Sección 12. Diseñar e implementar un evento para recaudar fondos

•  ¿Qué es una Campaña para recaudar fondos?

• ¿Por qué su grupo debería realizar una campaña para recaudar fondos?

• ¿Cuándo debería su grupo realizar una campaña para recaudar fondos?

• ¿Cómo se debe planear e implementar una campaña para recaudar fondos de forma exitosa?

Antes de comenzar, reflexionemos sobre este pensamiento inicial:

"El dinero es neutral. Uno puede gastar su dinero en algo bueno o en algo malo. Por lo tanto, una organización democrática debería plantearse el objetivo de hacer mucho dinero, ya que elegirá gastarlo en algo bueno."

Esto lo expresó Joan Flanagan en una entrevista con Timothy Saasta, en la nota de Timothy Saasta, "Grass Roots Fund Raising" (The Grantsmanship Center News, Oct. - Dic., 1977). ¿Están de acuerdo? Ya sea que estén de acuerdo o no, en algún momento podrían encontrarse en la situación de necesitar recaudar fondos para  su grupo. La necesidad de recaudar dinero puede tenerlos sin dormir durante toda la noche, o puede resultar ser una experiencia magnífica para su grupo y para su comunidad. Definitivamente estamos a favor de la segunda opción. Entonces veamos si podemos mostrarles como hacerlo realidad.

¿Qué es una campaña para recaudar fondos?

Una campaña para recaudar fondos es una actividad realizada por un grupo con la finalidad de recaudar dinero para el grupo y sus programas. Las campañas para recaudar fondos usualmente requieren que el grupo brinde un producto, un servicio o un evento que les permita a otros contribuir con dinero. 

Ejemplos de este tipo de Campañas son las ventas de galletitas que realizan las Girl Scouts, lavado de autos, y carnavales comunitarios. En cada caso, el grupo cobra por un producto (galletitas), un servicio (lavado de autos) o un evento (carnaval).

Por supuesto, debemos tener en cuenta que hay campañas. Es decir, que existen colectas que recaudan únicamente el dinero suficiente para abastecer las alacenas de alimentos y existen mega-eventos de seis cifras y más. Aquí, las trataremos en la misma sección. Aunque el espíritu es el mismo, las actividades relacionadas con cada tipo de campaña para recaudar fondos son de alguna manera diferentes.

¿Por qué su grupo debería realizar una campaña para recaudar fondos?

Para recaudar dinero

Aunque llevar a cabo campañas para recaudar fondos brinda muchos beneficios diferentes, la meta fundamental de cualquier campaña para recaudar fondos es recaudar dinero. Y si uno está motivado, es posible recaudar mucho dinero en una campaña, hasta un millón de dólares y más (ver más adelante el ejemplo del estacionamiento). Su grupo puede no tener la necesidad, el deseo o los recursos para recaudar esa cantidad de dinero, pero aún así, apuntar alto puede ser útil.

En esta sección nos concentraremos en campañas para recaudar fondos de pequeñas a medianas, que son más apropiadas para la mayoría de los grupos con bases comunitarias a nivel local “grassroots”, que los eventos o campañas a gran escala. Pero incluso en este caso, y como anticipo a un tema posterior en esta sección, un criterio para su campaña podría ser recaudar la mayor cantidad de dinero en el menor tiempo posible. De lo contrario, su grupo podría convertirse en un grupo de campañas comunitarias para recaudar fondos de tiempo completo, en vez de un grupo de capacitación para jóvenes o un grupo de educación sanitaria o cualquier tipo de grupo del que realmente se es parte. No le dediquen tanta energía a su campaña de manera que no tengan tiempo de trabajar en los proyectos que realmente les son importantes. Recuerde que siempre se debe hacer las cosas en el orden correcto. 

