Sección 4. Entender el significado del estatus sin fines de lucro y de la exención de impuestos

• ¿Qué significa ser una organización sin fines de lucro y exenta de impuestos?

• ¿Cuáles son las ventajas de las categorías sin fines de lucro y exenta de impuestos?

• ¿Cuáles son las desventajas de las categorías sin fines de lucro y exenta de impuestos?

• ¿Cuándo se aconseja solicitar la categoría sin fines de lucro y exenta de impuestos?

• ¿Cuándo no se recomienda solicitar la categoría sin fines de lucro y exenta de impuestos?

• ¿Cómo se solicita la categoría sin fines de lucro?

• ¿Cómo se solicita la categoría exenta de impuestos?

• Un último consejo sobre solicitar ayuda

En toda sociedad hay reglas que sus ciudadanos están obligados a seguir. En una sociedad bien organizada, esas reglas se han creado para ayudar a que las cosas discurran normalmente, para beneficio de los individuos y la comunidad en su conjunto.

Como individuos, otros nos ayudan a aprender estas reglas a medida que crecemos. Nuestros padres no tardan en decirnos que debemos pagar las golosinas en la tienda; tenemos cursos de gobierno en el colegio; nos registramos para votar cuando cumplimos 18 años; y cuando nos desesperamos con nuestros formularios de impuestos cada mes de abril, sabemos dónde podemos pedir ayuda, especialmente la primera vez que hacemos el papeleo y nos cuestan entender términos extraños como “crédito por ingresos del trabajo” y  “renta imponible total”.

Las organizaciones también forman parte de la comunidad. No existen en el vacío y, por consiguiente, están obligadas a seguir las leyes y reglamentos al igual que los individuos. Y también, al igual que los individuos, los grupos comunitarios llegan a la "mayoría de edad" cuando deciden cuál será su sitio en la sociedad, qué leyes afectan sus actividades y cómo pueden usar esas leyes para funcionar de forma más efectiva.

Desgraciadamente, a veces parece más difícil conseguir ayuda en este caso que durante cuando tuvimos que aprender las leyes a seguir (nos gustara o no) durante nuestra infancia y adolescencia.  Eventualmente, una organización comunitaria debe considerar su situación legal. Y esto trae consigo una serie de preguntas difíciles que nos hacen desear que solo tuviéramos que lidiar con el formulario 1040-EZ.

Algunas de las preguntas que enfrentan la mayoría de los grupos comunitarios son:

• ¿Qué tipos distintos de organizaciones existen? ¿Qué tipo de organización somos? ¿Qué tipo de organización deberíamos ser?
• Somos una organización sin fines de lucro, ¿no? ¿Qué significa eso? ¿Podemos tener ganancias?
• Si somos un grupo sin fines de lucro, ¿estamos exentos del pago de impuestos? ¿Qué significa estar exento de impuestos? ¿Dónde podemos solicitar esa categoría? ¿Cómo? ¿Esa categoría exime a la organización de pagar impuestos federales, estatales y locales?

En esta sección de la Caja de Herramientas, les guiaremos por las respuestas a esas preguntas y les daremos una idea de lo que significa ser una organización sin fines de lucro y exenta de impuestos. Exploraremos las ventajas y desventajas de ambas categorías y hablaremos sobre cuándo es más recomendable para una organización solicitar la inclusión en esas categorías. Finalmente, ofreceremos un breve panorama general de los elementos prácticos de los procedimientos de aplicación.

¿Estará preparado para completar esas solicitudes por sí mismo al final de esta sección? Probablemente no. De hecho, le recomendamos encarecidamente que pida ayuda profesional – ya sea de un abogado o contador que este familiarizado con la legislación sobre organizaciones sin fines de lucro y de sociedades - para poder decidir que forma tomará su organización, y ayudar a completar y presentar los documentos. Esta sección no pretende sustituir los consejos de  un abogado u otro asesor legal.

Lo que sí esperamos es que esta sección le permita comprender las alternativas que existen y que pueden ser útiles para su organización. También queremos desmitificar parte de la “jerga legal” que es tan difícil de entender, para que pueda tomar las mejores decisiones para su organización. Si esto tiene sentido para usted, comencemos.

¿Qué significa ser una organización sin fines de lucro y exenta de impuestos?

