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Sección 3. Crear un comité de asistencia para la sustentabilidad financiera

  • ¿Qué es un comité para sustento financiero?

  • ¿Por qué deberás desarrollar un comité para sustento financiero?

  • ¿Cuándo deberás desarrollar un comité para sustento financiero?

  • ¿Cuándo no deberás desarrollar un comité para sustento financiero?

  • ¿Cómo deberás desarrollar un comité para sustento financiero?

  • Manteniendo un comité para sustento financiero

La mayoría de nosotros, en nuestras vidas personales, hemos experimentado el dolor de cabeza que es el tratar de pagar nuestras cuentas cuando nuestra billetera esta seca, o hacer que ese cheque de pago tenga que durar un buen tiempo. Nos preguntamos si podremos pagar el dentista de Kim y una nueva transmisión; y tratamos de decidir si deberíamos vender un CD o simplemente comer spaghetti todo el mes.

Dificultades financieras, desafortunadamente, son frecuentemente también parte de nuestras vidas organizativas. Si tu grupo es como muchas otras organizaciones comunitarias, encontrar el dinero para lograr tus metas es una lucha constante. ¿Recortamos el personal o los programas? ¿Qué haremos cuando la donación termine? ¿Dónde más podemos conseguir apoyo?

Afortunadamente, en el trabajo, por lo menos, no tienes que estar sólo cuando te ocupes de tus preocupaciones financieras. Hay otros que pueden encargarse del dinero, para que otros miembros de la organización puedan respirar tranquilamente y enfocarse en el trabajo para el que fueron contratados para hacer, como el incrementar inmunizaciones, oponerse a la sentencia capital o limpiar el ambiente. Las personas que pueden ayudarte a administrar tus finanzas pueden estar en la Junta de Directores, ser escritores de aplicaciones para donaciones contratados, o - nuestra sugerencia - miembros de tu comité para sustento financiero.

¿Qué es un comité para sustento financiero?

¿A qué nos referimos con un comité para sustento financiero? En términos simples, es un grupo que te ayuda a conseguir dinero u obtener bienes para tu proyecto. Generalmente, este grupo esta compuesto de personas en tu comunidad que tienen, o pueden conseguir dinero o bienes. Personas que tengan experiencia al tratar con asuntos legales o financieros, como abogados o contadores, también pueden ser miembros. Eso es porque te pueden ayudar con los muchos asuntos legales que te pueden afectar financieramente, como el volverte exento de impuestos.

"Espera un segundo," puedes pensar, "estas personas ya están representadas en nuestra Junta de Directores." Si es así, fantástico - probablemente no necesitas formar otro comité. O el comité para sustento financiero que hagas puede ser un subgrupo de la Junta. Estas posibilidades son especialmente posibles para organizaciones pequeñas.

¿Por qué deberás desarrollar un comité para sustento financiero?

Aunque para algunas organizaciones tal comité puede ser innecesario, para muchas organizaciones, puede ser una muy buena idea. Un comité para sustento financiero puede:

  • Ayudarte a obtener recursos que ayudan a tu organización a sobrevivir - y crecer.
  • Facilitar la transición de una fuente de financiamiento a otra, como al final del periodo de donación.
  • Ayudar a encontrar dinero o bienes de muchas fuentes diferentes. Un comité para financiamiento que tiene miembros con muchas conexiones ayudará a conseguir una base de financiamiento diverso para tu organización, que es una de las formas más eficientes de asegurar sustento.
  • Cumplir con los requerimientos de donadores o financiadores. A veces, la existencia de un comité para sustento financiero es un requisito para recibir una donación.
  • Permite que miembros de tu grupo enfoquen su tiempo y energía en los trabajos para los que fueron contratados. Muy a menudo, los miembros de la organización gastan tanto tiempo tratando de encontrar recursos para la organización que no son capaces de usar el tiempo para hacer lo que fueron contratados para hacer. Un movilizador comunitario puede usar todo su tiempo movilizando a la comunidad alrededor de la necesidad de dinero para mantener a la organización marchando, en lugar del asunto real del hambre infantil, por ejemplo. Al tener un comité de expertos manejando las finanzas, permites que el movilizador haga lo que sabe hacer mejor, no algo de lo que (potencialmente) sabe poco.

