Sección 3. Establecer comunicación formal y solicitar participación

• ¿Qué significa, exactamente, establecer una comunicación formal y solicitar participación?

• ¿Por qué establecer una comunicación formal y solicitar participación?

• ¿Con quiénes debería establecer una comunicación formal y solicitar participación?

• ¿Cuándo debería establecer una comunicación formal y solicitar participación?

• ¿Cómo se establece una comunicación formal y se solicita participación?

Usted ha trabajado en varios programas de servicios sociales que ayudan a personas de bajos ingresos de un vecindario en particular, y ha observado que la mayoría de los participantes son, claramente, menos saludables que usted y sus amigos, a pesar de ser más jóvenes. Parecen contraer enfermedades, no solo leves sino también graves, con mayor frecuencia que la mayoría de las personas que usted conoce, y sus hijos parecen enfermarse mucho también. A pesar de que muchas de las personas con las que ha trabajado tienen Medicaid, difícilmente van al médico. En cambio, van a la sala de emergencia y, sólo, cuando ellos o sus hijos están heridos o enfermos de gravedad.

Estas personas le contaron que evitan ir al médico porque la mayoría de los doctores no los respetan y porque sus consultorios están muy lejos. Es difícil para ellos concertar una cita sin un auto o alguien que cuide de sus hijos. Ellos saben que, una vez que estén allí, tendrán que esperar bastante tiempo, e intentar entretener a niños inquietos en la sala de espera de un consultorio lleno de miradas molestas, lo cual es casi imposible. Y, ¿qué ocurre cuando hay que entrar al consultorio? La sala de emergencias es más sencilla y está más cerca.

El resultado, por supuesto, es que las personas con las que usted trabaja nunca llegan a tener noción de cómo es estar sanos. Todo lo que han aprendido es a tratar enfermedades, no a prevenirlas. Usted cree que hay una necesidad apremiante en el área de un centro médico comunitario, donde las personas puedan establecer relaciones continuas con médicos y enfermeras que los traten con respeto, trabajando junto a ellos para ayudarlos a mejorar.

¿Y, ahora qué? Es necesaria una campaña de apoyo: un centro de salud costará dinero, el cual no se materializará sin el respaldo comunitario y político. Necesitará aliados, y muchos de ellos. ¿Cómo puede contactarlos y obtener su apoyo en esta labor?

Usted ha presentado un plan de las necesidades a realizarse, como se describió en la sección anterior del presente capítulo (Crear una propuesta de cambio), y, ahora, su tarea es la de establecer una comunicación con personas y organizaciones que puedan colaboran con su causa, y persuadirlos a que sean parte de su labor de apoyo. Analizaremos lo que eso significa, por qué es necesario, a quién debería dirigirse, cuándo es el mejor momento para establecer una comunicación y solicitar participación en la labor, y cómo llevarlo a cabo. Esta sección debería ayudarlo a reunir un grupo de apoyo cooperativo para lograr aquello que estando usted solo no podría.

¿Qué significa, exactamente, establecer una comunicación formal y solicitar participación?

¿Cuál es el sentido de la “comunicación formal”?Si uno desea que alguien se una a su apoyo, entonces se lo llama y se le pregunta. ¿Qué es tan complicado al respecto?

La respuesta es “nada”...algunas veces. Si la persona u organización que usted desea contactar es conocida o ha trabajado anteriormente con usted, entonces una llamada telefónica informal probablemente funcione.  Sin embargo, si la persona es el alcalde o un legislador poderoso, o si se trata de una gran organización sin fines de lucro con muchos niveles, o una empresa con la que nunca tuvo contacto, la situación es diferente.

Todos están bombardeados con diferentes mensajes, desde correo electrónico no deseado hasta llamadas urgentes de casa.  La mayoría de las personas, en especial aquellos que tienen posiciones con responsabilidades, hacen lo posible para eliminar los mensajes innecesarios, para poder ocuparse de los importantes. Cuanta más responsabilidad alguien tenga, más cuidadoso será con la filtración de mensajes. Mediante el establecimiento de un vínculo formal de comunicación, usted se asegura de que sus mensajes lleguen y de tener fácil acceso a una persona u organización cuando lo necesite.

Necesitará averiguar el procedimiento para llegar a la persona correcta. En el caso de una oficina gubernamental, organización, empresa o institución puede ser difícil saber quién es la persona correcta.  Es necesario conocer los canales adecuados para comunicarse con la persona u organización.

