امروزه با چالش‌های دشواری روبه‌رو هستیم. محله‌ها با معضلاتی مثل جرم، معضلات اقتصادی، تنش بین گروه‌های مختلف، سوء مصرف مواد، و معضلات دیگر دست به گریبان هستند. بدتر اینکه اطلاعات بسیاری از افراد درباره محله‌شان بسیار ناچیز است.
نیمه پر لیوان نشان می‌دهد که ساکنان باهمستان سرشار از توان، استعداد، و خلاقیت هستند. این ویژگی‌ها را می‌توان در مسیر بهبود کیفیت زندگی همگانی به کار گرفت. اما در بیش‌تر مواقع محله‌ها نمی‌توانند از توان و کوشش ساکنان خود بیش‌ترین بهره را ببرند. بیش‌تر افراد شاغل و ساکن در هر محله در بحث و گفتگو درباره معضلات و تصمیم‌گیری در این زمینه حضور ندارند. معمولا گروهی از رهبران همواره در نقش نماینده کل مردم محل ظاهر می‌شوند و گاه این رهبران هم به خاطر خستگی از پا می‌افتند.
در این وضعیت، چطور می‌توان از استعداد و خلاقیت مردم محله به نفع کل محله بهره‌برداری کرد؟ بسیاری از مسئولان سازمان‌دهی باهمستان به امید گرد هم آوردن افراد محل، از روش گروه‌های مطالعاتی به شکلی موفقیت‌آمیز بهره جسته‌اند.
گروه‌های مطالعاتی
گروه مطالعاتی گروهی متشکل از ۸ تا ۱۲ نفر است که به صورت هفتگی یا ماهانه جلسات منظم دارند و با همکاری یکدیگر و بر پایه اصول دموکراسی به یکی از مسائل مهم عمومی می‌پردازند. اعضای این گروه‌ها مشکل مورد نظر را از چند زاویه بررسی کرده و زمینه‌های مشترک را شناسایی می‌کنند و سپس توصیه‌هایی را برای اقدام عملی در راستای منافع باهمستان ارائه می‌دهند. برنامه‌های همیاری جوانان، سیاست‌های جدید استخدامی، برگزاری جشن و مراسم در کل شهر با حضور همه گروه‌ها، برنامه‌های هم‌نوایی با حضور افرادی از نژادهای مختلف، و تصویب قوانین جدید ایالتی برای بهبود وضعیت نظام اصلاح و تربیت در اوکلاهما نمونه‌هایی از گروه‌های مطالعاتی هستند.
معمولا رهبری گروه مطالعاتی در دست یک مدیر جلسه بی‌طرف است که وظیفه حفظ انسجام در بحث‌ها، بررسی دیدگاه‌های مختلف در گروه، و طرح پرسش‌های سخت را بر عهده دارد.
به طور کلی، گروه مطالعاتی کار را از یک جلسه مبتنی بر تجربه شخصی شروع کرده («این مشکل چه تاثیری بر من دارد؟») و به سمت جلساتی می‌رود که دیدگاهی وسیع‌تر در آن مطرح می‌شود («دیگران درباره این مشکل چه می‌گویند؟») و به جلسه اقدام عملی می‌رسد («حالا برای رفع این مشکل چه می‌توان کرد؟»). خروجی گروه‌های مطالعاتی طرح‌ها و برنامه‌هایی برای اقدام عملی است که می‌تواند افراد محله و باهمستان را همراه کرده و کیفیت زندگی همگانی را بهبود بخشد.
گروه مطالعاتی را می‌توان در باهمستان‌ها یا درون سازمان‌هایی مثل مدارس، اتحادیه‌ها، یا نهادهای دولتی به راه انداخت. اما تاثیر و گستره کار گروه‌های مطالعاتی زمانی به بیش‌ترین سطح خود می‌رسد که سازمان‌های حاضر در باهمستان با همکاری یکدیگر چندین گروه مطالعاتی را در چارچوب یک برنامه گسترده تشکیل دهند. این برنامه‌ها که در سطح کل باهمستان اجرا می‌شود، تعداد زیادی از شهروندان و گاه هزاران نفر را جذب می‌کند که در گروه‌های مطالعاتی برای بررسی مشکلات عمومی مثل روابط گروه‌های نژادی، جرم و خشونت، یا آموزش و پرورش حاضر می‌شوند. همکاری گسترده در حمایت از این گروه‌ها باعث مشارکت پررنگ افراد باهمستان از طیف‌های گوناگون می‌شود.
