Sección 5. Redactar una solicitud de subvención

• ¿Qué es una subvención?

• ¿Por qué vale la pena aplicar a una subvención?

• ¿Quién puede escribir una aplicación para subvención?

• ¿Cuáles son los componentes estándares de una aplicación para subvención?

• ¿Cómo puedes preparar una aplicación exitosa para subvenciones?

¿Ha identificado tu comunidad algún problema de salud y una estrategia para resolverlo, pero ha llegado a un obstáculo de acción porque no tiene fondos adecuados? Una subvención puede proveer esos fondos necesarios y realzar la capacidad de cambio de la comunidad.

Si alguna vez has contemplado escribir una propuesta para subvención y te has sentido intimidado de cómo comenzar, ¡esta es la sección de las Herramientas Comunitarias que debes ver! Si has escrito aplicaciones en el pasado pero te sientes oxidado o quieres realzar tu capacidad para escribir propuestas exitosas para subvenciones, ¡ésta es la herramienta para ti! En las siguientes secciones aprenderás cómo aplicar a subvenciones disponibles primariamente a través del sector público. Sin embargo, muchas de las estrategias pueden ser aplicadas a propuestas para subvenciones de fundaciones también.

¿Qué es una subvención?

Una subvención es una cantidad de dinero dada a una agencia o individuo para resolver un problema o necesidad en la comunidad. El documento escrito que uno prepara como medio para solicitar o aplicar a este dinero (fondos) es una propuesta de subvención.

Las subvenciones no son sinónimos de contratos. Las organizaciones o individuos pueden usar las subvenciones para lograr sus propósitos u objetivos establecidos, dentro de sus propias normas y guías. Los contratos son obligatorios legalmente y representan un acuerdo donde las agencias contratantes (federales o del gobierno estatal, por ejemplo) compran servicios de las organizaciones o individuos para poder cumplir obligaciones o responsabilidades.

Los fondos de subvención están disponibles a través de los sectores públicos y privados. En el sector público, el dinero es obtenido a través de impuestos y otras ganancias gubernamentales y luego asignado a través de legislación para resolver problemas sociales.

Ejemplo: en 1996, el Congreso de Estados Unidos estableció un programa de educación de abstinencia como parte de la legislación para la reforma de asistencia social. El Congreso aportó $50 millones anualmente por cinco años a agencias administrativas estatales, quienes tuvieron la autonomía para determinar las prioridades del programa y dar financiamiento a nivel comunitario a entidades como organizaciones comunitarias, departamentos de salud local y organizaciones de fe.

En el sector privado, los negocios (por ejemplo: corporaciones y fundaciones) e incluso individuos eligen cuales problemas sociales resolver y ofrecen recompensas y subvenciones basados en sus intereses especiales o prioridades de investigación.

¿Por qué vale la pena aplicar a una subvención?

Puede haber muchas razones por las que quieras o necesites escribir una aplicación para subvención:

• Quieres comenzar un nuevo proyecto (por ejemplo, haz identificado una necesidad en tu comunidad y haz documentado que no existen servicios de apoyo o programas relacionados para resolver la necesidad).
• Quieres expandir un proyecto ya existente y los costos no pueden ser cubiertos en tu presupuesto actual (por ejemplo, tienes un programa que sirve a familias viviendo al 150% del Nivel de Pobreza Federal, pero quieres expandirlo para servir a aquellas que viven al 200% del Nivel de Pobreza Federal, por lo tanto incrementando los números de inscripción y la necesidad de personal, provisiones, entre otros).
• Conoces a una agencia de subvenciones que da apoyo para pagar por el programa o iniciativa que tienes en mente para la necesidad o problema que haz identificado.
• Sabes que cumples los estándares de elegibilidad para el apoyo a través de las subvenciones (por ejemplo, algunas subvenciones están limitadas a instituciones educacionales).
• Puedes utilizar el tiempo, energía y otros recursos necesarios para el proceso de aplicar a una subvención.
• Haz sido invitado a aplicar a una subvención.

Antes de comenzar, aquí hay algunas respuestas guiadas a dos preguntas que puedes tener en mente:

¿Dónde podría encontrar ofertas de convocatorias de propuestas, solicitudes de propuestas, solicitud de las aplicaciones, los avisos de disponibilidad de fondos, o anuncios del programa?

• El Registro Federal es un periódico legal publicado diariamente por la Administración Nacional de Archivos y Récords de EE.UU. Es un gran recurso para listados de SDPs, SDAs, NDFs, y Anuncios de Programas.
• Registros de Contratos Estatales. Aunque es a veces más difícil de localizar en línea, los Registros de Contratos Estatales incluyen SDAs para contratos disponibles con agencias gubernamentales. En un buscador de Internet, intente poner: "Registros de Contratos en [nombre del estado]". Si esa búsqueda no da resultados, tal vez necesites acceder a oportunidades de financiamiento indirectamente al visitar los sitios de agencias gubernamentales estatales.
• El Centro de Fundaciones provee un directorio en línea de donadores, noticias filantrópicas y otra información relevante a encontrar recursos para programas comunitarios. El directorio en línea de donaciones disponibles requiere un pago de $9.99 de suscripción mensual para acceder a miles de oportunidades para investigadores, estudiantes, artistas u otros individuos.
• Sitios Web para agencias y fundaciones gubernamentales individuales.
• Centros especiales regionales con bibliotecas abiertas como "Associated Grantmakers", con oficinas en las más grandes ciudades de Estados Unidos.
• Noticias en un boletín especializado en tu área.

Y, si los recursos mencionados no producen lo que estabas buscando, siempre puedes preguntar alrededor. Habla con otros colegas local y nacionalmente. También habla con personas que conoces que tienen experiencia escribiendo subvenciones.

¿Cuál es un cronograma típico para una propuesta?

