بخش ۱. سنجش موفقیت: ارزیابی ابتکارهای محلی

در طول زندگی بارها و به اشکال مختلف پیش آمده که فعالیتی را ارزیابی کرده ایم. وقتی در یک کلاس آموزشی ثبت‌نام می‌کنیم یا وقتی کاری را انجام می‌دهیم یا هنگامی که مشغول انجام پروژه‌ای هستیم این سوال برای ما پیش می‌آید که آیا این کلاس انتظاراتم را برآورده می‌کند؟ آیا کاری که انجام می‌دهم کار درستی است؟ آیا این پروژه در جهت هدفی که برایش تعیین شده، حرکت می‌کند؟ 

حضور ما در باهمستان هم از این قائده مستثنی نیست. حضور ما در باهمستان نیاز به ارزیابی دارد تا اطمینان حاصل شود که روند مداخله در جهت تغییر مثبتی است که اعضای باهمستان انتظارش را دارند. 

این مقاله به اهمیت ارزیابی و مراحل و شیوه‌های انجام آن می‌پردازد. 

ارزیابی ابتکار باهمستانی به چه معنی است؟

ارزیابی ابتکار باهمستانی به معنی سنجش میزان فایده یا ارزش کاری است که بر اساس برنامه‌ریزی قبلی در باهمستان انجام می‌شود. گاهی این سنجش و ارزیابی به دلیل دریافت سریع بازخورد و مشاهده نتیجه کار به‌راحتی امکان‌پذیر است. مانند تعداد افرادی که در جلسه شرکت می‌کنند یا تعداد بروشورهایی که برای اطلاع‌رسانی در مورد پروژه منتشر می‌شود. اما گاهی ناچاریم مسائل و رویدادهای پیچیده‌تری را ارزیابی کنیم، به‌ویژه مسائل و رویدادهایی که ابزار مناسبی برای اندازه‌گیری‌شان وجود ندارد. مثل میزان رضایتمندی افراد از مشارکتشان در جلسات باهمستان یا میزان رعایت عدالت اجتماعی یا تساوی جنسیتی در باهمستان. نتایجی که ارزیابی آن مستلزم داشتن اطلاعات کامل و جامع و شناخت کافی از روند شکل‌گیری و تاثیرگذاری یک حرکت یا اقدام یا محصول است. اطلاعاتی که به ما کمک می‌کند هر مورد خاصی را از جهت‌های مختلف تحلیل و بررسی کنیم و نقاط قوت و ضعف آن را بهتر بشناسیم. تنها با در اختیار داشتن این اطلاعات است که می‌توانیم در جهت بازبینی و بهبود یک فرآیند، اقدام کنیم. این مقاله مروری است بر  روش‌های رایجی که برای گردآوری اطلاعات به منظور ارزیابی به‌کار می‌رود.

اما نباید از نظر دور داشت که موانع و مقاومت‌های زیادی در روند ارزیابی  وجود دارد که شناخت این موانع و مقاومت‌ها و آگاهی از نحوه مقابله با آن منجر به افزایش  دقت و وثوق روند ارزیابی می‌شود. 

ترس از ارزیابی 

تصمیم به انجام ارزیابی به خودی خود معمولا با کمی شک و تردید و حتی ترس توام است. هم شخص یا تیمی که مسئولیت ارزیابی را به‌عهده دارد و هم شخص یا تیمی که کارش مورد ارزیابی قرار می‌گیرد، ملاحظاتی در انجام ارزیابی دارند که به نوعی کار ارزیابی را دشوار می‌کند. این مقاومت احتمالا محصول نگرانی‌هایی است که در مورد شیوه انجام ارزیابی، زمانی که باید صرف ارزیابی شود یا ترس از منفی بودن نتیجه ارزیابی و مورد انتقاد قرار گرفتن به‌وجود می‌آید. نگرانی‌هایی که تا حد زیادی قابل پیشگیری هستند. 

