الفصل 11. توظيف المتطوّعين وتدريبهم | Community Tool Box

• ¿Qué es un programa de orientación?

• ¿Por qué disponer de programas de orientación?

• ¿Qué tipo de orientación proveer?

• ¿Cómo organizar programas de orientación?

• ¿Qué información cubrir durante una sesión de orientación?

Si su grupo es como muchos otros, dependerá de sus voluntarios para muchas cosas. Sus trabajos pueden consistir desde llevar los impuestos de la entidad hasta cuidar niños, desde pegar sellos postales hasta organizar ferias de empleo. Cualquiera que sea el trabajo que realicen, hay algo que casi siempre es cierto: Su organización necesita la ayuda de voluntarios para funcionar de manera efectiva.

En la Sección 2 de este capítulo hemos hablado de cómo reclutar nuevos voluntarios. Sin embargo, una vez éstos han entrado por la puerta de la organización, su trabajo no ha hecho más que sólo empezar. Es necesario recibir a los voluntarios como huéspedes y mostrarles la organización. Se les tendrá que explicar claramente lo que sucede (y lo que pudiera suceder), porque si el panorama se presenta oscuro e inhóspito el recién reclutado puede darse la vuelta y salir por la puerta directamente.

Para ayudar a recibir a los nuevos voluntarios en la organización, algunos grupos llevan a cabo programas de orientación para iniciar a los nuevos voluntarios en el camino que les llevará a ser veteranos experimentados.

¿Qué es un programa de orientación?

Primero pensemos por un momento en qué significa “orientación”. Aunque puede que no pensemos en ello de este modo, la orientación empieza realmente desde nuestro encuentro inicial con el nuevo voluntario.

Cuando se habla por teléfono con un posible voluntario, o en la cita con esa persona para una entrevista,  orientación ya ha empezado. Se está dando ya una impresión de lo que es la organización al recluta. De hecho, incluso más que eso, se está comunicando algo crucial acerca de:

• La manera en que opera la organización
• Las actitudes hacia el mundo exterior
• La seriedad de los propósitos
• El sentido del humor del reclutador
• Las expectativas generales sobre el contenido del trabajo, y
• Las expectativas generales sobre el modo en que éste debe realizarse

Mucha de la información que se comunica en esta orientación inicial no es verbal, y uno puede ni siquiera darse cuenta de ello. No obstante, esta orientación «informal» es importante porque en ella se basará la primera impresión que el recluta tenga del entrevistador y de la organización. Hay investigaciones científicas que indican que las primeras impresiones se forman muy rápidamente, y que una vez establecidas es difícil deshacerse de ellas.

Probablemente se deseará añadir a esta orientación implícita instrucciones más explícitas y formales para comunicar sistemáticamente cierta información general acerca de la organización y sus labores. Cuando hablamos de programa de orientación nos estamos refiriendo a esta instrucción formal, lo cual es en lo que se centra la presente sección.

En las siguientes páginas veremos por qué la organización debe llevar a cabo un programa de orientación, cómo diseñar y presentar orientaciones lo más adecuadas a las circunstancias, y finalmente, cómo evaluar lo que se ha hecho.

Antes de proseguir, es importante señalar  que un programa de orientación no es lo mismo que un programa de formación. Un programa de formación, cómo se tratará en la siguiente sección, entra en detalle en el modo de realizar un trabajo concreto, información que supera lo que se trata de transmitir en una sesión de orientación.

Por ejemplo, un programa en que los voluntarios contribuyen a la alfabetización de personas, podría disponer de un programa de formación de varias sesiones distintas. Estas sesiones podrían explicar cómo enseñar mejor a la gente a leer y ofrecer una visión general sobre fonética y aprendizaje de adultos.

Un programa de orientación, por otro lado, tendría lugar antes de esta formación. Informaría a los voluntarios recientes de cuánto tiempo hace que existe el programa, dónde se realizará la tutoría, a quién irá destinada, qué se espera de ellos, los beneficios que pueden esperar recibir, etcétera. No debe enseñarles cómo enseñar.

¿Por qué disponer de programas de orientación?

¿Cuáles son algunas de las ventajas de un programa de orientación estructurado? Puede haber unas cuantas. Algunas de ellas son:

• Impartir conocimiento. El programa de orientación ayudará a los nuevos voluntarios a aprender acerca de la organización, su misión y sus metas, y puede instruirles en políticas y procedimientos que ésta aplica.
• Aumentar la confianza. Un programa de orientación puede hacer que los futuros voluntarios se sientan más seguros y a gusto en su trabajo al ayudarlo a entender mejor lo que hace la entidad, y a ver el motivo de lo que hace.

Por ejemplo, María, una profesora de segundo grado, se inscribe para ayudar en la colecta de donaciones para un equipo de trabajo de una comunidad local de manera algo indecisa, ya que no está acostumbrada a pedir donaciones. En cambio, tras la sesión de orientación, comprende que las donaciones que consiga ayudarán a lograr que los niños de la localidad tengan ropa suficiente para estar calientes en los meses de invierno que se avecinan. Después de entender el fin y el papel que en él le corresponde, descarta algunos de sus reparos habituales y se convierte en una excelente promotora de la causa.

• Aumentar el entusiasmo. La orientación de voluntarios es un aspecto importante para mantener la motivación y el entusiasmo que en un principio movió a la gente a querer colaborar. Una buena sesión de orientación reafirma la decisión de la gente de trabajar para la organización. Les recuerda que lo que hacen vale la pena y les muestra que la organización es el lugar adecuado para ayudar.
• Evitar futuros problemas. Al explicar información importante desde el principio, se ahorra tiempo y energía que se malgastaría en preguntas, ideas equivocadas y malentendidos.

¿Qué tipo de orientación proveer?

Los programas de orientación, tal como se han definido antes, varían mucho en cuanto a duración, estructura, método de exposición y profundidad de detalle. Pueden ir desde una conversación casual de dos personas en el pasillo, a sesiones muy estructuradas en aulas con grupos grandes y varios días de duración. ¿Por tanto, qué elegir? Algunos elementos a considerar en la toma de decisiones con respecto a un programa de orientación:

• El número de personas que necesitan orientación en este momento.
• El número de personas disponibles para dar la orientación (y su tiempo disponible y experiencia).
• La complejidad del trabajo a realizar.
• La experiencia previa de los nuevos voluntarios en la realización del trabajo o de otro similar.
• La existencia (o carencia) de un programa de orientación previamente establecido por alguien.

Las organizaciones de mayor envergadura o las que tienen muchos voluntarios, por lo general tendrán un programa de orientación más formal. Puede tener lugar en una hora o dos y a menudo se trata de un requisito para ser voluntario. Puede darse durante la fase de reclutamiento del programa de voluntarios o en el primer día de trabajo del voluntario.

Los grupos más pequeños que emplean voluntarios para tareas de una sola ocasión, como ayudar en la cocina durante la comida anual para recaudar fondos, pueden orientar a los nuevos voluntarios de forma individual. En estos casos, el director de voluntarios u otro miembro de la organización puede simplemente mostrarle el entorno al nuevo voluntario, y (en el caso de las tareas más sencillas) enseñarle lo que tendrá que hacer.

Esta sección tratará principalmente de los programas de orientación más importantes y oficiales. De todas maneras, muchas de las ideas que siguen pueden adaptarse fácilmente a situaciones menores y menos formales.

¿Cómo organizar programas de orientación?

De nuevo, esto dependerá de las necesidades de la organización. Sin embargo, hay unas consideraciones a tener en cuenta para encontrar la solución adecuada a las necesidades del grupo.

*Decidir qué se quiere conseguir con el programa de orientación. Cuando los voluntarios se vayan, una vez la orientación haya terminado, ¿qué deberían saber?, ¿qué deberían estar preparados para hacer? A veces es útil poner estos fines por escrito. Así, se puede planificar cómo alcanzarlos.

*Decidir el grado de formalidad e importancia que tendrá la orientación. ¿Se reclutará a muchos voluntarios al mismo tiempo, o sólo a uno o dos cada vez? ¿Los nuevos voluntarios tendrán que acudir al programa de orientación en un momento determinado, o éste formará parte de su primer día? ¿Cuánto tiempo y recursos se desea dedicar al programa?

No hay respuestas preestablecidas a estas preguntas. Depende de la organización el responderlas de forma adecuada a las circunstancias.

*Decidir quién será responsable de la orientación de nuevos voluntarios. La responsabilidad de la orientación puede recaer en el coordinador de voluntarios (si lo hay), puede compartirse entre dos o más personas o distintas personas pueden hacerse cargo en momentos diferentes. Sin embargo, si se tiene en mente tener un programa de orientación más formal, o uno que posiblemente se repita, a menudo es conveniente tener una persona a cargo de la orientación. De esta manera se puede estar seguro de que el programa de orientación es consistente y que los nuevos voluntarios escuchan las mismas cosas. Además, está en la naturaleza humana el mejorar conforme hacemos las cosas con más frecuencia. La práctica puede no siempre conducir a la perfección, ¡pero seguro que ayuda!

*Divulgar el mensaje. Un plan brillante y bien ejecutado no será muy útil si no se tiene una audiencia. Los carteles pueden ayudar, y las postales enviadas como recordatorio de las sesiones de orientación pueden ser muy útiles para gente ocupada que puede haber olvidado tomar nota de la fecha en su agenda.

*Preparar la logística de la situación, especialmente cuando se vaya a realizar una sesión de orientación más formal. ¿Estará libre la sala de reuniones cuando se necesite? ¿Se tienen copias suficientes del manual de voluntarios para todos los que se supone que asistirán, además de unas cuantas más? ¿Hay sillas suficientes? ¿La sala de reunión es accesible para personas discapacitadas? La clave está en los detalles, ¡así que se debe  intentar no estar desprevenido!

*Asegurarse de haber tenido en cuenta la comodidad de todos cuantos lleguen. ¿Está la sala demasiado fría? ¿Demasiado caliente? ¿Quieren beber algo? ¿Saben dónde están los servicios/baños? Si la gente se encuentra incómoda físicamente, lo pasará mal durante la orientación y al participar en discusiones y actividades; y la incomodidad hace que la mayoría de la gente sea menos receptiva a ideas nuevas, tanto propias como ajenas.

Aunque no se pueda hacer gran cosa, probablemente se considerará que hay ciertas comodidades básicas de importancia para todos, y se podrían atender antes de la reunión. Algunas posibilidades son:

• Iluminación suave
• Asientos cómodos
• Acceso a los servicios
• Asegurarse de que la temperatura es agradable para todos
• Hacer descansos cuando la orientación sea demasiado larga
• Refrescos (lo mínimo indispensable, por lo menos que haya agua disponible)

Preparar un ambiente tranquilo para la gente. Con frecuencia, las sesiones de orientación congregan a personas que no se conocen entre sí, y pueden ser algo tímidas para participar en la discusión o para plantear preguntas, incluso preguntas importantes cuyas respuestas todos necesitan saber.

Se pueden utilizar recursos para romper el hielo y mitigar esta tensión, y la persona encargada del programa de orientación puede emplear uno si los participantes se encuentran incómodos. Vea las Herramientas en la siguiente sección de este capítulo, Crear programas de capacitación para voluntarios, para leer acerca de posibles elementos para romper el hielo durante  la sesión de orientación.

Cubrir la información que se ha considerado de importancia para la sesión de orientación. Se debe evaluar lo que se ha hecho. Estos dos pasos finales son lo suficientemente importantes como para merecer un tratamiento extenso. Veámoslos por separado.

¿Qué información cubrir durante una sesión de orientación?

Una diversidad de cosas pueden ser apropiadas para la orientación, dependiendo del tamaño, los fines y funciones de la organización. Algunos de los puntos más tratados habitualmente son:

• Una descripción de los programas de la organización, la comunidad a la que sirve y las relaciones de la organización en la comunidad.
• La estructura de la organización, con una presentación de los miembros clave del personal y una explicación de sus funciones.
• Lo que se espera de los voluntarios, con una visión general de los trabajos que realizarán.
• Una historia breve de la organización. Se debe ayudar a los voluntarios a entender la misión, las políticas y fines principales de la organización, así como el modo en que el voluntario puede contribuir.
• Una explicación de las políticas, reglas y procedimientos de la organización.
• Un recorrido por las instalaciones. Es necesario asegurarse de mostrar las oficinas de los voluntarios, teléfonos, servicios, aparcamientos, etcétera.
• El calendario de las sesiones de formación, si lo hay.
• El sistema de evaluación de voluntarios y de supervisión de funciones.
• Beneficios para el voluntario. Pueden ser tangibles, como la inscripción gratuita a un gimnasio cercano o café y bocadillos para desayunar. No obstante, el trabajo tiene también otros beneficios más etéreos, como el desarrollo personal o la oportunidad de adquirir nuevas habilidades. Por ejemplo, un grupo que ayuda a construir viviendas para personas de bajos ingresos puede enseñar a los voluntarios los principios de la construcción, una habilidad que podrán utilizar a lo largo de sus vidas. Una relación de asesoría puede aportar al mentor la satisfacción de haber ayudado a un joven a que le vaya bien en la escuela, o de haber abierto los ojos de su protegido frente a nuevas posibilidades de vida.
• Procedimientos de emergencia, como a dónde dirigirse en caso de una tormenta, dónde encontrar el botiquín de primeros auxilios; toda la información relacionada con este asunto ha de explicarse siempre.

Una sesión de orientación debe ser una ocasión en la que los nuevos voluntarios se sientan bien recibidos y parte del grupo. Cualquier orientación, formal o de otro tipo, debe terminar con una expresión sincera de aprecio y acogida.

Materiales escritos para nuevos voluntarios

A menudo es útil disponer de algunos materiales de orientación por escrito. Puede ser desde una hoja de sugerencias hasta un manual completo de orientación. Cuanto más complejo sea el trabajo y la orientación, mayor complejidad ha de tener el material (supone una variante, en organizaciones grandes, tener uno o más vídeos didácticos que describan la organización y su funcionamiento).

