بخش ۲. دریافت بازخورد برای پیشرفت عملکرد

بازخورد دادن یعنی چه؟

وقتی از بازخورد دادن حرف می‌زنیم، منظورمان این است که داده‌ها، ارزیابی‌ها و موفقیت‌هایمان را به تمامی کسانی که در پروژه و در روند فعالیت‌ها درگیر و در کنارمان بوده‌اند، به صورت گزارش، ارائه دهیم. بسته به نوع داده‌ها و شیوه جمع‌آوریشان، می‌شود آن‌ها را به صورت جدول،‌ نمودار، گزارش نوشتاری، صوتی یا تصویری ارائه داد. 

بازخورد یک خیابان دوطرفه است. کسانی که روزمره با کارهای سازمان درگیرند از دانستن این‌که شرایط چطور است، چه چیزهایی خوب کار می‌کند و چه چیزهایی نه، و این‌که چه چیزهایی باید تغییر کند، سود می‌برند. هم‌چنین اعضای هیئت مدیره باید بدانند که نقطه ضعف‌های سازمان چیست و چه چیزی سبب می‌شود که کارمندان و داوطلبان به اندازه‌ای که باید و شاید موثر نباشند. بازخورد دادن یک روند دائمی است و اطلاعات و داده‌های مربوط به این‌که آیا کارها خوب پیش می‌روند و کجاها جا برای پیشرفت هست، باید دائما به‌ورز شود. 

در این بخش با شما درباره ردیابی فعالیت‌ها و دستاوردهایی که ممکن است منجر به نتایج بلندمدت شود (نظارت یا پایش) صحبت می‌کنیم. 

چرا باید بازخورد بدهیم؟

این‌جا برخی از دلایلی ارائه بازخورد را آورده‌ایم:

• تا مدیران باهمستان بتوانند پیشرفت فعالیت‌ها را در جهت رسیدن به اهداف ابتکار عمل اندازه‌گیری کنند.
• تا متوجه بخش‌هایی بشویم که اعضا می‌خواهند روی آن بخش‌ها انرژی بیشتری صرف کنند.
• تا متوجه شویم که اعضا کجاها دارند برای چیزی که چندان مهم نیست، انرژی زیادی صرف می‌کنند. 
• تا فرصتی برای جشن گرفتن موفقیت‌هایمان، هرچند کوچک، داشته باشیم.
• تا بتوانیم با یکجا دیدن موفقیت‌های جمعی، تمرکزمان را روی تصویر بزرگ‌تر بگذاریم. 
• تا بتوانیم برای سرمایه‌گذاران این موقعیت را فراهم کنیم که اگر کار از مسیر اصلی منحرف شده، آن را به مسیر برگردانند.
• تا بتوانیم به سرمایه‌گذاران این فرصت را بدهیم که موفقیت‌هایمان در راه رسیدن به هدف را دیده و به آن پاداش دهند. 

چه زمانی باید بازخورد بدهیم؟

کسانی که برای پروژه کار می‌کنند باید دائما بازخورد بگیرند به خصوص در شروع کار، چون آن وقت است که می‌توانند تلاش‌هایشان را با هدف نهایی هماهنگ کنند. خوب است که این جلسات در یک سال اول پروژه ماهانه برگزار شوند و بعد از آن هر سه ماه یکبار. زمانی که بازخوردها مداوم باشند، همکاران شما می‌فهمند که آیا تغییراتی که از زمان جلسه قبلی در کارشان داده‌اند، موثر بوده یا خیر و در نتیجه می‌توانند تلاش‌هایشان را دائما بهبود دهند. 

چطور بازخورد بدهیم؟

با یک بیانیه کلی شروع کنید و بگویید که وضعیت را چطور می‌بینید.  

این بیانیه باید بیانگر و نشان‌دهنده کارهایی باشد که در حال انجامند. توضیح بدهید که پروژه از کجا شروع شده، تا کنون چه کرده‌اید و الان کجای کارید.

داده‌ها را به شیوه‌ای مثبت ارائه دهید.

