بخش ۸. مصاحبه با مشارکت‌کنندگان کلیدی

منظور از مصاحبه با مشارکت‌کنندگان کلیدی چیست؟

شنیدن نقطه‌ نظر‌های افراد مرجع یا متخصص بخش مهمی از روند گردآوری اطلاعات است. در حوزه‌هایی مانند رسانه یا علوم، شناسایی این افراد، مستلزم تحقیق، بررسی و جست‌وجوی زمان‌بر و بعضا هزینه‌بری است، در حالیکه در ابتکارهای باهمستانی رهبران محلی و اعضای فعال و کلیدی باهمستان به عنوان نیروی متخصص و مرجع اغلب به راحتی قابل شناسایی و دسترسی هستند. 

مصاحبه با مشارکت‌کنندگان، به دلیل حضور فرد مرجع امکان تکمیل و یا تصحیح اطلاعات را به طور همزمان ایجاد می‌کند. در زمان مصاحبه با این اشخاص علاوه بر نکات تخصصی و تجربیات، دغدغه‌ها، نگرانی‌ها، نیازها و مشکلات نیز عنوان می‌شود. به این ترتیب چنین مصاحبه‌هایی به روشن‌تر شدن ابعاد مختلف موضوعی که محور مصاحبه است و همچنین اقدامات و رویدادهایی که در پیرامون مساله اتفاق می‌افتد، کمک می‌کند. 

در این مقاله به اهمیت مصاحبه در قالب جلسات نقد و بررسی پروژه پرداخته خواهد شد. منظور از جلسات نقد و بررسی جلساتی است که با هدف پایش و ارزیابی، تعیین یا اصلاح برنامه‌های راهبردی، تصمیم‌گیری در مقاطع مختلف پروژه مانند درخواست برای حمایت‌های مالی یا مقابله با بحران برگزار می‌شود. 

اهمیت مصاحبه با مشارکت‌کنندگان

مهمترین هدف مصاحبه شناخت بهتر از وضعیت باهمستان و اعضای آن است. چرا که در مصاحبه با افراد، طرح سوالات باز و عمیق امکان پرداختن به جزییات بیشتر را برای مصاحبه کننده فراهم می‌کند بویژه در مصاحبه‌های نیمه ساختار یافته که روند مصاحبه به جهت درستی هدایت می‌شود و اغلب نتایجی فراتر از انتظارات اولیه مصاحبه شونده در پی دارد. 

اطلاعات کیفی

معمولا گردآوری اطلاعات کمی در زمان سریع‌تری انجام می‌شود و مستلزم ذهن تحلیل‌گر و انتقادگر تیم مجری نیست. با طراحی فرم‌های ارزیابی و مستندسازی و درنظرگرفتن شاخص‌های پروژه به راحتی می‌توان تعداد مشارکت‌کنندگان، مجموع زمان جلسات، تعداد دست‌اندرکاران، ساعات کاری، تعداد بهره‌مندان و اطلاعاتی از این دست را به دست آورد و ثبت کرد. 

اما دانستن اینکه عملکرد مشارکت‌کنندگان چه بوده یا در جلسات چه اتفاقی افتاده و یا نقش دست‌اندرکاران چقدر موثر بوده، معمولا اطلاعاتی است که مستلزم طرح سوالات دقیق و تعیین شاخص‌های کیفی است که عموما حاصل اطلاعاتی است که در مصاحبه‌‌ها و گفت‌وگوها حاصل می‌شود. سوالاتی مانند:

• چه کسانی در کارگاه اظهار نظر کردند؟ چه کسانی ساکت بودند و چرا ساکت بودند؟
• جلسات هفتگی چه تاثیری در روند پروژه دارد؟
• چه بخش‌هایی از برنامه لازم است تغییر کند؟
• به نظر شما در سخنرانی شهردار چه نکاتی ناگفته ماند؟

اطلاعات کیفی و کمی کامل کننده یکدیگر هستند و ترکیبی از هر دو نوع اطلاعات چنانچه در تناسب با موضوع و شرایط گردآوری شود، موجب افزایش اعتبار نتیجه‌گیری و ارزیابی‌ نهایی می‌شوند. 

