خوب است كه به محض مواجهه با یك مشكل، فوراً یك راه‌حل كامل به ذهنتان خطور كند، آن را تشخیص دهید و دست‌به‌كار شوید. ولی متاسفانه این كار همیشه به این آسانی نیست. حتی با یك گروه از افراد هوشمند و متعهد فكر كردن به هر راه‌حلی برای مشكلاتی كه ائتلاف با آن مواجه است، خصوصا مشكلی كه تاثیرگذار و امكان‌پذیر است، همیشه آسان نیست. این هم مانند هر امر دیگر به كار كردن، تفكر عمیق، ارزشیابی و تصمیم‌گیری از جانب همه اعضا نیاز دارد.
این موضوعی است كه در این بخش روی آن تمركز خواهیم كرد. در این بخش، درباره تنظیم مراحل برای یك جلسه جمع‌آوری ایده‌ها و نظرات و همچنین درباره روش‌های مختلفی كه می‌توانید توسط آنها بیشترین تعداد ایده‌ها را به دست آورید، صحبت خواهیم كرد. سپس، وقتی آن‌قدر ایده داشتید كه نمی‌دانستید با آنها چه كنید، به شما خواهیم گفت كه چطور راه‌حل‌ها را ارزشیابی كنید. سرانجام، درباره روند تصمیم‌گیری و خصوصا نحوه كسب موافقت جمع صحبت خواهیم كرد.
پیش از شروع
قبلا درباره اهمیتِ داشتن یك سالن راحت با نور كافی برای برگزاری جلسات صحبت كردیم. وقتی جلسه‌ای را برای جمع‌آوری راه‌حل‌هایی برای یك مشكل برگزار می‌كنیم، اینكه افراد جسما و ذهنا آسوده و راحت باشند، بیش از پیش اهمیت دارد. چرا؟ خصوصا به دو دلیل مهم:
- برای تقویت خلاقیت: كمك به افراد برای اینكه متفاوت فكر كنند، همواره كاری چالش‌برانگیز است. شما از افراد می‌خواهید خلاق باشند و برای این كار از قسمتی از مغزشان استفاده كنند كه شاید به فعال كردن آن قسمت عادت نداشته باشند. خلاق بودن برای بسیاری از ما مشكل است. نورپردازی ملایم، صندلی‌های راحت و حتی موسیقی آرامش‌بخش می‌تواند به فوران ایده‌های مبتكرانه كمك كند.
- برای تقویت بحث‌های آزاد. برای اغلب افراد صحبت كردن درباره واقعیت‌ها یا نظرات دیگران آسان است. اما در میان گذاشتن ایده‌های خود، خصوصا ایده‌هایی كه فرصت نداشتید آنها را مرور كنید، یا فكر می‌كنید كه از نظر گروه غیرقابل قبول خواهد بود، دلهره‌آورتر خواهد بود. هیچ‌كس نمی‌خواهد به خاطر ایده‌هایی كه مطرح می‌كند به او بخندند یا او را احمق فرض كنند. لذا مهم است كه پیش از شروع كار، افراد به میزان كافی به خودشان و به گروه اعتماد داشته باشند.
برای آنكه افراد احساس راحتی كنند دو عامل كلیدی وجود دارد: یكی اینكه ذهنشان را آسوده كنید و دیگر اینكه مراقب راحتی جسمشان باشید.
برای آسوده كردن ذهن افراد، آنها باید در صحبت كردن با گروه احساس راحتی كنند. اگر همان‌طور كه در بخش 5 گفتیم، كار را با تعریف و تحلیل مشكل شروع كنید، اعضای گروه از قبل به درجه‌ای از راحتی با همدیگر می‌رسند و در آن صورت طبق تصمیم گرداننده به تیم‌سازی بیشتر ضرورت نخواهد داشت. خصوصا اگر اعضای گروه با هم آشنا بوده و مدتی با هم كار كرده باشند، این امر صدق می‌كند.
از طرف دیگر، اگر بعضی یا همه اعضای گروه همدیگر را خوب نشناسند و با هم راحت نباشند، شما ناچار خواهید شد چند دقیقه وقت را صرف تیم‌سازی كنید. نیازی نیست پیچیده یا حتی جدی باشد. در واقع یك چیز بی‌معنی مثل اینكه از همه اعضای گروه بپرسید نفرت‌انگیزترین چیزی را كه در عمرشان خورده‌اند توصیف كنند، یا بگویند دلشان می‌خواهد در زندگی بعدی در قالب چه كسی باشند، می‌تواند تنش افراد را كاهش دهد و باعث شود با هم راحت‌تر باشند.