Algunas organizaciones tienen manuales de orientación (a veces llamados manuales de personal o manuales de política de personal) que se entregan a los nuevos reclutas, o al menos se les ofrece su disponibilidad. Si la organización es grande o formal, como puede ser una agencia, escuela o iglesia establecida, se puede considerar la creación de algo similar. Esto puede darse a lo largo del tiempo, con nuevas políticas u otra información que se añada gradualmente, posiblemente en una carpeta de archivo de hojas sueltas. Estas carpetas de hojas sueltas son particularmente útiles porque se puede insertar la información nueva en su lugar pertinente y se puede quitar la información inservible

Aviso: Los materiales de orientación escritos deben complementar, no sustituir a la orientación en presencia. La orientación más personalizada puede tratar temas que los materiales escritos no abarcan. También se puede comunicar cuáles de los puntos del material escrito están como referencia y cuáles se han de seguir escrupulosamente. Lo más importante, por supuesto, es que hablar con alguien puede resolver cuestiones y disipar cualquier temor que el voluntario pueda tener.

Información que se podría cubrir en un manual de voluntario:

• Copias de publicaciones como folletos, artículos, etcétera, que ha escrito o producido la organización.
• Directorio de personal y voluntarios.
• Una lista de la junta directiva.
• Mantenimiento de registro de formularios y papeleo.
• Política de reembolso.
• Procedimiento de terminación.
• Etiqueta de vestimenta
• Cambios de programación.
• Seguro (si es necesario).
• Procedimiento de reclamaciones.
• Definiciones de términos técnicos y jerga utilizada por la organización.
• Información sobre derechos de los clientes, confidencialidad, restricciones legales.
• Posibilidades de ascenso de voluntarios.
• Uso de instalaciones, equipo y servicios de la entidad.
• Una copia escrita de información que se ha tratado durante la orientación.

Un ejemplo de una tabla de contenidos de un manual del voluntario se halla en la sección de Ejemplos.

Evaluar la orientación

Al final de la sesión de orientación, se querrá saber cómo ha resultado y si los nuevos voluntarios han aprendido lo esperado. Se debe dar crédito  por emplear tiempo en una orientación de nuevos miembros, pero  es necesario recordar que impartir una orientación no significa necesariamente que ellos la consideren de valor.

El componente de la evaluación debería incorporarse normalmente a cualquier orientación que se proporcione. Puede ser algo tan simple como pedirles a los nuevos miembros que puntúen la claridad y el valor (u otros aspectos) de la orientación, ya sea al final de la orientación o en otro momento en el futuro. La evaluación puede también implicar observaciones de sesiones de orientación dadas por cierto personal, o el medir algún aspecto de la ejecución de un trabajo relacionado directamente con la orientación. Para un ejemplo de formulario de evaluación, vea las Herramientas al final de esta sección. El siguiente y último paso, una vez los datos de evaluación se han recogido, es utilizarlo en la práctica. Se debe utilizar lo que se ha aprendido de la respuesta a la orientación para fortalecer el programa, y hacer de él el mejor posible.

¿La orientación es continua?

La organización experimentará el proceso natural de innovación con el tiempo, lo que significa que será necesario hacer a los voluntarios sabedores de los cambios en la organización. Esto es tanto más cierto cuanto mayor y más jerarquizada sea la organización.

En otras palabras, la orientación es un proceso continuo. No termina con una sesión de orientación, sino que en realidad continúa mientras un miembro forme parte del grupo. ¿Cuál es el mejor modo en que puede darse esta orientación continua? Como anteriormente, dependerá de la naturaleza del grupo concreto, y en especial de su tamaño. Aquí se le presentan algunas opciones:

Desarrollar un manual de orientación (vea arriba), y que alguien se encargue de mantenerlo al día.

Mantener reuniones del «personal general» de manera periódica para todos los miembros de la organización independientemente de cuál sea su función. Utilizar estas reuniones para presentar nuevas políticas, procedimientos, desarrollos y para responder preguntas. También es una situación para obtener opiniones útiles de los voluntarios.

Distribuir un boletín de la organización, algo que puede conseguir algunos de estos propósitos por medio impreso. Se debe recordar que ninguno de estos métodos puede en algún modo sustituir la simple comunicación cotidiana con los voluntarios.  Sin embargo, estas estructuras más formales pueden utilizarse para complementar esa comunicación, y proporcionar una seguridad añadida de que todos los voluntarios están  “en sintonía”.

En resumen

Las organizaciones comunitarias dependen a menudo de un constante flujo de nuevos voluntarios para sobrevivir y desarrollarse mientras intentan obtener sus fines. Sin embargo, para ello es importante que los nuevos voluntarios comprendan que realmente se los recibe con los brazos abiertos. Mediante la implementación tenaz de programas de orientación, se está institucionalizando de manera efectiva esta acogida y asegurándose de que todo aquel que quiere ayudar sepa lo que está haciendo y por qué lo hace. En definitiva, se les está mostrando a los voluntarios la importancia que tiene su ayuda para la organización. Asegurarse de que entienden el impacto positivo que aportan a la organización es una de las mejores maneras de lograr que los voluntarios que se orienta hoy continúen siendo voluntarios aplicados en los meses y años venideros.

Ejemplo 1: Muestra de tabla de contenidos de un manual de formación de voluntarios

Paz(o) a paz(o)

Reduciendo la violencia juvenil, poco a poco

Manual de información del voluntario

Carta del presidente…..	1
Declaración de visión y objetivos de Paz(o) a paz(o)……	3
Programas actuales y actividades…	4
Logros del pasado……	8
Mantenimiento de registro de formularios (ejemplos)…..	12
Directorio de programas asociados…	15
Directorio de personal y voluntarios….	18
Junta directiva……	22
Procedimiento de reclamaciones……	25
Procedimiento de terminación…	26
Definiciones…..	28
Información de la sesión de orientación….	30

 

Herramienta #1: Formulario de evaluación de la orientación

Este formulario se puede entregar a los nuevos voluntarios al final de la sesión de orientación para determinar cómo fue la sesión desde el punto de vista del voluntario.

Formulario de evaluación de la sesión de orientación de voluntarios

No es necesario que ponga su nombre en este formulario.

Fecha de la sesión de orientación:

Instructor / jefe de orientación:

Mencione tres cosas que ha aprendido acerca de la organización en esta sesión

1.

2.

3.

¿Qué es lo que más le ha gustado de la orientación de hoy?

¿Qué es lo que menos le ha gustado de la orientación de hoy?

¿Qué recomendaría para futuras sesiones de orientación?

¿Qué información adicional desearía hacernos saber?

Lista de puntos importantes

Aquí encontrará una lista que resume los puntos más importantes de la sección.

___Se sabe qué es un programa de orientación.

___Se sabe lo que se puede comunicar durante una sesión de orientación.

___Se sabe por qué debe disponer de programas de orientación.

___Se sabe qué tipo de orientación proporcionar.

___Se entiende la organización de programas de orientación.

___Se sabe qué información cubrir durante una sesión de orientación.

___Se sabe acerca del material escrito para los nuevos voluntario

___Se sabe cómo evaluar la orientación.

___Se comprende que la orientación es un proceso continuo.

Una presentación en PowerPoint que resume los puntos principales de la sección.

• ¿Por qué tener programas de formación para voluntarios en una organización?

• ¿Quién debe formar a los nuevos voluntarios?

• ¿Cómo crear programas de formación para voluntarios?

A muchos voluntarios se les asignan tareas complicadas que implican tener un gran entendimiento y conocimiento sobre ellas para poder llevarlas a cabo de manera adecuada. A veces la organización tendrá la suerte de encontrar a una persona completamente capacitada que esté dispuesta a ofrecer sus destrezas para satisfacer las necesidades de la institución: un contador que ofrece sus servicios para ayudar con la nómina de sueldos; un trabajador social que se ofrece a dialogar con personas que han perdido sus hogares en una terrible inundación.

Desafortunadamente no siempre es así, ni siquiera es lo común. Muchas veces habrá personas bien intencionadas que se ofrecerán a ayudar en la organización, pero que carecen de muchas de las habilidades necesarias. Alguien se ofrece como “hermano mayor” o mentor de un niño, pero no tiene experiencia con gente joven. Hay mujeres que, después de una marcha de protesta contra el abuso sexual, se inscriben a una organización que ayuda y apoya a víctimas de violación, pero no tienen idea de lo que este trabajo implica.  En estas situaciones, cuando se necesitan muchas personas con las mismas destrezas, el grupo puede necesitar tener algún tipo de programa formal de capacitación o formación. Es por ello que si bien el entusiasmo por la causa de la organización resulta fantástico, éste necesita ir acompañado de los objetivos de la organización y estar enfocado en concretarlos.

¿Significa esto que siempre se deberá proporcionar programas de formación cuando se trabaje con voluntarios? ¡Definitivamente no! Hay una gran parte del trabajo que se puede hacer bien y con una mínima o nula formación. Vender bebidas en un puesto concesionado, estar a cargo del cuidado de los niños en la asamblea anual y ayudar a limpiar el terreno de la iglesia luego de la venta benéfica anual son situaciones en las que los voluntarios pueden ayudar sin que esto requiera brindarles gran formación.

Por consiguiente, esta sección no está orientada a ese tipo de esfuerzo voluntario. Mientras que esos voluntarios probablemente necesiten algún tipo de orientación, como se debatió en la última sección, una formación formal no será necesaria para el logro de  los objetivos.

Esta sección está destinada a organizaciones en las que por lo menos algunos voluntarios realicen tareas que requieran una formación más completa. Constituyen ejemplo de este tipo de voluntarios los orientadores de compañeros o de situaciones de crisis, los voluntarios docentes y trabajadores de la salud. Si el grupo suyo tiene voluntarios de esta clase, continúe leyendo.

En esta sección trataremos las ventajas de una clase de capacitación formal, decidiremos quién debería proporcionar la formación y buscaremos diferentes alternativas para formar a los voluntarios. Además incluiremos una discusión acerca de los principios del aprendizaje en los adultos, para asegurar que las personas reciban lo que se esperaba de las clases de formación.

¿Por qué tener programas de formación para voluntarios en una organización?

A veces, la organización no tiene más opción: la formación para voluntarios es una necesidad absoluta. Por ejemplo, para desempeñarse como socorrista un voluntario deberá estar capacitado en RCP (resucitación cardiopulmonar).

A pesar de ello, para muchos grupos la decisión acerca de tener o no un programa de formación no está del todo clara. Algunas de las cuestiones a tener en cuenta cuando se toma la decisión de tener o no un programa de formación incluyen:

• La formación facilita que los voluntarios nuevos conozcan a las personas, el programa y el trabajo de manera rápida y eficiente.
• Formar a los voluntarios establece que hay un mínimo de competencia que se espera que todos los voluntarios alcancen.
• Muchos voluntarios consideran que la formación es uno de los beneficios de ser parte de una organización. La formación les enseña habilidades que pueden resultar de utilidad en cualquier otro ámbito e incluso puede ayudarles a conseguir un empleo remunerado económicamente.
• Formar reconoce públicamente un nivel de competencia necesario. Al formar a los voluntarios se transmite la idea de que la organización es profesional y tiene la capacidad de asumir un trabajo importante y hacerlo bien.
• Algunas organizaciones utilizan la formación como una técnica de “eliminación”, para asegurarse de que los voluntarios que se han inscrito estarán a la altura de los compromisos adoptados.

¿Quién debe formar a los nuevos voluntarios?

Una vez que la organización ha decidido que desea implementar un programa oficial de formación para voluntarios, deberá decidir quién deberá dirigirlo. Por supuesto, esto dependerá en gran medida de la situación: cuántos voluntarios necesitan la capacitación, cuánta formación requieren y qué recursos se está dispuesto a emplear en la formación, a modo de ejemplo. De esta manera, dependerá de la organización decidir qué se ajusta más a sus necesidades.

Algunas organizaciones cuentan entre sus empleados con un director de formación. Esto se justifica especialmente en aquellas organizaciones que llevan a cabo programas de formación todo el año para grupos medianos o grandes. Una organización puede también tener entre sus empleados a alguien que se ocupe, entre otras tareas, de coordinar la formación de los voluntarios nuevos.

Si la organización cuenta con un coordinador o director de voluntarios, esta persona casi siempre desempeñará alguna función en las clases de formación y puede hacerse cargo de la formación en organizaciones más pequeñas.

Otros voluntarios son casi siempre una parte integral de la formación, aunque rara vez dirijan los programas. En organizaciones más pequeñas, todo el proceso de formación puede ser llevado a cabo por unos días por un voluntario seguido de otro. En el caso de formaciones más formales y amplias los voluntarios pueden transmitirle a los alumnos una perspectiva importante sobre “cómo es realmente la tarea”.

Incorporar voluntarios a los programas de formación otorga beneficios tanto a los voluntarios formadores como a la organización y a los nuevos voluntarios. Como lo explica la directora de formación Lisa Rasor, "Alentamos a los voluntarios experimentados para que se conviertan en formadores porque es una manera en que pueden refrescar sus destrezas y sentirse más conectados con la agencia...tener más participación en lo que pasa".

Si ningún integrante del grupo se destaca en la tarea para la que se está formando a los voluntarios, incluso se puede recurrir a alguien de fuera para dirigir la formación. Se puede contratar a alguien para esto, ¿O acaso pudiera esta persona estar dispuesta a ofrecer sus servicios gratuitamente?

¿Cómo crear programas de formación para voluntarios?

Al igual que con cualquier otro plan que se desarrolle, existen determinados pasos a seguir en la creación de programas de formación.

Decidir qué se desea enseñarles a los voluntarios.

¿Por qué se está formando voluntarios? Cuando los voluntarios nuevos completen la formación ¿Qué deben saber? También importante ¿Qué desean saber? Tanto los formadores como los nuevos voluntarios tendrán expectativas en el programa de formación: es importante que el formador desarrolle un programa que se concentre en ambas.  Incluso puede resultar útil para quien lleva a cabo la formación tomar nota de estas expectativas. Si no está claro para el formador qué contenidos deben saber los voluntarios al completar la formación, existe la posibilidad de que estos últimos estén algo confundidos al finalizar la sesión de formación.

Normalmente, una sesión de formación intentará impartir cuatro conceptos a los nuevos voluntarios:

Qué hacer: ¿Qué se espera de ellos como voluntarios nuevos? ¿Cuáles serán sus responsabilidades?

Cómo hacerlo: Es fácil decirle a alguien qué hacer, pero si no se le explica cómo, esto se puede volver realmente muy caótico. Explicarles a los voluntarios cómo pueden llevar a cabo sus tareas de la mejor manera es el punto central de la formación y probablemente es lo que consumirá gran parte del tiempo.

