منظور از پایش فرآیند چیست؟
پایش یا سنجش مستمر اقداماتی که در طول اجرای پروژه انجام می‌شود به ما کمک می‌کند تا فعالیت‌ها و اقدامات پروژه را در جهت اهدافی که از پیش تعیین شده کنترل و هدایت کنیم. علاوه بر این از این طریق می‌توانیم شناخت دقیق‌‌تری از کارکرد و کیفیت اقداماتی که انجام می‌شود داشته باشیم تا در صورت مشاهده نقایص یا موانعی که در روند تصمیم‌گیری یا اجرا رخ می‌دهد به موقع وارد عمل شویم. همچنین برنامه پایش به ما کمک می‌کند:
- درک بهتری از آنچه در عمل اتفاق می‌افتد داشته باشیم.
- پروژه را در جهتی که در نقشه راه تعیین شده پیش ببریم.
- واکنش مناسب و به موقعی نسبت به دستاوردها، موفقیت‌ها و شکست‌ها داشته باشیم.
- اطلاعات لازم را برای انجام ارزشیابی گردآوری کنیم.
- از اتلاف بودجه جلوگیری کنیم.
- به طور مستمر به کل فرآیند فکر کنیم و همواره دنبال راه‌حل و افزایش کارآمدی باشیم.
پیش از آنکه مرعوب عبارت پایش یا سنجش میان‌دوره‌ای شویم، خوب است تجربه‌های ساده‌ای از پایش را در ذهن مرور کنیم: برگزاری امتحان‌های میان‌دوره‌ای برای سنجش و پایش وضعیت تحصیلی یا یادگیری، رای‌گیری یا نظرسنجی در طول کمپین‌های آگاه‌سازی به منظور سنجش میزان آگاهی یا اثربخشی کمپین و یا حصول اطمینان از کارکرد سازوکارهای اطلاع‌رسانی و مرور و مقایسه قبض‌های آب یا برق به منظور اطلاع از میزان کاهش یا افزایش مصرف، نمونه‌هایی از پایش و سنجش هستند. بنابراین روند پایش بر حسب موقعیت و هدف نهایی با شیوه‌های مختفی قابل انجام است. به طور کلی پایش به مجموعه روش‌ها و اقداماتی گفته می‌شود که با هدف مشاهده و بررسی رویدادها و نتایجی (مثبت و منفی) که در طول فرآیند به دست می‌آید انجام می‌شود.
برنامه پایش شامل سه بخش اصلی است:
- سنجش و اندازه‌گیری فرآیند و نتایج حاصل از آن
- پایش و نظارت
- بازخورد مستمر در مورد عملکرد
این مقاله به توضیح چند نکته در مورد «سنجش و اندازه‌گیری» و همچنین «پایش و نظارت» اختصاص دارد و اهمیت «بازخورد مستمر در مورد عملکرد» در مقاله دیگری بررسی خواهد شد.
سنجش و اندازه‌گیری
سنجش فرآیند
اندازه‌گیری یا سنجش فرآیند مجموعه اقداماتی است که در طول یک ابتکار با هدف حصول اطمینان از اجرای درست برنامه‌ها صورت می‌گیرد. سنجش فرآیند دربخش‌های مختلف یک پروژه متناسب با هدفی که برای آن تعیین شده انجام می‌شود. مانند:
- سنجش مشارکت: اندازه‌گیری تعداد و انواع مشارکت کنندگان، کیفیت مشارکت و میزان استقبال یا بی‌توجهی مشارکت کنندگان به موضوعی که تعیین شده.
- سنجش برنامه‌ریزی: بررسی کیفیت اقداماتی که برای برنامه‌ریزی انجام می‌شود مانند تعیین اهداف و شاخص‌های دقیق، زمان و نتیجه جلسات برنامه‌ریزی، مطالعاتی که برای تعیین جزئیات و یا بودجه‌بندی انجام می‌شود.
- سنجش پوشش رسانه‌ای: سنجش تعداد و کیفیت محتوایی که برای انتشار در رسانه‌ها تولید می‌شود و نحوه گزارش‌دهی و انتقال پیام در رسانه‌ها (رادیو، تلویزیون، رسانه‌های چاپی و شبکه‌های اجتماعی)
- سنجش منابع مالی: میزان و محل تامین منابع مالی (نقدی یا غیرنقدی)، نحوه هزینه‌کرد منابع مالی، سنجش شفافیت مالی و پاسخگویی
- سنجش کیفیت خدماتی که پروژه تامین می‌کند مانند سنجش محتوای آموزشی کلاس‌ها و کارگاه‌های آموزشی، انتشارات، و کارکردی که اعتبارات، تجهیزات و تاسیسات باید داشته باشند.