توجه به راحتی جسمانی اعضای گروه هم اهمیت دارد. اگر صندلی‌تان خیلی سفت باشد یا با اینكه ژاكت به تن دارید، از سرما بلرزید، یا آفتاب چشم‌تان را بزند، تمركزتان به هم خواهد خورد (تمركز كردن برایتان مشكل خواهد شد) و اغلب افراد در وضعیت ناراحت، كم‌تر پذیرای ایده‌های تازه خواهند بود.
محلی را در خیالتان مجسم كنید كه در آن از همه جا راحت‌تر هستید و شفاف‌تر از هر جای دیگر می‌توانید فكر كنید. آن محل كجاست؟ اتاق نشیمن منزلتان؟ ساحل؟ كتابخانه؟ چه چیز آن محل آنجا را آن‌همه پذیرا می‌كند؟ چه قسمت‌هایی از آن محل را می‌توانید به مكان برگزاری جلسه‌تان منتقل كنید؟
احتمالا نخواهید توانست جلسه‌تان را در محلی كه از همه راحت‌تر است برگزار كنید (اگر چه گاهی هم ممكن است بتوانید. چه اشكالی دارد كه جلسه را در ساحل برگزار كنید؟) و البته همان محل‌های راحت، برای همه افراد به یك اندازه راحت نیستند. ممكن است برگزاری جلسه در دفتر رئیس برای خود او راحت باشد، اما برای اعضای گروهش راحت نباشد.
اما كاری كه شما می‌توانید انجام دهید آن است كه جنبه‌هایی از مكانی را كه در آن از همه جا راحت‌تر هستید، در محل جلسه‌تان فراهم كنید. از جمله تدارك دیدن موسیقی، یا شیرینی، شكلات، یا چسباندن پوستر به دیوار. در این زمینه محدودیت خاصی وجود ندارد و می‌توانید جلسه کاری خود را به هر شکلی که گروه ترجیح می‌دهد برگزار کنید.
حتی اگر نخواهید كار زیادی انجام دهید، متوجه خواهید شد كه برای ایجاد راحتی اصولی وجود دارد كه برای همه‌كس مهم است و شما باید پیش از شروع جلسه به آنها بپردازید.
برخی از آن اصول عبارتند از:
- نورپردازی ملایم
- صندلی‌های راحت
- دسترسی به دستشویی
- حصول اطمینان از اینكه دمای اتاق برای همه مناسب است
- داشتن ساعت تنفس در صورتی كه جلسه زیاد طول بكشد
- خوراكی و نوشابه (حداقل مطمئن شوید آب آشامیدنی در دسترس همه قرار دارد)
- اطمینان از اینكه ساختمان برای معلولین هم قابل استفاده است
دستیابی به راه‌حل
وقتی اعضای گروه در وضعیت راحتی قرار گرفتند، شما آمادگی دارید كه به برخی راه‌حل‌های ممكن فكر كنید. در فهرست زیر چند راه را، از میان راه‌های مختلفی كه برای انجام این كار وجود دارد، ملاحظه می‌كنید.
گروه شما می‌توانند از راه مورد ترجیح اعضا استفاده كنند. همه این راه‌ها می‌توانند به یافتن راه‌حل‌های خوبی ختم شوند.
- كافی است از همه حاضران بخواهید راه‌حل پیشنهاد كنند.
- یك ورق كاغذ را دست به دست کنید و از افراد بخواهید ایده‌هایشان را روی آن بنویسند. بعدا می‌توانید روی آن ایده‌ها بحث كنید، بی‌آنكه كسی بفهمد كدام ایده مال چه كسی بوده است.
- نوشتن ایده. نوشتن ایده خصوصا به درد كسانی می‌خورد كه از نگارش خوش‌شان میآید. همچنین به عده زیادی كمك می‌كند در مدت كوتاهی هم ایده بدهند و هم روی ایده‌های دیگران اظهار نظر كنند. گروه‌های بزرگ باید به پنج یا شش گروه كوچك تقسیم شوند. هر نفر یك راه‌حل ممكن را روی كاغذ خودش می‌نویسد. بعد هر كس كاغذ خودش را روی میزی جلوی باقی اعضای گروه می‌گذارد. بعد هر كس كاغذ شخص دیگری را برمی‌دارد و درباره ایده‌اش اظهار نظر می‌كند. افراد آن‌قدر این كار را تكرار می‌كنند كه عاقبت همه افراد درباره‌ی ایده‌های همه افراد دیگر اظهار نظر كرده باشند. طی جلسه، یا بعد از آن، درباره همه ایده‌ها بحث و تبادل نظر شده، و آنها در یك گزارش جمع‌بندی شده‌اند.
