نامه‌نگاری به یک مقام منتخب مردم چیست؟
شاید هم‌اکنون در تلاش باشید تا راه‌هایی برای جلب توجه افرادی پیدا کنید که از قدرت تصمیم‌گیری در مورد مسئله‌تان برخوردار هستند. برای رسیدن به بهترین نتیجه ممکن می‌توانید از برخی روش‌های اقدام مستقیمی که در این فصل آمده استفاده کنید. در این بخش بهترین راه نگارش یک نامه به مقامات منتخب مردم را به شما می‌آموزیم.
یک نامه شخصی برخوردار از نگارش خوب می‌تواند یکی از موثرترین راه‌ها برای ارتباط با مقامات منتخب باشد. آن‌ها دوست دارند نظر اعضای حوزه انتخابیه خود را در مورد مسائل مختلف بدانند، به‌ویژه مسائلی که با تصمیم‌های اتخاذ شده از سوی آن‌ها مرتبط است.
مقامات منتخب معمولا نظرات گروه‌های فعال در حوزه حمایت و ترویج‌گری را در مورد یک مسئله می‌دانند ولی ممکن است از چگونگی تاثیر یک مسئله معین بر مردم مطلع نباشند. نامه‌ای که به‌خوبی نوشته شده باشد و بتواند تجارب، ملاحظات، و دیدگاه‌های شما را تشریح کند می‌تواند به شما در اقناع یک مقام رسمی کمک کند.
تا همین چند وقت پیش برای تماس با یک مقام منتخب تنها دو راه داشتید: نامه و تلفن. در چند سال گذشته ایمیل نیز به گزینه‌های شما افزوده شده است و – حداقل در آمریکا – همه مقامات منتخب از اعضای شورای شهر تا رئیس جمهور از ایمیل استفاده می‌کنند.
همه دستورالعمل‌هایی که در این بخش به آن‌ها اشاره خواهد شد در مورد ایمیل نیز کاربرد دارد – شکل نامه، اطلاعاتی که باید در آن آورده شود، و غیره. نامه به نمایندگان مجلس باید رسمی و تا جای ممکن نگارش خوبی داشته باشد. برای اینکه یک پیام سیاسی جدی گرفته شود باید بتواند به خواننده نشان دهد که شما آن قدر برای این موضوع اهمیت قائل بوده‌اید که برای نوشتن آن دقت کافی به خرج داده‌اید.
در دوران پیش از رواج ایمیل، مقامات معمولا نامه‌ها را بیشتر از تماس‌های تلفنی جدی می‌گرفتند زیرا برای آن‌ها تلاش و فکر بیشتری صرف شده بود. یک ایمیل درست نیز می‌تواند پیام مشابهی به خواننده بدهد – و به او می‌گوید این شخص واقعا در مورد این مسئله فکر کرده و برای انتقال فکر خود تلاش جدی انجام داده است.
چرا باید به یک مقام منتخب مردم نامه نوشت؟
شاید برخی از شما قانع نشده باشید که نوشتن نامه به مقامی که با رای شما انتخاب شده بهترین راه برای صرف وقت ارزشمندتان است. دلایل چندی وجود دارد که انجام این کار را حائز اهمیت می‌کند، از جمله:
- برای توضیح چگونگی تاثیر یک مسئله بر شما یا گروهتان به یک مقام رسمی.
- به منظور اعلام حمایت خود از یک قانون، سیاستگذاری، یا مجموعه‌ای از اقدامات پیشنهادی.
- به منظور مخالفت با یک قانون، سیاستگذاری، یا مجموعه‌ای از اقدامات پیشنهادی.
در هر یک از موارد بالا نامه می‌تواند حاوی اطلاعاتی در مورد مسئله باشد، که آن مقام رسمی از آن‌ها بی‌اطلاع است یا مجموعه‌ای از اقدامات پیشنهادی که ممکن است آن‌ها را نشنیده باشد.
- نشان دادن این واقعیت به یک مقام مسئول که اعضای حوزه انتخابیه او از مسئله مطلع هستند و به نتیجه آن توجه دارند.
- اطلاع‌رسانی به یک مقام مسئول در مورد یک مسئله یا وضعیت، و نیز اطلاعاتی از پیشینه و تاریخچه آن که او ممکن است از آن بی‌اطلاع باشد.