- سنجش عملکرد مشارکت کنندگان و ذینفعان: تطبیق اقدامات و فعالیت‌های افراد بر اساس شاخص‌هایی که از پیش در سند پروژه تعیین شده است.
سنجش نتایج و انتظارات
بر خلاف سنجش فرآیند که در آن به روش‌ها و جزئیات پرداخته می‌شود، در سنجش نتایج و انتظارات تاثیر کلی یک پروژه و نتایجی که از مجموع تک تک اقدامات حاصل شده مورد بررسی قرار می‌گیرد. تغییراتی که در نتیجه پروژه در باهمستان یا در زندگی مشارکت کنندگان و ذینفعان ایجاد شده است. از جمله:
- تغییراتی که در برنامه ایجاد شده مانند ایجاد یا بهبود یک برنامه خدماتی، مثل برگزاری کلاس آموزشی
- تغییراتی که در سیاست‌گذاری‌ها و سیاست‌های کلی ایجاد شده مانند تدوین یا اصلاح یک آیین‌نامه حقوقی یا یک قانون، مثل تصویب قانون اضافه کردن ویتامین به تغذیه مدارس.
- تغییراتی که در عملکرد یا اجرای سیاست‌ها ایجاد شده مانند نصب دستورالعمل‌های بهداشتی در فروشگاه‌ها، یا اعمال جریمه برای نبستن کمربند ایمنی یا تولید و توزیع شیر غنی شده با ویتامین D در مدارس ابتدایی.
پایش و نظارت
ضرورت انجام پایش و نظارت چیست؟
با در دست داشتن داده‌ها و اطلاعاتی که از پایش و نظارت فرآیند برمی‌آید می‌توان روند پروژه را با روندی که در برنامه‌ریزی پیش‌بینی شده مقایسه کرد و در صورت لزوم از انحراف پروژه جلوگیری کرد. این انحراف در مقاطع مختلف و در زمینه‌های مختلف ممکن است ایجاد شود. مانند:
- تشخیص اینکه تاکید و تمرکز فعالیت‌ها در هر مرحله روی چه بخش‌هایی از پروژه است. آیا این تاکید در برنامه‌ریزی در نظر گرفته شده یا لازم است با مشاهده آن واکنش نشان دهیم و تمرکز پروژه را بر بخش دیگری هدایت کنیم.
- تشخیص اینکه چه افراد و گروه‌هایی از پروژه تاثیر می‌پذیرند، آیا این افراد و گروه‌ها در برنامه‌ریزی در نظر گرفته شده بودند یا اینکه در طی اجرای پروژه افراد دیگری جایگزین گروه مخاطب اصلی شده‌اند.
- تشخیص اینکه آیا اقداماتی که انجام می‌شود در راستای استراتژی است که در برنامه‌ریزی تعریف شده بوده یا اینکه استراتژی تحت تاثیر شرایط و موقعیت بطور خودکار و بدون بررسی تغییر کرده است.
چگونه پیشرفت کار را پایش کنیم؟
انجام پایش و نظارت عمدتا مبتنی بر اطلاعات و داده‌هایی است که در طول پروژه به دست می‌آید. گردآوری این اطلاعات گاهی مستلزم انجام تحقیق و پژوهش‌های سیستماتیک است و گاهی حاصل مشاهدات و برداشت‌های مجری و مشارکت‌کنندگان است.
طراحی فرم‌های گردآوری و ثبت اطلاعات و داده‌ها
فرم‌های مستندسازی فعالیت‌ها و اقدامات، ابزار مفید و موثری برای ثبت اطلاعات هستند. این فرم‌ها را می‌توان به شکل‌های مختلف و برای مقاصد مختلف طراحی کرد. مثل ثبت تغییرات، میزان مشارکت، هزینه‌ها، سیاست‌ها و تغییرات و غیره.
