انتشار بیانیه خبری راهی موثر برای اطلاع‌رسانی درباره رویدادهای آتی یا خبرهای مهم است. بیانیه‌های خبری برای شما یا سازمانتان این امکان را فراهم می‌کنند که مستقیما با باهمستان سخن بگویید، دیدگاه خود را در زمینه رویدادها یا تحولات اخیر بیان، و آرمان خود را تبلیغ کنید. در این بخش به این نکات می‌پردازیم که بیانیه خبری چیست، چه هنگام می‌توان برای ارتباط با مردم از بیانیه خبری استفاده کرد و چگونه بیانیه خبری پدید آورید که پیام شما را به نحوی موثر به دیگران برساند.
بیانیه خبری چیست؟
پاسخ ساده و بنیادین به این سوال از این قرار است: بیانیه خبری متن کوتاه نوشته شده‌ای است که باهمستان و رسانه‌های محلی را از خبرها و فعالیت‌های گروه شما آگاه می‌کند و یا اطلاعات آن‌ها را در این مورد به‌روز می‌کند. اما یافته‌های ما نشان می‌دهد که بیانیه‌های خبری بسیار هیجان‌انگیزتر از این تعریف مختصر است!
بیانیه‌های خبری از نظر آگاهی‌رسانی به مردم همانند مقالات خبری‌اند، اما کسانی که این بیانیه‌ها را تهیه می‌کنند افرادی هستند مانند شما که در زمینه‌های تخصصی خاص از قبیل توسعه باهمستان یا بهداشت و سلامت عمومی کار می‌کنند. احتمالا در مرحله دیگر می‌دانید که آگاه کردن باهمستان درباره کاری که انجام می‌دهید و می‌خواهید انجام بدهید، شاید آسان نباشد. انتشار بیانیه خبری یکی از راه‌های ارتباط برقرار کردن با باهمستان و اطلاع‌رسانی است. بیانیه‌های خبری هم مانند اخبار عادی دارای ویژگی‌های زیر هستند:
- با این هدف پدید می‌آیند که مردم را در مورد رویدادی آتی یا چیزی که رخ داده، آگاه کنند.
- این بیانیه‌ها به زبانی روشن و به اختصار نوشته می‌شوند تا پیام را سریع و آسان به مخاطب برسانند.
- تازه‌ترین و مرتبط‌ترین اطلاعات به موضوع در دو پاراگراف نخست این متن‌ها ارائه می‌شود.
- بسته به رسانه‌هایی که بیانیه را پوشش می‌دهند و الزاماتی از قبیل نوع محتوا و حجم مطلب و زمان، بیانیه ویرایش می‌شود.
برخلاف مطالب خبری:
- پوشش بیانیه‌های خبری برای تهیه‌کنندگان رسانه‌ها همواره در اولویت نیست.
- روزنامه‌نگاران حرفه‌ای متن آن‌ها را نمی‌نویسند.
در بخش زیر با توصیه‌هایی مفید برای تهیه بیانیه‌های خبری و شیوه خبررسانی درباره موضوع کار خود به باهمستان آشنا می‌شوید.
چرا به صدور بیانیه خبری نیاز دارید؟
بیانیه خبری به شیوه‌های گوناگونی برای گروه شما کارساز خواهد بود:
- برگزاری مراسم، برنامه زمان‌بندی شده، پژوهش، کارزار، کارگاه یا انتخابات رهبران جدید را به وسیله آن اعلام می‌کنید.
- به مردم می‌گویید که چرا به نظر شما این رویداد یا تحول مهم و درخور توجه است.
- دیدگاه شما را درباره آن تحول یا رویداد بیان می‌کند.
- (اگر در آن سخنی به نقل از رهبران شما آمده باشد) بر توجه دیگران به رهبران شما می‌افزاید.
- کارهای گروه شما و میزان فعالیت آن را در باهمستان به مردم گوشزد می‌کند.
- به شما امکان می‌دهد که بر گزارشی تاکید کنید یا فشرده‌ای از آن را بیان کنید.
پیش از آنکه گمان کنید انتشار بیانیه خبری به تمام نگرانی‌های شما برای تبلیغ آرمانتان پایان می‌دهد، باید آگاه باشید که یک بیانیه نمی‌تواند به تنهایی رسانه‌ها را چندان متوجه شما کند. شمار میانگین بیانیه‌های خبری که هر خبرنگار یا سردبیر دریافت می‌کند، بیش از آن است که بتواند همه را پوشش دهد. بنابراین انتشار بیانیه خبری باید فقط بخشی از کارزار رسانه‌ای شما باشد.