¿Cuándo deberás desarrollar un comité para sustento financiero?

De modo que, ¿cuándo es el tiempo correcto para desarrollar un comité para sustento financiero? Idealmente, el comité deberá ser formado durante el primer año de tu proyecto.

Recuerda: Nunca es muy temprano para empezar a pensar sobre sustentabilidad. Muchos grupos comienzan a pensar sobre esto cuando su donación está por terminar - y se encuentran con poca suerte entonces.

Para grupos establecidos, otros buenos tiempos para formar el comité para sustento financiero incluyen:

  • Cuando el financiamiento futuro para tu organización no es seguro, o
  • Cuando tu grupo no tiene todos los recursos que necesita para llevar a cabo sus actividades deseadas.

¿Cuándo no deberás desarrollar un comité para sustento financiero?

A pesar de todas sus ventajas, hay tiempos en los que formar tal comité no es necesariamente una buena idea, y tiempos cuando tu "persona con poder" puede ser usada de mejor manera en otro lugar. Estos tiempos son:

  • Cuando tu organización tiene una fuente de recursos garantizada y continua, y
  • Cuando los recursos llegando a tu organización cubren todas tus metas deseadas;
  • Cuando tu organización fue desarrollada como una organización a corto plazo, y no tiene planes para mantenerse activa en el futuro; o
  • Cuando miembros de la Junta de Directores están haciendo el trabajo que debería ser hecho por un comité de sustento financiero.

¿Cómo deberás desarrollar un comité para sustento financiero?

De modo que, haz decidido que ahora es el tiempo - que vas a crear un comité para sustento financiero - ¿cómo lo haces? Los siguientes pasos te llevarán a través del proceso.

Haz una lluvia de ideas para posibles miembros del comité. Primero, piensa sobre las personas en tu comunidad que pueden ser útiles. Por ejemplo:

  • ¿Quién tiene acceso a recursos, o sabe cómo obtener acceso?

Por ejemplo, banqueros, abogados, la Cámara de Comercio y dueños de negocios probablemente saben cómo conseguir dinero en tu comunidad. Tal vez ya tienes a personas representando a estos grupos en tu Junta o personal, o como miembros de tu coalición. Si no, ¿quiénes entre estos grupos pueden estar interesados en tu proyecto y pensar que tus objetivos son importantes? Escribe una lista de las posibilidades.

  • ¿Quién sabe sobre las leyes que pueden afectarte? ¿Hay abogados, jueces, contadores, u oficiales elegidos en tu comunidad que crees que pueden ser simpatizantes de tu causa? ¡Escríbelos!
  • ¿Qué partes de la comunidad no están representadas en tu lista? Tu comité deberá estar formado por personas de diferentes agencias u organizaciones, como negocios, organizaciones de salud y el United Way local. El tener una membresía diversa en tu comité te ayudará a asegurar que tu organización coleccione recursos de una gran variedad de fuentes posibles.

Piensa qué tan grande quieres que sea tu comité.

¿Hay un tamaño aproximado que puede ser ideal para tu grupo? No hay un tamaño "correcto" absoluto; para algunos grupos, un comité de cinco funcionará bien; otros grupos pueden tener 20 miembros. Mucho depender en el tamaño, propósito y metas de tu organización. También dependerá en quiénes son los miembros de tu comité, y que recursos pueden traer (si sabes de una persona que sabes que podrá obtener un millón de dólares al año, entonces ¡ahí está tu comité!).

Recluta a miembros.

Piensa en quiénes entre tu personal, familia o amigos conocen a personas en tu lista. Pídeles invitar a las personas en tu lista para que sean parte de tu comité. Usando conexiones personales o profesionales es una de las mejores maneras de involucrar a personas.

Si hay personas en tu ciudad que deseas que estén en tu comité con las que no tienes ninguna conexión, ¡no te des por vencido! Todavía puedes pedir ayuda - después de todo, ¡no tienes nada que perder! El pedido deberá ser hecho por el director de la organización o por un miembro de tu organización que es poderoso en la comunidad. Por ejemplo, si un representativo del estado está en tu Junta de Directores, no dudes en pedirle que haga el pedido.

