Sección 4. Crear programas de capacitación para voluntarios

• ¿Por qué tener programas de formación para voluntarios en una organización?

• ¿Quién debe formar a los nuevos voluntarios?

• ¿Cómo crear programas de formación para voluntarios?

A muchos voluntarios se les asignan tareas complicadas que implican tener un gran entendimiento y conocimiento sobre ellas para poder llevarlas a cabo de manera adecuada. A veces la organización tendrá la suerte de encontrar a una persona completamente capacitada que esté dispuesta a ofrecer sus destrezas para satisfacer las necesidades de la institución: un contador que ofrece sus servicios para ayudar con la nómina de sueldos; un trabajador social que se ofrece a dialogar con personas que han perdido sus hogares en una terrible inundación.

Desafortunadamente no siempre es así, ni siquiera es lo común. Muchas veces habrá personas bien intencionadas que se ofrecerán a ayudar en la organización, pero que carecen de muchas de las habilidades necesarias. Alguien se ofrece como “hermano mayor” o mentor de un niño, pero no tiene experiencia con gente joven. Hay mujeres que, después de una marcha de protesta contra el abuso sexual, se inscriben a una organización que ayuda y apoya a víctimas de violación, pero no tienen idea de lo que este trabajo implica.  En estas situaciones, cuando se necesitan muchas personas con las mismas destrezas, el grupo puede necesitar tener algún tipo de programa formal de capacitación o formación. Es por ello que si bien el entusiasmo por la causa de la organización resulta fantástico, éste necesita ir acompañado de los objetivos de la organización y estar enfocado en concretarlos.

¿Significa esto que siempre se deberá proporcionar programas de formación cuando se trabaje con voluntarios? ¡Definitivamente no! Hay una gran parte del trabajo que se puede hacer bien y con una mínima o nula formación. Vender bebidas en un puesto concesionado, estar a cargo del cuidado de los niños en la asamblea anual y ayudar a limpiar el terreno de la iglesia luego de la venta benéfica anual son situaciones en las que los voluntarios pueden ayudar sin que esto requiera brindarles gran formación.

Por consiguiente, esta sección no está orientada a ese tipo de esfuerzo voluntario. Mientras que esos voluntarios probablemente necesiten algún tipo de orientación, como se debatió en la última sección, una formación formal no será necesaria para el logro de  los objetivos.

Esta sección está destinada a organizaciones en las que por lo menos algunos voluntarios realicen tareas que requieran una formación más completa. Constituyen ejemplo de este tipo de voluntarios los orientadores de compañeros o de situaciones de crisis, los voluntarios docentes y trabajadores de la salud. Si el grupo suyo tiene voluntarios de esta clase, continúe leyendo.

En esta sección trataremos las ventajas de una clase de capacitación formal, decidiremos quién debería proporcionar la formación y buscaremos diferentes alternativas para formar a los voluntarios. Además incluiremos una discusión acerca de los principios del aprendizaje en los adultos, para asegurar que las personas reciban lo que se esperaba de las clases de formación.

¿Por qué tener programas de formación para voluntarios en una organización?

A veces, la organización no tiene más opción: la formación para voluntarios es una necesidad absoluta. Por ejemplo, para desempeñarse como socorrista un voluntario deberá estar capacitado en RCP (resucitación cardiopulmonar).

A pesar de ello, para muchos grupos la decisión acerca de tener o no un programa de formación no está del todo clara. Algunas de las cuestiones a tener en cuenta cuando se toma la decisión de tener o no un programa de formación incluyen:

• La formación facilita que los voluntarios nuevos conozcan a las personas, el programa y el trabajo de manera rápida y eficiente.
• Formar a los voluntarios establece que hay un mínimo de competencia que se espera que todos los voluntarios alcancen.
• Muchos voluntarios consideran que la formación es uno de los beneficios de ser parte de una organización. La formación les enseña habilidades que pueden resultar de utilidad en cualquier otro ámbito e incluso puede ayudarles a conseguir un empleo remunerado económicamente.
• Formar reconoce públicamente un nivel de competencia necesario. Al formar a los voluntarios se transmite la idea de que la organización es profesional y tiene la capacidad de asumir un trabajo importante y hacerlo bien.
• Algunas organizaciones utilizan la formación como una técnica de “eliminación”, para asegurarse de que los voluntarios que se han inscrito estarán a la altura de los compromisos adoptados.

