Sección 1. Planificar y hacer un presupuesto anual

• ¿Cuáles son los elementos de un presupuesto anual?

• ¿Por qué se debería preparar un presupuesto anual?

• Algunas consideraciones prácticas

• Planear y reunir información para crear un presupuesto

• Ponerlo todo junto: crear y trabajar con un documento de presupuesto

La mayoría de las familias, especialmente aquellas que no tienen dinero extra, recurren a un presupuesto. Ellos están constantemente comparando el dinero que entra con el dinero que sale, de esta manera ellos no sobrepasan sus entradas de dinero. Ellos saben aproximadamente cuanto necesitan gastar para sus principales necesidades—comida, ropa, vivienda, utilidades, gastos médicos y transportación, etc. Saben por las experiencias cuánto amortiguar para emergencias u otros eventos inesperados ---despido inesperado, filtraciones, el funeral de un familiar—y cuánto ellos quieren poner aparte o ahorrar para su retiro o la universidad.

Después de que estas necesidades estén cubiertas, si todavía sobra dinero, las familias lo usan para entretenimiento o vacaciones, o comprando algo que ellos desean, pero no necesariamente necesidades como por ejemplo un equipo de sonido o una video cámara. Si ellos realmente quieren algo que no pueden costearse —una nueva casa probablemente—uno o más miembros de la familia deben tomar otro trabajo para aumentar las entradas de la familia y ellos deben reducir o cortar gastos que son innecesarios. Al saber comparar sus gastos con sus entradas de dinero y al hacer ajustes donde ellos lo necesitan, la familia mantiene el control sobre sus finanzas.

Las organizaciones también necesitan mantener el control sobre sus finanzas. Si tu organización gasta mil dólares o un millón por año, tú quieres usarlo sabiamente y hacerlo rendir lo más posible. Además, la mayoría de los financiadores te valoran de acuerdo a cómo has gastado lo que ellos te han dado y se necesita mostrarles lo que se ha hecho con su dinero. Tanto tú como tu familia no quieren tener deudas inesperadas o de repente encontrarte sin dinero para pagar tus utilidades o recibos. Por estas razones es muy importante crear y mantener un presupuesto anual exacto y al día para tu organización.

¿Cuáles son los elementos de un presupuesto anual?

Cuán especifico y complejo necesita ser el documento del presupuesto anual depende en que tan grande el presupuesto es, cuántos fondos se tienen y cuáles son los requerimientos, en cuántas actividades o programas diferentes  se está usando el dinero, etc. Hasta cierto punto, sin embargo, tu prepuesto, como del de una familia, necesitará incluir lo siguiente:

•  Gastos proyectados: la cantidad de dinero que usted espera gastar en el año fiscal venidero, desglosado en las categorías que se esperan gastar -- salarios, materiales de oficina , etc.

Año fiscal: Este término significa “año financiero”, y es el calendario que se usa para calcular el presupuesto anual, y determina cuando llenar el archivo fiscal, tener auditoria y cerrar sus libros. Hay muchos diferentes años fiscales que usted puede usar.  Los negocios normalmente usan el año calendario -- enero 1 a diciembre 31. El año fiscal del gobierno federal abarca desde el 1° de octubre al 30 de septiembre. El gobierno estatal  -- y por lo tanto agencias del estado y muchas organizaciones comunitarias y sin fines de lucro que reciben fondos del estado -- usualmente usan desde el 1° de julio al 30 de junio. La mayoría de las organizaciones adoptan el año fiscal que encaja con el de sus financiadores mayores.

Usted querrá preparar su presupuesto para que concuerde con su año fiscal, y tenerlo listo antes de que el año fiscal empiece. En muchas organizaciones, el consejo de administración necesita aprobar un presupuesto antes del comienzo del año fiscal para que la organización pueda operar.

• Ingresos estimados. La cantidad de dinero que usted sabe o espera tomar para el próximo año fiscal, desglosado por fuentes—ejemplo, la cantidad que espera por cada fuente de financiación, no solo incluyendo subvenciones y contratos sino también los ingresos propios de la recaudación de fondos, membresías y venta de bienes y servicios.
• Las interacciones entre gastos y los ingresos. ¿Qué se financia a través de qué fuentes? En muchos casos, esta es una condición de las financiaciones: las financiadoras están de acuerdo en proporcionar dinero para una posición específica, por ejemplo, para determinadas actividades o temas. Si la financiación viene con restricciones, es importante considerar estas restricciones en su presupuesto para así estar seguro de gastar el dinero como usted le dijo al financiador que lo haría.
• Ajustes para reflejar la realidad a través del año.Como usted verá abajo, mucho de los números que usted va a poner dentro de su primer intento del presupuesto son estimaciones, basadas en experiencias pasadas o en especulaciones. Conforme los años pasen estas estimaciones necesitarán ser ajustadas para ser tan exactas como sea posible con el objetivo de que usted pueda llevar la cuenta de lo que realmente está pasando con su dinero.

¿Cómo se debe preparar un presupuesto anual?

