Éste puede ser un buen momento de empezar un boletín porque:
___Se necesita hacer llegar mucha información a mucha gente de forma regular.
___Se quiere educar o informar a la comunidad sobre temas importantes.
___Se quiere atraer a miembros nuevos.
___Se quiere construir un sentido de propósito en común, o motivación -- o ambos—entre los miembros.
___Se quiere obtener retroalimentación por parte de los miembros.
___Se quiere incrementar el reconocimiento de la organización o la fe en su causa.
___Se quiere que el público lo vea como un grupo creíble y significante.
Se ha hecho a sí mismo las siguientes preguntas:
___¿Cuál es el propósito primario del boletín?
___¿Cuáles son los otros propósitos?
___¿Quién es la audiencia?
___¿Con cuánta frecuencia quiere que aparezca el boletín?
___¿Cuántas copias quiere producir para cada tema?
___¿Cuánto costará?
___¿Cuánto puede gastar?
___¿Quién diseñará y editará el boletín?
___¿Quién escribirá los artículos?
___¿Cómo se le distribuirá el boletín a la audiencia?
___¿Cómo se sabrá si se ha tenido éxito?
Antes de empezar a trabajar en el boletín:
___Decida si publicará el boletín por cuenta propia o si se usará ayuda profesional.
Si usted mismo quiere producir el boletín, asegúrese de tener las herramientas:
___Una máquina de escribir y acceso a una copiadora.
Si está usando una computadora:
___El software debe incluir una aplicación para procesar palabras, diseñar la página y los gráficos.
___Una impresora de alta calidad;
Si quiere que el boletín se lo haga un profesional:
___Asegúrese de que la empresa copiadora, el impresor profesional o el artista gráfico estén involucrados antes de seguir más allá de la etapa de planificación. No tema hablar con profesionales, podrían querer contribuir con sus servicios u ofrecerlos a una tarifa reducida.
___Podría usar un centro de copiado si corta y pega material escrito a máquina.
___Computers that make layout and printing easier can be found there, too.
___Ahí puede encontrar también computadoras que hagan que el formato y la impresión sean más fáciles.
___Los artistas gráficos pueden hacer que el formato y la impresión luzcan más atractivos e interesantes, y puedan trasmitir la información mejor.
___Puede llevar copias armadas (todo terminado) a un profesional para la impresión final.
___Confirme cada aspecto del proceso de impresión en este momento, incluyendo el costo, qué colores se usarán, el tipo de papel, etc.
Pasos para todos los boletines
___Decidir qué aparecerá en la publicación y cuánto se incluirá de cada uno -- por ejemplo, artículos, notas de noticias y artículos de opinión.
___Diseñar el formato del boletín.
___Redactar los artículos para el boletín – o mandarlos a escribir.
___Editar los artículos—por el contenido, por el estilo y por el espacio.
___Edit them again. Ask someone else to help you with proofreading.
___Editarlos nuevamente. Pedirle a alguien que lo ayude con la corrección.
___Si le imprimen el boletín profesionalmente, llevar la copia final al impresor.
___Revisar la copia final por última vez para ver si hay algún error de impresión o de edición.
___Enviar el boletín por correo o distribuirlo de otra manera.
___Recibir cuanta retroalimentación sea posible acerca de la publicación.
Si se quiere que otros contribuyan con el boletín, pruebe lo siguiente:
___Encuentre otros miembros para que lo ayuden a planificar el boletín.
___Solicite artículos, opiniones y columnas por parte de los miembros; un columnista invitado ocasional puede agregar interés especial.