Cuando hablamos de establecer una comunicación formal, no sugerimos que vista un traje formal o una corbata a rayas, o que hable impersonal y correctamente. Mejor dicho, nos referimos a desarrollar una conexión "oficial" estructurada con una organización o persona que pueda ser un aliado valioso en  su labor de apoyo. Esta disposición formal para el contacto entre individuos según las necesidades, puede ser desde un acuerdo tácito de quedar en llamarse hasta reuniones programadas regularmente entre dos organizaciones.

Si se trata de una persona que usted conoce desde hace años, o una organización con la que trabajó anteriormente, es probable que ya tenga dicha conexión formal que se fue desarrollando a lo largo del tiempo y, entonces, da una sensación y un aspecto de informalidad, lo cual es cierto. Si la persona o la organización no lo conocen, o no tienen una razón en  particular - todavía – para participar en sus esfuerzos, una conexión comunicativa formal le abrirá los canales y definirá su relación de igual a igual y de colaboradores potenciales.

Una vez que entabló una conexión, debe saber cómo solicitar participación efectivamente. Debe presentar la proposición de modo tal que pueda demostrar cómo se beneficiará la otra parte, y eso comunica respeto y espíritu de colaboración.

Entonces, no – no siempre se trata de llamar y solicitar. Establecer una comunicación formal y solicitar participación implica reflexión y preparación.

¿Por qué establecer una comunicación formal y solicitar participación?

En realidad, se deben hacer dos preguntas:
¿Para qué preocuparse en establecer una comunicación y solicitar participación?, y
¿Por qué establecer una comunicación formal y pedir participación formalmente?

¿Para qué preocuparse en establecer una comunicación y solicitar participación?

¿Por qué no hacerlo solo, o dejar que las personas decidan por sí mismas si desean unirse o no?

Partiremos de la presunción de que la participación de otras personas y grupos es necesaria para cualquier labor de apoyo, y que un proceso de participación tiene grandes ventajas. No puede dejar al azar la participación de otros: sin participación, probablemente tenga menos posibilidades de alcanzar sus objetivos de apoyo.

• Necesita de toda la ayuda que pueda obtener. Cuantas más personas y organizaciones pueda atraer su labor de defensoría será más fuerte y con mejores posibilidades de triunfar.
• Es necesario asegurarse la participación de aquellos que son clave para la labor. Algunas personas y/o grupos – por ejemplo, patrocinadores legislativos – son tan importantes para la labor que, en realidad,  usted no podría lograrlo sin ellos. ¡Es crucial contactarlos y solicitarles su apoyo!
• Es importante obtener el mayor apoyo posible de la mayoría de las personas y organizaciones relacionadas al tema para demostrar solidaridad por la labor.  La presentación de un frente unido puede ser de suma importancia, en especial, para asegurarse que el resultado de su apoyo sea el que deseaba y que no sea una acción o política ineficaz.
• Un esfuerzo coordinado es mucho más fuerte que uno desordenado, con un número de personas y organizaciones trabajando por separado hacia un objetivo similar. Si puede obtener el apoyo de todos los que están relacionados en la misma labor – con una meta y estrategia claras para alcanzarlo – sus posibilidades de alcanzarlo se incrementarán enormemente.
• Usted no está solicitando solo una acción única, sino un compromiso con una labor que puede llevar mucho tiempo. acercarse a las personas con hechos, asegurarse que entiendan su compromiso, ayudarlos a ver cómo el esfuerzo los beneficiará a ellos y/o a sus poblaciones objetivo, y decirles cuán valiosa y necesaria es su participación – todo esto hace que su participación sea mucho más factible que dejarlo al azar o invitarlos a la ligera.
• El establecimiento de una comunicación y la solicitud de participación puede evitar problemas de territorialidad y de ego que pueden, rápidamente, desviar una labor de apoyo. Al incorporar a la mayoría de las personas y grupos posibles con anterioridad, usted puede asegurarse que todos tengan voz y voto en la planificación e implementación de la labor, y que nadie se sienta irrespetado o dejado de lado. También, puede organizar quién va a realizar determinada actividad, evitando problemas de territorialidad y similares.