Un presupuesto especifico y racional es una herramienta indispensable para cualquier organización. Algunas ventajas particulares del presupuesto son:

• Agudiza la comprensión de sus metas. El presupuesto dice clara y exactamente  en qué es necesario y deseable gastar el dinero.
• Te da el panorama verdadero. Al mostrar con precisión en qué se puede gastar, dónde están las lagunas financieras, etc., su presupuesto le permite desarrollar un plan por adelantado para satisfacer sus necesidades y decidir que verdaderamente se puede hacer en el año en particular. Al mismo tiempo, te desanima a plantear falsas esperanzas o hacer promesas que usted no puede cumplir. Su presupuesto le da un plan de gastos a seguir entonces usted está seguro de no gastar más de lo que usted tiene.
• Alienta a formas eficaces de hacerle frente a cuestiones de dinero. Al mostrarle qué es lo que usted puede obtener  al conocer sus ingresos, un presupuesto puede motivarte a ser creativo y exitoso en la búsqueda de otras fuentes de financiación.
• Se llena la necesidad de información requerida. El presupuesto completo proporciona un elemento necesario para las propuestas financieras y da un reporte a las financiadoras y la comunidad.
• Facilita la discusión de las realidades financieras de la organización. Tu presupuesto te permite comunicarte acerca de las prioridades financieras y las necesidades más claramente tanto con el personal de la organización como con el mundo externo.
• Te ayuda a evitar sorpresas y mantiene el control fiscal. La planificación de este tipo en general es absolutamente necesaria para dirigir una organización. La última cosa que se desea es una sorpresa financiera negativa. Con un presupuesto realista, se reducen en gran medida las posibilidades de obtener una. En definitiva, una puesta al día, un presupuesto preciso hace su vida más fácil al ayudarle a tener el control de las finanzas de la organización.

Algunas consideraciones prácticas.

La cantidad de tiempo y esfuerzo que se gaste en el presupuesto debería tener alguna relación con el tamaño del presupuesto. Si tu presupuesto anual es $ 1,000.00, tu presupuesto no debería tomar mucho tiempo, sin embargo es muy importante balancear los ingresos y tus gastos, y tratar de tener el máximo rendimiento de su dinero. Si tu presupuesto es $ 100,000.00 o más, vale la pena un poco más de tiempo y esfuerzo para estar seguro que se sabe exactamente cómo manejarlo. A este nivel, se podrían tener diferentes fuentes de financiación, y se le han de dar cuenta de sus gastos cuidadosamente. Si tu presupuesto se aproxima al millón de dólares, casi sin duda usted necesita un contador en su personal o un director financiero que supervise. A este nivel, las finanzas son lo bastante complejas con lo cual es muy importante obtener  una visión general de un profesional.

Es muy importante notar aquí que no cualquiera involucrado en organizaciones de base o comunitarias tienen la formación o el deseo de crear y administrar  un presupuesto único. Afortunadamente, hay ayuda disponible tanto dentro de la organización (contratando un contador o un jefe de finanzas, si esto es posible) como por todos lados. A menudo, los miembros de la junta u otros voluntarios de la comunidad con experiencia financiera pueden aportar sus conocimientos para la organización. Hay algunas organizaciones, como los Grupos de Servicio de Ejecutivos Retirados (SCORE por siglas en inglés), que existen para asistir a quienes necesiten ayuda, como por ejemplo con el presupuesto. Universidades locales o agencies de gobierno mantienen oficinas que ayudan a los pequeños negocios y empresas sin fines de lucro con planificación financiera. La posibilidad de una contabilidad o una posición similar compartida o prestada por un tiempo por otra organización podría también existir.

El resto de esta sección ofrece paso a paso la guía para:

• Planear tu presupuesto
• Reunir la información que se necesita para crear un presupuesto
• Elaborar un documento de presupuesto
• Analizar y ajustar el presupuesto
• Usar el presupuesto como una herramienta de trabajo

Planear y reunir información para crear un presupuesto.

Las preliminares: Determinar lo que debe gastar de dinero en el próximo año fiscal.

Esto podría sonar como algo no sencillo, pero de hecho muchas organizaciones emprenden el proceso del presupuesto sin haber trabajado cuidadosamente en lo a que sus prioridades se refiere o lo que da más sentido a la organización en su etapa de desarrollo.

Realmente averiguar en lo que debería estar invirtiendo su dinero implica un proceso de planificación a gran escala. 

• ¿De qué tipos y niveles de programas o actividades se podría tratar de ejecutar en el próximo año fiscal?  Los elementos a considerar varían de organización en organización, pero los más importantes usualmente son:
• ¿Cuáles son las actividades o programas que serán de más provecho para avanzar en su causa o misión y que usted piensa que se puede llevar a cabo con los ingresos y los recursos que usted sabe que tiene o  que puede prever?
• ¿Cuántos puestos de personal se necesitarán para hacer correr estas actividades o programas de la mejor manera?
• ¿Cuánto, cómo (salarios por hora, salarios, precios de las consultas, beneficios), y  de qué fuentes el personal podría ser beneficiado?
• ¿Qué más se necesitaría para hacer funcionar la organización y sus actividades--espacios, suministros, equipos, teléfono y utilidades (agua, luz, etc.), seguro, transporte, etc.?

Una vez que ya se sabe que se necesita, se puede proceder al siguiente paso: averiguar cuánto va a costar todo.

¿Cuánto va a costar? Estimando gastos (6 Pasos)

Paso 1: Desarrolle formas de estimar de sus gastos.

Con el fin de empezar a crear un presupuesto, se necesitará estimar los gastos para el próximo año fiscal. En algunos casos—renta anual o sueldos por ejemplo— probablemente se deberían tener cifras reales  de esos gastos. En otros casos—teléfono y utilidades—se tendrá que adivinar basado en las cifras del año pasado (si es que había un año pasado para tu organización) o un estimado de un costo mensual promedio.

Las compañías de teléfonos y utilidades normalmente asisten  a organizaciones al dar un estimado de tus pagos basándose en tus usos y pagos esperados. Para suministros y equipos, el mejor método es fijar el precio de los artículos en el lugar que se espera comprarlos, y luego crear un presupuesto de artículos basado en lo que se piensas que se va a necesitar. En estas y otras instancias, la experiencia y el consejo de otras organizaciones comunitarias pueden ser útiles.

Esté seguro de poner algún dinero en la categoría “miscelánea”, para estar preparado para lo inesperado. Siempre hay gastos inesperados, y es parte de la estimación conservadora el estar preparados para ellos.

