تشکیل یک کمیته اقدام روش موثری برای راه‌اندازی پروژه‌ای با هدف رسیدگی به یک مشکل خاص است. چنین ساختاری باید به طور ویژه در جهت اقدام برای حل مشکل هدایت شود و باید تمام بخش‌های باهمستان را که بر این موضوع تاثیرگذارند و یا از آن تاثیر می‌پذیرند در کار مشارکت دهد. در این بخش به تشریح ساختارهای ممکن گروه‌های کاری و کمیته‌های اقدام می‌پردازیم و درخواهیم یافت که این گروه‌ها چه می‌کنند، چگونه می‌توانید آن‌ها را به وجود آورید و چگونه از آن‌ها برای شکل‌دهی به پروژه یا طرح خود بهره بگیرید.
یک کارگروه چندبخشی یا کمیته اقدام چیست؟
یک کارگروه یا کمیته اقدام ساختاری است که برای حل مشکلی خاص یا تحقق هدفی معین به وجود می‌آید. آن مشکل یا هدف ممکن است دست کم دو حالت متفاوت داشته باشد:
- ممکن است به نحوه برخورد با یک موضوع ویژه باهمستان مربوط باشد – از جمله مسکن ارزان‌قیمت، کودک‌آزاری، تشخیص به موقع و درمان سرطان سینه.
- ممکن است برآمده از نیازی در گروهی بزرگتر باشد. برای مثال، یک گروه ائتلافی برای ترویج‌گری یا تدوین آیین‌نامه به گروهی کوچک‌تر نیاز دارد.
یک کارگروه یا کمیته اقدام با استفاده از همه بخش‌های باهمستان که در مشکل یا هدف گروه دخیل بوده‌اند یا تحت‌تاثیر آن قرار دارند، به وجود می‌آید. مثلا در باهمستان پیترسون، رهبران کارگروه کوشیدند از هر جمعی که فکر می‌کردند با مشکل سوءاستفاده نوجوانان از مواد مخدر مرتبط بوده است، نماینده‌ای در گروه خود جای دهند.
همانطور که از نام‌های کارگروه یا کمیته اقدام پیداست، این ساختار‌ها عمل-محور هستند. هدف مشخص آن‌ها این است که کاری انجام بدهند. اهداف اولیه آن‌ها – البته بسته به موضوعی که به آن می‌پردازند – ممکن است بسیار جزئی و یا کلی‌تر باشد. اما هدف نهایی آن‌ها، در هر حال، این است که به نتیجه‌ای ملموس و واقعی دست پیدا کنند.
این گروه‌ها، در کل، قرار نیست که پایدار بمانند. آن‌ها پس از انجام کارشان یا برچیده می‌شود و یا به یک گروه دیگر تبدیل می‌شوند. همانطور که کمی بعد به تفصیل توضیح داده می‌شود، کارگروه ممکن است، برای نمونه، یک پروژه جدید مداخله‌گری باهمستان را به راه بیندازد. سپس دست‌اندرکاران این پروژه ضمن آن که فعالیت کارگروه را ادامه می‌دهند، ممکن است هدف و ساختاری متفاوت داشته باشند و چه بسا هیچ یک از اعضای گروه اول را هم در کار دخیل نکنند.
یک کارگروه یا کمیته اقدام معمولا بخشی از یک ابتکارعمل بزرگتر است – مثلا بخشی از یک ائتلاف باهمستانی یا کارگروهی دولتی در محل. کارگروه ممکن است یکی از چند ساختاری باشد که در پی راه‌اندازی یک پروژه یا طرح پدید آمده‌اند و هر کدام برای منظور و هدفی متفاوت ایجاد شده‌اند. این نیز ممکن است که یک کارگروه مستقل فعالیت کند و یا ناگزیز باشد پیش از هر اقدامی، نخست توافق گروه بزرگتر را به دست آورد.
