محل بهتر، پارکینگ، یا پذیرایی با قهوه، آب‌میوه، و دونات
- هزینه آموزش یا شهریه یا دیگر پرداخت‌های آموزشی
- ساعات آزاد کار: اجازه به کارکنان برای انتخاب آزادانه ساعات کار (تا حد ممکن) مشوق بسیار خوبی برای افراد پرمشغله است؛ مثلا، کسانی که فرزند خردسال دارند یا دو یا چندشغله هستند.
مشوق‌های عمدتا غیر مادی
- تحسین: این کار می‌تواند به صورت رو در رو، به شکل کلامی یا غیر کلامی، یا از طریق ایمیل و قدردانی از تلاش وصف‌ناپذیر افراد انجام شود.
- تجلیل: مثلا انتخاب یکی از کارکنان یا افراد داوطلب به عنوان کارمند برتر ماه یا سال، یا معرفی افراد برای کسب چنین افتخاراتی در خارج از سازمان
- جایزه و هدیه: مثلا، اهدای لوح، سنجاق، گواهی، لباس با آرم و نام سازمان، فنجان، و غیره
- مهمانی، پذیرایی اشتراکی، اردو
- آموزش: آموزش از مشوق‌های موثر برای افرادی است که می‌خواهند با کار در سازمان مهارت‌های مفیدی کسب کنند یا مدرک بگیرند.
- تقدیر عمومی به شکل انتشار مقالات ویژه درباره شخص و فعالیت‌هایش در خبرنامه سازمان یا دیگر مطبوعات محلی
- اماکن گردشی یا تفریحی: این موارد فرصت‌های بسیار خوبی برای هم‌فکری کاری افراد و تثبیت تعهد آن‌ها به کار و یکدیگر هستند.
شیوه تدوین و پیاده‌سازی طرح‌های تشویقی
تا اینجا فقط به بخشی از مشوق‌ها اشاره کردیم. روشن است که هر سازمان گزینه‌های زیادی برای تشویق افراد دارد. چطور می‌توان از بین این گزینه‌ها انتخاب و آن‌ها را به بهترین شکل اجرا کرد؟
- تصمیم‌گیری درباره نیاز به طرح تشویقی
- نظرخواهی از افراد احتمالی تحت پوشش طرح تشویقی
مثال
رهبران یک سازمان کوچک طرفدار محیط زیست در نورث‌وست به این نتیجه رسیدند که تقدیر عمومی گزینه خوبی برای کارکنان این سازمان است، و برای همین به گروهی کوچک از کارکنان و افراد داوطلب خود طرحی را برای انتخاب «کارمند ماه» پیشنهاد داده و از روزنامه محلی خواستند مقاله‌ای کوتاه درباره فرد انتخاب‌شده منتشر کند. اما کارکنان سازمان اگرچه این طرح را رد نمی‌کردند، شخصا آن را مشوق خیلی خوبی نمی‌دانستند. کارکنان سازمان پیشنهاد کردند با توجه به اینکه اکثر افراد حاضر در سازمان فرزندان مدرسه‌ای دارند، ساعات کار آزاد گزینه بهتری برای مشوق‌دهی است. به علاوه، به نظر آن‌ها، اگر کارکنان حقوق‌بگیر زمانی برای حضور در سایر سازمان‌های مردم‌نهاد محلی می‌داشتند، می‌توانستند با کمک به کل باهمستان ضمن ارضای حس نیکوکاری خود، کاری کنند که سازمان بیش تر به چشم بیاید.
اگر برای طرح تشویقی چندین گزینه دارید، می‌توانید فهرستی از این گزینه‌ها تهیه کرده و سپس از کارکنان و افراد داوطلب بخواهید این طرح‌ها را بررسی کرده و درباره طرح‌های مطلوب خود نظر و پیشنهاد دهند. یا می‌توانید از کارکنان و افراد داوطلب بخواهید فهرستی از این موارد تهیه کنند تا رهبران سازمان بهترین گزینه‌ها را طبق اهداف سازمان انتخاب نمایند.
- تهیه پیش‌نویس طرح تشویقی، شامل موارد زیر
- اهداف. با این طرح می‌خواهید به چه نتایجی برسید؟ آیا می‌خواهید ریزش نیروهای داوطلب را کاهش دهید؟ رضایت کارکنان را از کار افزایش دهید؟ بهره‌وری را بیش تر کنید؟
- رفتارهای سزاوار تشویق و رویکردی منسجم برای تشویق. این کار ساده به نظر می‌رسد، اما شیوه‌های کار روزمره و قوانین نانوشته رفتاری گاه باعث تشویق ناخواسته رفتارهای نامطلوب می‌شود.
- مشوق‌های صحیح. برای انتخاب مشوق‌ها معیار بگذارید (مثلا، مشوق باید پیامی روشن به افراد بدهد و منصفانه، کم‌هزینه، و استمرارپذیر باشد)، و مشوق‌ها را بر اساس همین معیارها انتخاب کنید.
- مشورت دوباره با افراد تحت پوشش
- پس از تهیه پیش‌نویس، از گروهی کوچک از افراد درباره طرح نظرخواهی کنید. این افراد می‌توانند همان کسانی باشند که درباره مشوق‌ها نظر داده‌اند.
- بازبینی طرح تشویقی در صورت لزوم و لحاظ کردن نظرات تا حد امکان
- پیاده‌سازی طرح
- بررسی طرح پس از مدت زمانی مشخص
- بازبینی مستمر طرح در صورت نیاز
استمرار طرح تشویقی
حتی بهترین طرح‌ها هم در صورتی که استمرار مطلوب نداشته باشند، در نهایت کمرنگ و ناکارآمد می‌شوند. چطور می‌توان حتی پس از خروج تدوین‌کنندگان طرح، از استمرار آن اطمینان حاصل کرد؟
چهار عامل در این زمینه موثرند:
- ثبات رویه: مشوق‌ها باید برای افرادی که دستاورد مشابه دارند یکسان باشند. طرحی که به روشنی مشوق‌ها را در هر حالت مشخص کند از پارتی‌بازی جلوگیری کرده و باعث می‌شود همه افراد بابت نقش‌آفرینی خود تشویق شوند.
- پی‌گیری و تکمیل کار: اگر طرح تشویقی یا طرح‌هایی که برای تجلیل از دستاوردها تدوین شده‌اند به طور کامل پی‌گیری نشوند، هم کارکنان حقوق‌بگیر و هم افراد داوطلب خیلی زود دلسرد و بدبین می‌شوند.
- مشارکت: مشارکت دادن اعضای سازمان دو موضوع را تضمین می‌کند: استمرار طرح پس از خروج افراد کلیدی؛ و بازتاب هر چه بیش تر خواسته‌های اعضا در طرح تشویقی
- بازبینی: بازبینی دوره‌ای طرح باعث تداوم اثربخشی و اهمیت آن می‌شود. ممکن است مشوق‌های قبلی کمرنگ شوند یا دیگر خواهان نداشته باشند؛ در این حالت، می‌توان مشوق‌های جدیدی را جایگزین کرد.