Sección 6. Compartir puestos de trabajo y otros recursos

• ¿Por qué compartir posiciones u otros recursos?

• ¿Cuándo debe una organización considerar un acuerdo participativo?

• Diferentes tipos de acuerdos participativos

• Diferentes tipos de recursos que pueden ser compartidos

• ¿Cómo crear y manejar una posición u otros recursos compartidos?

• Barreras comunes contra el compartir, cómo superarlas

Una clínica de salud comunitaria ofrece espacio de consulta gratuita para un programa de prevención de violencia doméstica.

Un programa de capacitación laboral ofrece servicios a los participantes en una agencia de desarrollo comunitario a cambio del tiempo de sus participantes en consultoría de vivienda por parte de la otra agencia.

Una agencia de protección a menores permite que una iniciativa de origen popular anti abuso infantil haga uso de su copiadora.

El compartir recursos con frecuencia hace posible a las organizaciones prestar servicios o satisfacer necesidades que no podrían manejar por cuenta propia. Así como hay organizaciones e iniciativas que toman diferentes formas, existen muchas diferentes maneras de compartir posiciones y recursos. Los objetivos básicos de compartir, sin embargo, son casi siempre los mismos: ayudar a los participantes a ganar acceso a posiciones, servicios, o bienes que por cuenta propia no podrían alcanzar, para incrementar su capacidad al cumplir con sus misiones, y avanzar en sus metas organizacionales. El cooperar o colaborar de esta manera puede ampliar el punto de vista de una organización y enseñar nuevas aptitudes a su personal.  Pero también existen barreras para compartir posiciones y recursos; y a menos que esas barreras sean reconocidas y superadas, el compartir recursos puede volverse no solo una dificultad, sino también un desastre para todos los involucrados.

¿Cómo saber si desea ser parte de un acuerdo participativo con una o más organizaciones? ¿Cómo sería dicho acuerdo? ¿Cómo puede elaborar un acuerdo que beneficie a todos los involucrados? En esta sección, hablaremos de...

• Por qué se podría tener interés en ser parte de un acuerdo participativo
• Cuando tiene sentido intentar crear una posición u otro recurso compartido
• Las diferentes formas que un acuerdo de esta naturaleza puede tomar, y qué tipos de recursos pueden ser compartidos
• Cómo crear y manejar una posición u otro recurso compartido
• Las barreras para el éxito de los acuerdos participativos, y cómo superarlos

¿Por qué compartir posiciones u otros recursos?

Existen un número de razones para crear una posición u otro recurso compartido. Mientras que el dinero es en mucho la razón más común y apremiante, las organizaciones también pueden desear crear mejores servicios o una iniciativa más solida, o pueden preferir apoyar a otras organizaciones por razones filosóficas. El fusionar talentos y propósitos de dos o más organizaciones a través de la coordinación, cooperación o colaboración, puede llevar a una viabilidad financiera, mejores servicios, o cambios positivos en la comunidad.

Dinero: Las organizaciones e iniciativas de origen popular o basadas en una comunidad frecuentemente están sub financiadas en el mejor de los casos, y a veces estancadas en el fondo. Pueden necesitar una posición o servicio, dar un servicio necesario a los participantes, o la falta de elementos organizacionales básicos (soporte de un oficinista, una copiadora, un sistema telefónico, hasta artículos de oficina). El unirse para conformar un grupo es una forma de poder satisfacer esas necesidades económicamente. Una organización puede ser elegible para un financiamiento que puede ser compartido con otra organización que haga labores similares o relacionadas. Las organizaciones pueden ser capaces de intercambiar servicios, u ofrecer servicios muy económicos a otros. Cualquiera que sea el acuerdo, cada socio obtiene algo que encuentra valioso, y uno o ambos son generalmente habilitados a hacer u obtener algo que de otro modo no podrían.

Aunque el dinero es ciertamente un factor importante en la operación de organizaciones de origen popular y otras con fines no lucrativos, tenga cuidado de no hacer de este el factor más importante. La pregunta que se debe seguir haciendo es “¿De qué manera se extiende la misión de la organización a través de esto?” Frecuentemente, una organización puede solicitar financiamientos compartidos o abalanzarse sobre ofertas de posiciones compartidas sin pensar cuidadosamente sobre cómo los fondos o la posición en particular se adecúan a la filosofía y propósito de la organización. Si una participación no encaja con lo que la organización ya se encuentra haciendo o desea hacer, es probable que cause mayor problema que lo que pudiera valer cualquier ganancia financiera.

Crear mejores servicios o una iniciativa más sólida: A veces, la gran visión de una organización la puede llevar a participar en un acuerdo participativo que puede no beneficiarla en términos financieros. Por ejemplo, varios grupos preocupados por la salud pública pueden coordinar sus campañas publicitarias, defender los temas de los otros, y proporcionar voluntarios para trabajar en las iniciativas de los otros. Mientras sus esfuerzos pueden no tener un impacto inmediato en la finanzas de alguno en el grupo, al compartir los recursos, pueden llamar más la atención hacia los temas de salud pública que lo que pudiera lograr uno de ellos por sí solo.