___Haga circular una hoja con anuncios escritos e ideas para artículos durante las reuniones del grupo.
___Reemplace en el boletín las actas por resúmenes de grupos de trabajo.
___Reimprima la cobertura de noticias acerca de la coalición.
___Saque ideas de otros materiales que la gente le envía.
Palabras y gráficos
___Se entiende que el encabezado es el título en la carátula de cualquier boletín
___Haga el nombre de su boletín corto y pegadizo.
___Considere usar el logotipo o símbolo de la organización como parte del título.
___Considere a un profesional para diseñar esta parte del boletín, aunque el resto se haga en el grupo.
___Se entiende que la fuente es el estilo del tipo que se usa.
___Para el texto de sus artículos, se debe usar fuentes sérif en vez de fuentes sans sérif
___Para los titulares, se usan fuentes sans sérif.
___Se usan las fuentes coherentemente y absteniéndose de usar muchas diferentes en una sola página.
___Se usa poca cursiva o bastardilla – las palabras en cursiva son difíciles de leer.
___Cuando tenga dos o más columnas, justificarlas hace el texto más legible.
___Se entiende que el titular es el título corto que presenta o resume las ideas principales de un artículo.
___Para una lectura más fácil, imprima los titulares en el mismo color que el artículo.
___Colóquelos como oraciones sin puntos (es decir, ponga mayúscula solamente en la primera letra de cada oración).
___Se entiende que los artículos son las historias y el texto que explican los diferentes eventos, temas y planes importantes para el grupo.
___A menos que sea un boletín técnico, los artículos deben estar escritos al nivel de lectura de un octavo grado aproximadamente.
___Típicamente el tamaño de la fuente es de 10 a 12 puntos.
___Elija un tema interesante para usted y que los otros puedan disfrutar.
___Se ha preguntado a sí mismo,"¿Quién es mi audiencia?
___Se ha preguntado, "¿Qué ideas principales quiero que ellos entiendan?"
___Organice sus ideas antes de comenzar; considere hacer un esquema.
___Evite palabras complicadas y oraciones largas.
___Use ejemplos para respaldar sus ideas.
___Siempre corrija su artículo por si tiene errores ortográficos, gramaticales o de comprensión general.
___Siempre que sea posible, haga que otra persona revise el borrador antes de entregar la versión final.
Los detalles básicos del formato
___Use dos o tres columnas en una página de 8 ½” x 11” para una lectura más fácil.
___Limite cada página a no más de tres a cuatro artículos.
___Haga uso efectivo del espacio en blanco.
___Examine la página a cierta distancia para revisar el equilibrio.
___Use gráficos, imágenes o fotografías para acortar el texto y darle al boletín una apariencia más pulida.
___Considere mantener el boletín en seis páginas o por debajo de esa extensión (cuatro es lo ideal).
___Considere usar un formato constante que hará que el boletín le sea más familiar a los lectores.
Producción
___Involucre al impresor desde el primer momento.
___Hable con el impresor sobre cada detalle de sus metas, sus sueños, su presupuesto y los plazos o fechas límite.
___Cuando elija el papel, cíñase a los colores neutros y no chillantes, tales como el blanco, el beige o gris claro
___Pida un segundo "color directo” para agregarle vida al boletín, sin aumentar demasiado el costo.
___Pida el tamaño de papel estándar que la imprenta típicamente usa para otros pedidos, es generalmente el más barato.
___Aprenda algo del vocabulario de impresión así no habrá confusión cuando hable con el impresor.
___Escuche cuidadosamente el consejo del impresor; pero recuerde que es su boletín, por eso depende de usted tomar las decisiones finales.
Consejos para reducir costos
___Considere vender “publicidad" para ayudar a cubrir el costo del boletín.
___Determine si la suya califica como una organización “sin fines de lucro” para abaratar las tarifas de envíos postales.
___Revise si hay tarifas reducidas por envíos masivos.
___Considere otros medios de distribuir el boletín además de usar el correo. ¡Sea creativo!
___Decida la frecuencia de publicación del boletín.
___Muévase cuidadosamente en cada paso del proceso de creación del boletín y asegúrese de corregir a medida que se vaya avanzando.
___Haga que otra persona le dé el vistazo final junto con usted.
___Pregúnteles al impresor u a otros editores del boletín cómo puede hacerse el boletín por menos dinero.