طراحی و اجرای کمک‌های مالی
پیش از شروع این گفتار نکته‌ای را با شما در میان می‌گذاریم که جای تامل دارد:
«پول به خودی خود خنثی است. شما می‌توانید پول خود را صرف خرید یک چیز خوب یا یک چیز زیان‌آور کنید. بنابراین از هدف‌های یک سازمان مردمی باید این باشد که پول فراوانی به دست بیاورد چون این پول را برای چیزی خوب صرف خواهد کرد.»
جمعآوری کمک نقدی مردمی کاری است که ممکن است خواب از چشم شما برباید و یا ممکن است برای گروه و باهمستان شما تجربه‌ای عالی باشد. بی‌شک ما تجربه عالی را بر بی‌خوابی ترجیح می‌دهیم. پس بیایید ببینیم چگونه می‌توانیم به این تجربه عالی برسیم.
برنامه جذب کمک نقدی مردمی چیست؟
برنامه جذب کمک نقدی مردمی رویداد یا مراسمی است که با پشتیبانی یک گروه برای جمعآوری پول برای همان گروه و برنامه‌هایی که دارد، برگزار می‌شود. این کار معمولا مستلزم آن است که گروه محصول یا خدماتی ارائه کند و یا اینکه برنامه‌ای برگزار کند که مردم از طریق آن به سازمان یا گروه پول اهدا کنند.
نمونه‌هایی از شیوه‌های جمعآوری کمک نقدی عبارتند از برپایی بازارچه‌های خیریه، جشن گلریزان زندانیان، حراج‌های خیریه آثار هنری، حراج کلوچه دختران پیشاهنگ، ماشین‌‌شویی‌های خیریه و کاروان‌های شادی محله. در هر یک از این موارد گروه پولی را به ازای محصول (کلوچه)، خدمات (ماشین‌شویی) یا رویدادی (کاروان شادی) دریافت می‌کند.
البته باید توجه داشت که بین برنامه‌های جمعآوری کمک نقدی تفاوت وجود دارد. به این معنا که بعضی وقت‌ها دامنه کار محدود است به فروش تعدادی کلوچه آن هم فقط برای اینکه پولی برای خوراک عده‌ای کم‌بضاعت فراهم شود، و گاهی هم در سطح برگزاری ضیافتی پرخرج و میلیونی برگزار می‌شود. در این گفتار، ما هر دو نوع جمعآوری کمک مالی را زیر یک عنوان و در یک بخش گنجانده‌ایم. اگرچه ماهیت هر دو کار یکی است، فعالیت‌های مربوط به هر یک از این دو نوع جمعآوری پول تا اندازه‌ای متفاوت خواهد بود.
چرا گروه شما باید مراسم جمعآوری کمک مالی داشته باشد؟
برای به دست آوردن پول
اگرچه ممکن است از جمعآوری کمک مالی مردمی منافع بسیار گوناگونی به دست آید، هدف اصلی در هر جمعآوری کمک مالی پولسازی است. چنانچه شما انگیزه‌ای قوی داشته باشید، ممکن است که حتی تا یک میلیون دلار یا بیش‌تر هم جمع کنید (مورد پارکلند که در زیر توضیح داده می‌شود نمونه‌ای است از این دست). شاید گروه شما نیاز یا میلی به جمعآوری مبلغی هنگفت ندارد، یا امکانات لازم برای این کار در اختیارش باشد؛ اما همچنان می‌تواند کمک کند که هدفی بلندپروازانه انتخاب کنید.
در این بخش، تمرکز ما بر جمعآوری مبالغ کم تا متوسط خواهد بود، زیرا برای بیش‌تر گروه‌های مردمی گردآوردن این مقدار کمک مالی مردمی بسیار مناسب‌تر است از برگزاری رویدادها و کمپین‌هایی در مقیاس کلان. اما حتی در همین سطح هم معیاری که باید در جمعآوری کمک مالی مردمی در نظر گرفته شود به دست آوردن بیش‌ترین پول در کم‌ترین زمان است، و این پیش‌درآمدی است بر مطالبی که کمی بعد در این بخش خواهد آمد. اگر این معیار در نظر گرفته نشود، عاقبت گروه شما این خواهد بود که همواره تمام‌وقت به جمعآوری کمک مالی مردمی برای باهمستان مشغول باشد و دیگر نمی‌تواند هدف اصلی‌اش را، که مثلا بهبود آموزش جوانان و نوجوانان یا رشد آگاهی مردم درباره بهداشت و تندرستی است یا هر هدف دیگری که دارد، دنبال کند. پس نیروی خود را آنقدر صرف جمعآوری کمک مالی مردمی نکنید که برای پرداختن به آرمان‌های اصلی گروه خود وقت نداشته باشید. همه چیز به نوبت!