شنیدن صدای اعضای باهمستان

در روند پایش، انجام مصاحبه‌هایی با هدف نقد و بررسی به ما کمک می‌کند شناخت دقیق‌تری از جزئیات روند برنامه و دستاوردها و ناکامی‌های احتمالی داشته باشیم. علاوه بر این، چنین مصاحبه‌هایی فرصت مناسبی برای برقراری ارتباط با افراد کلیدی باهمستان و شنیدن صدای آنها را فراهم می‌کند. 

شناخت عوامل موثر در روند پروژه 

در مصاحبه‌هایی که با هدف نقد و بررسی انجام می‌شود، افراد مصاحبه شونده اعتمادبه‌نفس بیشتری برای اظهار نظر پیدا می‌کنند. در مورد وضعیت و احساساتشان صحبت می‌کنند. نگرانی‌ها و دغدغه‌هایشان را عنوان می‌کنند و حتی خشم و نارضایتیشان را بیان می‌کنند. عواملی که در درازمدت می‌توانند تاثیرات غیرقابل جبرانی بر روند پروژه بگذارند. علاوه بر این افراد مصاحبه‌شونده به دلیل شناختی که از باهمستان و تاثیر پروژه بر آن دارند، می‌توانند در مورد عوامل موثر در روند پروژه اظهار نظر کنند. 

بازبینی در برنامه و اصلاح روند پروژه 

در این مصاحبه‌ها، طرح سوالات کلیدی در مورد میزان رضایت مشارکت کنندگان از روند پروژه و سوال‌هایی که آنها را به ارایه پیشنهادهایی برای بهتر شدن فرایند تشویق کند علاوه بر اینکه منجر به شناخت نقاط ضعف و قوت پروژه می‌شود، موجب می‌شود احساس مالکیت و تعلق خاطر به فرایند در بین شرکت‌کنندگان افزایش پیدا کند و این خود ظرفیت مناسبی برای بهبود عملکرد پروژه خواهد بود.

چه زمانی با مشارکت‌کنندگان مصاحبه کنیم؟

اگرچه برنامه‌های پایش و ارزیابی درچارچوب‌های زمانی مشخص طراحی و اجرا می‌شوند اما مصاحبه با مشارکت‌کنندگان می‌تواند در فواصل زمانی متفاوت از چارچوب زمانی تعیین شده انجام شوند. به‌ويژه اینکه دسترسی به افراد کلیدی همیشه فراهم نیست و لازم است از هر فرصتی برای برگزاری جلسات نقد و گفت‌وگو و مصاحبه با افراد کلیدی استفاده کرد. علاوه بر این طول مدت پروژه عامل تعیین کننده‌ای برای فاصله زمانی بین مصاحبه‌ها است. برای مثال در یک ابتکار کوتاه‌مدت که انجام آن شش ماه به طول می‌انجامد، ارتباط با مشارکت‌کنندگان در فواصل زمانی کوتاه‌مدت برقرار می‌شود، در حالی‌که در پروژه‌ای که اجرای آن ۳ سال پیش‌بینی شده، فاصله زمانی بین برگزاری جلسات ممکن است به سه تا شش ماه برسد. 

با این حال استمرار در برقراری ارتباط با مشارکت‌کنندگان و دریافت بازخورد در مراحل مختلف پروژه، تاثیر چشمگیری در نتیجه پایش، ارزیابی و همچنین بهبود عملکرد پروژه دارد.