¿Son lo mismo las categorías sin fines de lucro y exenta de impuestos?

No, pero están íntimamente relacionadas. Casi todas las organizaciones que son sin fines de lucro desean ser también exentas de impuestos, así que a menudo se confunden los términos. Muchas organizaciones de caridad, por ejemplo, son organizaciones sin fines de lucro y tienen el reconocimiento del gobierno federal como exentas del pago de impuestos. Pero alcanzar la categoría sin fines de lucro y la categoría exenta de impuestos son dos procesos diferentes, que se hacen en momentos distintos (normalmente) y a través de distintos organismos del gobierno.

Es importante hacer una primera distinción, la categoría sin fines de lucro la concede el estado, mientras que solicitar la designación exenta de impuestos (como 501(c)(3), exenta de impuestos para organizaciones caritativas) la concede el gobierno federal mediante el IRS.

Para solicitar la exención de impuestos a nivel federal, debe haber entrado antes en la categoría sin fines de lucro. Más aún, no todas las organizaciones sin fines de lucros cumplen los requisitos para ser exentas de impuestos. Ahora revisaremos cada término por separado.

Categoría sin fines de lucro

Una organización sin fines de lucro en su variedad más simple es cualquier organización en la cual sus encargados o las personas que la apoyan no consiguen beneficios. Esto no significa que una organización sin fines de lucro no pueda tener ganancias, suele ser más bien lo contrario. Una organización sin fines de lucro puede producir bienes y servicios, y conseguir ganancias por ello. Incluso puede invertir esos beneficios (en el mercado de valores, por ejemplo) con la esperanza de ganar aún más dinero. Sin embargo, todo el dinero conseguido debe volver a la organización; no se "reparten ganancias" entre sus miembros. En general, estas organizaciones no tienen dueños.

Ésta es una de las razones las que las organizaciones sin fines de lucro son más conocidas como organizaciones "no enfocadas en las ganancias". Pueden tener ganancias que las ayuden a seguir funcionando, pero ganar dinero no es la razón de su existencia.

Los estados individuales, y no el gobierno federal, son los encargados de conceder el reconocimiento oficial de organización sin fines de lucro. Pueden hacerlo de formas ligeramente distintas, y conceder ventajas ligeramente diferentes por conseguirlo. No obstante, el gobierno federal puede reconocer la categoría sin fines de lucro. Si quiere solicitar la exención de impuestos, por ejemplo, debe haber sido reconocido como organización sin fines de lucro por el gobierno federal.

Hay tres tipos de organizaciones sin fines de lucro reconocidas para este propósito por el gobierno federal:

• Una sociedad anónima,
• Una asociación civil sin personalidad jurídica, y
• Un fideicomiso.

Convertirse en una sociedad mercantil es quizás la opción más común para las organizaciones comunitarias. Para ser una sociedad anónima, la organización debe estar organizada en conformidad con leyes estatales específicas. Estas leyes exigen tener un “documento fundacional” más conocido como acta de constitución, y unas normas de funcionamiento llamadas comúnmente estatutos sociales. Normalmente hay una junta de directores y funcionarios, y los estatutos sociales (suelen) limitar la responsabilidad de sus miembros en diversos grados.

Con frecuencia, la sociedad anónima es la mejor alternativa para una organización comunitaria. Parte de ello es simplemente una cuestión de percepción, o de comodidad, de la gente con la que trabaja. La gente está familiarizada con las sociedades anónimas; están acostumbradas a trabajar para ellas, y a menudo las perciben como entidades serias y confiables. Además, la limitación de la responsabilidad personal mencionada arriba puede ser muy útil.

¿Qué significa esta protección de responsabilidad individual?

Explicado de forma muy simple, si alguien siente que la organización o alguno de sus miembros lo ha perjudicado, solo podrá llevar a juicio a la sociedad, y no a los miembros individuales si cuentan con dicha protección. Por ejemplo, si una empleada potencial siente que no se la ha contratado porque tiene una discapacidad auditiva, puede demandar a la organización en su conjunto pero no a la persona que la entrevistó. De igual forma, si el director de la organización se ve mezclado en un accidente y hiere a un peatón cuando iba a una reunión de su coalición, es posible demandar a la organización pero no a su director.