در این بخش از جعبه ابزار روند برنامه‌ریزی و انجام بررسی اولیه در گروه‌های مطالعاتی را به صورت گام به گام از گسترش برنامه تا هماهنگ کردن کارهای باهمستان توضیح می‌دهیم. می‌توان موضوع را از قبل برنامه‌ریزی کرد (مثلا، بررسی مسئله امنیت عمومی یا زیباسازی محله) یا برای تعیین موضوع گروهی عمومی تشکیل داد تا افراد حاضر خودشان موضوع را انتخاب کنند.
چرایی نیاز به سازمان‌دهی گروه‌های مطالعاتی
سازمان‌دهی گروه مطالعاتی، یا برنامه‌هایی در سطح باهمستان برای تشکیل این گروه‌ها، کار زیادی می‌برد اما به چند دلیل به زحمتش می‌ارزد.
گروه‌های مطالعاتی بنا به چند دلیل از نگاه مردم ارزشمندند:
- نقطه شروع بحث و گفتگو تجربه‌های خود افراد است. گروه‌های مطالعاتی به موضوعات انتزاعی نمی‌پردازند. موضوع بحث و گفتگو در این گروه‌ها معضلات واقعی است که افراد در زندگی روزمره تجربه می‌کنند.
- افراد با پیشینه‌های متفاوت می‌توانند در گروه‌های کوچک درباره این مشکلات با رعایت احترام و آرامش گفتگو کنند. گروه‌های بزرگ گاه باعث ایجاد ترس یا نبود آرامش می‌شوند؛ اما خیلی از افرادی که در گروه‌های بزرگ راحت نیستند، در گروه‌های کوچک راحت‌ترند و وارد بحث می‌شوند.
- افراد در این گروه‌ها کار خود را بخشی از یک برنامه بزرگ‌تر می‌دانند و حس خوبی نسبت به این موضوع دارند.
- برنامه کلی گروه‌های مطالعاتی باعث توانمندسازی ساکنان باهمستان می‌شود. این برنامه در حل معضلات و اقدام در باهمستان و محله کارایی دارد.
گروه‌های مطالعاتی پس از شروع کار خود معمولا بزرگ‌تر و قوی‌تر می‌شوند. افراد از کار گروهی در راستای هدف مشترک لذت می‌برند و به همین خاطر به گروه می‌پیوندند. افراد شرکت‌کننده در این گروه‌ها معمولا می‌گویند متوجه گذر زمان نشده‌اند چون بحث بر سر موضوعی مشخص انجام شده و سازنده و صادقانه بوده است. به گفته این افراد، آشنایی با یکدیگر هم لذت خاص خودش را دارد.
بنابراین، دلایل زیادی برای سازمان‌دهی گروه مطالعاتی در محله وجود دارد. اگر برای این کار آماده‌اید، با هم بخش‌های بعدی را بررسی کنیم.
شیوه سازمان‌دهی برنامه گروه‌های مطالعاتی در سطح باهمستان
مثال: موج ارتکاب جرم در میلتون
میلتون از محله‌های تاریخی یکی از شهرهای بزرگ در شمال بخش میانی آمریکا است که همیشه جای خوبی برای زندگی بوده و جمعیتش ترکیبی از سالمندان و جوانان، دانشجویان، متخصصان، و افراد مجرد و خانواده‌های باثبات است. میلتون در سال‌های اخیر پذیرای جمعیت روزافزون اسپانیایی‌تبار بوده است. گروه‌های مختلف در این محله اگر چه یکدیگر را می‌شناسند اما تعامل چندانی ندارند، و به تازگی تنش‌هایی بین ساکنان قدیمی میلتون و ساکنان جدید اسپانیایی‌تبار شکل گرفته است.