حتی اگر اوضاع بر وفق مراد نیست، اطلاعات را به شیوه‌ای مثبت ارائه کنید. سعی کنید به همکارانتان نشان دهید که جمع‌آوری داده و ارزیابی‌های صورت گرفته برای این است که کار بهتر شود. به یادشان بیاورید که «ما» اگر بخواهیم تغییر ایجاد کنیم، می‌توانیم. مثبت‌اندیشی‌تان را به آن‌ها هم انتقال دهید و ایرادات را به گونه‌ای بیان کنید که آن‌ها را به تغییر ترغیب کند. 

نمایش نمودار

پیشنهاد ما این است که نمودارها را به این ترتیب نشان دهید:

• اندازه‌گیری فرآیند: تعداد افراد درگیر با برنامه، میزان رضایت اعضا، میزان فعالیت‌هایی که برای تغییر لازم است.
• اهداف میان‌مدت: میزان تغییراتی که در باهمستان ایجاد شده (مانند برنامه‌های جدید یا برنامه‌های اصلاح شده، سیاست‌ها و رویه‌ها یا تغییر رفتارها)، اطلاعاتی در مورد محتوای ابتکار عمل و اتفاقات کلیدی.
• نتایج نهایی یا اطلاعاتی در مورد میزان تاثیرگذاری: داده‌هایی که نشانگر تغییرات حاصله در باهمستان بعد از مداخله‌گری باشد. 

نمایش داده‌هایی که در نمودارها نمی‌گنجند

همان‌طور که نمایش نمودار مهم است، باید بتوانیم در جاهایی پیشرفت خود و یا تغییراتی که باید صورت گیرد را به شیوه‌های دیگری هم نمایش دهیم. مثلا تهیه گزارش صوتی، تصویری یا نوشتاری. 

شیوه‌هایی برای ارائه بهتر اطلاعات

• با اطلاعات مثبت شروع کنید.
• از حاضران بپرسید که تحلیلشان از این اطلاعات و داده‌ها چیست و در مورد اختلاف‌نظرهای احتمالی در تفسیر داده‌ها بحث و تبادل نظر کنید.
• اطلاعات جامع و دقیقی از موفقیت‌ها و دستاوردهای اخیرتان بدهید.
• نشان دهید که چرا داده‌ها و جمع‌آوریشان اقدام مثبت و بدرد بخوری است.
• اگر در داده‌ها روندی دیده می‌شود، آن را توضیح دهید و بگویید معنیش چیست.
• درباره تغییرات احتمالی در شیوه فعالیت‌ها بحث کنید.
• اطلاعات و داده‌های کیفی را بررسی کنید.
• ابتکار عمل را با ذکر شواهد پیشرفت در کار، تایید کنید. 
• به سوالات و ابهامات اعضای گروه پاسخ دهید. 

اگر داده‌ها تغییرات مثبت اخیر را نشان نمی‌دهند:

• از گروه بخواهید که در این باره نظراتشان را بگویند.
• به زمان‌هایی اشاره کنید که تغییرات مثبت در حال وقوع بوده اما داده‌ها آن را نشان نمی‌دادند. این کار کمک می‌کند که اعضا ناامید و سرخورده نشوند. 
• نظر اعضا را درباره تغییرات احتمالی در روند و شیوه انجام کار جویا شوید.
• از آن‌ها بپرسید که آیا فعالیت و یا اطلاعاتی هست که به آن اشاره نشده. لیستی از آن‌ها تهیه کنید تا بتوانید برای جلسات بازخورد بعدی آن اطلاعات و داده‌ها را نیز جمع‌آوری و مستند کنید. 

در حالی که از خوبی‌های پروژه می‌گویید، داده‌ها را خلاصه کنید

جلسه را به گفتن نکات مثبت از کاری که دارد انجام می‌شود، پایان دهید. خلاصه‌ای از داده‌ها و ارزیابی انجام شده ارائه دهید و در آن روی بخش‌های مثبت کار تاکید کنید تا اعضا با امید و انرژی بیشتری به کار برگردند.