Una propuesta para subvención a menudo es una labor intensa que requiere compromiso de recursos dedicados a producir un documento de 15 - 50 páginas de largo e incluso más largo en un periodo de tiempo relativamente corto. Cuando una Solicitud de Propuesta es publicada por una agencia, la fecha límite para la entrega de la propuesta es a menudo tan cercana como dentro de un mes. De modo que, estate preparado para trabajar duro en el desarrollo de una propuesta de subvención, teniendo en cuenta que el trabajo duro es finito - sólo algunas semanas - para potencialmente obtener múltiples años de financiamiento para resolver tu problema o necesidad identificada.

¿Quién puede escribir una aplicación para subvención?

¡Tú puedes! No te sientas intimidado por las reglas e instrucciones de la Solicitud de Propuesta (SDP). Simplemente lee la SDP cuidadosamente. Quizás quieras hacer un plan para mantenerte organizado. Resalta los elementos claves o esenciales (como la fecha límite para la entrega, dirección de correo, número de copias a presentar, etc.) mientras leas a través de la SDP. También querrás encontrar una lista de chequeo de todos los datos o documentos requeridos para la SDP. Si te sientes intimidado por el elemento de escribirla, solicita ayuda de algún colega o alguien que esté colaborando con tu esfuerzo de asegurar fondos. También puedes contactar a la agencia que está solicitando las propuestas para subvenciones y pedir algunos ejemplos de propuestas que han sido financiadas anteriormente.

No necesitas un título en inglés para poner juntos los elementos de una propuesta eficiente. Aunque la gramática, la ortografía y la cohesión son ciertamente elementos importantes de una propuesta bien escrita, elementos substanciales (como el identificar la necesidad de fondos para tu tema o población de interés) son aquellos en los que puedes ser creativo sobre cómo presentar la información. De hecho, ¡métodos innovadores o creativos pueden realzar la posibilidad de éxito de una propuesta para fondos!

¿Cuáles son los componentes estándares de una aplicación para subvención?

Aunque algunas Solicitudes de Propuestas pueden incluir requisitos únicos que debes leer y seguir cuidadosamente, muchas propuestas para fondos siguen una estructura similar. Los ocho elementos más comunes están en la lista abajo.

La discusión que sigue te guiará a través de estos, uno a la vez.

• Carta de Interés, página de título y resumen o abstracto
• Planteamiento del Problema / Declaración de Necesidades
• Descripción del Proyecto (metas, objetivos y métodos / actividades)
• Plan de Evaluación
• Solicitud y justificación de presupuesto
• Capacitación del aplicante
• Planes de financiamiento futuros / planes de sustentación
• Apéndices

Carta de Interés, página de título y resumen o abstract

Las instrucciones para la carta de interés y página de título estarán incluidas con la SDP. La carta de interés debe de estar en un papel de carta de la agencia y firmada por el oficial de la organización apropiado.

La carta de interés--usualmente limitada a una página--debería:

• Describir el interés y la capacidad de la agencia para implementar exitosamente el proyecto propuesto;
• Tener un tono alto que la haga resaltar de una manera positiva;
• Resumir el proyecto; y
• Designar una persona de contacto para cualquier pregunta respecto al proyecto.

Los contenidos de la página titular típica incluyen:

• Título del Proyecto
• Nombre de la agencia que entrega la propuesta de subvención
• Dirección de la agencia
• Nombre de eventuales financiadores
• Fechas iniciales y finales del proyecto
• El total de la cantidad solicitada

Algunas SDPs pueden requerir una carta de intención que precede la entrega de la propuesta. Estas pueden ser un desafío para escribir, pues básicamente son el resumen o abstract de la propuesta. Por lo tanto, es útil tener un propósito claro, una necesidad identificada y alguna idea de tu estrategia para resolver la necesidad antes de tiempo. Realmente deberías tomar esas cosas en cuenta de todas maneras mientras conduzcas tu investigación para SDPs para que puedas identificar cuáles misiones y oportunidades de financiamiento de las agencias encajan con tus intereses.

Un resumen o abstract está relacionado a, pero diferente de, la carta de intención. El abstract incluye un resumen de la declaración del problema/necesidad, sobrevista de las metas del proyecto propuesto (pero no los objetivos detallados), un resumen de los métodos que serán utilizados para implementar y evaluar el proyecto y un párrafo final describiendo la capacidad de tu grupo o agencia (experiencia y recursos) para llevar a cabo el proyecto propuesto. Una SDP puede tener un límite en el número de páginas que un abstract puede tener, pero una regla común es no más de dos páginas.

Declaración del Problema / Declaración de Necesidades

La declaración de necesidades puede ser uno de los componentes más poderosos de tu propuesta. Esta es la parte donde realmente capturas la atención del crítico y pruebas tu necesidad de financiamiento. De modo que, haz tu tarea antes de escribir esta sección. Conoce a tu comunidad (ejemplo: características demográficas y socioeconómicas dentro de la población), la extensión del problema y si esfuerzos anteriores o existentes se han enfocado el mismo problema o no.

Tu declaración del problema o necesidades debería lograr lo siguiente:

• Documenta el problema que quieres resolver (usa texto, estadísticas, y gráficos / cuadros)
• Describe las causas del problema o las circunstancias que crean la necesidad
• Identifica los métodos o soluciones actuales, basado en una revisión de la literatura cuando sea posible

Usa fuentes de datos existentes cuando sea posible para documentar el problema. Un recurso para ayudarte con esta tare. La Caja de Herramientas: "Obtener y utilizar indicadores de nivel comunitario." Si localizas datos existentes de niveles del condado, también es una buena idea investigar datos comparables al nivel de estatal y local. Puedes hacer un argumento más eficiente sobre una estadística representando el problema o necesidad si lo presentas en términos relativos.