Estimación conservadora: cuando se está preparando un presupuesto trate de ser lo más exacto posible para poder evitar sorpresas inesperadas. Una manera de hacer esto es siempre usar cifras reales si las tiene. Si no las tiene, otra técnica segura es estimar conservadoramente los gastos e ingresos.

Cuando se estiman los gastos hazlo lo mas alto posible—toma tu cuenta de teléfono más alta y multiplícala por 12, por ejemplo, en vez de poner un promedio—así si se estaba equivocado, probablemente sobrará dinero en vez de estar corto de él. De la misma manera, cuanto se está estimando las entradas de dinero estímalas bajas—el menor número verdaderamente posible—entonces si algo te sorprende es porque tienes más dinero de lo esperado. Estimar conservadoramente cuando se está planeando tu presupuesto hará más probable que permanezcas dentro de tu presupuesto en el transcurso del año.

Paso 2: Haga una lista de la estimación anual de los gastos totales de las necesidades completas de la organización.

Hay cosas que se sabe que se está obligado a hacer, y sin las cuales la organización no puede funcionar para nada.

Para la mayoría de las organizaciones, éstas incluyen, pero no se limitan necesariamente a:

• Salarios o sueldos para todos los empleados, separados por posición
• Incentivos (beneficios) para todos los empleados, también separados por posición. Recuerde que aún si no se tienen incentivos formales, todavía se debe pagar parte del seguro social e impuesto de “Medicare”, así como una indemnización y el seguro de desempleo a los trabajadores, para cualquier empleado regular (personas que trabajan con un horario establecido). Estos costos pueden ser considerables, que ascienden del 12% al 15% añadido a su nomina total.
• Renta y/o pagos de hipoteca para el espacio (lugar) de la organización.
• Utilidades (electricidad, gas, agua) si usted tiene que pagar por ello.
• Servicio telefónico.
• Costo del servicio de Internet.
• Seguro (responsabilidad civil, incendio, robo, etc.).

Paso 3: Haga una lista de los gastos estimados para cosas que se necesitarán para poder llevar a cabo las actividades de la organización.

A diferencia de la lista anterior, la mayoría de los temas aquí probablemente serán tangibles—cosas reales.

• Suministros de programa y de oficina: lapiceros, papel, software, materiales educativos, jeringas, notas—cualquier cosa que se va a necesitar en el curso del año.
• Equipo de oficina y del programa: Generalmente, equipo es definido como cosas que por un periodo de año (usualmente más de 3 años) y cuesta más que una cantidad fija. Los financiadores podrían determinar una cantidad suficientemente alta ($5,000 o mas) para que así las computadoras y hasta las fotocopiadoras puedan estar entre la categoría de “materiales y suministros”. Donde sea que se clasifiquen las computadoras y unidadas periféricas, fotocopiadoras, faxes, etc., esté seguro de tenerla en el costo estimado anual de reparamiento o contrato de servicio, además de los gastos de compra o alquiler.

Para fines de presupuesto, podría ser útil separar los suministros y equipos del programa de los suministros y equipos de la oficina. En el caso de los fondos estatales y federales, al menos algunos gastos de oficina son a menudo considerados “administrativos”, y la financiación de los gastos administrativos podría ser limitada, a veces tan pequeña como 5% de tu presupuesto.

Paso 4: Haga una lista de gastos estimados para cualquier cosa extra que la organización está obligada a pagar o que no puede seguir sin hecho:

• Pago de préstamos.
• Servicios de consultores. Esto podría incluir una auditoria anual, servicios de contabilidad  y secretarial, personas parte del programa que son pagados como consultores, pagos a otras organizaciones por servicios específicos, así como consultores individuales quien son contratados para aconsejar o proveer servicios a la organización.

A la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro se les exige, ya sea por los donantes o por el IRS, someterse a una auditoria cada año. Esto significa que la CPA (contador público autorizado) debe de chequear los registros financieros de la organización para estar seguros que estos son exactos, y trabajar con la organización para corregir o solucionar cualquier error. Si no se encuentra nada ilegal o seriamente mal, el CPA entonces prepara el estado financiero utilizando el libro de la organización y certifica que la organización cuenta con buenas prácticas de contabilidad y su registro financiero está en orden.

Entre más largo es el presupuesto de la organización, es más probable que la auditoria sea más complicada, y mayor el tiempo que tome ésta, y más costosa puede llegar a ser. Una auditoria con presupuesto de $100,000 puede costar entre $2,000 y $4,000, por ejemplo; una de presupuesto de $1 millón puede costar $15,000.

• Imprimir y copiar, si no se hace dentro de la organización.
• Transporte: gastos de viajes para el personal, participantes y/o voluntarios, y mantenimiento de vehículos y gastos para cualquier vehículo de la organización.
• Franqueo y otros gastos de correo.

Ahora que se ha pensado en todos los gastos necesarios, se puede echar un vistazo a la lista de deseo.

Paso 5: Haga una lista de gastos estimados para estas cosas que todavía no se sabe si se pueden comprar, pero que te gustaría comprar o  tener en el próximo año fiscal.

Esto debe incluir posiciones del personal, nuevos programas (incluyendo personal, suministros, espacio... cualquier cosa para ponerlas en funcionamiento), equipos, etc. Haga esta lista como se hicieron las otras – desglósela por categoría y trate de ser lo más preciso posible en sus estimaciones.

Paso 6: Sume todos los gastos que se han puesto en la lista.

Este total es el que te gustaría gastar para hacer funcionar la organización. En otras palabras, estos son los gastos proyectados para el próximo año fiscal.

