رویکرد مشارکتی به زبانی ساده از این قرار است که هر کس که نفعی در مداخله دارد بتواند شخصا و یا به واسطه نماینده‌اش نظر خود را بیان کند. کارکنان سازمانی که آن را اداره می‌کنند، اعضای جمعیت هدف، مقامات باهمستان، شهروندان علاقه‌مند و اشخاصی از دفاتر ذیربط، مدرسه‌ها و نهادهای دیگر همه باید برای گفت‌وگو دعوت شوند. از مشارکت هر فرد و نهادی باید استقبال کرد و آن را محترم شمرد. در عین حال، این روند نباید زیر سلطه یک شخص، گروه و یا دیدگاه منفرد قرار بگیرد.
آن چه گفته شد وضعیت کمال مطلوب است. اما واقعیت اغلب چیز دیگری است. بعضی اشخاص شاید نخواهند درگیر موضوع شوند – ممکن است احساس کنند که وقت زیادی از آنها گرفته می‌شود و یا این که مهارت‌های لازم را ندارند. بعضی افراد یا گروه‌ها هم اگر برای مشارکت دعوت نشوند شاید احساس کنند که طرد شده‌اند یا به آنها بی‌احترامی شده است. روند برنامه‌ریزی را شاید بتوان فرآیندی دانست برای مهر تایید زدن بر ایده‌هایی که پیش از این شکوفا شده‌اند. شاید به نظرات بعضی‌ها با دقت بیشتری گوش داده شود تا به عقاید عده‌ای دیگر. در شماری از این موقعیت‌ها ممکن است فرآیند مشارکتی به همان اندازه مشکل‌ساز شود که فرانخواندن دیگران به مشارکت دردسرآفرین باشد.
آن‌چه باید به خاطر سپرد واژه مشارکتی است. کاربرد این کلمه نه فقط به این معناست که پیش از اقدام و عمل، نظر فردی را جویا می‌شوید بلکه به این معناست که هر مشارکت‌کننده به همراه و کمک‌کننده‌ای مهم در روند برنامه‌ریزی نیز تبدل می‌شود.
یک رویکرد مشارکتی راستین آن است که دیدگاه‌های هر فرد در آن مورد اعتنا قرار گیرد. این امر به آن معنا نیست که افراد نمی‌توانند پیش‌فرض‌های دیگران را به چالش بگیرند و یا در مورد انتخاب بهترین راهبرد بحث نکنند، بلکه منظور این است که به اندیشه‌های همگان احترام گذاشته می‌شود و لزوما تصور نمی‌شود که افراد خبره یا برخوردار از تحصیلات عالی می‌توانند بهترین راهبرد را پیشنهاد بدهند. در واقع به همه فرصت داده می‌شود تا در روند برنامه‌ریزی شرکت کنند و در تصمیم‌گیری هم نقشی داشته باشند.
مزایای برنامه‌ریزی با رویکرد مشارکتی چیست؟
- مشارکت نوعی احساس مالکیت و دلبستگی ایجاد می‌کند و زمینه‌ای قوی برای مداخله در باهمستان را فراهم می‌سازد.
- باعث می‌شود که مداخله در همه سطوح باهمستان از اعتبار بیشتری برخوردار شود.
- طیف گسترده‌تری از افراد را در روند برنامه‌ریزی گردهم می‌آورد و دسترسی به دورنماها و ایده‌های بیشتری را فراهم می‌کند.
- رویکرد برنامه‌ریزی مشارکتی از لغزش‌های ناشی از عدم آگاهی درباره واقعیت باهمستان یا جمعیت هدف دور می‌ماند.
- از همان آغاز کار اشخاص و نهادهای موثر را درگیر می‌کند.
- برای گروه‌های غالبا محروم از حق رای، فرصت ایجاد می‌کند تا صدایشان شنیده شود و به باهمستان می‌آموزد که این گروه‌ها هم حرفهای مهمی برای گفتن دارند.
- موجب آموزش مهارت‌هایی می‌شود که فراتر از روند برنامه‌ریزی هم به کار می‌آیند و در درازمدت باعث بهترشدن باهمستان می‌شوند.
