برقراری ارتباطات رسمی و درخواست مشاركت دقیقاً به چه معناست؟
«ارتباطات رسمی» به چه درد می‌خورند؟ اگر بخواهید كسی در ترویج‌گری شما مشاركت كند، می‌توانید به او تلفن كنید و این را از او بخواهید. این كجایش پیچیده است؟
پاسخ این است كه هیچ كجایش پیچیده نیست. فقط گاهی ... اگر شخص یا سازمانی را كه می‌خواهید با او تماس بگیرید، از قبل خوب بشناسید یا قبلا با او كار كرده باشید، در این صورت یك تلفن یا هر تماس غیررسمی دیگر احتمالا كفایت خواهد كرد. اما اگر آن شخص شهردار یا یك قانون‌گذار صاحب قدرت باشد، یا اگر سازمانی كه می‌خواهید با آن تماس بگیرید، یك سازمان عظیم غیرانتفاعی با لایه‌های متعدد باشد، یا شركت بزرگی باشد كه قبلا هرگز با آن تماس نداشته‌اید، آن‌وقت وضع فرق می‌كند.
همه دائما با پیام‌های مختلف بمباران می‌شوند، از هرزنامه‌ها گرفته، تا تماس‌های ضروری از منزل. اغلب افراد، خصوصا كسانی كه مسئولیت‌هایی به عهده دارند، سعی‌شان را می‌كنند كه پیام‌های غیرضروری را با غربال‌گری حذف كنند، تا بتوانند به پیام‌های مهم بپردازند. هرچه مسئولیت شخص بیش‌تر باشد، پیام‌ها را با دقت بیش‌تری غربال می‌كند. با ایجاد یك پیوند ارتباطی رسمی، مطمئن می‌شوید كه پیامتان به مقصد می‌رسد و در صورت نیاز، به شخص یا سازمان مورد نظر دسترسی آسان خواهید داشت.
باید بفهمید روند كار برای صحبت با شخص درست از چه قرار است. در مورد یك اداره دولتی، سازمان، كسب و كار، یا نهاد، پیدا كردن شخص درست مشكل است. شاید لازم باشد كه اساسا بفهمید كانال‌های مناسب برای برقراری ارتباط با شخص یا سازمان كدام هستند.
وقتی درباره برقراری ارتباطات رسمی صحبت می‌كنیم، منظورمان این نیست كه كت فراك یا كراوات راه‌راه بپوشید، یا خودمانی، یا كتابی صحبت كنید. بلكه منظورمان برقراری یك ارتباط «رسمی» دارای ساختار است با شخص یا سازمانی كه بتواند متحدتان در ترویج‌گری‌تان باشد. این قرار و مدار رسمی می‌تواند هر چیزی باشد. از یك توافق ناگفته برای پاسخ دادن به تلفن یكدیگر گرفته تا جلسات منظم برنامه‌ریزی‌شده بین دو سازمان، تا تماس در صورت لازم بین اشخاص.
اگر آن شخص كسی باشد كه شما سال‌هاست می‌شناسیدش، یا سازمانی باشد كه قبلا با آن همكاری داشته‌اید، احتمالا همین حالا هم چنین ارتباط رسمی‌ای بین شما وجود دارد، هرچند چون در اثر گذشت زمان ایجاد شده، اكنون غیررسمی به نظر می‌رسد، احساس می‌شود و در واقع هست. اگر شخص یا سازمان با شما آشنایی قبلی نداشته باشد، یا هنوز هیچ دلیل مشخصا مستدلی برای فكر كردن به اینكه در اقدام شما مشاركت كند، نداشته باشد، یك پیوند ارتباطی رسمی، كانال میان شما را باز نگه خواهد داشت و رابطه شما را یك همیاری بالقوه برابر تعریف خواهد كرد.
وقتی ارتباط برقرار كردید، باید بدانید كه چطور یك مشاركت موثر را درخواست كنید. باید پیشنهادتان را طوری ارائه كنید كه نشان دهد برای شریك دیگر هم سودآور است و بینتان احترام و روح همیاری ایجاد خواهد كرد.
به این ترتیب خیر، معمولا موضوع صرفا تلفن كردن و خواستن نیست. برقراری ارتباطات رسمی و درخواست مشاركت نیازمند تفكر و آماده‌سازی است.