¿De dónde se va a obtener todo el dinero? Estimar ingresos (9 pasos)

Una vez que se ha averiguado en qué se quiere gastar, es tiempo de averiguar si se está en la capacidad de gastar o no. Las reglas para  las estimaciones se aplican de la misma manera para los gastos. Usted puede usar las cifras del año pasado, si usted las tiene, como una línea de base. La información de otras organizaciones puede ser útil aquí, así como lo que se pueda averiguar sobre sus posibilidades con los financiadores. Recuerde estimar conservadoramente, en vez de ser demasiado optimista, y luego llegar a la desilusión o peor.

Paso 1: Haga una lista de todas las cifras o estimaciones reales de la cantidad que se espera  obtener  de las fuentes de financiamientos ya conocidas—fuentes que ya han prometido el dinero para el próximo año, o que  han financiado con regularidad en el pasado.

Esto podría incluir agencias locales gubernamentales, estatales o federales; privadas y fundaciones comunitarias; “United Way”, organizaciones religiosas; corporaciones u otras entidades privadas, y “ángeles” individuales quienes dan grandes sumas.

Paso 2: Si tu organización recauda de fondos comunitarios o de otro tipo, estime la cantidad que obtendrá en el próximo año fiscal.

Los eventos para recaudar de fondos podrían incluir eventos en la comunidad (una rifa, un tazón o un maratón), publicidad en medios, solicitud por teléfono o por correo.

Paso 3: Si se cobran cuotas o venden servicios, estime la cantidad que se obtendrá a partir de estas actividades.

Paso 4: Si se pide a los miembros que pagan cuotas o tasas anuales, estime la cantidad que la membresía aportará.

Paso 5: Si se venden algunos elementos -- pines, camisetas, libros, máquinas para la presión arterial – estime lo que estas ventas podrían brindar.

Paso 6: Si se arrenda o renta espacio a otros, registre el estimado de esta ganancia.

Paso 7: Si se tienen inversiones, ingresos por fondos de beneficio, anualidades o ingresos por conceptos de intereses (ejemplo, de un certificado de deposito o de un mercado de dinero o cuentas de cheques), estime que todo se tome en cuenta.

Paso 8: Haga una lista y estime la cantidad de cualquier otra fuente que se esté esperando que traiga algún tipo de ingreso en el próximo año fiscal.

Paso 9: Sume todos los ingresos que se han mencionado. Este total es el dinero que se tiene para trabajar, sus ingresos proyectados para el próximo año fiscal.

Poner todo junto: crear y trabajar con un documento de presupuesto

Con números para los gastos esperados y los ingresos proyectados, se ha hecho el trabajo preliminar—y parte del trabajo duro—de preparar un presupuesto anual. Ahora es tiempo de usar estos números para darle sentido a las finanzas de tu organización para el próximo año fiscal.

Analizar y ajustar el presupuesto (5 Pasos)

Ahora que se tienen todos los números juntos, pueden use para hacer un presupuesto que tenga sentido para tu organización. Lo que se tiene hasta ahora es la materia prima: para crear un presupuesto, usted tiene que usarlo para decidir lo que verdaderamente se puede gastar y en qué se va a gastar.

Paso 1: Establecer tus cifras en un formato útil:

Si  tu presupuesto va a ser útil, este tiene que estar organizado de tal manera que se pueda establecer exactamente cuánto se tiene disponible para gastar en cada categoría de gastos. Simplemente comparando tus gastos proyectados con tus ingresos proyectados podría no necesariamente decirte si se tiene el dinero suficiente para hacer todo lo que se quiere, ya que algunos ingresos pueden venir con ciertas restricciones en la forma de financiación así como en las formas en que puede gastarse. Por ejemplo, usted necesita asignar un dinero restringido o limitado o las categorías a las cuales se restringen.

La forma más simple de hacer esto es usando un cuadro, usualmente llamada una hoja de cálculo. Simplemente, una hoja de cálculo va a tener una lista de las fuentes de financiación a lo largo de su parte superior y una lista de categorías de gastos que va hacia abajo en el borde izquierdo, entonces cada columna vertical representa una fuente de financiación, y cada fila horizontal representa una categoría de gasto. Donde cada columna y fila se juntan  (este lugar de encuentro se llama celda), ahí debería estar un número representando la cantidad de dinero particular de la fuente de financiación (la columna) que va a esa categoría particular de gastos (la fila). Una hoja de cálculo simple para una pequeña organización debería verse como esta:

Hoja de cálculo: Agencia de salud “United Consolidated Metropolitan Health agencie” (UCMHA).

Dep. de salud Publica “United Way”Membresía Dep. de bienestar Totales

Salarios	15,000	2,500	2,500	21,000	41,000
Beneficios	3,000	500	500	4,200	8,200
Suministros	300	200	0	500	1,000
Equipos	1,500	1,500	0	0	3,000
Teléfono	400	150	0	600	1,150
Utilidades	500	200	0	500	1,200
Seguro	800	200	0	400	1,400
Renta	4,000	500	0	3,000	7,500
Totales	25,500	5,750	3,000	30,200	64,450

El formato de la hoja de cálculo permite asignar los fondos restringidos a la categoría apropiada entonces te permite ver cuánto dinero está disponible para cada gasto en cada categoría. En el ejemplo de arriba, si el departamento de la salud pública dice que no más de $ 18,000 de su concesión puede ser gastado en salarios y beneficios, por ejemplo, entonces se sabe que se tiene que encontrar el resto de los $ 49,200 total en esas categorías de otras fuentes. Poner tus cifras en una forma que te muestre esta información es absolutamente necesario si se van a tomar decisiones certeras acerca de tu dinero.

