Sección 5. Crear un comité de finanzas y auditoría

• ¿Qué es un Comité Financiero?

• ¿Por qué se necesita un Comité Financiero?

• ¿Quiénes deberían integrar un Comité Financiero?

• ¿Cómo se crea y se usa un Comité Financiero?

La mayoría de nosotros alrededor del mundo como en los Estados Unidos, ha oído mucho, en los recientes años, sobre las fechorías financieras de grandes corporaciones.  Enron, WorldCom, y otras se han convertido en  unos de los ejemplos más destacados del crimen de cuello blanco.  Desafortunadamente, el mundo sin fines lucrativos no es inmune a problemas similares. Tanto United Way of America como la NAACP han sufrido escándalos en los últimos años, involucrando malas conductas financieras de parte de sus Directores Ejecutivos, y causando serio daño a las imágenes - y a las finanzas – de sus organizaciones.

Estos fueron ejemplos de alto perfil, pero otros que no llegan a los medios nacionales ocurren todos los días. Organizaciones sin fines de lucro fallan en cumplir con los requerimientos u obligaciones de los patrocinadores, y se les pide que devuelvan el dinero del subsidio. Miembros directivos de las “no- lucrativas” son encontrados adjudicando contratos a sus propias firmas, o a las de amigos o miembros de su familia. Todavía más común, una auditoría de una “no-lucrativa” aparece lamentablemente inadecuada o con mantenimiento de registros y prácticas contables que no existen.

Sin importar lo pequeña que sea la organización, cada no-lucrativa, si tiene algún ingreso o gasto, necesita un sistema de contabilidad que le dé control sobre sus finanzas. Dependiendo del tamaño y carácter de la organización, ese sistema puede ser administrado por el director, el tesorero, un contador, o un departamento de contabilidad. Además de alguien que realmente lleve la contabilidad, las no-lucrativas necesitan a alguien que asegure que  los asuntos financieros están siendo conducidos legal, ética, y eficientemente, con el objeto de proteger a la organización de demandas judiciales, pérdida de reputación, y el desastre financiero.

Un mecanismo común para la supervisión financiera es una junta o comité organizativo que trabaje con el director ejecutivo de la organización para asegurarse de que haya suficiente dinero, y que está siendo gastado de acuerdo a los lineamientos de la misión de la organización y de los patrocinadores.  Estos comités pueden incluir también a miembros que no pertenecen a la junta directiva, y a menudo están compuestos por personas con pericia (experiencia) y conocimientos financieros.

Un buen Comité Financiero puede ahorrarles dinero, ahorrarles problemas, y – en la peor de las circunstancias – salvar la vida de su organización. Esta sección examinará el papel de un Comité Financiero en una organización no-lucrativa – cuáles son sus propósitos y responsabilidades, por qué es necesario, quiénes deberían ser sus miembros, y cómo armarlo y usarlo en su organización.

¿Qué es un comité financiero?

Nota: Lo siguiente supone que su organización es lo suficientemente grande y organizada como para tener una junta directiva.  Si ustedes son un grupo pequeño de voluntarios locales, ése puede no ser el caso, pero – si ustedes tienen algún presupuesto – es igual una buena idea tener alguna ayuda y supervisión financiera.  Podrían considerar buscar a algún individuo comprensivo con antecedentes financieros – un contador público o un abogado, por ejemplo, o un ejecutivo de negocios jubilado – para que trabaje con la organización, o podrían reunir a un pequeño grupo de asesoría financiera para manejar los temas que discutiremos más abajo.  Especialmente si su grupo es chico y tiene una gran tarea por delante, lo último que se necesita es ser desviados del tema por un problema fiscal que puede tener poco que ver con su misión.

Un comité financiero es generalmente un comité permanente dentro de la junta directiva que trabaja con el director y el personal financiero para monitorear las finanzas de la organización.Los estatutos de la  organización pueden especificar que tal comité debe existir, o simplemente puede ser formado porque se necesita. Si se establece uno, requerir un Comité Financiero en sus estatutos no es mala idea. Da a la junta directiva el control financiero de la organización. Puesto que ella  es legalmente responsable por las finanzas de la organización, tiene sentido que ejerza el control financiero.

Un comité permanente es uno que está actuando, y que contribuye regularmente a la operación de la junta y de la organización. La mayoría de las juntas tienen por lo menos unos pocos comités permanentes.  Los comités permanentes son lo contrario de los comités ad hoc (Latín por, groseramente, "para este propósito"), los que son disueltos cuando sus tareas específicas, con plazo determinado, concluyen.

Un comité financiero es a menudo presidido por el tesorero de la junta, y puede estar formado solamente por miembros de la junta, o puede incluir a algunas personas que no están en la  junta, pero que apoyan a la organización y tienen conocimientos específicos que son valiosos para el comité. Un CPA (Contador Público Certificado), un abogado, un banquero, o un analista de inversiones, pueden ser todos buenos candidatos para miembros del comité, por ejemplo. Los miembros del comité, sean miembros de la junta o no, tampoco deben tener interés financiero en la organización, salvo por su responsabilidad fiduciaria.