چه هنگام باید بیانیه خبری تهیه کنید؟
شما و گروهتان باید فقط زمانی به انتشار بیانیه فکر کنید که خبری داشته باشید که بخواهید به اطلاع مردم برسانید، برای مثال:
- هر خبر یا گزارشی درباره سازمانتان که ممکن است برای عموم مردم جالب باشد (از قبیل شراکت دو سازمان؛ اخبار مربوط به مراسم عمومی آتی یا گزارش‌هایی درباره مراسم عمومی اخیر؛ راه‌اندازی یک کارزار تازه؛ دریافت یک کمک مالی جدید؛ انتشار یک نشریه تازه؛ اعلام به کارگیری داوطلبان؛ شروع فصل دیگری از کلاس‌ها، جلسات آموزشی، خدمات و غیره.)
- اخبار مهم در باهمستان و یا درباره باهمستان که به ماموریت و بینش کنشگری شما و به آرمانی که برایش مبارزه می‌کنید مربوط باشند. همچنین خبرها درباره افرادی از باهمستان که با اهداف شما مرتبط هستند، مثلا بزرگداشت یکی از قهرمانان باهمستان یا شروع یک حرکت پیشگامانه تحسین‌برانگیز به دست یکی از هموندان باهمستان و نمونه‌هایی از این دست.
بیانیه خبری را چگونه تهیه می‌کنید؟
برای شروع باید یک کامپیوتر یا تبلت هوشمند در اختیار داشته باشید و یک تلفن. متن خود را روی کامپیوتر/تبلت تایپ کنید و برای رسانه‌ها بفرستید. کم‌وبیش تمام رسانه‌ها – حتی کوچک‌ترین آن‌ها – ترجیح می‌دهند که مطالب را الکترونیکی دریافت کنند.
همچنین باید مطلبی برای گفتن به باهمستان خود داشته باشید. بهتر است که موضوع اصلی مطلب شما فعالیت‌های کنونی گروهتان یا رویدادی آتی باشد و نه مثلا آنچه ماه پیش انجام دادید.
در این جا چند استثنا وجود دارد. برای مثال، اگر شما در یک نشست شرکت کرده‌اید و جایزه‌ای دریافت کرده‌اید، پس از بازگشت از آن می‌خواهید که باهمستان را از موضوع آگاه کنید.
در زیر با رهنمودهایی کلی برای تهیه بیانیه خبری آشنا می‌شوید:
۱. کاری کنید که مطالبتان مانند مقالات خبری خوانده شوند – برای این کار مقالات خبری را در روزنامه محلی خود بخوانید. در نخستین پاراگراف هر مقاله خبری معمولا پاسخ‌های پنج پرسش اصلی که در زبان انگلیسی با حروف W و H شروع می‌شوند گنجانده شده است. این پاراگراف لید خوانده می‌شود. اجزای اصلی آن عبارتند از:
- چه رخ داده است؟
- به دست چه کسی؟
- چرا؟
- در کجا؟
- چه وقت؟
- چگونه؟
۲. تاکید کنید که اهمیت بیانیه شما در چیست – چه چیز در بیانیه شما هست که توجه مردم را به خود جلب خواهد کرد؟ چرا این موضوع برای باهمستان اهمیت دارد؟ چرا مردم باید به این موضوع اهمیت بدهند؟ بر یک یا دو جزء ذکر شده در بالا تاکید کنید. برای مثال، اگر قرار است که در مراسم شما شهردار درباره موضوع سخن بگوید، بهتر است که بر «چه کسی» تاکید کنید. اگر مراسم شما اولین مراسمی است که برای جمع‌آوری کمک‌های مالی نیکوکارانه در مرکز تفریحی جدید محله‌تان برگزار می‌شود، بخش «در کجا» را برجسته کنید.
۳. تا حد ممکن علاقه مخاطب را برانگیزید. اغلب رسانه‌ها هر هفته خراوارها بیانیه خبری دریافت می‌کنند، خصوصا در شهرهای بزرگ؛ پس شما باید کاری کنید که بیانیه شما یک سرو گردن از بیانیه‌های دیگر بالاتر جلوه کند. موضوع خود را از منظری مطرح کنید که چشم مخاطب را بر حقیقتی بگشاید، یا دست کم مطمئن شوید که نکات مورد نظر شما قویا مورد تاکید قرار گرفته‌اند.
۴. تیتر و لید تا حد ممکن باید روشن باشند – این دو جزء باید به سرعت نظر خواننده را به خود جلب کنند، واگرنه مخاطب نگاهی اجمالی می‌اندازد و می‌گذرد و بیانیه شما از یاد خواهد رفت.
اکنون ببینید که چگونه یک لید قوی و روشن گره از کار شما می‌گشاید و چگونه لید ضعیف امیدتان را به باد می‌دهد.