چرا یک کارگروه چندبخشی یا کمیته اقدام تشکیل می‌دهید؟
در اینجا در واقع دو پرسش مطرح است، که به هر یک جداگانه می‌پردازیم:
- چرا کارگروه یا کمیته اقدام تشکیل می‌دهید؟
- چرا کارگروه یا کمیته اقدام باید ساختاری چندبخشی باشد؟
چرا کارگروه یا کمیته اقدام تشکیل می‌دهیم؟
به چند دلیل ممکن است بخواهید به جای اینکه از درون گروهی بزرگتر مسئله‌ای را حل و فصل کنید، ترجیح بدهید که برای این کار یک کارگروه یا کمیته اقدام تشکیل دهید.
- کارگروه یا کمیته اقدام برای گروه‌های اصلی این امکان را فراهم می‌کنند که ضمن پرداختن به دغدغه‌های دیگر خود، بتوانند بر مسائلی که توجه فوری می‌طلبند نیز تمرکز کنند.
- یک کارگروه یا کمیته اقدام این امکان را دارد که بر یک موضوع خاص تمرکز کند و ناگزیر نیست که مانند گروه‌های بزرگتر همزمان به چند موضوع بپردازد.
- در کل، یک گروه کوچک می‌تواند با کارآمدی بیش‌تری نسبت به یک گروه بزرگ عمل کنند و تلاش‌ها را به نتیجه برساند.
- کارگروه یا کمیته اقدام این فرصت را به مردم فراهم می‌کند که بر مسائل اصلی مورد علاقه خود تمرکز کنند و به شکل موثرتری به فعالیت‌های گروه‌های بزرگتر یاری رسانند.
- کارگروه یا کمیته اقدام می‌تواند اعضایی به خود جذب کند که شاید به همکاری با گروه بزرگتر رغبت نداشته باشند و ترجیح بدهند فقط در زمینه موضوعی خاص که به آن علاقه دارند، کار کنند. به این ترتیب باهمستان می‌تواند از استعداد و دانش این افراد، حتی در صورت عدم تمایل آن‌ها به عضویت در گروه بزرگتر، بهره‌مند شود.
چرا یک کارگروه یا کمیته اقدام باید چندبخشی باشد؟
تلاش برای گنجاندن افرادی از همه بخش‌های باهمستان در گروه، به جای نادیده گرفتن این افراد، اغلب هم با موازین اخلاقی سازگارتر است و هم تاثیرگذارتر. این موضوع به ویژه وقتی صادق است که هدف ما از تشکیل کارگروه یا کمیته اقدام تحقق اهدافی مشخص در باهمستان باشد.
امتیازات کارگروه یا کمیته اقدام
- فعالیت‌های باهمستانی معمولا زمانی موفقیت‌آمیز خواهند بود که از مشارکت و پشتیبانی همه ذی‌نفعان بهره‌مند باشند.
- مشارکت همه ذی‌نفعان در برنامه‌ریزی و اجرای هر اقدامی به معنای آن است که آن‌ها متولی آن برنامه‌ها و اقدامات می‌شوند.
- پیامد مشارکت بخش‌های متعدد باهمستان این خواهد بود که باهمستان از دانش و بینش نمایندگان بخش‌های گوناگون در حل موضوع بهره‌مند می‌شود. بینش‌ها و دانسته‌های این افراد باعث می‌شود که برنامه‌ریزی بهتری صورت گیرد و احتمال موفقیت اقدام باهمستان بیش‌تر شود.
- دیدگاه‌های بخش‌های گوناگون درباره پیشینه باهمستان و شخصیت‌های آن ممکن است به گروه کمک کند که موضوع مورد بحث را بهتر درک کند؛ نمایندگان این بخش‌ها ممکن است از نکات ریز مهمی آگاه باشند که اگر از جانب آن‌ها بازگو نشود، چه بسا از چشم دور بمانند.