- همفکری (یا طوفان فکری). همفکری برای جمع‌آوری ایده در یك گروه روشی آزموده است كه درستی آن به اثبات رسیده است. این روش بسیار ساده است: مسئله مطرح می‌شود و مسئول ثبت ایده‌ها، با وسیله تایپ یا تخته‌سیاه در جلوی سالن می‌ایستد. اعضای گروه هر فكری را كه به ذهنشان خطور می‌كند به زبان می‌آورند و مسئول ثبت همه اظهار نظرها را ثبت می‌كند.
هنگام طوفان فکری این نكات مفید را به خاطر بسپارید:
- مراقب فرضیات باشید. هر فرض غیرضروری از تعداد راه‌حل‌های بالقوه كم خواهد كرد. مثلا اگر گروه‌تان به فكر تدارك سرگرمی برای جشنی است كه در راه است، فرض نكنید كه اعضای گروه هیچ استعدادی ندارند. شاید در گروه‌تان خواننده برجسته‌ای داشته باشید كه خجالتی باشد و تا از او خواسته نشود استعدادش را بروز ندهد.
- اگر به‌سادگی رهنمودهایی بدهید دال بر اینكه افراد در جلسه همفکری می‌توانند و باید خلاق باشند، به افزایش تعداد و كیفیت راه‌حل‌هایی كه ارائه می‌شود كمك خواهد كرد.
- هیچ ایده‌ای چندان عجیب و غریب نیست. مسئول ثبت ایده‌های جلسه، همه ایده‌ها را ثبت می‌كند. چرا؟ ایده‌ای كه در ابتدا مضحك به نظر می‌رسد، ممكن است راه‌حلی امكان‌پذیر و حتی مطلوب از آب درآید. همچنین ممكن است اعضای گروه آن را اصلاح كنند و در پایان تبدیل به راه‌حل كاملی برای مسئله شود.
ممكن است یكی از اعضای گروه پیشنهاد كند از بازیكنان لیگ بسكتبال حرفهای آمریكا خواسته شود مربی جوانان منطقه شوند. چنین چیزی احتمالا غیرممكن است، ولی همین ایده می‌تواند تخیل عضو دیگری را فعال كند و او پیشنهاد كند كه از ورزشكاران كالج‌های محلی خواسته شود خدمت مربیگری را به عهده بگیرند. عضو دیگری ممكن است پیشنهاد كند از مربی‌ها خواسته شود از جوانانی كه در خانه مشكل دارند حمایت مالی كنند و آنها را بورسیه كمپ‌های ورزشی تابستانی خود كنند. در نتیجه این ایده‌ها، پیشنهادات دیگری هم مطرح خواهند شد و بعد از نیم ساعت همفکری گروه فهرستی طولانی خواهد داشت از امكاناتی كه می‌تواند از میان آنها انتخاب كند.
- هیچ‌كس نباید درباره خوب یا بد بودن ایده‌ها اظهار نظر كند. در این زمان هیچ صحبتی در این زمینه نباید پیش بیاید. همه‌جور ایده را بشنوید تا وقتی كه دیگر ایده‌ای به ذهن كسی نرسد.
- ایده‌ها می‌توانند مبتنی بر یكدیگر باشند، یا افراد در طول فرآیند، میان آنها ارتباطی ببینند و آنها را با هم تركیب كنند.
- گرداننده جلسه باید باید فضا را پرانرژی نگه دارد و مدام از افراد ایده‌های متفاوت بیشتر بخواهد. این كار را حتی می‌توان به سبك مزایده انجام داد، با تند تند حرف زدن و بحث‌هایی با گام‌های سریع.
- اگر گروه از موضوع خارج شوند گردانند یا ثبت‌كننده باید با ملایمت به یادشان بیاورند كه چرا آنجا هستند.
- مذاكره، تحلیل و انتخاب ایده در مراحل بعدی قرار دارند.
تنوع در همفکری:
- می‌توان یك دوره همفکری انفرادی را مقدم بر فعالیت گروهی قرار داد. اول هر كس شخصا به ایده‌های خودش فكر كند و بعد آنها را با گروه در میان بگذارد.