Filosofía compartida: Una organización o iniciativa la cual apoya metas políticas o sociales en particular puede desear compartir recursos con otros grupos que tienen pensamientos similares, para poder crear mayor apoyo comunitario para alcanzar esas metas. Al sacar recursos, estos grupos pueden ser capaces de tener mayor voz en la comunidad a diferencia de si cada uno hablara por sí mismo, y con esto influenciando el pensamiento de la opinión pública de una manera más poderosa.

¿Cuándo debe considerar una organización un acuerdo participativo?

El momento oportuno es importante en casi todo lo que hace una organización, y cuando se comparten recursos esta no es la excepción. El momento oportuno de un acuerdo participativo frecuentemente depende de factores externos, pero también puede ser motivado por las necesidades internas inmediatas de la organización. Los momentos oportunos para considerar compartir una posición u otro recurso pueden incluir razonablemente...

• Cuando el dinero o algo más está disponible, especialmente cuando aquello que está disponible de todas maneras se adecúa específicamente a lo que usted esperaba hacer. Tal vez otra organización o grupo conoce de un financiamiento que desea aplicar conjuntamente, o tiene dinero que desea gastar en un servicio que su organización desea prestar, o tiene espacio disponible para compartir en una comunidad a la cual desea servir. Algunos financiamientos requieren la colaboración; a veces su organización u otros únicamente tienen la capacidad o el deseo de hacer parte de lo que el financiamiento pide. Si el acuerdo tiene sentido, el tiempo puede estar diciéndole algo.

Un proveedor de alfabetización para adultos y una organización de albergue habían estado batallando para encontrar formas de obtener servicios educativos para adultos a los residentes del albergue y para la población sin hogar en general. Cuando el dinero estuvo disponible para la alfabetización de adultos a personas sin hogar, los dos elaboraron una exitosa propuesta para prestar los servicios a los residentes de los albergues. La colaboración duró tres años, proporcionó el tiempo necesario para el personal y los servicios para ambas organizaciones, y forjó una relación que persistió aun mucho después de que los fondos se habían terminado. Un resultado del programa compartido fue que uno de los residentes del albergue eventualmente llegó a ser miembro del personal clave del proveedor de servicios de alfabetización.

• Cuando hay que atender una emergencia o un vencimiento. Si su nuevo terrateniente ha decidido que sobre su espacio construirá un gran condominio, y su arrendamiento vence en dos semanas, el compartir espacio puede parecer una buena idea. Si el financiamiento para una posición importante ha sido cortado, puede ser que quiera intentar mantener el servicio funcionando al negociar un acuerdo participativo con otra organización. Si su copiadora se ha descompuesto, y tiene un gran evento público próximamente, puede estar agradecido por usar el equipo de alguien más. El compartir es una forma de enfrentar un desastre potencial.
• Cuando hay una necesidad en particular en la comunidad que usted y otras organizaciones quieren atender. Un pico inesperado en las muertes por SIDA puede ser un estimulo para que varias organizaciones se unan para obtener información tan pronto como sea posible, a través de un educador de salud comunitario o trabajador social compartido. Una caída económica puede dramatizar el hecho de que muchos individuos en varias poblaciones metas de organizaciones carecen de las aptitudes básicas para obtener y mantener un empleo, y pueden llevar a un esfuerzo conjunto para proveer educación a los adultos. Lo que una organización no puede hacer por sí sola, varias pueden hacerlo fácilmente.
• Cuando parece que compartir recursos es simplemente una buena idea cuyo momento ha llegado, y se forma un grupo para ver posibilidades. Un grupo de organizaciones en el área rural de Massachusetts—incluyendo un albergue para mujeres maltratadas, un programa para embarazadas o madres adolescentes, una agencia de acción comunitaria, planificación familiar, un teatro comunitario, un proveedor de alfabetización para adultos, y una agencia de servicios a personas de la tercera edad—comenzó a reunirse específicamente para buscar proyectos conjuntos que sirvieran mejor al área y trajeran el dinero en efectivo necesario para las agencias. Varias colaboraciones salieron de estas reuniones, y adicionalmente, la mayoría de las organizaciones comenzaron a trabajar más cercanamente una con otra en otras áreas.

Diferentes tipos de acuerdos participativos

El compartir puede tomar muchas formas diferentes…cada una tiene sus propias ventajas y desventajas, y viene con su propio conjunto de reglas básicas.