Mientras se puede preparar una hoja de cálculo perfectamente bien con una hoja y un lápiz, es infinitamente más fácil y flexible usar una computadora. Programas (software) de todo tipo están disponibles, con programas muy simples para hojas de cálculo, como los incluidos en Microsoft Works, hasta los programas exclusivamente designados para organizaciones sin fines de lucro. La ventaja de la hoja de cálculo en la computadora es que ella misma se ajusta, usted puede configurarla para que al cambiar las cifras en las celdas, los totales también cambien. Usted va a encontrar cuando empiece a trabajar en su presupuesto que estas características ahorran una enorme cantidad de tiempo y problemas. Merece la pena el esfuerzo que se toma para aprender a manipular y usar estos softwares.

Paso 2: Compare los gastos totales con los ingresos totales.

• Si tus gastos proyectados y los ingresos son aproximadamente iguales (en un presupuesto de muchos miles de dólares, una diferencia de doscientos o trescientos es insignificante y puede ser fácilmente ajustada), entonces tu presupuesto es balanceado.
• Siempre y cuando se pueda hacer que las cosas funcionen con cualquier restricción que esté en tu financiación, se puede conseguir lo que se ha previsto en el próximo año.
• Si tus gastos proyectados son significativamente menores que los ingresos proyectados, felicitaciones! estás en la posición envidiable de tener un superávit en tu presupuesto. Esta circunstancia te dejan con la posibilidad de expandir o mejorar la organización o de poner dinero aparte para cuando se necesite.
• Si tus gastos proyectados son significativamente mayores que tus ingresos proyectados, se tiene un déficit en el presupuesto. En este caso, se tiene ya sea que encontrar más dinero o cortar gastos en orden de hacer funcionar a tu organización en el año próximo.

Paso 3: Si tu presupuesto está  balanceado... (tus ingresos y tus gastos son aproximadamente iguales) no se está necesariamente libre de peligro.

Todavía se necesita estar seguro de que  se puede usar el dinero en la manera que se estaba planeando. ¿Se puede poner suficiente dinero en cada una de las categorías de gastos proyectados, dadas las restricciones que existen en tu financiación? Si se han llenado las casillas de acuerdo con las restricciones de tu financiación, tu hoja de cálculo debería inmediatamente dejarle saber si se tiene un problema en ese sentido. Si existe un problema, hay varias maneras de hacerle frente.

• Es posible hacer un acuerdo con el financiador que te permita usar el dinero en la manera que tú quieras o que te permita más libertad.
• Es posible poder reasignar algunos gastos de una categoría a otra. Si no se tiene suficiente dinero para pagar un director asistente, por ejemplo, tiene sentido nombrarlo como un coordinador de un programa particular, y pagar parte de su salario de los fondos asignados a ese programa.
• En algunos casos, puede ser necesario replantearse las prioridades un poco, así el dinero puede ser gastado de conformidad con las restricciones de financiación.

Sin embargo, es importante recordar que la misión, filosofía y meta de tu organización deberían conducir tu financiación y no de manera inversa. Crear un programa simplemente para hacer uso de la financiación disponible es usualmente una mala idea, a menos que el programa es uno que se haya planeado con anterioridad,  y que claramente es apropiado para la misión de tu organización.

En el peor de los casos, simplemente se tiene que actuar como si tuvieras un déficit en el presupuesto (verPaso 5: Si se tiene un déficit...? a continuación).

Paso 4: Si se tiene un superávit (exceso)... (Significativamente más ingresos que gastos),

Si las restricciones financieras no presentan problemas para ti (ver Paso 3 [18] arriba), estás en una posición envidiable. Se tienen un número de opciones y todas ellas son buenas. Solo esté seguro de no gastar tu superávit antes de tenerlo en las manos, probablemente no será dinero en efectivo hasta el término del año fiscal, y todavía se tiene que pagar por el funcionamiento de la organización en ese tiempo. Si se planea usarlo en el próximo año fiscal, tus estimaciones de lo que se va a gastar debería estar contemplado dentro de tu presupuesto; tu documento final podría ser un presupuesto balanceado, en vez de uno que tenga un superávit, pero se estaría obteniendo más de que lo originalmente se tenía planeado.

• La ruta más conservadora es tratar de seguir conforme a tu presupuesto, e invertir o depositar en el banco el dinero que tiene se tiene de más para el final del año. Esto te dará un soporte para utilizar en caso de emergencias, o dinero que se puede usar in el futuro para algo que la organización realmente desea o necesita hacer.
• "Invertir" aquí no necesariamente significa poner el dinero en la bolsa de valores, que usualmente no tiene sentido si no se tiene mucho dinero que poner, y usted está dispuesto a tenerlo ahí por un largo periodo de tiempo—diez o mas años. Los certificados de depósitos, los cuales dan altos intereses por tener guardado el dinero en el banco por un periodo determinado (generalmente, se puede escoger un periodo de seis meses a cinco años), o cuentas en el mercado monetario, las cuales dan alto intereses por guardar un gran balance, son maneras fáciles para una organización de ganar intereses en su dinero mientras todavía se puede tener disponible para emergencias.
• Se puede usar tu superávit para mejorar las condiciones de trabajo dentro de la organización: aumentar salarios, agregar paquetes de beneficios, etc. Es importante recordar que una vez que sean institucionalizado estos cambios, se está obligado a mantenerlos.
• Se puede comprar cosas que no se tenía la capacidad de pagar. Tal vez se está desesperado por un nuevo sistema de computación o nuevo mobiliario. Tal vez haya materiales para el programa que se querían desde hace mucho tiempo. Esta podría ser la oportunidad que se estaba esperando. La ventaja de comprar equipos u otros elementos tangibles es que se van a tener independientemente  que se tenga un superávit en el futuro.
• Se puede considerar agregar posiciones o empezar un programa o  iniciativa totalmente nuevo, tal vez uno que se había venido planeando desde hace largo tiempo. Como siempre, se necesita estar seguro que todo lo que empieza promueva la misión y la meta de la organización y no es algo que se está haciendo solo porque se tiene el dinero. Si se está empezando un programa nuevo, también se está adquiriendo el compromiso de mantenerlo por un periodo de años, para que tenga el tiempo suficiente para tener éxito.
• Se puede pensar acerca de inversión de capital a largo plazo, como el comprar un edificio. Usted podría asegurarse la renta durante el resto de la hipoteca (probablemente 20 años), y podría también brindar algunos ingresos a la organización con los ingresos de igual manera, al rentar parte del edificio para otras organizaciones.
• El superávit podría no ser lo suficientemente grande para permitir cambios significativos a tu organización por sí misma, pero puede proveer los medios para entrar en colaboración con otras organizaciones, con el propósito de lograr un objetivo que ninguna organización podría hacer por sí sola.