Qué no hacer: ¿Existen determinadas cosas que no les están permitidas a los voluntarios? Por ejemplo, ¿No les está permitido hablar de los clientes por el bien de la confidencialidad? ¿Hay situaciones en las cuales deban automáticamente solicitar apoyo del personal? La formación debe dejar muy en claro cuáles son los límites de los voluntarios (y de la organización).

Qué hacer en una situación de emergencia: si los voluntarios tuvieron una orientación antes de comenzar la formación, ya habrán escuchado esta información pero vale la pena repasarla. Todos deberían saber la ubicación del botiquín de primeros auxilios, y posiblemente también algunas técnicas de primeros auxilios, así como qué hacer en caso de incendio o tormenta intensa.

Decidir cómo se les instruirá.

¿Qué tipo de programa de formación se desea brindar a los voluntarios nuevos? Las posibilidades más sencillas son apropiadas para las organizaciones más pequeñas, tareas más simples y grupos que carecen de recursos para llevar a cabo un programa de formación completo. Estas dos posibilidades son la implementación del “sistema de apoyo entre compañeros" y el aprendizaje mediante la observación. Bajo el “sistema de apoyo entre compañeros” el voluntario nuevo trabaja en principio con una persona experimentada que le brinda información y hace sugerencias. El sistema de observación es muy similar, sin embargo el voluntario nuevo adopta una posición más pasiva y en un principio sólo observa.

Para el caso de grupos con mayor cantidad de personas, un trabajo más arriesgado o grupos con recursos suficientes resulta más apropiado desarrollar un plan de formación más extenso. Este plan puede tener una duración de pocas horas, algunos meses o una duración intermedia. Se debe tomar como guía la cantidad de material que se cubrirá y los recursos disponibles.

Importante: Los pasos detallados a continuación corresponden específicamente a un plan de formación formal más amplio. Pueden adaptarse a las necesidades de programas de formación más reducidos.

Armar un presupuesto para el programa de formación.

Los programas de formación pueden llevarse a cabo sin hacer grandes inversiones pero es inusual que no tengan costos. Los gastos típicos incluyen el alquiler del equipo o el lugar, los honorarios de los formadores, las horas de trabajo del personal, la comida y la bebida y los materiales.

Determinar qué materiales se desearía utilizar y cuáles se ajustan al presupuesto.

Videos, libros de actividades, material documentado, páginas web y otros materiales pueden resultar de utilidad. Dependiendo del tipo de formación que se esté desarrollando, se podrá encontrar materiales útiles en centros de información nacionales, organizaciones similares y otras fuentes.

Correr la voz.

Se debe enviar una nota a los voluntarios nuevos recordándoles la hora y el lugar de las clases de formación. Además, se debe dejar en claro cuánto durará la clase de formación. Si se trata de una formación particularmente extensa, es buena idea solicitar una confirmación escrita u oral de que podrán asistir a todas (o la mayoría de) las sesiones de capacitación.

Asegurarse de que toda la logística está en funcionamiento antes de cada sesión de formación.

Es decir, que el lugar esté vacío y preparado, que haya sillas suficientes, que los instructores sepan a qué hora deben asistir y detalles similares.

Prestar atención a la comodidad física de los asistentes.

Esto es lo primero que se debe hacer cuando lleguen los voluntarios. ¿Hace demasiado frío en el lugar? ¿Es demasiado caluroso? ¿Desean algo de beber? ¿Saben dónde están los cuartos de baño? Si la gente está incómoda no lo pasará bien escuchando o participando en los debates y actividades.

Hacer que la gente se sienta a gusto.

Al comenzar la capacitación, la gente puede sentir timidez de participar en el debate o de hacer preguntas. Tenga en cuenta este nerviosismo y trate de encontrar la manera de reducirlo. Tanto un ambiente de aprendizaje cómodo como las actividades para romper el hielo pueden ayudar a que la gente se sienta a gusto (es casi imposible sentirse incómodo en un sofá suave, por ejemplo). Consulte las Herramientas al final de esta sección, en donde encontrará ejemplos de actividades para romper el hielo.

Cuando la gente se sienta medianamente cómoda, se puede comenzar con la capacitación.

Sin embargo, antes de crear el plan para la sesión, puede ser útil comprender cuál es la mejor forma de aprendizaje para los adultos. Si se comprenden determinados conceptos y técnicas, a veces llamados "principios del aprendizaje de los adultos", será más fácil desarrollar un programa de formación altamente efectivo.

Principios del aprendizaje de los adultos

Los adultos deben sentir la necesidad de aprender. Es importante que comprendan la importancia que tendrá lo que están aprendiendo en las tareas que desarrollarán. Por ejemplo, si se les están explicando dinámicas de grupo a personas que se desempeñarán como educadores de la salud en clínicas locales, se conseguirá una mejor audiencia si los alumnos saben que deberán dialogar con grupos y no sólo dar orientación personal. Si los alumnos están conscientes de eso, la información automáticamente se tornará útil y no será tan solo otra clase a la que deben asistir antes de obtener el "trabajo real".

Se debe permita que los adultos compartan sus experiencias anteriores y las relacionen con la situación actual. A todo el mundo le gusta sentir que puede aportar algo al debate: al relacionar experiencias pasadas con el tópico actual, los voluntarios no sólo sentirán que tienen algo para aportar sino que comprenderán mejor el tema que se está debatiendo. Ya no será algo académico para ellos, sino algo que han experimentado, algo que conocen.

La gente aprende mejor cuando las clases se centran en solucionar problemas. En vez de una exposición teórica, una forma de enseñanza mucho más efectiva es presentar una problemática y ayudar a los alumnos a resolverla. A la gente le gusta encontrar la solución y al presentarles un problema, se les está pidiendo que piensen y no que acepten lo que se les dice en forma pasiva. La solución de problemas se discutirá con mayor profundidad en el Capítulo 16: Facilitación de grupo y solución de problemas.

La capacitación debe ser interactiva. Se deberá exponer poca teoría cuando se trate de una formación para voluntarios adultos y complementar las sesiones con otros métodos tanto como sea posible. Algunos estudios indican que sólo retenemos un 20% de lo que escuchamos en una clase, por lo tanto,  se debe tener en cuenta tratar de incorporar debates, observaciones, dramatizaciones, demostraciones y escritura en el programa de formación.

Se debe mantener un equilibrio entre apoyar y desafiar al voluntario. Se trata de un equilibrio delicado que aparecerá en forma más natural una vez que se gane experiencia en el asunto. Es buena idea intentar transmitirle al voluntario (a través de palabras de aliento, políticas escritas y otros métodos) la idea de que él o ella siempre tendrán el apoyo necesario para hacer bien el trabajo. Al mismo tiempo, sin embargo, se le debe desafiar  a aceptar tareas más complejas a medida que su confianza y entendimiento crecen.

Se necesita instar a los voluntarios a usar su creatividad. Se deben fomentar las sugerencias, ideas y avances que los alumnos puedan tener, tanto para mejorar la capacitación como para mejorar el programa o la organización misma. Ya que es muy probable que la mayoría de los asistentes sean nuevos en la organización, seguramente tendrán una visión diferente de las cosas, en comparación con quienes ya han trabajado allí por un tiempo. Es necesario asegurarse de sacar ventaja de su entusiasmo y puntos de vista nuevos.

Es necesario recordar que no todas las personas son iguales. La gente aprende de diferentes maneras y puede responder mejor a diferentes enfoques. El formador debe estar atento a cómo responden los alumnos y tratar de modificar la formación en base a esto.

Ahora, ¡A crear ese plan de clase para la capacitación!

Una vez que ya se han comprendido los principios del aprendizaje en los adultos, es hora de planificar las clases. Los planes de clase serán útiles para mantenerse en el tema, controlando el tiempo y asegurándose de cubrir todo lo propuesto. Un plan de clase puede cubrir varias horas del tiempo de la sesión de formación: Si el programa de formación ha sido dividido en varias (o muchas) fracciones de tiempo diferentes, cada una de ellas debe tener una planificación individual. Una formación más corta sólo necesitará un plan. Si el programa de formación se llevará a cabo en una porción de tiempo más extensa (por ejemplo, durante un fin de semana), las diferentes ideas pueden estar separadas en distintos planes, tal como lo haría un maestro de escuela primaria para sus diferentes clases.

Los planes de clase individuales deben establecer:

• Los objetivos de aprendizaje (es decir, los resultados esperados de la clase). Por ejemplo, “Al concluir esta clase los alumnos se sentirán cómodos al sacar condones frente a un grupo pequeño de compañeros y conocerán diferentes términos que se utilizan en la jerga para nombrarlos”.
• El tiempo asignado para cada actividad. Aunque puede haber diferencias, generalmente son bastante cortas: menos de una hora. De este modo, los alumnos no tienen oportunidad de aburrirse y se mantienen atentos al cambiar constantemente de actividad.
• Una explicación detallada de cada actividad.
• Las formas en que se evaluará si los asistentes han comprendido. Por ejemplo, a través de un cuestionario al finalizar la clase, pidiéndoles que hagan algo relacionado con lo que han aprendido.
• Un lista de los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades (por ejemplo, marcadores, libros de actividades).

En la sección de Ejemplos se puede encontrar un  modelo de plan de clase y, en Herramientas, un formulario en blanco que se puede utilizar.

Evalúe a los alumnos.

La evaluación es un último paso muy importante en el programa de capacitación. A través de una evaluación simple se podrá saber qué han aprendido y comprendido los alumnos del programa de formación. Algunos tipos de evaluación son:

• Evaluación práctica. Darles la oportunidad de demostrar lo que han aprendido bajo una cuidadosa supervisión.
• Evaluación en grupos pequeños. Los alumnos dialogan en grupo acerca de lo que han obtenido del programa de formación.
• Comparación de resultados de un examen anterior y un examen posterior a la formación. Los alumnos reciben el mismo examen cuando comienzan y cuando completan la formación. Esto es de una gran ayuda cuando se desea que los asistentes incorporen una gran cantidad de hechos en una clase de formación, y puede ser de utilidad cuando no se está seguro de los conocimientos previos que tienen los alumnos. Por ejemplo, un grupo cuyo objetivo es capacitarse para instruir sobre el SIDA puede llegar a la clase de formación con muy diferentes niveles de conocimiento sobre el VIH. Un examen previo/posterior le permite al formador conocer cuánto ya saben los alumnos (y modificar el programa de formación en base a ello) y cuánto aprenden en las clases.

Se debe tener en cuenta que la evaluación es una calle de doble sentido. Los alumnos deben tener también la oportunidad de dar su retroalimentación/comentarios acerca de las sesiones. Al finalizar cada programa de formación (o, si es posible, al final de cada clase) se debe darles a los alumnos la oportunidad de hacer una evaluación específica y anónima. De esta forma, se deben incorporar esos comentarios en las próximas clases de formación para asegurarse de que la organización mejore constantemente, de que sus voluntarios estén tan preparados como sea posible y de que estarán a gusto y serán productivos dentro de ella. En la sección de Herramientas, al final de esta sección, se puede hallar un formulario en blanco que los asistentes al curso de formación pueden utilizar para hacer sus comentarios.

Festeje al completar el programa de formación, pero recuerde que éste debe ser continuo.

En especial si la capacitación ha sido extensa o muy difícil, se debería festejar la finalización exitosa del programa. Algunos grupos incluso otorgan premios tales como certificados de aprovechamiento o vales de regalo en reconocimiento de la ocasión.

Sin embargo, una vez que ya se han otorgado los certificados y todo ha terminado, la formación no concluye allí. La formación continúa, en general, mientras los voluntarios trabajen en la organización. Las clases, conferencias o retiros anuales pueden servir para refrescar y mejorar los conocimientos de los voluntarios. A veces, estos programas de formación son obligatorios para renovar una certificación (tal es el caso de la certificación en primeros auxilios). Además puede ser que se ofrezcan esporádicamente, a medida que se conocen nueva información o nuevas técnicas.

Cabe destacar que los voluntarios, al igual que el personal con sueldo, pueden beneficiarse con otra capacitación a medida que continúan trabajando. Asimismo, al brindar más programas de formación, se les demuestra a los voluntarios lo valiosos que son en la organización. Los programas de capacitación ofrecen la oportunidad de crecer y cambiar dentro de la organización; los voluntarios no necesitan dejar el grupo para encontrar nuevos desafíos.

Para resumir

Enseñarle a los voluntarios las destrezas requeridas para funcionar efectivamente dentro de una organización puede ser una ardua tarea. Al crear un plan para la capacitación, sin embargo, se pueden minimizar posibles problemas, a la vez que se asegura que los voluntarios tengan la experiencia de aprendizaje más completa y efectiva posible. Además, a largo plazo, el trabajo puesto en las sesiones de capacitación rendirá frutos en forma de voluntarios capacitados que realmente logran sus objetivos y hacen realidad las expectativas de  la organización o iniciativa.

Ejemplo Nº 1: Programa de orientación

Lisa Rasor es la ex -coordinadora de formación para voluntarios en  el Centro de Consejería Sede Principal en Lawrence, Kansas. Sede Principal es un centro de atención telefónica y en persona sin fines de lucro, que brinda orientación en situaciones de crisis e información comunitaria las 24 horas. Todos los orientadores en este centro son voluntarios; el centro realiza tres programas de capacitación de 100 horas, por año.

Mi nombre es Lisa Rasor. Soy la antigua directora de formación en el Centro de Consejería Sede Principal. He trabajado como directora de formación durante dos años y antes de ello como voluntaria. He sido voluntaria orientadora y formadora desde 1988. Esto significa que he estado involucrada en el programa de capacitación de Sede Principal durante los últimos veinte años.

Todos nuestros voluntarios pasan primero por un proceso de selección que consiste en asistir a una reunión informativa en la que conocen más sobre la agencia y los tipos de servicios que provee. Si entonces siguen interesados en ser voluntarios, se inscriben para una entrevista. Se trata de una entrevista similar a una entrevista laboral pero más informal. Los posibles voluntarios llenarán una solicitud bastante diferente a cualquier otra. Los posibles voluntarios [escriben] acerca de sus experiencias y valores, lo cual constituye una forma de conocerlos mejor y saber qué clase de experiencias han tenido.

Los entrevistadores, que generalmente son voluntarios experimentados, revisan las solicitudes. Se lleva a cabo una entrevista de 30-60 minutos con el posible voluntario y luego todos los entrevistadores se reúnen y seleccionan a los solicitantes que integrarán el próximo grupo de formación. Normalmente no necesitamos rechazar a muchos. Muchas veces, después de la reunión informativa y de revisar las solicitudes, los posibles voluntarios dicen “Esto me tomará demasiado tiempo” o “Esto no es para mí”, y ellos mismos se excluyen. Lo que estamos buscando es a alguien que esté interesado en aprender y que esté dispuesto a adquirir habilidades básicas de comunicación y orientación.