اصلا چرا ارتباط رسمی برقرار كنیم و درخواست مشاركت كنیم؟
در واقع در اینجا دو سوال مطرح است. یكی اینكه اصلا چرا به خودمان زحمت بدهیم و ارتباط رسمی برقرار كنیم و درخواست مشاركت كنیم؟ و دوم اینكه چرا ارتباط رسمی برقرار كنیم و رسما درخواست مشاركت كنیم؟ به هر یك جداگانه خواهیم پرداخت.
اصلا چرا به خود زحمت بدهیم و ارتباط رسمی برقرار كنیم و درخواست مشاركت كنیم؟
چرا به‌تنهایی این كار را نكنیم، یا اصلا بگذاریم افراد خودشان تصمیم بگیرند كه می‌خواهند به ما بپیوندند یا خیر؟
در اینجا ما اصل را بر این فرض می‌گذاریم كه در هر اقدام ترویج‌گری به مشاركت افراد و گروه‌های دیگر نیاز هست و روند مشاركت منافع (امتیازات) بسیار دارد. نمی‌توانید مشاركت دیگران را بر عهده شانس بگذارید، چون بدون مشاركت دیگران امید كم‌تری وجود دارد كه به اهداف ترویج‌گری‌تان برسید.
- به هر كمكی كه دسترسی داشته باشید، نیاز دارید.
- حصول اطمینان از مشاركت كسانی كه برای اقدامتان كلیدی هستند، ضرورت دارد.
- فراخوانی هر تعداد ممكن افراد و سازمان‌هایی كه در مسئله ذی‌نفع هستند، برای نشان دادن انسجام اقدامتان، اهمیت دارد.
- یك اقدام همیاری‌شده بسیار قوی‌تر از یك اقدام بی‌حساب و كتاب است
- شما تنها یك عملكرد واحد را درخواست نمی‌كنید، بلكه برای اقدامی درخواست تعهد میكنید كه ممكن است مدت درازی طول بكشد.
- برقراری ارتباطات رسمی و درخواست مشاركت می‌تواند مانع مسائل ریشه‌ای و مشكلات قبلی‌ای شود كه به‌سرعت می‌توانند یك اقدام ترویج‌گری را از مسیرش منحرف كنند.
- افراد و سازمان‌ها حتی اگر با كاری كه میكنید كاملا موافق باشند، باز هم مایلند كه از آن‌ها بخواهید به شما بپیوندند.
- پیدا كردن هر تعداد ممكن شریك كه پیش از شروع كار آماده باشند، حس اعتماد و هدف مشتركی ایجاد می‌كند كه می‌تواند در شرایط سخت عملكرد شما را به پیش ببرد.
- درخواست مشاركت پیش از شروع كار، به‌جای زمانی كه اقدام شما نیاز به تقویت دارد، یا هنگامی كه آخرین هل دادن لازم است، پیش‌خرید است.
چرا ارتباطات رسمی برقرار كنیم و رسما درخواست مشاركت كنیم؟
بار دیگر، چرا صرفا با تلفن درخواست نكنیم؟ چرا باید كسی به رسمیت بودن ارتباطات اهمیت بدهد؟ اما بعضی از اشخاص و سازمان‌ها اهمیت می‌دهند و رسمیت امتیازاتی دارد. با تعریفی كه ما از رسمیت داریم، حتی در مورد كسانی كه اهمیت نمی‌دهند، امتیازاتی دارد.
- این تنها راه دسترسی شما به بعضی اشخاص و سازمان‌هاست. معمولا افراد صاحب قدرت توسط لایه‌هایی از منشی و دستیار، كه ارتباطات آن‌ها را غربال‌گری می‌كنند حمایت می‌شوند، مگر اینكه آن‌ها را خوب بشناسید. برای آنكه بتوانید آن‌ها را ببینید یا با آن‌ها حرف بزنید و موردتان را مطرح كنید، باید از مراحل قانونی بگذرید، كه ممكن است شامل ابتدا ملاقات كردن با شخصی دیگر باشد. همین امر در مورد تصمیم‌گیرنده‌های اصلی در یك سازمان یا نهاد هم صدق می‌كند.
- احترام شما را نسبت به بی‌نقص بودن رویه طرف مقابل نشان می‌دهد. پیروی از رویه طرف مقابل، علاقه شما را نسبت به اولویت‌های طرف مقابل نشان می‌دهد و احترام قائل شدن شما را می‌رساند، مگر اینكه برقراری این رویه به منظور دور نگه داشتن افراد یا سازمان‌هایی مانند شما باشد.