Financiamientos:

Una organización—o negocio, u oficina municipal, iglesia o sinagoga, hasta un terrateniente – puede donar tiempo del personal, espacio, o equipo debido a que cree en lo que usted está haciendo, quiere ver lo que usted tiene disponible para la comunidad, o simplemente quiere llevar a cabo un servicio comunitario. A veces hay ventajas de impuestos para el donador. Estos financiamientos generalmente caen bajo el encabezado de "Apoyo En-Especie," y con frecuencia involucran a una organización más grande para que entregue algo de recursos sin desembolso de efectivo a una organización no lucrativa más pequeña: los negocios pueden proporcionar miembros directivos; las organizaciones pueden permitir a otros el libre uso de copiadoras, computadoras, y faxes, o donar mobiliario.

Si su grupo puede ser parte de tal acuerdo, ¡muy bien! Para mayor información sobre cómo buscar apoyo en especie.

Intercambios:

Dos o más organizaciones pueden convenir en intercambiar recursos. En respuesta a cierto número de horas por semana de su consultor, por ejemplo, otra organización puede proveerle a usted con espacio, o una computadora, o los servicios de uno de su personal. Es una situación de intercambio: no hay dinero involucrado.

Los problemas pueden surgir con este tipo de acuerdo cuando una organización siente que está recibiendo menos por lo que está dando, o que lo que está obteniendo no es lo que desea, o que ya no necesita el intercambio. La otra organización puede entonces quedarse sin algo de lo que ya es dependiente.

Compartiendo costos:

Dos o más organizaciones pudieran simplemente compartir igualmente los costos de renta de espacio, contratación de personal en un puesto que todos necesitan (un contador, por ejemplo), comprando una pieza de equipo, etc. La ventaja aquí es que cada una de las partes debe pagar solamente por lo que necesita (por ejemplo 1/3 del tiempo del contador), con esto reduciendo los costos para todos.

Bajo estas circunstancias, cada uno tendría iguales derechos a los recursos, y existiría la necesidad de tener un entendimiento muy claro sobre cómo sería dividido. Si alguien siente que no está obteniendo tanto del acuerdo como el otro(s), puede ser que se caiga todo el asunto.

Financiamientos conjuntos:

Dos o más organizaciones aplican para un financiamiento para cooperar o colaborar en la entrega de un conjunto de servicios en particular para una población en particular. Aunque es muy común, este puede ser el tipo de acuerdo más complicado, debido a que hay al menos tres diferentes posibilidades, dependiendo de los requerimientos del financiamiento y la manera en que la propuesta es redactada:

• Los participantes pueden dejar fuera quien hace que cosa, y simplemente compartir el dinero como está especificado.
• Uno de los participantes puede ser la "agencia líder"—la que es financiada realmente, y para quien se van a emitir los cheques, y puede contratar a otro(s) para prestar servicios específicos bajo el financiamiento. En este caso, aquellos que prestan el servicio reciben el pago por el trabajo desempeñado (como si trabajaran para la primera organización), y el servicio se define muy específica y reducidamente.
• Uno de los participantes puede ser la agencia líder, y puede contactar al otro(s) para servicios específicos. Un contratista obtiene una suma global por desempeñar sus servicios, y es responsable de cómo se prestan los servicios y cómo se gasta el dinero.

Los beneficios potenciales aquí pueden ser grandes, pero las dificultades potenciales también son enormes, mayores a los sumideros (desaguaderos) de Florida. Lo fundamental es que todos los participantes son responsables uno de otro y para el proveedor de los fondos se debe de usar el dinero exactamente como dijeron que lo harían. Si alguien no hace el trabajo, todos los involucrados pueden verse afectados. El redactar y manejar un financiamiento conjunto se aborda más detalladamente en el Apéndice.

Diferentes tipos de recursos que pueden ser compartidos

Cualquiera que sea el recurso, existe probablemente una forma de compartirlo para beneficio mutuo de todas las organizaciones involucradas.

La gente.

El personal podría:

• Ser empleado por una organización, pero sus servicios pudieran estar accesibles a través de otras organizaciones para una gran parte de la población meta. Un proveedor de servicios de guardería, por ejemplo, puede solicitar fondos para contratar un maestro específicamente para prestar servicios de atención infantil a participantes de otras organizaciones mientras ellos atienden sus programas (capacitación de trabajo, alfabetización para adultos, consejería, etc.) Un consejero puede ser pagado por una agencia de planeación familiar para manejar grupos de apoyo a madres adolescentes y adolescentes embarazadas de un programa interno de escuela preparatoria, una clínica de salud pública, y una oficina de asistencia pública. Los voluntarios para una organización pueden hacer llamadas o reclutar participantes para otra.
• Proveer servicios a, y ser empleados por, dos o más organizaciones. Un trabajador de servicio social puede ser pagado por ambos, un programa para adolescentes sin hogar y una clínica de abuso de drogas para trabajar con ambos grupos comunitarios, los cuales con frecuencia tienen muchas similitudes que se coinciden en gran parte. Dos o más organizaciones pueden poner recursos para contratar a un oficinista de medio tiempo o tiempo completo o de soporte contable, ayuda de computación y asistencia técnica, servicios de consultoría, o atención medica, lo cual entonces será compartido entre todos. Varias organizaciones pueden contratar conjuntamente a un redactor de solicitudes de financiamiento, sea para investigar y generar proyectos colaborativos, o para trabajar independientemente para cada organización.
• Prestar servicios a los participantes de otra organización en intercambio por los servicios prestados por dicha organización a los participantes de la primera. Un consejero laboral puede ayudar a estudiantes de educación para adultos a efectuar búsquedas de empleo en intercambio por la instrucción de alfabetización a participantes de la capacitación de empleo. Usted podrá imaginarse casi cualquier cantidad de otros tipos de intercambios tales como: planificación familiar y salud mental, salud pública y servicios a los desamparados, etc.
• Compartir oportunidades de capacitación y desarrollo profesional con personal de otras organizaciones.