Ejemplo: No solo digas, "Sólo el 10% de adolescentes sexualmente activos en el Condado Problema reportan usar un condón en los últimos tres meses." Re-enmarcando tu declaración en relación con los datos estatales y nacionales puede dar un mayor impacto: "Solo el 10% de adolescentes sexualmente activos en el Condado Problema reportan usar un condón en los últimos tres meses, mientras que el índice es 15% al nivel estatal y 25% al nivel nacional."

El Internet es una manera eficiente de investigar datos estatales y federales existes para que puedas compararlos con tus datos a nivel local. Puedes:

• Localizar datos de censos (datos coleccionados cada diez años, más recientemente en el 2000, de más de 115 millones de unidades residenciales en los EE.UU., incluyendo información geográfica, demográfica, y socioeconómica) de la U.S. Census Bureau.
• Investigar numerosas estadísticas estatales y nacionales sobre mujeres, infantes, niños, adolescentes y niños con necesidades especiales de cuidado de salud en el sitio web de Sistema de Información Titulo V de la Oficina Federal de Salud Maternal y de Niños, Recursos de Salud y Administración Servicios.
• Departamento de Recursos de Salud y Servicios Administrativos Acceder la gama entera de información estadística del Gobierno Federal disponible para el público, con enlaces a 70 diferentes fuentes de datos federales en FedStats.

Si no puedes encontrar datos locales existentes para la declaración de tus necesidades / problema, podrás necesitar conducir una investigación cualitativa (entrevistas telefónicas, grupos de enfoque o encuestas auto-administradas).

Ejemplo: Tu comunidad ha experimentado un aumento en población y desarrollo residencial en los últimos cinco años. Con ese crecimiento, el flujo de tráfico alrededor de las escuelas ha aumentado y se ha vuelto más peligroso. Tienes una conciencia intuitiva de la necesidad de más cruces peatonales para estudiantes. Sin embargo, no tienes una fuente mágica de datos para esta necesidad. Por lo tanto, puedes entrevistar a administradores escolares, padres, residentes de subdivisión y estudiantes como medios de documentar el problema.

Finalmente, mientras investigues métodos o soluciones actuales, piensa sobre si tu propuesta para donación estará construida sobre esfuerzos existentes, introducirá una estrategia única o alguna combinación de ambas. Algunos críticos pueden estar buscando ese método fresco e innovador a un problema que ha sido bien documentado pero no resuelto eficazmente.

No hay manera correcta o incorrecta de presentar la información dentro de las secciones estándar de una propuesta mientras sea en un orden lógico que es fácil de leer. Sólo recuerda que la aplicación para donación es tu primera oportunidad de comunicar eficazmente la necesidad de financiamiento para tu interés o población especial a una fundación específica u otra agencia, de modo que haz que cuente. Querrás mantener al crítico suficientemente interesado para seguir leyendo y aprender más acerca de tus importantes ideas.

Si la adición de cuadros y gráficos hará tu declaración de necesidades más persuasiva, inclúyelos definitivamente. Acá hay algunas cosas que considerar mientras preparas ilustraciones gráficas de tus datos:

Consejos para Presentar Datos:

• Usa estadísticas comparativas cuando sea posible (ejemplo: condado vs. estado vs. federal, o grupos múltiples de edad o étnias).
• Cuando determines qué tipo de cuadro o gráfico usar, no uses un gráfico circular si tienes más de tres o cuatro categorías de datos.
• Usa gráficos lineares para demostrar una tendencia a través del tiempo en los datos.
• Use gráficos de barras para marcar diferencias, especialmente cuando estés comparando sólo dos categorías de datos (ejemplo: sólo dos categorías de razas/etnicidades, masculino versus femenino, condado versus estado).
• Incluye un título en el gráfico que precisa pero brevemente describa la imagen, e incluye los años de donde los datos dieron.
• Siempre dales nombre a los ejes y (vertical) y x (horizontal) de tus gráficos, e identifica las unidades de medición (ejemplo: índice versus cuenta).
• Provee una leyenda para explicar categorías de datos, alcance o intervalos de datos, códigos de colores, entre otros.

Figura 1: Ejemplo de gráfico circular

Figura 2: Ejemplo de gráfico de barras

Descripción del proyecto

Una vez que hayas capturado la atención de los críticos al documentar clara y eficazmente la necesidad de financiamiento, te toca presentar los detalles de cómo planeas implementar tu programa. Esta sección de tu propuesta debería guiar al crítico paso a paso a través de todas las actividades necesarias para logras tus metas de una manera que continúe atrayendo el interés y emoción del crítico. Además, tendrás que referenciarlo una y otra vez durante el curso de la implementación del programa. Aún si el personal del programa cambia a través del tiempo, la descripción del proyecto debería proveer una guía para cualquiera pueda entenderla y seguirla.

La descripción del proyecto incluye tres partes principales de información:

• Metas y objetivos
• Métodos o actividades para resolver el problema o necesidad identificados
• Una línea temporal para la terminación de cada actividad

Metas y Objetivos

Metas y Objetivos son una pieza muy importante de tu propuesta para subvención. Las metas son declaraciones amplias con un resultado ideal a largo plazo en mente. La mayoría de las propuestas no tienen más de tres metas.

Ejemplo de Meta: "Eliminar la disparidad entre pensionarios del Sistema de Salud y consumidores asegurados privadamente en el uso de cuidado prenatal en el Condado Fértil."

Para cada meta, puedes desarrollar numerosos objetivos correspondientes. Los objetivos son declaraciones específicas que indican al crítico exactamente cómo planeas lograr tus metas. Los mejores objetivos tienen varias características en común.