- خبر از برابری مشاركت شما می‌دهد. برقراری ارتباطات رسمی و انجام درخواست رسمی، به یك مشاركت برابر اشاره دارد، نه اینكه شما مسئول هستید یا این نظر شما بوده است.
- اهمیت همیاری بالقوه طرف مقابل را برجسته می‌كند و معلوم می‌كند كه شما واقعا به كمك آن‌ها نیاز دارید.
- رابطه ایجاد می‌كند و اشعار دارد بر اینكه شما می‌توانید خدمات دیگری به یكدیگر ارائه كنید. با برقراری ارتباطات رسمی هر دوی شما تماستان را تایید میكنید و فرض را بر این می‌گیرد كه لابد دلایلی دارید كه هنوز در تماس هستید.
- برقراری ارتباطات رسمی به این معناست كه كانالی همواره باز است و تعداد و اشكال مشخصی از ارتباطات خود به خود ایجاد خواهند شد. اطلاعات ضروری یا سایر ارتباطات گم نمی‌شوند، در واقع در زمان لازم به دیگری منتقل می‌شود.
با چه كسی (یا كسانی) باید ارتباطات رسمی برقرار كنید تا از آن‌ها درخواست مشاركت كنید؟
شما به‌ندرت كسی را كه می‌خواهد بخشی از كمپین ترویج‌گری شما باشد، ناامید میكنید، اما همیشه افراد و گروه‌هایی هستند كه متحدین مهمی به حساب می‌آیند. البته آن‌ها بسته به جهت عملكردتان و ماهیت مشكلی كه پیش رو دارید، مختلف هستند.
آیا به دنبال تغییر سیاست، یا سرمایه‌گذاری از طریق قانون‌گذاری هستید؟ آیا می‌خواهید رفتار یا افكار عموم را تغییر دهید؟ آیا شما به سوء‌مصرف مواد، بی‌خانمانی، تحقیقات مربوط به ورم مفاصل، آلودگی آب، خشونت خانگی، مسكن ارزان‌قیمت، فقط كودكان توجه دارید؟ هر یك از این مسیرها و مسائل، برای ترویج‌گری به گروه همیاران متفاوتی نیاز دارد. افراد و سازمان‌هایی كه باید به آن‌ها متوسل شوید عبارتند از:
قانون‌گذاران و اشخاص سیاسی دیگر.
اگر شما برای یك سیاست یا تصویب یك لایحه در یك هیئت مقننه ایالتی یا در كنگره ترویج‌گری میكنید، به یك كمپین قانون‌گذار برای حمایت از اقدامتان و همچنین پشتیبانی قانون‌گذاران دیگر نیاز دارید. اگر ترویج‌گری‌تان محلی است، مثلا برای اقدام مركز بهداشت باهمستان كه در معارفه به آن اشاره شد، ممكن است به همیاری شهردار یا اعضای شورای شهرِ شهر مجاور نیاز داشته باشید. یك كمپین ضد مصرف دخانیات، می‌تواند از حمایت انجمن بهداشت سود ببرد، یك برنامه مربوط به محیط زیست باید بكوشد كمیسیون حفاظت از محیط زیست را فراخوانی كند. علاوه بر این، كلا خوب است كه این افراد و سازمان‌ها را در طرفداری از خودتان داشته باشید، حتی اگر مستقیما در مسئله شما دخیل نباشند.
متخصصین رشته مورد نظر.
این افراد می‌توانند شامل مدیران پیشین آژانس‌های ایالتی یا فدرال، محققین و دانشمندان و سیاست‌گذاران باشند.
انجمن‌های حرفه‌ای.
اگر به دنبال سرمایه‌گذاری برای مركز بهداشت باهمستان هستید، انجمن پزشكی محلی برایتان متحد مهمی محسوب خواهد شد. شعبه محلی انجمن ملی مهندسین حرفه‌ای می‌توانند در ترویج‌گری ایجاد یا بهبود سیستم فاضلاب مفید باشند.
در یكی از روستاها، انجمن كانون وكلای روستا، از مرافعه‌ای كه توسط یكی از قضات درباره اصلاح دادگاه مطرح شده بود، استقبال كرد. با پشتیبانی و مشاركت كانون وكلا، یك برنامه «نوآوری عدالت» طراحی شد كه بسیاری از جنبه‌های سیستم دادگستری را از نو شكل‌دهی كرد. در نتیجه اجرای این برنامه، تعداد پرونده‌ها و مراجعین و حبسی‌ها كاهش یافت، كه اگر مداخله كانون وكلا نبود، امكان‌پذیر نمی‌شد.