En cualquier acuerdo participativo que involucre gente, asegúrese que los individuos que realmente están involucrados entiendan de antemano lo que significa compartir, y cómo se verán afectados ellos y sus empleos. Ellos deben meter mano en el diseño de la forma del concepto, y deben estar conformes en que el acuerdo propuesto sea realmente funcional para ellos, en lugar de cargarlos con un empleo y medio. Si no entran al acuerdo por alguna razón – porque no les agradan las personas en la organización compañera, no quieren hacer lo que la sociedad pide, etc. – lo más probable es que su acuerdo sea echado abajo antes de que comience. Ellos necesitan estar involucrados desde el principio, y sus preocupaciones necesitan ser escuchadas y atendidas.

Espacio.

Las organizaciones comparten espacio por razones económicas, claro está, pero mas allá de eso hay metas y filosofías compartidas, metas comunitarias compartidas, y la probabilidad de compartir programas.

Algunos acuerdos de espacio compartido son justamente eso: dos o más grupos usando todos el mismo espacio al mismo tiempo, un acuerdo difícil si el uso de espacio es para servicios directos. Una variante sobre esto es aquella en la cual dos o más organizaciones usan el mismo espacio, pero en diferentes horarios. Aunque una tercera posibilidad de espacio compartido es aquella donde se divide el espacio, no necesariamente en partes iguales, entre dos o más organizaciones, las cuales pueden o no hacer uso del mismo espacio al mismo tiempo. Cualquiera de estos acuerdos puede ser en renta conjunta, un subarrendamiento, o un financiamiento por parte del arrendador o propietario original.

Un programa de alfabetización rentó –a bajo precio – una oficina en uno de sus sitios a un albergue para mujeres maltratadas y a un grupo defensor de causas sociales. No solamente hubo constantes referencias cruzadas–, sino que cada programa tenía un profundo efecto en los participantes de la otra parte. Muchos, particularmente hombres, estudiantes de alfabetización se hicieron mucho más sensibles al problema de la violencia doméstica; y muchas de las mujeres maltratadas se dieron cuenta del valor de la educación, tanto para su independencia como para su autoestima. Además, el consejero de mujeres maltratadas, se hizo miembro de tiempo completo de la comunidad formada por personal y estudiantes del programa de alfabetización, formando parte de los eventos y actividades del programa, y sirviendo a un comité administrativo de personal y estudiantes. El acuerdo cimentó las bases de una relación que ya era buena entre las dos organizaciones, hizo más fácil trabajar juntos de una manera creativa.

El último acuerdo de espacio compartido es aquel en el cual dos o más grupos compran conjuntamente un edificio para albergarse a sí mismos, y tal vez a otros también, bajo el mismo techo. Las ventajas de esta situación incluyen la renta congelada (por ejemplo pagos de hipoteca) hasta por veinte años; generar ingresos (tal vez lo suficiente para la hipoteca y mantenimiento) por la renta de una parte del edificio que no es utilizada; y crear un centro para organizaciones con metas similares que sirven a comunidades similares.

Equipo.

El equipo puede incluir artículos de oficina tales como copiadoras, faxes, sistemas telefónicos, computadoras, etc., así como otro equipo necesario para tipos específicos de organizaciones. Los acuerdos participativos pueden tomar lugar entre aquellos de espacio compartido, o pueden ser el personal de una organización que viene a otro sitio para usar el equipo. Las formas comunes de compartir equipo son compras conjuntas (lo cual puede significar que todos paguen una cantidad igual, o que todos paguen una proporción calculada de acuerdo al uso que esperan hacer del equipo), o una organización pagándole a otra una cuota u ofreciéndole servicio en intercambio por el uso del equipo.

Otras cosas que pueden ser compartidas

Incluyen listas de correo, instalaciones para conferencias, librerías de recursos, boletines de prensa, información (sobre disponibilidad de financiamiento, por ejemplo), servidores de computadoras, y suministros (por ejemplo, comprar conjuntamente para obtener tarifas más económicas).