Los problemas de territorialidad surgen cuando alguien percibe que otro está interviniendo en su territorio, o "metiéndose," asumiendo financiaciones, privilegios, responsabilidades, reconocimiento, etc. que ve como propios. Esto puede ocurrir en cualquier situación, aunque es particularmente común entre personas con responsabilidades superpuestas o similares en la misma organización, y entre organizaciones que brindan servicios similares en una comunidad (y/o que compiten por las mismas donaciones). En cualquier labor de colaboración, es realmente importante anticiparse a la posibilidad de batallas territoriales, y estructurar la situación o desactivarlas antes de que ocurran.

• Aún cuando estén totalmente de acuerdo con lo que usted esté realizando, a las personas y a las organizaciones les gusta que los inviten a  formar parte. Esto demuestra que usted valora su participación lo suficiente como para no darlo por sentado.
• Incorporar muchos participantes con anterioridad da un sentido de confianza y propósito en común  que puede propulsar la labor en tiempos difíciles.
• Solicitar participación con anterioridad, en lugar de solicitarla sólo cuando hay que fortalecer  la labor, o  bien, cuando el empujón final está dado, crea participación. Si las otras partes ingresaron al principio, se sentirán responsables por la labor y trabajarán mucho más para lograrlo.

¿Por qué establecer una comunicación formal y solicitar participación formalmente?

Una vez más, ¿por qué no solo llamar y solicitar ayuda? ¿Por qué uno debería preocuparse por la formalidad? A algunas personas y organizaciones realmente les importa; y la formalidad da ventajas, en el modo en que lo definimos, aún con aquellos a quienes no les importa la formalidad.)

• Es el único modo de acercarse a algunas personas y organizaciones. A menos que usted los conozca bien, las personas poderosas están, en general, protegidas por niveles de colaboradores  y asistentes que revisan la comunicación. Para lograr verlos y/o hablarles y exponer sus razones, con frecuencia, tendrá que atravesar un proceso formal, el cual incluye reunirse con alguien más primero. Lo mismo puede ocurrir en el caso de los que toman decisiones en una organización o institución.
• Muestra respeto por la integridad del procedimiento de la otra parte. A menos que el objetivo del procedimiento sea el de alejar a las personas y organizaciones como usted, su seguimiento demuestra una predisposición a aceptar las prioridades del otro y da respeto.
• Reconoce al otro como un participante igual. Mediante el establecimiento de una comunicación formal y solicitud formal, usted da a entender una asociación de iguales, no que usted está a cargo ni que todo es su idea.
• Enfatiza la importancia de la contribución potencial de la otra parte y pone de manifiesto que usted realmente desea su ayuda.
• Establece una relación y reconoce que pueden tener algo para ofrecerse mutuamente. Mediante el establecimiento de una comunicación formal, usted no solo confirma su vínculo sino también asume que tiene razones para seguir conectado.
• El establecimiento de una comunicación formal significa que un canal está siempre abierto y que una cantidad y tipo determinado de comunicación se hará automática. La información necesaria u otro tipo de comunicación no se pierde, sino que, en realidad, se transmite, y se transmite a su debido tiempo.

¿Con quiénes debería establecer una comunicación formal para solicitar participación?

Difícilmente, rechazaría a alguna persona que desea ser parte de su campaña de apoyo, pero siempre hay personas y grupos que son especialmente aliados importantes, que pueden variar, por supuesto, dependiendo de la orientación de sus esfuerzos y la naturaleza del tema que se esté tratando.

¿Está usted buscando un cambio de política o una financiación a través de la legislación? ¿Está intentando cambiar la conducta pública o su opinión? ¿Está usted preocupado por el abuso de drogas, los sin techo, la investigación de la artritis, la contaminación del agua, la violencia en el hogar, las viviendas asequibles, la pobreza infantil? Cada una de estas orientaciones y temas puede convocar a un grupo diferente de colaboradores de apoyo. Las personas y organizaciones que usted puede atraer incluyen:

Legisladores y otras figuras políticas.

Si usted apoya una política o la aprobación de un proyecto de ley en una cámara legislativa estatal o en el Congreso, necesitará un líder legislativo  para patrocinarla, como así también el apoyo de otros legisladores. Si su apoyo es local – por ejemplo, la labor por el centro de salud comunitario, mencionado en la introducción – necesitará la ayuda del alcalde o de los miembros de la municipalidad de la localidad. Una campaña anti-tabaco se beneficiaría con el apoyo del Departamento de Salud Pública; una labor ambiental podría tener el apoyo de la Comisión para la Conservación. Además, siempre es bueno tener a estas personas de su lado, aunque no estén directamente involucrados en su causa.