سایر سازمان‌های ذی‌نفع در مسئله.
این سازمان‌ها می‌توانند شامل سازمان‌های خدمات بهداشتی و انسانی‌ای باشند كه به جمعیت تحت تاثیر مشكل خدمت‌رسانی می‌كنند، كه در سرمایه‌گذاری مورد درخواست مشاركت دارند، اهداف برنامه‌ای یا دغدغه‌های اجتماعی یكسان یا مشابهی دارند و غیره. همچنین ممكن است شامل كسب و كارهایی شود كه نمی‌توانند كاركنان آموزش‌دیده‌ای را پیدا كنند، یا نگران شرایط اقتصادی مشتریانشان هستند.
كنشگران باهمستان.
این‌ها افراد یا گروه‌هایی هستند كه شاید مشخصا در مسئله شما ذی‌نفع نباشند، اما در عدالت اجتماعی، بهبود باهمستان، كیفیت زندگی، یا سایر نواحی عمومی‌ای ذی‌نفع هستند كه كه می‌توانند به نحو مثبتی تحت تاثیر اقدام شما قرار گیرند. كنشگران باهمستان مهارت‌های مفید سازمان‌دهی دارند. اغلب باهمستان و افراد داخل آن را كاملا می‌شناسند و با تجاربی كه از گذشته درباره موضوعات مشابه دارند، ممكن است اطلاعات باارزشی داشته باشند از اینكه چه چیز كارایی دارد و چه چیز كارایی ندارد.
كنشگران ستیزه‌جوی باهمستان دوستان و متحدین زیادی دارند ... ولی احتمالا دشمنان و مخالفین زیادی هم دارند. هنگام فراخوان افراد برای نقش داشتن در عملكردتان، مطمئن شوید كه با چه كسی دوستی میكنید و با چه كسی متحد می‌شوید.
شما نه فقط با شخص یا گروهی كه به آن‌ها نزدیك شده‌اید متحد می‌شوید، بلكه با اشخاص دیگری هم كه ممكن است به این زودی‌ها با آن‌ها مرتبط نشوید، متحد می‌شوید. به این ترتیب ممكن است با مخالفین مقتدر یا اشخاص و گروه‌های كلیدی خشمگینی مواجه شوید كه در وضعیتی غیر از این، شاید شریك عملكرد شما می‌شدند. اگر قصد دارید شخص یا گروه ستیزه‌جویی را فراخوانی كنید، باید ببینید آیا سود این كار به ضررش می‌چربد یا نه. و پیش از دست زدن به هر كاری باید اول این بررسی را انجام دهید. اگر شخص یا گروهی را فراخوانی كنید و بعد تغییر عقیده بدهید، ابله به نظر خواهید رسید و شما را مردد، خائن و فریبكار خواهند دانست.
شهروندان یا گروه‌های متنفذ.
این افراد شامل كسانی می‌شود كه یا به خاطر ارتباطات شخصی‌شان یا به خاطر اینكه آن‌ها را افراد مطلع و قابل اعتمادی می‌دانند، با یك یا چندین بخش از جماعت ارتباط دائمی و پایدار دارند. این فهرست می‌تواند عبارت باشد از:
- رهبران و گروه‌های تجاری (كسب و كار) مانند اعضای اتاق بازرگانی.
- رهبران غیرنظامی‌ای كه بعضی‌هاشان از جمله مسئولین قبلی یا فعلی هستند و باقی‌شان ممكن است همان كنشگران باهمستان باشند كه قبلا درباره‌شان صحبت كردیم.
- روحانیون و باهمستان‌های اعتقادی.
- باشگاه‌های خدماتی (كوانِس، لاینز، مِیسنز، و غیره) و سازمان‌های اجتماعی.
در شهری، گروهی كه به دنبال ارائه خدمات به یك باهمستان پرتغالی بودند، متوجه شدند كه نقطه كانونی زندگی باهمستان باشگاه فوتبال بود. این باشگاه نه فقط تعدادی از تیم‌های رقابتی فوتبال را حمایت مالی می‌كرد، كه بازی‌هایشان عملا كل باهمستان را جذب می‌كرد، بلكه همچنین محل تجمعی بود برای عروسی‌ها، شب‌نشینی‌ها، جشن‌های فارغ‌التحصیلی، امور سیاسی باهمستان و همه چیزهای دیگر. اگر كسی می‌خواست به باهمستان پرتغالی دسترسی پیدا كند، راهش از میان درهای باشگاه فوتبال بود.