- مشارکت بخش‌های متعدد در یک کارگروه یا کمیته اقدام باعث ایجاد روحیه همکاری می‌شود و اعضای باهمستان را به حمایت از عمل گروه تشویق می‌کند.
- مشارکت بخش‌های گوناگون به سود گروه بزرگتر و باهمستان نیز هست، زیرا افراد و گروه‌هایی را گردهم می‌آورد که شاید در شرایط عادی چندان با هم در تماس نباشند و یا به یکدیگر اعتماد نداشته باشند.
- سرانجام این که سهیم کردن مردم در تصمیم‌هایی که بر زندگی آن‌ها تاثیرگذار است کاری است منصفانه و عاقلانه.
زیان‌های احتمالی یک گروه چندبخشی
اگرچه دلایل منطقی بسیاری برای تشکیل گروه‌های چندبخشی وجود دارد، این کار ممکن است با مشکلاتی نیز همراه باشد. حتی اگر پیش از تشکیل چنین گروهی از پیشینه و وضعیت کنونی باهمستان خود به خوبی آگاه باشید، بعید نیست که در این کار با مشکلاتی روبه‌رو شوید.
- ممکن است که میان بخش‌هایی از باهمستان که به طور معمول با هم ناسازگارند و یا تماس اندکی با هم دارند، دشمنی و بدگمانی وجود داشته باشد. ریشه برخی از این مشکلات ممکن است روشن باشد - مثل تنش‌های نژادی و قومی و یا مناقشات بین‌المللی - اما علت بعضی از دشمنی‌ها شاید مشخص نباشد و یا خصومت یک‌طرفه باشد. مثلا، افراد کم‌درآمد ممکن است نسبت به اعضای گروه‌های بانفوذ بی‌اعتماد باشند، حتی وقتی اعضای این گروه‌ها نیت خوبی دارند و از آن‌ها استقبال می‌کنند. سیاستمدارانی که به راستی به دنبال حل مشکلاتند، ممکن است مورد سوءظن قرار گیرند. حلقه‌های آکادمیک ممکن است دست‌اندرکاران تجارت و کسب و کار را به دیده تحقیر بنگرند و یا برعکس. برای کارکرد موثر گروه، اول باید چنین اختلافاتی حل و فصل شود.
- احتمال دارد که بر سر چگونگی برخورد با موضوع مورد بحث میان این بخش‌ها اختلافات ریشه‌دار وجود داشته باشد. پلیس ممکن است راه حل سوءاستفاده از مواد مخدر را تشدید اجرای قانون بداند، اما دست‌اندرکاران بهداشت و سلامت راه حل را در درمان مصرف‌کنندگان، و فراهم‌کنندگان خدمات انسانی، چاره را در پرداختن به علت‌های ریشهای، مثل فقر، نومیدی، بیکاری، سوءاستفاده از کودکان، و آموزش و پرورش بدانند.
در چنین موقعیتی ساده‌ترین کار شاید این باشد که به «همه راه حل‌های ارائه شده» توجه کنید. اگر تقویت اجرای قانون، درمان مصرف‌کنندگان و پرداختن به علت‌های ریشهای همزمان انجام شود، به پیشرفت نسبی دست خواهید یافت. گرچه این روش شاید نتیجه دهد، اما باید به امکاناتی که در اختیار دارید هم توجه کنید و نیز بکوشید که از موضوع اصلی دور نشوید.
برای اینکه بتوانید همه نکات مطرح شده از جانب بخش‌های گوناگون را در نظر بگیرید و به آن‌ها عمل کنید، به پول نیاز دارید و به کارکنانی در مراکز گوناگون که بخشی از وقت خود را صرف این موضوع کنند. گذشته از این، اگر بکوشید که به توصیه‌های همه بخش‌ها توجه کنید (که به نوبه خود کار دشواری است) این خطر وجود دارد که تلاش‌‌هایتان آنقدر به بیراهه رود و از اصل موضوع دور شوید، که نتوانید هیچ کار موثری انجام بدهید. کارگروه‌ها و کمیته‌های اقدام زمانی موفق هستند که هدف‌هایی مشخص و روشن را دنبال کنند و بر آن‌ها متمرکز باشند.