Paso 5: Si se tiene un déficit... (Significativamente más gastos que ingresos),

es obviamente lo más difícil de tratar de los otros tres estados de tu presupuesto. Es necesario, para el final de año fiscal, poder pagar todo lo necesario para mantener corriendo y mantener el trabajo de la organización. Si tu presupuesto dice que no hay suficiente dinero para hacer eso, se tienen que tomar decisiones difíciles. En muchos casos, una organización podría necesitar combinar varias o todas de las siguientes posibilidades para poder hacer trabajar tu presupuesto.

Empezando con las fáciles, ellas incluyen:

• Si se tiene suficiente dinero en el banco o en inversiones de años anteriores, se pueden usarlos para poder completar bien el presupuesto. Este es el día lluvioso para el cual has ahorrado ese dinero.
• Se puede tratar de aumentar el dinero adicional que se necesita mediante subvenciones, esfuerzos y eventos de recaudación de fondos, incrementando tus honorarios por servicios, etc. Si se tiene un plan para incrementar las ganancias--una rifa para financiar una nueva fotocopiadora, por ejemplo –debería de figurar en su estimación de ingresos. Pero se tiene que ser consciente que esto es solo una proyección no es dinero “real” hasta que la meta financiera que representa  es alcanzada.
• Se puede tratar de ahorrar dinero al colaborar con otra organización para compartir los costos de servicio, personal, materiales y equipos.
• Se puede tratar de cortar gastos, reduciendo algunos de tus costos: usar menos electricidad (si se tiene aire acondicionado, ponerlo a 80 F. [27 C.] en vez de 68 F. [20 C.], y demorándose en encenderlo por el mayor tiempo posible), supervisar el uso del teléfono ( algunas organizaciones han descubierto que al pedirle a la gente que monitoree el uso del teléfono  puede reducir el uso a un 25-50%), reutilizar los memos viejos como notas de papel, tratar de obtener donaciones de algunos artículos que se habían planeado comprar, etc. ¿Puedes obtener un seguro más barato? O ¿un servicio más barato de Internet? Algunos ahorros más grandes—tal vez muchos miles de dólares—podrían darse al  encontrar un lugar más barato o espacio donado (siempre y cuando el traslado no ponga en peligro el trabajo de la organización.)
• Se pueden cortar gastos eliminando algunos elementos de tu presupuesto.

Una guía para cortar presupuesto

Si se va a cortar presupuesto, es una buena idea tener un sistema racional para hacerlo. Aquí le damos una sugerencia para hacerlo paso a paso, un proceso que le permite ver que es más y menos necesario, y para tomar decisiones cuidadosas acerca de qué se puedes hacer sin algún elemento y lo que no se puede hacer.

Mirar siempre a esos elementos que no son necesarios para el seguimiento de la organización -- la categoría "gastos estimados para aquellos elementos que no se está seguro que se puedan adquirir, pero que le gustaría hacer o tener para el próximo año". Un programa que se planea empezar este año, pero no necesariamente se tiene que hacer, una nueva fotocopiadora cuando la otra todavía funciona; verdaderos muebles en vez de los viejos que se han estado utilizando—todo esto podría ser puesto fuera del presupuesto sin dañar la integridad de la organización.

¿Al eliminar algunos o todos estos elementos se podría balancear tu presupuesto? Sea o no la respuesta “si”, se debería solo retener estos elementos en caso de:

• Que exista un ingreso para pagar por ellos, o se tenga un plan para hallarlo, y/o
• Ellos no van a ser comprados o embarcados hasta que el dinero para pagar por ellos este disponible; y/o
• Esté acordado que ellos son suficientemente importantes para que la organización pague por ellos de cualquier manera, y se tomará el riesgo que tener una deuda o gastos para cubrirlos de alguna otra manera. (Siempre hay la oportunidad de que al mirar el presupuesto, la organización decida que uno o más elementos en la lista son necesarios después de todo.) Si al eliminar algunos o varios de estos elementos no produce suficiente dinero para poner el presupuesto en balance, se tiene que tiene que hacer frente a un reto más grande.

¿Puedes cortar o recortar la cantidad elementos tangibles físicos, que se necesitan para hacer funcionar el programa, o cortar los costos de servicio de alguna manera? ¿Puedes gastar menos de lo que planeaste en los suministros para el oficina y el programa, por ejemplo, sin poner en riesgo la calidad de lo que se ha hecho? ¿Puede la organización asumir la limpieza o la pintura de la oficina, o darle mantenimiento a un vehículo o suspender líneas de teléfono de la oficina?

Finalmente, si nada más sirve para balancear el presupuesto, se podría tener que considerar cortar cualquier cosa que la organización hace, que usualmente se traduce a las posiciones del personal remunerado. Aquí hay varias formas para ahorrar dinero es esta área, algunas menos placenteras que otras.