- سران یا مسئولین سازمان‌ها یا نهادهای بزرگ مانند روسای بیمارستان، یا مدیر یا معاون یك كالج.
- افراد بسیار معتبر باهمستان. این افراد ممكن است به دلیل شغل و مقامشان معتبر باشند. مثلا مانند پزشكان یا سردبیران روزنامه‌ها. آن‌ها یا به دلیل اینكه همه عمرشان را در آن شهر زندگی كرده‌اند، یا به دلیل شغلشان (داروسازها، آموزگاران) احتمالا همه را در شهر می‌شناسند و آن‌ها را با اغلب اعضای باهمستان در تماس قرار می‌دهند. یا ممكن است این‌ها شهروندانی عادی باشند كه به دلیل درستی و امانت، یا بینش و فراست، یا معیارهای اخلاقی فوق‌العاده‌شان، شهرت دارند.
افراد رسانه‌ها و خروجی‌های رسانه‌ها.
اگر بتوانید كاری كنید كه رسانه‌ها طرف شما باشند، از امتیاز داشتن یك پشتیبان عظیم برخوردار خواهید بود.
آژانس‌ها، خدمات و نهادهای باهمستان.
ممكن است به پشتیبانی پلیس، یا اداره آتش‌نشانی یا مدارس نیاز داشته باشید. دفتر برنامه‌ریزی شهرداری می تواند مفید باشد، همینطور كالج یا دانشگاه محل. تقریبا هر باهمستانی در هر اندازه‌ای، حداقل یك نهاد محلی دارد كه صاحب نفوذ است و خوب است به عنوان یك شریک بالقوه در یك عملكرد ترویج‌گری با آن تماس بگیرید.
اعضای جمعیت مورد نظر یا گروه به عنوان یك كل.
این افراد از طریق عملكرد شما بیش‌ترین سود یا زیان را خواهند داشت. آن‌ها مخزن دانسته‌ها و تجربیات درباره مسئله هستند و معمولا داستان‌های جالبی برای گفتن دارند. علاوه بر این آن‌ها صدا، تعداد و اغلب آرائشان همراهشان است كه معنایش نفوذ سیاسی است.
چه زمان باید ارتباطات رسمی برقرار كنید و درخواست مشاركت كنید؟
عموما زمان برقراری ارتباطات رسمی و ارائه درخواست‌های مشاركت در عملكرد شما، هر چه زودتر باشد بهتر است. چندین دلیل خوب برای این گفته وجود دارد:
- شروع با یك گروه بزرگ، در ابتدا به شما نفوذ بیش‌تری می‌دهد و در چشم سیاست‌گذاران و عموم، به عملكرد شما مشروعیت می‌بخشد.
- فراخوانی افراد و سازمان‌ها در شروع، عملكرد را به صورت مشاركت درمی‌آورد، نه كاری كه شما شروع كردید و بعدها دیگران به شما پیوستند. این كار باعث می‌شود همه عملكرد را از آن خود بدانند كه به نوبه خود موجب می‌شود نسبت به اهداف ترویج‌گری واقعا احساس تعهد كنند و ترویج‌گری موثرتر انجام شود.
- وارد كردن آن‌ها از ابتدا احترام شما را نسبت به متحدین و شركای‌ان نشان می‌دهد. عملكرد بدون آن‌ها هیچ تصمیم ضروری یا مهمی نمی‌گیرد. هیچ كس فكر نمی‌كند در مقابل عمل انجام شده قرار گرفته است. همه می‌دانند كه شراكتشان ارزشمند است.
- شركای بیش‌تر به معنای داده‌ها و ایده‌های بیش‌تر برای برنامه‌ریزی عملكرد و در نتیجه استراتژی بهتر است.
- مشارکت شتاب ایجاد می‌كند، كه به نوبه خود مشاركت بیش‌تر ایجاد می‌كند، و نتیجه آن شتاب بیش‌تر است ...
اما دلایلی هم برای برقراری ارتباط و فراخوانی در مراحل دیگر عملكرد وجود دارد:
در شروع كمپین ترویج‌گری قانون‌گذاری.