Ejemplo: El festival de los pescadores

Una liga comunitaria se esforzó al máximo para la realización de su festival de los pescadores. Durante meses y meses el grupo gastó mucho tiempo y energía organizando un gran evento sofisticado para la comunidad. Aunque a los miembros de la comunidad les encantó asistir al festival, al final la liga apenas recaudó algo de dinero.  Terminaron gastando tanto para organizar el festival que luego de pagar todos los gastos obtuvieron muy pocas ganancias. Como evento comunitario fue un gran éxito, pero como Campaña para Recaudar Fondos, el festival fue un fracaso. Y el festival realmente agotó la energía de los miembros, energía que podrían haber usado trabajando en asuntos centrales para la liga.  

Pero por otro lado, recaudar dinero puede no ser su única finalidad. Una campaña para recaudar fondos exitosa puede hacer más que simplemente atraer dólares. Algunos otros objetivos pueden ser:

Para atraer nuevos miembros y voluntarios.

Ejemplo: Feria del cuidado preventivo de la salud

Su grupo decide realizar una muestra de cuidado preventivo de la salud como parte de la feria local del condado. Ustedes invitan a participar a muchos grupos de prevención diferentes. Cuando llegan los asistentes a la feria, compran refrescos, y otros artículos de su  puesto, se interiorizan con el tipo de trabajo que están realizando, se unen a su grupo y se inscriben como socios. Así también se pueden reforzar los vínculos con otros grupos de prevención.

Para concientizar a la población sobre su grupo y cómo funciona.

Ejemplo: El campeonato de bolos

Cuando el refugio de mujeres golpeadas realiza su campeonato anual de bolos, el refugio reparte información sobre sus programas en el boliche. Todos los que asisten al boliche terminan aprendiendo sobre el funcionamiento del refugio. El aprendizaje no termina necesariamente aquí; cuando el diario local anuncia que pronto se llevará a cabo el campeonato de bolos, también se puede comentar en el mismo artículo sobre el trabajo de su grupo.

Para mostrar a las fundaciones y corporaciones que su grupo cuenta con el apoyo de la comunidad.

Si ustedes esperan que otros paguen para solventar sus actividades, deben demostrar que están haciendo algo bien.

Ejemplo: Solicitar subvenciones

Cuando ustedes solicitan subvenciones de fundaciones y corporaciones, una recaudación local de fondos exitosa, brinda una prueba concreta de que su comunidad los respalda. Declaraciones como “quinientas personas asistieron a nuestra marcha de compromiso”, o “recaudamos $25,000 por nuestra cuenta" son muestras poderosas de que su comunidad se preocupa por su trabajo y de que los respaldará con su propio dinero.

Para brindarle a su grupo mayor independencia financiera y de programación.

Cuanto menos dependan de inversionistas externos, tendrán más independencia para establecer su propia agenda, y llevarla a cabo. Si ustedes están ganando su propio dinero, podrán abordar los temas que más les importan a su propio ritmo, a su manera, y sin preocuparse por otros que los controlen.  Éstas son las mayores ventajas.

Ejemplo: La liga educativa

Su liga educativa desea iniciar una campaña que promueva la lectura de los padres a sus hijos. ¿Cuál es la dificultad? Su grupo está solventado por una organización dedicada a programas de enriquecimiento de la música y el teatro. Si su grupo desea realizar la campaña para la lectura, los inversores podrían negarse, ya que la lectura no es una prioridad de inversión para ellos. Pero cuando ustedes ganan su propio dinero, lo pueden gastar de la manera que deseen!

¿Cuándo debería su grupo realizar una campaña para recaudar fondos?

Las Campañas para recaudar fondos pueden llevarse a cabo a lo largo de todo el año. ¿Existe un mejor momento? Sí, cuando el grupo necesita dinero para un proyecto, evento o programa específico. O cuando se está embarcando en una campaña educativa particular o para sumar socios. Por supuesto, se deben anticipar estas necesidades con bastante anterioridad, de manera que tengan tiempo suficiente para planear su campaña para recaudar fondos y de este modo las actividades de su programa contarán con los fondos y colaboradores necesarios.