Responsabilidad Fiduciaria es otro término para la responsabilidad legal que tiene la junta por las finanzas de la organización.  Significa que se espera que la junta sepa lo que está pasando, y que corrija cualquier error o irregularidad que encuentre.  Las juntas pueden tener problemas legales – con los patrocinadores, con el Departamento de Hacienda, con el Fiscal General, o hasta con el Departamento de Justicia – si ellos no han estado prestando atención a los asuntos financieros, o si ellos no han hecho ningún esfuerzo para obtener información aparte de la que el director o encargado financiero les da.  Se espera que ellos ejerzan una verdadera supervisión – revisar los libros, familiarizarse con los informes del tesorero, y  además darle seguimiento al dinero de la organización.

No todos los miembros de la junta tienen que estar involucrados en este proceso, por supuesto.  La junta puede delegar la tarea a un solo miembro o a un pequeño grupo, el cual les informa en caso de haber algún problema o algo inusual.  Esta es una de las razones para tener un Comité Financiero, como veremos.

Responsabilidades de un Comité Financiero

Dependiendo de la voluntad de la junta, un Comité Financiero puede intervenir en muchas acciones.  Las responsabilidades comunes de un Comité Financiero incluyen:

Supervisar las transacciones financieras de la organización. En esta calidad, el comité debe:

• Familiarizarse con, aprobar, y revisar periódicamente el presupuesto anual de la organización.
• Asegurarse de que los fondos se estén gastando de acuerdo a los requerimientos de los patrocinadores.
• Supervisar el flujo de caja y otros asuntos del manejo de dinero.
• Monitorear la deuda y  la recuperación de la deuda.
• Marcar problemas potenciales. Hay numerosos problemas de ese tipo que pueden aparecer. El ingreso puede parecer que va a ser menor de lo anticipado, o los gastos más altos. Las actividades que producen ingreso – recaudación de fondos, servicios pagos – pueden demorarse, o no estar funcionando de acuerdo al plan. Pueden haber gastos innecesarios, o innecesariamente altos. Se espera que los Comités Financieros detecten y manejen este tipo de problemas.
• Actuar como un recurso para ayudar a corregir problemas fiscales y/o discutir asuntos fiscales. Si los miembros del comité tienen el conocimiento adecuado, ellos pueden ayudar a corregir o reestructurar los libros y los procedimientos contables de la organización, por ejemplo.
• Asegurarse de que los requerimientos de reportes financieros – incluyendo devoluciones de impuestos al Departamento de Hacienda y al estado, reportes a los patrocinadores, y reconocimientos de atenciones de más de $200.00 – se cumplan.
• Descubrir cualquier transacción financiera ilegal, no ética, o incompetente en que se haya involucrado el director ejecutivo, fiscal u otros funcionarios, o miembros de la junta. Un Comité Financiero puede realmente probar su valor en una situación en que la organización es colocada en riesgo por las acciones de un individuo.

Si un comité realmente se da cuenta de que algo ilegal está sucediendo, tiene la obligación de reportarlo… pero ¿a quién? (Estamos suponiendo una infracción importante – robo, apropiación indebida e intencional de grandes sumas – no sólo un error de parte de alguien).  En la mayoría de los casos, la respuesta es al Presidente o al Director de la junta, pero hay excepciones.  ¿Qué pasa si es el Presidente de la junta el que está involucrado en la ilegalidad? ¿o qué si el Presidente de la junta duda en tratar el problema, por miedo a perjudicar a la organización?

El comité, o sus miembros individuales, tienen, como mínimo, una responsabilidad ética aquí.  La reputación de la organización, su bienestar financiero, y/o tal vez su existencia, están en peligro por acciones ilegales.  Además, la junta corre el riesgo de un juicio por no ejercer una supervisión apropiada si las acciones no son reportadas.  Si no hay recurso, el comité debe dirigirse a la agencia apropiada por las suyas.  El daño hecho será mucho menor que si la organización espera a ser atrapada… como inevitablemente lo será.

• Descubrir cualquier transacción financiera ilegal, no ética, o incompetente en que se hayan involucrado individuos o grupos con los que la organización trata, o acuerdos financieros que puedan dañar a la organización o a alguien más.

Participar en la auditoría anual.

A menos que su organización sea muy pequeña, y/o no tengan o tengan muy poco dinero público, se les requerirá probablemente que hagan una auditoría cada año. Una auditoría es una revisión de los libros, estados y registros financieros, y prácticas financieras de la organización por un Contador Público Certificado, quien luego escribe una opinión sobre si los registros de la organización presentan un cuadro justo y preciso de su condición financiera, y si sus prácticas financieras están en línea con lo que se considera un manejo financiero razonable. Si hay problemas tanto con los registros como con los métodos de la organización, el auditor hace recomendaciones sobre qué se debe hacer. (Más información detallada sobre auditorías puede encontrarse en Manejando Contabilidad.)

El Comité Financiero puede verse involucrado en una auditoría tanto directamente – al proporcionar información que se requiera de la junta, por ejemplo (las auditorías a organizaciones no-lucrativas a menudo incluyen un control de las minutas de la  junta, de sus decisiones, y de los estatutos) – como indirectamente, al trabajar con el director o funcionario financiero para prepararse para la auditoría o para desarrollar un buen sistema de contabilidad.

El comité puede también encargarse de otras funciones relacionadas con las auditorías:

• Participar, de ser necesario, en la formulación de un plan para corregir cualquier problema que la auditoría encuentre.
• Monitorear la implementación de planes para corregir problemas identificados por la auditoría.
• Consultar con los auditores sobre tendencias en el cuadro financiero de la organización.
• Evaluar el desempeño de los auditores, asegurarse que no haya conflicto de intereses, y hacer recomendaciones sobre su retención.