[Estamos buscando voluntarios] que tengan estabilidad en sus vidas. Si están abrumados con la escuela, el trabajo u obligaciones familiares o si recién se han mudado y todavía se están acomodando, o si han estado sumamente deprimidos o han intentado suicidarse recientemente, tal vez no sea el momento apropiado para ser voluntarios [en Sede Principal]. No significa que [nunca podrán ser voluntarios], pero en este momento la situación es abrumadora o muy reciente para involucrarse realmente en un programa de formación intensivo. No queremos que la formación se torne agobiante para nadie.

Luego de seleccionar al grupo, todos sus miembros son invitados a volverse voluntarios. Comenzamos con un grupo de entre quince y veinticinco personas. Hay quince clases de formación de cinco horas de duración, y cada clase se basa en la anterior. Además, se lee un manual y hay turnos de observación semanales de 3 horas y media.

Esta primera clase está dedicada principalmente a conocernos mutuamente, en brindar una explicación más detallada del programa de formación y de lo que los voluntarios deberán hacer. [Trabajamos para] lograr un ambiente cómodo y formar un grupo a partir de quince desconocidos. Lo hacemos con varios ejercicios para formar grupos. Luego todos firman un acuerdo de confidencialidad respecto de la información obtenida durante la formación y en el centro.

Creo que es importante que en cada una de las clases de formación no se pierda el tiempo. No queremos que haya gente en las clases que piense que está desaprovechando su tiempo. Planifico cada clase con suma precisión. Comenzamos a las 4.00 con el “el chequeo rutinario” tal como lo hacemos cada semana. Básicamente, se trata de saber cómo les va, cómo se sienten y que ha estado ocurriendo en sus vidas. Hacemos esto de 4.00 a 4.30. De 4.30 a 5.00 hablamos de lo que ha ocurrido en sus turnos de observación la semana anterior. Luego, hay un intervalo de diez minutos para registrarse para el próximo turno de observación, de 5.00 a 5.10 y continuamos de esta manera.  Realmente está todo planificado. Es una experiencia de aprendizaje intensivo y hacemos que la gente esté absorta en cada clase.

Cada clase está diseñada para cumplir determinados objetivos y, en su mayor parte, creo que lo logramos.  El objetivo general [es] que los alumnos se sientan cómodos y sean competentes con las habilidades y la información para cubrir turnos de orientación en Sede Principal. Estamos buscando cierta competencia en las habilidades y trabajaremos extra con quien sea necesario para alcanzar ese nivel.  Queremos que las personas que utilizan nuestros servicios [encuentren que] quien sea que conteste el teléfono será competente, humanitario y colaborador.

Diría que [la mejor parte de la formación] es ver los cambios que se producen en la gente cuando participa en el programa. No me refiero a cambios radicales en la personalidad, sino a la apertura de sus mundos y de ver las conexiones que hacen entre sí. He visto como nacen en el programa de formación amistades de por vida. Lo único que tenemos en común desde un comienzo es que todos nos estamos capacitando porque queremos ayudar de alguna forma. Comenzando por ese propósito común, estamos creando una comunidad entre esas personas.

Ejemplo Nº 2: Modelo de plan de clase

Clase 3: Estar familiarizado con condones

Objetivos de aprendizaje

Al finalizar la clase los alumnos:

• Sabrán cómo utilizar un condón correctamente.
• Se sentirán cómodos en utilizar y debatir sobre condones.

Demostración

El formador mostrará la manera correcta de utilizar un condón. Él o ella deberá alentar a la audiencia a que haga preguntas.

10-15 minutos

Condones; pene falso o banana

Carrera de condones

Se dividirá a los alumnos en dos equipos. Los miembros de cada equipo formarán parejas; una persona del equipo deberá poner un condón en el pene falso y quitarlo correctamente mientras que la otra explica lo que la primera está haciendo. Si la pareja se equivoca, deberá repetirlo. El equipo que termine primero será el ganador. Este ejercicio sirve también como evaluación para determinar si han aprendido o no los puntos importantes acerca del uso de condones.

20-25 minutos, dependiendo del número de participantes.

Cantidad de condones necesaria para cada pareja, mas algunos condones extras.

2 penes falsos/bananas; posiblemente un premio para el equipo ganador (condones, etc.).

Debate

El formador debe facilitar un debate acerca de lo que acaba de ocurrir. Se debe debatir acerca de los sentimientos de los participantes (por ejemplo, vergüenza, nerviosismo) durante la demostración con los condones, y el formador debe destacar el hecho de que el condón es simplemente un método de medicina preventiva y no se debe sentir mayor vergüenza al comprar o debatir sobre condones que cuando se trata de cualquier otro tipo de medicina.

30-45 minutos

Se deben ubicar las sillas en círculo, de manera que todos los participantes puedan verse unos a otros.

Tarea

El formador debe pedir que, antes de la próxima clase, todos los alumnos muestren el uso de un condón a un amigo o familiar para sentirse más cómodos.

10 minutos

Condones para todos los alumnos

 
Herramienta #1: Actividades para “romper el hielo”

Esta actividad fue sugerida por Lisa Rasor, ex -directora de formación para voluntarios del Centro de Consejería Sede Principal en Lawrence, Kansas.

Ejercicio de elección forzada

En este ejercicio, el facilitador pone carteles en tres partes diferentes del salón. El facilitador preguntará si los alumnos se consideran personas oyentes, oradoras o emprendedoras. Esas son las únicas tres posibilidades, o sea que es una decisión forzada: se debe escoger entre una de esas opciones. A veces los alumnos pueden decir: “Bueno, podría ser cualquiera de ellas”.  Aun así deberán elegir sólo una de las posibilidades.

Los grupos que se formen en las diferentes áreas hablarán sobre por qué eligieron esa área y no las demás. Los participantes pueden sorprenderse al encontrar que tienen mucho en común con los demás alumnos.

Otras preguntas de elección forzada son:

    ¿Usted se considera compasivo, justo o filosófico?
    ¿Es usted realista, optimista o soñador?
    ¿Es usted puntual, serio o espontáneo?
    ¿Usted se considera intrépido, creativo o idealista?

Herramienta #2: Formulario para planificación de clase

Este formulario puede ser fotocopiado y llenado con el propio plan de clase. Se puede encontrar una versión completa en Ejemplos.

Clase: _________________________

Fecha:_________________________

Al finalizar la clase los alumnos:

Información y actividades:

• Actividad
• Explicación
• Duración
• Materiales necesarios

Herramienta #3: Formulario de evaluación para el alumno

                                                            Formulario de evaluación para el alumno

                                    Para mantener el anonimato, pedimos que NO escriba su nombre en este formulario.

Nombre del programa de capacitación:

Instructor/facilitador de la clase:

Fecha:

En una escala de 1 a 5, siendo 5 el más útil, ¿cuán útil le ha resultado esta información?

1 2 3 4 5

En una escala de 1 a 5, siendo 5 excelente, ¿Cuán bien dirigida ha sido esta clase?

1 2 3 4 5

¿Qué fue lo que más le gusto de esta clase de formación?

¿Qué fue lo que menos le gusto de esta clase de formación?

¿Qué cambios introduciría a esta clase de formación?

Lista de puntos importantes

Aquí encontrará una lista que resume los puntos más importantes de esta sección.

___Se comprende por qué la organización debe tener programas de capacitación para voluntarios.

___Se sabe quién debe formar a los nuevos voluntarios.

___Se sabe cómo crear programas de formación.

___Se decide qué se desea enseñarles a los voluntarios.

___Se decide cómo se les enseñará en el programa de formación.

___Se arma un presupuesto para el programa de formación.

___Se decide qué materiales utilizar en el programa de capacitación.

___ Se corre la voz acerca del programa de formación.

___Se considera la logística del programa de formación.

___Se presta atención a la comodidad física de los presentes durante la formación.

___Se hace que los voluntarios se sientan cómodos durante la formación.

___Se desarrollan planes de clase para las sesiones de capacitación.

___Se evalúa a los alumnos.

___Se festeja al completar la formación.

___Se conocen los principios del aprendizaje en los adultos.

___Se comprende que la formación es un proceso continuo.

Una presentación en PowerPoint que resume los puntos principales de la sección.

بیشتر نهادهای مردم‌نهاد برای پیشبردن بسیاری از برنامه‌های خود، از نیروی داوطلب استفاده می کنند. کارهایی که داوطلبان انجام می‌دهند به اندازه خود آن‌ها متنوع و متفاوت است. داوطلبان می‌توانند دانش آموزانی باشند که هنگام برگزاری جلسات از کودکان نگهداری می کنند، حسابدارانی باشند که به مدیر صندوق توسعه محلی برای حساب و کتاب کارها کمک می‌کنند، و یا بازنشستگانی که در خیریه محلی برای بی خانمان‌ها غذا درست می کنند.

به خاطر اینکه مقدار قابل توجهی کمک بالقوه از طرف داوطلبان ارائه می‌شود، یک سئوال مهم برای مدیران و مسئولان هماهنگی داوطلبان در همه نهادهای مردم‌نهاد همیشه این بوده است که «چگونه می توانیم از این منبع بزرگ بهترین استفاده را بکنیم؟»

در این مطلب درباره جزئیات جنبه‌های پیچیده برنامه‌ریزی برای داوطلبان می‌آموزیم.

چرا باید از نیروی داوطلبان استفاده کنید؟

شاید هنوز به مزایای استفاده از نیروی داوطلبان باور نداشته باشید، دست کم برای باهمستان یا نهاد خودتان. ممکن است فکر کنید، «داوطلبان دردسر دارند» ، و اینکه «نمی‌شود به آن‌ها اعتماد کرد، آموزش دادن به آن‌ها وقت زیادی می‌برد و وقتی آموزش داده شدند، می‌روند جای دیگر. همچنین ما مسئولیت کارهای آن‌ها را بر عهده داریم--- این مشکلی است که ما واقعاً الان به دنبال آن نیستیم. اینکه کارهایمان را کارکنان حقوق بگیرمان انجام دهند، بسیار آسانتر است، و ...»

با وجود همه این چالش‌ها، خوب است که برخی از مزایای به کارگیری داوطلبان به عنوان بخشی از برنامه حساب شده برای کار در باهمستان را در نظر بگیرید.

• کمک گرفتن از داوطلبان صرفه‌جویی در مخارج است. این مزیت بسیار واضح نیروی داوطلب، ممکن است به داد بسیاری از نهادهای محلی برسد چرا که می‌توانند مقدار زیادی کار مفید را با کمک داوطلبان بدون هیچ هزینه‌ای انجام دهند.

• داوطلبان مهارت لازم را به خود به گروه یا نهاد شما می‌آورند. بسیاری از افراد دانش تخصصی راجع به برنامه‌نویسی کامپیوتری، تبلیغات، و یا حل اختلاف دارند، که ممکن است نهاد شما تنها گاهی به آن‌ها نیاز پیدا کند. بنابراین نیازی نیست که شما افرادی را با این مهارت‌ها استخدام کنید و به طور دائم به آن‌ها حقوق بدهید. داوطلبی که مهارت‌هایش را در موقع نیاز به نهاد شما ارائه می‌کند، یک مکمل عالی برای همکاران دائمی نهاد شما خواهد بود.

• داوطلبان انرژی و شور تازه نفس با خود به همراه می‌آورند. حتی علاقه‌مندترین افراد هم ممکن است بعد از مدتی، از کاری که هفته‌ای ۴۰ ساعت و یا بیشتر انجام می‌دهند، خسته شوند. داوطلبان می‌توانند با خود دیدگاه جدید و شور و نشاط به محیط کار بیاورند. این می‌تواند به کارکنان کمک کند نیروی خود را تازه کند و حتی در بعضی مواقع برنامه‌ها را در جهات نو و مفید تری پیش ببرند.

• داوطلبان به اهالی باهمستان و جامعه محلی حس مالکیت می‌بخشند. هرچه بیشتر افراد جامعه محلی در برنامه شما دخیل باشند، جلب حمایت از جامعه آسانتر خواهد بود. علاوه بر این از راه استفاده از داوطلبان بومی متوجه می‌شوید که برنامه‌های شما تا چه حد در جهت خواسته‌های جامعه محلی در مقابل خواسته‌های کارکنان‌تان، است.

چرا باید برای استفاده از نیروی داوطلب برنامه‌ریزی کنید؟

مثل برنامه‌ریزی برای هر پروژه دیگری که نهاد شما انجام می‌دهد، برنامه‌ریزی برای استفاده از نیروی داوطلب باعث می‌شود این کار آسان‌تر و راحت‌تر انجام شود. علاوه بر این، یک برنامه حساب شده کمک می‌کند تا جلوی مشکلات قبل از اینکه شروع شوند، گرفته شود. از این راه، شما می‌توانید از تمام مزایای استاده از نیروی داوطلب بهره ببرید، بدون اینکه درگیر مشکلات آن بشوید.

چه کسی باید برای استفاده از نیروی داوطلب برنامه‌ریزی کند؟

استفاده از داوطلبان افراد زیادی را در داخل نهاد یا گروه شما تحت تأثیر قرار خواهد داد، بنابراین بهتر است تا جایی که می‌توانید نقطه نظرات افراد بیشتری را در جریان برنامه‌ریزی داخل کنید.

برای مثال، ممکن است یکی از داوطلبان بگوید تنها درصورتی می‌تواند برای شما کار کند، که در زمان آموزش از کودک او نگهداری شود، چرا که همسر او در آن زمان سر کار خواهد بود. بدون دانستن این نیاز، ممکن است کارکنان نهاد فکری برای آن نکرده باشند و در نتیجه نهاد شما چندین داوطلب خوب را از دست بدهد.

اگر نهاد شما کارمند و یا پست سازمانی مشخصی برای جذب و مدیریت داوطلبان ندارد، بهتر است فردی را به عنوان هماهنگ‌کننده داوطلبان استخدام کنید و یا چنانچه نهاد شما کوچک است و تنها نیاز به تعداد کمی داوطلب دارد این مسئولیت را به یکی از همکاران بسپارید.