- اگر در همان روزی كه شما مسئله را توصیف و تحلیل كردید، ایده‌ها به دست آمدند، آن وقت می‌توانید از اعضای گروه بخواهید بین دو جلسه، به عنوان «تكلیف شب» راه‌حل‌ها را پیدا كنند.
ارزشیابی راه‌حل‌ها
امیدواریم كار شما تا اینجا به ایجاد ایده‌های زیادی به همراه داشته. حالا وقتش رسیده كه تصمیم بگیرید كدام ایده بهتر است. برای گرفتن این تصمیم چندین راه ممكن وجود دارد. یكی از راهكارها شامل آن است كه برای هر كدام از ایده‌ها سه كار زیر را انجام دهید:
هر ایده را به‌طور مستقل داوری كنید. روی ورقه‌های جداگانه كاغذ فهرست كنید:
- از چه چیز ایده خوشتان میآید
- از چه چیز ایده خوشتان نمی‌آید
- عوارض جانبی آن چه خواهد بود
سوال‌های زیر را بپرسید:
- آیا این ایده عملی است؟
- آیا این ایده موثر است؟
- آیا این ایده مقرون به صرفه است؟
- آیا عملی كردن این ایده آسان است؟ این سوال در برگیرنده خیلی چیزها می‌شود. سوالات مرتبط دیگر می‌توانند عبارت باشند از: آیا اعضای گروه می‌توانند این كار را انجام دهند یا به كمك از خارج نیاز خواهید داشت؟ چقدر وقت خواهد گرفت؟ آیا لازم است كه كسی مهارت تازه‌ای یاد بگیرد؟
- آیا این مورد قبول همه كسانی كه دست‌‌اندركار هستند قرار خواهد گرفت؟ یعنی اعضای گروه، كسانی كه تحت تاثیر این مسئله قرار دارند و كسانی كه مجری (و تامین‌كننده مالی) كار هستند؟ كل باهمستان چطور؟
- آیا این با سایر كارهایی كه قبلا گروه انجام داده است، منسجم و یك‌دست است؟
با نگاهی به سوالات فوق، به‌‌آسانی می‌توان دید كه پاسخ‌ها غالبا ذهنی خواهند بود. اگر شما روی یك كمك‌هزینه ۳۰۰ هزار دلاری كار می‌كنید، شاید هزینه كردن هزار دلار روی یك پروژه، مبلغ زیادی نباشد. اما برای گروه‌هایی كه بودجه بسیار كم‌تری در اختیار دارند، می‌تواند مبلغ زیادی باشد. با این حال مرور كردن سوالات فوق به شما ایده خواهد داد كه چه چیز برایتان كاربرد خواهد داشت.
- اگر برای بهبود راه‌حلی كه پیش رو دارید پیشنهادهایی شده است، آن را اصلاح كنید.
بعد از آنكه هر ایده را به‌دقت بررسی كردید و مزایا و معایب هر كدام را سبك و سنگین كردید، اكنون برای تصمیم‌گیری آماده هستید.
تصمیم‌گیری
وقتی نوبت به چگونه تصمیم گرفتن برسد، شما می‌توانید:
- از كسی بخواهید تصمیم بگیرد و سپس آن تصمیم را به گروه اعلام كنید
- از افراد بازخورد بگیرید و بعد از یك نفر بخواهید تصمیم بگیرد
رای‌گیری كنید
- سعی كنید همه افراد حاضر در جلسه به توافق برسند
اینها همه جایگزین‌های امكان‌پذیری هستند كه در مواقع مختلف می‌توانید انتخاب كنید. اما برای فرآیند حل مسئله‌ی گروهی، ما قویا توصیه می‌كنیم گزینه آخر را انتخاب كنید. انتخاب توافق جمع، بحث و مذاكره بر سر امكانات تا وقتی كه همه به توافق برسند، معمولا بهترین گزینه است، زیرا تك‌تك افراد هر یك بخشی از راه‌حل هستند. احتمال حمایت اعضا از تصمیمی كه خود در گرفتن آن دخیل بوده‌اند، بسیار بیشتر است.
نمی‌گوییم به توافق رساندن جمع همیشه كار آسانی است. گاهی ممكن است آسان باشد و آن زمانی است كه گروه همه گزینه‌های موجود را به‌دقت بررسی كرده باشند و از آن میان یكی كه نسبت به دیگران برتری دارد، بیرون بزند. اما زمانی كه راه‌حل چندان واضح و آشكار نباشد، ایجاد موافقت میان جمع، به نوبه خود یك چالش خواهد بود، خصوصا اگر افراد گروه‌تان به‌‌نوعی عقاید محكمی داشته باشند.