Evaluar la operación fiscal de la organización, y a los que están a cargo de ella.

En una pequeña organización de voluntarios, el Tesorero puede ser el encargado de la operación fiscal. En una organización profesional pequeña, puede serlo el director ejecutivo.  Una organización grande puede tener un departamento entero de contaduría. Cualquiera sean las circunstancias, el Comité Financiero es probablemente el brazo de la junta con la mayor comprensión del proceso, y el más apto para hacer juicios sobre la competencia de la gente que lo realiza.

Un comité que tiene esta responsabilidad debería también participar en la contratación y despido de los miembros del personal fiscal.

Asegurarse de que los elementos financieros de la organización están de acuerdo con su visión, misión, y plan estratégico.

La junta es el guardián del propósito de la organización, y es su trabajo asegurarse de que todos los aspectos de su funcionamiento vayan hacia el progreso de ese propósito. Por consiguiente, el comité podría actuar como un perro guardián para mantener los gastos dirigidos hacia la misión, más que dirigidos a algún tema periférico.

Algunas veces, sin tener intención, una organización se encuentra a sí misma gastando dinero en áreas que no son centrales para lo que quiere hacer. El comité, en esas situaciones, puede señalar la contradicción, y ayudar a timonear las finanzas de vuelta en la dirección que deberían estar dirigidas.  Puede también asegurarse de que el director o el funcionario fiscal no tomen decisiones financieras que afecten la dirección de la organización sin consultar a la junta.

Reportar a la junta y/o al Comité Ejecutivo sobre la condición financiera de la organización, y/o sobre cualquier irregularidad o ineficiencia financiera.

El comité es el vínculo entre la junta y la operación fiscal. Muchos miembros de juntas de organizaciones no-lucrativas asumen una expresión vidriosa cuando se discute sobre finanzas. Un comité entendido puede simplificar la información de modo que todos la comprendan, y asegurarse de que la junta esté bien al tanto de todo lo que necesita saber. Si el comité sugiere cambios en la política fiscal o en los estatutos para mejorar la posición de la organización, o para corregir problemas, es importante que los miembros de la junta comprendan por qué las sugerencias son – o no – apropiadas, y puedan votar teniendo la información necesaria para ello.

¿Por qué se necesita un Comité Financiero?

• Un Comité Financiero ayuda a la junta a cumplir con su responsabilidad fiduciaria. Un Comité Financiero da a la junta el control sobre las finanzas de la organización, y es la herramienta con la cual ejerce la responsabilidad fiscal.
• Un Comité Financiero puede proteger a la organización de cuestionamientos y responsabilidades legales. Como se explicara más arriba, la junta tiene el deber legal de ejercer el control sobre las transacciones financieras de la organización. Si la operación financiera es negligente o, peor, cae en acciones ilegales, la junta es considerada responsable, a menos que pueda demostrar que ejerció un razonable cuidado para evitar que eso sucediera. La presencia de un Comité Financiero es generalmente considerada como evidencia de cuidado razonable, siempre que el comité haga su trabajo (es decir, no ignore la evidencia obvia de un problema, o simplemente deje que el director haga algo que cualquier persona razonable sabría que es ilegal o tonto.)

Las juntas son consideradas legalmente responsables por las acciones de sus organizaciones. Eso no significa que se les culpe de todo lo que la organización hace, sino que se espera de ellos que supervisen la organización, y tomen acción para evitarle daños. Si ellos han hecho su mejor esfuerzo en este sentido, entonces han cumplido con su obligación legal. Ellos no son culpados si se les ha mentido, o se les ha escondido información, a menos que tengan una buena razón para creer que tal cosa esté sucediendo, y no investiguen.

Hay generalmente tres “deberes” legales de los que las juntas y sus miembros deben ocuparse:

• Deber de cuidado: Los miembros de la junta tienen el deber de ejercer “el cuidado que una persona ordinariamente prudente ejercería en una situación parecida y bajo similares circunstancias.” (De BoardSource,  sitio web sobre el desarrollo de las juntas).
• Deber de lealtad: Los miembros de la junta deben actuar en los mejores intereses de la organización, aún cuando ello entre en conflicto con su propio interés.
• Deber de obediencia: Los miembros de la junta deben mantener la misión de la organización, y no actuar de maneras contrarias a esa misión, o contradictorias con las metas de la organización.  Si, por alguna razón, un miembro de una junta encuentra esto moralmente o de otro modo imposible, el curso de acción ético es renunciar a la junta.

• Un Comité Financiero puede proteger a la organización contra actividades ilegales, no éticas, o incompetentes de los gerentes fiscales. Un comité alerta e informado debería poder detectar malas gestiones de fondos, tanto intencionales como no intencionales. Ejemplos de lo primero podrían ser apropiación indebida de fondos, desfalco, robo descarado, tomar un soborno de un contrato, o pagarle a alguien por un trabajo no realizado. Una mala gestión no intencional podría ser, por ejemplo, importantes errores contables, entender mal los términos de un subsidio o contrato, o fallar en encarar cortes potenciales en el presupuesto.

En el caso de mala gestión intencional, el comité puede tomar acción apropiada: reportar la situación, recomendar el despido de los responsables, hacer restituciones, etc. En el caso de mala gestión no intencional, el comité puede ofrecerse para ayudar y aconsejar para corregir la situación. En cualquier caso, el tener un Comité Financiero puede literalmente salvar a la organización.