Los objetivos bien escritos son:

• Específicos. Quiere decir, nos dicen cuánto (Ejemplo, 40%) de qué va a ser logrado (Ejemplo, qué comportamiento de quién o cuál resultado) para cuándo (Ejemplo, para el 2010)
• Medibles. La información concerniente al objetivo puede ser recolectada, detectada u obtenida de archivos (por lo menos potencialmente).
• Realizables. No sólo los objetivos en sí son posibles, sino que es posible que tu organización los pueda realizar.
• Relevantes a la misión. Tu organización tiene un claro entendimiento de cómo estos objetivos encajan en la visión y misión general del grupo.
• Cronometrados. Tu organización ha desarrollado una línea temporal (una porción de la cuál está clara en los objetivos) con la cuál serán logrados.
• Desafiantes. El alcance de las metas del grupo para mejoras substanciales importantes para los miembros de la comunidad.

No te desanimes si encuentras difícil el escribir objetivos que cubren cada uno de los criterios en la lista. Como la mayoría de cosas en la vida, ¡escribir objetivos se vuelve más fácil mientras más practiques!

Construyendo sobre el ejemplo de la meta de eliminar la disparidad entre pensionarios del Sistema de Salud y consumidores asegurados privadamente en el uso de cuidado prenatal en el Condado Fértil, mostramos dos ejemplos de cómo un objetivo relacionado podría ser escrito.

Ejemplo de un Objetivo Insuficiente: "Hacer encuestas a pensionarios del Sistema de Salud y a consumidores asegurados privadamente sobre el por qué acceden o no a los servicios de cuidado prenatal durante el embarazo."

El ejemplo de arriba es insuficiente porque:

• No es medible o específico
• No es cronometrado

Ejemplo de un Mejor Objetivo: "Para Junio del 2004, hacer encuestas post-parto a 100 pensionarios del Sistema de Salud y a consumidores asegurados privadamente antes de ser dados de alta del hospital, con respecto a por qué accedieron o no a los servicios de cuidado prenatal en el primer trimestre de embarazo."

Examinemos el ejemplo para determinar por qué es un mejor objetivo:

• Es específico - 100 pensionarios post-parto del Sistema de Salud y consumidores asegurados privadamente serán encuestados antes de ser dados de alta del hospital
• Es medible - la información puede ser recolectada porque será recolectada en persona (a menos que los pacientes no den su consentimiento para participar)
• Es realizable - 100 mujeres es probablemente un numero realista de personas para entrevistar
• Es relevante - relevante a la misión dentro de la meta de eliminar disparidades en el uso de cuidado prenatal
• Es cronometrado - todas las encuestas serán completadas en Junio del 2004

Una vez que te sientas cómodo haciendo borradores de tus objetivos, deberías determinar si son objetivos de "proceso" versus objetivos de "resultado". Aprenderás en la parte de evaluación de esta sección (y cuando escribas la sección de evaluación de tu propuesta) por qué es útil el hacer una distinción entre los objetivos.

Objetivos de Procesos versus de Resultado

Un objetivo de proceso mide el logro de tareas completadas como parte de la implementación de un programa.

Ejemplo de Objetivo de Proceso: "Para Junio del 2004, distribuir 500 copias del folleto de educación al paciente, 'Prevención de Enfermedades Cardiacas' a hombres entre 30 y 50 años en el Condado Coronario."

Un objetivo de resultado mide los resultados o el impacto a largo plazo del programa. Usando el mismo escenario del objetivo de proceso arriba, un objetivo de resultado podría ser:

Ejemplo de Objetivo de Resultado: "Para Junio del 2006, reducir el número de hombres entre 30 y 50 años con presión arterial alta en el Condado Coronario por 5% del índice de 40% en el 2003"

Puedes encontrar útil el revisar  'Crear Objetivos' de la Caja de Herramientas Comunitarias para más asistencia mientras hagas el borrador de los objetivos de tu propuesta.

Métodos

Tendrás un sentido de claridad y especifidad después de hacer el borrador de los objetivos de tu propuesta. El siguiente paso en el proceso de escribir la propuesta será el separar cada objetivo en una serie de actividades necesarias para completarlo. La sección de métodos describe en detalle cómo propones el llevar a cabo tus metas y objetivos durante el curso del proyecto.

Continuemos usando el ejemplo del Condado Coronario. Tenemos el objetivo de proceso de distribuir 500 copias del folleto de educación al paciente, 'Prevención de Enfermedades Cardiacas' a hombres entre 30 y 50 años en el Condado Coronario. En la sección de métodos, necesitas mostrar a los críticos que haz considerado cuidadosamente los pasos necesarios para planear e implementar este objetivo.

Actividades y otros detalles a discutir pueden incluir:

• ¿Estarás usando un folleto ya existente? Si sí, descríbelo brevemente, la credibilidad de la organización que lo desarrolló e incluye una copia en tus apéndices.
• ¿Necesitas desarrollar un folleto? Si sí, discute quién estará involucrado. ¿Una junta de consejo? ¿Un comité especial? ¿Consultores? Incluye su Currículum Vitae en los apéndices.
• ¿Cómo se traducirá el folleto para distribución bilingüe?
• ¿Cómo imprimirás, copiarás y publicarás el folleto (si es aplicable)?
• ¿Cómo alcanzarás a la población objetivo? ¿A través de oficinas de doctores? Si sí, incluye una discusión sobre tu plan de solicitar e involucrar a doctores locales en tu esfuerzo. Si no, describe todas las vías de distribución (¿Librerías? ¿Mercados? ¿Clubes de salud? ¿Barberos?).
• ¿Cómo documentarás cuántos folletos han sido distribuidos y quién en el personal será responsable de eso?

Consejos para escribir la sección de Métodos:

• Ten en mente el orden secuencial de las tareas.
• Asegúrate que las actividades descritas son cohesivas para que los críticos vean que sabes cómo las piezas del rompecabezas encajan en la "vista general."
• Incluye un gráfico de la secuencia de eventos - si es aplicable a tu situación - en adición al gráfico temporal, el cual es generalmente requerido.