علاوه بر این مسئله، میلتون در ماه‌های اخیر شاهد افزایش جرم و جنایت بوده است. بیش‌تر آن‌ها جرایم جزئی مثل دیوارنویسی، شکستن پنجره‌ها، تخریب صندوق پستی و مانند آن بوده، اما ظاهرا این وضعیت در حال تشدید است. چندین مورد سرقت از خودرو گزارش شده و در یک مورد هم از خانه یکی از ساکنان سرقت شده است.
روشن است که ساکنان میلتون نگران این وضعیت هستند. چطور می‌توان ساکنان محله را برای جلوگیری از افزایش جرم و ایجاد حس امنیت گرد هم آورد؟
پیش از شروع کار، باید به چند نکته توجه داشت.
- نکته اول تقسیم مسئولیت است. دنبال جذب افراد داوطلب برای سازمان‌دهی برنامه باشید. به این ترتیب، نه تنها کارتان سبک‌تر می‌شود، بلکه افراد شرکت‌کننده حس می‌کنند این برنامه به خودشان تعلق دارد.
- دوم اینکه باید نشان داد افراد با هر پیشینه‌ای می‌توانند در گروه مطالعاتی حضور داشته باشند. در غیر این صورت، این برداشت شکل می‌گیرد که تنها دیدگاه‌ها و تجربه‌های برخی افراد مهم است. قطعا نمی‌خواهید دیگران چنین برداشتی از برنامه داشته باشند.
- سوم اینکه مردم باید بدانند این پروژه در حل معضلات محله تاثیر دارد و صرفا به گفتگو درباره مشکلات ختم نمی‌شود!
با در نظر داشتن این نکات، می‌توان کار را شروع کرد.
تشکیل هسته مرکزی متشکل از دستیاران سخت‌کوش و متعهد. با چند نفر که به پروژه علاقه دارند و قبلا با آن‌ها آشنایی و همکاری داشته‌اید صحبت کنید.
- تشکیل گروه مطالعاتی آزمایشی. به کمک هسته مرکزی، ده، دوازده نفر را پیدا کنید که علاقه‌مند به شروع کار باشند. آن‌ها را برای شروع کار گروه مطالعاتی آزمایشی دعوت کرده و یکی دو جلسه برگزار کنید. در پایان این جلسات، از آن‌ها درباره روند کار و اقدامات لازم برای اثربخشی این کار در سطح محله نظرخواهی کنید.
- جلسات آزمایشی را می‌توان هر جایی برگزار کرد؛ مثلا، در زیرزمین کلیسا، کلاس خالی در مدرسه محل، اتاق جلسات در یک مجتمع مسکونی، یا حتی در خانه یکی از افراد. جلسه باید در محلی برگزار شود که پیدا کردن و دسترسی به آن آسان باشد و افراد در آن احساس راحتی کنند. می‌توان از افراد شرکت‌کننده پذیرایی کرد، و یا از افراد درخواست کرد که نوبتی مسئولیت تهیه غذا و نوشیدنی را بر عهده بگیرند.
تهیه فهرست گروه‌ها و سازمان‌های محله. برای جذب هر چه بیش‌تر افراد باید هر گروه و سازمانی را که می‌شناسید در نظر بگیرید. فهرستی از همه مدارس، اجتماعات، کسب‌وکارها، باشگاه‌ها، سازمان‌های غیرانتفاعی، کتاب‌خانه‌ها، اتحادیه‌های مستاجران، و سایر گروه‌ها در محله تهیه کنید. هم‌چنین، افراد و نهادهای خارج از محله مثل ماموران پلیس، مسئولان دولتی، و دیگر کارکنان دولت را که با محله همکاری نزدیک دارند در فهرست جای دهید. آیا فرد یا نهاد دیگری به ذهنتان می‌رسد؟
گروه مطالعاتی آزمایشی دوم با حضور نمایندگان سازمان‌ها. افراد حاضر در برخی از این سازمان‌ها را برای حضور در یک جلسه آزمایشی دیگر دعوت کنید. در صورت حضور بیش از دوازده نفر، چند گروه تشکیل دهید. سعی کنید ترکیب افراد در هر گروه ترکیب مناسبی باشد.