- بعضی از اعضای باهمستان را که شاید در حالت عادی هیچ ارتباطی با هم نداشته باشند گرد هم می‌آورد و آنها را به هم پیوند می‌دهد.
- فرآیند برنامه‌ریزی مشارکتی باعث می‌شود که میان سازمان شما و باهمستان و افرادی که درگیر کار هستند اعتماد متقابل به وجود آید.
- فرآیند برنامه‌ریزی مشارکتی معمولا نشان‌دهنده رسالت و اهداف افراد عادی و سازمان‌های باهمستان‌محور است.
- این فرآیند به‌طور ضمنی همه اعضای باهمستان را درخور احترام می‌شمارد و بدین لحاظ برای مشارکت افراد در باهمستان و قدرت‌بخشیدن به آنها ضوابطی ایجاد می‌کند که سازمان‌های دیگر و کل جامعه خود را ناگزیر می‌بینند که از این ضوابط پیروی کنند.
- منطق اقتضا می‌کند که یک رویکرد برنامه‌ریزی مشارکتی تاثیرگذار باشد.
- و سرانجام اینکه، امتیاز این است که با چنین رویکردی کارها آن طور که باید، انجام می‌شوند.
عیب‌های برنامه‌ریزی با رویکرد مشارکتی کدامند؟
درک و پیش‌بینی چنین ملاحظاتی بسیار حیاتی است و باید مشخص کرد که در موقعیت شما برنامه‌ریزی با رویکرد مشارکتی کی و چگونه می‌تواند تاثیرگذار باشد.
- فرآیند مشارکتی زمان‌بر است.
- ممکن است که اعضای جمعیت هدف یا باهمستان در مورد ضروریات با «کارشناسان» هم‌نظر نباشند.
- ممکن است که اعضای باهمستان و کارکنان سازمان به آموزش نیاز داشته باشند.
- یک فرد انعطاف‌ناپذیر، در صورتی که به درستی مدیریت نشود، ممکن است تمام فرآیند را بی‌ثمر و نابود کند.
- گردآوردن همه افراد مناسب برای انجام کار شاید دشوار باشد.
- فرآیند برنامه‌ریزی مشارکتی مستلزم شکیبایی و پایبندی همه افراد دست‌اندرکار است.
با آن که این مشکلات شاید در مسیر موفقیت یک فرآیند برنامه‌ریزی مشارکتی چالش‌هایی واقعی یا بالقوه ایجاد کنند، با برطرف کردن آنها احتمال این که مداخله‌ای موثر طراحی و اجرا شود بسیار افزایش می‌یابد.
سطوح برنامه‌ریزی مشارکتی کدامند؟
برای بررسی برنامه‌ریزی مشارکتی راه‌های گوناگونی وجود دارد. همان طور که پیشتر در مورد مزایا و معایب این فرآیند اشاره شد، حتی در بهترین حالت ما ناگزیریم میان گزینش کارآمدی و فراگیر بودن یکی را انتخاب کنیم. کمبود وقت، نیازهای باهمستان، مهارت‌ها و تجربه کسانی که مشارکت می‌کنند و طبیعت مداخله، همه و همه از دیگر عوامل تعیین‌کننده در شکل‌گیری فرآیند برنامه‌ریزی هستند.
حال ببینیم احتمالات ما کدامند؟ مشارکت چه اندازه باشد؟ دیوید ویلکاکس در مقاله‌ای به نام راهنمای مشارکت موثر موارد زیر را به عنوان الگویی برای سطوح احتمالی مشارکت ذکر کرده است:
- اطلاعات – کمترین کاری که می‌توان کرد این است که به مردم بگویید برای چه چیز برنامه‌ریزی می‌شود.
- رایزنی – چند گزینه پیشنهاد می‌کنید و نظرات دیگران را درباره آنها می‌شنوید.
- تصمیم‌گیری جمعی – دیگران را تشویق می‌کنید که ایده‌ها و گزینه‌های بیشتری را ارائه بدهند و در انتخاب بهترین راه برای عمل مشارکت کنند.