Figura 3: Ejemplo de Gráfico de Línea Temporal:

Una herramienta frecuentemente usada es el gráfico temporal (gráfico GANTT). Este gráfico es usado para presentar una lista detallada de todas las actividades y su fecha esperada de terminación. Las actividades usualmente son listadas en orden secuencial.

 Puedes estar aplicando para solo un año de donación, en cuyo caso, las columnas en tu línea temporal podrían representar progreso trimestral versus anual.

Consejos para llenar un gráfico linear temporal:

• Intenta anticipar cada actividad que un objetivo puede tener y estima en qué punto en el marco temporal del programa será terminada la actividad.
• Entiende que la línea temporal es usada para propósitos de planeamiento y puede ser revisada con el tiempo. Por ejemplo, algunas actividades pueden ser dependientes de la terminación de actividades previas. Uno no puede entrenar al personal hasta que el personal este empleado; si el proceso de contratar personal toma cuatro meses en lugar de dos, el tiempo del entrenamiento también necesitará ser ajustado.
• Es normal mostrar múltiples artículos con la misma fecha de terminación.
• Recuerda que todas las actividades en la línea temporal moldearán tu solicitud de presupuesto (mira la parte 5 de esta sección).

Plan de Evaluación

El propósito del plan de evaluación es el mostrar cómo medirás la terminación o éxito de los objetivos de proceso o resultado. Asegúrate de que tu plan incluya detalles sobre cómo la información será coleccionada y analizada. También, describe cómo y cuándo los hallazgos de evaluación serán compartidos con el financiador.

¿Cómo y por qué es el programa de evaluación útil en una propuesta para subvención?

Desde tu perspectiva...

• El plan de evaluación puede ayudarte a clarificar objetivos de modo que sean medibles.
• La evaluación te ayuda a refinar o revisar continuamente los métodos del programa en años futuros de financiamiento.
• Los datos de evaluación proveen información sobre los costos y esfuerzos relativos para tareas, para que ajustes en las actividades y presupuesto puedan ser hechos en años futuros de financiamiento.
• Los planes de evaluación son generalmente requeridos y obtendrán puntos extras en el sistema de crítica cuando la propuesta sea revisada.

Desde la perspectiva del fínanciador...

• El financiador será capaz de claramente ver si los objetivos fueron logrados o no.
• El financiador será capaz de determinar si los fondos fueron usados apropiadamente.
• El financiador será capaz de asesorar si los beneficios del programa (Ejemplo, resultados) justifican o no el costo de implementación.

Hay dos tipos principales de evaluación: proceso y resultado. Tu proyecto dictará qué tipo de evaluación usar. Seguramente, usarás una combinación de ambos métodos dependiendo en los tipos de objetivos que tengas. La evaluación de un proceso valora la implementación de un programa, enfatizando actividades a ser completadas (por ejemplo, "distribuir 500 copias de un volante"). La evaluación de resultado valora el impacto del programa a corto y largo plazo.

Un ejemplo de Objetivo de Proceso es, "Para Junio del 2004, distribuir 500 copias del folleto de educación al paciente, 'Prevención de Enfermedades Cardiacas' a hombres entre 30 y 50 años en el Condado Coronario."

Este objetivo puede ser evaluado como

• No realizado;
• Parcialmente realizado (Ejemplo, solo 200 copias fueron distribuidas);
• Realizado; o
• Sobrepasado (tal vez 600 copias fueron distribuidas).

La documentación de este objetivo debería ser simple, pero es sorprendente qué tan difícil puede ser el lograr que instalaciones de cuidado de salud y el personal adopten una nueva forma o tarea de colección de datos y asegurar que el personal pueda interactuar con los datos en el historial del paciente consistente y correctamente. De modo que, como parte de tu plan de evaluación, necesitarías desarrollar un sistema que produciría documentación apropiada de la distribución de los folletos. Recuerda, también, que el sistema necesita ser "amigable al usuario" para que el personal lo use y siga.

Ahora, veamos cómo puedes evaluar un Objetivo de Resultado.

Un ejemplo de Objetivo de Resultado: "Para Junio del 2006, reducir el número de hombres entre 30 y 50 años con presión arterial alta en el Condado Coronario por 5% del índice de 40% en el 2003"

La cosa más importante a recordar sobre medidas de resultados con esta estructura es que ya deberías tener datos base - estadísticas actuales que describen el porcentaje de hombres entre 30 y 50 años con presión arterial alta viviendo en el Condado Coronario. Esto es importante por dos razones:

El hecho de que estás incluyendo el objetivo en tu propuesta significa que tienes datos para justificar la necesidad de resolver el asunto. Los datos deberían ser más apropiadamente descritos en la Declaración del Problema / Necesidad.
Cuando evalúes el impacto de tu programa, re-medirás (o investigarás estadísticas en un sistema de vigilancia existente) el porcentaje de hombres entre las edades de 30 - 50 con presión arterial alta viviendo en el Condado Coronario, para poder comparar las estadísticas de presión arterial alta pre- y post-programa.

Asumamos que calculas que el porcentaje de hombres entre 30-50 años con presión arterial alta antes de implementar tu programa, y de nuevo tres años después. Encuentras una disminución de 4% después de tres años. ¿Puedes automáticamente atribuir esa disminución a tu programa? ¡Si solo fuera así de fácil! Otros factores como programas competidores pueden haber sido los únicos responsables por el cambio en el porcentaje, o pueden haber realzado indirectamente el impacto de tu programa.

Las evaluaciones pueden ser aspectos complejos de tu programa, que consumen tiempo. A menos que puedas pagar el presupuesto de un consultor de evaluación, diseña el plan de evaluación dentro de las fuerzas y limitaciones de los recursos del programa y personal.