با این تفاصیل، گروه شما ناگزیر است که میان دیدگاه‌های گوناگون و موضوعی که باید به آن بپردازد، نوعی آشتی برقرار کند. با توجه به حسن نیت همه طرف‌ها در این امر، چنین سازشی ناممکن نیست... اما آسان هم نخواهد بود. این کار مستلزم رهبری درست است و این نکته‌ای است که کمی بعد در این بخش به آن خواهیم پرداخت.
- میزان تعهد افراد و گروه‌های گوناگون به کاری که کارگروه یا کمیته اقدام انجام می‌دهند یکسان نیست و شاید از کم تا زیاد بسیار متفاوت باشد. در یک گروه نسبتا کوچک که اعضایش ناگزیرند برای انجام تکالیف به یکدیگر متکی باشند این موضوع ممکن است مشکل ایجاد کند.
- در میان اعضای گروه هم که به بخش‌های گوناگون باهمستان تعلق دارند، شاید ناهمسانی‌هایی از نظر سطح فرهنگ، تحصیل و «مهارت‌های گروهی» وجود داشته باشد. برای آنکه بتوانیم از ظرفیت‌های همه افراد استفاده کنیم باید توجه کنیم که بعضی اعضا شاید به حمایت، تشویق و آموزش نیاز دارند تا بتوانند به راحتی در فعالیت‌های گروه مشارکت کنند.
این وضعیت را می‌توان هم نوعی مشکل دانست و هم آن را یک امتیاز تلقی کرد؛ زیرا روشن است که اگر با این موضوع برخورد درستی نداشته باشیم، شاید برای گروه زیانبار باشد و در عین حال این موضوع ممکن است فرصتی ایجاد کند برای رشد رهبری از درون باهمستان.
چه موقع کارگروه یا کمیته اقدام چندبخشی را تشکیل دهیم؟
بعضی مسائل را می‌توان از درون طرح یا پروژه بزرگتر حل و فصل کرد و یا صرفا با یافتن امکاناتی بیش‌تر برای سازمان‌ها و خدمات موجود. بهترین زمان برای آن که یک کارگروه یا کمیته اقدام چندبخشی به مشکلی بپردازد چه موقع است؟ بعضی پاسخ‌های احتمالی از این قرارند:
- وقتی که گروه به طور کلی و در حوزه وظیفه بزرگ‌ترش، موضوعی مشخص را شناسایی می‌کند که باید به آن رسیدگی شود. همانطور که پیش‌تر گفته شد، این موضوع ممکن است مشکلی در باهمستان باشد مانند سوءمصرف مواد مخدر؛ و یا یکی از نیازهای داخلی ابتکارعمل باشد – مثلا ترویج‌گری، عضوگیری و مواردی از این دست. در هر حال، دست‌اندرکاران طرح باید به موضوع رسیدگی کنند، اما زمینه موضوع خاص‌تر از آن است که تمام گروه به آن بپردازد.
- وقتی اطلاعات تازه از موضوعی در باهمستان پرده برمی‌دارد که نمی‌توان آن را نادیده گرفت.
در اواخر دهه ۱۹۸۰ ائتلاف باهمستان کوآبین شمال، که پیش‌تر به آن اشاره شد، پی برد که شهری در منطقه با جمعیتی اندکی بیش‌تر از ۱۰ هزار نفر، از نظر موارد تعرض جنسی به کودکان سومین رتبه را در باهمستان‌های ماساچوست دارد. روشن بود که می‌بایست هر چه زودتر کاری صورت گیرد و ائتلاف بی‌درنگ یک کارگروه علیه تعرض جنسی به کودکان تشکیل داد. این گروه متشکل بود از نیروی پلیس، همه سازمان‌های مربوط به خدمات انسانی و نهادهای دولتی حمایت از کودکان، مدرسه‌ها، بیمارستان منطقه و مرکز بهداشت محل، انجمن مسیحی مردان جوان (YMCA) و هر شخص و نهاد ذی‌نفع دیگر.