Cómo crear y manejar una posición u otros recursos compartidos

Hemos visto varias maneras diferentes de compartir recursos, la mayoría de ellos tienen que ver con recursos que ya existen de una u otra manera. Entonces ¿cómo llegar a formar parte de un acuerdo participativo? Un buen acuerdo es como un matrimonio: alguien tiene que sugerirlo, si es que va a suceder; se necesita una atención constante; y ambas partes tienen que estar comprometidas para que funcione.

He aquí algunas sugerencias sobre cómo hacer que un acuerdo participativo funcione.

• Tiene que hacer que suceda. Opere en el entendido de que una oferta para compartir recursos no va a caer del cielo. El primer paso es tener claro qué es lo que realmente necesita, y luego determinar si es un acuerdo participativo, y si lo es qué tipo de acuerdo participativo es de hecho la mejor manera de satisfacer esa necesidad. Si piensa que algún tipo de acuerdo participativo es una posible solución a un problema financiero o de servicios por el cual está pasando, entonces es tarea suya el proponer una sugerencia u oferta preliminar, y encontrar a los socios potenciales para abordar el tema.
• Encuentre socios con los que pueda llevarse bien. Busque organizaciones que usted sepa que son compatibles con la suya, que compartan una filosofía, propósito, y puntos de vista sobre el mundo. Búsquelos, haga contacto con ellos, y manténgase aun cuando crea que hay o no hay oportunidades disponibles de compartir. Todos harán mejor su trabajo si se comunican y se apoyan mutuamente; y si las oportunidades de compartir se presentan, usted será parte de un grupo ya formado con el que sabrá que puede trabajar.
• Sea honesto y claro sobre lo que está proponiendo. Si su acuerdo propuesto es verdaderamente de beneficio mutuo (y es ideal si puede proponer algo que así sea), entonces preséntelo de esa manera. De hecho, si está pidiendo un favor, sea directo en ese sentido, y sobre la razón por la que cree que debe ser otorgado. ("Esto es bueno para la comunidad, y particularmente bueno para las personas a las que sirve.”) Tenga voluntad en ofrecer algo a cambio a futuro si es posible.
• No asuma que una negativa es el final de la idea. Tenga socios de respaldo o ideas alternativas en mente, para en caso de que la primera organización a la que se acerque no desee o no pueda compartir recursos con usted. Si no cuenta con una buena idea de respaldo – o tal vez si la tiene – puede pedir ideas a la primera organización. También sería razonable preguntar a sus contactos en la comunidad sobre quien pudiera estar interesado en su plan, o pudiera tener recursos para trabajar con usted. Alguna de las organizaciones a las que les pregunte pudiera querer hacerlo; si no es así, de seguro las personas tendrán ideas, y todos sabrán que es lo que usted está buscando.
• Elabore un borrador del acuerdo escrito. Una vez que encuentre a un socio, trabaje sobre los términos del acuerdo cuidadosa y claramente, para que todos los involucrados conozcan lo que están ofreciendo y recibiendo a cambio, y quién es responsable de qué. Luego elabore un borrador del acuerdo escrito, haciéndolo lo más especifico posible, para que no haya ningún malentendido en ninguna de las partes del acuerdo.

El convenio escrito puede incluir una fecha de vencimiento (por cuánto tiempo durará el acuerdo, al menos inicialmente), con un periodo de evaluación integrado (durante los primeros 90 días, cada una de las partes puede retractarse si no parece estar funcionando o satisfaciendo sus necesidades). Puede ser que también quiera incluir una clausula de salida (“cualquiera de las partes puede terminar el convenio sobre una notificación de 30 días. El convenio puede ser terminado inmediatamente si se presenta la siguiente situación…”). Parece mucha verborrea legal, pero un buen convenio que diga exactamente de que se trata el acuerdo puede ahorrarle muchas penas.

• Comuníquese, comuníquese, comuníquese. Una vez que el convenio está en efecto y comienza el acuerdo participativo, la comunicación se convierte en la pieza clave para realizarlo y mantenerlo con éxito. Si una posición está involucrada, entonces los supervisores necesitan estar en contacto regular entre sí y con la persona en esa posición. Si un programa conjunto está en curso, debe haber una discusión regular sobre cómo está funcionando desde todos los puntos de vista. Si hay espacio involucrado, cualquier irritación o problema menor necesita ser atendido por muy pequeño que sea.

Cualquier acuerdo debe incorporar a través del convenio escrito una comunicación regular programada entre las personas apropiadas, y todos deben tomar dicha comunicación muy seriamente. Sea honesto, aun cuando duela, y tenga la voluntad de reconocer dificultades y trabajar para eliminarlas. Si mantiene la comunicación, lo más probable es que su acuerdo funcione bien. Si no lo hace, sin lugar a dudas pasará por momentos difíciles.