Otras labores o apoyos con objetivos similares.

Como mencionamos anteriormente, un esfuerzo coordinado es mucho más poderoso que varios grupos solos.

Cuídese de los asuntos de territorialidad y celos. Las organizaciones se vanaglorian por cuestiones de primacía ("Nosotros pensamos esto primero." "Somos la organización de apoyo más importante en esta área."), o de estar a cargo de una labor, y no de ser segundones. Si hay dinero involucrado, la situación puede tornarse desagradable (por ejemplo, compartir las financiaciones en contraposición a tener todo el fondo). Como dijimos anteriormente, tiene sentido anticiparse a los problemas potenciales e intentar desactivarlos antes de que surjan. Asegurándose de que todos tienen responsabilidades importantes; otorgando la misma facturación (o asegurándose de que cada una de las organizaciones tenga la mejor facturación o responsabilidad de un aspecto de la labor); creando un comité directivo integrador para la labor – son algunas maneras posibles de evitar problemas antes de que surjan.

Expertos en el área

 Tales como ex directores de una agencia federal o estatal, investigadores, académicos y legisladores.

Asociaciones de profesionales.

La asociación médica local será gran aliada si busca financiación para el centro de salud comunitario. Una oficina local de la Sociedad Nacional de Ingenieros Profesionales puede colaborar en la mejora del tratamiento de las aguas residuales o en la reparación de la infraestructura.

En un condado rural, el colegio de abogados del condado aceptó la causa - iniciada por uno de los jueces – de reformar la corte. Con el apoyo y participación del colegio de abogados, se desarrolló un programa de “Reinvención de la justicia”, que reorganizó muchos aspectos del sistema judicial. El programa dio como resultado una reducción del número de casos y encarcelación, y, es probable que no hubiese sido posible sin la participación del colegio de abogados.

Otras organizaciones relacionadas con el tema.

Incluyendo las organizaciones de servicios sociales y de salud que cumplen con las poblaciones objetivo afectadas, que comparten financiación, tienen objetivos o preocupaciones sociales iguales o similares, etc. También, pueden incluir empresas que no encuentran trabajadores capacitados, o que están preocupadas por la situación económica de sus clientes.

Activistas comunitarios.

Se trata de personas que pueden no estar directamente relacionadas con su tema, pero se ocupan de la justicia social, el desarrollo comunitario, la calidad de vida, u otras áreas, en general, que pueden verse afectadas positivamente por su labor. Los activistas comunitarios tienen capacidades organizativas prácticas, con frecuencia, conocen muy bien a la comunidad y a sus individuos, y pueden tener información importante acerca de lo que funciona y lo que no, de las experiencias pasadas en relación a temas similares.

Los activistas comunitarios controvertidos pueden tener muchos amigos y aliados...pero pueden tener, también, muchos enemigos y opositores. Sepa con quien amigarse y con quien aliarse reclutando a alguien para que participe en su labor.

Usted puede aliarse no sólo con el individuo o grupo al que se acercó, sino también con otros que no debería asociarse porque puede estar enfrentándose a poderosos oponentes, o enojando personas o grupos clave que, de lo contrario, podrían participar en su labor. Si considera reclutar una figura o grupo controvertido, debe decidir si los costos son mayores que los beneficios. Y debe hacerlo antes de acercarse. Si recluta a una persona o a un grupo y, luego, cambia de idea, se verá como un tonto y se lo considerará indeciso, desleal, poco confiable o solapado

Ciudadanos o grupos de influencia.

Entre los que se encuentran las personas en la comunidad que tienen prestigio con uno o más segmentos de la población, ya sea por sus conexiones personales o porque son considerados, en particular, cultos o confiables. La lista incluye a:

• Líderes o grupos empresariales, como la Cámara de Comercio.
• Líderes civiles – pueden ser oficiales en ejercicio o retirados; otros pueden ser los mismos activistas comunitarios mencionados anteriormente.
• El clero y las comunidades de fe.
• Clubes de servicio (Kiwanis, Leones, Masones, etc.) y organizaciones sociales.

En un pueblo, un grupo que buscaba brindar servicios a una comunidad portuguesa, descubrió que el punto central de la vida comunitaria era el club de futbol. No sólo patrocinó un número de equipos de futbol muy competitivos, cuyos juegos atrajeron prácticamente a toda la comunidad, sino que también era el lugar de reunión para casamientos, velatorios, graduaciones, políticas comunitarias y casi todo lo demás. Si deseaba llegar a la comunidad portuguesa, el modo era a través de las puertas del club de futbol.