• Un Comité Financiero puede proteger a la organización de conflictos de interés real o aparente. Hemos usado el término conflicto de interés varias veces. Un conflicto de interés es una situación en la cual el interés personal de un individuo – o los intereses de su familia, amigos, socios de negocios, etc. – está, o parece estar, en conflicto con sus responsabilidades para con los otros, una organización, un trabajo, una oficina, o un principio que se le requiere mantener. Por lo tanto, un miembro de un comité de compensaciones que vota sobre su propio salario - o el de su hermano – tiene un conflicto de interés. Un Comité Financiero puede asegurarse de que cualquier conflicto potencial sea evitado por la junta o el miembro del personal en cuestión al retirarse del proceso de toma de decisiones sobre cualquier tema en el que tenga un interés personal, o simplemente evitando el problema en primer lugar.

Aquí hay áreas legales grises. En la mayoría de los estados, sin embargo, los miembros de la junta están legalmente autorizados a recibir pagos por servicios de parte de la junta u organización, siempre que la organización revele la relación, y trate –y retribuya – al miembro de la junta de la misma manera que lo haría con cualquier otro contratista (es decir, no muestra favoritismo, puede demostrar por qué el miembro de la junta era la mejor persona para obtener el contrato, etc.) Algunas juntas eligen no entablar nunca ninguna transacción con miembros de la junta en la cual haya dinero que cambia de manos, o en la cual el miembro de la junta pueda percibirse como que recibe un trato especial. (Un ejemplo de esto último sería la contratación de la esposa de un miembro de la junta como miembro del personal de una organización).

Otro problema aquí es la apariencia de conflicto de interés, lo que puede ser tan perjudicial como un verdadero conflicto. En general, si existe alguna posibilidad de que alguien piense que hay un conflicto, la persona involucrada debería retirarse de la situación. Los jueces a menudo se recusan (se retiran ellos mismos) de casos donde podrían ser vistos como que tienen algún interés personal, aún cuando no lo tengan. Un Comité Financiero puede proteger tanto de la apariencia de conflicto como de uno real al estar atento a la forma en que las situaciones son vistas desde afuera de la organización.  Puede ser particularmente efectivo en este sentido si uno de sus deberes es revisar los contratos antes de que se firmen.

• Un Comité Financiero puede actuar como los ojos y oídos de la junta en la operación financiera, aliviando a toda la junta de tener que luchar con las complejidades de las finanzas de la organización.  El comité puede “traducir” las finanzas al lenguaje común y a números simples, de modo que los miembros de la junta que no son financieramente sofisticados puedan igual entender claramente los desafíos y la situación financiera de la organización, y tomar decisiones con la información necesaria para ello.

Un Comité Financiero puede ser especialmente valioso y necesario en una junta donde la mayoría de los miembros no se sienten cómodos con los asuntos fiscales y/o los números.  Este es a menudo el caso en las juntas de las organizaciones de servicio humanitario y comunitario, donde muchos miembros pueden ser tanto receptores de servicios, como gente que está fuertemente enfocada en los aspectos interpersonales y emocionales, más que en los más lógicos y matemáticos de su inteligencia.

• Un Comité Financiero puede actuar como un panel asesor para la operación financiera. Especialmente si está compuesto por personas con conocimientos, el comité puede proporcionar consejos sobre temas fiscales en general, corregir ineficiencias y prácticas contables equivocadas, tratar anticipadamente déficits y superávits, invertir, etc.
• Un Comité Financiero puede evaluar tanto la operación financiera como la gente a cargo de ella desde una posición de conocimiento. Un comité que trabaja de cerca con la operación financiera está en mucha mejor posición para monitorear y evaluar el desempeño que una junta que no tiene esa conexión.  Hace responsable a la operación financiera y puede – y debería – hacerle saber a la junta cuando alguien está haciendo un trabajo particularmente bueno así como cuando alguien no está trabajando al nivel estándar.
• Un Comité Financiero puede ser útil en la contratación de personal fiscal o un nuevo director. El tener un íntimo conocimiento de la operación financiera da a los miembros del comité una mejor perspectiva de los conocimientos y el temperamento necesarios para hacer bien los trabajos.
• Un Comité Financiero puede facilitar la auditoría, tanto ayudando a la operación fiscal a reunir el material y limpiar los registros, como trabajando previamente con los auditores para estar seguros de que tengan todo lo que necesitan para completar la auditoría eficiente y efectivamente.
• Un Comité Financiero puede interpretar la auditoría para el resto de la junta. Las auditorías a menudo señalan cuestiones financieras importantes, o formulan advertencias sobre el futuro. Ellas pueden destacar tanto los puntos buenos como los malos de una organización, si se sabe cómo leerlas. Un comité con conocimiento puede ayudar al resto de la junta a entender exactamente qué tiene para decir la auditoría, y qué significa eso para el futuro financiero o la dirección de la organización.
• Un Comité Financiero puede ser útil en la recomendación acerca de la contratación, retención, o despedido de auditores potenciales o actuales. Un comité que entiende de auditorías, sabe qué preguntas hacerles a los potenciales auditores, puede vigilar una auditoría, y tendrá información valiosa para pasarle a la junta. También puede ayudar a la organización a evitar el tipo de conflicto de interés por auditores que perjudicó no sólo a los inversores de Enron sino también a la firma contable Arthur Andersen.

¿Quiénes deberían integrar un Comité Financiero?