Es importante destacar, sin embargo, que los límites de la responsabilidad varían entre estados, y se deberían conocer las leyes por las que debe regirse según el estado donde desarrolle sus funciones. Puede haber circunstancias en que los directores o miembros de las sociedades mercantiles tengan que enfrentar su responsabilidad individual. Algunas empresas de seguros ofrecen seguros adicionales para los directores y ejecutivos de las sociedades sin fines de lucro.

Una asociación civil sin personalidad jurídica es un grupo muy parecido a una sociedad anónima, y con frecuencia tiene estatutos sociales y propósitos similares. Aunque el nombre parece sugerir otra cosa, implica también una estructura formal con una estructura oficial. Pero puede existir una constitución u otras reglas en vez de un acta de constitución, y no otorga protección contra la responsabilidad individual. Así mismo, no tiene tantas obligaciones para con el estado.

Un fideicomiso normalmente tiene intereses más específicos que una sociedad mercantil o una asociación civil. Muchas leyes que se aplican a los fideicomisos se crean con los fideicomisos de caridad (es decir, grupos que dan dinero) en mente. Debido a esto, convertirse en un fideicomiso no suele ser lo más conveniente para un grupo comunitario.

Esta sección no pretende abordar más en detalle cada uno de estos tipos de organización; para mayor información sobre ellos, puede hablar con un abogado, o leer Iniciar y gestionar una organización sin fines de lucro: Guía legal (Starting and managing a non profit organization, por su nombre en inglés)

Y por supuesto, también se puede ser una organización sin fines de lucro en el sentido más informal de la palabra sin registrar documentos, tener una junta de directores, o ese tipo de cosas. Por ejemplo, un grupo de vecinos puede ser muy efectivo sin tener nunca un acta de constitución, ni un consejo, ni tener representantes elegidos. Seguirá siendo una organización sin fines de lucro en la práctica, aunque la ley no la reconozca como tal. Discutiremos las ventajas y desventajas de conseguir el reconocimiento oficial como tal más adelante.

Categoría federal exenta de impuestos

Las organizaciones que están exentas del pago de impuestos estatales son descritas en el Código Tributario de los Estados Unidos. El tipo más conocido de exención de impuestos viene definido en el artículo 501(c)(3), también conocida como "exención de impuestos caritativa". Esta designación permite estar exento del pago de impuestos federales sobre la renta para la mayoría de los tipos de ingresos. Además, las organizaciones designadas como 501(c)(3) tienen derecho a solicitar contribuciones deducibles de los impuestos. La figura 501(c)(3) es la más adecuada para muchas organizaciones comunitarias, y (excepto si se indica lo contrario) se usará de forma intercambiable con el término exento de impuestos para el resto de esta sección.

Sin embargo, antes de proseguir, debemos mencionar que existen un total de 26 tipos de exenciones según el código tributario para distintos fines, y algunas organizaciones comunitarias pueden encontrar que una ellas es la más apropiada. Por ejemplo, un grupo que tiene grupos de presión fuerte o trabajo de defensa política no podría solicitar el estado 501(c)(3), ya que no está permitido según ese código. Por lo que un grupo que participa activamente en el bienestar social y que quiere hacer presión a candidatos políticos, por ejemplo, puede decidir que el 501(c)(4), el cual trata exclusivamente con organizaciones de bienestar social, es el más apropiado para sus fines.

Así que antes de decidir entrar en la categoría 501(c)(3), se recomienda sentarse y estudiar otras posibilidades con un experto. Juntos, pueden decidir cual es el tipo de exención de impuestos que más satisface sus necesidades. De esta forma, no estará intentando meter un cuadrado en un hueco redondo. Puede encontrar más información sobre las diferentes exenciones de impuestos, así como otros detalles técnicos no abordados en esta sección, en el sitio web del servicio de impuestos IRS. Vea Recursos al final de esta sección para encontrar un enlace a esa página.

En general, una organización puede estar exenta de impuestos si solicita entrar en esa categoría. Ese es un proceso bastante largo. El formulario de solicitud (Formulario 1023 para organizaciones 501(c)(3); Formulario 1024 para otros) tiene aproximadamente 30 páginas, y el IRS sugiere que llenar el 1023 demora unas ocho horas en completarse, y esto después de tener hecho el registro de la contabilidad (sobre gastos, ingresos y similares) y conocer bien la ley. Normalmente puede demorar varios meses recibir esta categoría.