وظایف معمول فرد مسئول هماهنگی داوطلبان از این قبیل است:

• داوطلبان را شناسایی و جذب کند.
• با مدیران بخش‌ها و برنامه‌های متفاوت در تماس باشد تا بداند چه میزان نیروی داوطلب برای انجام چه کارهایی لازم است.
• به کارکنان درباره نقش‌ها و مسئولیت‌های داوطلبان آموزش دهد.
• با داوطلبان بالقوه مصاحبه کرده و از میان آن‌ها بهترین‌ها را انتخاب کند.
• مسئولیت آموزش و آشناسازی داوطلبان را بر عهده بگیرد.
• نظرات داوطلبان را به گوش کارکنان دیگر برساند، و روند همکاری میان داوطلبان و کارکنان نهاد را تسهیل کند.

چگونه باید برای مشارکت داوطلبان برنامه‌ریزی کنید؟

اول اینکه از اصول برنامه‌ریزی راهبردی استفاده کنید. برنامه‌ریزی راهبردی روندی است که تعیین می‌کند چگونه از « اینجا» ( جایگاه کنونی‌مان) به «آنجا» ( جایی که باید باشیم) برسیم. اما برنامه‌ریزی برای مشارکت داوطلبان مراحل مهم خود را هم به همراه دارد. این مراحل در پایین ذکر شده‌اند. این مراحل، به‌خصوص در نهادهایی که منابع و نیازهای لازم برای یک برنامه جامع مشارکت داوطلبان را در اختیار دارند، قابل اجرا است. برای نهادهای کوچکتر که نیاز کمتری به نیروی داوطلب دارند، برنامه‌‌ای که در اینجا پیشنهاد شده باید مطابق نیازها تغییر داده شود و یا تنها بخش‌هایی که برای نهاد معنادار هستند انتخاب و اجرا شوند.

مراحل اساسی برای یک برنامه کارآمد استفاده از نیروی داوطلب:

• دلایل منطقی برای نیاز به داوطلبان داشته باشید.
• شرح خدماتی که از داوطلبان می‌خواهید را را تهیه و به روشنی تعریف کنید.
• داوطلبان را شناسایی و جذب کنید.
• از بین متقاضیان بهترین‌ها را انتخاب کنید.
• داوطلبان را با محیط و وظایف آشنا سازید.
• داوطلبان را آموزش دهید.
• بر روی فعالیت داوطلبان نظارت کنید.
• تدابیری بیاندیشید که داوطلبان خود را حفظ کنید.
• کار داوطلبان را ارزیابی کنید.
• از تلاش‌ها و موفقیت‌های آن‌ها قدردانی کنید.

برای نیاز به داوطلبان دلایل منطقی داشته باشید

در کل ممکن است برای نیاز به داوطلبان و نیز برای کمک خواستن از افراد به خصوص، دلایل زیادی داشته باشید.

اینکه بتوانید این دلایل را شناسایی کنید، بسیار مهم است : شاید حتی لازم باشد که آن‌ها را به دقت و با جزئیات بنویسید. وقتی یک داوطلب بالقوه از شما می پرسد، «چرا شما نیاز به داوطلب دارید؟» و یا «چرا شما به من نیاز دارید؟» ، شما باید جواب آماده‌ای برای پاسخ به این سئوال ها داشته باشید.

این دو، دو سئوال متفاوت هستند و باید درباره آن‌ها به صورت جداگانه فکر کرد. اول اینکه، دلیل و منطق نهاد شما برای استفاده از مشارکت داوطلبان در کل چیست؟ برای افزایش مقدار و یا کیفیت خدماتی که ارائه می‌دهید؟ برای افزایش مشارکت اجتماعی؟ دلایل بسیاری برای خوشامدگویی به داوطلبان جدید به نهاد شما وجود دارد، کدام یک از آن‌ها برای شما واقعیت دارد؟

لازم نیست منطق شما خیلی جزئی و مشخص باشد، و همچنین قرار نیست که تغییر ناپذیر باشد. همینطور که کار شما و نهاد شما رشد می‌کند و گسترش می‌یابد، همزمان نیازها و دلایل شما برای جذب داوطلبان نیز تغییر می‌کند.

همراه با منطق کلی پشت برنامه شما، باید از کارهایی که انتظار دارید داوطلبان انجام دهند تصویر روشنی داشته باشید. چه مهارت‌هایی لازم است؟‌ آیا شما تنها به افرادی نیاز دارید که بعد از برگزاری یک مراسم هنری، سالن را تمیز کنند؟ و یا به افرادی نیاز دارید که استعداد خاص دارند، مثلاً مهارت در تهیه خبرنامه، و یا مهارت سخنرانی عمومی؟ چنانچه شما دلایل مشخصی برای استفاده از داوطلبان نداشته باشید، ممکن است برنامه شما این ضعف را نشان دهد. داوطلبان ممکن است احساس غیر مفید بودن کنند و در نهایت ممکن است بخواهند نهاد شما را ترک کنند.

شرح روشنی از وظایف و کارها تهیه کنید

حالا که نهاد شما تصمیم گرفته دقیقاً به چه دلیل به داوطلبان نیاز دارد، لازم است شما یک توصیف دقیق از کارهای مورد نیاز بنویسید. این برای بعضی از کارها غیر ضروری است، به‌خصوص کارهایی که تنها یک بار انجام می شوند، مثلاً آب دادن به شرکت کنندگان در دو ماراتن ۱۰ کیلومتر. اما برای کارهایی که طولانی‌مدت‌تر هستند، یک توصیف مکتوب بهترین راه برای توضیح جزئیات به داوطلبان بالقوه است.

داوطلبان را شناسایی و جذب کنید

مرحله بعدی در این روند این است که افراد مورد نیاز را پیدا کنید و قانع‌شان کنید که آن‌ها هم به شما نیاز دارند. دو بخش اصلی روند جذب را در اینجا ذکر می کنیم.

در قدم اول، ببینید که داوطلبان چه انتظاری از شما دارند. می‌خواهند چه کاری را انجام دهند؟ چه چیزهایی انجام این کارها را برای آن‌ها ساده‌تر خواهد کرد؟ چه چیزی نقش شما را جذاب‌تر خواهد کرد؟ یکی از بهترین راه‌ها برای دستیابی به این اطلاعات این است که با داوطلبان بالقوه به بررسی نیازها بپردازید.

در قدم دوم، برای اینکه به داوطلبان بگویید چگونه فعالیت برای نهاد شما برای آن‌ها مفید خواهد بود، راه‌هایی پیدا کنید. جذب داوطلب می‌تواند از راه‌های متفاوتی انجام شود: داوطلبان به دوستان خود درباره شما می‌گویند، می‌توانید جلسات اطلاع‌رسانی برگزار کنید، روی شبکه‌های اجتماعی، در نشریات محلی و یا مکان‌های اجتماع عمومی نظیر مسجد محل تبلیغ کنید، و بسیاری از راه‌های دیگر. این بستگی به نهاد شما دارد تا بر اساس سازگاری با نوع برنامه، نیازها و بودجه، و تاکتیک‌های جذب داوطلب را انتخاب و اجرا کند.

از میان داوطلبان بهترین‌ها را انتخاب کنید

شما ممکن است در جریان تلاش برای جذب داوطلب افراد زیادی را پیدا کنید که حاضر هستند به نهاد شما خدماتی را ارائه دهند. این عالی است و دقیقاً همان چیزی است که نهاد شما به آن نیاز دارد. اما ممکن است بعضی از این افراد و یا کاری که قرار است انجام دهند، برای نهاد شما مفید و مناسب نباشد.

چرا نه؟ به دلیل اینکه ممکن است بعضی از آن‌ها برای انجام کاری که درخواستش را دارند مناسب نباشند، وحتی بعضی از آنها ممکن است تهدیدی برای نهاد شما باشند. علاوه بر این، درست مثل کارکنان دیگر، نهاد شما در قبال فعالیت‌های این افراد مسئولیت دارد. نهادها همگی در مقابل اقدامات داوطلبان خود هنگام کار مسئول هستند و باید پاسخگو باشند. نهادهای مختلف روش‌های متفاوتی برای غربال کردن داوطلبان دارند. بعضی از متداول‌ترین روش‌ها شامل این موارد است:

• یک درخواست مکتوب (فرم درخواست همکاری داوطلبانه را در بخش ابزارها ببینید.)
• مصاحبه با کارکنان نهاد و داوطلبان
• توصیه نامه‌ها
• سئوالات تشریحی اطلاعات بیشتری از داوطلب به شما می‌دهند. این سئوالات ممکن است بخشی از فرم درخواست باشند و یا به صورت جداگانه پرسیده شوند. مثلا دو سوال رایج عبارتند از « چرا می‌خواهید برای این نهاد کار کنید؟» و « چه ارزش‌هایی کار شما را هدایت می کنند؟»

داوطلبان را با محیط کار و وظایف آشنا سازید

بعد از انتخاب افراد مورد نظر از میان همه داوطلبان، مرحله بعد این است که برای آن‌ها جلسه معارفه بگذارید و آن‌ها را با نکات اولیه در مورد نهاد، فلسفه وجودی آن، رویه‌ها و اخلاق کاری و انتظاری که از آن‌ها دارید، آشنا کنید. برای برنامه‌هایی که با تعداد زیادی داوطلب سر و کار دارند، برنامه‌هایی که نیاز به آموزش اساسی دارند، و یا برنامه‌هایی که دربردارنده رابطه بلند مدت با نهاد هستند، این معارفه و آشناسازی در یک جلسه رسمی انجام می شود. این جلسات معمولاً بین یک تا دو ساعت طول می‌کشند و شامل بازدید از محوطه و معارفه با کارکنان مهم هستند. معمولاً بهتر است همزمان مطالب مکتوبی (برای مثال راهنمای آموزش داوطلبان، و یا بروشورهایی درباره کار گروه) نیز به داوطلبان داده شود.
خوب است که برای هر داوطلب فرمی کوتاه که شامل شرح وظایف و مسئولیت‌ها، قوت‌ها و صلاحیت‌های کاری دواطلب، زمان توافق برای همکاری داوطلبانه و همچنین هر نوع ملاحظات و توافقات برای همکاری ذکر شود. این فرم به منزله یک توافق مدون و مکتوب به امضای مسئول هماهنگی و شخص داوطلب می‌رسد. (فرم شرح وظایف داوطلب را در بخش ابزارها ببینید.)

داوطلبان را آموزش دهید

وظایف و مسئولیت‌های پیچیده‌تر ممکن است به آموزش گسترده داوطلبان قبل از اینکه آغاز به کار کنند نیاز داشته باشند. به عنوان مثال اگر داوطلبان نهاد شما قرار است انتظامات یک جشنواره فرهنگی کودکان در محله را به عهده بگیرند باید از پیش درباره شیوه رفتار با کودکان و همچنین شیوه عکس‌العمل در موقع بروز ناخواسته مشکل آموزش ببینند.

بر روی کار داوطلبان نظارت کنید

اگرچه داوطلبان از شما حقوق نمی‌گیرند، اما این به معنی نیست که آن‌ها را به حال خود رها کنید و هیچ نظارت و جهت‌دهی به کار آن‌ها نداشته باشید. خیلی از افراد، به خصوص جوانان، به زمان داوطلبی خود به عنوان فرصتی برای آموختن نگاه می‌کنند و مشاوره‌های سازنده می‌تواند به رشد حرفه‌ای داوطلب کمک کند. علاوه بر این کاری که داوطلبان برای نهاد شما انجام می‌دهند، می‌تواند بخشی از رزومه یا سابقه کاری و شغلی آن‌ها باشد و بنابراین بسیار مهم است تا فردی به عنوان مسئول هماهنگی داوطلبان بر کار نظارت دقیق داشته باشد.

داوطلبان خود را حفظ کنید

وقتی افرادی متخصص و عالی را پیدا می‌کنید تا با شما کار کنند، بهتر است تلاش کنید آن‌ها را حفظ کنید. یک برنامه موفق خودش بهترین چاره برای حفظ داوطلبانی است که با آن برنامه کار می‌کنند. افراد دوست دارند تا احساس کنند در یک برنامه مفید و اثرگذار مشارکت دارند، نه اینکه وقت خود را در یک نهاد بی‌کفایت تلف می‌کنند.

همچنین کارهای خاص دیگری هم هست که گروه شما می‌تواند برای اطمینان از ادامه همکاری داوطلبان انجام دهد، مانند ابراز توجه مخصوص به کارهایی که بر عهده داوطلبان گذاشته شده است.

برنامه خود را ارزیابی کنید

در یک برنامه جامع برای استفاده از داوطلبان ، باید کیفیت کار آنان ارزیابی شود. این شامل این است که ببینید تا چه حد به اهداف خود دست می‌یابند، و اینکه تا چه حد کار آن‌ها به نهاد شما کمک می‌کند تا به وظایف خود عمل کند. بیشتر اوقات، داوطلبان (درست مثل کارکنان دیگر)‌ هر شش ماه و یا یک سال ارزیابی می‌شوند.

چگونه عذر یک داوطلب را بخواهید؟

بعضی اوقات یک داوطلب به هیچ عنوان به گونه‌ای که از او انتظار داشته‌اید کار نمی‌کند. معمولاً افراد در اخراج کسانی که در ازای کارشان پول دریافت نمی‌کنند، حجب دارند و ملاحظه کار می‌شوند. اما وقتی کسی کاری را که قولش را داده بوده انجام نمی‌دهد، شما باید وارد عمل شوید.

بیشتر اوقات شما می‌توانید بفهمید که چه چیزی درست کار نمی کند، آن شرایط را عوض کنید و سپس داوطلب در شرایط جدید تبدیل به یکی از بهترین منابع شما می‌شود. اما بعضی اوقات تلاش‌های شما بی نتیجه می‌ماند و شما مجبور هستید تا فرد مورد نظر را از کار مرخص کنید. چگونه این کار را انجام می‌دهید؟ بسته به اینکه چرا این کار را انجام می‌دهید، راه‌های متفاوتی برای این کار مناسب خواهد بود. درانجام این کار ساده و صادق باشید. شما می‌توانید بگویید:

• من فکر می‌کنم ما کار دیگری را که بیشتر با توانایی‌های شما سازگاری دارد، برای شما در نظر داریم.

• متأسفانه کارهای شما با فلسفه وجودی این نهاد جور نیست. به احتمال زیاد برای شما بهتر است جای دیگر داوطلب شوید.