شیوه انجام ارزیابی 

در مورد روش‌های انجام ارزیابی همیشه اختلاف نظرهایی وجود دارد. به‌ويژه در مواردی که شاخص‌ها کیفی هستند و این احتمال وجود دارد که دستاوردهای کیفی ممکن است از چشم تیم ارزیابی دور بماند. برای پیشگیری از چنین وضعیتی می‌توان پیش از انجام ارزیابی، این نگرانی را با گروه ارزیابی در میان گذاشت و از آنها خواست تا شاخص‌های اندازه‌گیری برای دستاورد یا دستاوردهای مورد نظر را با توافق طرفین تعریف کنند. 

زمانی که باید صرف ارزیابی شود

از آنجا که انجام ارزیابی مستلزم تحقیق و بررسی، داده‌پردازی، مصاحبه، کارگاه و جلسه است، گاهی مدیر پروژه ترجیح می‌دهد انجام ارزیابی را تا جایی که امکان دارد در پایان پروژه انجام دهد. در حالیکه تاخیر در انجام ارزیابی می‌تواند منجر به شکست برخی اقدامات و حتی خود پروژه شود. بنابراین تاکید بر فایده اختصاص زمان مناسب به ارزیابی در مقاطع مختلف پروژه موجب شناخت سریع‌تر نقاط ضعف و تهدیدها و در نتیجه بازبینی و اصلاح استراتژی و حصول نتایج بهتر می‌شود. 

ترس از منفی بودن نتیجه ارزیابی 

نگرانی از منفی بودن نتیجه ارزیابی منطقی و به‌جا است. اما آنچه نباید از نظر دور بماند تاثیر پروژه در درازمدت است. بدون تردید شناسایی زودهنگام نقاط منفی و نقایص یک اقدام، موجب اصلاح ساختار و پیشگیری از ناکامی‌ها و نقایص بزرگ‌تر می‌شود. 

ارزیابی عملکرد گروه‌های محلی 

ارزیابی عملکرد تسهیلگران و مشارکت‌کنندگان محلی هم بخشی از برنامه ارزیابی است. همانطور که روش‌ها و دستاوردها در مقاطع مختلف پروژه ارزیابی می‌شوند، عملکرد افراد و گروه‌هایی هم که در شکل‌گیری و اجرای این اقدامات سهیم هستند نیز لازم است در مقاطع مختلف پروژه ارزیابی شود. شواهد زیادی مبنی بر ضرورت انجام ارزیابی عملکرد گروه‌های محلی وجود دارد. از جمله:

• مثبت بودن عملکرد مشارکت‌کنندگان محلی موجب موفقیت پروژه و تجهیز منابع بیشتر می‌شود. به‌ویژه اگر تاثیر تلاش و مشارکت آنها به درستی در نتایج ارزیابی نشان داده شود. 
• شناسایی و تشخیص شکست‌ها و ناکامی‌ها به معنای شروع دوباره براساس یادگیری است. هرچند پذیرش این شکست‌ها در ابتدا سخت و ناامید کننده به نظر می‌آید اما در دراز مدت پشتوانه‌ای از تجربه و درس خواهد بود. 
• ارزیابی لزوما به معنای شناسایی نقاط ضعف و بازخوردهای منفی نیست. مشاهده دستاوردها و موفقیت‌ها در نتیجه ارزیابی می‌تواند انگیزه‌ و مشوقی برای ادامه فرایند باشد. در هر دو مورد (بازخورد منفی و مثبت) مشارکت‌کنندگان و گروه‌های محلی و تیم اجرایی پروژه باید در جریان قرار بگیرند. 
• ارزیابی عملکرد اعضای پروژه یا گروه مشارکت‌کنندگان به ما کمک می‌کند در تقسیم‌ نقش‌ها و وظایف بازنگری کنیم و در صورت نیاز افرادی را به تیم اضافه یا از تیم حذف کنیم، یا اینکه تغییراتی در شرح خدمات پرسنل اعمال کنیم. علاوه بر این با بررسی کیفیت مشارکت اعضای باهمستان و شناخت خلاء‌های موجود در روند مشارکت، اقداماتی را برای تقویت مشارکت و بازبینی سازوکارهای ایجاد انگیزه، انجام می‌دهیم. 
• ارزیابی عملکرد مشارکت‌کنندگان همچنین به ما کمک می‌کند که کارکرد استراتژی‌های ارتباطی و اطلاع‌رسانی را بهتر بشناسیم و در صورت لزوم در به کارگیری ابزار و روش‌ها و همچنین تجهیزات برقراری ارتباط با مشارکت کنندگان، تجدید نظر کنیم. 