- تلاش برای اقناع یک مقام مسئول برای رای دادن به شکلی خاص به یک مسئله، یا اتخاذ اقدامات مرتبط دیگر.
- به منظور ایجاد تصویر فردی متفکر از خودتان نزد مقامات مسئول، و در نتیجه تاثیرگذاری بیشتر انتقاد یا حمایت شما؛ و نیز برای اینکه خود را در موقعیت یک مشاور برای مقام مسئول قرار دهید تا هر وقت در مورد این مسئله به اطلاعاتی نیاز داشت با شما مشورت کند.
- برای درخواست ملاقات جهت گفتگو در مورد یک مسئله یا برخی از دغدغه‌هایتان.
- برای تشکر از مقام مسئول به خاطر حمایت یا اقدامش.
- برای انتقاد از یک مقام مسئول برای رای یا اقدامش در گذشته.
- به منظور جلب توجه یک مقام مسئول به این موضوع که شما و گروهتان اقدامات او را زیر نظر دارید و او باید به تاثیر آرای شما در انتخابات آتی توجه داشته باشد.
- برای درخواست از یک مقام مسئول جهت موضع‌گیری در مورد یک موضوع خاص یا آشکار کردن آرای قبلی خود در مورد آن.
- برای درخواست کمک یا حمایت.
این نوع نامه‌ها اغلب ذیل عنوان «حمایت از اعضای حوزه انتخابیه» دسته‌بندی می‌شوند، و به مشکلات افراد با دولت مربوط هستند – برای مثال، محرومیت از کمک هزینه‌های پرداختی به جانبازان جنگی یا شکل خاصی از آزار و اذیت یک مقام محلی نسبت به یک نفر. دلیل این دسته‌بندی این است که این مسئله گاهی موجب تلاش یک مقام مسئول برای تغییر روندها، سیاستگذاریها، یا قوانینی می‌شود که زمینه تبعیض یا ایجاد مشکل برای زندگی کل افراد یک طبقه اجتماعی – کهنه سربازان، کشاورزان، بیوه‌ها، و غیره – را فراهم آورده است.
هدف دیگر این نوع نامه‌ها جلب حمایت یک مقام مسئول برای باهمستان یا یک طرح وسیع‌تر است. در این نامه‌ها ممکن است از او خواسته شود که در عرصه قانونگذاری برای حمایت از این فعالیت مبارزه کند که گاهی برای این منظور او تنها نام خود را در لیست حامیان و بانیان آن طرح قرار دهد، یا اینکه یک گام فراتر می‌آید و به فعالیت در هیات مدیره یا یک کمیته راهبری مربوط به این کار می‌پردازد.
چه زمانی باید به یک مقام منتخب مردم نامه نوشت؟
چه زمانی باید چنین نامه‌ای بنویسید؟ هر وقتی که موضوعی نگرانی گروهتان را برانگیخت باید این کار را انجام دهید، به ویژه هنگامی که:
- می‌خواهید یک مقام مسئول اتخاذ برخی اقدامات یا سیاستگذاریها را مد نظر قرار دهد (مانند: افزایش منابع مالی مربوط به برنامه‌ای برای شهروندان کهنسال).
- یک رای‌گیری در مورد سیاستگذاری معینی در پیش است که گروه شما را نگران کرده است. بیشترین تاثیر این گونه نامه‌ها در زمان‌های نزدیک به یک رای‌گیری است. در این وقت‌ها استفاده از ایمیل روش خوبی است.
- می‌خواهید به شکلی مثبت یا منفی نسبت به یک سیاستگذاری یا اقدامی که انجام آن به پایان رسیده است، عکس العمل نشان دهید (تصویب قانونی که به موجب آن بستن کمربند ایمنی خودرو الزامی شده است).
- می‌خواهید به کمبود یا نیازی در یک حوزه خاص اشاره کنید (برای مثال افزایش حمل و نقل عمومی برای کلینیک‌های سلامت باهمستان، یا افزایش گشت‌های پلیس در محله‌تان).
- به اطلاعات بیشتری نیاز دارید (برای مثال، در آخرین رای‌گیری که برای یک موضوع انجام شد، چه اتفاقی افتاد).