• Jefes o funcionarios de grandes organizaciones o instituciones, como el director de un hospital, o un presidente o decano de una universidad.
• Personas con alta credibilidad dentro de la comunidad. Estas personas pueden tener credibilidad debido a su posición – por ejemplo, doctores o editores de diarios. Es probable que conozcan a todos en el pueblo, porque siempre vivieron en ese lugar, o porque sus trabajos – farmacéuticos, maestros – hacen que estén en contacto con la mayoría de los miembros de la comunidad. O, pueden ser ciudadanos comunes que simplemente tienen reputación de una integridad extraordinaria, inteligencia o brújula moral.

Las personas de los medios y los medios de difusión.

Si usted tiene a los medios de su lado, tiene una enorme ventaja de apoyo activo.

Agencias, servicios e instituciones comunitarias.

Usted puede necesitar el apoyo de la policía, los bomberos o las escuelas. El departamento de planificación de la municipalidad puede colaborar al igual que la universidad local. Casi toda comunidad, cualquiera sea su tamaño, tiene, al menos, una institución local que influye y a la que debe contactarse como socio potencial en una labor de apoyo.

Miembros de la población objetivo, o del grupo en su totalidad.

Estas personas tienen todo por ganar o por perder con su labor. Ellos son una reserva de conocimiento y experiencia en el tema, y, con frecuencia, tienen historias convincentes que contar. Además, aportan sus voces, números, y, con frecuencia, sus votos, que se traducen como peso político.

¿Cuándo debería establecer una comunicación formal y solicitar participación?

En general, el momento de establecer una comunicación formal y de buscar participantes para su labor es, dentro del proceso, lo antes posible. Hay buenas razones para esto:

• Comenzar con un gran grupo le brinda mayor influencia desde el principio, y legitimiza su labor ante los líderes políticos y el público.
• Reclutar personas y organizaciones al principio establece la labor como una asociación, en lugar de ser algo que usted comenzó y a la que otros se unieron después. Eso fomenta, en todos, una sensación de propiedad de la labor, conduciendo a un compromiso real, a objetivos de apoyo y a un apoyo más efectivo.
• Introducirlos desde el principio muestra respeto por sus aliados y socios. En la labor no se tomará ninguna decisión crucial sin ellos. Nadie se siente como una idea de último momento: todos saben que su participación es valorada.
• Más socios significa mayor aporte e ideas en la planificación de la labor, y una mejor estrategia como resultado.
• La participación crea impulso, que, a su vez, crea mayor participación, que crea impulso...

Sin embargo, también existen razones para establecer una comunicación y reclutar en las otras etapas de cualquier esfuerzo:

Al principio de una campaña legislativa de apoyo.

Su líder legislativo puede ayudarlo a encontrar otros legisladores dispuestos a sumarse. Agregar otros aliados en este momento puede incrementar sus posibilidades organizativas, como así también la cantidad de presión política que puede generar. Los legisladores se convencen con números: el mero peso de su participación, si es lo suficientemente grande, probablemente le otorgue, al menos, algo de lo que solicita. (El resto depende del poder de su apoyo.)

Justo antes y durante la etapa de planificación de una campaña de apoyo.

Tiene sentido conseguir la mayor cantidad posible de personas y organizaciones comprometidas con la planificación. Como se mencionó anteriormente, mayor participación en la planificación significa mayor aporte, participación y sensación de propiedad de la labor y un mejor plan.

Cuando crear impulso.

Esto puede ocurrir cuando una labor flaquea y necesita de mayor empuje, pero también hay momentos en el curso normal de una labor cuando el impulso se convierte en un problema. Esto puede ocurrir en las primeras etapas cuando ya se ha impulsado; una pausa en el medio, cuando poco parece ocurrir y el entusiasmo decae; y cerca del final, cuando usted se prepara para el empuje final para alcanzar su meta. La nueva participación en cualquiera de estas circunstancias puede ayudar a revitalizar la labor y traer la chispa necesaria para llevarla al próximo nivel.

Cuando su labor ha recién despegado.

Todos quieren apoyar a un ganador. El uso de su campaña para atraer la mayor cantidad de aliados posible puede reducir la labor y propulsarlo a lograr rápidamente el éxito.