- اقدام جمعی – کسانی که سلیقه‌های متفاوتی دارند نه فقط برای انتخاب بهترین راه با هم تصمیم می‌گیرند، بلکه در اجرا نیز با هم مشارکت می‌کنند.
- حمایت از اقدامات مستقل باهمستان – به دیگران کمک می‌کنید کاری را که می‌خواهند به انجام برسانند – شاید در چارچوب کمک مالی، مشاوره و پشتیبانی از جانب صاحبان امکانات.
هر یک از این سطوح شاید در شرایطی متفاوت یا برای گروه‌های گوناگون مناسب باشند، هر چند که فقط در «تصمیم‌گیری جمعی» و موارد فوق است که ما کاملا و به معنایی که در این بخش به کار رفته است به‌طور مشارکتی عمل می‌کنیم.
برنامه‌ریزی مشارکتی چه وقتی مناسب است؟
اطلاعاتِ صرف وقتی مناسب است که:
- در مورد اقداماتی که باید صورت گیرد تصمیم‌گیری شده باشد – مثلا سرمایه‌گذار این کار را کرده باشد.
- صرفا در مورد چیزی گزارش می‌دهید که هم اینک به جریان افتاده است.
- به مردم پیوسته اطلاع‌رسانی می‌کنید تا آنها برای نقش داشتن در یک اقدام مشارکتی در آینده اطلاعات کافی داشته باشند.
رایزنیِ صرف وقتی مناسب است که:
- بخواهید خدمات کنونی را ارزیابی کنید یا بهبود بخشید.
- گزینه‌هایتان محدودند و می‌کوشید از میان آنها برگزینید.
- دلایل فنی درکارند – باز هم شاید به علت سرمایه‌گذار – چرا فقط بعضی اشخاص یا گروه‌ها می‌توانند رسما در روند برنامه‌ریزی همکاری کنند.
اما به یاد داشته باشید که اگر با افرادی در باهمستان رایزنی می‌کنید، باید به آن‌چه می‌گویند توجه کنید. اگر قصد دارید ایده‌ها و توصیه‌های آنها را نادیده بگیرید، به هیچ رو نباید با آنها مشورت کنید. این که عقیده کسی را بپرسید و بعد آن را نادیده بگیرید به مراتب توهین‌آمیزتر و آزاردهنده‌تر از آن است که اصلا از او نظر نخواهید. حداقل کاری که باید کرد این است که به مردم توضیح بدهید چرا به پند و پیشنهاد آنها عمل نکرده‌اید.
تصمیم‌گیری جمعی زمانی مناسب است که:
- هرکسی خود را در برنامه در دست اجرا سهیم بداند و آن را از آن خود بپندارد.
- به ایده‌هایی تازه از منابعی هر چه بیشتر نیاز دارید.
- می‌توانید کسانی را که مستقیما تحت تاثیر مداخله قرار می‌گیرند، جذب کنید.
- تعهد داده شده که در طول فرآیند از کسانی که به حمایت نیاز دارند پشتیبانی شود.
- زمان کافی در اختیار دارید.
همان طور که پیشتر اشاره شد در عالم واقعیت فرآیند برنامه‌ریزی اغلب با محدودیت زمانی و ضرب‌العجل تعیین شده برای پروژه روبه‌روست، شدت نیاز را باید در نظر گرفت (به عنوان مثال، اگر برنامه شما توقف خشونت در جایی است که نوجوان‌ها هر روز در یک زد و خورد درگیر می‌شوند باید برنامه را هر چه زودتر به اجرا درآورید) و به خواسته‌های شرکای دیگر یا سرمایه‌گذاران توجه کرد. باید با تدبیر میان میزان مشارکت و محدودیت‌های زمانی تعادل برقرار کنید و کاری کنید که در شرایط موجود از بالاترین سطح مشارکت بهره گیرید.
اقدام جمعی زمانی مناسب است که:
- مداخله با مشارکت جمعی، تاثیرگذارتر از اجرای آن به دست فقط یک کنشگر باشد.