مثال: جشنواره فیشرمن
یک گروه همیاری باهمستان برای برگزاری جشنواره فیشرمن هر چه در توان داشت انجام داد. اعضای گروه، ماه‌های پیاپی وقت و انرژی خود را صرف کردند تا برای باهمستان جشنواره‌ای بزرگ و فاخر برگزار کنند. اگرچه اعضای باهمستان از جشنواره بسیار استقبال کردند، گروه همیاری به سختی توانست از این مراسم پولی به دست بیاورد و در نهایت چیزی عایدش نشد. آن‌ها به حدی برای برگزاری جشنواره هزینه کردند که وقتی تمام صورتحساب‌ها را پرداختند دیدند آنچه برایشان باقی مانده مبلغ ناچیزی بیش نیست. البته جشنواره به عنوان یکی از رویدادهای باهمستان، اتفاق بزرگ و موفقیت‌آمیزی بود؛ اما به عنوان مراسمی که برای جمعآوری کمک مالی مردمی برگزار شده بود به هدف خود نرسید و به شکست انجامید. جشنواره واقعا تمام نیرو و توان اعضای گروه را بلعید، انرژی و توانی که آن‌ها ترجیح می‌دادند صرف مسائل اصلی و مهم برای گروه همسازی می‌شد.
اما از طرف دیگر، ممکن است که جمعآوری کمک مالی مردمی یگانه نیت و هدف شما نباشد. کسانی که در جمعآوری کمک مالی موفق هستند می‌توانند به هدف‌هایی فراتر از کسب دلار فکر کنند. بعضی هدف‌های دیگر عبارتند از:
جذب اعضای جدید و نیروهای داوطلب برای آشنا کردن مردم با گروه شما و فعالیت آن
مثال: نمایشگاه نظام درمانی پیشگیرانه
گروه شما تصمیم می‌گیرد که به عنوان بخشی از نمایشگاه استانی در محل، یک نمایشگاه درمان پیشگیرانه برگزار کند. از گروه‌های گوناگونی که در این زمینه فعال هستند، دعوت می‌کنید که در نمایشگاه شرکت کنند. زمانی که بازدیدکنندگان برای خرید خوراکی و نوشیدنی به غرفه شما می‌آیند از نوع فعالیت شما باخبر می‌شوند، به گروهتان می‌پیوندند و شمار اعضای گروه شما بیش‌تر می‌شود. در همین حال، پیوند شما با دیگر گروه‌های فعال در درمان پیشگیرانه شاید قوی‌تر شود.
جلب توجه بنیادها و شرکت‌های دیگر به اینکه باهمستان پشتیبان شماست
اگر مردم برای حمایت از فعالیت‌های شما پول می‌پردازند، پس حتما کار درستی انجام می‌دهید.
مثال: درخواست کمک مالی
زمانی که از بنیادها یا شرکت‌ها درخواست کمک مالی می‌کنید، در صورتی که در جمعآوری کمک مالی مردمی در سطح باهمستان کارنامه موفقی داشته باشید این پیشینه گواه محکمی خواهد بود بر حمایت باهمستان از شما. وقتی در متن درخواست بتوانید بگویید که «پانصد نفر به راهپیمایی نیکوکارانه ما پیوستند» یا «ما خودمان ۲۵۰۰۰ دلار کمک مالی مردمی جمع کردیم» به خوبی نشان می‌دهید که باهمستان شما هم برای فعالیتتان ارزش قائل است و هم با پول خود از آن حمایت می‌کند.