Si, mientras tengas la lluvia de ideas, puedes pensar en muchos más miembros potenciales que son necesarios (y deberás - algunas personas siempre rechazarán tu invitación), puedes considerar preguntarle a personas en gradas. Quiere decir, pregúntales a las personas que deseas más primero y luego las otras. Deja que las personas sepan que estás interesado en sus ideas y esto no tiene que tomar mucho tiempo.

Pon una fecha para la primera reunión.

Deja que las personas sepan cuándo y dónde sucederá la reunión con una postal o una llamada telefónica. Si más de una o dos semanas pasan antes de que la reunión tome lugar, ¡puedes necesitar un recordatorio!

Considera las logísticas de la primera reunión.

Asegúrate que la habitación donde sucederá la reunión esté abierta (¡no te olvides de la llave!), sea accesible y tenga el equipo que necesitas, como un proyector. También, considera el tono de la reunión. Recuerda, estarás pidiendo a estas personas que vayan y consigan dinero para ti - ese es un pedido bien grande. ¿Cómo quieres manejar estas relaciones?

Ejemplo: El director de un proyecto de prevención de embarazo adolescente optó por tratar a miembros de su comité para sustento financiero más como amigos que como asociados empresariales. Las reuniones fueron hechas como almuerzos. Mientras los negocios eran discutidos y el material era presentado profesionalmente, ella hizo un esfuerzo para mantener los almuerzos casuales, amigables y disfrutables. ¿El resultado? El grupo trabajó bien y productivamente, abriendo puertas y obteniendo recursos que el proyecto nunca antes hubiera podido.

Adicionalmente, tal vez querrás tener los siguientes materiales listos para dar a los miembros de tu comité:

  •  Información organizacional general (ej: la historia e información de membresía del grupo).
  • Tus metas y éxitos.
  • Por qué el proyecto deberá ser mantenido.
  • Tu presupuesto operativo.
  • Una lista de las personas contacto para financiadores anteriores y actuales y donaciones, con sus respectivos números de teléfono y direcciones.
  • Otra información que creas relevante.
  • Cualquier material de marketing que hayas creado, como pósters o folletos. Esto es importante porque deja saber que los miembros del comité saben qué materiales tienen para trabajar en este momento.

Estos materiales ayudan a las personas en tu comité a saber de qué se trata tu proyecto, qué has hecho, por qué es importante y cuáles son tus necesidades. Pueden usar esta información al tratar de conseguir dinero y donaciones para tu organización.

Consejo: Considera el tener todos los materiales juntos en un fólder que los miembros de tu comité pueden llevar y referenciar cuando lo necesiten. Si tienes más de cinco páginas, considera codificar las hojas con colores para fácil acceso. Por ejemplo, información financiera puede ir en papel verde, información general de la organización en azul y marketing en amarillo.

 Ten la primera reunión.

Puedes tener los siguientes artículos en tu agenda:

  • Introducciones de los miembros del comité y personal del proyecto
  • Una descripción del proyecto
  • Una descripción de las necesidades del proyecto
  • Una explicación de lo que quieres que hagan los miembros. Esto puede significar:
    • Solicitar que todos piensen sobre los tipos de recursos disponibles en la comunidad y cómo pueden ser usados.
    • Solicitar que todos piensen sobre diferentes maneras de obtener dinero y donaciones de diferentes partes de la comunidad.
    • Poner todas las ideas en un plan y decidir quién hará qué y para cuándo. Miembros del comité y personal pueden, Desarrollar un Plan Estratégico útil en este punto.
  • Una discusión de qué tan frecuentemente y cuándo se reunirá el comité. El comité deberá reunirse regularmente, pero no tan seguido que el tiempo comprometido se vuelva demasiado. Muchos de estos grupos se reúnen cada dos meses.
  • Una discusión de entrenamiento para aquellos que estarán pidiendo recursos, si tal entrenamiento ha sido planeado. Aunque los miembros del comité generalmente son escogidos por su experiencia en tales asuntos, éste generalmente no es el caso para miembros del personal que pueden ser activos al obtener recursos. Si le darás entrenamiento específico a tu personal sobre cómo acercarse a donadores, deja que los miembros del comité sepan sobre esto. Esto puede servir no sólo para reforzar los métodos que fomentas que usen, pero también dejar la comunicación entre el grupo clara.
  • Asignar tareas. ¡Dale a cada persona algo para hacer para la próxima reunión! Es muy importante el mantener el momento en este punto y de asegurarte que los miembros no vayan a casa y se olviden de lo que fue discutido. La mejor manera de hacer esto es el darles algo tangible para hacer para mantenerlos enfocados.