• ما کسی دیگری را که بیشتر مناسب انجام این کار است پیدا کرده‌ایم.

• ما دیگر نیازی به کمک شما در این پروژه نداریم.

 

از تلاش‌ها و موفقیت‌های داوطلبان قدردانی کنید

همه دوست دارند تلاش‌هایشان به چشم بیاید. اگر کسی احساس کند که وجودش برای یک نهاد مهم است، احتمال بسیار بیشتری وجود دارد که فعال باقی بماند.

شما از راه‌های متفاوتی می‌توانید از کارهای داوطلبان خود قدردانی کنید. بعضی از راه‌های متداول شامل این موارد هستند:

• جایزه‌ها ( مانند لوح یادبود و تقدیر نامه‌ها)
• جشن‌ها، مانند مهمانی ناهار و یا شام.
• اطلاع‌رسانی، شما می‌توانید « داوطلب ماه»‌ را انتخاب کرده و مطلبی را در خبرنامه داخلی نهادتان به او اختصاص دهید، و یا می‌توانید مطلبی راجع به او به عنوان یک داوطلب نمونه به رسانه بفرستید.
• ابراز توجه، مثلاً با اسم کوچک با آن‌ها سلام و احوالپرسی کنید. افراد دوست دارند خودشان و تلاش‌هایشان به یاد آورده شوند.
• قدردانی، لبخند و گفتن جمله «متشکرم» را فراموش نکنید.
• افزایش یا ارتقای مسئولیت‌ها، بعضی اوقات ممکن است شما از یک داوطلب بخواهید مسئولیت بیشتری بر عهده بگیرد، و یا حتی یک کار با حقوق به او پیشنهاد دهید.

خلاصه

دواطلب شدن می‌تواند یک تجربه بسیار ارزشمند باشد، چه برای شخصی که وقت و نیرویش را در اختیار یک سازمان می‌گذارد و چه برای سازمانی که این خدمات را دریافت می کند. بسیاری از افراد تمایل دارند تا به سازمان‌های مختلف کمک کنند، در صورتی که بدانند تلاش‌شان مفید است و در جای خوبی از آن استفاده می‌شود. با برنامه‌ریزی دقیق برای استفاده از مشارکت داوطلبان، شما می‌توانید به نحو احسن از این منبع غنی استفاده کنید.

Ejemplo 1: Johanna Woodchild, de la Organización local de la Cruz Roja Estadounidense en el Condado de Greenville, debate el reconocimiento y la retención de un voluntario, dos piezas cruciales en un plan para voluntarios

Johanna Woodchild de la Organización local de la Cruz Roja Estadounidense en el Condado de Greenville en Carolina del Sur, conoce la importancia de reconocer el servicio de un voluntario. Ella trabaja con más de mil voluntarios, y para ella la celebración es un año entero de trabajo. Desde cenas de navidad hasta cenas de reconocimiento, Johanna siempre está organizando modos de agradecer a los voluntarios su labor y permitirles que se conozcan, convivan y se mantengan en contacto.

Para Johanna una forma de distinguir a sus voluntarios es ofrecerles ceremonias de reconocimiento. Eso es lo que hacía cuando hablamos con ella. Contaba con que aparecieran cientos de personas en la reunión anual de trabajo y la cena de reconocimiento. "Invitamos a todos nuestros voluntarios, y existen diversos pasos a seguir que culminan en esto. En el pasado hemos tenido varias actividades de entretenimiento interesantes, y alentamos a los voluntarios a traer a sus familias. Hay un comité de voluntarios que selecciona lo que vamos a hacer, cuál será el menú y así sucesivamente. Este año decidieron prescindir del entretenimiento externo y tener un inmenso juego para romper el hielo, porque piensan que estamos demasiado aislados en nuestras funciones y necesitamos conocer a los voluntarios de la Cruz Roja que trabajan en otras áreas de servicio. No tenemos muchos gastos en cuanto al lugar (lo hicieron en gimnasios, iglesias, cafeterías) o la comida (donaciones) o la preparación de ésta. Los voluntarios adolescentes sirven la comida. La mayoría de nuestros gastos provienen de los obsequios. Creo que el año pasado gastamos mil doscientos dólares. Algunos de ellos son grandes diplomas enmarcados, y también otorgamos un considerable número de plaquetas”.

"Tenemos muchos voluntarios verdaderamente dedicados y trabajadores. Para cualquier de ellos ser elegido como la personificación de lo que debería ser un voluntario de la Cruz Roja es algo que significa mucho", dijo Johanna. "Recientemente hablé con dos voluntarios sobre sus galardones, cada uno de ellos había obtenido el premio anual al voluntario masculino destacado. Uno de los caballeros tiene la plaqueta en su pared en un lugar tal que tan pronto como se abre la puerta de su apartamento, es la primera cosa que se  ve. El otro caballero, que es un hombre de negocios jubilado que ha servido en muchas juntas directivas, está involucrado con nosotros a través de un programa para aprender a nadar. Él colocó su plaqueta en su sala de estar. Por lo tanto, el galardón es en sí mismo muy prestigioso, y un honor elevado”.

Para distinguir a sus voluntarios, la organización entrega diversos tipos de premios; premios a la competitividad, al máximo voluntario masculino y femenino, al voluntario de servicio diversificado y a nuevos voluntarios sobresalientes. También se otorgan premios para organizaciones y compañías. El número de premios varía de ocho a cincuenta. "Otorgamos prendedores, prendedores anuales (de cinco, diez, quince o veinte años) a voluntarios que han estado con nosotros esa cantidad de tiempo. Este año, recorriendo la lista vimos que tenemos 66 personas que han sido voluntarios activos por cinco años. Esa es siempre la categoría más extensa, pero nunca ha sido tan larga anteriormente. Damos premios de reconocimiento a la gente que ha dado la mayor cantidad de horas en servicios de ayuda en catástrofes. El ganador del año pasado prestó sus servicios por 1,452 horas. A los voluntarios de las fuerzas armadas también se les entregan diplomas en reconocimiento de las horas de servicio prestado. Estamos reteniendo más a la gente, y eso es realmente alentador”.

El reconocimiento de los voluntarios va más allá de las fronteras de la organización, dijo Johanna. "Es un proceso en curso, y  también los nominamos para premios fuera de la Cruz Roja. Por ejemplo, el Premio Jefferson es un gran galardón que se les otorga a cinco personas en aproximadamente un área de tres o cuatro condados y, en los últimos cinco años, hemos tenido tres ganadores. En los últimos dos años nuestro Voluntario Juvenil ha sido el ganador del premio al Voluntario Juvenil del Año, otorgado por Volunteer Greenville y la Compañía de almacenes J.C. Penny".

Johanna entiende que el reconocimiento y la gratitud hacia los voluntarios es una de las maneras más importantes de conservarlos. "los premios son gran cosa”, dijo ella. "Intentamos que la gente sea reconocida en los periódicos y la TV. Cada vez que se produce una catástrofe lejos de aquí, un desastre que sea a nivel nacional, las estaciones locales de TV vienen y filman a nuestros voluntarios cuando parten en el  vehículo para responder ante la emergencia. Es lindo vernos en el noticiero. La gente se siente valorada. También tenemos un boletín de noticias que se publica cuatro veces al año. Es muy informal, realza a los voluntarios e intenta educarlos sobre lo que realizan las diferentes áreas. Tratamos de construir una familia, así que todos necesitamos conocer quién es cada uno y lo que estamos haciendo".

Ejemplo 2: Ejemplo de una descripción de trabajo

Proyecto madres saludables, bebes saludables

Descripción de un trabajo para voluntarios

Título: Coordinador/maestro de jardines

Propósito: iniciar y tomar la responsabilidad de un jardín en la agencia; enseñar a las madres sobre jardinería

Responsabilidades:

• Enseñar en clases semanales a mujeres embarazadas y madres novicias sobre las ventajas de la jardinería y cómo hacerlo.
• Coordinar la plantación y conservación de un jardín de exposición en la agencia.

Requisitos: destrezas como jardinero; experiencia en jardinería; facilidad para hablar en público.

Horario: la clase es de dos horas a la semana; tiempo adicional en el jardín (variable, dependiendo de cuánta ayuda se consiga)

Día de comienzo propuesto: 15 de mayo

Día de finalización propuesto: mediados de septiembre (aproximadamente; después de la temporada de la siega)

Límites: n/a

Prestaciones:

• Una porción de las hortalizas cultivadas
• Uso de las herramientas de la agencia, semillas y otras provisiones
• A los voluntarios les es otorgada la membresía gratuita en las instalaciones deportivas del YMCA (Asociación de Jóvenes Cristianos)
• El conocimiento de que se puede ayudar a las madres y sus hijos a llevar una vida más saludable

___Se sabe qué información será encontrada en este capítulo.

___Se comprenden las ventajas de los voluntarios:

• Ahorran dinero.
• Aportan destrezas necesitadas.
• Brindan energía y entusiasmo frescos.
• Incrementan la idea propiedad/titularidad comunitaria.

___Se comprende que un plan para implicar voluntarios ayudará a que el programa funcione más fácilmente.

___Se ha involucrado a líderes de la organización, miembros de personal y voluntarios potenciales en el proceso de planificación.

___Se han considerado las ventajas de un coordinador/director de voluntarios.

___Se tienen motivos y razones fundamentales para desear voluntarios.

___Se han desarrollado descripciones de trabajos.

___Se ha reclutado voluntarios.

___Se ha examinado a los voluntarios potenciales.

___Se ha dirigido una orientación para voluntarios.

___Se ha formado a los voluntarios.

___Se comprende cómo supervisar efectivamente a los voluntarios, y se hace.

___Se comprende cómo retener a los voluntarios.

___Se ha evaluado el esfuerzo de los voluntarios.

___Continuamente se reconocen el esfuerzo y los logros de los voluntarios.

ابزار شماره ۱:‌فرم درخواست همکاری داوطلبانه

 

این فرم توسط داوطلب پر شده و سپس از طرف او و کسی که بر کار او نظارت خواهد کرد، امضا می‌شود.
(از اینجا نسخه برای پرینت را دانلود کنید)

فرم درخواست همکاری داوطلبانه
نام:		تاریخ تولد			جنسیت:
آدرس:
تلفن منزل:		تلفن محل کار:
سازمان محل کار (در صورت اشتغال):
شغل کنونی:
تجارب قبلی داوطلبی:
تجارب حرفه‌ای قابل استفاده:
تجارب آموزشی قابل استفاده:
علایق و فعالیت‌های خاص:
چرا می‌خواهید در سازمان ما داوطلب شود؟
ترجیح می‌دهید چه خدماتی ارایه کنید؟
لطفا روزها و ساعت‌هایی را که در طول هفته می‌توانید کمک کنید را در زیر ذکر کنید:
روز		از ساعت		تا ساعت
روز		از ساعت		تا ساعت
روز		از ساعت		تا ساعت
روز		از ساعت		تا ساعت
روز		از ساعت		تا ساعت
روز		از ساعت		تا ساعت
روز		از ساعت		تا ساعت
حد اکثر ساعاتی که می‌توانید در اینجا فعال باشید:
آیا وسیله نقلیه دارید؟	آیا می‌توانید از آن برای ارائه خدمات به دیگران استفاده کنید؟
شماره تماس در صورت بروز شرایط اضطراری:				نام:
بخش زیر تنها برای استفاده اداری است:
مصاحبه شده توسط:			تاریخ:
ملاحظات:

 

 

ابزار شماره ۲: فرم شرح وظایف داوطلب

 

این فرم توسط مسئول سازمان که داوطلب را نظارت/هدایت می‌کند پر شده و سپس از طرف او و داوطلب امضا می‌شود.
(از اینجا نسخه برای پرینت را دانلود کنید)

فرم شرح وظایف داوطلب
نام داوطلب:	نام مسئول ناظر/هماهنگ‌کننده:
سمت:
هدف کاری:
مسئولیت‌ها:
صلاحیت‌ها:
مدت زمان مورد نیاز برای انجام وظایف؟
زمان شروع:		زمان پایان:
محدودیت‌ها و معذوریت‌ها:
مزایا:
ملاحظات:

 

 

Una presentación en PowerPoint que resume los puntos principales de la sección.

جذب نیروی داوطلب در سازمان به چه معنی است؟

جذب نیروی داوطلب یعنی درخواست از افراد برای کار بی‌دستمزد در سازمان. جذب نیروی داوطلب می‌تواند به شکل رسمی انجام شود، به شکل غیر رسمی انجام گیرد، و یا چیزی بین حالت رسمی و غیررسمی باشد.

گاه حضور افراد داوطلب در زمانی مشخص برای انجام کاری مشخص لازم است، و گاه این افراد وظایفی کلی بر عهده دارند و هر کاری از دستشان برآید انجام می‌دهند. جذب نیروی داوطلب محدودیت زمانی مشخصی ندارد. این افراد را می‌توان برای یک رویداد یا برنامه مشخص، در یک بازه زمانی خاص مثلا یک بازه شش‌ ماهه، یا برای مدت نامعلوم جذب کرد. بهتر است داوطلبانی را جذب کنیم که تنوع اعضای باهمستان را منعکس می‌کنند و با دیگر گروه‌ها و نهادهای آن رابطه دارند.