برای این که گروهتان در مسائل مالی و برنامه‌ریزی استقلال بیش‌تری به دست آورد
هر چه به کمک مالی سرمایه‌گذاران بیرونی کم‌تر متکی باشید، در تعیین دستور کار خود و اجرای آن استقلال بیش‌تری خواهید داشت. اگر بتوانید پول مورد نیاز پویش خود را خودتان فراهم کنید، می‌توانید به شیوه‌ای که می‌پسندید، با شتابی که خود می‌خواهید و بدون دغدغه نظارت این و آن، به حل و فصل مسائلی که برایتان مهم است بپردازید. این‌ها امتیازهای مهمی هستند.
مثال: گروه همیاری تحصیلی
گروه همیاری تحصیلی شما می‌خواهد کمپینی را آغاز کند که والدین را تشویق می‌کند برای فرزندان خود کتاب بخوانند. گره کار در کجاست؟ هزینه‌های مالی گروه شما را سازمانی تامین می‌کند که کارش اجرای طرح‌های ارتقای موسیقی و نمایش است. بنابراین اگر گروه شما بخواهد کمپینی برای کتابخوانی به راه بیندازند، ممکن است که حامیان مالی با شما موافق نباشند، چرا که ترویج کتابخوانی برای آن‌ها در اولویت نیست، اما وقتی مخارج کمپین را خودتان تامین کنید، می‌توانید برای هر هدفی که خود می‌خواهید خرجش کنید.
گروه شما چه وقت باید مراسم جمعآوری کمک مالی مردمی برگزار کند؟
جمعآوری کمک مالی را می‌توان در تمام سال برگزار کرد. موسمی هست که مناسب‌تر از همیشه باشد؟ بله، زمانی که گروه شما برای طرحی ویژه یا رویداد یا برنامه‌ای به پول نیاز دارد، یا وقتی که یک کارزار عضویت یا کمپین تحصیلی به‌خصوص را آغاز کرده باشد. البته باید پیشاپیش این نیازها را در نظر گرفته باشید تا برای برگزاری مراسم جمعآوری کمک مالی مردمی وقت کافی در اختیار داشته باشید و فعالیت‌های شما با کمبود پول یا نیرو مواجه نشود.
مثال: یک زمین بازی جدید
یک شهر مخارج ساخت یک زمین بازی جدید را با یک بار برگزاری توری از زیباترین باغچه‌های ساکنان محل در بهار تامین کرد. برنامه‌ریزی برای این تور در واقع در فصل پاییز صورت گرفت، اما در ماه می که طبیعت شکوفا می‌شود، برگزار شد. مردم بلیت خریدند و نقشه‌ای از محل باغ‌ها و باغچه‌ها در شهر خود را دریافت کردند. در طول آن روز، ساکنان شهر از باغ و باغچه‌های یکدیگر دیدن کردند. این تلاش برای جمعآوری کمک مالی مردمی کم‌وبیش صد درصد موفقیت‌آمیز بود و همه پولی که از آن به دست آمد یکراست برای خرید اسباب و وسایل زمین بازی مصرف شد. (این مورد در ضمن، نمونه خوبی هم هست از به کارگیری امکانات موجود باهمستان برای جمعآوری کمک مالی).
برگزاری مراسم جمعآوری کمک مالی فقط برای یک بار خوب است و مشکلی ندارد؛ اما اگر گروه شما به فکر بکری دست یابد که موفق از کار درآید، می‌توانید برگزاری سالانه آن را هم در نظر بگیرید. بسیاری از گروه‌ها برای طرح‌های به‌خصوص مراسم جمعآوری کمک مالی مردمی برپا می‌کنند و پولی را که سالانه از کمک‌های مالی به دست می‌آورند به بودجه کل سال خود می‌افزایند. شما هم می‌توانید این کار را انجام دهید.
چگونه باید یک مراسم موفق جمعآوری کمک مالی مردمی را طراحی و برگزار کرد؟
توصیه ما این است که نخست تصویر بزرگ‌تر را ببینید. معنای این سخن آن است که به هدف‌های کلی سازمان خود نگاهی بیندازید یا آن‌ها را از نو بررسی کنید. از خود بپرسید: «کار ما چیست؟ به راستی می‌خواهیم به چه دستاوردی برسیم؟» اگر هویت سازمانی شما و اراده‌تان برای رسیدن به هدف قوی باشد، آن وقت مسائل مالی آسان‌تر در مسیری که باید قرار می‌گیرند.