¿Quién debe formar a los nuevos voluntarios?

Una vez que la organización ha decidido que desea implementar un programa oficial de formación para voluntarios, deberá decidir quién deberá dirigirlo. Por supuesto, esto dependerá en gran medida de la situación: cuántos voluntarios necesitan la capacitación, cuánta formación requieren y qué recursos se está dispuesto a emplear en la formación, a modo de ejemplo. De esta manera, dependerá de la organización decidir qué se ajusta más a sus necesidades.

Algunas organizaciones cuentan entre sus empleados con un director de formación. Esto se justifica especialmente en aquellas organizaciones que llevan a cabo programas de formación todo el año para grupos medianos o grandes. Una organización puede también tener entre sus empleados a alguien que se ocupe, entre otras tareas, de coordinar la formación de los voluntarios nuevos.

Si la organización cuenta con un coordinador o director de voluntarios, esta persona casi siempre desempeñará alguna función en las clases de formación y puede hacerse cargo de la formación en organizaciones más pequeñas.

Otros voluntarios son casi siempre una parte integral de la formación, aunque rara vez dirijan los programas. En organizaciones más pequeñas, todo el proceso de formación puede ser llevado a cabo por unos días por un voluntario seguido de otro. En el caso de formaciones más formales y amplias los voluntarios pueden transmitirle a los alumnos una perspectiva importante sobre “cómo es realmente la tarea”.

Incorporar voluntarios a los programas de formación otorga beneficios tanto a los voluntarios formadores como a la organización y a los nuevos voluntarios. Como lo explica la directora de formación Lisa Rasor, "Alentamos a los voluntarios experimentados para que se conviertan en formadores porque es una manera en que pueden refrescar sus destrezas y sentirse más conectados con la agencia...tener más participación en lo que pasa".

Si ningún integrante del grupo se destaca en la tarea para la que se está formando a los voluntarios, incluso se puede recurrir a alguien de fuera para dirigir la formación. Se puede contratar a alguien para esto, ¿O acaso pudiera esta persona estar dispuesta a ofrecer sus servicios gratuitamente?

¿Cómo crear programas de formación para voluntarios?

Al igual que con cualquier otro plan que se desarrolle, existen determinados pasos a seguir en la creación de programas de formación.

Decidir qué se desea enseñarles a los voluntarios.

¿Por qué se está formando voluntarios? Cuando los voluntarios nuevos completen la formación ¿Qué deben saber? También importante ¿Qué desean saber? Tanto los formadores como los nuevos voluntarios tendrán expectativas en el programa de formación: es importante que el formador desarrolle un programa que se concentre en ambas.  Incluso puede resultar útil para quien lleva a cabo la formación tomar nota de estas expectativas. Si no está claro para el formador qué contenidos deben saber los voluntarios al completar la formación, existe la posibilidad de que estos últimos estén algo confundidos al finalizar la sesión de formación.

Normalmente, una sesión de formación intentará impartir cuatro conceptos a los nuevos voluntarios:

Qué hacer: ¿Qué se espera de ellos como voluntarios nuevos? ¿Cuáles serán sus responsabilidades?

Cómo hacerlo: Es fácil decirle a alguien qué hacer, pero si no se le explica cómo, esto se puede volver realmente muy caótico. Explicarles a los voluntarios cómo pueden llevar a cabo sus tareas de la mejor manera es el punto central de la formación y probablemente es lo que consumirá gran parte del tiempo.

Qué no hacer: ¿Existen determinadas cosas que no les están permitidas a los voluntarios? Por ejemplo, ¿No les está permitido hablar de los clientes por el bien de la confidencialidad? ¿Hay situaciones en las cuales deban automáticamente solicitar apoyo del personal? La formación debe dejar muy en claro cuáles son los límites de los voluntarios (y de la organización).

Qué hacer en una situación de emergencia: si los voluntarios tuvieron una orientación antes de comenzar la formación, ya habrán escuchado esta información pero vale la pena repasarla. Todos deberían saber la ubicación del botiquín de primeros auxilios, y posiblemente también algunas técnicas de primeros auxilios, así como qué hacer en caso de incendio o tormenta intensa.