• Continúe re-evaluando el acuerdo. Como parte de su comunicación regular, vea de cerca lo que está haciendo y que tan bien está funcionando. No tenga miedo de sugerir cambios que usted crea serán para mejorar, y motive a su socio(s) a que haga lo mismo. Si quiere que el acuerdo siga funcionando, tiene que seguir trabajando para que eso suceda.

Algunas barreras contra el compartir, y cómo superarlas antes de que rompan su sociedad o asociación

Existen muchas razones por las que un acuerdo participativo o colaboración puede salir mal. La mejor manera de enfrentar estos problemas es anticipándose a ellos, y por ende prevenir en primer lugar que se conviertan en problemas.

• Problemas de Pisar Terreno Ajeno. Estos son en mucho las barreras más comunes para una sociedad exitosa. Los problemas de pisar terreno ajeno se presentan cuando una organización ve la posibilidad de que la otra está pisando en su “terreno,” por ejemplo, desempeñar (y recibir pago por eso) servicios o actividades que la primera organización ve como terreno propio. Estos problemas son difíciles debido a que la mayoría de las veces involucran financiamiento, filosofía, o ego.
  • Especialmente cuando los fondos son escasos, las organizaciones pueden sentirse amenazadas o molestas cuando el dinero que ven como “correctamente propio” va hacia la otra organización. Pueden ver la situación –a veces correctamente—como una amenaza a su propia existencia.
  • Las organizaciones pueden tener prejuicios filosóficos o sociales fuertemente arraigados. Pueden estar en desacuerdo –filosófica, política, o hasta éticamente—con el punto de vista de la otra parte sobre un problema, una comunidad, o la disposición de los servicios. Si los dos están intentando cubrir la misma área, uno o ambos pueden ver su postura como una batalla de vida o muerte, como el bueno vs. el malo.
  • El "ego" de una organización puede estar atado al ser visto – por el público, los donadores, u otras organizaciones – como el líder, y por esta razón querrá ser la agencia líder, o la primera entre las partes de una sociedad. Si la organización está esforzándose por legitimarse, puede ser particularmente sensible a este problema.

Los problemas de pisar terreno ajeno pueden ser mejor resueltos al atacarlos al momento de formar la sociedad. Si hay acuerdo al principio sobre los siguientes puntos, y si son regularmente revisados durante el curso de la sociedad, usted puede mantener alejados a los dragones (problemas).

Cada organización debe pensar de antemano sobre su compatibilidad con otras organizaciones en una sociedad propuesta. Escoja a sus socios cuidadosamente, con la mira puesta en la compatibilidad filosófica y política.

Trate de planear para que haya buena colaboración como un todo. Entonces es probable que todos vean el resultado como algo bueno para su organización.

Mantenga en mente el propósito real. ¿Cuál es la meta de la sociedad? ¿A quién beneficiará ultimadamente? ¿En principio por qué está usted haciendo esto? Trate de recordar que esta es una colaboración, no un concurso. Si realmente existe una meta común, debe haber una manera para trabajar juntos y alcanzarla.

Esté preparado para comprometerse, de tal manera que todos los socios obtengan tanto de lo que necesitan como sea posible.

Nuevamente, elabore un acuerdo escrito que establezca claramente la relación entre los socios, de tal manera que todos tengan un claro entendimiento del mismo.

• Falta de comunicación. Si las partes del convenio no se comunican adecuadamente, es casi inevitable que entrarán en problemas. Esto es porque es muy importante no sólo establecer un buen sistema de comunicación con el que se pueda trabajar, sino especificar cómo va a ser utilizado. Debe haber un convenio claro sobre el tipo y frecuencia de la comunicación, y cada socio debe apegarse al convenio así como los otros.
• No-desempeño. Nada puede destruir una colaboración más rápidamente que la falta de una de las partes a cumplir con su parte del convenio. Esto puede significar cualquier cosa desde no poner papel a una copiadora de propiedad conjunta hasta no prestar el servicio solicitado en un contrato. No hay forma de estar absolutamente seguro de antemano de que un socio hará lo que ha dicho que hará, pero…

Piense cuidadosamente sobre quién será su socio. ¿Cuál es la reputación de la organización – ha estado involucrada en una sociedad anteriormente? ¿Puede hablar con los socios anteriores? Si ha sido un buen socio antes, si se le conoce por ser una organización efectiva y confiable, las probabilidades son que seguirá siendo así.

Asegúrese que su convenio escrito o contrato contenga explicaciones claras sobre lo que sucede si una de las partes no cumple con sus obligaciones. Las circunstancias bajo las cuales el contrato puede deshacerse, cuales son las penalidades en caso que no se lleve a cabo el trabajo, fechas de vencimiento si es necesario – todo debe estar por escrito en el contrato y ser obedecido.