قوی: «انتشار پژوهشی در نقد خانه‌سازی و برنامه توسعه به وسیله گروه کاری برای اصلاح توسعه باهمستان.»
ضعیف: «بر پایه یافته‌های یک پژوهش، برنامه چهار میلیارد دلاری توسعه باهمستان ناموفق است.»
قوی: «اعتراض آموزگاران دبیرستان ایست‌ساید علیه خشونت، در پی انتشار گزارشی تکان‌دهنده»
ضعیف: «انتشار گزارشی در زمینه خشونت در مدارس»
لیدهای قوی دقیق‌تر هستند، به جای اشاره به رویدادها به کنش‌ها می‌پردازند و تلویحا یا به صراحت بیانگر نوعی تقابل و ستیز هستند. همه این ویژگی‌ها در جلب توجه مخاطب موثراند. هر چه در تیتر خود از این ویژگی‌ها بیش‌تر استفاده کنید، احتمال آنکه مردم بیانیه شما را بخوانند بیش‌تر می‌شود.
۵. بیانیه شما باید حرفه‌ای به نظر برسد – برای یک سردبیر قابلیت کار بسیار مهم است و او بر این اساس تصمیم می‌گیرد که بیانیه شما را بخواند یا از آن چشم‌پوشی کند. سربرگ، شکل و فرم متن شما باید جلوه‌ای حرفه‌ای داشته باشد و هیچ غلط تایپی و املایی در آن دیده نشود!
بیانیه‌تان باید مانند مقاله‌های خبری متشکل از جمله‌ها و پاراگراف‌های کوتاهی باشد که آسان خوانده شود.
۶. به این احتمال فکر کنید که مطالب دیگری هم همراه بیانیه بفرستید – اگر پیش از ارسال بیانیه با خبرنگار یا سردبیری در تماس بوده‌اید، شاید بد نباشد که یک نامه کوتاه توضیحی برای او بفرستید و مکالمه پیشین خود با او را یادآوری کنید. ممکن است بدانید که این خبرنگار شخصا به موضوع شما علاقه‌مند است. نکته مهم آزمودن است و شخصی کردن بیانیه تا نظر سردبیر به آن جلب شود.
شکل و رهنمودهایی فنی برای بیانیه خبری
در این بخش با بعضی شکل‌ها و رهنمودهای فنی رایج که کارشناسان این رشته در اختیار ما گذاشته‌اند آشنا می‌شویم. بیانیه‌های خبری به شکل‌های گوناگون نوشته می‌شوند، اما این شکل‌ها از رواج گسترده‌تری برخوردارند.
ذکر تاریخ نگارش – این همان سطری است که در آغاز بسیاری از مقالات روزنامه‌ها می‌بینیم.
بیانیه شما باید کم‌وبیش کوتاه باشد – حداکثر دو یا سه صفحه. محدود کردن حجم بیانیه به یک صفحه الزاما به معنای خواندنی‌تر کردن آن نیست، در حالی که هدف شما باید همین باشد که متن هر چه خواندنی‌تر شود. استفاده از تیترهای فرعی هم برای جلب توجه خواننده ترفند موثری است.
اگرچه کوتاه‌نویسی لزوما به خواندنی شدن مطلب کمک نمی‌کند، اما احتمال انتشار متن شما را بیش‌تر می‌کند؛ البته این بستگی خواهد داشت به فضایی که روزنامه مورد نظر شما برای انتشار مطالب در اختیار دارد.
پیوست‌ها – خلاصه‌ای از رئوس مطالب شاید نگارش مقاله را برای خبرنگار آسان‌تر کند؛ البته در صورتی که روزنامه مزبور بر این نظر باشد که انتشار مقاله درباره موضوع شما مناسب‌تر از انتشار بیانیه خبری است.
چند نقل قول کامل هم باید گنجانده شود – بکوشید که نقل‌قول‌ها را به زبان گفتار و نه به زبان نوشتار بنویسید. برای مثال جمله «نتیجه‌گیری نقادانه این گزارش آن است که چندین بانک...» آنقدر تاثیرگذار نیست که جمله «این گزارش نشان می‌دهد که بانک‌های ما نیازهای عده‌ای را نادیده می‌گیرند...».
از به کار بردن زبان فنی و سرنام یا مخفف خودداری کنید (نمونه‌هایی چون «یارانه‌های بخش ۸»، سی دی سی، جی ای او) این گونه اصطلاحات و سرنام‌ها برای همه مفهوم نیست و ممکن است فهمشان مشکل باشد؛ شما چون به تدریج به کاربرد آن‌ها عادت می‌کنید، شاید حتی متوجه نشوید که آن‌ها را به کار می‌برید. به جای این گونه اصطلاحات و سرنام‌ها، هر سازمانی که سرنام دارد را با نام کاملش ذکر کنید. البته اگر نامی در طول متن تکرار می‌شود، برای بار نخست نام کامل را ذکر کنید و در بقیه موارد از سرنام آن استفاده کنید.