Decidir cómo se les instruirá.

¿Qué tipo de programa de formación se desea brindar a los voluntarios nuevos? Las posibilidades más sencillas son apropiadas para las organizaciones más pequeñas, tareas más simples y grupos que carecen de recursos para llevar a cabo un programa de formación completo. Estas dos posibilidades son la implementación del “sistema de apoyo entre compañeros" y el aprendizaje mediante la observación. Bajo el “sistema de apoyo entre compañeros” el voluntario nuevo trabaja en principio con una persona experimentada que le brinda información y hace sugerencias. El sistema de observación es muy similar, sin embargo el voluntario nuevo adopta una posición más pasiva y en un principio sólo observa.

Para el caso de grupos con mayor cantidad de personas, un trabajo más arriesgado o grupos con recursos suficientes resulta más apropiado desarrollar un plan de formación más extenso. Este plan puede tener una duración de pocas horas, algunos meses o una duración intermedia. Se debe tomar como guía la cantidad de material que se cubrirá y los recursos disponibles.

Importante: Los pasos detallados a continuación corresponden específicamente a un plan de formación formal más amplio. Pueden adaptarse a las necesidades de programas de formación más reducidos.

Armar un presupuesto para el programa de formación.

Los programas de formación pueden llevarse a cabo sin hacer grandes inversiones pero es inusual que no tengan costos. Los gastos típicos incluyen el alquiler del equipo o el lugar, los honorarios de los formadores, las horas de trabajo del personal, la comida y la bebida y los materiales.

Determinar qué materiales se desearía utilizar y cuáles se ajustan al presupuesto.

Videos, libros de actividades, material documentado, páginas web y otros materiales pueden resultar de utilidad. Dependiendo del tipo de formación que se esté desarrollando, se podrá encontrar materiales útiles en centros de información nacionales, organizaciones similares y otras fuentes.

Correr la voz.

Se debe enviar una nota a los voluntarios nuevos recordándoles la hora y el lugar de las clases de formación. Además, se debe dejar en claro cuánto durará la clase de formación. Si se trata de una formación particularmente extensa, es buena idea solicitar una confirmación escrita u oral de que podrán asistir a todas (o la mayoría de) las sesiones de capacitación.

Asegurarse de que toda la logística está en funcionamiento antes de cada sesión de formación.

Es decir, que el lugar esté vacío y preparado, que haya sillas suficientes, que los instructores sepan a qué hora deben asistir y detalles similares.

Prestar atención a la comodidad física de los asistentes.

Esto es lo primero que se debe hacer cuando lleguen los voluntarios. ¿Hace demasiado frío en el lugar? ¿Es demasiado caluroso? ¿Desean algo de beber? ¿Saben dónde están los cuartos de baño? Si la gente está incómoda no lo pasará bien escuchando o participando en los debates y actividades.

Hacer que la gente se sienta a gusto.

Al comenzar la capacitación, la gente puede sentir timidez de participar en el debate o de hacer preguntas. Tenga en cuenta este nerviosismo y trate de encontrar la manera de reducirlo. Tanto un ambiente de aprendizaje cómodo como las actividades para romper el hielo pueden ayudar a que la gente se sienta a gusto (es casi imposible sentirse incómodo en un sofá suave, por ejemplo). Consulte las Herramientas al final de esta sección, en donde encontrará ejemplos de actividades para romper el hielo.

Cuando la gente se sienta medianamente cómoda, se puede comenzar con la capacitación.

Sin embargo, antes de crear el plan para la sesión, puede ser útil comprender cuál es la mejor forma de aprendizaje para los adultos. Si se comprenden determinados conceptos y técnicas, a veces llamados "principios del aprendizaje de los adultos", será más fácil desarrollar un programa de formación altamente efectivo.

Principios del aprendizaje de los adultos

Los adultos deben sentir la necesidad de aprender. Es importante que comprendan la importancia que tendrá lo que están aprendiendo en las tareas que desarrollarán. Por ejemplo, si se les están explicando dinámicas de grupo a personas que se desempeñarán como educadores de la salud en clínicas locales, se conseguirá una mejor audiencia si los alumnos saben que deberán dialogar con grupos y no sólo dar orientación personal. Si los alumnos están conscientes de eso, la información automáticamente se tornará útil y no será tan solo otra clase a la que deben asistir antes de obtener el "trabajo real".