Al elegir un momento específico, se aplican algunos principios del sentido común: Si su campaña para recaudar fondos se llevará a cabo al aire libre, realícenlo en una fecha en que el clima sea templado, (a menos que sea un evento del estilo de carnaval de invierno). Si están recaudando dinero para uniformes para la banda, asegúrense de que los miembros de la banda estén cerca para ayudarlos. Si están recaudando fondos para combatir una enfermedad, no compitan con otras campañas relacionadas con la salud que hayan sido programadas con anterioridad. Y aunque las personas son a menudo donantes más generosos durante las fiestas navideñas, también suelen tener menos tiempo para asistir a eventos; en esta ocasión es cuando podrían preferir recaudar dinero a través del correo.

Ejemplo: Un nuevo patio de juegos para niños

Un pueblo pagó su nuevo patio de juegos para niños con un paseo primaveral de un día por los jardines más hermosos de los residentes. El paseo en realidad se planeó durante el otoño, pero se llevó a cabo durante la temporada primaveral, en Mayo. Las personas compraron un boleto y recibieron un mapa con la ubicación de los jardines en su pueblo. Durante el día, los residentes se la pasaron manejando y visitando los jardines del otro.  La campaña obtuvo casi 100% de ganancias y todo el dinero fue destinado directamente a comprar accesorios para el patio de juegos. (Este es además un buen ejemplo de como recaudar dinero usando los recursos con los que ya cuenta la comunidad).

Realizar una campaña para recaudar fondos por única vez está bien, pero si su grupo descubre una idea exitosa, puede considerar la posibilidad de realizar el evento anualmente. Muchos grupos llevan a cabo eventos para recaudar fondos para proyectos específicos y además refuerzan su presupuesto anual con una campaña para recaudar fondos por año. Ustedes pueden hacerlo también.

¿Cómo se debe planear y realizar una campaña para recaudar fondos de forma exitosa?

Nosotros recomendamos empezar teniendo en cuenta los aspectos generales. Esto significa analizar (o volver a analizar) cuáles son los objetivos generales de la organización. Pregúntense: "¿A qué nos dedicamos? ¿Qué queremos lograr realmente?" Si ustedes tienen una idea fuerte de la identidad y el propósito de la organización, entonces sabremos qué lugar ocupa el aspecto financiero.

Una vez que se consideraron los aspectos generales, ya se está listo para avanzar. Iremos paso a paso.

Establezca o clarifique los objetivos financieros generales

¿Cuáles son sus objetivos financieros? ¿Y cómo se vinculan con los objetivos más generales de la organización? Uno puede desear expandirse hasta determinado punto, o quizás crecer tanto como se pueda. Cualquiera que sea el caso, deberán aumentar su presupuesto y probablemente también sus ganancias.

Pero quizás ustedes prefieran deliberadamente mantenerse pequeños o quizás realizar todo el trabajo que sea posible sin recaudar dinero. Esta es una elección válida, que a veces también puede resultar preferible. El punto es que es una elección, basada en sus creencias particulares y en su situación en particular. Y su elección es importante, ya que determinará si se recaudará dinero y de qué manera. Una vez que los objetivos estén establecidos y clarificados, y si decidieron que realmente necesitan recaudar una determinada cantidad de dinero, entonces es momento de empezar a pensar en un evento para recaudar fondos.

Establezca sus objetivos para esta campaña para recaudar fondos

Para empezar, ¿qué lugar ocupa su campaña para recaudar fondos en los proyectos generales? Su campaña para recaudar fondos será parte de su plan financiero, pero probablemente no será la única. Ustedes quizás busquen obtener recursos de otras maneras, a través de subvenciones, 

por ejemplo, o a través de donaciones o servicios en especie. Entonces pregúntense: ¿Qué porcentaje de nuestro presupuesto total debería provenir de campañas para recaudar fondos? ¿Y cuál es la meta razonable para este evento de recaudación fondos en particular?