به عنوان مثال، یک کارگروه علیه تعرض جنسی به کودکان، نظیر آنکه در بالا ذکر شد، ممکن است پی ببرد که میان درصد فراوانی از تعرض‌ها علیه کودکان و مصرف الکل پیوندی وجود دارد. در این حالت ممکن است که دست‌اندرکاران طرح به اصرار کارگروه خود یک کارگروه دیگر تشکیل دهند تا به مشکل سوءمصرف الکل در باهمستان بپردازند.
- وقتی که بر اثر دخالت یک عامل بیرونی موقعیتی دشوار پدید آید یا حرکتی بحران‌آفرین صورت بگیرد که ناگهان توجه به موضوعی خاص را ضروری کند.
- وقتی که گروهی در درون یک ابتکارعمل بزرگتر، به مسئله‌ای پی می‌برد که می‌خواهد به طور ویژه بر آن تمرکز کند. اگر نیروی پیش‌برنده در یک کارگروه یا کمیته اقدام از اعضای بالقوه آن گروه تشکیل شود، احتمالا پرکارتر و سختکوش‌‌تر خواهند بود و تلاش‌هایشان اثربخشی بیش‌تری خواهد داشت.
- وقتی که یک کارگروه یا کمیته اقدام موجود تشخیص دهد که نمی‌تواند کار خود را بدون حل‌وفصل موضوعی مربوط به هدف اصلی‌اش کامل کند.
چه کسی می‌تواند بخشی از کارگروه یا کمیته اقدام باشد؟
پاسخ کوتاه به پرسش فوق این است که کم‌وبیش هر کسی می‌تواند به کارگروه یا کمیته اقدام بپیوندد. هنگام گزینش عضو برای این گروه‌ها به رهنمودهای زیر توجه کنید:
اعضایی را انتخاب کنید که بخشی از گروه بزرگ‌تری که کارگروه یا کمیته اقدام خود زیرمجموعه آن است نباشند. تنها معیار برای گزینش اعضا، علاقه آن‌ها به موضوع و اشتیاقشان برای کار در آن زمینه است. می‌توانید دوستان و همسایگان خود، شرکت‌کنندگان در برنامه، سیاستمدارها – و هر کس دیگر که می‌تواند مفید باشد – را انتخاب کنید.
بکوشید افراد ذی‌نفع و کسان دیگری که در این کار منافعی دارند را بیابید.
در جست‌وجوی افرادی باشید که ممکن است برای طرح شما مفید باشند.
بکوشید افرادی را از بخش‌های گوناگون جامعه به کار بگیرید.
نکته آخر اینکه حضور نمایندگانی از بخش‌های گوناگون باهمستان در کارگروه یا کمیته اقدام یعنی دسترسی بیش‌تر به بخش‌های دیگر باهمستان، یعنی برخورداری از اعتبار بیش‌تر در این بخش‌ها، یعنی دسترسی به اطلاعات بیش‌تر و بهتر، یعنی احتمال برخورداری از حمایت باهمستان، و سرانجام موفقیت طرح.
چگونه می‌توان یک کارگروه یا کمیته اقدام به وجود آورد؟
اگر به این نتیجه برسید که باید یک کارگروه یا کمیته اقدام داشته باشید تا در زمینه موضوع پروژه شما کار کند، چکار خواهید کرد؟ برای تشکیل گروه و شروع فعالیت آن، نخست باید کارهایی انجام دهید. این کارها اساسا همان مراحلی است که یک گروه بزرگتر برای تعیین اهداف و اقداماتش باید طی کند.