No obstante, algunas semanas después de que complete y envíe los formularios, el IRS le enviará una carta diciendo que su solicitud está “pendiente”. Esta carta suele ser prueba suficiente para los donantes y otras personas o entidades que necesiten una prueba de su categoría exenta.

Cuando se concede el estado exento, el IRS enviará una “carta de certificación” que su organización podrá usar para demostrar que tiene categoría exenta de impuestos de una forma más permanente. Es posible que necesite las cartas para mostrar a fundaciones cuando solicite una beca, por ejemplo, o cuando solicite la categoría exenta de impuestos a nivel estatal.

Además, existen dos formas de estar exento de impuestos sin hacer una solicitud: reconocimiento automático y un conducto fiscal.

Reconocimiento automático

Algunas organizaciones reciben el reconocimiento automático de la categoría 501(c)(3); no necesitan hacer una solicitud oficial. Estos grupos son:

• Organizaciones subordinadas que son evaluadas por grupos matriz, o están cubiertas por una exención de grupo;
• Iglesias, partes de iglesias, o asociaciones de iglesias; y
• Organizaciones que no son fundaciones privadas y normalmente tienen recibos brutos que no superan los $5000. Por ejemplo, un grupo de ciudadanos que intenta convencer al municipio de crear pistas para bicicletas en las calles principales puede caer en esta categoría. Este reconocimiento es especialmente útil para pequeños grupos de base que no tienen la experiencia, el tiempo o los fondos necesarios para solicitar la exención fiscal.

Incluso aunque estos grupos están exentos de impuestos automáticamente, pueden decidir hacer la solicitud oficial con el fin de tener la carta oficial de certificación en sus registros. Esto suele hacer más fácil pedir contribuciones y pedir exenciones de impuestos estatales.

Conducto fiscal

Un conducto fiscal es una organización que ya tiene personalidad jurídica y está exenta de impuestos que administra fideicomisos y realiza otras tareas de administración para su grupo. También se las conoce como “organización rectora”, y su ayuda puede ser muy valiosa a la hora de organizar el grupo, pagar a los proveedores, compartir espacio. United Ways locales y algunos departamentos de salud pública son dos ejemplos de grupos que suelen servir de conductos fiscales.

Un conducto fiscal puede ser lo que necesita su organización al principio. La agencia rectora puede encargarse del papeleo, y entregar otros tipos de apoyo menos tangibles que realmente lo ayuden, al menos en los inicios. ¿Por qué no usar ese apoyo si está disponible?

Exención de impuesto a nivel de estados

Las exenciones estatales pueden incluir muchas cosas, incluyendo exención del pago de impuestos a la venta, a la renta y a la propiedad. Aquí también varían mucho las legislaciones, así que se recomienda pedir las normas para su estado en la oficina de la Secretaria del Estado. No obstante, en algunos estados los requisitos son los mismos que los del gobierno federal, y mostrar la prueba de la categoría 501(c)(3) es suficiente para estar exento del pago de varios impuestos estatales.

¿Cuáles son las ventajas de las categorías sin fines de lucro y exenta de impuestos?

Poseer la categoría oficial tiene bastantes ventajas. Entre ellas:

Para la categoría sin fines de lucro:

• Si quiere tener responsabilidades fiduciarias para todos los fideicomisos y hacer contratos directos con el estado, es necesario ser una organización sin fines de lucro con personalidad jurídica.
• En calidad de organización sin fines de lucro con personalidad jurídica, puede aprovecharse de tasas postales reducidas para varios fines.
• Y, como una organización sin fines de lucro reconocida oficialmente como tal, puede solicitar exención de impuestos federales, lo que conlleva aún más ventajas.

Categoría federal exenta de impuestos: 

• Como ya mencionamos anteriormente, su organización se libera del pago de muchos impuestos, y los posibles donantes pueden hacer donaciones desgravables. Esta última es una ventaja importante para muchos grupos que sobreviven principalmente gracias a donaciones y becas.
• Puede solicitar fondos de becas directamente. Casi todas las becas otorgadas por fundaciones o por el gobierno requieren prueba de pertenecer a la categoría 501(c)(3) exenta de impuestos federales. Si no la tiene, necesitará algún tipo de conducto fiscal para que su solicitud de beca sea considerada.
• Su grupo se hace más independiente, libre (o al menos más libre) del posible control de agentes fiscales u otros que lo ayudaron en el pasado, incluso si en general eran comprensivos.
• La independencia conseguida puede ser un progreso psicológico para su organización.