Aquí les presentamos dos ejemplos que ilustran este punto:

Publicar un Boletín Informativo

Algunos vecinos preocupados por la comunidad decidieron publicar un Boletín Informativo Barrial  en una localidad suburbana de aproximadamente 2000 personas. Calcularon que podrían imprimir 3 o 4 ediciones por año por menos de $1000 y repartirlas usando voluntarios en cada calle.  Entonces todo lo que necesitaban era $1000 por año. Pudieron recaudar este dinero simplemente publicando avisos donde solicitaban donaciones.  Ese fue el alcance de esa campaña para recaudar fondos; Este proyecto no requirió la realización de eventos especiales para recaudar fondos. Pero comparemos este ejemplo con el siguiente:

Comprar un terreno para parqueo comunitario

En Santa Bárbara, California, durante muchos años los residentes habían podido estacionar libremente en un terreno de 28 hectáreas.  Pero en realidad, el terreno era de propiedad privada, y entonces se había puesto a la venta. La comunidad pensó en comprar el terreno, pero el valor del mismo era de $3,5 millones, y el plazo era en 10 semanas. Sin embargo, los residentes se pusieron a trabajar, en un esfuerzo extremo. Implementaron cenas comunitarias, beneficencia, carreras benéficas, lectura de poesías, puestos en concesión, niños vendiendo jugo en los cruces de calles, mesas frente a los negocios, los ahorros familiares, y todo lo que se les ocurrió. En 10 semanas, recaudaron $2,5 millones; y con la ayuda de una donación del condado de $1 millón, lograron su objetivo. Fue una campaña para recaudar fondos con múltiples métodos, a lo grande, bajo mucha presión. Y fue exitosa; así se puede lograrse.

Las metas de su propia campaña para recaudar fondos pueden estar en un nivel intermedio; pero conocer exactamente cuáles son las metas será de gran ayuda. Cumplirá un rol importante al determinar qué tipo de campaña realizar, y cuánto trabajo y qué tipo de trabajo se necesitará para lograr que sea exitosa.

Una vez que decidieron cuáles son las metas de su campaña, deben tener en cuenta los siguientes puntos. Las respuestas que le den a éstos los ayudarán a avanzar con su trabajo.

• ¿Cuánta inversión, o dinero inicial, necesitará el grupo para prepararse para el evento? Con frecuencia, el grupo necesitará gastar dinero para recaudar dinero. ¿De dónde provendrá este dinero? ¿Ahorros, un préstamo, ventas anticipadas? ¿Alguna otra opción?
• ¿Cuáles serán los gastos totales de la campaña? ¿Cuánto dinero se necesitará para al menos cubrir los gastos? Sería conveniente establecer en una suma necesaria para cubrir los gastos así como la suma que tienen como objetivo ganar.
• ¿Quién se encargará de manejar y registrar el dinero que entra y el que sale? ¿Se necesita una cuenta bancaria separada para el evento? ¿Su grupo, cuenta con un tesorero, o un encargado de finanzas? (de no ser así, deberían designar a una persona específica para que se encargue de esta tarea.)

Elija el evento para recaudar fondos

No existe una campaña para recaudar fondos “perfecta” o “infalible”. Entonces ¿cuál es el criterio a seguir al momento de elegir la correcta?

Aquí les presentamos un punto de vista: Joan Flanagan, experta en campañas para recaudar fondos reconocida en los Estados Unidos, sugiere que al principio uno debería apuntar a un evento que brinde un alto nivel de ganancias y que represente un bajo nivel de gastos generales. Ella recomienda llevar a cabo un evento que se acerque lo más posible al 100 % de ganancias. Vender artículos que no les costaron nada, o casi nada, es una manera de maximizar las ganancias. El paseo por los jardines del ejemplo anterior entra dentro de esta categoría.

A continuación encontrarán algunos ejemplos famosos de ventas para recaudar dinero con un alto grado de ganancias:

Ventas de garaje	Venta de pasteles
Venta de plantas	Café o te (con disertantes)
Venta de libros usados	Sorteos (de artículos donados)
Casas embrujadas en Halloween	Proyección de películas
Cenas comunitarias	Lavado de autos
Torneos deportivos
Aportes o subastas de celebridades
Caminatas, Carreras, o "maratones," (donde los corredores [o comensales, o bailarines...] reciben donaciones	Revistas publicitarias (donde las empresas publican avisos en una revista que contiene principalmente otros avisos)

Encontrarán más detalles sobre cómo llevar a cabo la mayoría de los eventos mencionados anteriormente en el libro de  Joan Flanagan “The Grass Roots Fundraising Book”.