Aborde los problemas en el instante en que surjan. Si parece que hay un problema con el desempeño de una organización, no espere a ver si las cosas mejoran. Llame la atención al instante. Aunque la primera atención al problema debe ser de soporte (“Parece que usted está teniendo problemas para cumplir con su parte del contrato. ¿Qué podemos hacer para resolverlo?”), debe ser directo y específico. Si hay cosas que los otros socios pueden hacer para ayudar, o que no estén haciendo las cuales contribuyen al problema, entonces eso también debe ser atendido y/o corregido. Pero el resultado final debe ser atacar el problema de raíz. Si la situación no cambia, las clausulas de salida y las penalidades en el convenio escrito deben entrar en efecto.

Para resumir

El compartir posiciones y recursos puede ser una manera efectiva y creativa de prestar servicios o de auspiciar una iniciativa cuando los fondos son apenas justos, o cuando tiene mayor sentido la colaboración que hacerlo solo. La sociedad casi nunca es fácil, y el éxito en compartir conlleva trabajo y previsión.

• Piense cuidosamente sobre lo que necesita, y sobre si o por qué, un acuerdo participativo va a satisfacer sus necesidades.
• Recuerde que, aunque el dinero puede ser la principal razón para un acuerdo participativo, nunca debe ser la única razón, y cualquiera que sea el acuerdo debe ser en función de su misión y adecuado a lo que ya está realizando.
• Siempre piense cuidadosamente sobre quiénes serán los socios naturales en un acuerdo participativo, y sobre si se compartirá lo suficiente desde una base práctica y filosófica para trabajar juntos exitosamente.  Si hay fondos externos involucrados, asegúrese que la filosofía y las normas del donador así como las de los socios sean compatibles.
• Trabaje sobre quien será responsable de qué y para quien, cómo va a funcionar la comunicación, y sobre otros detalles específicos del acuerdo antes de siquiera celebrar el convenio o empezar a redactar una propuesta. Asegúrese que todos los individuos involucrados en el acuerdo participativo real hayan discutido la concepción y que ambos hayan convenido con el acuerdo, sus roles, y responsabilidades en el mismo.
• Asegúrese que su concepción sea clara y práctica – por ejemplo, que pueda llevarse a cabo --, y que usted cuente, bajo el acuerdo, con los recursos y el compromiso para que funcione.
• Elabore un borrador de convenio escrito que mencione ambos los lineamientos generales y los detalles específicos del acuerdo, y apéguese a los mismos.

Si la formación de una sociedad se hace con cuidado e incluye a todos los involucrados, existen todas las razones para asumir que será exitoso y en beneficio de todos. Las sociedades pueden hacer que todas las organizaciones involucradas así como las comunidades a las que sirven sean más fuertes, siempre y cuando estén basadas en metas compartidas, respeto y honestidad mutuos, y en una comunicación continua.

Apéndice: Redactar y manejar un financiamiento conjunto

Redactar y manejar un financiamiento conjunto es un tipo especial de colaboración. El dinero – a veces mucho dinero – está involucrado; pueden estallar batallas por pisar terreno ajeno; pueden surgir complicaciones. Por otro lado, los financiamientos conjuntos pueden ser una enorme ayuda para todas las organizaciones involucradas. Este Apéndice le ayudará a decidir si un financiamiento conjunto es o no lo correcto para su organización, y le acompañaremos a través del proceso para elaborar y manejar el financiamiento.

• Empezar. El estimulo puede ser simplemente la disponibilidad de fondos; una organización puede encontrar una Solicitud Para Propuestas de una fuente pública o privada que pida la colaboración o requiera una gama de servicios o actividades que la organización no puede proporcionar por sí misma. La motivación pudiera también venir antes que el dinero, de una necesidad comunitaria reconocida por varias organizaciones; desde un prejuicio filosófico respecto de la colaboración como una mejor manera de realizar cosas en una comunidad; o desde una percepción de que la mejor oportunidad para financiar un programa es demostrando que cubre un número de diferentes áreas y cruza límites organizacionales. Aquí, las organizaciones pueden desarrollar una idea primero, y luego buscar fondos para ella. Cualquiera que sea la razón, el proceso casi siempre comienza con una sola organización sugiriendo un proceso conjunto a una u otras más.
• Asegurar que un financiamiento conjunto tenga sentido. Como primer paso en cualquier proceso de financiamiento conjunto exitoso, la organización necesita ver las implicaciones de tal financiamiento para todos los involucrados, y discutir internamente exactamente qué es lo que pudiera significar. ¿Tendrá la gente que realizar trabajo extra o diferente? Todos deben saber, o al menos tener una buena idea, cuáles serán sus responsabilidades personales bajo este acuerdo, y convenir en que esas responsabilidades valdrán la pena. Aun más importante, todos los involucrados deben convenir en que...
  • El financiamiento va a satisfacer una necesidad real.
  • La actividad del financiamiento será consistente con la filosofía y misión de la organización, se adecuará a lo que ya se está realizando, o permitirá hacer algo que ya está siendo considerado (por ejemplo, que el proceso de financiamiento sea impulsado por un programa, no solamente impulsado por dinero).
  • La organización puede trabajar con socios, y específicamente con los socios que tendrán bajo el acuerdo propuesto.