مثال: تشکیل گروه مطالعاتی
آلما هورتا، یکی از ساکنان محله میلتون، تصمیم می‌گیرد برنامه‌ای را برای تشکیل گروه مطالعاتی در کل باهمستان جهت بررسی مشکلات محله اجرا کند. از دوست و همسایه‌اش آلیسون براون کمک می‌خواهد و آلیسون هم مشتاقانه با او همراه می‌شود. این دو افراد دیگری را برای شرکت در گروه آزمایشی جذب می‌کنند: کشیش کلیسای نزدیک خانه آلیسون، مشاور املاکی که خانه را به آلما فروخته، و نگهبان ساختمان اداری محل کار آلما از اعضای این گروه هستند. جلسه در اتاق جلسات کلیسا برگزار می‌شود، چون همه می‌دانند کلیسا کجاست و هم اینکه آلیسون صندلی چرخ‌دار دارد و ورود به کلیسا برای افراد معلول مشکل نیست.
آلما در شروع جلسه خود را معرفی کرده و از افراد حاضر نیز می‌خواهد خود را معرفی کنند. او به افراد حاضر در گروه می‌گوید، «امشب اینجا جمع شده‌ایم چون نگران وقوع جرم در میلتون هستیم. امشب قرار است درباره امنیت حرف بزنیم. امنیت دغدغه مهمی است، چون اگر حس امنیت نباشد، نمی‌توان مسائل مهم دیگر را به راحتی حل کرد. پس هدف جلسه امشب گفتگو درباره روش‌های افزایش امنیت برای زندگی و کار در محله است.»
اعضای گروه در جلسه اول با هدایت آلما و آلیسون درباره چند موضوع از جمله مسائل زیر گفتگو می‌کنند:
- آیا در محله احساس امنیت می‌کنید؟ چرا؟
- معمولا برای حفظ امنیت چه نکاتی را رعایت می‌کنید؟
- نقش پلیس در افزایش امنیت محله چیست؟
- نقش ساکنان در افزایش امنیت محله چیست؟
بحث داغ و مفیدی درباره امنیت میلتون شکل می‌گیرد. در پایان جلسه، همه افراد به این نتیجه می‌رسند که داشتن گروه مطالعاتی کار بسیار خوبی است و برنامه‌ریزی برای آینده را آغاز می‌کنند.
تشکیل کارگروه مطالعاتی. از همه افراد همکار بخواهید از این مرحله به بعد در کارگروهی برای پیش‌برد ابتکار عمل عضو شوند. همه افراد محله از گروه‌های مختلف باید حتما نماینده‌ای در این کارگروه داشته باشند. کارگروه را جهت شروع کارهای زیر به گروه‌های دو سه نفره تقسیم کنید:
- برنامه‌ریزی برای جلسه آغازین. از یک یا دو نفر سخنگو برای تشریح کار گروه‌های مطالعاتی و الهام‌بخشی به افراد جهت مشارکت در این روند دعوت کنید. پذیرایی داشته باشید و زمانی را برای معاشرت و نام‌نویسی افراد اختصاص دهید.
- جذب و آموزش مدیر جلسه. اطلاعات مربوط به مدیریت گروه‌های مطالعاتی را در اختیار این افراد قرار داده و آن‌ها را برای آموزش دور هم جمع کنید.
- یافتن مکان مناسب و هماهنگی برای سایر جزئیات. هماهنگی لازم را برای برگزاری جلسه گروه مطالعاتی در مدارس، کلانتری‌ها، کلیساها، ایستگاه‌های آتش‌نشانی، و شرکت‌ها انجام دهید؛ در صورت نبود مکان مناسب، می‌توان جلسات را در خانه افراد برگزار کرد. در صورت امکان خدمات رفت و آمد، مراقبت از کودکان و سایر خدمات لازم را برای تسهیل مشارکت افراد فراهم کنید. در صورت امکان افراد داوطلب را برای ثبت روند کار و گزارش‌نویسی پیدا کنید.