این فرم‌ها بهتر است حاوی مشخصات زیر باشند:
- تاریخ دقیق فعالیت یا اقدامی که انجام شده
- یک توضیح مختصر در مورد آن شامل:
- هدف و اهمیت
- نتیجه‌ای که به دست آمده
- توضیحی در مورد جزییات بیشتر فعالیت یا اقدام شامل:
- دست‌اندرکاران و مشارکت‌کنندگان (افراد و نهادها)
- ارتباط موضوع به پروژه (اهداف، شاخص‌ها، چشم‌انداز و …)
- نتیجه پایش
تقسیم وظایف
اگر حجم فعالیت‌ها و اقدامات و در نتیجه تعداد فرم‌های پایش و کنترل زیاد است، یک راه‌حل مناسب، تقسیم وظایف مستندسازی بین اعضای مختلف تیم و یا اعضای باهمستان است. قرار نیست تنها یک نفر در تیم به خاطر اینکه قلم شیواتری دارد همه فرم‌ها را به تنهایی تکمیل کند. در هر یک از بخش‌ها یا مراحل مختلف پروژه از یکی از اعضای پروژه بخواهید مسئولیت تکمیل فرم را به عهده بگیرد. مستندسازی هر فعالیت لازم است به فاصله کوتاهی بعد از انجام فعالیت یا رویداد انجام شود. در غیراینصورت معمولا جزئیات فراموش می‌شود و به همان نسبت تحلیل وقایع اعتبار کمتری خواهند داشت. این فرم‌ها بعدا در اختیار مسئول مستندسازی برای مستندسازی فرآیند و مسئول ارزشیابی برای تهیه گزارش ارزشیابی قرار می‌گیرد.
رعایت دقت و صداقت در روند گردآوری اطلاعات
برای گردآوری اطلاعات به اندازه‌ای که نیاز است وقت بگذارید. حتی اگر زمانی که صرف این کار می‌کنید بیشتر از زمان انجام خود فعالیت باشد. به جزئیات توجه کنید. صحبت‌ها را بشنوید. روابط و مناسبات را درک کنید و سعی کنید علاوه بر داده‌ها و اطلاعاتی که به دست می‌آورید، مشاهدات خودتان را هم اضافه کنید. نگاه انتقادی و طرح سوال‌های مناسب در هنگام گردآوری اطلاعات، باعث اعتبار مشاهدات می‌شود.
ساماندهی داده‌ها و اطلاعات
بعد از گردآوری اطلاعات و داده‌ها و مشاهدات، ساختاری برای طبقه‌بندی و ساماندهی آن طراحی کنید. این ساختار می‌تواند شامل فرم، جدول، نقشه، ابزارهای امتیازدهی و طبقه‌بندی و مواردی از این دست باشد. ساماندهی اطلاعات و داده‌ها علاوه بر اینکه روند تحلیل را تسهیل می‌کند، مرجع معتبری برای مستندسازی و ارزشیابی و همینطور مطالعات و پژوهش‌های بعدی نیز می‌شود. ساماندهی اطلاعات را به گونه‌ای انجام دهید که دسترسی به آن برای افراد تازه وارد و کسانی که بعد از پایان پروژه به آن رجوع می‌کنند میسر باشد. تدوین یک راهنمای ساده یا فهرست عناوین و محتویات می‌تواند مفید باشد.
خلاصه‌نویسی و گزارش‌دهی
در پایان هر مرحله از گردآوری اطلاعات، خلاصه‌ای از هر بخش تهیه کنید و به روشی که امکان‌پذیر و مناسب است با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارید. تهیه گزارش‌های کوتاه و مکتوب یک یا دو صفحه‌ای و در صورت امکان تهیه یک فایل صوتی و تصویری از نتیجه‌ای که به دست آمده ترکیب مناسبی برای انتقال پیامی است که در این خلاصه قصد انتقالش را دارید.
خلاصه
کیفیت روند گردآوری اطلاعات و آنچه در این فرآیند به عنوان داده و اطلاعات مورد توجه قرار می‌گیرد، ارتباط مستقیم با میزان اعتبار برنامه پایش و سنجش پروژه دارد. اگرچه گردآوری اطلاعات، داده‌ها و مشاهدات ترکیبات اصلی فرآیند پایش هستند، اما اگر این گردآوری بدون شناخت و مهارت کافی از موضوع انجام شود، انبوه اطلاعات و داده‌هایی که به دست می‌آورید بی‌فایده خواهند بود و روند پایش را مختل خواهند کرد و یا منجر به کسب نتیجه‌ای غیرمرتبط خواهند شد.
در کنار اطلاعاتی که گردآوری می‌کنید، به مشاهدات و برداشت‌های شخصی اعضای تیم اعتماد کنید. چنانچه اعتماد به نفس کافی برای طرح مشاهدات در بین اعضای تیم وجود ندارد، راه‌حلی برای تقویت اعتماد به نفس آنها پیدا کنید. برگزاری جلسات آموزشی، سپردن مسئولیت خلاصه‌نویسی و گزارش‌دهی به آنها، استناد به مشاهدات اعضای تیم در گزارش‌های رسمی، و اقداماتی از این دست می‌تواند موجب افزایش اعتماد به نفس و تقویت تفکر انتقادی در بین اعضای تیم پایش و ارزشیابی شود.