- به توصیه آن‌ها نیاز دارید (چگونه باید به یک مقام مسئول دیگر مراجعه کرد، کدام مراسم می‌تواند مسئولین زیادی را جمع کند تا شما بتوانید توجه‌شان را به موضوع‌تان جلب کنید، و غیره). در این خصوص احتمالا با مسئولی که روابط مثبت خوبی داشته‌اید باید نامه بنویسید.
به این پرسش می‌توان به صورت دیگری نیز پاسخ داد؛ یعنی از این منظر که چه زمانی چنین نامه‌ای می‌تواند بیشترین تاثیرات را داشته باشد. اوقات به‌خصوصی هست که احتمال توجه جدی به این گونه نامه‌ها بیشتر می‌شود، و احتمال پاسخگویی مقامات به آن افزایش می‌یابد.
- وقتی به یک انتخابات نزدیک می‌شویم. اغلب مقامات وقتی برای انتخابات فعالیت می‌کنند به‌شدت علاقه به جلب رضایت دیگران دارند.
- دقیقا پیش از برگزاری رای‌گیری در مورد یک موضوع مهم. زمانی که به رای‌گیری در مورد یک مسئله مهم نزدیک می‌شوید، مقامات معمولا تماس‌هایی از همه طرف‌های درگیر در مسئله دریافت می‌کنند. بنابراین، این زمان‌ها فرصت‌های برای معرفی دیدگاهتان به آن‌ها است.
- دقیقا پیش از روند بررسی بودجه و در طول آن. یکی از مهم‌ترین کارهایی که قانون‌گذاران، اعضای شوراهای شهرها، و برخی از دیگر نهادها انجام می‌دهند تعیین بودجه سال آتی است. فارغ از اینکه مسئله شما محلی، منطقه‌ای، استانی یا ایالتی، یا ملی باشد اغلب سیاستگذاریها و اقدامات مرتبط با سلامت و خدمات انسانی، محیط زیست، آموزش، حمل و نقل، و برخی از دیگر مسائل مهم به وسیله قانون تعیین نمی‌شوند، بلکه با میزان پولی که به آن‌ها در بودجه سالانه تخصیص داده شده است، مشخص می‌گردند. اگر اولویت‌هایی در حوزه بودجه دارید اکنون زمان طرح آن‌ها است.
- بلافاصله پس از آنکه یک مقام مسئول کاری می‌کند که شما با آن موافق یا مخالف هستید. دو دلیل برای انجام سریع این تماس وجود دارد. اول اینکه این مسئله هنوز در ذهن او تازه است و او را وادار به پاسخ به انتقاد شما می‌کند. دلیل دوم این است که او معمولا چیزهایی از افراد طرف مقابل شما شنیده است؛ در این صورت لازم است بداند که همه با اقدام او موافق نیستند یا اینکه بداند افرادی بیرون هستند که فکر کنند او کار درست را انجام داده است. مقامات نیاز دارند بدانند که چه کسانی از کدام یک از مواضع‌شان حمایت و از کدام انتقاد می‌کنند. این کار موجب می‌شود تا در مواجهه با مخالفان همچنان به فعالیتشان برای چیزهای مورد حمایت شما ادامه دهند یا اگر در مسیر شما حرکت نمی‌کنند به مسیر مورد نظر شما کشیده شوند.
چگونه باید به مقامات مسئول حوزه عمومی نامه نوشت؟
اگر دغدغه‌ای در حوزه موضوعات سیاسی یا غیر سیاسی دارید باید جستجو برای یافتن نام و اطلاعات تماس (آدرس، تلفن دفتر، و ایمیل) همه نمایندگان محلی تا سطح فدرال را به یکی از فعالیت‌های خود تبدیل کرده باشد. حداقل در آمریکا این امکان را دارید که با کمی تلاش نمایندگان خود را در تمام سطوح بشناسید. اگر یک فعال اجتماعی باشید می‌توانید آن‌ها را ببینید یا حداقل با آن‌ها یا دستیارانشان به صورت مرتبط صحبت کنید. در این صورت نامه‌هایتان نیز جدی گرفته می‌شود.
ابتدای نامه را به شکلی کاملا رسمی آغاز کنید.