Por ejemplo, puedes pedirle a cada uno de ellos que llamen o hablen con tres donadores potenciales para la siguiente reunión.

¡Felicítate a ti mismo después de pasar la primera reunión!

 Ya haz logrado una gran cantidad de buen trabajo. Ahora, es tiempo de continuar. Comienza a llevar a cabo las acciones que el comité ha planeado.

Continúa manteniendo reuniones regulares.

 En cada reunión:

  • Discute los éxitos de cada miembro y los retos para conseguir dinero o bienes para el proyecto o la organización.
  • Distribuye una lista de todas las contribuciones que obtienes, incluyendo bienes como equipos o suministros.
  • Continúa discutiendo otras cosas que el proyecto necesita y maneras de obtenerlas.

Manteniendo un comité para sustento financiero

Manteniendo la energía después de que las cosas se comienzan a mover puede ser difícil. Estos  consejos pueden ayudar.

  • Ten reuniones en intervalos regulares, como cada dos meses. Esto ayuda a mantener a todos en línea y actualizados sobre el proyecto. También, haz recordar a tus miembros sobre reuniones cercanas. El coordinador de una coalición que conocemos manda la fecha de la siguiente reunión cinco minutos después de la última reunión. Luego ella manda una postal como recordatorio una semana antes de la reunión. Luego, sigue el recordatorio con una llamada de su asistente administrativa un día antes. Aunque no le gusta tener que constantemente hacer recordar a sus miembros, ha encontrado que eso es lo que funciona mejor para su organización.
  • Pídeles a tus miembros que hablen durante las reuniones del comité acerca de lo que han hecho para el proyecto. Esto ayuda a asegurar que harán algo antes de la siguiente reunión de modo que tendrán algo de que hablar. Quizás querrás entregar una formar de pedidos a donadores como la que se encuentra en las Herramientas, de modo que los miembros tengan toda la información importante enfrente de ellos durante las reuniones.
  • Agradece a tus miembros cuando ayuden a encontrar dinero o bienes para el proyecto, y agradéceles por su esfuerzo cuando las cosas no vayan bien. Es parte de la naturaleza humana el querer sentirse valorado - siempre deja que tus voluntarios sepan cuánto aprecias lo que están haciendo. Recuerda, también, el agradecer a personas públicamente, no solo en privado.
  • Finalmente, manda una nota de agradecimiento a las personas que dan dinero o bienes al proyecto. Esto ayudará a fomentarlas a dar aún más y hacer tu comité financiero aún más eficiente.

Para resumir

Muchos de nosotros somos indecisos acerca de formar algún otro comité y pedir a los miembros de la comunidad u organización más de su tiempo. Es particularmente difícil para muchos de nosotros el pedir dinero o ayudar a conseguirlo. Siempre recuerda, sin embargo, que no estás pidiéndolo para ti, estás pidiéndolo para una causa en la que crees. Al formar un comité para sustento financiero, desarrollas a un grupo de profesionales que creen en tu grupo y que pueden ahorrarte mucho dinero y esfuerzo al manejar los retos monetarios. Y al trabajar cuidadosamente con estos expertos, tu organización puede seguir trabajando por un largo tiempo.

Recurso impreso

Kotler, P., & Andreasen, A. (1987).  Strategic marketing for nonprofit organizations.  Englewood Cliffs, NJ:  Prentice-Hall.