كمپین قانون‌گذاری شما در پیدا كردن قانون‌گذاران دیگری كه مایل به مشاركت هستند، به شما كمك می‌كند. در این مرحله افزودن متحدین دیگر می‌تواند امكانات سازمانی شما و همچنین میزان فشارهای سیاسی‌ای را كه می‌توانید وارد كنید، افزایش دهد. قانون‌گذاران از طریق اعداد متمایل می‌شوند: میزان خالص و دقیق شراكت شما، اگر به مقدار كافی زیاد باشد، می‌تواند شما را حداقل به بخشی از خواسته‌هایتان برساند (برآورده شدن باقی خواسته‌هایتان بستگی دارد به قدرت خود ترویج‌گری‌تان).
درست قبل از مرحله برنامه‌ریزی یك كمپین ترویج‌گری و در مدت انجام آن.
عاقلانه است كه به هر تعداد كه می‌توانید افراد و سازمان‌ها را در امر برنامه‌ریزی دخالت دهید. همانطور كه در بالا توضیح دادیم، مشاركت تعداد بیش‌تر در برنامه‌ریزی به معنای داده‌های بیش‌تر، مشاركت بیش‌تر و از خود دانستن بیش‌تر كار و برنامه‌ریزی بهتر است.
وقتی می‌خواهید شتاب ایجاد كنید.
این در زمانی است كه عملكرد در حال افول است و نیاز به پیش راندن دارد. البته در زمان‌های عادی عملكرد هم مواقعی هست كه شتاب و سرعت حركت به یك مسئله تبدیل می‌شود. این در مراحل ابتدایی و در زمانی است كه هنوز سرعت نگرفته‌اید، سكونی در میانه كار، زمانی كه به نظر می‌رسد كار زیادی انجام نمی‌شود و خودجوشی رو به نقصان است، و نزدیك آخر كار، زمانی كه خودتان را آماده میكنید تا هل آخر را بدهید و به هدف برسید. در هر یك از این شرایط مشاركت تازه‌نفس می‌تواند به عملكرد جان تازه ببخشد و جرقه لازم را برای رساندن آن به مرحله بعد، ایجاد كند.
وقتی اقدام شما واقعا به پیش رفته باشد. همه دلشان می‌خواهد از برنده پشتیبانی كنند.
اگر از جاذبه‌تان برای جذب هر تعداد متحد بیش‌تر استفاده كنید، ممكن است عملكردتان كوتاه‌تر شود و سریع‌تر به موفقیت برسید.
چطور باید ارتباطات رسمی برقرار كنید و درخواست مشاركت كنید؟
یك بار دیگر به برقراری ارتباطات رسمی و درخواست مشاركت به طور جداگانه خواهیم پرداخت. اما یادتان باشد كه در عمل كل روند باید منسجم و نسبتا یكپارچه باشد.
همچنین یادتان باشد كه تا ارتباط برقرار نكنید و درخواست مشاركت نكنید، هیچ اتفاقی نخواهد افتاد. وقتی برای خجالت كشیدن و درنگ كردن نیست. وقتی افراد از ترویج‌گری شما مطلع شوند، عده كمی به سراغتان خواهند آمد، اما اكثرشان را باید خودتان فراخوانی كنید.
در تمام بخش‌های فرآیند، یادتان باشد از برخی رهنمودهای اولیه برقراری ارتباط تبعیت كنید:
- از زبانی استفاده كنید كه همه بفهمند. آن زبان می‌تواند زبان انگلیسی ساده و روان باشد، یا می‌تواند زبان مادری كسانی باشد كه با آن‌ها تماس گرفته‌اید. در مورد دوم، باید از یك نفر مسلط به آن زبان بخواهید از طرف شما تلفن كند یا نامه بنویسد، یا در مصاحبه حضوری یك مترجم با خودتان ببرید.
- احترام بگذارید. صرف نظر از سوابق یا تجارب هر كس، با او مانند یك شریك برابر رفتار كنید.
- اعتماد ایجاد كنید. شاید برای این كار لازم شود هر دو تیر را هوایی شلیك كنید (بعضی امتیازات را از دست بدهید)، اما در عین حال كاملا صادق و صریح باشید. در مورد خواسته‌تان كاملا شفاف باشید. مشكلات را كم‌اهمیت یا بزرگ‌تر از آنچه هست جلوه ندهید و داوطلبانه اطلاعات مهم را در اسرع وقت ارائه دهید.