Se debe permita que los adultos compartan sus experiencias anteriores y las relacionen con la situación actual. A todo el mundo le gusta sentir que puede aportar algo al debate: al relacionar experiencias pasadas con el tópico actual, los voluntarios no sólo sentirán que tienen algo para aportar sino que comprenderán mejor el tema que se está debatiendo. Ya no será algo académico para ellos, sino algo que han experimentado, algo que conocen.

La gente aprende mejor cuando las clases se centran en solucionar problemas. En vez de una exposición teórica, una forma de enseñanza mucho más efectiva es presentar una problemática y ayudar a los alumnos a resolverla. A la gente le gusta encontrar la solución y al presentarles un problema, se les está pidiendo que piensen y no que acepten lo que se les dice en forma pasiva. La solución de problemas se discutirá con mayor profundidad en el Capítulo 16: Facilitación de grupo y solución de problemas.

La capacitación debe ser interactiva. Se deberá exponer poca teoría cuando se trate de una formación para voluntarios adultos y complementar las sesiones con otros métodos tanto como sea posible. Algunos estudios indican que sólo retenemos un 20% de lo que escuchamos en una clase, por lo tanto,  se debe tener en cuenta tratar de incorporar debates, observaciones, dramatizaciones, demostraciones y escritura en el programa de formación.

Se debe mantener un equilibrio entre apoyar y desafiar al voluntario. Se trata de un equilibrio delicado que aparecerá en forma más natural una vez que se gane experiencia en el asunto. Es buena idea intentar transmitirle al voluntario (a través de palabras de aliento, políticas escritas y otros métodos) la idea de que él o ella siempre tendrán el apoyo necesario para hacer bien el trabajo. Al mismo tiempo, sin embargo, se le debe desafiar  a aceptar tareas más complejas a medida que su confianza y entendimiento crecen.

Se necesita instar a los voluntarios a usar su creatividad. Se deben fomentar las sugerencias, ideas y avances que los alumnos puedan tener, tanto para mejorar la capacitación como para mejorar el programa o la organización misma. Ya que es muy probable que la mayoría de los asistentes sean nuevos en la organización, seguramente tendrán una visión diferente de las cosas, en comparación con quienes ya han trabajado allí por un tiempo. Es necesario asegurarse de sacar ventaja de su entusiasmo y puntos de vista nuevos.

Es necesario recordar que no todas las personas son iguales. La gente aprende de diferentes maneras y puede responder mejor a diferentes enfoques. El formador debe estar atento a cómo responden los alumnos y tratar de modificar la formación en base a esto.

Ahora, ¡A crear ese plan de clase para la capacitación!

Una vez que ya se han comprendido los principios del aprendizaje en los adultos, es hora de planificar las clases. Los planes de clase serán útiles para mantenerse en el tema, controlando el tiempo y asegurándose de cubrir todo lo propuesto. Un plan de clase puede cubrir varias horas del tiempo de la sesión de formación: Si el programa de formación ha sido dividido en varias (o muchas) fracciones de tiempo diferentes, cada una de ellas debe tener una planificación individual. Una formación más corta sólo necesitará un plan. Si el programa de formación se llevará a cabo en una porción de tiempo más extensa (por ejemplo, durante un fin de semana), las diferentes ideas pueden estar separadas en distintos planes, tal como lo haría un maestro de escuela primaria para sus diferentes clases.

Los planes de clase individuales deben establecer:

• Los objetivos de aprendizaje (es decir, los resultados esperados de la clase). Por ejemplo, “Al concluir esta clase los alumnos se sentirán cómodos al sacar condones frente a un grupo pequeño de compañeros y conocerán diferentes términos que se utilizan en la jerga para nombrarlos”.
• El tiempo asignado para cada actividad. Aunque puede haber diferencias, generalmente son bastante cortas: menos de una hora. De este modo, los alumnos no tienen oportunidad de aburrirse y se mantienen atentos al cambiar constantemente de actividad.
• Una explicación detallada de cada actividad.
• Las formas en que se evaluará si los asistentes han comprendido. Por ejemplo, a través de un cuestionario al finalizar la clase, pidiéndoles que hagan algo relacionado con lo que han aprendido.
• Un lista de los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades (por ejemplo, marcadores, libros de actividades).