• Reducir las horas de uno o más funcionarios, si las personas están en salarios por hora. Una posibilidad aquí es reducir el trabajo semanal de 40 horas a 37.5 horas o hasta más.
• Reducir uno o más posiciones de tiempo completo a medio tiempo. En muchas organizaciones, estas reducciones eliminan beneficios a aquellos afectados.
• Pedir al personal pagar una mayor parte de sus beneficios (si hay beneficios).
• Despedir a uno o más funcionarios.

Se puede pedir prestado el dinero que se necesita, al estar seguro de agregar los pagos del préstamo a los gastos proyectados y ponerlo dentro de tu presupuesto ya revisado. En general, esta no es una gran solución—te pone en deuda, no en una buena posición, y te pone en las manos de los pagos de la deuda en lo que puede ser un largo tiempo—pero a veces es el único camino para solucionar la situación.

Crear un presupuesto real

Una vez que tu presupuesto está balanceado o muestra un superávit y está tan exacto como se puede tener con la información que se tiene, y cubre todo que usted y otros piensan que se necesita para hacer funcionar la organización, se tiene el presupuesto anual para tu organización para el próximo año fiscal. Mientras la hoja de cálculo es probablemente lo que se va a usar para seguirle la pista a sus finanzas, también se quiere poner el presupuesto en una forma que todos los involucraos en la organización lo puedan entender. Dependiendo de exactamente cuánta información usted quiera que las personas tengan, hay varios formularios que se pueden usar.

Probablemente el documento de presupuesto más simple es uno que proyecte los  gastos por categorías y los ingresos proyectados por fuentes, con totales para cada uno. Así, cualquiera puede ver cuánto se pretende gastar, cuánto se pretende recibir y cuál es la diferencia, si hay una. Refiriéndose de nuevo a la hoja de cálculo del ejemplo anterior, un presupuesto simple debería verse así:

UCMHA Presupuesto anual para fiscal 2001 (Julio 1, 2000 a Junio 30, 2001)

Gastos:

Salarios	$41,000.00
Beneficios	8,200.00
Suministros	1,000.00
Equipos	3,000.00
Teléfono	1,150.00
Utilidades	1,200.00
Seguro	1,400.00
Renta	7,500.00
Gastos totales	$64,450.00

Ingresos

Dept. de Salud Publica	$25,500.00
“United Way”	5,750.00
Membresía	3,000.00
Dept. de bienestar	30,200.00
Ingresos totales	$64,450.00

Otra posible forma podría ser similar pero podría incrementar la descripción del presupuesto, al explicar cómo varios elementos llegaron hasta ahí. El salario, por ejemplo, se vería así:

Salarios

Director/Coordinado: 20 hrs./semana $17.00/hrs. x 52 semanas	$17,680.00
Educador en salud: 30 hrs. /semana. x $14.95/hrs. x 52 semanas	23,320.00
Salario total	41,000.00

Otras categorías podrían ser manipuladas en la misma manera, con explicaciones de qué incluyen y cómo el dinero podría ser gastado. Por ejemplo, los suministros se dividirán dentro de “suministros de oficina” y suministros de programas”, con una breve descripción de qué fue incluido en cada categoría (materiales escritos, software, discos de computadoras, textos, etc.) y cómo se llegó a la cantidad total (?$25/participante x 20 participantes = $500.00?).

Una posibilidad final sería usar la propia hoja de cálculo como un documento de presupuesto, para aquellos que quieran ver exactamente cómo el dinero fue utilizado. Muchas organizaciones proveen a sus juntas con los dos, un presupuesto simple y una hoja de cálculo, para que así los miembros de la junta que están ansiosos de entender las finanzas de la organización puedan tener una imagen clara, mientras otros pueden mirar si el presupuesto está balanceado, que podría ser lo que más quieren saber.

Trabajar con tu presupuesto

Una vez que se tiene un presupuesto exacto y balanceado para el año fiscal, se tiene la base para controlar las finanzas de la organización durante ese periodo. Al comparar el presupuesto con tus gastos reales en el trascurso del año, se saber inmediatamente si se va a tener problemas en una categoría particular de gastos, y tomar los pasos para hacer algo al respecto.

La mayoría de las organizaciones se aseguran de revisar su presupuesto de forma regular—una vez al mes es usualmente razonable—y revisarlo tantas veces como sea necesario para mantenerlo tan exacto como sea posible. Si se recibe un subsidio que no se anticipó o si tus gastos no son los estimados, estas cosas deben estar contempladas dentro del presupuesto, y se convierten en parte de un presupuesto nuevo y más exacto. (En muchas organizaciones, cuando el presupuesto cambia significativamente, la junta necesita aprobar el presupuesto nuevo antes de que pueda ser procesado.)

Un comentario sobre los financiadores y los cambios presupuestarios.

La mayoría de los financiadores públicos— departamentos o agencias del gobierno local, federales, estatales—y muchas otras requieren que usted se someta y se adhiera a una línea de presupuesto, un presupuesto que especifica exactamente cuánto de su dinero tu se va a gastar en cada categoría de gastos. Si usted dice que va a gastar $500 en suministros, se restringe a esta cantidad una vez que la financiera apruebe el presupuesto. Si usted gasta significativamente más en una categoría particular, podría ser que se le pida que devuelva el dinero.

La mayoría de los financiadores, sin embargo, están más que dispuestos a ajustar el presupuesto sobre el curso del año, así como las organizaciones se dan cuenta que necesitan más o menos en áreas particulares. Algunos subsidios permiten ajustes en las partidas presupuestarias hasta un determinado monto (10 o 20% es común) sin ninguna discusión, y la mayoría puede ajustarse en grandes cantidades con el permiso del financiador. No sea tímido acerca de tomar ventaja de la oportunidad de cambiar de su presupuesto en un caso particular si se necesita. El financiador quiere que usted haga un buen trabajo y está casi siempre dispuesto a ser flexible para que esto suceda.