وقتی تصویر بزرگ‌تر را در نظر گرفته باشید برای برداشتن گام‌های بعدی آمادگی دارید. ما گام به گام پیش می‌رویم.
هدف‌های کلی مالی خود را مشخص و به روشنی بیان کنید
هدف‌های مالی شما کدامند؟ این هدف‌ها چگونه به شکلی کلی‌تر با هدف‌های سازمانی شما پیوند می‌یابند؟ ممکن است امیدوار باشید که تا رسیدن به نقطه ثابت معینی سازمان خود را گسترش دهید یا شاید بخواهید که هر چقدر می‌توانید رشد کنید. در هر دو صورت، هم بودجه و هم شاید سودآوری شما باید افزایش یابد.
اما شاید عمدا ترجیح بدهید که کوچک بمانید، یا حتی فقط آنقدر فعالیت کنید که بدون نیاز به جمعآوری پول میسر باشد. این تصمیم قابل دفاع است و گاهی شاید بهتر هم باشد. نکته مهم این است که می‌توانید انتخاب کنید، انتخابی بر پایه باورها و موقعیت خاص خودتان. انتخابتان هم انتخابی مهم است زیرا مشخص می‌کند که چگونه کمک مالی مردمی جمعآوری کنید (و یا) اصولا پول جمعآوری بکنید یا نکنید.
زمانی که هدف‌های شما مشخص و روشن شد، چنانچه به این نتیجه برسید که به راستی باید مبلغی معین گردآوری کنید، وقت آن رسیده که راجع به خود مراسم جمعآوری کمک نقدی فکر کنید.
هدف‌های خود را برای مراسم جمعآوری کمک مالی مشخص کنید
نخستین پرسش این است که مراسم شما در کجای نظم و ترتیب کلی امور جای می‌گیرد؟ مراسم شما بخشی از برنامه مالی شما خواهد بود، اما احتمالا یگانه بخش آن نخواهد بود. ممکن است بخواهید که امکانات و منابع را به شیوه‌های دیگر به دست آورید، مثلا از طریق کمک مالی اهدایی یا از طریق خدمات و هدایای کالایی. پس از خود بپرسید: چند درصد از کل بودجه ما باید از جمعآوری کمک مالی مردمی تامین شود... و هدفی معقول برای این رویداد خاص جمعآوری کمک مالی مردمی چیست؟
اکنون برای توضیح این نکته با دو نمونه متفاوت آشنا شوید:
انتشار یک خبرنامه
در یک محله حومه شهر با جمعیتی حدود ۲۰۰۰ نفر، بعضی از ساکنان که دغدغه باهمستان را داشتند بر آن شدند که خبرنامه‌‌ای محلی منتشر کنند. بر اساس محاسباتی که کردند دیدند که می‌توانند با مبلغی کم‌تر از هزار دلار، سه تا چهار شماره در سال چاپ کنند و با استفاده از نیروهای داوطلب خبرنامه‌ها را در هر خیابان توزیع کنند. بنابراین تمام پولی که نیاز داشتند حدود هزار دلار در سال بود. آن‌ها توانستند این مبلغ را صرفا با انتشار اطلاعیه‌هایی برای درخواست کمک اهدایی در هر شماره فراهم کنند. گستره جمعآوری پول آن‌ها در همین حد بود؛ در این طرح به هیچ رو نیازی به برگزاری مراسم خاص جمعآوری پول پیش نیامد. اما این مورد را با
نمونه بعدی مقایسه کنید:
خرید زمین پارک