پیوند میان کارگروه یا کمیته اقدام با گروه بزرگتر را تعریف کنید
چگونه می‌خواهید در ساختار طرح فعالیت کنید؟ در این زمینه گزینه‌های بسیاری دارید که از داشتن استقلال کامل تا ضرورت کسب اجازه برای هر اقدام گروه در نوسان است.
سه الگوی رایج عبارتند از:
- کارگروه یا کمیته اقدام به طور مستقل عمل می‌کند. در این حالت، گروه بزرگتر اختیار عمل را درباره موضوع مورد نظر به کارگروه تفویض می‌کند تا این گروه کوچک‌تر به آن بپردازد.
- کارگروه کم‌وبیش مستقل عمل می‌کند، اما به طور مرتب به گروه بزرگتر گزارش کار می‌دهد.
- کارگروه برای هر اقدامی باید پیشاپیش اجازه بگیرد.
پیش از شروع کار، به طور دقیق مشخص کنید که کارگروه چه کاری را می‌تواند به تنهایی انجام بدهد، برای چه کاری به تائیدیه نیاز دارد و چه کسی می‌تواند این تائیدیه رسمی را ابلاغ کند. برای نمونه، در یک ائتلاف، مجوز ممکن است از جانب هماهنگ‌کننده، کارگروه هدایت و راه‌اندازی، یا هیات مدیره و یا با رای همه اعضا صادر شود.
وقتی درباره نحوه عملکرد کارگروه‌ها تصمیم‌گیری شد، این تصمیم معمولا در مورد تمام کارگروه‌ها و کمیته‌های اقدام در آینده نیز اعمال می‌شود، مگر آن که تحت شرایطی خاص نیاز به تصمیمی متفاوت باشد.
در مجموع می‌توان گفت که هر چه کارگروه مستقل‌تر باشد، احتمال تاثیرگذار بودن آن بیش‌تر است زیرا ممکن است در مواقعی لازم شود که کارگروه سرعت عمل نشان دهد. اما در عین حال، هر چه گروه بزرگتر آگاه‌تر باشد، بهتر می‌تواند از کارگروه پشتیبانی کند و در صورت نیاز به کمک آن بیاید. یک راه منطقی برای تلفیق استقلال و مشارکت گروه بزرگتر این است که سازوکاری به وجود آوریم که در آن سرعت عمل کارگروه در مواقع ضروری ممکن باشد و در عین حال از نظارت و تایید گروه بزرگتر هم برخوردار شود. برای این منظور شاید بتوانیم شمار افرادی که باید کار کارگروه را تایید کنند به یک یا دو نفر کاهش دهیم و یا این وظیفه را به کارگروه کوچکی از مدیران بسپاریم.
برای کارگروه یا کمیته اقدام خود عضوگیری کنید
از فهرست آشنایان خود برای ارتباط برقرار کردن با دیگران استفاده کنید. بسیاری از آن‌ها شاید کسانی باشند که اکنون نیز در طرح مشارکت دارند و عده‌ای هم ندارند. اگر فردی را به عنوان بهترین نماینده گروهی خاص یا بخشی از باهمستان می‌شناسید و او را با این ویژگی در فهرست خود توصیف کرده‌اید، جایگزین‌های دوم و سومی هم از همان گروه برای این فرد در نظر بگیرید. گذشته از این، بعضی افراد که شاید خودشان نتوانند به عضویت گروه شما درآیند، ممکن است ایده‌های خوبی برای افزایش اعضای کارگروه شما داشته باشند که برایتان مفید باشد. بدون هیچ درنگی از آن‌ها بخواهید که افراد مناسب را به شما معرفی کنند. همیشه بهترین روش برای عضوگیری این است که شخصا اقدام کنید. یک وضعیت مطلوب آن است تماس نخست با عضو احتمالی از طرف کسی برقرار شود که او را می‌شناسد، اما اگر این امکان وجود ندارد، «تماس سرزده» - یعنی دیدار یا تماس تلفنی با فردی که نمی‌شناسید – به مراتب بهتر از فرستادن ایمیل یا نامه است.