Un Comité Financiero debe ciertamente incluir a algunas personas con conocimientos en asuntos financieros, pero eso no quiere decir que todos los del comité tengan que ser contadores públicos. Un comité con una diversidad de conocimientos puede ser muy efectivo también. Algunas posibilidades son:

• Miembros de la junta con el deseo y la formación para ser útiles. Aquí se pueden incluir, entre otros:
  • El Tesorero de la organización (a menudo el presidente de oficio del comité)
  • Abogados
  • Contadores  (particularmente Contadores Públicos Certificados)
  • Banqueros
  • Analistas de inversiones, corredores de Bolsa, y otros profesionales financieros.
  • Directores o funcionarios de otras no-lucrativas
  • Propietarios de pequeños negocios
  • Gente que ha estado en otros Comités Financieros
• Miembros no pertenecientes a la junta reclutados específicamente para el comité. Este es a menudo un  buen camino para establecer una relación organizacional con potenciales miembros de la junta, o con gente que, por cualquier razón, prefiere no estar en la junta, pero apoyan a la organización y están dispuestos a ayudar. Retirados, particularmente aquéllos que tienen experiencia comercial o financiera, pueden ser especialmente buenos candidatos aquí, puesto que ellos a menudo tienen tanto el tiempo como el deseo de compartir lo que han aprendido tras años de experiencia.

Otro aspecto de este tipo de reclutamiento es que la gente con conocimientos en finanzas es a menudo también la gente que tiene recursos para contribuir generosamente con la organización. Es más probable que ellos lo hagan si tienen este tipo de conexión.

• Gente sin conocimientos financieros específicos, pero que están dispuestos a aprender, y que pueden hacer el tipo de preguntas que son representativas del entendimiento del resto de la junta. Estas personas pueden ser particularmente importantes al interpretar la situación financiera como un todo para la junta.  Ellos pueden ser beneficiarios de la organización, y/o representantes de grupos comunitarios o de población específicos, así como otros miembros interesados de la junta.
• Gente cuya sola presencia presta un aura de legitimidad al comité y a la supervisión financiera de la organización. Figuras respetadas de la comunidad (clérigos, presidentes o profesores de universidades, directores ejecutivos, etc.) y ex-funcionarios (un ex-Auditor del Estado, por ejemplo) conocidos por supervisión financiera e integridad, pueden ser buenos candidatos.

Particularmente al seleccionar un Comité Financiero, es crucial evitar hasta la apariencia de un conflicto de interés.  Se querrá hacer las siguientes preguntas, y asegurarse de que los miembros del comité se retiren (se recusen) de la discusión de cualquier tema que involucre a un individuo o entidad con los que hayan tenido alguna conexión:

• ¿Usted trabaja para la organización?
• ¿Está relacionado con alguien que trabaje para la organización, o que esté planeando presentarse para un trabajo en ella?
• Usted como individuo, ¿tiene contratos, o podría tenerlos, con la organización?
• ¿Está usted relacionado con alguien que tenga un contrato con la organización, o que podría tenerlo?
• ¿Tiene usted algún interés financiero u otro, o contratos, o está empleado por compañías u organizaciones que hagan negocios con la organización o estén interesados en hacerlos?
• ¿Está usted relacionado con alguien con intereses, contratos, o empleos similares?
• ¿Tiene usted alguna conexión con los patrocinadores de la organización?
• ¿Usted tiene alguna conexión con organizaciones que compiten por fondos con la organización?

La mayoría de estas circunstancias pueden ser manejadas mediante la recusación.  Se podría considerar, sin embargo, que alguien que trabaja para la organización o  hace contrataciones con ella, tendría que recusarse demasiado a menudo para ser un miembro útil del comité. También se podría considerar que otros miembros podrían sentir presión emocional (aún cuando no fuera intencional) para actuar de una manera u otra en una decisión que involucra a otro miembro del comité. Es mejor evitar esas posibilidades si se puede, y elegir a los miembros del comité con esto en mente.  Y recuerden que si hay una situación en que un miembro del comité se recusa, no se le permitirá en absoluto discutir la situación con otros miembros del comité, ni tratar de influir en su decisión de ninguna manera.

¿Cómo se crea y se usa un Comité Financiero?

La creación y el uso de los Comités Financieros pueden variar hasta cierto punto de organización en organización. Sin embargo, esta serie de pasos debería ser de ayuda como lineamiento general para la mayoría de las juntas.

Decida qué quiere que el Comité Financiero haga.

Al principio de esta sección, discutimos algunas posibles responsabilidades de un Comité Financiero. Un comité determinado no tendrá necesariamente todas esas responsabilidades, sin embargo, o podrá tener otras que no estaban en la lista. La verdadera pregunta aquí es el grado de supervisión que se quiere que ejerza el comité.

• El comité se mantiene al día sobre el presupuesto, es informado por el director sobre gastos e ingresos – en otras palabras, es los ojos y los oídos de   la junta, pero desde afuera de la operación financiera. En este caso, podría reunirse solamente de dos a cuatro veces al año, con el director ejecutivo y/o el personal fiscal, y hacer un informe para la junta después de cada reunión.
• El comité ejerce una supervisión mucho más directa.Hace sugerencias para actividades fiscales determinadas, o realmente las requiere – gastos y generación de ingresos – cuidadosamente y frecuentemente monitorea los libros y las actividades fiscales de la organización para asegurarse de que las finanzas están siendo usadas de acuerdo a sus instrucciones, etc. Es probable que un comité activo como este se reúna por lo menos 8-12 veces por año, y probablemente haga una cantidad de trabajo por fuera de las reuniones.
• El comité realmente participa en la dirección de la operación financiera. Aquí, además de ejercer supervisión directa, el comité puede estar involucrado en desarrollar el presupuesto anual, hacer revisiones del presupuesto cuando se necesiten, sugerir y/o ayudar a escribir propuestas de subsidios, etc.