در سانتا باربارا، واقع در کالیفرنیا، سال‌های سال بود که زمین پارکی به وسعت ۲۷۹ کیلومتر مربع به رایگان به روی مردم باز بود. اما این زمین در واقع ملک خصوصی بود و حالا می‌خواستند آن را به فروش بگذارند. باهمستان به فکر خرید این قطعه زمین افتاد، اما قیمت پیشنهادی فروش سه و نیم میلیون دلار بود و تا پایان مهلت تعیین‌شده فقط ده هفته فرصت بود. با این حال، ساکنان محل، یکپارچه و پی‌گیر دست به کار شدند. آن‌ها برای جمعآوری پول هر کاری که به فکرشان می‌رسید، انجام دادند: برگزاری مهمانی شام اشتراکی، برگزاری مسابقات موتورسواری خیریه، شعرخوانی، برپا کردن دکه‌های اغذیه‌فروشی، فروش آبمیوه در چهارراه‌ها به وسیله کودکان داوطلب، گذاشتن میزهایی برای جمعآوری کمک مالی مردمی در برابر فروشگاه‌ها، جمعآوری سکه و پول خرد، خلاصه هر چه از دستشان برمی‌آمد انجام دادند. ظرف ده هفته دو و نیم میلیون دلار جمع کردند و با مبلغ یک میلیون دلاری که به صورت کمک مالی از مقامات محلی دریافت کردند، توانستند پول لازم را فراهم کنند. این نمونه‌ای از یک جمعآوری کمک مالی مهم، چندرویکردی و ضربتی بود. افزون بر این، موفقیت‌آمیز هم بود؛ ثابت شد که چنین کاری شدنی است.
ممکن است که هدف‌های شما در جمعآوری کمک مالی مردمی جایی بینابین باشد؛ اما به هر حال اگر هدف‌های خود را کم‌وبیش به طور دقیق بدانید، بسیار سودمند خواهد بود. هدف‌ها در تعیین نوع جمع آوری پول، مقدار آن و نوع کاری که باید برای موفقیتش انجام داد نقشی مهم ایفا می‌کنند.
وقتی هدف‌های خود را در جمعآوری کمک مالی مشخص کردید، نکاتی را که در زیر ذکر می‌شود به خاطر بسپارید. پاسخ‌های شما به این پرسش‌ها در پیشبرد کارتان تاثیرگذار است.
- گروه شما برای تهیه مقدمات مراسم به چه مقدار سرمایه اولیه نیاز دارد؟ در اغلب موارد گروه شما ناگزیر است برای جمعآوری کمک مالی پول خرج کند. این پول از کجا فراهم خواهد شد: از پس‌انداز، وام، پیش‌فروشی، منابعی دیگر؟
- مجموع هزینه‌های شما برای مراسم جمعآوری کمک مالی چقدر است؟ برای دست کم سربه‌سر کردن آنچه هزینه می‌کنید و آنچه به دست می‌آورید به چقدر پول نیاز دارید؟ ممکن است که بخواهید برای سربه‌سر کردن هزینه و درآمد سقفی را تعیین کنید و یا هدف پولی مطلوب در نظر بگیرید.
- پول در اختیار چه کسی خواهد بود و چه کسی حساب پولی را که به دست می‌آید و پولی را که خرج می‌شود نگه خواهد داشت؟ آیا برای مراسم به یک حساب بانکی جداگانه نیاز دارید؟ آیا گروه شما خزانه‌دار و مسئول امور مالی دارد؟ (اگر ندارد باید فردی را مشخصا برای انجام این کار تعیین کنید.)
مراسم جمعآوری کمک مالی خود را انتخاب کنید
هیچ مراسم جمعآوری کمک نقدی نیست که «بی‌نقص» و «تضمین‌شده» باشد. بسیار خب، پس در گزینش یک مراسم چه معیاری باید به کار برد؟
یک دیدگاه در این زمینه از این قرار است: جون فلانگان، کارشناس جمعآوری کمک‌های مالی مردمی که در سطح کشور شناخته‌شده است، می‌گوید که در آغاز کار باید مراسمی داشته باشید که سودآوری آن زیاد و هزینه‌های جاری‌اش اندک باشد. او توصیه می‌کند مراسمی برگزار کنید که سودآوری آن تا حد ممکن نزدیک به صد درصد باشد. یک راه به حداکثر رساندن سودآوری این است که اجناسی را برای فروش عرضه کنید که یا هیچ هزینه‌ای برای شما ندارند و یا با هزینه‌ای اندک به دست می‌آیند. مثالی که در مورد تور بازدید از باغچه‌ها و باغ‌ها ذکر شد نمونه‌ای است از این دست.