بهترین زمان ارزیابی یک ابتکار محلی کی است؟ 

ارزیابی بهتر است در مراحل مختلف یک فرایند انجام شود. 

در طول اجرای برنامه

• تعیین مبنای مقایسه: ارزیابی دقیق عملکرد، مستلزم مقایسه است. مقایسه‌ای بین وضعیت قبلی و فعلی. برای انجام این مقایسه نیاز به تعیین یک مبنا داریم که به ما نشان دهد وضعیتی که قصد تغییرش را داریم در بدو اجرای پروژه چگونه بود. برای مثال اگر هدف ما  افزایش آگاهی نوجوانان یک محله در مورد مضرات سیگار است، مبنای مقایسه باید نشان دهد میزان آگاهی نوجوانان در مورد مضرات سیگار پیش از شروع پروژه چقدر است. 
• تمرکز بر تاثیری که پروژه بر مشارکت‌کنندگان می‌گذارد. ارزیابی در طول اجرای برنامه و سنجش تاثیری که روند اجرا بر مشارکت‌کنندگان می‌گذارد از احتمال تاثیر منفی بر مشارکت‌کنندگان پیشگیری می‌کند. به این دلیل که در طول ارزیابی صدای افراد و گروه‌های مختلف شنیده می‌شود و در صورت لزوم تیم اجرایی فرصت کافی برای بازبینی و اصلاح عملکرد در نوع روابط و همچنین جزییات برنامه اقدام را دارد. 

بعد از پایان برنامه 

• ارزیابی پایانی علاوه بر اینکه میزان موفقیت و تاثیرات یک ابتکار را اندازه‌گیری می‌کند، حاوی درس‌های ارزشمندی برای مجری و ذینفعانی است که به اشکال مختلف در روند اجرای پروژه مشارکت داشته‌اند یا با آن در ارتباط بوده‌اند. ارزیابی پایانی مروری است بر کیفیت عملکرد که می‌تواند پشتوانه‌ای قوی برای اجرای اقداماتی در آینده باشد. 

ارزیابی را از کجا شروع کنیم؟

پیدا کردن نقطه شروع ارزیابی به‌ویژه در ابتکاراتی که بخش‌های مختلفی دارند، کار راحتی نیست. به همین دلیل برنامه ارزیابی در قسمت‌های مختلف و گاهی در مراحل مختلف انجام می‌شود که خود بخشی از برنامه‌ریزی ارزیابی و تعیین استراتژی اجرای آن است. یکی از شیوه‌های معمول برای تفکیک بخش‌های مختلف ارزیابی تعیین اولویت‌های اجرایی است که در قالب فهرستی از سوالات طرح می‌شود. به این ترتیب برای یافتن پاسخی برای هر سوال یک ارزیابی در زمینه مورد نظر انجام می‌شود. این سوالات بهتر است به نوعی طراحی شوند که به تحقق اهداف پروژه و تغییری که در صدد ایجاد آن هستیم بینجانمد. برای مثال سوالاتی مانند:

• میزان مشارکت اعضای باهمستان چقدر است؟
• کدام‌یک از اقدامات، سیاست‌ها یا فعالیت‌ها در باهمستان تغییر ایجاد کرده است؟
• از ابتدای پروژه تاکنون چه تغییری در رفتار یا نگرش اعضای باهمستان به وجود آمده است، این تغییر چه بوده است؟
• چه تغییراتی در زمینه رعایت تساوی جنسیتی و عدالت اجتماعی ایجاد شده است و مهمترین عوامل این تغییرات چه بوده، یا اگر تغییری ایجاد نشده دلیل آن چه است؟
• میزان رضایتمندی اعضای باهمستان و دست‌اندرکاران و مجریان از مشارکت در پروژه چقدر است؟ در صورتی که این مقدار نسبت به شروع پروژه افزایش پیدا کرده یا کاهش، دلیل آن چه است؟ 

توصیه‌هایی برای یک ارزیابی موفق

تصمیم شما برای ارزیابی از روی تمایل باشد و نه اجبار.