- جذب افراد برای پیوستن به گروه‌های مطالعاتی. در اینجا هم دعوت شخصی بهترین گزینه است. از همه افراد حاضر در کارگروه بخواهید از بین دوستان یا همکاران خود نیرو جذب کنند.
- برنامه‌ریزی برای مجمع عملیاتی. مجمع عملیاتی جلسه‌ای بزرگ است که در پایان یک دوره کار گروه‌های مطالعاتی برگزار می‌شود. پیش از برگزاری این جلسه، با استفاده از مدارک و صورت‌جلسات هر گروه مهم‌ترین دغدغه‌های هر گروه را مشخص کنید. در مجمع عملیاتی، زمان کافی را برای ارائه خلاصه دیدگاه‌های هر گروه از سوی یکی از اعضا در نظر بگیرید.
برگزاری جلسه آغازین. رسانه‌های خبری محلی را در جریان بگذارید تا این جلسه را پوشش دهند.
مثال: موفقیت در برگزاری جلسه آغازین
آلما و آلیسون دومین جلسه گروه مطالعاتی را با افرادی از گروه‌های مختلف با موفقیت برگزار کرده‌اند و اشتیاق افراد شرکت‌کننده آن‌ها را به وجد آورده است. همه افراد حاضر بر این باور بودند که گسترش این برنامه برای میلتون مفید است و تعدادی نیز برای برنامه‌ریزی جلسه آغازین اعلام همکاری کرده‌اند.
سالن اجتماعات شهرداری میلتون فضایی را برای برگزاری جلسه اختصاص داده و رستوران‌ها و غذاخوری‌های محلی که بعضا کارشان از موج اخیر ارتکاب جرم آسیب دیده، مسئولیت تهیه غذا را بر عهده گرفته‌اند. حتی یکی از فروشگاه‌های الکترونیکی در محله تلویزیونی رنگی و ۲۶ اینچی را در اختیار گروه قرار داده تا هنگام برگزاری جلسه طی قرعه‌کشی به یکی از افراد اهدا شود.
مرحله بعدی پیام‌رسانی است. آلما و آلیسون تراکت‌هایی رنگی را (با عکس بزرگ تلویزیون و خبر قرعه‌کشی) در فروشگاه‌ها، کتابخانه، تابلو اعلانات کلیسا، مدارس، و درمانگاه‌ها پخش می‌کنند. مطالب به دو زبان انگلیسی و اسپانیایی به شکلی قابل فهم چاپ شده‌اند. خروجی مطبوعاتی نیز برای درج در روزنامه‌های محلی تهیه شده و اخبار مربوط در کانال‌های تلویزیون محلی پخش می‌شوند. خلاصه‌ای درباره جلسه آغازین نیز در خبرنامه‌های کلیسا و مدارس درج می‌شود.
هر چند همه این کارهای رسانه‌ای مهم هستند، اما بیش‌تر اعضای گروه‌های مطالعاتی از طریق ارتباط شخصی جذب می‌شوند. آلما و آلیسون با علم به این موضوع، تا حد امکان به همه درباره گروه اطلاع‌رسانی می‌کنند و از همه افراد می‌خواهند درباره گروه به دیگران هم اطلاع‌رسانی کنند. با کارمندان محل، ماموران پلیس، مدیران نهادها، مددکاران اجتماعی، کارکنان رسانه، کارکنان مدارس، و هر که به ذهنشان می‌رسد درباره گروه صحبت می‌کنند.
با فرا رسیدن روز بزرگ، حدود ۷۵۰ نفر از ساکنان میلتون در سالن اجتماعات شهرداری جمع می‌شوند، و تعداد افرای که نام‌نویسی می‌کنند برای تشکیل ۱۰ گروه مطالعاتی کافی است.