هنگام مباحثه، در نظر داشتن نكات زیر مفید خواهد بود:
- از اینكه چشم‌بسته از نظرات خودتان دفاع كنید، اجتناب كنید. شما ممكن است آنچنان درگیر باورهای خودتان شوید كه حرفهای دیگران را واقعا نشنوید. اطمینان حاصل كنید كه به همان دقتی كه صحبت می‌كنید، حرفهای دیگران را هم می‌شنوید.
- صرفا برای رسیدن به توافق، تغییر عقیده ندهید. اگر حالا از یك راه‌حل راضی نیستید، احتمال اینكه چند ماه بعد حین انجام كار از آن راضی باشید، خیلی كم است.
- آسان است كه به چنین وضعیتی به‌صورت «همه یا هیچ» فكر كنیم: یكی باید ببرد و یكی باید ببازد. اما الزاما چنین نیست. اگر گروه بین دو امكان مختلف گیر كرده باشد، به دنبال راه‌حل سومی بگردید كه به مذاق همه دست‌اندركاران خوش بیاید.
- اگر افراد خنثی مانده‌اند، یا كار خودتان پیشرفتی ندارد، بهتر است استراحت بدهید. قهوه بنوشید، دقایقی روی موضوع دیگری كار كنید، یا كار را به روز دیگری موكول كنید. گاهی یك تنفس كوتاه می‌تواند به افراد چشم‌انداز تازه‌ای بدهد.
اگر نتوانید به توافق برسید چه؟
اگر یك مذاكره به‌ظاهر درست منجر به گرفتن تصمیمی نشود كه همه با آن موافق باشند، چند گزینه خواهید داشت. (تذكر: پیش از آنكه شما بر سر راه‌حل‌ها بحث كنید، گروه می‌تواند تصمیم بگیرد كه اگر با هیچ‌كدام از پیشنهادات موافق نباشید چه خواهید كرد).
- شما می‌توانید نوع تصمیم‌گیری دیگری را كه در بالا ذكر شد امتحان كنید (كسی را برای تصمیم‌گیری نهایی انتخاب كنید، رای‌گیری كنید و غیره).
- شما می‌توانید شیوه‌ای را امتحان كنید كه نویسندگان دیوید كوین‌لیوِن‌‌هال و پیتر رنر «تكنیك انتخاب گروهی» نامیده‌اند. برای انجام این تكنیك، از هر یك از شركت‌كنندگان بخواهید كه برای هر راه‌حل یك امتیاز در نظر بگیرند. امتیاز یك برای راه‌حل مطلوبشان، دو برای دومین راه‌حل مطلوبشان و الی آخر. شماره‌ها با هم جمع می‌شوند و راه‌حلی كه پائین‌ترین شماره را دارد انتخاب می‌شود.
- در بعضی موارد، ممكن است تصمیم نگرفتن را انتخاب كنید یا تصمیم‌گیری را تا جلسه بعدی به تعویق بیندازید. اگر به افراد فرصت دهید كه مدتی درباره ایده‌ها و نظرات خوب فكر كنند، ممكن است آن ایده‌ها و نظرات تغییر كنند.
شما به عنوان یك گروه هر تصمیمی برای انجام دادن بگیرید، گرداننده جلسه باید پس از تصمیم‌گیری نهایی نظرخواهی كند. سوالاتی شامل: «آیا مشكلی دارید كه بخواهید بیان كنید؟»، «آیا پیشنهادی دارید كه این تصمیم را بهتر كند؟» و «آیا از راه‌حلی كه انتخاب كرده‌ایم رضایت كامل دارید؟»
خلاصه
یافتن و انتخاب راه‌حل در قالب یك یا دو گروه كار بسیار مشكلی است. شما از افراد می‌خواهید خلاقانه فكر كنند، ملاحظات خود را كنار بگذارند و ایده‌های تازه ابراز كنند. بعد، یك قدم جلوتر می‌روید و از آنها می‌خواهید از همه مهارت‌های سیاسی‌شان استفاده كنند و تصمیم بگیرند.
خبر خوش آنكه وقتی تا این مرحله پیش رفته‌اید، تقریبا به مقصد رسیده‌اید. در بخش بعدی این فصل، به عمل درآوردن راه‌حلتان، درباره پیاده كردن همه كار سخت‌تان صحبت خواهیم كرد. اما اگر پروسه را دنبال كرده باشید، قطعا وقتش رسیده كاری را كه تاكنون انجام داده‌اید جشن بگیرید. راه زیادی را طی كرده‌اید!