در زیر با چند نمونه رایج از حراج‌های پرسود برای جمعآوری کمک مالی مردمی آشنا می‌شویم.
حراج‌های خانگی
حراج‌های نان و شیرینی
حراج گل و گیاه
فروش قهوه و چای (به همراه سخنرانی چند سخنران)
فروش کتاب‌های دست دوم
فروش نسخه دی وی دی فیلم‌ها
برگزاری مجموعه مسابقات ورزشی
به حراج گذاشتن متعلقات افراد سرشناس یا برپایی حراج به نفع امور خیریه
برگزاری راهپیمایی، مسابقات یا «انواع دوی ماراتون» (که در آن دوندگان [یا اهل خوردن و نوشیدن یا اهل رقص]) متعهد به پشتیبانی می‌شوند.
با این حال، به یاد داشته باشید که در جمعآوری کمک مالی شاید پول درآوردن یگانه هدف نباشد. به همین دلیل است که باید گونه‌ای از جمعآوری کمک مالی مردمی را انتخاب کنید که با هدف‌ها، توانایی‌ها و علائق شما سازگار باشد. بهتر از همه این است که مراسم شما با نیازها و موقعیت باهمستانتان نیز هماهنگ باشد. برای تصمیم‌‌گیری در مورد نوع جمعآوری کمک مالی به اتفاق گروهتان به پرسش‌های زیر فکر کنید:
پرسش‌هایی درباره باهمستان
- نیاز باهمستان چیست؟ طرح ما چگونه این نیاز را برآورده می‌کند؟
- چه کسی از طرح سود می‌برد؟ چه کسی ممکن است زیان ببیند؟
- آیا با فعالیت‌های مربوط به جمعآوری کمک مالی ما مخالفت خواهد شد؟ از جانب چه کسی؟
- آیا به یاری افرادی بیرون از گروه خود نیاز داریم؟
- آیا به تنهایی به جمعآوری کمک مالی می‌پردازیم و یا به اتفاق دیگر گروه‌های باهمستان؟ کدام یک؟
پرسش‌هایی درباره شما و گروهتان
- چه کسی برای برگزاری مراسم جمعآوری کمک مالی در دسترس است؟ از چه کسی می‌توانید درخواست کمک کنید؟
- چقدر وقت دارید؟ آیا مهلت یا چارچوب زمانی خاصی تعیین شده است؟ آیا لازم است که جمعآوری کمک مالی را در یک ماه یا چند ماه به پایان برسانید... یا هیچ زمان مشخصی تعیین نشده است؟
- چه منابع و امکانات دیگری در دسترس شماست؟ این امکانات ممکن است شامل لوازم، آشنایان خصوصی یا کاری، سرمایه اولیه و در صورت نیاز دانش تخصصی باشد.
- آیا از جمعآوری کمک مالی مردمی مزایای غیرپولی هم به دست می‌آید؟ مثلا:
- آیا این طرح باعث پیوستن اعضای جدید به گروهمان می‌شود؟
- آیا ممکن است به پیدایش رهبرانی تازه برای گروه ما منجر شود؟
- آیا احتمال دارد با این طرح شرکایی جدید با ما همکاری کنند؟
- آیا این طرح موجب می‌شود مهارت‌هایی تازه یاد بگیریم؟
- آیا این جمعآوری کمک مالی باعث خوشنامی ما خواهد شد؟
- آیا این جمعآوری کمک نقدی به قدر کافی برای ما چالش‌برانگیز است؟
- مراسم جمعآوری کمک مالی چه احساسی را در قبال گروهمان در ما برمی‌انگیزد؟
- با برگزاری این مراسم دیگران چه احساسی در قبال ما خواهند داشت؟
- سرانجام و مهم‌تر از همه اینکه چه چیز به‌راستی باعث علاقه‌مندی شما و گروهتان می‌شود؟ دست کم از چه چیز لذت می‌برید؟ یا بهتر است بپرسیم، چه چیز برایتان جالب است؟ چون اگر برای شما جالب باشد، احتمالا برای افراد دیگری که در این کار شرکت می‌کنند نیز جالب خواهد بود و برعکس.