El nivel adecuado de supervisión depende del tipo de organización (voluntaria versus profesional; dirigida por una junta versus dirigida por un director o personal); del grado de conocimiento e integridad esperado del personal; de la complejidad de la operación fiscal; de la historia anterior de la organización; de las actitudes y requerimientos de los principales patrocinadores, etc.

Si hay un personal fiscal profesional – un CFO (Gerente de Finanzas), un tenedor de libros, un contador, un departamento de contaduría – entonces no habría necesidad de participación directa en las finanzas del día-a-día de la organización.  El Comité Financiero en ese caso es un órgano de asesoría y supervisión que mantiene a la junta al corriente de los asuntos financieros y se asegura de que los libros de la organización sean precisos y transparentes.  Si la operación financiera es manejada por el director, o por un tesorero de la junta que no es un profesional de finanzas, entonces podrá necesitarse una participación más activa de parte del Comité Financiero.

En general, la micro-gestión conduce a problemas, pero un nivel razonable de participación es en efecto útil para todos.  Le da al director y al personal fiscal apoyo y ayuda (suponiendo que es de mutuo respeto más que confrontativo), mantiene a la junta involucrada e informada, y asegura que todas las partes de la organización vayan por el mismo camino y trabajando juntos.

Además del nivel de supervisión, la junta debe decidir si quiere que el comité participe en la auditoría anual. Si es así, puede encargarse de algunas, o de todas,  las siguientes tareas:

• Elegir auditores.
• Trabajar con los auditores para facilitar el proceso.
• Reunirse con los auditores después de la auditoría para repasar y comprender sus recomendaciones.
• Ayudar al personal a desarrollar planes para incorporar las recomendaciones de los auditores, y corregir cualquier error, insuficiencias, o  problema en la política fiscal de la organización.
• Monitorear la adhesión de la organización y el éxito de los planes para tratar problemas o   cumplir con las recomendaciones de los auditores.
• Informar a la junta sobre la idoneidad de los auditores y proponer su retención o despido.

Elija a los miembros con los deberes del comité y los de ellos en mente.

Cuanto más compleja y rigurosa quieran la supervisión, más necesitarán un núcleo de gente en el comité con verdaderos conocimientos fiscales, por ejemplo. Si una de las principales tareas del comité es interpretar las finanzas de la organización para el resto de la junta, entonces se querrá gente con buena habilidad en las comunicaciones. Otras cualidades que se podrían buscar incluyen:

• Integridad. Un comité supervisor, para ser tomado seriamente, debe estar integrado por miembros en los que se puede confiar para que hagan las cosas bien.
• Independencia. Esto significa no sólo que un miembro no tenga riesgo de tener conflicto de interés (es decir, que es independiente de presiones y fuerzas externas), sino también que pueda hacer frente a la presión –abierta o sutil – del director ejecutivo, del presidente de la junta, o de otros miembros de la junta o del comité, con el objeto de perseguir los mejores intereses para la organización.
• Dedicación a la misión de la organización.
• Esfuerzo. La disposición para poner tiempo y esfuerzo para ser un miembro productivo del comité.
• Competencia (habilidad). La disposición y la habilidad para aprender a leer estados financieros, entender subsidios y contratos, y comprender la operación fiscal de la organización, si el posible miembro del comité no lo haya hecho ya.

Establezca (con el comité) políticas y procedimientos para el mismo.

Tanto que sean fijados por la junta como por el comité mismo, es importante tener lineamientos para el trabajo del comité que hagan más fácil saber dónde empezar y qué hacer.

Políticas y procedimientos útiles incluyen:

• Una clara declaración del propósito y objetivo de trabajo del comité que haya sido aceptada por la junta.
• La  relación del comité con el resto de la junta y de la organización.¿Ante quién es responsable el comité? ¿Cómo interactúa con otros comités y con el director y el personal? ¿Tiene algunos poderes exclusivos?
• Tamaño del comité. Esto probablemente sea en escala, y debería ser lo suficientemente pequeño como para ser manejable, pero lo suficientemente grande como para permitir una diversidad de opiniones e ideas. La mayoría de los grupos parecen funcionar mejor con unos 6 o12 miembros.
• Duración de la membresía. Tal vez se quiera incluir en esta área alguna previsión de grados escalonados, de modo que haya siempre por lo menos algunos miembros experimentados en el comité.
• Programa de reuniones, incluyendo un número mínimo de reuniones (por ej., 12 por año), en el entendido de que se podrán necesitar reuniones adicionales de vez en cuando. Podría también haber aquí un requerimiento de que los miembros asistan a cierto número de las reuniones programadas para mantener sus lugares en el comité.
• Procedimientos internos de gobierno. Estos incluyen la elección o designación del presidente, el registro de reuniones, fijación de agenda, procedimientos de comunicación, etc. Esto puede incluso cubrir el desarrollo real de las reuniones, si son formales. (¿Usarán las Reglas de Orden de Robert, por ejemplo?)
• Ejercicio del poder. ¿Tiene el comité derecho a sugerir cambios o cursos de acción en la operación fiscal? ¿Exigirlos? ¿Retirar el poder fiscal a alguien sin la aprobación del resto de la junta? Si puede hacer algunos o todos estos, ¿cómo los realiza?
• Función de evaluación y de personal. Si el comité evalúa a los auditores y/o al personal fiscal, ¿cuál es el mecanismo para hacerlo? ¿A quién y cómo es reportada la evaluación? ¿Participa el  comité en decisiones sobre empleados que conciernen al personal fiscal? ¿Haciendo contrataciones y despidiendo a personal?
• Reportar. ¿A quién reporta el comité las irregularidades? ¿Cuál es el mecanismo para hacerlo? ¿Un reporte requiere una votación del comité, o es responsabilidad de los miembros individuales del comité?
• Ética. ¿Cuándo es apropiado, si lo es alguna vez, para el comité, o para uno o más de sus miembros, actuar independientemente de la junta? (¿Y cuándo, si lo es alguna vez, es apropiado para un miembro actuar independientemente del comité?) ¿Cuáles son las obligaciones éticas del  comité – con la junta, con la organización, con los patrocinadores, etc.? ¿Cuáles son las obligaciones éticas de cada miembro?