¿Cómo establecer una comunicación formal y solicitar participación?

Una vez más, consideraremos el establecimiento de una comunicación formal y la solicitud de participación en forma separada. Recuerde, sin embargo, que en la práctica el proceso total debe integrarse y ser relativamente sin falta.

Recuerde, también, que nada ocurrirá a menos que usted haga el esfuerzo de comunicar y solicitar participación. No es momento para la timidez o la vacilación. Algunos aliados podrán acercarse a usted cuando sepan de su defensoría, pero deberá reclutar a la gran mayoría.

Para todas las partes del proceso, recuerde seguir algunas de las siguientes pautas básicas de comunicación:

• Utilice lenguaje que las personas entiendan. Puede ser en inglés común y claro, o puede ser en la primera lengua de las personas que está contactando. En el último caso, puede solicitarle a un usuario con fluidez en esa lengua que realice las llamadas o escriba cartas para usted, o traer un traductor a la entrevista.
• Sea respetuoso. Diríjase a todos por igual, sin considerar su origen o experiencia.
• Adquiera confianza. Esto puede incluir ambos puntos arriba mencionados, pero, también, ser absolutamente honesto y directo. Sea claro acerca de lo que quiere solicitar, no minimice (o sobre enfatice) los problemas, y ofrezca información importante lo antes posible.
• Enfatice las áreas de acuerdo. En cualquier comunicación y por sus acciones asegúrese de enfatizar las áreas de acuerdo y la importancia de las mismas. Esto puede ser de mucha importancia cuando el otro individuo o grupo es un aliado en el tema que está solicitando apoyo pero disiente en una o más áreas.
• Sea culturalmente sensible. Los estilos de comunicación difieren de acuerdo a las culturas. Lo que se considera una distancia confortable para hablar en los EEUU  - en general cerca de tres pies – parece frío en las culturas de Medio Oriente, donde la distancia confortable es mucho más cercana. Asegúrese de conocer las costumbres de los otros, de manera tal de no ofender por algo que parece normal para uno.
• Aún cuando la solicitud es rechazada, mantenga las líneas de comunicación abiertas. Pueden ser aliados en el futuro, la otra parte puede cambiar de idea, o pueden haber otras áreas en las que usted puede llegar a acuerdos y colaborar.

Determine lo que la "comunicación formal" significa para el individuo o grupo en cuestión.  ¿Hay, en realidad, algún procedimiento o protocolo formal, o es solo cuestión de hacer contacto en su "capacidad oficial" como representante de la labor de apoyo?

Si hay un procedimiento formal, aprenda todo lo que pueda acerca del mismo, de modo tal que sea capaz de utilizarlo - o evitarlo – de la mejor forma posible. ¿Qué tan protegidas se encuentran las personas que intenta alcanzar? ¿Devuelven sus llamados o correos electrónicos? ¿Recibirán siquiera sus mensajes?

Si la respuesta a esta última pregunta es que no, intente evitar el proceso de comunicación oficial. Una posibilidad seria, si tiene una dirección personal de correo electrónico, usar el correo electrónico. Otra es mediante el contacto personal (ver directamente a continuación). Incluso, si no tiene una línea personal hacia esa persona objetivo, usted puede omitir parte de los escalones en la escalera de la comunicación con una conexión personal con alguien – un asesor, un asistente personal, un gerente, etc.

Y una tercera posibilidad es la de provocar un "encuentro" con la persona que desea contactar, frecuentando un lugar donde es probable encontrarlo - su lugar de trabajo, una cafetería favorita, un juego de softball, etc. Hay algunas cuestiones de ética a considerar aquí - ¿Es justo? ¿Se considera una mentira? – pero es un modo potencial de llegar a alguien que de otra manera es inalcanzable.

Acérquese a su objetivo personalmente, si es posible. Esto es para el caso de que usted esté tratando con un individuo o con un grupo.