Ejemplo: Una organización comunitaria diferente en el Condado Coronario recibe una donación en el mismo año que tu organización. La otra se enfocó en hombres entre 20 - 40 años con educación sobre la importancia de ejercicio cardiovascular diario. El 50% de los hombres expuestos a esa intervención adoptaron un régimen de 20 minutos de ejercicio cardiovascular tres veces por semana. Esos mismos hombres son parte de la muestra de tu evaluación tres años después de que implementas tu programa.

Un propósito de tu evaluación sería el determinar si el porcentaje de hombres entre 30 - 50 años con alta presión cardiaca disminuyó porque educaste a los hombres sobre maneras de evitar enfermedades cardiacas, o porque la mitad de los hombres que participaron en otro programa adoptaron un régimen regular de ejercicio.

Solicitud de Presupuesto y Justificación de Presupuesto

Una vez que hayas hecho un borrador con la información detallada de tus metas y objetivos, métodos y plan de evaluación, tendrás los cimientos para tu solicitud de presupuesto. Necesitarás asignar cantidades en efectivo a las posiciones y actividades correspondientes del personal.

Solicitud de Presupuesto

Líneas comunes en el presupuesto incluyen (detalles para cada uno disponibles abajo):

•  Salarios del personal
•  Impuestos
•  Beneficios extras al personal
• Costos indirectos
•  Artículos de donación
•  Renta y utilidades
•  Equipos y provisiones
•  Costos de correo
•  Viajes

Los salarios del personal

 Están listados en el presupuesto como ETCs, o "Equivalente de Tiempo Completo". Una persona trabajando 40 horas a la semana estará listada como 1.00 ETC, y su paga real para el salario solicitado en el presupuesto será 100% del salario propuesto para esa posición. Una persona trabajando 20 horas a la semana estará listada como .5 ETC, y la paga real para el salario solicitado en el presupuesto será 50% del salario propuesto para esa posición.

Posición del Personal	Salario Tiempo Completo	ETC	Solicitud de Presupuesto del Primer Año
Director del Proyecto	$55,000	1.0	$55,000
Asistente del Proyecto	$35,000	1.0	$35,000
Asistente Administrativo	$25,000	.5	$12,500

Beneficios extras

Al personal pueden incluir impuesto de seguridad social (agencias sin fines de lucro públicas y privadas están exentas) y beneficios voluntarios como planes médicos, dentales, inhabilidad, seguro de vida y planes de jubilación. Estos son generalmente calculados como un porcentaje de los salarios del personal.

Costos indirectos

También conocido como gastos generales, costos indirectos son definidos como un intento para compensar a la organización por el costo a una organización para organizar un proyecto. Costos indirectos pueden o no ser proveídos por la agencia financiadora. Usualmente son asignados como un porcentaje fijo de tus costos directos.

Un artículo de donación en especie no añadirá ningún costo al proyecto porque es pagado o absorbido por la agencia que está aplicando a la subvención. Los servicios en especie pueden incluir pagar la renta (tal vez una donación diferente dentro de la agencia cubre esto, de modo que la agencia puede no requerir renta como un artículo en el presupuesto de la nueva propuesta). O, tal vez el personal administrativo es compartido entre múltiples subvenciones, de modo que una proporción del tiempo administrativo de algún miembro del grupo de trabajo estará bajo el título de "donaciones en especie " en las líneas del presupuesto.

Justificación del Presupuesto

En la Justificación del Presupuesto, asegúrate de describir claramente la necesidad del total de cada artículo solicitado. En una o dos oraciones por línea del presupuesto, demuestra al crítico exactamente cómo calculaste el total del artículo.

Ejemplo de Justificación del Presupuesto: Tu artículo "viajes" es $2115. Acá hay texto de ejemplo para acompañarlo:

El Director del Proyecto presentará descubrimientos del proyecto en un total de tres conferencias nacionales en el segundo año del proyecto. Pasajes aéreos costarán $400 por viaje en promedio; hoteles promediarán $100 la noche; y el per diem (gastos para comidas) será $35. Para tres viajes promediando tres días y dos noches cada uno, el total solicitado para viajes es $2115 [$1200 en pasajes, $315 en comida, y $600 en hoteles].

Consejos para el Presupuesto

• Asegúrate que el presupuesto no exceda la cantidad máxima declarada en la Solicitud de Propuesta (SDP).
• Asegúrate que los números en la propuesta de la narrativa y justificación de presupuesto encajen con aquellos en las líneas del presupuesto.
• Si es requerido el entregar las proyecciones de presupuesto para múltiples años, recuerda incluir el incremento en costo de vida en los salarios del personal y permitir inflación entre suministros, utilidades, etc.
• Si no tienes experiencia con una actividad propuesta (como conducir grupos de enfoque), habla con alguien que ha hecho esto para ganar perspicacia sobre cuánto presupuestar. Puedes aprender sobre costos que no habías anticipado. Es mejor descubrir sobre éstos antes de entregar tu propuesta para subvención, que después de que haz estado trabajando en un presupuesto fijo que podría requerir que reduzcas el número total de actividades o excluir algunas de estas.

Ejemplo: Haciendo un Presupuesto para una Actividad Propuesta.
Haz propuesto conducir tres grupos de enfoque con padres de niños con necesidades especiales de salud con bajo-ingreso (edades 0 - 3) en tu condado para los siguientes 6 meses. ¿Qué cosas puedes necesitar considerar cuando calcules la solicitud de presupuesto?

• ¿Cómo solicitarás la participación en los grupos de enfoque? ¿Qué costos de impresión, alcance o marketing pueden ocurrir?
•  ¿Cuántos padres participarán en cada grupo de enfoque?
• ¿Necesitarán asistencia con transporte hacia el local del grupo de enfoque los padres de familia?
• ¿Ofrecerás un incentivo (Ejemplo, dinero o cuidado de niños dentro del local durante las sesiones) para la participación en el grupo de enfoque?
• ¿Servirás comida / refrescos durante la sesión del grupo de enfoque?
•  ¿Moderarás los grupos de enfoque o pagarás a un investigador social profesional?
• ¿Necesitarás un moderador bilingüe? Si es así, ¿será esto un costo adicional o tendrás recursos del personal existente?
• ¿Quién escribirá / transcribirá los grupos de enfoque? ¿Necesitarás pagar por este servicio?