Desarrolle formación para el comité.

Dependiendo de sus funciones, se puede querer dar formación en alguna o en todas las siguientes áreas:

• El presupuesto y la operación financiera de la organización. Esto puede incluir una presentación o un taller de trabajo a cargo del Tesorero, director ejecutivo, y/o personal fiscal, así como algún estudio de los libros y registros financieros de la organización por miembros del comité por su cuenta.
• Subsidios, contratos,  legados, donaciones, y otros fondos actuales. De nuevo, esto probablemente sea una combinación de presentación y miembros del comité leyendo documentos por su cuenta.
• Las leyes que gobiernan las finanzas de las organizaciones no-lucrativas. Esto introduciría o repasaría las leyes que gobiernan los estados 501(c)(3) y otras no-lucrativas, leyes estatales, requerimientos de impuestos, etc., así como responsabilidades y pasivos de la junta. Si la junta incluye a un abogado, él sería obviamente el profesor aquí.
• El proceso de auditoría. Esto cubriría tanto las obligaciones legales de la organización como la logística de una auditoría. Un miembro de la junta que sea contador público o un representante de la firma auditora de la organización serían los capacitadores apropiados.
• Políticas y procedimientos del comité, y consideraciones éticas.
• Responsabilidades del comité ante la junta. Estas incluirían proteger a la junta de dificultades legales, informes regulares, asistencia para mantener la estabilidad financiera, etc.

Cuán a menudo tenga lugar la formación, y quién esté involucrado, depende del tamaño y el tipo de la organización, del nivel de participación del comité, de la experiencia previa de los miembros, etc.  Los nuevos miembros deberían ser ciertamente capacitados al ser designados, pero esa formación puede ser realizada por el comité mismo.

Los veteranos pueden participar en la formación de los nuevos miembros, renovando así también su propio conocimiento. Vemos esto como deseable tanto para refrescar los conocimientos como para reforzar la formación de equipo.  El comité también puede elegir someterse a re-capacitaciones a intervalos, o ser capacitados en determinados temas cuando aparecen.

Determine (con el comité) exactamente cómo funcionará y cómo llevará a cabo sus deberes. Esto representa el quid de la cuestión de la operación del comité – la logística de la implementación de su mandato.

• Frecuencia, oportunidad y naturaleza de las reuniones. No solamente cuándo se reunirá el comité, sino a quiénes se incluirá en las reuniones (¿el director de la organización? ¿personal financiero?), ¿y de qué tratarán?
• Cómo interactuará el comité con la operación financiera. ¿Simplemente monitoreará y proporcionará apoyo? ¿Aconsejará? ¿Dirigirá?
• Qué información revisará regularmente. Esto puede incluir estados financieros mensuales o de más largo plazo, o de pérdida y ganancia, propuestas y contratos de financiamientos, estadísticas e informes de servicios, los libros o diarios mismos de la organización, cuentas y recibos, un programa de contabilidad computarizado, etc.
• Cómo informará el comité a la junta.¿Dará informes regulares en las reuniones de la junta? ¿Reportará solamente al presidente de la junta?¿Tendrá un lugar en el Comité Ejecutivo? ¿Reportará sólo cuando haya un problema? ¿Reportará regularmente sobre el estado financiero de la organización? ¿Sobre tendencias y posibles escenarios financieros futuros?
• Qué hará cuando encuentre un problema. Esto indudablemente variará de acuerdo a si el problema es causado por un error o una práctica defectuosa, o causado por alguna maniobra intencional, y si alguien ha tratado de taparlo. Si la situación necesita ser reportada, así como remediada, ¿a quién debe ir el informe?¿Al presidente de la junta?¿Al director ejecutivo (suponiendo que no está implicado en la situación)? ¿A toda la junta? ¿A la agencia supervisora o al patrocinador?
• Cuán activamente estará involucrado el comité en idear y/o monitorear remedios para los problemas financieros o  legales.

Una vez que se hayan fijado los lineamientos para su funcionamiento, depende del Comité Financiero hacer su trabajo. Ese trabajo deberá tener el apoyo de la junta y de su presidente, y del Director Ejecutivo y el personal financiero también, porque un buen funcionamiento del Comité Financiero puede ser un beneficio para una organización y para todos los conectados con ella.