¿Cuáles son las desventajas de las categorías sin fines de lucro y exenta de impuestos?

Aunque solicitar las categorías oficiales sin fines de lucro y exenta de impuestos puede ser muy útil, también puede conllevar algunas desventajas. Entre ellas:

• La constitución en sociedad supone otro nivel de complejidad, responsabilidad y legislación que una organización comunitaria puede no estar preparada para manejar. Por ejemplo, su organización deberá enviar una declaración de la renta al IRS (Servicio de Impuestos Internos de EE.UU.).
• Constituirse en sociedad y solicitar la exención de impuestos supone una inversión en tiempo y dinero. Por ejemplo, en este escrito (de 1998) la tarifa por solicitar la exención fiscal cuesta $500 para la mayoría de los grupos, y $150 para algunos casos. Las tarifas de los asesores fiscales (legales y contables) también pueden ser elevadas.
• Para un grupo que se encuentra en la etapa inicial, puede no ser necesario constituirse en sociedad y pedir la exención de impuestos. A menudo es mejor centrarse en hacer el trabajo, y tener un registro  de seguimiento de los éxitos. Constituirse en sociedad y los temas relacionados pueden suponer una distracción; y pueden hacerse más adelante.
• La constitución en sociedad y la exención de impuestos federales pueden limitar ciertas actividades de grupos de presión y defensa. Por ejemplo, no puede (como organización) apoyar a candidatos a puestos públicos.
• La comunidad puede percibir la creación de otra organización con fines de lucro como un nivel añadido de burocracia.
• Las organizaciones exentas de impuestos son gravables, en la medida en que participen en actividades no relacionadas con el desempeño de las funciones exentas de impuestos. Aunque esto no es exactamente una desventaja, sí es algo que debe tomarse en consideración.

¿Cuándo se aconseja solicitar las categorías sin fines de lucro y exenta de impuestos?

Después de tomar en consideración todas las ventajas y desventajas de solicitar las categorías sin fines de lucro y/o exenta de impuestos, puede decidir cuáles son los pasos correctos a seguir para su organización. Pero, ¿es el momento adecuado para lanzarse a ello?

Puede ser el momento adecuado, si...

• Su grupo ha demostrado su valía mediante logros específicos en la comunidad;
• Su grupo, y en particular sus dirigentes, están comprometidos a continuar las actividades y mantener el grupo en el futuro próximo;
• Su grupo planea solicitar becas de forma regular, o están pensando en vender una cantidad importante de bienes/servicios; y
• No hay un agente fiscal o conducto fiscal adecuado disponible en su zona.

¿Cuándo no se recomienda solicitar las categorías sin fines de lucro y exenta de impuestos?

Por otra parte, puede decidir que no es el momento oportuno para solicitarlas cuando...

• No está seguro de si la organización continuará existiendo;
• El grupo no necesita becas/fondos externos para un funcionamiento exitoso; o
• Un agente fiscal o un conducto fiscal, cuyas posturas sean similares a las suyas, está dispuesto a gestionar sus solicitudes de beca o los asuntos fiscales.

Cualquiera de estas condiciones puede ser suficiente, por sí misma, para convencerlos de esperar un poco. No obstante, las organizaciones deben estudiar los detalles de su propia situación y decidir qué es lo más razonable para ellos.

¿Cómo se solicita la categoría sin fines de lucro?

Los procedimientos para convertirse en una organización oficial sin fines de lucro varían bastante de estado a estado, por lo que no lo discutiremos en profundidad aquí.