تا زمانی که درک درستی از ضرورت انجام ارزیابی نداشته باشیم، نتیجه موثری هم از انجام ارزیابی نخواهیم گرفت. چون همانطور که در بخش قبلی گفته شد، ارزیابی پاسخی است برای دغدغه‌های ما در مورد بهبود و موفقیت پروژه . 

ارزیابی را بر اساس اهدافی که برای پروژه تعیین شده انجام دهید.

ممکن است در طول اجرای پروژه شاهد مشکلات و مسائل بیشتری در محل اجرای پروژه باشیم. برای مثال در پروژه‌ای که با هدف پیشگیری از ابتلا به مالاریا تعریف شده مشاهده مشکلاتی مانند سوء‌تغذیه کودکان و یا خشونت‌های خانگی دور از انتظار نیست. در چنین موقعیتی گسترش دامنه پروژه و در نتیجه گسترش اولویت‌های ارزیابی موجب کاهش تاثیر اقدامات در زمینه پیشگیری از ابتلا به مالاریا (هدف اصلی) می‌شود. 

برای سنجش میزان موفقیت و تحقق هر یک از اهداف جزیی، لازم است شاخص‌هایی برای آن هدف تعیین کنید.

برای مثال اگر یکی از اهداف «کاهش خشونت در دبیرستان الف» است، شاخص‌هایی که می‌تواند میزان کاهش خشونت را نشان دهند مواردی هستند مانند تعداد پذیرش نوجوانان در بیمارستان‌های محلی (در اثر آسیب ناشی از خشونت)، میانگین سنی افرادی که نامشان در شکایت‌های پلیس از نزاع‌های محلی ثبت شده، تعداد نزاع‌هایی که در مدرسه درگرفته است. 

صدای همه دست‌اندرکاران و مشارکت‌کنندگان را بشنوید.

در برنامه‌های ارزیابی، مشارکت‌کنندگان و مجریان تمایل بیشتری به تاکید بیشتر بر موفقیت‌ها و دستاوردهای پروژه دارند. در‌حالی‌که افراد و گروه‌هایی که صدایشان شنیده نمی‌شود، ممکن است روند اجرای پروژه را از زاویه دیگری ببینند. از این رو لازم است تا جایی که مقدور است نظر این افراد را در مصاحبه‌های نیمه‌ساختار یافته و یا در کارگاه‌های مشارکتی (با توجه به شرایط و موقعیت پروژه) جویا شویم. 

معادل‌ مناسبی برای اصطلاحات و واژه‌های تخصصی ارزیابی پیدا کنید.

اصطلاحات و واژه‌های تخصصی ارزیابی به‌ويژه برای اعضای باهمستان، مشارکت‌کنندگان و مجری اغلب مفهوم یکسانی ندارد. برای مثال اصطلاحاتی مانند تساوی جنسیتی، میزان رضایتمندی، عدالت زیست‌محیطی و … مفاهیم مختلف و بعضا گسترده‌ای را به ذهن افراد مختلف متبادر می‌کنند. بنابراین بهتر است از معادل‌های ساده و در عین حال دقیق استفاده کنیم. 

خلاصه

نتیجه ارزیابی، کارنامه‌ای است که در هر مرحله دریافت می‌کنیم. این کارنامه به ما نشان می‌دهد در کدام بخش‌ها بی نقص و خوب هستیم و در چه بخش‌هایی نیاز به تلاش بیشتر داریم. اگر این نتیجه تنها در پایان پروژه حاصل شود فرصتی برای بازبینی و جبران باقی نیست. ارزیابی اقدامی موثر برای یادگیری و بهبود مستمر است.