La mayoría de las secciones de la Caja de Herramientas Comunitarias termina instando a los usuarios de la Caja de Herramientas a mantener cualquier actividad o institución cubierta por la sección.  Esta sección no es una excepción, pero el aliento aquí es ligeramente diferente a causa de la naturaleza de un Comité Financiero.

Así como los reporteros de la Casa Blanca son a veces acusados de volverse demasiado amigos de la Administración como para reportar objetivamente las noticias, los Comités Financieros pueden también identificarse tanto con la operación financiera de una organización al punto de perder su capacidad de supervisión.  Los Comités también pueden familiarizarse tanto con la operación financiera que fallen en prestarle profunda atención, y en consecuencia no detectar tendencias o errores o irregularidades importantes.  Es importante para la vida de la organización no sólo que el comité continúe funcionando, sino que mantenga su independencia y frescura – quizás asegurándose de que los miembros varíen regularmente – de modo de poder continuar sirviendo bien a la organización.

Para resumir

Las organizaciones sin fines de lucro pueden estar expuestas a gruesos errores financieros o a transacciones financieras ilegales tal como las lucrativas. Por esa razón puede ser acertado que la junta de una organización no-lucrativa incluya un Comité Financiero entre sus comités permanentes. El propósito de dicho comité es monitorear la operación financiera de la organización y detectar prácticas inadecuadas o incompetentes, errores financieros, o acciones no éticas o ilegales – intencionales o no – de parte del director o del personal financiero. El comité también puede participar en y/o evaluar a una auditoría financiera y a los auditores y ayudar a la junta a interpretar la información financiera como un todo.

El establecimiento de un Comité Financiero es a menudo tomado como un indicador de que la junta está ejerciendo apropiadamente su responsabilidad legal y ética de monitorear las finanzas de la organización. Puesto que una junta es legalmente responsable por la operación y las acciones de la organización, esto puede ser importante para proteger a la junta y a la organización contra juicios en caso de cualquier acción que ponga en peligro o perjudique a la organización.

Razones específicas para establecer un Comité Financiero incluyen:

• Un Comité Financiero ayuda a la junta a cumplir con su responsabilidad fiduciaria.
• Un Comité Financiero puede proteger a la organización de cuestionamientos y responsabilidad legal.
• Un comité alerta e informado debería poder detectar malas gestiones de fondos tanto intencionales como no intencionales.
• Un Comité Financiero puede proteger a la organización de conflictos de interés reales o aparentes.
• Un Comité Financiero actúa como los ojos y oídos de la junta en la operación financiera.
• Un Comité Financiero puede actuar como un panel asesor de la operación financiera.
• Un Comité Financiero puede evaluar tanto la operación financiera como la gente a cargo de ella desde una posición de conocimiento.
• Un Comité Financiero puede ser útil en la contratación de personal fiscal o un nuevo director.
• Un Comité Financiero puede hacer la auditoría más fácil.
• Un Comité Financiero puede interpretar la auditoría para el resto de la junta.
• Un Comité Financiero puede ser útil para recomendar la contratación, retención, o despido de auditores potenciales o actuales.

Los miembros de un Comité Financiero pueden ser tanto miembros de la junta como no-miembros de la junta que sean solidarios con la misión de la organización. Es generalmente útil involucrar al menos a algunas personas con conocimientos financieros – contadores públicos, abogados, analistas financieros, banqueros, y otros que hayan tenido experiencia dirigiendo o monitoreando una operación financiera. Puede ser también útil incluir miembros que hagan el tipo de preguntas que podrían hacer los miembros de la junta menos sofisticados financieramente, así como a gente cuya integridad y posición comunitaria le dé credibilidad al comité. Todos los miembros deberían ser o totalmente libres de cualquier conflicto de interés, o poder sortearlo honestamente (por ejemplo, retirándose de la discusión y de las decisiones sobre temas determinados).

La formación, estructura, y funcionamiento ideal de los Comités Financieros será diferente para diferentes organizaciones con variedad de necesidades.

Una serie general de pasos para establecer y usar uno de esos comités, sin embargo, debería probablemente incluir:

• Decidir qué quieren que haga el comité.
• Reclutar a los miembros del comité con los deberes del comité en mente. Las características generales de los buenos miembros de un comité son: integridad; independencia; dedicación a la  misión de la organización; disposición de poner tiempo y esfuerzo para ser un miembro productivo del comité; y disposición y conocimiento para aprender a leer estados financieros, comprender subsidios y contratos, y comprender la operación fiscal de la organización.
• Crear (con el comité) políticas y procedimientos para el mismo. Estos podrían cubrir la gobernación interna, las relaciones con la junta y el personal, los programas de reuniones, los mecanismos de reportes, y las obligaciones éticas.                                                                                                       
• Desarrollar capacitación para el comité. Las áreas cubiertas probablemente incluirían el presupuesto y la operación financiera de la organización; subsidios, contratos, legados, fondos de beneficio y otros tipos de fondos; las leyes que rigen las finanzas de las no-lucrativas y la responsabilidad de la junta; el proceso de auditoría; las políticas y los procedimientos del comité y las consideraciones éticas; y las  responsabilidades del comité hacia la junta.
• Determinar (con el comité) exactamente cómo funcionará y llevará a cabo sus tareas.

Es importante mantener el funcionamiento del comité conservándolo independiente y fresco, de modo que pueda continuar para beneficio de la organización.