Herramienta #1: Esquema de Reporte de Evaluación
La portada debe incluir:
- Título del programa y ubicación
- Nombre(s) del (los) evaluador (es)
- Período cubierto en el reporte
- Fecha del reporte
Diseñe la portada ordenadamente y de manera que se vea agradable, la portada es lo primero que ve la audiencia y da una impresión importante.
Sección I -- Resumen (o Resumen Ejecutivo)
Este presenta una visión general breve (dos o tres páginas) de los principales hallazgos y recomendaciones de la evaluación. Algunas personas pueden estar muy ocupadas para leer más allá del resumen, así que asegúrese que es lo más completo y claro posible.
El resumen debe incluir:
- ¿Qué fue evaluado?
- ¿Por qué se hizo la evaluación?
- ¿Cuáles son los principales hallazgos y recomendaciones?
Y, si el espacio lo permite:
- ¿A cuál audiencia está dirigido el reporte?
- ¿Cuáles decisiones, si es que las hay, se han tomado o tienen que tomarse basadas en los resultados de la evaluación?
- ¿Para quiénes más podría ser de interés o importancia el reporte?
Sección II – Información sobre los antecedentes del programa
Es de suponer que la mayoría de la gente que leerá el reporte de su evaluación tendrá al menos alguna familiaridad con el programa, pero este no necesariamente es el caso. Y aún las personas que tienen familiaridad con el programa pueden tener algunos conceptos equivocados, así que tómese su tiempo para dejar claras sus metas, plan estratégico, estructura organizacional y otros elementos esenciales del programa.
Típicamente, esta sección debe incluir:
- Orígenes del programa
- Metas del programa
- Clientes relacionados con el programa
- Estructura administrativa / organizacional
- Actividades y servicios del programa
- Materiales utilizados y producidos por el programa
- Equipo del programa
Sección III – Descripción de la Información
Esta parte explica por qué la evaluación fue hecha y lo que se espera aprender de ella. También debe explicar cualquier cosa que la evaluación no pretendía hacer.
Aquí hay algunas preguntas que se deben responder en esta sección:
- ¿Quién solicitó la evaluación?
- ¿Pretendía la evaluación satisfacer a alguna audiencia particular, y de ser así cuál (es)?
- ¿Hubo restricciones en la evaluación en términos de dinero, tiempo o recursos?
- ¿Se utilizó algún tipo de diseño de evaluación, y de ser así, cuál?
- ¿Cuál fue el tiempo de recolección de datos?
- Para cada medida, ¿qué tipo de datos se recolectaron?
- ¿Qué tipo de métodos se utilizaron para recolectar datos, y por qué se escogieron estos métodos en particular?
- ¿Cómo aseguraron los evaluadores la exactitud?
Sección IV – Resultados de la Evaluación
Esta parte explica en detalle cuáles son los hallazgos.
Esto puede incluir:
- Todos los datos recolectados, analizados, registrados y organizados de manera entendible (cuadros, tablas, gráficos, etc.)
- Selecciones de entrevistas
- Testimonios de clientes y participantes
- Resultados de cuestionarios
- Resultados de evaluaciones
- Evidencia anecdótica
Sección V – Discusión de Resultados
Aquí tendrá oportunidad de entrar en más detalle; el porqué de los resultados de la evaluación.
Esta parte debe responder las siguientes preguntas:
- ¿Qué tan seguro está de que su programa o iniciativa causó estos resultados?
- ¿Hubo factores que pudieran haber contribuido con los resultados?
- ¿En qué manera se diferencian los resultados de lo que hubieran sido si el programa no hubiese existido?
- ¿Cuáles sienten los evaluadores que son las fortalezas y debilidades del programa?
Sección VI -- Costos y Beneficios
Esta parte del reporte es opcional; si decide incluirla, le da una oportunidad de justificar el presupuesto y las decisiones financieras del programa.
Si lo incluye, le sugerimos que incluya:
- Costos asociados con la iniciativa (no solo costos financieros, pero costos en términos de recursos, energía, resultados y horas de trabajo de equipo / voluntarios)
- Métodos utilizados para determinar el presupuesto
- Beneficios del programa (tanto financieros como no financieros)
Sección VII -- Conclusiones
Después de escribir todo esto, puede ser tentador esbozar una conclusión rápida para el reporte, pero ¡evite esta tentación!
Esta es una parte muy importante pues es aquí donde se hacen las recomendaciones:
- ¿Cuáles son las conclusiones principales a las que se puede llegar como resultado de esta evaluación?
- ¿Siente que hay algo que no deba ser juzgado en este momento, y de ser así, qué?
- Basado en la evaluación de resultados, ¿qué recomendaciones pueden hacerse para el programa?
- Si la evaluación le da una idea acerca de lo que el futuro le depara a la iniciativa, ¿cuál sería?
- ¿Qué funcionó bien en la evaluación? ¿Qué no funcionó tan bien?
- ¿Qué recomendaciones tiene para quienes hagan futuras evaluaciones con el programa?