گروه را گر دهم آورید و هدف از تشکیل آن را توضیح دهید
البته این موضوعی بدیهی است، اما باید ببینیم که در قبال آن چه رویکردی در پیش بگیریم و چکار باید بکنیم؟ بعضی از کارگروه‌ها یا کمیته‌های اقدام برای بررسی یک موضوع تشکیل می‌شوند؛ بعضی برای آنکه به طور غیرمستقیم بر موضوع تاثیر بگذارند؛ و بعضی هم برای انجام اقدام فوری و بی‌واسطه. اعضای گروه باید تصمیم بگیرند که می‌خواهند چه کنند. یک الگو بر پایه این فرض ارائه شده که اعضای کارگروه به طور گروهی با هم کار کنند تا برای اقدام خود طرحی تهیه کنند.
در نمونه زیر هم چنین فرض شده که یک نفر برای راهنمایی گروه در طول فرآیند پروژه به عنوان هماهنگ‌کننده عمل می‌کند. این الگو برای گروهی در نظر گرفته شده که هدفش حل مشکلی در باهمستان است – مشکلاتی چون خشونت در میان جوانان، بی‌خانمانی و چیزهای دیگر. یک کارگروه یا کمیته اقدام که هدف بسیار جزئی‌تری دارد – مانند تدوین آیین‌نامه‌ها – لزومی ندارد که موبه‌مو از این الگو پیروی کند.
مشکل یا موضوع را به روشنی تشریح کنید.
- راه حل مطلوب را پیش‌بینی کنید – بگویید که انتظار دارید پس از انجام کار وضعیت چگونه باشد.
- از توضیح راه حل شروع کنید و بگویید که برای تحقق آن چه باید کرد. چه کارهایی باید صورت گیرد تا از شرایط کنونی به راه حلی که ترسیم کرده‌اید برسید؟
- معیارها را به تفصیل بیان کنید – منظور دستاوردهایی است که در طول فعالیت خواهید داشت – از مرحله شروع کار تا وضعیتی که می‌خواهید به آن برسید.
- یا با همفکری دیگر اعضا و یا به شکلی دیگر، راه‌های رسیدن از یک دستاورد به دستاورد بعدی و تحقق هدف نهایی را مشخص کنید.
- روشن کنید که آیا طرح شما مستلزم پرداختن به موضوع‌های دیگری هم هست (لزوما هم نباید به دست همین گروه صورت گیرد) و یا اینکه افراد دیگری باید به گروه بپیوندند و تصمیم بگیرند که در قبال این مسائل چگونه باید رفتار کرد.
- امکاناتی را که برای رسیدن به هر دستاورد لازم دارید مشخص کنید و – با نگاهی واقع‌بینانه – ببینید که چه اندازه از این امکانات را می‌توانید در اختیار داشته باشید. هدف‌های خود را بر پایه همین امکانات تنظیم کنید.
- بر اساس یافته‌هایتان پیش‌نویس طرحی تهیه کنید. این طرح باید دربرگیرنده یک جدول زمانی باشد که نشان دهد هر یک از دستاوردها در چه مقطعی تحقق می‌یابد و شما کی به هدف نهایی خود می‌رسید.
همواره به یاد داشته باشید که این طرح یک رهنمود است. هر کاری همواره دیرتر از موعدی که انتظار دارید یا می‌خواهید انجام می‌شود. هدف از تهیه این پیش‌نویس آن است که برای خودتان و طرحتان چهارچوبی کلی داشته باشید که بدانید چه می‌کنید و کارتان چقدر زمان می‌برد. نه فقط جدول زمانی شما بلکه طرحتان هم تغییر خواهد کرد. اگر این طرح برای شروع طرح خوبی باشد شاید کلیات آن عوض نشود، اما تا هنگامی که شما به هدف خود دست یابید بسیاری چیزها دستخوش دگرگونی شده است. انعطاف‌پذیری برای تطبیق دادن خود با تغییر شرایط و در رویارویی با چیزهای که انتظار رخ دادنشان را نداشتید یا از آن‌ها آگاه نبودید باید بخشی از طرح شما باشد.