شاید این فهرست پرسش‌ها طولانی به نظر برسد، ما هم قبول داریم که فهرست بلندی است. اما در عین حال معتقدیم که اگر کسی وقت بگذارد و به آن‌ها پاسخ بدهد پیامدهای مثبت کارش را در درازمدت خواهد دید.
به جست‌وجوی حامیان بالقوه برآیید
در موسیقی، تک‌نوازی و تک‌خوانی ممکن است بی‌اندازه زیبا و دلنشین باشد، اما جمعآوری کمک مالی کاری انفرادی نیست. به احتمال در این کار از دیگران یاری خواهید خواست. چه بسا ناچار می‌شوید که از دیگران یاری بخواهید.
ما دو گونه یاری را در نظر داریم. اولین نوع از سوی کسانی است که شما را در برنامه‌ریزی و برگزاری این رویداد یاری می‌دهند. کم‌وبیش همیشه اگر طرح و برنامه‌ریزی جمعآوری کمک مالی به صورت کار گروهی انجام شود هم بهتر صورت می‌گیرد و هم جالب‌تر خواهد بود. در این حالت، ایده‌های بیش‌تری پیشنهاد می‌شود، کار بهتر تقسیم می‌شود و هر عضو گروه می‌تواند اعضای بیش‌تری را وارد شبکه ارتباطی کند.
دومین نوع یاری از جانب اهداکنندگان احتمالی است. ممکن است که نام‌های اعضای سازمان خودتان جایی در صدر این فهرست باشد، همانطور که هر کسب‌وکار هوشمندانه‌ای معمولا بر مشتریان پیشین خود متمرکز است. احتمالا مایلید که برای برگزاری مراسم در باهمستان بزرگ‌تر نیز تبلیغ شود، یا دست کم برای بخش‌هایی از برنامه چنین شود. اکنون چند پرسش مهم: چگونه می‌توانید طرح خود را برای حامیان احتمالی تشریح کنید؟ چه چیز به آن‌ها انگیزه می‌دهد که شما را یاری کنند؟ این مسائل به راستی مهم‌اند؛ اما برای آگاهی بیش‌تر از چند و چون موضوع به‌ویژه به این منابع رجوع کنید: ارتباط‌هایی برای ترویج علاقه، ترویج‌گری رسانه‌ها، که موضوع آن رسانه‌ها و تبلیغ است، تشویق مشارکت در کار باهمستان، که درباره عضویت است، و بازاریابی اجتماعی مولفه‌های موفق ابتکارعمل که در مورد بازاریابی است.
نکته آخر این که شاید بخواهید طعمه‌ای درشت صید کنید – مثلا اهداکنندگان عمده. آیا کسانی را می‌شناسید که ممکن است مایل باشند مبلغی کلان اهدا کنند؟ یا کسانی را می‌شناسید که با این نوع افراد آشنا باشند؟ اگر پاسخ مثبت است، به فکر باشید که پیشاپیش به سراغشان بروید.
برای مراسم برنامه‌ریزی کنید و آن را سازماندهی کنید
برای آشنایی با برنامه‌ریزی کلی رجوع کنید به تدوین یک برنامه راهبردی. در زیر با چند توصیه ویژه برنامه‌ریزی مراسم جمعآوری کمک مالی مردمی آشنا می‌شوید:
- در حالی که گروه شما به برنامه‌ریزی مراسم مشغول است، توجه خود را بر جمعآوری کمک مالی متمرکز کنید. برای آماده‌سازی هزینه‌ها را کاهش بدهید.
- در طول مراسم بکوشید دو کار را همزمان انجام بدهید، به عبارت دیگر با یک تیر دو نشان بزنید. اگر مراسم شما به فروش گل و گیاه اختصاص دارد، در کنار آن دگمه‌ها و تی‌شرت‌هایی با نشان‌واره گروه خود بفروشید تا برای گروهتان تبلیغ کرده باشید. یا در یک مهمانی شام اشتراکی بلیت بخت‌آزمایی بفروشید. اما دقت کنید که حتما مخارج فعالیت‌های شما از راه این حراج‌ها تامین شود!