En la sección de Ejemplos se puede encontrar un  modelo de plan de clase y, en Herramientas, un formulario en blanco que se puede utilizar.

Evalúe a los alumnos.

La evaluación es un último paso muy importante en el programa de capacitación. A través de una evaluación simple se podrá saber qué han aprendido y comprendido los alumnos del programa de formación. Algunos tipos de evaluación son:

• Evaluación práctica. Darles la oportunidad de demostrar lo que han aprendido bajo una cuidadosa supervisión.
• Evaluación en grupos pequeños. Los alumnos dialogan en grupo acerca de lo que han obtenido del programa de formación.
• Comparación de resultados de un examen anterior y un examen posterior a la formación. Los alumnos reciben el mismo examen cuando comienzan y cuando completan la formación. Esto es de una gran ayuda cuando se desea que los asistentes incorporen una gran cantidad de hechos en una clase de formación, y puede ser de utilidad cuando no se está seguro de los conocimientos previos que tienen los alumnos. Por ejemplo, un grupo cuyo objetivo es capacitarse para instruir sobre el SIDA puede llegar a la clase de formación con muy diferentes niveles de conocimiento sobre el VIH. Un examen previo/posterior le permite al formador conocer cuánto ya saben los alumnos (y modificar el programa de formación en base a ello) y cuánto aprenden en las clases.

Se debe tener en cuenta que la evaluación es una calle de doble sentido. Los alumnos deben tener también la oportunidad de dar su retroalimentación/comentarios acerca de las sesiones. Al finalizar cada programa de formación (o, si es posible, al final de cada clase) se debe darles a los alumnos la oportunidad de hacer una evaluación específica y anónima. De esta forma, se deben incorporar esos comentarios en las próximas clases de formación para asegurarse de que la organización mejore constantemente, de que sus voluntarios estén tan preparados como sea posible y de que estarán a gusto y serán productivos dentro de ella. En la sección de Herramientas, al final de esta sección, se puede hallar un formulario en blanco que los asistentes al curso de formación pueden utilizar para hacer sus comentarios.

Festeje al completar el programa de formación, pero recuerde que éste debe ser continuo.

En especial si la capacitación ha sido extensa o muy difícil, se debería festejar la finalización exitosa del programa. Algunos grupos incluso otorgan premios tales como certificados de aprovechamiento o vales de regalo en reconocimiento de la ocasión.

Sin embargo, una vez que ya se han otorgado los certificados y todo ha terminado, la formación no concluye allí. La formación continúa, en general, mientras los voluntarios trabajen en la organización. Las clases, conferencias o retiros anuales pueden servir para refrescar y mejorar los conocimientos de los voluntarios. A veces, estos programas de formación son obligatorios para renovar una certificación (tal es el caso de la certificación en primeros auxilios). Además puede ser que se ofrezcan esporádicamente, a medida que se conocen nueva información o nuevas técnicas.

Cabe destacar que los voluntarios, al igual que el personal con sueldo, pueden beneficiarse con otra capacitación a medida que continúan trabajando. Asimismo, al brindar más programas de formación, se les demuestra a los voluntarios lo valiosos que son en la organización. Los programas de capacitación ofrecen la oportunidad de crecer y cambiar dentro de la organización; los voluntarios no necesitan dejar el grupo para encontrar nuevos desafíos.

Para resumir

Enseñarle a los voluntarios las destrezas requeridas para funcionar efectivamente dentro de una organización puede ser una ardua tarea. Al crear un plan para la capacitación, sin embargo, se pueden minimizar posibles problemas, a la vez que se asegura que los voluntarios tengan la experiencia de aprendizaje más completa y efectiva posible. Además, a largo plazo, el trabajo puesto en las sesiones de capacitación rendirá frutos en forma de voluntarios capacitados que realmente logran sus objetivos y hacen realidad las expectativas de  la organización o iniciativa.