هر چند افراد داوطلب بدون دریافت حقوق و دستمزد کار می‌کنند، اما کارشان بی‌چشمداشت نیست. هیچ‌ کس بی‌دلیل کار نمی‌کند. در ادامه به چند مورد از دلایل کار داوطلبانه اشاره می‌کنیم:

• درخواست دیگران. بیش‌تر افراد به درخواست کمک دیگران پاسخ مثبت می‌دهند.
• تعلق خاطر به مشکلات مورد نظر سازمان، باهمستان و یا تغییرات اجتماعی.
• تجربه فردی در زمینه آثار ناشی از مشکلات سازمان و تلاش برای حل مشکلات. مثلا، فردی که قبلا عضو گروه‌های بزهکار بوده، شاید بخواهد برای کاهش و پیشگیری از خشونت در میان جوانان دست‌ به‌ کار شود.
• انگیزه برخاسته از جهان‌بینی، مثلا انگیزه دینی، اخلاقی، سیاسی، فلسفی و غیره، و تلاش برای بهبود کیفیت زندگی در اجتماع.
• شناخته‌ شدن بیش‌تر و رسیدن به حس خوب درونی حاصل از کار داوطلبانه.
• حس مدیون بودن به جامعه به خاطر کمک‌ها یا فرصت‌های قبلی که جامعه در اختیار آن‌ها گذاشته است. افراد موفقی که در محلات اقلیت فقیرنشین بزرگ شده‌اند، معمولا به این محلات یا نقاط مشابه برمی‌گردند و می‌کوشند در کار داوطلبانه به جوانان، کودکان، و نوجوانانی با قابلیت‌های مشابه کمک کنند.
• به‌ کارگیری مهارت‌هایی که بی‌استفاده مانده‌اند و در کار داوطلبانه در سازمان به کار می‌آیند.
• کسب تجربه و یا آموزش در زمینه کاری سازمان. برخی از افراد داوطلب به دنبال فرصت شغلی هستند، یا می‌خواهند با کسب تجربه، اعتبار خود را برای کسب مشاغل دیگر افزایش دهند.
• لذت از نوع کار داوطلبانه و بهره‌مندی از خوشی‌های آن.
• بهره‌مندی از موقعیت اجتماعی، ارزش‌ها، و ارتباط با سایر داوطلبان، شرکت‌کنندگان و کارکنان. این موضوع بیش‌تر در خصوص افرادی مثل سالمندان، مادران خانه‌دار، و دیگرانی صدق می‌کند که بیرون از خانه کار نمی‌کنند و با کار داوطلبانه به پیوند اجتماعی می‌رسند.
• حس لازم و مفید بودن.

جذب نیرو، همانطور که در ورود به نیروهای نظامی دیده می‌شود، شبیه کار بازاریابی است. اما برخلاف کسانی که به استخدام نیروهای نظامی درمی‌آیند، هیچ تضمینی وجود ندارد که یک داوطلب بعد از قبول کار، به همکاری خود ادامه دهد. برای داوطلبان کارهای باهمستانی باید مزایای کار در سازمان را دقیقا مشخص کرد تا اشتیاق افراد فقط به زمان شروع کار محدود نباشد و تا مدت‌ها در مسیر کار داوطلبانه ادامه پیدا کند.

دلایل احتمالی نیاز به نیروی داوطلب ​

• توان‌بخشی به سازمان برای انجام کار بیش‌تر
• کاهش بار کاری کارکنان حقوق‌بگیر
• افزایش تنوع و تعداد اعضای گروه
• افزایش درک و آگاهی سازمان از طریق جذب نیرو و هم‌چنین کار افراد داوطلب
• انجام کار هرچه بیش‌تر با بودجه محدود
• همکاری برای رسیدن به هدف مشترک ​

زمان مناسب برای جذب نیروی داوطلب ​

برای جذب نیروی داوطلب هر زمانی مناسب است، اما در مواقع زیر باید تلاش خود را برای جذب نیروی داوطلب بیش‌تر کنید:

• نیاز به کمک‌های ویژه وقتی محصولات یا خدمات جدید ارائه می‌کنید، برنامه‌های بزرگ برگزار می‌کنید، یا موارد دیگر
• گسترش خدمات سازمان
• کاهش نیروی کار یا ناتوانی کارکنان در انجام میزان کار لازم
• برگزاری فراخوان سالانه جذب نیروی داوطلب
• هفته ملی کار داوطلبانه یا هر مناسبت هفتگی یا روزانه دیگر در راستای اهداف سازمان
• نیاز به نیروی داوطلب برای کار در غرفه‌های نمایشگاهی، پخش جزوه یا اطلاعیه در گردهمایی‌ها، همکاری در اردوی مدارس، و موارد دیگر

مراحل اولیه و شیوه جذب نیروی داوطلب​

تحقیق درباره منابع احتمالی نیروی داوطلب در باهمستان  

ساختار و ترکیب باهمستان و بخش‌های مختلف آن را بررسی کنید. مدارس، مساجد، محلات، کسب‌وکارها، باشگاه‌ها و سازمان‌های خدماتی، گروه‌های جوانان، گروه‌های سالمندان، رسانه‌ها، و گروه‌های مردمی جزو این بخش‌ها هستند. شناخت دقیق و کامل این بخش‌ها در حوزه کار سازمان آگاهی‌تان را درباره داوطلبان بالقوه در اجتماع افزایش می‌دهد. اگر در پی جذب داوطلب از گروه یا جمعیتی خاص هستید، انجام این مرحله ضروری است.

ببینید چه کسانی در اجتماع به کار داوطلبانه تمایل دارند و چه کسانی به‌ویژه به کار در طرح سازمانی شما علاقه‌مندند. موارد زیر را مشخص کنید:

• دلایل کار داوطلبانه افراد داوطلب فعلی (چه کار داوطلبانه برای سازمان شما و چه برای سازمان‌های دیگر)
• انگیزه این افراد
• نحوه جذب آن‌ها
• ویژگی‌های جمعیتی این افراد (سن، جنسیت، درآمد، و غیره)

برای این کار، می‌توان از داوطلبان فعلی یا داوطلبان بالقوه آتی سوال کرد یا اطلاعات پژوهش‌های ملی و محلی را در زمینه کار داوطلبانه بررسی کرد. برای دسترسی به داده‌های موجود درباره افراد داوطلب در باهمستان و محله خود، با پژوهشگران یا افراد داوطلب محلی هماهنگ کنید.

برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی راهبرد جذب نیروی داوطلب ​

داوطلبان بالقوه و با استعداد را می‌توان نوعی دریافت‌کننده خدمات دانست. افراد با انگیزه می‌توانند به اشکال گوناگون زمان و استعداد خود را در اختیار باهمستان بگذارند. پیشنهاد ویژه سازمان را برای این افراد مشخص کنید و ببینید چه ویژگی‌هایی می‌تواند اعضای بالقوه را جذب کند. در این مرحله شاید لازم باشد راهبرد جذب نیروی داوطلب را پیاده‌سازی کنید. موارد زیر از بخش‌های احتمالی این راهبرد هستند:

• تعریف گروه‌های هدف برای جذب نیرو
• تعیین افراد خاص در هر گروه هدف
• تعریف راهبرد مشخص برای جذب گروه‌های هدف و افراد مورد نظر در هر یک از این گروه‌ها
• پیاده‌سازی راهبرد
• ارزیابی راهبرد​

یافتن نیروی داوطلب ​

هنگام جستجو برای یافتن افراد داوطلب، از روش بارش فکری برای یافتن شیوه‌هایی جهت ارتباط با افراد هر چه بیش‌تر بهره بگیرید. برخی از راه‌های یافتن داوطلبان بالقوه در فهرست زیر آمده‌اند:

• برگزاری فراخوان سالانه برای داوطلبان با الگوبرداری از فراخوان‌های معمول برای تامین منابع مالی
• برپایی غرفه در نمایشگاه‌ها و جشنواره‌های محلی و سایر اماکن
• نامه‌نگاری با سردبیر روزنامه محلی یا درخواست برای درج یادداشت مهمان
• پخش آگهی عمومی از شبکه‌های رادیویی و تلویزیونی محلی
• استفاده از ارتباطات شخصی با داوطلبان و کارکنان فعلی (این مهم‌ترین شیوه جلب مشارکت افراد در فعالیت‌های داوطلبانه است.)
• درخواست از داوطلبان فعلی برای اطلاع‌رسانی به گروه‌های دیگری که عضو آن هستند (مثلا مسجد محل یا باشگاهی که عضو آنند)
• درخواست همکاری از نهادهای جذب داوطلب، گروه‌های محلی، سازمان‌های مردم‌نهاد، یا سایر سازمان‌هایی که دست کم بخشی از ماموریتشان به ارائه خدماتی با محوریت باهمستان‌ مربوط می‌شود.

علاوه بر این‌ها، آگهی خود را در اماکن پر رفت‌ و آمد زیر نیز نصب کنید:

• خشکشویی‌ها
• خواربارفروشی‌ها
• دبیرستان‌ها
• خوابگاه‌های دانشجویی، انجمن‌های دانشجویی، کافه‌تریاها و ساختمان‌های دانشگاهی
• کلیساها، مساجد، نمازخانه‌ها، و اماکن مشابه
• مراکز تفریحی و باشگاه‌های ورزشی
• مراکز فعالیت اجتماعی
• فرهنگسراها
• دفاتر پست
• داروخانه‌ها
• مطب‌ها، بیمارستان‌ها، و درمانگاه‌ها
• کتابخانه‌ها

باید توجه داشت که هم تجربه‌های هر روزه و هم پژوهش‌های مستند نشان می‌دهند بهترین راه برای جذب داوطلبان بالقوه و با استعداد ایجاد ارتباط شخصی است. این ارتباط در حالت ایده‌آل باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

• ارتباط رو در رو (ارتباط تلفنی و ارسال نامه شخصی در رده دوم و سوم جای می‌گیرند)؛
• ارتباط از طریق کسی که فرد داوطلب می‌شناسد، به او علاقه دارد، یا به او احترام می‌گذارد.

معمولا بهتر است درخواست مشخصی از افراد داوطلب داشته باشیم و خواسته کوچک‌تری نیز برای حالتی در نظر گرفته شود که انجام درخواست اول ممکن نیست (اگر امکان انجام منظم کار داوطلبانه برای‌تان ممکن نیست، می‌توانیم برای ارسال نامه به دیگران مزاحم شما شویم؟). اگر فرد داوطلب در انجام کار داوطلبانه تردید داشته باشد، بهتر است درخواست خود را از طریق نامه یا تماس تلفنی پیگیری کنید.

بهتر است افراد مردد را تحت فشار نگذارید، مگر این که واقعا حس کنید فرد مورد نظر داوطلب خوبی خواهد بود، و صرفا نسبت به آینده این کار دغدغه دارد. اگر فرد مورد نظر برای انجام کار وقت نداشته باشد یا به گفته خودش مناسب این کار نباشد یا تمایلی به انجام کار نداشته باشد، بهتر است اصرار نکنید. شاید فرد مورد نظر واقعا مناسب این کار بوده و برایش اهمیت قائل باشد، اما اگر وقت، توان، یا استعداد انجام کار داوطلبانه را نداشته باشد، بهتر است چنین کاری را قبول نکند.

مجاب کردن داوطلبان بالقوه برای همکاری فعال ​

پس از تماس با داوطلبان بالقوه و اطلاع از علاقه‌مندی آن‌ها، باید آن‌ها را متقاعد کنید که ورود به کار داوطلبانه در سازمان تصمیم خوبی است. برای این کار می‌توان از روش‌های زیر استفاده کرد:

• دعوت از داوطلبان بالقوه برای دیدار با کارکنان و سایر افراد داوطلب و آشنایی با «حال و هوای» واقعی سازمان
• دعوت از داوطلبان بالقوه برای مشاهده و یا انجام آزمایشی کار داوطلبانه مورد علاقه با کمک کارکنان یا داوطلبان مجرب
• نامه‌نگاری با داوطلبان بالقوه در قالب نامه عمومی یا نامه خصوصی و صمیمانه برای جذب تعداد زیادی از افراد. در هر دو حالت، باید کار سازمان، دلایل نیاز به همکاری، و دلایل نیاز به کمک فرد مورد نظر تشریح شود.
• انعطاف‌پذیری در برنامه زمانی. در این حالت داوطلبان می‌توانند در ساعاتی مشغول کار شوند که برایشان مناسب است، می‌توانند همراه با دوستانشان کار کنند و یا با شرکت‌کنندگان یا کارکنانی همکار شوند که خود انتخاب می‌کنند.
• جدی نشان دادن کار داوطلبانه. از داوطلبان بخواهید قراردادی را برای کاری با حجم و زمان مشخص امضا کنند و اگر نمی‌توانند این ساعات کاری را رعایت کنند، فردی جایگزین را معرفی کنند. نظارت و هماهنگی لازم را بر افراد داوطلب انجام دهید تا بتوانند مهارت‌ها و عملکرد خود را بهبود بخشند. بر اهمیت نقش آن‌ها در سازمان تاکید کنید.

همانطور که پیش‌تر گفتیم، کار داوطلبانه دلیل می‌خواهد. برای تشریح دلایل، می‌توان به یکی از روش‌های زیر عمل کرد:

• در صورت امکان، مزایای ملموس و ناملموس کار داوطلبانه با سازمان را تشریح کنید. مثلا، امکان ارائه مدرک حرفه‌ای و حس موفقیت درونی را به این شکل توضیح دهید: «ما افراد را برای حل و فصل اختلاف آموزش می‌دهیم و گواهینامه میانجی‌گری در باهمستان را هم ارائه می‌کنیم و شما می‌توانید اطمینان داشته باشید که از این پس با کمک به مردم و حل مسالمت‌آمیز و منصفانه اختلافات آن‌ها قادر به ارائه خدمت شایسته‌ای به محله خود هستید.»
• افراد خاص را برای کارهایی انتخاب کنید که می‌دانید در انجامش علاقه و توانایی دارند.
• به داوطلبان حق انتخاب دهید یا بگذارید خودشان وظایفشان را مشخص کنند.
• نظارت و آموزش اولیه و ضمنِ کار را پیشنهاد دهید.
• به داوطلبان فرصت دهید در برخی پروژه‌ها یا موقعیت‌ها، رهبری کار را در دست بگیرند و تشویقشان کنید مهارت‌های خود را گسترش دهند.
• از داوطلبان فعلی بخواهید مزایا و رضایت درونی حاصل از کار داوطلبانه را تشریح کنند و پاسخ‌های آن‌ها را برای داوطلبان بالقوه توضیح دهید.
• داوطلبان را به فعالیت‌های اجتماعی مثل ناهارخوری، بازی در وقت استراحت، جمع‌های دوستانه بعد از کار دعوت کنید.
• با برگزاری مراسم تقدیر از داوطلبان، برای تکمیل هر دوره از کار هدایایی کوچک به آن‌ها اهدا کنید. (دوره‌ها معمولا یک‌ساله هستند، اما هر سازمان می‌تواند خودش این بازه زمانی را تعیین کند.)

تنوع اعضا در تشکیل گروه‌های داوطلب ​

درنظرداشتن اصل تنوع در انتخاب گروه‌های داوطلب می‌تواند نظرات و دیدگاه‌های بیش‌تری را پیش روی سازمان قرار دهد. افراد در چنین گروه‌هایی اطلاعاتی را درباره فرهنگ و شرایط جماعت خود به سازمان می‌دهند و سازمان می‌تواند فهم بهتری از این گروه‌ها پیدا کند و به این ترتیب بهتر با آن‌ها ارتباط برقرار کند. به علاوه، این افراد با دیدگاه‌ها و تجارب و پیشینه‌های گوناگون خود به سازمان غنا می‌بخشند. همچنین، گوناگونی در گروه افراد داوطلب امکان افزایش حساسیت و توجه به تفاوت‌های فرهنگی را در سازمان فراهم می‌کند و نوعی تبادل فرهنگی برای افرادی با پیشینه متفاوت جهت درک، توجه، و احترام متقابل به تفاوت‌ها و شباهت‌ها ایجاد می‌کند.