- روی نقاط توافقتان تاكید كنید. در هر ارتباطی و از طریق كارهایتان حتما نقاط مورد توافقتان و اهمیت آن نقاط را برجسته كنید. این امر خصوصا زمانی اهمیت پیدا می‌كند كه فرد یا گروه مقابل در مورد مسائلی كه در حال حاضر ترویج‌گری میكنید متحد شماست، اما در یكی دو نقطه یا بیش‌تر، با شما موافق نیست.
- حساسیت فرهنگی داشته باشید. شیوه برقراری ارتباط در فرهنگ‌های مختلف متفاوت است. آنچه كه ممكن است میان دو نفر در آمریكا یك فاصله راحت و معقول برای صحبت كردن باشد، كه عموما نود سانتیمتر است، در فرهنگ‌های خاورمیانه سرد محسوب می‌شود. در آن فرهنگ‌ها این فاصله بسیار نزدیك‌تر است. اطمینان حاصل كنید كه با آداب و رسوم دیگری آشنا هستید. جوری كه به خاطر چیزی كه برای یكی عادی و برای دیگری عادی نیست، نه دیگری را ناراحت كنید و نه خودتان ناراحت شوید.
- حتی اگر به درخواستتان جواب ندهند، همچنان خطوط ارتباطی را باز نگه دارید. شاید در آینده متحد هم شوید. شاید طرف مقابل تغییر عقیده بدهد. و شاید حوزه‌های بسیار دیگری باشد كه در موردشان توافق نظر داشته باشید و بتوانید با هم كار كنید.
تعیین كنید كه «ارتباطات رسمی» برای شخص یا گروه مورد درخواست چه معنایی دارد. آیا عملا رویه یا تشریفات رسمی‌ای وجود دارد، یا موضوع صرفا تماس گرفتن «با ظرفیت رسمی» خودتان، به عنوان نماینده عملكرد ترویج‌گری است؟
اگر رویه رسمی‌ای وجود دارد، هر قدر می‌توانید درباره‌اش یاد بگیرید كه بتوانید آن را به كار ببرید یا از آن اجتناب كنید. كسانی كه قصد دارید به آن‌ها دسترسی پیدا كنید تا چه حد محافظت می‌شوند؟ آیا جواب تلفن یا ایمیل را می‌دهند؟ آیا پیام شما اصلا به دستشان می‌رسد؟
اگر پاسخ آخرین درخواستتان منفی است، شاید لازم باشد رویه برقراری ارتباطات رسمی را دوباره مرور كنید. یك امكان این است كه اگر آدرس شخصی ایمیل دارید، از ایمیل استفاده كنید. امكان دیگر استفاده از تماس شخصی است (مستقیما به قسمت زیر مراجعه كنید). حتی اگر یك خط خصوصی با شخص مورد نظرتان ندارید، می‌توانید از طریق تماس گرفتن با كسی كه بالاتر از شما ایستاده، یك معاون، دستیار شخصی، یك مدیر و غیره، نردبان ارتباط را چند پله یكی بالا بروید.
سومین امكان شما این است كه خودتان را در وضعیتی قرار دهید كه در محلی كه معمولا می‌توانید فرد مورد نظر را در آنجا پیدا كنید، محل كارش، یك كافه مورد علاقه او، یك بازی سافت‌بال و غیره، با شخص مورد نظرتان «شاخ به شاخ» شوید. در اینجا موضوع اخلاقی وجود دارد و آن این است كه آیا این منصفانه است؟ آیا این دروغ‌گویی نیست؟ اما این یك شیوه بالقوه است برای رسیدن به كسی كه در غیر این صورت دست‌یافتنی نخواهد بود.
در صورت امكان شخصا به هدفتان نزدیك شوید. چه طرفتان یك فرد باشد چه یك گروه، در هر دو مورد صادق است.
- اگر به یك شخص نزدیك می‌شوید، ببینید آیا كسی هست كه از قبل درگیر عملیات شما باشد و آن شخص را خوب بشناسد و مایل باشد كه تماس اول را برقرار كند. اگر هیچ كدام از شرکای شما تماس مستقیم با آن شخص ندارند، ممكن است خودتان یا یكی از شركایتان آشنایی داشته باشید كه بتواند نفش میانجی را بازی كند. اگر تماس توسط كسی برقرار شود كه آن شخص به طور خصوصی بشناسد، هم در ترتیب دادن ارتباط و هم كسب موفقیت‌آمیز مشاركت آن شخص، شانس بیش‌تری خواهید داشت.