- انجام همزمان دو کار را به پول درآوردن محدود نکنید. هنگام برگزاری مراسم، حساب حاضران و شرکت‌کنندگان را هم داشته باشید. برای این کار در برگه‌ای نام افرادی را که وارد می‌شوند، بنویسید یا برای تازه‌واردها مسابقه‌ای برگزار کنید که مستلزم ثبت نام افراد باشد.
- حتما با چاپ و توزیع کتابچه‌های راهنما، کارت‌های عضویت و اطلاعیه‌هایی در مورد رویدادهای آینده، هر چقدر که ممکن است درباره گروه خود اطلاع‌رسانی کنید.
- مراسم جمعآوری کمک مالی را در حافظه مردم ثبت کنید! مطبوعات محلی را دعوت کنید که در مراسم شما شرکت کنند و از مراسم عکس بگیرید.
- با دقت نام و مشخصات کسانی که به گروه شما یاری رسانده‌اند را یادداشت کنید تا پس از پایان مراسم از آن‌ها سپاسگزاری کنید.
مراسم جمعآوری کمک مالی را پس از برگزاری بازنگری کنید
- بلافاصله پس از مراسم برای اهداکنندگان سرشناس یادداشت‌های تشکرآمیز بفرستید. این کار قدرشناسی شما را به آن‌ها نشان می‌دهد و میان شما و حامیانتان ارتباطی مثبت برقرار می‌کند.
- فراموش نکنید که از کارمندان و داوطلبان گروه نیز به همین شکل قدردانی کنید.
- اطلاعات لازم در مورد هر اهداکننده را در یک کامپیوتر یا پوشه معمولی نگهداری کنید. این اطلاعات ممکن است شامل نام، نشانی، شماره تلفن، شغل، نوع ارتباط فرد با گروه شما، تماس‌های پیشین برای اهدای کمک و پیشینه کمک‌های اهدایی باشد. (نگاه کنید به ابزار# [شماره را وارد کنید].)
- همانطور که پیش‌تر در گام چهار توضیح داده شد ابزارهایی برای قدرشناسی از اهداکنندگان اصلی به وجود آورید.
توجه: لازم نیست که قدردانی ملموس از حامیان منحصر به کسانی باشد که مبلغی کلان اهدا کرده‌اند. مثلا گروهی در کانزاس بر آن شد که مسیری برای پیاده‌روی اعضای باهمستان ایجاد کند. اعضای گروه از اهداکنندگان درخواست کردند که با پرداخت ۲۵ دلار «قطعه‌ای از مسیر پیاده‌روی» را بخرند؛ به این ترتیب اهداکنندگان می‌توانستند بخشی حدودا دو متری از کل مسیر را بخرند. گروه به اهداکنندگان قول داد که با حک نامشان «بر روی لوحی که در پارک نصب می‌شود» از آن‌ها قدردانی کند.
-
نکته آخر اینکه پس از جمعآوری کمک مالی مردمی با گروه خود درباره مراسم و پیامدهای آن گفت‌وگو کنید. آیا مبلغی را که در نظر گرفته بودید به دست آوردید؟ آیا گروه شما حالا خوشنام‌تر است؟ رهبران بیش‌تری دارد؟ دوستان تازه‌ای یافته است؟ چه چیزهای دیگر باید بازنگری شوند؟ امید است که پس از بازنگری، زمانی برای شادی و جشن گرفتن و پاسخگویی به تحسین و تمجیدهایی که شایسته‌شان هستید باشد.
اما از این مهم غافل نشوید که فرصتی را برای بررسی چیزهایی که در جمعآوری کمک مالی دوست داشته‌اید و نداشته‌اید، اختصاص بدهید. بار دیگر که بخواهید چنین مراسمی برگزار کنید این مجال را خواهید داشت که با پختگی و توانمندی بیش‌تر اقدام کنید. دفعه بعد چه چیز را تغییر خواهید داد؟... و دفعه بعد کی خواهد بود؟