Pero un panorama general del proceso puede parecerse a esto:

• Contratar un asesor legal que ayude a tomar decisiones y sirva de guía durante el proceso.
• Decidir si tiene sentido para su organización solicitar esa categoría en este momento.
• Decidir en qué tipo de organización sin fines de lucro es recomendable convertirse (una sociedad, una organización civil, o un fideicomiso).
• Decidir en que estado quiere solicitar la categoría sin fines de lucro. Normalmente, será el estado (lugar) dónde opere su organización; pero algunos estados tienen leyes más "amigables" para organizaciones sin fines de lucro o para aquellas dedicadas a causas específicas.
• Solicitar la categoría sin fines de lucro de acuerdo a la legislación de su estado y el tipo de organización. Comunicarse con la oficina de la Secretaria del Estado para informarse acerca de esos procedimientos. Si planea solicitar también la categoría exenta de impuestos más adelante, es importante prestar especial atención a la redacción y contenido de algunos documentos como el acta de constitución, ya que la legislación del gobierno federal es muy especifica.
• Estar seguro de que se entienden las exigencias del estado para el registro y la renovación.

¿Cómo se accede a la categoría exenta de impuestos?

Los pasos para solicitar la categoría exenta de impuestos son bastante similares a los pasos para la categoría sin fines de lucro. Sin embargo, también tienen diferencias importantes.

Brevemente, los pasos necesarios son:

• Contratar un asesor legal que ayude a tomar decisiones y sirva de guía durante el proceso.
• Determinar si se cumplen con las condiciones para la categoría exenta de impuestos, y si su organización está exenta de forma automática.
• Decidir si tiene sentido para su organización solicitar esa categoría en este momento.
• Si su organización todavía no tiene categoría sin fines de lucro (en conformidad con lo estipulado por la legislación estatal), deberá conseguirla.
• Decidir el tipo de exención fiscal (por ejemplo, 501(c)(3), 501(c)(4)) para el cual su organización debe cumplir con los requisitos. De nuevo, la información sobre los diferentes tipos de exenciones fiscales puede encontrarse en el sitio web del IRS que aparece en Recursos.
• Solicitar la exención fiscal del IRS.
•  Estar seguro de que se entienden las exigencias permanentes para registro y renovación.

Un último consejo sobre solicitar ayuda

A través de esta sección, le hemos sugerido que solicite ayuda de un contador o de un abogado cuando vaya a realizar estos procesos. Pero sus honorarios también cuestan; ¿cómo puede una organización relativamente pobre permitirse este tipo de asesoría?

Nuestro consejo es que busque profesionales que donen su tiempo o hagan el trabajo a un costo reducido. Puede encontrar este tipo de ayuda:

• Preguntando a sus conocidos. La mayoría de las organizaciones tienen alguien involucrado que es un profesional de ese tipo, o conoce a alguien que lo es. No sea tímido para pedir ayuda. Recuerde, no la está pidiendo para usted mismo, si no en representación de una causa en la que cree.
• La organización Legal Aid de su ciudad debería tener, por lo menos, una lista de abogados locales dispuestos a hacer trabajo pro bono. También puede buscar esta información en el sitio web del Colegio de Abogados de los EE.UU. (American Bar Association por su nombre en inglés), incluida en el apartado Recursos al final de esta sección.
• También puede buscar y ver quién se ofrece en publicaciones relacionadas con lo que su organización hace. Por ejemplo, si es miembro de un proyecto local sobre SIDA, puede ver si hay algún abogado o contador que se anuncie en publicaciones gay. Algunas de las personas que se anuncian pueden estar dispuestas a hacer el trabajo voluntariamente o a tarifa reducida en beneficio de una causa en la que creen.

Cuando busque ayuda, se recomienda recurrir a todos los canales mencionados, y es posible que tarde un poco en encontrar alguien competente que pueda ayudar. La persistencia, sin embargo, puede ser el elemento clave, no se dé por vencido la primera vez que alguien le dice que no.

Para resumir

Entender el sistema legal que rodea al mundo de las organizaciones sin de lucro no es fácil. En esta sección hemos excluido varios detalles más complejos de la ley, para darle una visión general que puede usar cuando busque asesoría legal, o lea bibliografía más detallada sobre el sistema.

A medida que se profundiza en el estudio de las leyes que se aplican a las organizaciones sin fines de lucro, es fácil terminar perdiéndose en los detalles. Pero recuerde, el sistema fue desarrollado para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro, no para desanimarlas. Cuando tenga conocimientos profundos del sistema, su organización podrá usarlo en su beneficio. Pero al hacerlo, habrá dado un paso importante en el camino a convertirse en una organización auto-gestionada exitosa.