- حالا برای شروع کار گروه مطالعاتی آماده‌اید؛ باید توجه داشت که گروه‌های مطالعاتی در مسیر کار خود به پشتیبانی نیاز دارند. چگونه باید از این گروه‌ها پشتیبانی کرد؟ جلسه‌ای را با حضور مدیران جلسه برای بررسی پیشرفت کار گروه‌ها ترتیب دهید. برای افرادی که بعدا به شما ملحق می‌شوند گروه‌های مطالعاتی جدید تشکیل دهید. گزارش جلسات هر گروه را برای بحث و بررسی و مستندسازی روند کار جمع‌آوری کنید.
- با پایان کار گروه‌های مطالعاتی که معمولا چند ماه طول می‌کشد، زمان برگزاری مجمع اقدام می‌رسد. این مجمع فرصتی است برای بزرگداشت دستاوردهای محله و حرکت از حرف به سمت عمل.
حفظ شتاب حرکت. با گروه‌های عملیاتی درباره پیشرفت کار گفتگو کنید. رسانه‌ها را برای پوشش خبری کار عملیاتی جمع کنید. با افرادی که دنبال برگزاری دور بعدی جلسات هستند همکاری کنید.
مثال: مدیریت برنامه
آلما و آلیسون روند کار فعالیت‌های کلی گروه‌های مطالعاتی را هماهنگ می‌کنند. هر یک از آن‌ها مدیریت یکی از گروه‌ها را بر عهده دارد و علاوه بر آن با برگزاری جلسات منظم با حضور سایر مدیران جلسه، ضمن مرور گزارش جلسات، موضوعات مشترک را پیگیری کرده و روند کلی کار را رصد می‌کنند.
سایر مدیران جلسه نیز از پیشرفت مطلوب کارها خبر می‌دهند. بحث‌ها اگر چه گاه داغ و پرشور هستند، به شکل‌گیری دیدگاه‌های جدید، برداشت جدید، و امیدواری‌های تازه همراه بوده‌اند. ارتباطات جدیدی شکل گرفته و افراد بیش‌تری با یکدیگر آشنا و دوست شده‌اند. بهتر از همه این که افراد حاضر توانمندی بیش‌تری را در خود حس می‌کنند؛ این افراد حس می‌کنند برای کاهش جرم در میلتون فعالیت موثر دارند.
مکث و بازاندیشی. آموخته‌های خود را مرور کرده و برنامه‌ریزی برای دور بعدی را آغاز کنید. کارگروه‌ها را دور هم جمع کرده و درباره روند پیشرفت کار گفتگو کنید. دستاوردها را ثبت کرده (و جشن بگیرید!) و به دنبال راهی برای تقویت هر چه بیش‌تر برنامه باشید. به افراد داوطلب بازخورد و دلگرمی دهید. از آموخته‌های خود برای برنامه‌ریزی فعالیت‌های آینده بهره بگیرید. سعی کنید کارگروه را گسترش دهید. به این ترتیب، می‌توان برنامه گروه‌های مطالعاتی را تداوم و تعمیق بخشید و توانایی‌های محله را افزایش داد!