Esta lista no es exhaustiva, pero puedes ver cómo una actividad propuesta tiene muchos detalles de planeación e implementación atadas a ella. Y cada detalle aumenta potencialmente la cantidad de dinero que puedes solicitar en tu presupuesto.

Capacitación del Aplicante

Usa esta sección de tu propuesta para convencer a los críticos de por qué tú deberías ser financiado en lugar de otra persona. Puedes estar solicitando financiamiento para un problema o necesidad que ya está bien documentado. A pesar de que los críticos no necesitan ser convencidos que el asunto es importante, oportuno, etc., tienen una cantidad limitada para entregar. ¿Qué hace tu capacitación y tus métodos o estrategia mejor que las de los competidores?

Incluye la siguiente información en esta sección de la propuesta:

• Describe la misión, historia y experiencia existente de tu agencia.
• Enfatiza las fuerzas de tu agencia y las contribuciones actuales al campo o comunidad en tu área elegida para la cual estás solicitando financiamiento.
• Resalta enlaces a colaboradores de la comunidad y otros recursos. Obtén cartas de apoyo (o cartas de participación) para los apéndices de la propuesta de los mismos colaboradores que mencionas en esta sección.

Planes de Financiamiento Futuros / Planes de Sustentación

Agencias federales o estatales usualmente quieren ver un plan a largo plazo para la auto-sustentación de un proyecto. Las razones para esto pueden variar. Tal vez, el financiamiento al nivel federal o estatal sólo estará disponible por un par de años. Tal vez, el financiamiento de un interés especial sólo estará disponible hasta que las elecciones traigan nuevos legisladores con diferentes prioridades fiscales y normativas. Algunos programas requieren financiamiento complementario desde el principio. Por ejemplo, por cada cuatro dólares donados, el beneficiario (tu) puede ser requerido a contribuir fondos complementarios de dos dólares. Los financiadores querrán saber cómo el financiamiento complementario del beneficiario será proveído y sostenido.

Algunas iniciativas necesitarán estar en pie por años si quieren tener un impacto a largo plazo con resultados como indicadores de status de salud.

Por ejemplo, no puedes esperar hacer que 25% de fumadores terminen de fumar dentro de un ciclo de dos años, pero quizás después de una década de programación persistente, los índices de fumadores caerán substancialmente. Por lo tanto, si la fundación u otra agencia sólo pueden financiar este asunto en particular por dos años, querrá saber cómo planeas continuar tus esfuerzos de prevención contra el tabaco en tu comunidad en el largo plazo.

Mientras no podemos garantizar que tu programa propuesto será auto-sustentable, es importante hacer tu mejor esfuerzo para sustentación y describir el plan.

Por ejemplo:

• ¿Podrás cobrar honorarios por servicios proporcionados?
• ¿Puedes mercadear y vender algunos materiales desarrollados a través del financiamiento propuesto?
• ¿Instituirás pagos de membresía (cuando sea aplicable)?
• ¿Puedes desarrollar nuevos contratos o donaciones para financiamiento?

Si las respuestas a estas preguntas es "sí", discute la estrategia y tiempo para establecer el componente generador de ganancias del proyecto. Como una regla general, la mayoría de los proyectos se basan enteramente en el financiamiento del primer año, siendo éste el año donde las actividades de planeamiento e implementación son logradas. Pero para el año dos, puedes incluir algunas actividades generadoras de ganancias en tu línea temporal.

Apéndices

Apéndices son materiales suplementarios que no pertenecen en al cuerpo de la propuesta, pero de todas maneras son piezas importantes de información. Estas pueden incluir:

• Un plan esquemático de marketing o diseminación
• Un gráfico de flujo para personal del proyecto
• Una línea temporal de actividades propuestas (puedes incluir esta en el cuerpo de la propuesta en lugar de, o en adición)
• Un instrumento de evaluación (Ejemplo, una encuesta que será utilizada)
• Cualquier material educacional o impreso existente a ser usados
• Esquemas biográficos o Currículum Vitae de personal clave del proyecto, incluyendo a los miembros del la Junta de Consejo y a cualquier consultante identificado
• Cartas de apoyo y/o participación

Cartas de apoyo/participación de una cara deben ser entregadas en papel oficial de carta de cada agencia que has propuesto como un colaborador. Las cartas deberían ser firmadas por el Director Ejecutivo u Oficial Ejecutivo Principal de la agencia colaboradora. Querrás hacer borradores de cada colaborador (de hecho, ellos pueden requerir que tú hagas esto), pero asegúrate que cada carta sea única a tu relación de trabajo e intereses compartidos. Resalta el significado de la relación colaborativa propuesta en el contexto de las metas y objetivos de tu propuesta. También resume tu fuerza y capacidad y la de la agencia colaboradora para resolver el problema o necesidad identificada en la propuesta.

¿Cómo puedes preparar una aplicación exitosa para donaciones?

En estos tiempos de presupuestos estatales decrecientes, los números de propuestas para donaciones entregados son mucho mayores que las donaciones disponibles. Líderes organizacionales y comunitarios buscando financiamiento para intereses o poblaciones especiales deben entonces preparar propuestas para donaciones que son superiores a las de sus competidores. Aun así, deberías tener en mente que aún si tu y tus colaboradores preparan la mejor propuesta posible, aun puede no ser aceptada. No te desanimes. Una fuente nota que el 50% de propuestas financiadas son re-entregas que fueron rechazadas la primera vez.