Sin embargo, tengan en cuenta que recaudar dinero puede no ser la única meta de su campaña. Es decir, que es recomendable elegir una campaña para recaudar fondos que se ajuste a sus propios objetivos, habilidades e intereses. Y es mejor si su campaña también está vinculada con las necesidades y la situación de su comunidad. Por lo tanto aquí tienen otras preguntas que ustedes y su grupo pueden tener en cuenta al tomar la decisión:

Preguntas sobre mi comunidad

• ¿Qué necesita la comunidad? ¿De qué manera nuestro proyecto satisface esa necesidad?
• ¿Quién se beneficia con este proyecto? ¿Quién podría arriesgarse a  perder algo?
• ¿Habrá oposición a las actividades de la campaña? ¿Por parte de quién?
• ¿Necesitamos ayuda externa al grupo?
• ¿Recaudaremos fondos solos o junto con otros grupos comunitarios? ¿Cuáles?

Preguntas sobre ustedes y su grupo

• ¿Quién está disponible para realizar la campaña? ¿A quién pueden dirigirse?
• ¿Con cuánto tiempo cuentan? ¿Existe un plazo o término? ¿Es necesario haber terminado la campaña para recaudar fondos en un mes, o en un par de meses? ¿O no existe un plazo en particular?
• ¿Qué otros recursos tienen disponibles? Aquí podemos incluir recursos materiales, contactos personales y profesionales, inversión inicial y conocimientos técnicos, en caso de ser necesarios.
• ¿Cuáles serán los beneficios no económicos de la campaña? Por ejemplo:
  • ¿Podría este proyecto atraer nuevos integrantes para nuestro grupo?
  • ¿Podría este proyecto formar nuevos líderes para nuestro grupo?
  • ¿Podría este proyecto acercarnos a nuevos compañeros con quienes trabajar?
  • ¿Podría este proyecto enseñarnos nuevas habilidades?
  • ¿Esta campaña representará una buena publicidad para nosotros?
  • ¿Esta campaña representará un desafío interesante?
  • ¿Cómo nos hará sentir este evento con respecto a nuestro grupo?
  • ¿Cómo hará que otros se sientan con respecto a nosotros?
• Finalmente, y por sobre todas las cosas, ¿Qué le interesa verdaderamente a ustedes y a sus grupos? Como mínimo, ¿qué pueden respaldar? Mejor aún, ¿qué les resulta divertido? Ya que si es divertido para ustedes, probablemente también lo sea para otros que participen, y viceversa.

Esto les puede parecer una larga lista de preguntas, y estamos de acuerdo con que es así. Pero también creemos que tomarse el tiempo de analizarlas y encontrarles una respuesta a la larga dará sus frutos.

Seleccione colaboradores potenciales

En el ámbito de la música, un “solo” puede resultar asombrosamente hermoso, pero una campaña para recaudar fondos no es una tarea solitaria. Probablemente, querrán ayuda. Probablemente, la necesitarán.

Existen dos tipos de ayuda que tenemos en mente. La primera es la de aquellas personas que los ayudarán a planificar y llevar a cabo el evento propiamente dicho. En cuanto a la planificación, las campañas de recaudación casi siempre resultan mejor y más divertidas cuando son el fruto de un esfuerzo grupal. Se pueden generar más ideas, se puede distribuir más el trabajo, y cada miembro del grupo puede acercar muchos más miembros a la red.

En cuanto a la ejecución, seguramente necesitan ayudantes para el día del evento. Si se va a realizar un lavado de autos, probablemente no quieren lavar solos todos los autos, a menos que estén dispuestos a terminar muy mojados y agotados. En general, si preguntan, pueden encontrar a personas que estarían dispuestas (y a veces más que dispuestas) a recibir las entradas, sentarse en un puesto, servir la comida, e incluso limpiar cuando todo termine.