مثال: جمع‌بندی مناسب
با پایان کار گروه‌های مطالعاتی، زمان گردهم‌آیی در سالن اجتماعات فرا می‌رسد. این بار طرح‌های گروه‌های مطالعاتی در مجمع عملیاتی مطرح و بررسی می‌شوند. گروه‌ها دیدگاه‌های خوبی را برای کاهش جرم در میلتون مطرح کرده‌اند. در مسیر بحث و گفتگو، مشخص می‌شود بخش بزرگی از افزایش جرم زاییده حضور چند گروه خیابانی جوانان در جای جای میلتون است. به همین خاطر، بسیاری از طرح‌ها و دیدگاه‌ها به جوانان مربوط می‌شود. مثلا:
- همکاری با کلانتری محل جهت برگزاری مسابقات بسکتبال برای نوجوانان میلتون پس از تعطیلی مدارس
- همکاری با مدیران سالن اجتماعات شهرداری برای گسترش برنامه‌های اوقات فراغت نوجوانان
- طرح‌ریزی برنامه‌های پرورشی با همکاری دبیرستان میلتون برای جوانان در معرض خطر
- برگزاری جشن سالانه سینکو دی مایو در سطح محله برای آشنایی بیش‌تر افراد محل و احترام به تنوع در باهمستان
- گفتگو با اعضای گروه‌های خیابانی برای پی بردن به دلایل حضور در این گروه‌ها و ادامه فعالیت در این گروه‌ها، یافتن راهی برای افزایش حس تعلق به باهمستان در این گروه‌ها، و کاهش رغبت آن‌ها برای ارتکاب اعمال مجرمانه
اجرای این پیشنهادها زمان زیادی می‌برد و نیازمند همکاری ساکنان میلتون است، اما به زحمتش می‌ارزد: پروژه یک سال پس از پایان کار گروه‌های مطالعاتی آغاز شده و میزان جرم در میلتون ۶۰ درصد کاهش یافته است.
آلما و آلیسون چه می‌کنند؟ دنبال راه‌هایی برای زیباسازی میلتون هستند و دور جدیدی از کار گروه‌های مطالعاتی را آغاز کرده‌اند.
نکاتی درباره گزارش‌نویسی و مدیریت جلسات گروه‌های مطالعاتی
گزارش‌نویسی و مدیریت روند جلسه هر دو در کار گروه‌های مطالعاتی اهمیت دارند. مدیر جلسه مسئولیت جهت‌دهی و پیش‌برد جلسه را بر عهده دارد و مسئول ثبت یا گزارش دیدگاه‌های همه افراد را ثبت می‌کند. در ادامه درباره این دو نقش بیش‌تر توضیح می‌دهیم.
گزارش‌نویسی
در هر گروه مطالعاتی، یک نفر باید برای گزارش‌نویسی داوطلب شود تا نکات و دیدگاه‌های کلیدی مطرح‌شده را ثبت کند. گزارش‌نویسی را نمی‌توان به مدیر جلسه محول کرد. هر دو کار بسیار مهم هستند و انجام همزمان هر دو از یک نفر ساخته نیست. وظیفه اصلی گزارش‌نویس این است که با دقت به حرف‌ها گوش دهد و حرف‌های اعضای گروه را ثبت کند. بعضی‌ها فکر می‌کنند که می‌توانند همزمان در بحث و گفتگو شرکت کرده و یادداشت‌برداری هم بکنند. گروهی دیگر ترجیح می‌دهند فقط به حرف‌های دیگران گوش کنند.
مدیریت جلسه
مدیر جلسه در روند کار گروه مطالعاتی نقشی بسیار مهم دارد. در اینجا به چند نکته برای مدیریت کارآمد جلسه اشاره می‌کنیم:
- حفظ بی‌طرفی
- حفظ آمادگی
- ایجاد تعامل و گفتگو بین افراد شرکت‌کننده
- جلوگیری از تلاش برخی افراد برای در دست گرفتن روند بحث
- نظرخواهی از افراد کم‌حرف
- حفظ مسیر بحث و جلوگیری از انحراف
- ایجاد وقفه و سکوت برای تامل بیش‌تر
- عدم لزوم رسیدن به اجماع
- پرسش از اعضای گروه هنگام بروز شک و ابهام
خلاصه
اگر در باهمستان خطری از بیرون یا درون محله حس می‌کنید، اگر مردم محله همدیگر را نمی‌شناسند و در انزوا از یکدیگر به سر می‌برند، و اگر می‌خواهید اوضاع را تغییر دهید، تشکیل گروه مطالعاتی راه حل خوبی است. گروه‌های مطالعاتی با ایجاد فرصت برای طرح دیدگاه‌های افراد متاثر از مشکلات محله، ضمن تقویت پیوند بین ساکنان محل، توانمندی افراد را برای ایجاد تغییرات واقعی و پایدار افزایش می‌دهند.