اگر به یک مقام منتخب مردم نامه می‌نویسید، برای نشان دادن احترام به مخاطب، عنوان و سمت و نام کامل او را درج کنید. در ادامه نامه از اصطلاحات رایجی چون «جناب آقای/ سرکار خانم دکتر/ و غیره» استفاده کنید و در ادامه فامیل او را ذکر کنید.
مثال:
۲۵ شهریور ۱۳۹۸
عنوان [نام نماینده مجلس]
مجلس
آدرس دفتر
تهران، ۱۳۹۸
هدف نامه خود را توضیح دهید.
بلافاصله در ابتدای نامه به خواننده این امکان را بدهید که موضوع نامه‌تان را بداند. به او بگویید که چرا از یک تصمیم خاص نگران یا از آن خوشحال هستید.
مثال: طرح پیشنهادی برای افزایش مالیات بر مصرف سوخت خودروها موجب افزایش نامتعارف قیمت حمل و نقل برای افرادی که از مناطق حاشیه پایتخت به مرکز شهر سفر می‌کنند، خواهد شد.
خلاصه‌ای از درک خود را از مسئله یا تصمیمی که قرار است اتخاذ شود، بیان کنید.
تاثیر کلی مورد انتظار خودتان از نتایج این تصمیم را بیان کنید.
مثال: ایجاد یک برنامه مشاوره فردی در دبیرستان ما به کاهش تعداد بارداری نوجوانان در باهمستان کمک خواهد کرد.
موضع خود را در مورد مسئله توضیح دهید.
با ذکر جزییات توضیح دهید که چرا فکر می‌کنید این تصمیم می‌تواند آثاری را که پیش‌بینی کرده‌اید به همراه داشته باشد.
مثال: این کار به دانش‌آموزان دبیرستان‌های ما این امکان را می‌دهد که فشارهایی را که در این برهه حساس از زندگی‌شان احساس می‌کنند با مشاوران‌شان درمیان بگذارند.
توضیح دهید که این تغییرات برای شما و دیگران چه نتایجی به همراه خواهد آورد.
توضیح دهید که این تصمیم به طور مشخص چه تاثیرات مثبت و منفی برای شما یا گروهی که نمایندگی آن را برعهده دارید به همراه خواهد داشت. هر چه تعداد افرادی که از این تصمیم تاثیر می‌پذیرند بیشتر باشد، قدرت اقناع‌کنندگی شما نیز بیشتر خواهد بود.
مثال: این برنامه به ایجاد فرصت‌های شغلی برای نوجوانان در باهمستان ما کمک خواهد کرد.
مشخص کنید چه افراد دیگری از این تصمیم متاثر خواهند شد.
به مقام مسئول مخاطب خود بگویید که چه تعداد و کدام دسته از افراد دیگری از این مسئله تاثیر خواهند پذیرفت. در اینجا آوردن آمار می‌تواند بسیار کمک کند.
مثال: بر اساس یک تحقیق جدید ۸۰ درصد نوجوانانی که سیگار می‌کشند، سیگار خود را از مغازه‌هایی خریداری کرده‌اند که برای فروش این اقلام از خریداران کارت شناسایی درخواست نمی‌کنند. اجرای جدی‌تر قانون کنونی ممنوعیت فروش دخانیات به نوجوانان می‌تواند به شکل قابل توجهی از مصرف دخانیات در بین نوجوانان بکاهد.
به حمایت‌های پیشین خود اشاره کنید.
به تصمیمات و اقدامات مناسب این مقام مسئول در گذشته اشاره کنید و بابت آن‌ها از او تشکر کنید.
مثال: ما از پشتیبانی پیشین شما از لایحه حمایت از حقوق پرسنل اورژانس پزشکی برای عدم اجبار به انجام آزمایش اچ آی وی، تشکر می‌کنیم.
توضیح دهید که شما می‌خواهید این مقام مسئول چه اقدامی انجام بدهد.
به طور مشخص بگویید شما (و گروهی که شما نماینده آن هستید) از این مقام مسئول می‌خواهید چه اقدامی انجام دهد – و اگر یک ضرب الاجل برای آن وجود دارد مایلید این کار تا کی این انجام شود.