• Si se acerca a un individuo, observe si hay alguien ya involucrado en su labor que lo conozca bien y quiera hacer el contacto inicial. Si ninguno de sus socios tiene una conexión directa con esa persona, usted o uno de ellos tendrá algún conocido que pueda actuar como un intermediario. Tendrá una mejor posibilidad de organizar la comunicación y de obtener la participación del individuo si el contacto original viene de alguien que lo conoce personalmente.
• Para una organización u otra entidad con mucho personal, el enfoque es similar, excepto que usted tendrá que averiguar quién es el individuo o grupo clave dentro de la entidad, si todavía no lo conoce.   Esta es la persona o personas que toman decisiones – o ejercen mucha influencia – con respecto a si la organización participará de la labor de apoyo. No siempre es el director o el gerente general (CEO). Algunas organizaciones, por ejemplo, incluyen a muchas personas, o incluso a todo el personal, en la toma de decisiones. En otras, el directorio tiene la última palabra en asuntos que afectan a la organización en su totalidad. Cualquiera sea el caso, la conexión personal es el mejor enfoque.

Incluso, si el individuo u organización, a la que se dirige, se encuentra a distancia   - por ejemplo, una organización nacional, o un Senador – puede, también, utilizar conexiones personales. Un participante en su labor puede ser un ex compañero universitario del director de una organización nacional. El cuñado de otro participante puede ser amigo cercano de uno de los colaboradores del Senador. Una presentación a través de una fuente conocida y de confianza puede hacer maravillas.

Sea persistente. En especial, si no tiene un contacto personal, tendrá que seguir intentando llegar a las personas que tiene como objetivo. No sea desagradable – pero no se rinda. Si continúa siendo amable pero firme acerca de su necesidad para acceder al individuo objetivo y para continuar explorando otros modos de hacer contacto, hay posibilidades de lograrlo.

Ser amable y amigable – en persona y en el teléfono – nunca es mala idea, y puede, a veces, dar beneficios. Es más factible que el supervisor de las comunicaciones lo deje ingresar si obtiene su aprobación. A veces, si desarrolló algún tipo de relación, hasta puede eludir las normas y conectarlo con el individuo objetivo. No hay garantía de eso...pero, seguramente, la única garantía que hay es que no ocurrirá si usted es maleducado y desagradable.

Una vez que haya hecho contacto, está todavía el asunto de persuadir a la otra parte a unirse a la labor. Hay mucho que hacer para que esto sea más factible.

• Realice su pedido en persona, si es posible. Si no es posible, el contacto a través de la voz por teléfono es el siguiente mejor acercamiento. Las personas son mucho más receptivas a un acercamiento persona a persona que a una solicitud escrita u otro material (por ejemplo, presentaciones en multimedia). Siempre que pueda, intente conocer a la persona cara a cara.
• Sea totalmente claro, al hablar o escribir, con respecto a quién es usted,  de qué se trata su labor y cuáles son los objetivos, y qué le solicita a la otra parte. Explique en detalle lo que implicará la participación en la labor, y cuáles son las implicancias de cumplir con los objetivos. Si todo está sobre la mesa desde el principio, no habrá sorpresas desagradables para ninguno en el camino.

Si la participación del individuo o grupo implica un intercambio o donación - en cualquier dirección - de dinero, bienes, servicios, o personal, puede hacerlo mediante un contrato por escrito.

• Hágales saber que usted valora su participación, y el por qué. Esto no solo expresa el mensaje de que este individuo o grupo en particular es importante para la labor, sino también explica y confirma mejor lo que usted espera  que hagan como participantes. Un individuo puede ser valorado en particular por su credibilidad y sus contactos, por ejemplo, mientras que un grupo puede ser importante debido a su reputación en el desenvolvimiento con el tema que la labor de apoyo dirige. En el primer caso, el individuo puede esperar que esos contactos se utilicen, en el segundo, el rol principal de la organización puede estar en combinación con la planificación, la credibilidad en la labor y las relaciones públicas.
• Hágales saber por qué le interesa que participe en la iniciativa. Sea claro y específico acerca de los beneficios para ellos y/o su población objetivo si su labor o iniciativa es exitosa (y las desventajas si no lo es). Explíqueles, también, cómo la labor beneficiará a la sociedad o a la comunidad en general. Y recuérdeles que pueden verse como líderes en esta área, y sentarse a la mesa a negociar el resultado final de la labor.
• Deje las puertas abiertas para que el individuo u organización pueda pensar acerca de su participación, o pueda unirse más adelante si no se siente cómodo de hacerlo en ese momento. No se cierre ante la posibilidad de una decisión posterior, aunque decidan no participar en ese momento. Las mentes y las circunstancias, al igual que  las alianzas, cambian. Deje sus opciones - y las de ellos - abiertas.
• Sin considerar el resultado, mantenga la comunicación a largo plazo. Si deciden participar, deben actualizarse con la última información acerca del progreso de la labor, los resultados que usted y ellos han logrado, etc. Esta información es necesaria para ser socios eficaces y también los hará sentir que están informados.