El segundo tipo de ayuda proviene de posibles donantes. Probablemente los miembros de su propia organización sean los primeros de la lista, de la misma manera en que una empresa inteligente apunta a sus clientes anteriores. Probablemente también quieren promocionar el evento hacia la comunidad en general, o al menos hacia algunas partes de la comunidad. Las preguntas clave son: ¿Cómo pueden explicarles su proyecto a los posibles colaboradores? ¿Qué hará que deseen ayudarlos? En realidad estos son grandes temas; pero encontrarán más detalles sobre los mecanismos para implementarlos.

Finalmente, probablemente quieran seleccionar algún pez gordo, como pueden ser los posibles grandes donantes. ¿Conocen personas que estarían dispuestas a dar mucho dinero? O ¿Conocen personas que conozcan a estas personas? En ese caso, consideren la posibilidad de contactarlos por adelantado.

¿Por qué deberían hacer eso y cómo? El recuadro siguiente quizás les de algunas pistas.

Contactar a un gran donante

Un objetivo de su campaña es juntar eficientemente la mayor cantidad de dinero posible, por lo tanto, piensen en personas que podrían ser grandes donantes para su causa. Estos donantes pueden brindarles un apoyo inicial para su evento, quizás también un apoyo constante. Deberán tomarse un tiempo para identificar a estas personas y deberán preparar muy cuidadosamente su discurso de venta; pero a la larga puede ahorrarles tiempo y esfuerzo.  Piensen en la diferencia entre contactar una persona que decide donar $500 y vender 500 rifas a $1 cada una.  ¡Es mucho tiempo y son muchas rifas!

Entonces entre los miembros del grupo aporten ideas sobre quién podría dar una gran donación.  Luego realicen una cita para encontrarse con esa persona frente a frente. (Las llamadas telefónicas y las cartas no son tan efectivas como una presentación en persona, aunque pueden acompañarla y ser favorables.) Antes de la reunión, practiquen su presentación frente a otros, para sentirse cómodos y confiados al ingresar.

De ser posible, hablen con estos grandes donantes incluso antes de iniciar la campaña pública.  Pueden contarle a sus donantes detalles sobre sus proyectos, por qué los contactaron y por qué el proyecto encaja naturalmente con los intereses del donante. (Intentar convencer a una persona hostil no es una buena manera de invertir su tiempo, ¡por esta razón es que han aportado ideas cuidadosamente con anticipación!) Díganles a los posibles donantes que recurrieron a ellos en ese momento, antes de iniciar la campaña pública, y sugiéranles que consideren la posibilidad de hacer una donación importante, que demuestre su liderazgo y compromiso.  Tengan en mente una cifra planeada que apunte alto pero que se encuentre al alcance del donante.  No se olviden mencionar de qué manera se reconocerá la generosidad del donante.

De acuerdo con esto, planeen por anticipado ese reconocimiento. ¿Harán una lista de los grandes donantes en el material de publicidad? ¿Crearán una “pared de honor” con sus nombres inscriptos en el edificio que ayudaron a pagar? Pedir a los donantes dinero para pagar algo en particular puede motivarlos para que sean más generosos en su donación, por ejemplo, los organizadores de un campamento de verano para niños de la ciudad podrían decirles a los donantes que una donación de $500 servirá para enviar a un niño al campamento durante dos semanas. Incluso pueden mostrarle una fotografía del niño en particular que se vería beneficiado con esta donación, o prever que el niño le escriba una carta al donante. ¡Aquí pueden usar su creatividad!