- سرمایه‌گذار خواستار نظارت جمعی باشد.
- تعهدی برای رشد و پیشرفت شراکت واقعی وجود داشته باشد.
- اقدام جمعی برای همه سودمند باشد.
- یکی از هدف‌های مداخله این باشد که جمعیت هدف و دیگر اعضای باهمستان در نهایت رهبری را به عهده بگیرند و یا مهارت‌های آن را بیاموزند.
واژه «شراکت» به‌طور ضمنی به معنای پیوندی میان برابرهاست، جایی که هر کس بتواند صدای خود را به اندازه دیگران بلند کند و هر کسی از قدرت و مسئولیت سهمی برابر با دیگران داشته باشد. ایجاد چنین ارتباطی، حتی در صورتی که همه به راستی خواهان آن باشند، آسان و سریع به دست نمی‌آید. مستلزم صرف وقت، پایبندی به فرآیند و دستاورد غایی و نیز داشتن تمایل برای کنارآمدن با اختلاف نگرش‌ها و تفاوت‌های فکری است. اگر نمی‌خواهید که خود را وقف ایجاد یک شراکت واقعی کنید، شاید بهتر باشد که اقدام جمعی را فقط به عنوان یکی از اهداف آینده سازمان خود و باهمستان در نظر بگیرید.
پشتیبانی از اقدامات محلی وقتی مناسب است که:
- تعهدی به توانمند ساختن باهمستان وجود داشته باشد.
- باهمستان هم مایل به مداخله باشد و هم دست‌کم بعضی از ابزارهای لازم را برای شروع و مدیریت مداخله موفق در اختیار داشته باشد.
- این تعهد وجود داشته باشد که در صورت نیاز افراد از آموزش و پشتیبانی برخوردار می‌شوند.
- سازمان شما فقط بتواند که پشتیبانی کند و یا فقط برای مدتی کوتاه قادر به مدیریت مداخله باشد.
ضمن آن که می‌کوشید سطح مشارکت را به تناسب موقعیت خود مشخص کنید، این نکته را در نظر بگیرید: فرآیند برنامه‌ریزی مشارکتی این ظرفیت را دارد که به مضحکه‌ای تبدیل شود که یگانه کارکردش این باشد که اعضای باهمستان متقاعد شوند چنین فرآیندی وجود دارد.
برنامه‌ریزی مشارکتی چه هنگام مناسب نیست؟
وقتی یک روند برنامه‌ریزی مشارکتی مناسب نباشد، چند رهنمود کلی وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از:
- در مداخله‌هایی که نیازمند جلب کمک مالی فوری است؛ به عنوان مثال، هنگامی که یک وضعیت – از جمله خشونت در میان نوجوانان – چنان ابعاد بحرانی به خود بگیرد که اقدام فوری ضروری شود. در چنین شرایطی شاید بتوان نوعی برنامه‌ریزی مشارکتی را برای تنظیم مداخله پیش از شروع آن، و یا برای برنامه‌ریزی مرحله بعد در نظر گرفت.
- وقتی که در باهمستان چنان دو دستگی عمیقی وجود دارد که نتوان همه – یا حتی هیچ‌یک از – جناح‌های رقیب را بر سر یک میز نشاند.
- وقتی که به هیچ‌رو نتوان پشتیبانی درستی را – از جمله تسهیلات، ساختار و غیره – برای فرآیند فراهم آورد.
- وقتی که جمعیت هدف علاقه‌ای به مشارکت نداشته باشد و فقط می‌خواهد که سازمان کار را انجام دهد. یک هدف شاید این باشد که علاقه آنها را جلب کنیم، اما این تلاش چه بسا باید بخشی از مداخله باشد و نه بخشی از فرآیند برنامه‌ریزی.
- وقتی که مداخله وابسته به دانشی فنی باشد که جمعیت هدف و اعضای باهمستان از آن بی‌بهره‌اند.
- وقتی که مشارکت دادن همه و یا بیشینه ذینفعان به دلیل دوری مکان، زمان یا مسائل دیگر امکان‌پذیر نباشد.