El presupuesto se convierte en la base para documentos financieros que podría preparar durante el curso del año (hojas balanceadas, por ejemplo) las cuales dan una última imagen de la situación financiera de la organización.

En cualquier tiempo durante el año, lo siguiente debe de ser verdad:

• El presupuesto debería decir si todavía hay algunas lagunas en la financiación y exactamente dónde están.
• Debe de mostrar, mediante proyectos de fuentes financieras y las cantidades de estas fuentes han producido hasta el momento, exactamente que se necesita hacer para cerrar esas lagunas.
• El presupuesto puede decir si hay gastos excesivos (o inferiores) en cualquier categoría de gastos y permitirte transferir dinero de una categoría a otra o adaptarse en alguna otra forma a un desarrollo inesperado. En otras palabras, tu presupuesto hace lo posible dar un seguimiento cuidadoso de tu dinero, para ajustarse a cambios y no gastar más de lo que se debe.
• El trabajo que hiciste al desarrollar el presupuesto antes de que el año fiscal empezara puede ser usado para guiar el trabajo de la organización sobre el curso del año fiscal. Si se tienen gastos o ingresos anticipado, la organización ya ha tomado las decisiones acerca de las prioridades, y usted sabrá que agregar o cortar con el fin de lograr el equilibrio en el presupuesto.

En Resumen

La elaboración de un presupuesto que examine las prioridades de la organización y utilice esto para producir un presupuesto exacto y balanceado para el próximo año fiscal le ayudaría a tener control de las finanzas de la organización, y ayudará a orientar la labor de la organización. Un presupuesto racional y exacto le permitirá guardar buenas relaciones con tus financiadores haciéndole más fácil a usted dar un reporte exacto y gastar el dinero como usted lo había prometido. Esto mejorará su reputación en la comunidad mostrando una organización responsable que paga sus cuentas a tiempo y tiene un cuidadoso seguimiento de su dinero. Esto hará su vida más fácil y menos estresante dándole claras directrices acerca de lo que se puede gastar y cuándo.

Glosario

Contabilidad: El método en el cual se realiza un seguimiento administrativo del dinero. Hay varios sistemas de contabilidad que una organización puede utilizar, pero la meta de todos los métodos es asegurar registros precisos, y de darle a la organización la habilidad de saber exactamente de cómo el dinero está siendo gastado y  la manera en que su situación financiera se compara con su presupuesto en un momento dado.

Auditoria: Un CPC (Contador Publico Certificado) chequea los registros financieros de la organización para estar seguro que ellos estén exactos y trabajar con la organización para corregir cualquier error o resolver problemas. El CPC después prepara estados financieros usando el libro de organización ya certificando que la organización sigue prácticas contables aceptables y que su registro financiero está en orden o explica cualquier problema con los registros financieros y sugiere medidas para corregirla.

Presupuesto balanceado: Los gastos proyectados y los ingresos proyectados son aproximadamente igual.

Déficit en el presupuesto: Los gastos proyectados son significativamente mayores que los ingresos proyectados.

Superávit en el presupuesto: Los ingresos proyectados son significativamente mayores que los gastos proyectados.

Estimación conservadora: Usando las cifras razonablemente más altas en la estimación de los gastos y las más bajas cifras en las estimaciones de ingresos, entonces usted va a estar mejor preparado para crear un presupuesto que se mantenga alejado de gastos excesivos.

CPA: Contador publico certificado. Una auditoria certificada, que es lo que la mayoría de los financiadores requieren, debe de ser realizada por un CPC.

Año fiscal: Este término significa año financiero y es el calendario que usted usa para cifrar su presupuesto anual (por ejemplo, desde Julio 1 a Junio 30) y el cual determina cuando usted llena el formulario fiscal, obtiene una auditoria y cierra sus libros.

Fondo de contabilidad: la práctica de guardar un registro de los gastos para cada subvención o contrato administrativo para una organización. Así una iniciativa de base para al prevención del SIDA podría mantener los registros de los fondos que ellos reciben del Departamento de Salud, del Departamento de Servicios Sociales, el Departamento de bien social, la fundación comunitaria local y el comité de Acción del SIDA.

Partida: Una categoría de gastos (salarios, teléfono, suministro de oficina).

Presupuesto de partida: Generalmente, un presupuesto acordado con un contador que especifica cuanto dinero de la financiera va a ser gastado en cada partida. También se puede referir a cualquier presupuesto que es irrumpido por la partida.

Gastos  proyectados: La cantidad de dinero que usted espera gastar en el próximo año fiscal, desglosándose dentro de categorías en las que usted espera gastar—salarios, gastos de oficina, etc.

Ingresos proyectados: la cantidad de dinero que usted sabe o puede razonablemente esperar recibir para del próximo año fiscal, divididos por fuentes—ejemplo de esto es la cantidad que se espera para cada fuente de financiación, no solo incluyendo subvenciones y contratos, sino también sus propios esfuerzos de recaudación de fondos, membresías, intereses e ingresos de inversiones, y de las ventas y cuotas por bienes y servicios.

Hoja de cálculo: un formato de rejillas para la fijación de un presupuesto en orden de analizar gastos, ingresos y las maneras que todos interactúan en un solo lugar. En una hoja de cálculo de presupuesto, cada columna vertical representa  una fuentes de financiación y cada fila horizontal representa una categoría de gastos. En el espacio donde una columna y una fila se encuentran (llamada una celda) un número representa la cantidad de dinero de esa columna que la fuente de financiación se gasta en la fila de categoría de gastos.