Organice y planifique el evento

 Para agregar algunos datos específicos para las campañas de recaudación de fondos:

• Cuando el grupo planee el evento, no olviden que el objetivo es recaudar fondos. Y minimicen los gastos en la preparación; pueden hacer esto solicitando materiales y trabajo donados.
• En el evento, intenten que el esfuerzo rinda el doble, es decir se pueden matar dos pájaros de un tiro. Si están llevando a cabo una venta de plantas, vendan prendedores y camisetas promocionando su grupo. O vendan rifas en una cena comunitaria ¡Pero asegúrense de que sus ventas cubran los gastos!
• No limiten la duplicación de este esfuerzo a ganar dinero. Intenten realizar un registro de quienes asisten al evento, tengan una hoja donde registrarse u ofrezcan un premio con la entrada para el cual se requiera que las personas se inscriban. Estas personas son los colaboradores del grupo, o al menos son posibles colaboradores. Pueden continuar trabajando con ellos después y alentarlos para que se conviertan en miembros activos.
• Asegúrense de tener suficiente información sobre su grupo para entregar -folletos, credenciales de socios, anuncios de los próximos eventos. (Algunos grupos tienen un portafolio con materiales empacados, de esta manera están siempre listos para hacer publicidad.)
• ¡Documenten su evento para el público!  Inviten a que asista la prensa local, saquen fotos. Esto les dará algo concreto que mostrarle a los donantes en el futuro e incluso algo que agregar en el boletín informativo del grupo.
• Y guarden un cuidadoso registro de todas las personas que ayudaron a su grupo, una vez que la campaña para recaudar fondos haya terminado querrán agradecerles.

Para complementar estos puntos, a continuación tienen una lista de control: Joan Flanagan sugiere que deben tener lo siguiente para realizar su evento. ¿Les parece que tiene lógica?

Lista de control para un evento de recaudación de fondos

Notificar a la policía o  al destacamento policial	Seguro
Dinero en efectivo para dar vuelto	Caja (para el dinero)
Talonarios de recibo	Credenciales/gafetes
Información sobre su organización	Lista para registrarse
Boletines informativos actuales o volantes	Cartelera
Credenciales de membresías	Lapiceros
Material de promoción-- prendedores, camisetas, etc.	Marcadores
Anuncios escritos de su próxima reunión o evento	Cinta
Equipo de Primeros Auxilios	Aspirinas
Números telefónicos para contactar personas especiales	Reloj
Un mandadero para emergencias y objetos perdidos	Calzado cómodo
Números de emergencia (Policía, bomberos, etc.)
Paciencia, tacto, imaginación – y ¡buen sentido del humor!

 

Repase el evento una vez que termine

• Redacten notas de agradecimiento a todos los donantes. Esto demuestra cuanto apreciaron sus donaciones y los mantiene en buen contacto con sus colaboradores.
• No se olviden hacer lo mismo para sus trabajadores y voluntarios.
• Conserven toda la información importante sobre los donantes en un programa de computación o en una ficha. Aquí pueden incluir nombre, dirección, número de teléfono, ocupación, conexión con su grupo, donaciones previas, contactos realizados e historia de la donación.
• Comiencen estableciendo de qué manera reconocerán a los grandes donantes, como se planteó en el Paso Nº 4 anterior.

Nota: Un reconocimiento visible no está limitado a los grandes contribuyentes. Por ejemplo, un grupo en Kansas quería construir una senda peatonal comunitaria. Les pidieron a los donantes que compraran un “tramo de la senda”, por $25 podían comprar un tramo de senda de 1,8 m. El grupo también les prometió a sus donantes “Serán reconocidos en una placa que se colocará en el parque”.

• Finalmente, luego de la campaña para recaudar fondos, hablen con los miembros del grupo sobre el evento y sus resultados. ¿Consiguieron la cantidad de dinero que pretendían? ¿El grupo adquirió una mejor reputación, más líderes, nuevos aliados? ¿Qué más debe repasarse?  Una vez que hayan realizado la revisión, con suerte, será momento para celebrar y recibir unas merecidas felicitaciones.

Pero asegúrense de aprovechar esta ocasión especial para decidir qué les gustó y qué no les gustó acerca de la campaña. La próxima vez tendrán la oportunidad de crecer y mejorar. ¿Qué cambiarían para la próxima vez? Y ¿cuándo será la próxima vez?