- وقتی که محدودیت مالی وجود دارد یا مقررات سرمایه‌گذاران اجازه این کار را نمی‌دهد.
- وقتی که سازمان شما و باهمستان به همدیگر بی‌اعتماد باشند. این بی‌اعتمادی ممکن است ناشی از جدید بودن سازمان و عدم اثبات کارآیی آن و یا به دلیل سابقه بد باشد. اگر سازمان سابقه منفی دارد باید کوشید که اعتماد را از نو ساخت، اما شاید این کار پیش از تدارک مداخله میسر نباشد.
چه کسانی باید در روند برنامه‌ریزی مشارکتی دخالت داشته باشند؟
پاسخ آرمانی به این پرسش آن است که هر کس که تحت‌تاثیر مداخله پیشنهادی قرار می‌گیرد مشارکت کند. اما چنین چیزی اغلب شدنی نیست یا حتی شاید مطلوب نباشد. چه بسا هزارها نفر تحت‌تاثیر قرار بگیرند، از این رو دخیل کردن همه در یک روند برنامه‌ریزیِ ثمربخش، شدنی نیست. بهتر است که نمایندگانی شایسته از گروه‌ها و قشرهای گوناگون در روند کار مشارکت داشته باشند، از جمله:
کسانی که هدف تغییر هستند
منظور کسانی است که تغییر برای تاثیرگذاری بر آنها و با نیت ثمربخش بودن برای آنها صورت می‌گیرد. چنین هدفی ممکن است بسیار مشخص باشد (مثلا اجرای یک برنامه آموزش فنی-حرفهای برای دختران نوجوانی که مادر شده‌اند) و یا بسیار کلی باشد (مانند اجرای یک برنامه پیشگیری از مصرف دخانیات برای کل باهمستان.)
در این‌جا باید دو گروه را در نظر گرفت:
- اعضای باهمستان هدف، به عبارت دیگر هم کسانی که مداخله به‌طور مشخص برای آنها انجام می‌شود و هم دیگرانی که از نظر فرهنگی، رده سنی، زبان و ویژگی‌های دیگر همانند این دسته‌اند.
- کسانی که باهمستان هدف آنها را در شکل دادن به افکار عمومی تاثیرگذار می‌داند. این افراد ممکن است اعضای خود جمعیت هدف باشند و یا از بیرون این جمعیت باشند – از جمله روحانیان، مشاوران، اعضای پیشین باهمستان که اکنون به محافل قدرت و سیاست راه یافته‌اند – کسانی که مردم در باهمستان هدف به آنها اعتماد دارند و به آنها دلگرمند.
عاملان یا کارگزاران تغییر
کسانی هستند که سیاستگذاری می‌کنند یا افکار عمومی را شکل می‌دهند. این دسته هم شامل کسانی است که کارشان سیاستگذاری است و هم کسانی را دربر می‌گیرد که به‌طور کلی بر باهمستان تاثیرگذارند و با پشتیبانی یا مخالفت خود ممکن است به تحقق مداخله کمک کنند یا مانع آن شوند.
سیاستگذاران
- مقامات برگزیده یا به کارگماشته محلی
- مقامات کشوری یا دولت مرکزی که انتخاب شده‌اند یا منصوب شده‌اند و در باهمستان یا در زمینه مساله‌ای که مداخله با هدف تغییر آن صورت می‌گیرد، نفوذ دارند.
- رئیس‌های نهادهای دولتی محلی (از جمله سازمان بهزیستی) که مجری سیاست‌های گوناگون در باهمستان هستند. اگر آنها از آغاز کار در جریان قرار بگیرند ممکن است که مقررات را تعدیل کنند و یا فرآیند اجرای آنها را به شکلی تغییر دهند که راه برای اجرای مداخله هموار شود.
- استادان دانشگاه‌های محلی که در موضوع مورد بحث صاحب‌نظر هستند.
افراد بانفوذ در باهمستان
- اعضای باهمستان کسب و کار
- روحانیان و اجتماع رهبران دینی
- رهبران و معتمدان محلی، کسانی که مورد احترام دیگران هستند و دیگران از آنها حرف شنوی دارند.