مثال: ما امیدواریم که شما دریافته باشید که بهترین اقدامی که ممکن است از سوی شما برای حمایت از نوباوگان و نوجوانان باهمستان‌مان صورت گیرد این است که به طرح مجلس نمایندگان به شماره ۶۸۹ب رای «مثبت» بدهید.
اگر نامه‌ای در مخالفت با اقداماتی معین می‌نویسید، یک پیشنهاد جایگزین نیز ارائه کنید.
مثال: به اعتقاد من به جای افزایش تعداد گشت‌های پلیس در محله ما، می‌توان همکاری‌های لازم را با باهمستان برای ایجاد یک برنامه پلیس باهمستان انجام داد، که گزینه‌ای ارزان‌تر و موثرتر است.
اگر زمان و تعهد لازم را برای این کار دارید از او بپرسید چگونه می‌توانید در این کار به او کمک کنید.
مثال: گروه ما آمادگی جدی خود را اعلام می‌کند تا از هر فرصتی برای کمک به ارتقا امنیت محل زندگی خود در باهمستان‌مان استفاده کند.
نامه را خاتمه داده و آن را امضا کنید.
از این مقام مسئول تشکر کنید و نام کامل خود را بنویسید و آن را امضا کنید. حتما تلفن و آدرس خود را بنویسید.
نامه خود را از نظر املایی و ادبیات دستوری مورد بازبینی قرار دهید.
ویرایش املایی و دستوری به تنهایی کاری نمی‌کنند اما می‌توانند به تحقق هدف شما کمک کنند. چرا نباید از هر فرصتی برای ارتقای نامه خود استفاده کنید؟
کمپین‌های نامه‌نگاری
تا اینجا در مورد نامه‌های فردی صحبت کردیم. تاکتیک نامه‌نگاری دیگری که به طور خاص می‌تواند تاثیرگذاری خود را داشته باشد کمپین نامه‌نگاری است که در آن چند ده، یا چند صد، یا حتی هزاران نفر به یک مسئول (اگر همه آن‌ها مربوط به حوزه انتخابی او یا نماینده افراد حوزه انتخابی‌اش باشند) یا به مسئولان بسیاری در مورد یک رای، سیاستگذاری، یا ردیف بودجه خاص نامه می‌نویسند. این روش می‌تواند به شدت تاثیرگذار باشد، به‌ویژه اگر نویسندگان نامه افرادی باشند که معمولا به نماینده مورد نظر نامه نمی‌نویسند.
در ایالت ماساچوست، وقتی موضوع بررسی تامین بودجه برای «آموزش ابتدایی برای بزرگسالان» و «انگلیسی به عنوان زبان دوم یا زبان دیگر» در مجلس قانونگذاری ایالتی آغاز شد، بیش از هزاران دانش‌آموز این دو برنامه به نمایندگان خود نامه نوشتند تا به آن‌ها توضیح دهند که چرا تخصیص بودجه برای این موضوعات به طور خاص برای آن‌ها مهم است. در همین حال، کارمندان و کارکنان این برنامه‌ها، داوطلبان، و افرادی که برای آن‌ها حمایت و ترویج‌گری می‌کردند نامه‌هایی به نمایندگان خود نوشتند و اهمیت این دو برنامه را برای باهمستان‌شان و نیز ایالت‌های دیگر توضیح دادند.
نامه‌های دانش‌آموزان قدرت ویژه‌ای داشت، و بسیاری از آن‌ها توضیح می‌دادند که یک یا دو سال قبل آن‌ها قادر به نوشتن چنین نامه‌هایی نبودند. فرصت شرکت در این دو برنامه بود که به آن‌ها این قابلیت‌ها را داد. قانون‌گذاران به این نامه‌ها عکس‌العمل نشان دادند و بودجه آموزش بزرگسالان به شکل قابل توجهی افزایش داده شد.
اگر می‌خواهید وارد یک کمپین نامه‌نگاری شوید باید به‌درستی خود را آماده کرده باشید. فکر نوشتن نامه به افراد صاحب قدرت ممکن است برای برخی‌ها مرعوب‌کننده باشد؛ به‌خصوص برای بسیاری از کسانی که خود را کم‌قدرت یا بی‌اهمیت می‌بینند، و نیز برای آن‌ها که ممکن است از آموزش بالایی برخوردار نباشند. در بسیاری از کشورها نوشتن چنین نامه‌هایی می‌تواند خطرات اقتصادی، اجتماعی، یا جسمی زیادی برای نویسنده به همراه بیاورد.