چگونه یک مصاحبه خوب با مشارکت‌کنندگان ترتیب دهیم؟

ابزار و شیوه‌های مختلفی برای انجام یک مصاحبه مفید در منابع تسهیلگری و ‌آموزشی وجود دارد. این ابزارها راهنمای ارزشمندی برای انجام مصاحبه و تقویت تفکر انتقادی در حین انجام مصاحبه هستند، اما مادام‌که تمرین و استمرار کافی برای به کارگیری این شیوه‌ها در انجام مصاحبه‌های واقعی نداشته‌ باشیم، آگاهی از این شیوه‌ها به تنهایی منجر به انجام یک مصاحبه خوب نمی‌شوند. در ادامه این مقاله چند توصیه برای انجام یک مصاحبه موفق آمده است:

مراحل مختلف مصاحبه با مشارکت‌کنندگان

• تعیین شخص مصاحبه شونده

پیش از انجام مصاحبه، انتخاب شخص مورد نظر برای انجام مصاحبه دارای اهمیت است. برای شناسایی و انتخاب فرد یا افراد مورد نظر بهتر است نظر سایر اعضای تیم و سایر مشارکت‌کنندگان را جویا شویم. چه افرادی از موضوعی که محور اصلی مصاحبه خواهد بود مطلع هستند. موضوع مصاحبه ممکن است کلی باشد (مانند وضعیت فعلی باهمستان و اعضای آن) و می‌تواند جزیی باشد (مانند تاثیر یکی از اقدامات یا فعالیت‌های پروژه در باهمستان). در روند همفکری و نظرخواهی برای شناسایی افراد مصاحبه شونده، فهرستی از پیشنهادهای مختلف تهیه کنید. در مورد افرادی که اسمشان را در فهرست نوشتید صحبت کنید و در پایان فهرست نهایی را انتخاب کنید. 

• انجام مصاحبه

بعد از تعیین فرد یا افراد مصاحبه شونده، به طرح چند سوال نیاز است. سوالات کلیدی که به هدایت روند مصاحبه کمک می‌کند. این سوالات بویژه  در مصاحبه‌های نیمه ساختار یافته ممکن است تغییر کنند، اما به ما کمک می‌کند از مسیر مصاحبه خارج نشویم. سوالاتی مانند:

• در طول فرایند چه اقدامات و فعالیت‌هایی نیاز به تحلیل و بررسی بیشتری دارند؟
• چرا آن اقدامات دارای اهمیت بودند؟
• هدف و کیفیت اجرای فعالیت چه بوده؟
• چه افراد و منابعی در انجام آن فعالیت نقش داشتند؟
• در روند اجرای فعالیت‌ها با چه مشکلات و چالش‌هایی روبه‌رو بودید؟
• اقدام مورد نظر چه تاثیرات مثبت یا منفی در باهمستان داشته است؟
• مهمترین درسی که از این اقدام گرفتید چه بوده است؟
• ادامه این فعالیت را چطور پیش‌بینی می‌کنید؟

بعضی از افراد ترجیح می‌دهند پیش از انجام مصاحبه فهرست سوالات را داشته باشند. در اینصورت دقت و تمرکز بیشتری در ارائه پاسخ خواهند داشت. اما گاهی برای مصاحبه کننده واکنش‌ آنی مصاحبه شونده نسبت به سوالاتی که طرح می‌شود هم دارای بار معنایی خواهد بود. بنابراین تصمیم‌گیری در این مورد بر حسب مورد و ترجیح طرفین مصاحبه خواهد بود.

همچنین در طراحی سوالات عوامل مختلفی در نظر گرفته می‌شود:

• شرایط انجام مصاحبه: برای مثال مصاحبه کننده تصمیم می‌گیرد با مشاهده شرایط اضطراری انجام مصاحبه تعداد سوالات را کم کند یا سوالات را تلفیق کند یا اولویت‌های دیگری را در نظر بگیرد. 
• طول مدت مصاحبه: سوالات مصاحبه لازم است بر اساس زمان انجام مصاحبه طراحی شود. از این رو بهتر است پیش از انجام مصاحبه، زمانی را که مصاحبه شونده می‌تواند در اختیار تیم اجرایی بگذارد تعیین شود. 
• شرایط سنی و فیزیکی مصاحبه شونده: افراد کلیدی و معتمدان محلی ممکن است به دلیل مشغله زیاد و یا کهولت سن قادر نباشند زمان زیادی را صرف انجام مصاحبه کنند یا اینکه در جریان جزئیات و یا در جریان همه فرایند نباشند. در این صورت سوالات لازم است دقیق و بر حسب موضوع و با رعایت محدودیت زمانی طراحی شود. 
• روش انجام مصاحبه: شیوه طرح سوالات در مصاحبه‌‌های تلفنی و مصاحبه‌های حضوری و مصاحبه‌های آنلاین متفاوت است. در مصاحبه‌های تلفنی مصاحبه شونده نمی‌تواند تغییر حالات چهره و یا احساسات مصاحبه شونده را تحلیل کند، علاوه بر این محدودیت‌های دیگری مانند کیفیت صدا و انتقال پیام و فشار فیزیکی روی دست و گاهی شانه (در مصاحبه‌ تلفنی) ممکن است موجب تمایل مصاحبه شونده به پایان دادن به گفت‌وگو شود. 
• ابزار انجام مصاحبه: طراحی سوالات بهتر است با توجه به ابزاری که برای انجام مصاحبه انتخاب می‌کنیم، انجام شود. اینکه صدا یا تصویر مصاحبه شونده ضبط می‌شود یا اینکه فقط یادداشت‌هایی در طول مصاحبه نوشته می‌شود و یا اینکه مصاحبه در قالب یک گفت‌وگوی دوستانه انجام می‌شود در نحوه پاسخگویی به سوالات تاثیر دارد. 

فراهم کردن محیط مناسب برای انجام مصاحبه، تاثیر تعیین کننده‌ای بر نتیجه نهایی می‌گذارد. منظور از محیط مناسب محیطی است که در آن:

• مصاحبه شونده احساس آرامش و امنیت داشته باشد.
• شرایط فیزیکی مانند دمای هوا، محل نشستن مناسب باشد.
• مصاحبه شونده و مصاحبه کننده بتوانند بر گفت‌وگو متمرکز باشند بدون صدای اضافه و مزاحمت‌های خارج از محیط مصاحبه.
• فضای دوستانه و غیر رسمی باشد.
• در صورت امکان بتوانند در طول مصاحبه- در مصاحبه‌های طولانی- قدم بزنند یا زمانی برای استراحت داشته باشند. 

جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات 

نتیجه مصاحبه بهتر است در قالب یک گزارش ارزیابی تهیه شود. گزارشی شامل مقدمه، خلاصه گفت‌وگو، نکات کلیدی و دارای اهمیت، مواردی که نیاز به بازبینی یا پیگیری دارد، پیشنهادها و انتقادها و جمع‌بندی و تحلیل نهایی. نتایج حاصل از مصاحبه‌ها بخشی از گزارش‌های ارزیابی هستند اما می‌توانند به ما در تعیین جزئیات یک برنامه ارزیابی کمک کنند. از همین رو مصاحبه‌هایی که با هدف ارزیابی و پایش انجام می‌شود بهتر است در مراحل مختلف ارزیابی انجام شود تا به این ترتیب گروه ارزیابی بتواند اطلاعات به دست آمده در هر مقطع را تکمیل کند. 

خلاصه

مصاحبه با مشارکت‌کنندگان کلیدی روش مناسبی برای سنجش میزان موفقیت و یا ناکامی‌های پروژه از زبان مشارکت‌کنندگان است. در این مصاحبه‌ها معمولا اطلاعات کیفی که با روش‌های کمی قابل گردآوری نیستند به دست می‌آیند. این اطلاعات حاصل تجربیات، درس‌ها، احساسات و برداشت‌های شخصی مصاحبه‌شونده‌ها هستند. بدون تردید بررسی آنچه که در مصاحبه گفته می‌شود بدون در نظر گرفتن زمینه‌ قبلی و آشنایی کامل با روندی که پروژه طی کرده امکان‌پذیر نیست. 

چک لیست مصاحبه با مشارکت‌کنندگان کلیدی