- مدیران یا کارکنان سازمان‌های دیگری که تحت تاثیرمشکل یا موضوع مورد بحث قرار می‌گیرند.
در جریان یک مداخله در باهمستان ممکن است شماری از سازمان‌ها، موسسات دولتی و گروه‌های دیگر مشارکت کنند. به عنوان مثال، ابتکارعمل باهمستان برای برخورد با مصرف‌کنندگان مواد مخدر ممکن است مستلزم مشارکت این نهادها و اشخاص باشد:
- مدرسه‌ها
- نیروی انتظامی
- بیمارستان‌ها، درمانگاه‌های محلی و سازمان‌های حفاظت از بهداشت و درمان
- مراکز درمان بیماری‌های روحی روانی
- درمانگران خصوصی
- کارفرماها
چه باید کرد تا یک فرآیند برنامه‌ریزی مشارکتی به راه افتد؟
ذینفع‌ها را به کار بگیرید
نخستین گام برای آغاز یک فرآیند برنامه‌ریزی مشارکتی یافتن افرادی است که در آن شرکت کنند. بخشی از این مهم با ارتباط گرفتن و دوندگی به شیوه مرسوم در گذشته میسر می‌شود، اما یک روند منطقی هم وجود دارد که با این شیوه همراه است.
ذینفع‌ها را شناسایی کنید
ذینفع‌ها را چگونه مشخص کنیم؟ فهرست شرکت‌کنندگان احتمالی که پیشتر در این بخش ارائه شد برای شروع کار خوب است. شاید در فرآیند مداخله‌گری شما به مشارکت همه آنها، یا حتی بسیاری از این گروه‌ها و افراد نیازی نباشد. برای مشخص کردن این که چه کسی باید مشارکت کند بهترین کار این است که از خود بپرسیم: «این مداخله‌گری بر چه کسی به‌طور مستقیم اثرگذار است؟»
بسته به ماهیت مداخله‌گری، پاسخ‌هایی که به این پرسش داده می‌شود بسیار متفاوت خواهند بود. اگر از مالیات‌دهندگان خواسته شود که مستقیما هزینه مداخله‌گری را بپردازند – به عنوان مثال از طریق مالیات املاک، همان طور که هزینه بسیاری از برنامه‌های مدارس به این شکل تامین می‌شود – در این صورت هم مقامات باهمستان و هم مالیات‌دهندگان عادی باید حق اظهارنظر داشته باشند. اگر قرار است از نیروی انتظامی یا دیگر کارکنان باهمستان درخواست شود که برای تحقق این مداخله‌گری وظایفی افزون بر وظایف معمول خود به عهده بگیرند یا به شکل خاصی با این طرح همکاری کنند، در این صورت آنها هم باید در برنامه‌ریزی مشارکت داده شوند.
تبلیغ کنید
اگر قرار است که فرآیند تا حد امکان فراگیر باشد باید از هر وسیله‌ای که برای آگاه کردن باهمستان در اختیار دارید استفاده کنید: اطلاعیه رسمی، گزارش در روزنامه، اعلامیه، پوستر، آگهی‌های پیام‌دار صوتی یا تصویری برای پخش از رادیو و تلویزیون، شبکه‌های اجتماعی، برگزاری سخنرانی در باهمستان، تماس‌های شخصی (حضوری یا تلفنی)، محموله‌‌های پستی و غیره. اگر هدفتان این است که فقط گروه‌هایی خاص را در باهمستان آگاه کنید، از افرادی که در آن گروه‌ها می‌شناسید شروع کنید.
فراخوان فرآیند برنامه‌ریزی
کسی را انتخاب کنید تا برای آغاز فرآیند فراخوان بدهد
صرف‌نظر از این که بعد چه می‌شود، یک نفر باید فراخوان بدهد و افراد را برای نخستین دیدار گردهم آورد. اگر آن فرد معرف گروهی خاص است، در آن صورت آن گروه احتمالا مسئول فرآیند برنامه‌ریزی خواهند بود.