- طرح خود را به گروه بزرگتر ارائه کنید. حتی اگر این اختیار عمل را داشته باشید که مستقل کار کنید، آگاهی از نظرات دیگران برایتان سودمند خواهد بود.
طرح خود را به اجرا بگذارید
برای رسیدن به دستاوردها و هدف نهایی خود عمل کنید.
طرح و اقدامات خود را ارزیابی و تعدیل کنید
همانطور که در بالا گفته شد، هیچ طرحی بی‌نقص نیست. به همین دلیل باید طرح‌ها، برنامه‌ها و فرآیندها را پیوسته ارزیابی کرد. با ارزیابی پیوسته پی می‌برید که چه چیز موثر است و چه چیز باید تغییر کند و خواهید دانست که چه پیش‌فرض‌هایی خطاست یا منسوخ شده است. مهم‌تر از همه اینکه ارزیابی این امکان را برای شما فراهم می‌کند که کار خود را تعدیل داده و آن را بهبود ببخشید.
برای تداوم حل مسئله راهی بیابید تا اقدامات ضروری نهادینه شود
کارگروه‌ها و کمیته‌های اقدام معمولا پس از تحقق اهدافشان برچیده می‌شوند. اما مسائل مربوط به بهداشت عمومی و باهمستان مسائلی هستند که هی‌گاه «حل و فصل» نمی‌شوند. تا زمانی که شما به چاره‌جویی برای این مسائل مشغولید، می‌توانید کاری کنید که کارها خوب پیش برود. اما به محض آن که از نظارت دست بکشید، همان مسائل دوباره پدیدار می‌شوند؛ گویی فقط منتظر بوده‌اند که شما بروید تا از نو بروز کنند.
رسیدن به هدف فقط بخش نخست کار کارگروه شماست. کار شما زمانی به پایان می‌رسد که راهبردهای حفظ و تداوم هدف نهادینه شده باشند.
خلاصه
طرح شما شاید مستلزم به وجود آوردن کارگروه‌ها یا کمیته‌های اقدام باشد تا این گروه‌های کوچک‌تر بتوانند به مسائل جزئی‌تر یا نیازهای خاص باهمستان توجه کنند. یک کارگروه یا کمیته اقدام گروهی است که با هدف عمل کردن به وجود می‌آید؛ منظور از چندبخشی بودن آن این است که اعضای گروه از بخش‌های گوناگون باهمستان، و یا همه بخش‌هایی که در موضوع مورد نظر دخیل هستند، انتخاب شده باشند. وجود کارگروه‌ها یا کمیته‌های اقدام چندبخشی به گروه بزرگتر کمک می‌کند تا بر موضوع‌هایی ریزتر و مشخص‌تر تمرکز کنند و راه حلی برای این معضلات بیابند. این گروه‌های کوچک ممکن است کارآیی بیش‌تری از گروه‌های بزرگ داشته باشند و این امکان را به مردم می‌دهند که بر موضوعاتی که به آن علاقه‌مند هستند تمرکز کنند. این واقعیت که اعضای این گروه‌ها از بخش‌های گوناگون باهمستان انتخاب شده‌اند، به کار آن‌ها و به طرح در میان گروه‌های گوناگون اعتبار می‌بخشد و باعث می‌شود که این گروه‌ها خود را مالک و متولی این طرح‌ها و اقدامات بدانند؛ این نیز به نوبه خود منجر به آن می‌شود که گروه‌ها از طرح و اقدامات حمایت کنند و احساس کنند که در چاره‌جویی برای مسائلی که برای آن‌ها مهم است نقشی ایفا کرده‌اند.