De modo que, una vez que hayas identificado una necesidad o problema dentro de tu comunidad, hecho tu tarea y documentado el problema, y presentado una estrategia creíble y persuasiva para resolver la necesidad o problema, ¿qué más puedes hacer para asegurar que tu propuesta de donación sea la mejor? Listadas abajo están algunas cosas a considerar mientras completas la revisión final y comprensiva de tu propuesta.

"Propuestas Estrella": ¿Qué Características Brillan en los Ojos de los Críticos?

• ¡Seguir todas las direcciones!
• Secciones de la propuesta bien organizadas que están integradas y fáciles de comprender (por ejemplo, una clara tabla de contenidos, buena presentación y gráficos, etc.)
• Una declaración del problema bien investigada y documentada (provee detalles narrativos y estadísticos, y refuerza el mensaje con gráficos o cuadros para persuadir al crítico)
• Declaración del problema o necesidad de una manera que explícitamente se refiere a las prioridades del financiador
• Estrategias creativas o innovadoras para resolver la necesidad / problema
• Metas y objetivos factibles.

Ejemplo, "Reducir el número de adolescentes entre 15-17 años de edad que reportan consumo de cigarrillos por 2% en los siguientes dos años" en contraste a, "Reducir el número de adolescentes entre 15-17 años de edad que reportan consumo de cigarrillos por 50% en los siguientes dos años".

• Objetivos Medibles.

 Ejemplo, "Implementar un protocolo educacional proveedor-paciente de 5 minutos para la prevención de enfermedades cardiacas para visitas de cuidados primarios entre hombres de 30 - 50 años en el Condado Coronario entre Enero 2004 - Enero 2005" en lugar de, "Educar a hombres en el Condado Coronario sobre el riesgo de enfermedades cardiacas".

• Un plan de evaluación sólido. ¿Has demostrado que tienes la capacidad de acceder a datos primarios [datos que has coleccionado a través de entrevistas, encuestas, o grupos de enfoque] o datos secundarios [datos existentes como datos del censo]? ¿Has indicado claramente si estarás o no evaluando la implementación versus resultados a corto plazo versus resultados a largo plazo, o los tres? ¿Has designado una proporción de los artículos del presupuesto para evaluación?

"Flojos y Perdedores": Por Qué los Críticos de Aplicaciones Necesitan MUCHO Café

• No seguir las direcciones. Presta atención a los criterios del financiador respecto a márgenes, espaciado del texto, páginas impresas en uno o dos lados, encuadernado versus engrampado, entre otros.
• Errores ortográficos y gramaticales. Usa el "Chequeo Ortográfico" en tu procesador de texto, pero no confíes sólo en el. Asegúrate de leer meticulosamente una copia impresa de tu propuesta buscando palabras que sean ortográficamente correctas pero usadas incorrectamente (Ejemplo, como versus cómo). También, aunque un "Chequeo Gramático" puede indicar voz pasiva y otros problemas en estructura de oraciones, solo tú puedes editar un documento para contenido conciso, transiciones y buena organización
• Sin experiencia previa de trabajo en el área de la necesidad / problema identificado
• Falta de envolvimiento comunitario en el proceso de planeamiento
• Falta general de enfoque - tal vez la intervención propuesta es muy amplia para el asunto en cuestión
• Estrategia inapropiada dado el problema o población objetivo
• Línea temporal irrealista para lograr las actividades propuestas
• Plan de evaluación débil
• Presupuesto irrealista, o uno que no justifica claramente cómo el presupuesto solicitado será usado
• Falta de potencial para que el programa se vuelva auto-sustentable (cuando es aplicable)
• Mala organización a través de la propuesta. Asegúrate que todas las secciones sean cohesivas y complementarias.

Para resumir

Una donación es una cantidad de dinero entregado a una agencia o individuo para resolver un problema o necesidad en la comunidad. El documento escrito que uno prepara como medio para solicitar o aplicar a este dinero (financiamiento) es la propuesta de donación.

Una propuesta para donación es una tarea de labor intensiva que requiere el compromiso de recursos dedicados a producir un documento largo en un periodo de tiempo relativamente corto.

Lee las reglas e instrucciones (SDP) cuidadosamente. Haz un plan para mantenerte organizado, anotando piezas esenciales de información (como la fecha límite para la entrega de la propuesta, dirección de correo, número de copias a ser entregadas, etc.).

Si te sientes intimidado por el elemento escrito de la propuesta, o no quieres administrarlo tú solo, solicita ayuda de un colega o alguien colaborando en tu esfuerzo para asegurar financiamiento. Si escribes como parte de un equipo, asigna las tareas y secciones de la propuesta.

Los elementos más comunes en una propuesta de donación son:

• Carta de Interés, página de título y resumen o abstract
• Declaración del Problema / Declaración de Necesidades
• Descripción del Proyecto (goles y objetivos y métodos / actividades)
• Plan de Evaluación
• Solicitud de Presupuesto y Justificación de Presupuesto
• Capacitación del Aplicante
• Planes de Financiamiento Futuros / Planes de Sustentación
• Apéndices

Apéndices típicos incluyen:

• Un plan esquemático de marketing o diseminación
• Un gráfico de flujo para personal del proyecto
• Una línea temporal de actividades propuestas
• Un instrumento de evaluación (Ejemplo, una encuesta que será utilizada)
• Cualquier material educacional o impreso existente a ser usado
• Esquemas biográficos o Currículum Vitae de personal clave del proyecto, incluyendo a los miembros del la Junta de Consejo y a cualquier consultante identificado
• Cartas de apoyo y/o participación

Las características de una propuesta sólida que realza la posibilidad de financiamiento incluye:

• Secciones de la propuesta bien organizadas;
• Declaración del problema bien investigada y documentada
• Estrategias creativas e innovadoras para resolver la necesidad / problema;
• Metas y objetivos realizables;
• Objetivos Medibles; y
• Un plan de evaluación sólido.