جلسه‌ای برای شروع کار برگزار کنید
در جلسه‌ای که برای آغاز کار برگزار می‌شود ممکن است افراد بسیار و یا گروهی اندک شرکت کنند.
برای شروع رایزنی درباره فرآیند برپایی یک جلسه بزرگ همیشه بهترین راه نیست. در بعضی از باهمستان‌ها و یا در برخی گروه‌ها، برگزاری چند جلسه کوچک و یا جلساتی با حضور دو یا سه تن شاید بهترین شیوه برای آغاز کار باشد. شاید بعضی افراد یا گروه‌ها از حضور در جلسه‌ای بزرگ بترسند و به همین دلیل شرکت نکنند و یا اگر شرکت می‌کنند هم رغبتی به سخن گفتن نداشته باشند. مثل هر فرآیند دیگر باید کار را طوری شروع کرد که شرکت‌کنندگان احساس راحتی کنند و سپس کار را ادامه داد.
حفظ فرآیند برنامه‌ریزی
وقتی فرآیند برنامه‌ریزی آغاز شد، باید در حفظش کوشید. شرکت‌کنندگان باید هم‌چنان علاقه‌مند بمانند، افراد باید در صورت نیاز از پشتیبانی برخوردار شوند، اختلافات باید حل و فصل شوند، روش‌هایی باید در پیش گرفته شود که فرآیند به شکل کم و بیش موثری ادامه یابد، هدف‌ها و ضرب‌العجل‌ها باید مشخص شوند و چیزهایی دیگر از این دست.
کسی را برای هدایت فرآیند برنامه‌ریزی انتخاب کنید
یک نفر باید نظارت کند و ببیند که چه خبر است و اطمینان حاصل کند که چیزی در کار برنامه‌ریزی خلل ایجاد نمی‌کند – در واقع معمولا مدیر یا یکی از مسئولان سازمان، مدیریت فرآیند مداخله را به عهده می‌گیرد. اما در عین حال این فرد ممکن است که رئیس هیات مدیره، هماهنگ‌کننده‌ای از بیرون از سازمان یا عضوی از باهمستان باشد. یافتن فردی مناسب برای این مسئولیت بسیار مهم است. این شخص باید بتواند که با همه افراد دست‌اندرکار به خوبی ارتباط برقرار کند، دورنمای کار و نیز ریزه‌کاری‌ها را ببیند و با متانت و کاردانی مشکلات شخصی افراد و مشکلات تدارکاتی را حل کند. (از همین روی گاهی انتخاب هماهنگ‌کننده‌ای از بیرون از سازمان انتخاب مناسبی است.)
مشخص کنید که چه کسی مهر تایید نهایی را بر برنامه خواهد زد
اگر چنان که در اغلب موارد صادق است یک گروه نسبتا کوچک کار برنامه‌ریزی را انجام می‌دهد، معمولا ساز و کاری برای این که یک گروه بزرگتر و دست‌اندرکار برنامه را تایید کند وجود دارد.
این گروه ممکن است به یکی از اشکال زیر تشکیل شود:
- جلسه ذینفعان
- گروهی از اشخاص و نهادهای گوناگون که برای نظارت بر مداخله گزینش شده‌اند
- جلسه باهمستان
- هیات مدیره سازمان
- گروهی بسیار کوچک – مثلا مدیر و رئیس هیات مدیره یا حتی فقط یکی از آنها.
خلاصه
یک فرایند برنامه‌ریزی مشارکتی، اغلب موثرترین و فراگیرترین شیوه برنامه‌ریزی برای مداخله است. یک فرایند مشارکتی در بین اعضای باهمستان احساس دلبستگی و تعلق خاطر ایجاد می‌کند و باعث جلب حمایت آنها در اجرای برنامه می‌شود. برنامه‌های مشارکتی اغلب زمان‌بر هستند و موفقیت آنها مستلزم دقت و توجه و همچنین تعهد ذینفعان و البته مراقبت و ممارست دایمی مشارکت کنندگان است.