Este proceso necesita realizarse en toda organización que sea parte del financiamiento.

• Planear el programa. Una vez que la sociedad se ha formado, todos los socios, hasta el nivel de personal o voluntarios en el cual la posición u otros recursos van a operar, deben involucrarse en la planeación de cómo va a funcionar el programa. De esta manera, se puede asegurar que las necesidades de todos, ambas programáticas y financieras, sean tomadas en consideración, y que --esto es vital—el financiamiento sea por escrito para que todos los socios reciban suficientes fondos del mismo para pagar su parte del acuerdo. Bajo la misma señal, el trabajo real debe ser planeado para que...
  • Sea conforme con las normas filosóficas y otras normas tanto del donador de los fondos como de todos los socios
  • Sea realmente alcanzable, tanto para las organizaciones como para los individuos involucrados
  • Cumpla con las necesidades reales que en primer lugar dieron pie a la sociedad

Es importante que todas las organizaciones e individuos quienes serán afectados por la actividad del financiamiento estén involucrados desde el principio en su concepción y planeación. Dicha participación no sólo construirá un mejor programa, sino que también significará que todos los involucrados en el financiamiento se sentirán responsables del mismo, y lo considerarán como propio. Si son propietarios del programa, si sienten que ellos lo desarrollaron y alimentaron, entonces tendrán entusiasmo por el mismo y harán su mejor esfuerzo para hacerlo funcionar.

• Redactar la Solicitud de Financiamiento. Parte del proceso de planeación incluye decidir quién redactará la propuesta. La redacción se puede hacer por colaboradores de diferentes organizaciones que pudieran hacerse responsables de las diferentes partes del mismo, por ejemplo, o pudiera hacerse por alguien de una organización con experiencia en la redacción de propuestas. Cualquiera que sea la situación, las responsabilidades deben ser claras y trabajadas de antemano, de tal manera que todos sepan cual es su papel. Las solicitudes de financiamiento tienen fechas de vencimiento, y es importante que cada socio entienda qué es lo que ha convenido, y cuándo.
• Manejo del Financiamiento: la Agencia Líder. Virtualmente todos los fondos públicos y casi todos los privados, tratan únicamente con una agencia en una situación de financiamiento de fondos. En el acuerdo multi-organización, la agencia líder, es aquella que realmente presenta la propuesta a su nombre; recibe, distribuye, y mantiene registros del dinero; y es legalmente responsable con el donador de los fondos. Cual organización es la que debe ser la agencia líder se puede determinar de acuerdo a quien propuso la idea, puede recaer en quien tenga las calificaciones necesarias, o puede ser especificada por medio de la Solicitud de Propuestas.

La agencia líder generalmente necesita tener certificados de exención de impuestos estatales y federales, y puede tener que cumplir también con otros requerimientos. Sus responsabilidades con frecuencia incluyen redactar la propuesta (tal vez con la ayuda de colaboradores), asesorar en materia fiscal, supervisar la posición o recursos compartidos, coordinar la comunicación, y mantener registros financieros y del programa para reportarlos al donador de los fondos. La agencia líder depende de sus socios para prestar –a tiempo- los servicios e información que necesita para satisfacer las condiciones del financiamiento.

Otras obligaciones de los socios pueden incluir ayudar a redactar la propuesta, supervisar a su personal involucrado, mantener sus propios registros financieros y del programa que pueden ser pasados a la agencia líder, participar en una comunicación necesaria, etc. Todos los socios necesitan tomar sus obligaciones seriamente; la sociedad entera puede dañarse –financieramente y de otras formas—por el incumplimiento de una de las partes a desempeñar sus obligaciones contractuales o al no proporcionar la documentación o fondos cuando son necesarios.

Nuevamente, es sumamente importante que todas estas responsabilidades – desde la planeación hasta la evaluación del programa después de que termine – sean puestas en movimiento en el curso de la construcción de la colaboración, y nuevamente después de recibir el financiamiento, de tal manera que no haya sorpresas o desacuerdos sobre el tema posteriormente. Detalles específicos incluyen...

• La naturaleza exacta del servicio que cada organización prestará a la comunidad y/o a otros socios.
• Las reglas fiscales para todos.
• Quién recibe pago, cuánto recibe y por quién y cómo y cuándo y para qué.
• Detalles de la comunicación entre las organizaciones asociadas y los individuos.
• Quien reporta a quien.
• Fechas de vencimiento exactas para obtener financiamiento o información para la agencia líder para que ésta pueda reportarlo a tiempo al donador de los fondos.
• La redacción de los contratos u otros convenios escritos.

Entre más conocimiento tenga alguien y convenga en ello, es más probable que sea más fluido el proceso de solicitud de financiamiento conjunto.