از سوی دیگر، افزایش تنوع (قومی و زبانی و دینی) باعث افزایش جذابیت سازمان می‌شود. اگر جمعیت‌های مختلف قومی و نژادی به این باور برسند که اعضایی با ویژگی‌های مشابه آن‌ها در گروه حضور دارند، احتمال پاسخ‌ مثبت آن‌ها به تلاش‌های سازمان بیش‌تر می‌شود.

عضوگیری از میان گروهی خاص

• در مطالب، گفتگوها و سایر فعالیت‌های ترویجی خود همخوانی اهداف سازمان را با منافع، علایق، پیشینه و باورهای داوطلبان خاص تشریح کنید.
• در روزنامه‌های محلی، دستاوردهای داوطلبان متعلق به گروه‌های مختلف فرهنگی را برجسته کنید.
• کارکنان حقوق‌بگیر را از بخش‌های گوناگون باهمستان جذب کنید.
• در نهاد یا سازمان خود شرایطی ایجاد کنید که داوطلبان بالقوه به راحتی و بدون دردسر بتوانند وضعیت سازمان را بررسی کنند.
• فرصت کار داوطلبانه دسته‌جمعی را برای اعضای خانواده‌ها فراهم کنید.

موانع احتمالی که در عضوگیری از میان گروه‌های خاص باید به آن توجه داشت:

• شاید بسیاری از داوطلبان بالقوه از اقشار پایین اجتماعی-اقتصادی مایل به همکاری داوطلبانه باشند، اما از پس مخارجی مثل هزینه سفر و مراقبت از فرزندان برنیایند.
• داوطلبان بالقوه در برخی گروه‌های قومی (مثل رنگین‌پوستان و اسپانیایی‌تبارها در آمریکا)، معمولا نسبت به موضوع گزینش حساسیت خاصی دارند، به‌ویژه اگر حس کنند گزینش ابزاری برای حذف آن‌ها است. در صورت گزینش گسترده در سازمان، این روند باید منصفانه و انعطاف‌پذیر باشد و هدف از هر مرحله باید برای افراد تشریح شود.
• برخی فعالیت‌های سازمان شاید از دید بعضی گروه‌های قومی عجیب به نظر برسد و نیازمند توضیح بیش‌تر باشد. مثلا، شاید برخی داوطلبان بالقوه با کار داوطلبانه در خارج از حوزه باورهای مذهبی یا فرقه‌ای خود بیگانه باشند.
• محل برخی سازمان‌ها یا جلسات به گونه‌ای است که شاید دسترسی با صندلی چرخ‌دار به این اماکن ممکن نباشد یا دسترسی داوطلبان دارای مشکلات شنوایی و بینایی را دشوار کند.

خلاصه

افراد داوطلب گاه شالوده سازمان را تشکیل می‌دهند و گاه صرفا کارهای جانبی مثل ارسال نامه و پیام و نظافت دفاتر را بر عهده دارند. در هر صورت، باید این افراد را جدی گرفت، در جذب آن‌ها مانند جذب کارکنان حقوق‌بگیر عمل کرد، و با آن‌ها همچون عضوی جدایی‌ناپذیر از سازمان رفتار کرد. در صورت تعمق و تامل بیش‌تر درباره کار درخواستی از داوطلبان، تشریح دقیق وظایف و توضیح دلایل نیاز به کار داوطلبانه، مشکلی در یافتن افراد مناسب برای همکاری با سازمان و پیام‌رسانی درباره سازمان و فرصت‌های کار داوطلبانه در باهمستان وجود نخواهد داشت.

Herramienta 1: Consejos para la Captación, Retención y Reconocer Voluntarios

 Fuentes de investigación de los posibles voluntarios en su comunidad

No se olvide de las escuelas, iglesias, grupos de la comunidad, empresas, organizaciones de servicio y clubes, grupos de jóvenes, grupos de personas mayores, grupos de comunicación y populares.

Definir los objetivos del grupo para reclutar.

Preguntar a los miembros actuales por qué decidieron ser voluntarios, que les sigue motivando a ellos, y la forma en que fueron reclutados a medida que ellos comentan comienzas a trazar su estrategia de reclutamiento.

Obtener que su mensaje sea publico

Nunca se debe subestimar el poder de informar a la gente que se necesitas su ayuda. Tratar de sostener un llamamiento anual para obtener voluntarios, montar puestos en ferias locales, escribir cartas a editores, y pedirles a los voluntarios actuales que recomienden e informen en su nombre a los clubes cívicos locales. También considerar la publicación de avisos en todos los lugares que los posibles miembros visitan con frecuencia (supermercados, oficinas de correos, la biblioteca pública, etc.).

Promover diversidad

Recuerde que la promoción de la diversidad dentro de su organización para ampliar la variedad de opiniones e ideas a las que su organización tiene acceso. Trate de destaca los logros de voluntarios de diferentes grupos culturales en su periódico local, ofrecer oportunidades para ser voluntarios en familias juntas y activamente reclutar un diverso personal.

Dar una bienvenida a los voluntarios en su organización

Tomando el tiempo por adelantado para asegurarse que los voluntarios se sientan bienvenido es el primer paso para mantenerlos involucrados. Trate de emparejar voluntarios con personal pagado. Alentar al personal pagado a tomar el tiempo para responder a las preguntas de los voluntarios y conocer a la persona.

Retar a los voluntarios

Una lluvia de ideas sobre las posibles tareas de los voluntarios se podría realizar dentro de su organización. Escuchar los intereses de los voluntarios y evaluar sus capacidades. A continuación, proporcione a los voluntarios con las oportunidades que están a su medida para realizar. Los voluntarios que se sientan exitosos y tienen la oportunidad de expandir sus habilidades son más propensos a quedarse y servir bien a la organización. ¡Con este enfoque, todo el mundo gana!

Apreciar y respetar a los voluntarios

Recuerde que los voluntarios están dando generosamente su recurso más valioso: su tiempo. Comunicar su aprecio y respeto invitando a voluntarios para formar parte del proceso de tomar decisiones cuando sea apropiado y en honoran las limitaciones de su tiempo.

¡Celebrar!

Asegúrese de que su organización reconoce el invalorable trabajo de los voluntarios mediante el reconocimiento de las importantes contribuciones que hacen. Intente un almuerzo de premiación anual, característica de voluntarios en un boletín, o asociarse con los medios de comunicación para destacar las labores de los miembros de la comunidad local en el periódico o la televisión.

Herramienta 2: Formulario de solicitud para voluntarios

COALICIÓN PARA UN VECINDARIO FITCHBURGH SEGURO Y SANO

Creando vecindarios más seguros: una respuesta cooperativa

"Oferta de ayuda"

Nombre: ____________________________________________________________

__________________________________________________________________

Dirección: __________________________________________________________

________________________________________________________________

Teléfono - Casa: _____________________Trabajo: ____________________

Me gustaría ayudar en los asuntos relacionados con:

( ) Violencia en la comunidad

( ) Violencia escolar

( ) Violencia familiar

( ) Me gustaría involucrarme en asuntos de mi vecindario

-Gracias-

 

 

Herramienta 3: 101 formas de dar reconocimiento a voluntarios

Elaborado por Vern Lake, Departamento de Bienestar Público de Minnesota

Sonría· Ponga un buzón de sugerencias para voluntarios · Invite un refresco · Reembolse los gastos derivados de tareas que se les asignen · Pida un informe · Envíe tarjetas de felicitación · Consiga descuentos · Conceda medallas · Ponga un área de cafetería en la agencia · Organice ceremonias anuales · Invite a los voluntarios a reuniones de personal · Reconozca las necesidades y problemas personales · Adaptarse a las necesidades y problemas personales · Sea gentil · Esté disponible para situaciones de emergencia · Ponga un Cuadro de Honor en la recepción · Respete sus deseos · Invite a cafés informales · Desafíelos · Envíe tarjetas de agradecimiento a sus familias · Proporcione servicios de guardería infantil · Dé los “buenos días” · Salude por el nombre · Proporcione una buena capacitación previa al servicio · Ayude a desarrollar la auto-confianza · Conceda placas de agradecimiento a grupos patrocinadores · Tome un  tiempo para explicar · Sea elocuente · Motive a de la agencia a hablar con ellos · Organice sesiones de desahogo · Dé responsabilidades adicionales · Ofrezca participación en la planificación de grupo · Respete sensibilidades · Haga posible el acrecentar el trabajo · Envíe información valiosa a la prensa · Organice fiestas de degustación de vinos y quesos · Pida al cliente/paciente que evalúe el trabajo/servicio · Dé las “buenas tardes” · Cree un ambiente agradable · Invítelos a los ratos de descanso del personal · Pídales que orienten a otros voluntarios · Celebre una recepción pública · Tómese el tiempo para hablar · Defiéndalos contra personal hostil o negativo · Haga planes positivos · Elógielos ante el personal de supervisión · Envíe tarjetas de San Valentín · Haga preparaciones cuidadosas · Persuada al personal para igualar la experiencia como voluntario con la experiencia de trabajo · Apruebe la colaboración con el personal asalariado · Haga recomendaciones para futuros empleadores · Ofrezca becas para asistir a conferencias o talleres de voluntarios · Ofrezca responsabilidades de abogacía/defensa · Utilícelos como consultores · Escriba notas de agradecimiento · Invíteles a participar en la creación de normas · Sorpréndales con café y tarta · Celebre grandes proyectos y logros · Nomine para premios de voluntariado · Organice un “Día del Presidente” para los nuevos presidentes de grupos patrocinadores · Combine cuidadosamente voluntarios con trabajos · Elógielos frente a sus amigos · Provea buena capacitación · Provea herramientas útiles en buenas condiciones de trabajo · Dé las “buenas noches” · Planifique eventos sociales para el personal y los voluntarios · Sea una persona real · Alquile espacio en una cartelera para hacer elogios públicos · Acepte la individualidad · Identifique grupos de edad · Dé oportunidad de hacer reuniones y evaluaciones · Mantenga una vida provechosa· Envíe tarjetas divertidas de improviso · Planifique espectáculos ocasionales · Instigue a los clientes a preparar sorpresas · Utilice espacio comprado en los diarios · Promueva el programa “Voluntario del Mes” · Envíe una carta de apreciación a su empleador · Planifique una edición de reconocimiento del boletín informativo de la agencia · Use códigos de colores para los gafetes de identificación para indicar logros particulares (horas, años, unidades, etc.) · Envíe cartas elogiando a los voluntarios a figuras públicas prominentes · Diga “Te extrañamos” · Elogie el grupo o club patrocinador · Promueva las sonrisas entre el personal · Facilite el desarrollo del personal· Distinga entre grupo y los individuos dentro del grupo · Mantenga condiciones de trabajo seguras · Oriente adecuadamente · Premie con menciones especiales por logros extraordinarios · Adoctrínelos totalmente con respecto a la agencia · Envíe tarjetas de Navidad · Conozca los detalles de las tareas · Realice eventos comunitarios de reconocimiento en colaboración con otras agencias · Planifique una fiesta “teatral” · Invítelos a asistir a eventos deportivos · Organice un picnic · Dé las “Gracias” · Sonría

 

Herramienta 4: Si quiere mi lealtad, interés y mejores intenciones, recuerde que…

Elaborado por  J. Donald Philip, rector del Centro de Estudios Universitarios Hillsdale en Hillsdale, Michigan.

1. Necesito el sentimiento de pertenencia, sentir que me necesitas por mí mismo, no sólo por mis manos o porque obedezco bien las órdenes.

2. Necesito tener algún sentimiento de participación en la planificación de nuestros objetivos. Mi necesidad sólo quedará satisfecha cuando sienta que mis ideas han sido debidamente escuchadas.

3. Necesito sentir que las metas y objetivos son alcanzables y que tienen sentido para mí.

4. Necesito sentir que lo que hago tiene un propósito real o contribuye al bienestar humano, que su valor se extiende más allá de mis ganancias personales, o mis horas.

5. Necesito participar en la creación de las reglas por las que, juntos, debemos vivir y trabajar hacia nuestras metas.

6. Necesito saber en detalle qué se espera de mí: no sólo mi tarea detallada, sino dónde tengo la oportunidad de tomar decisiones personales definitivas.

7. Necesito tener responsabilidades que supongan un reto, que estén dentro de mi rango de habilidades e intereses, que contribuyan a llegar a mi meta y que cubran todas las metas.

8. Necesito ver que avanzamos hacia lograr nuestros objetivos.

9. Necesito que se me mantenga informado. Cuando no sé algo, puedo estar en desventaja (Mantenerme informado es una forma de darme estatus como individuo).

10. Necesito confiar en mis superiores, confianza basada en la seguridad de un trato consistentemente justo, en el reconocimiento cuando se merece y en la fe en que la lealtad traerá más seguridad.

11. En resumen, realmente importa cuánta importancia le des a mi participación en esta organización. Tengo que sentir que todo el tema tiene sentido para mí. Añadiría, con esperanza, que todo el tema tenga sentido para todos los participantes: el cliente, el personal, los voluntarios y usted.

Aquí encontrará una lista que resume los puntos más importantes de la sección.

___ Se entiende el significado de reclutar voluntarios para la organización.

___Se comprende por qué reclutar voluntarios.

___ Se sabe cuándo reclutar voluntarios.

___ Se conocen los pasos básicos para reclutar voluntarios

___ Ya se han investigado las fuentes de voluntarios potenciales en la comunidad

___ Se ha planificado e implementado la estrategia de reclutamiento

___ Se ha encontrado voluntarios

___ Se ha convencido a voluntarios potenciales de volverse voluntarios activos

___Se entienden los desafíos y beneficios de reclutar voluntarios de grupos étnicos, socioeconómicos y culturales variados

___Se entiende por qué reclutar gente de diferentes grupos para ser voluntarios

___Se sabe cómo reclutar miembros de poblaciones específicas

Una presentación en PowerPoint que resume los puntos principales de la sección.