به جای فعل‌های مجهول از فعل‌های معلوم استفاده کنید تا خواننده علاقه خود را برای خواندن ادامه متن از دست ندهد – فعل‌های معلوم واژه‌هایی هستند که نشان می‌دهند از کسی یا چیزی کنشی سرزده است.
وقتی از کسی که با او مصاحبه کرده‌اید در بیانیه خود جمله‌ای نقل می‌کنید، انتساب جمله را – یعنی نام کسی را که از او نقل کرده‌اید – در پایان جمله نقل قول بیاورید.
«ما به ویژه از یاری و مشارکت سازمان‌های اولیا-مربیان خود در جمع‌آوری امضا برای طومار خشنود هستیم.» جویس تمپل، مدیر خانواده‌های مینیاپولیس علیه خشونت.
از صحت و سقم منابع خود مطمئن شوید – منظور از منابع کسانی هستند که اطلاعاتی را که شما در بیانیه خود به کار برده‌اید در اختیارتان گذاشتند؛ ببینید که آیا نقل قول را درست و دقیق نوشته‌اید، آیا عناوینی که در توصیف و معرفی افراد آورده‌اید درست است و آیا نام‌ها را درست نوشته‌اید.
پیش از آنکه بیانیه خبری خود را برای گزارشگران بفرستید، آن را ویرایش و بازویرایش کنید. کامپیوترها و انسان‌ها خطاناپذیر نیستند، پس خوب است که پی‌گیر سرنوشت بیانیه خود باشید و تلفنی با فردی که در آن نشریه می‌شناسید تماس بگیرید تا مطمئن شوید که بیانیه شما به دستشان رسیده و گم نشده یا فراموش نشده است.
چگونه بیانیه خبری را به دست رسانه‌ها می‌رسانید؟
در زیر به توصیف روش‌هایی می‌پردازیم که می‌توانید برای برخورداری از پوشش رسانه‌ای گروه خود امتحان کنید.
فهرست‌های پستی
رمز برخوردار شدن از پوشش رسانه‌ای مطلوب داشتن فهرست‌های بلند پستی است. بهتر است که اطلاعات کافی گردآوری کنید و فهرستی از همه رسانه‌ها و خبرنگاران فعال در ناحیه خود را فراهم کنید. سازمان‌هایی که با آن‌ها همکاری می‌کنید نیز می‌توانند افرادی را به شما معرفی کنند.
بعضی توصیه‌های مهم برای تهیه فهرست‌های پستی:
- روزنامه‌ها را بخوانید و مطالب وبگاه‌ها را دنبال کنید تا ببینید که چه کسانی برای تماس و دریافت بیانیه خبری شما مناسب‌ترین هستند. گذشته از این می‌توانید با رسانه‌ها تماس بگیرید، خودتان را معرفی کنید و کار گروهتان را توضیح بدهید تا ببینید که بیانیه خود را باید برای چه کسی ارسال کنید.
- با خبرنگاران هم‌فکر و هم‌نگر ارتباط برقرار کنید (برای مثال اگر سازمان شما در زمینه مسائل زنان فعال است با روزنامه‌نگاری که تخصص او پوشش دادن اخبار جنبش‌های زنان است تماس بگیرید). آن‌ها قدر این را می‌دانند که شما اخبار جدید را پیوسته به گوششان می‌رسانید و حتی اگر خودشان شخصا بیانیه شما را پوشش ندهند ممکن است کمک کنند تا این کار انجام شود.
- در هر رسانه‌ای، متن خود را فقط برای یک نفر بفرستید و هیچ گاه آن را برای بیش از یک نفر در همان رسانه ارسال نکنید.
زمان‌سنجی
مثل هر کار دیگری در زندگی، در ارسال بیانیه خبری هم‌زمان عامل مهمی است. معمولا اگر متن خود را بین سه تا پنج روز زودتر بفرستید، سردبیران وقت کافی خواهند داشت که یک نفر را برای پوشش آن در نظر بگیرند. بیش از حد زود فرستادن بیانیه همانقدر بد است که بسیار دیر فرستادن آن – چون آن را کنار می‌گذارند و فراموش می‌شود. دست کم اگر متن شما در آخرین فرصت آماده شود، ممکن است بتوانید آن را پای تلفن برایشان بخوانید. رسانه‌ها، بسته به نوع و ماهیتشان، موعدهای مقرر متفاوتی برای پذیرش مطلب دارند؛ پس بهتر است که پیشاپیش در این باره پرس‌وجو کنید و اطلاعات به دست آورید.