- برای یك سازمان یا یك نهاد چندنفره هم نزدیك شدن به همان ترتیب است، با این تفاوت كه اگر از قبل نمی‌دانستید، ابتدا باید بفهمید شخص كلیدی در آن گروه یا نهاد كیست. این شخص یا اشخاص كسانی هستند كه می‌توانند تصمیم بگیرند، یا قویا بر تصمیم‌گیری دیگران تاثیر بگذارند كه آیا سازمان در عملیات ترویج‌گری شما مشاركت خواهد كرد یا خیر. ان شخص همیشه هم رئیس یا مدیر عامل سازمان نیست. مثلا در بعضی از سازمان‌ها چندین نفر، یا همه كاركنان در تصمیم‌گیری دخیل هستند. در بعضی سازمان‌های دیگر، در خصوص موضوعاتی كه بر كل سازمان تاثیر می‌گذارد، هیات رئیسه حرف آخر را می‌زند. در هر دو صورت بهترین راه برقراری ارتباط شخصی است.
مصر باشید. خصوصا اگر ارتباط شخصی ندارید، باید همچنان برای رسیدن به فرد مورد نظرتان تلاش كنید. مزاحمت فراهم نكنید، اما دست هم نكشید. اگر همچنان مودب، اما پیگیر درباره نیازتان به دست‌یابی به فرد مورد نظر باشید، احتمالا در نهایت موفق خواهید شد.
وقتی تماس گرفتید، هنوز می‌ماند كه طرف مقابل را وادار كنید به عملیات شما بپیوندد. كارهایی هست كه می‌توانید با انجامشان احتمال دسترسی به او را بیش‌تر كنید.
- در صورت امكان شخصا درخواست كنید.
- در حرف زدن یا نوشتن درباره اینكه شما كه هستید، اقدامتان در چه زمینه‌ای است و هدف‌هایش چه هستند و اینكه از طرف مقابل چه درخواستی دارید، كاملا شفاف باشید.
- اگر مشاركت شخص یا گروه، از جانب هر یك از دو طرف مستلزم مبادله یا اهدای پول، كالا، خدمات یا كاركنان باشد، خوب است در موردش قرارداد یا توافق‌نامه بنویسید (و هر دو طرف امضا كنید).
- بگذارید بدانند كه برای مشاركتشان ارزش قائلید و چرا.
- بگذارید بدانند كه چرا مشاركت در ترویج‌گری به نفعشان است.
- شخص یا سازمان را آزاد بگذارید كه درباره مشاركت فكر كنند، یا اگر در حال حاضر احساس راحتی نمی‌كنند (راه دستشان نیست)، بعدا به شما بپیوندند.
- صرف نظر از نتایج كار، ارتباط را برای مدت طولانی حفظ كنید.
حتی اگر نخواهند مشاركت كنند، ممكن است در آینده در اقدام ترویج‌گری دیگری متحد هم شوید. باز نگه داشتن كانال‌های ارتباطی، ممكن است به همكاری‌های دیگری منجر شود. اگر مخالف عملكرد شما نباشند، خوب است آن‌ها را در جریان پیشرفت كار قرار دهید، حتی اگر رسما درگیر كار نباشند. شاید بعدها بخواهند كه برایتان مفید باشند، یا راجع به شما اطلاع‌رسانی كنند، حتی اگر خودتان ندانید.
برنامه‌ریزی برای حفظ تماس را خودتان به عهده بگیرید. مسئولیت مراسم یا مقدمات كار را به عهده نگیرید. از كس دیگری بخواهید آن‌ها را انجام دهد. كانال های ارتباطی باارزش هستند و یك نفر باید مسئول باز نگه داشتن آن‌ها باشد. اگر خودتان این مسئولیت را به عهده بگیرید، می‌دانید كه انجام خواهد شد. حتی اگر به نظر برسد كه ارتباط اغلب یك‌طرفه است، باز هم نگهش دارید. اگر ارزشی در آن باشد، به‌زودی دوطرفه خواهد شد.
وقتی ارتباطات رسمی برقرار شوند، هرگز اجازه ندهید بلااستفاده بمانند. باید با استفاده از این ارتباطات كانال‌ها را باز نگه دارید. هر چه نباشد، هر چه شبكه‌تان وسیع‌تر باشد، در درازمدت ترویج‌گری‌تان موثرتر خواهد شد.