Aunque no elijan participar, pueden ser aliados en otro proyecto de apoyo en el futuro. Mantener los canales de comunicación abiertos puede conducir a otras colaboraciones. Si no se oponen a su labor, puede mantenerlos actualizados sobre su progreso, a pesar de no estar oficialmente involucrados. Pueden, más adelante, elegir colaborar, o difundir la información, aún sin que usted lo sepa.

Asuma usted mismo la responsabilidad de iniciar y mantener un contacto. No insista en ceremonias o protocolos,  o esperar que alguien más lo haga. Los canales de comunicación son valiosos, y alguien tiene que estar a cargo de mantenerlos abiertos. Si usted asume la responsabilidad, sabrá lo que se está llevando a cabo. Aunque la comunicación parezca de un solo lado, espere. Si es valiosa, será de dos lados en breve.

Una vez que la comunicación formal se ha establecido, nunca permita que caiga en desuso. Debe mantener los canales abiertos usándolos. Después de todo, cuánto más grande su red, más efectivo su apoyo será a largo plazo.

Para resumir

Establecer una comunicación formal con un individuo, organización, institución, empresa u otro grupo es simplemente un modo de iniciar una relación reconocida y empresarial. Puede no solo facilitar sino también asegurar la comunicación efectiva y oportuna entre ustedes, logrando, de este modo, que su apoyo sea más efectivo, también.

Las razones para el establecimiento de la comunicación y la solicitud de participación, también, se relacionan con el apoyo efectivo. Incluyen la obtención de la cantidad y la credibilidad necesarias para una campaña de apoyo efectiva; obteniendo la participación y, de este modo, el cumplimiento real de sus aliados; dándoles a todos una bienvenida y haciéndolos sentir como valor agregado a la labor de apoyo, así se previenen problemas de celos y territorialidad entre los aliados; mejorando sus posibilidades de planificación con mayor aporte; y obteniendo mayor influencia política.

Los aliados potenciales -- la mayoría de los cuales deberían reclutarse al principio de la labor para estimular la sensación de propiedad y el compromiso en la planificación – varían con el tipo de campaña y lo(s) asunto(s) que dirija. Los aliados potenciales típicos serían los legisladores y otras figuras políticas; las iniciativas y apoyos con objetivos similares; las asociaciones profesionales; los expertos en el área; agencias y organizaciones que trabajen en el tema; los activistas comunitarios; los ciudadanos y grupos de influencia; las personas de los medios y los medios de difusión; los servicios públicos (policía, bomberos), agencias e instituciones; y la población objetivo.

Además de "lo antes posible," el mejor momento para contactar y conseguir aliados es cuando la campaña de apoyo legislativo comienza; en las etapas de planificación de una labor de apoyo; cuando la labor intenta crear un impulso; y cuando la labor ha despegado y las personas desean colocarse detrás de un ganador.

Cuando establezca una comunicación formal y solicite participación, siempre recuerde algunas pautas básicas de comunicación: 

• Utilizar un lenguaje que la audiencia comprenda.
• Ser respetuoso.
• Dar confianza.
• Enfatizar sus áreas de compromiso.
• Ser sensible culturalmente.
• Mantener las líneas de comunicación abiertas.

En el establecimiento de las comunicaciones formales, sólo determine lo que significa para un individuo o grupo en particular y actúe acorde. Acérquese a su objetivo personalmente, si puede, y sea persistente hasta lograr contactar a la persona que necesita.

Una vez que haya establecido la comunicación, siga las siguientes pautas para solicitar la participación:

• Solicítelo en persona, si puede.
• Sea claro acerca de quién es usted, cuál es su labor y sus objetivos y qué le solicita a la persona u organización.
• Hágales saber que valora su participación y las razones.
• Hágales saber por qué le interesa que participe.
• Deje espacio de maniobra, de modo tal que la otra parte no sienta que es ahora o nunca. Deje espacio para una deliberación, para una decisión posterior de unirse, etc.
• Mantenga la comunicación independientemente de si la otra parte elije participar o no.            

Este procedimiento completo es sobre la creación de la fortaleza para la labor entre manos y, a su vez, para la creación de redes para fortalecer el apoyo a largo plazo.