علاوه بر این خودداری ناشی از ترس یا نگرانی، ممکن است بسیاری از افرادی که تحت تاثیر موضوع قرار دارند – به‌ویژه افراد دارای سطح تحصیلی پایین –از ضعف خود در نامه‌نگاری خجالت بکشند یا احساس کنند که مطلب قانع‌کننده‌ای برای طرح ندارند. آن‌ها برای کنارهم قرار دادن کلمات نیاز به کمک دارند، و به یک الگو برای کار خود احتیاج دارند. هماهنگ‌کننده کمپین نامه‌نگاری باید بداند که برای رفع این نیازها چه کارهایی باید انجام بدهد.
اول، کمپین باید با گزینه‌های احتمالی نوشتن نامه‌ها تماس بگیرد و برای آن‌ها یک درخواست نامه‌نگاری به همراه توضیح ساده و کاملی در مورد دلایل و ضرورت کمپین و مسائل مهم مربوط به آن ارسال کند. مردم بدون داشتن درک شفاف در مورد دلایل نگارش این نامه‌ها قادر نخواهند بود نامه‌های معناداری بنویسند. گاهی در شرایطی که فعالان حمایت و ترویج‌گری تمام طول شب و روز به ابعاد سیاسی یک موضوع می‌اندیشند، اغلب مردمی که تحت تاثیر آن مسئله قرار دارند شناختی از بازی‌های سیاسی مربوط به این مسئله ندارند، یا حتی درست نمی‌دانند که چگونه نظام سیاسی به این مسئله رسیدگی می‌کند. هر چه آن‌ها بهتر بدانند که چه اتفاقی در حال وقوع است و نیز نامه‌های آن‌ها دقیقا قرار است چه کاری انجام بدهد، بهتر خواهند توانست نامه‌های قانع‌کننده‌تر بنویسند.
در همین حال، کمپین باید یک یا چند قالب کلی برای نامه‌ها تهیه کند. این قالب‌ها شکل کلی نامه‌ها را مشخص می‌کنند و در آن شکل کلی نامه بر روی صفحه، با تعیین دقیق جای مناسب آدرس گیرنده و فرستنده و تاریخ در بالای صفحه، یک امضای رسمی پایین برگه، و نیز نمونه‌ای از محتوای نامه به تصویر کشیده شده است.
قالب در لغت به معنای الگوی برش است که از آن برای ساخت چندین قطعه چوب، فلز، یا دیگر چیزها استفاده می‌شود که همگی اجزای یک شیٔ بزرگ‌تر را تشکیل می‌دهند.
به طور کلی، افرادی که از این مسئله تاثیر پذیرفته‌اند باید در نامه‌ها خود موارد زیر را بگنجانند:
توضیحی در مورد خودشان و اینکه چه کسی هستند – یک مادر مجرد شاغل، یک فرد توان‌خواه، یک شرکت کننده در دوره آموزش‌های شغلی، یک عضو سابق تفنگداران نیروی دریایی.
این مسئله که آن‌ها ساکنان یا شرکت کنندگانی در برنامه‌های برگزار شده در منطقه مربوط به این مقام مسئول هستند.
چیزی که از او می‌خواهند انجام بدهد.
ارتباط آن‌ها با مسئله – شرکت کننده در برنامه، کارکنان برنامه، داوطلبانی از باهمستان، والدین یک کودک توان‌خواه.
در هر کجای نامه که خواستند، باید به اندازه یک جمله تا یک یا دو پاراگراف توضیح بدهند که این مسئله برای آن‌ها چه معنایی دارد و چگونه بر شخص آن‌ها تاثیر می‌گذارد. برای افرادی که در این برنامه شرکت می‌کنند و نیز کسانی که از این مسئله تاثیر پذیرفته‌اند، این بخش جذاب‌ترین قسمت نامه است. برای مسئولان نیز اغلب روایت‌های شخصی افراد بیش از آمارها تاثیرگذار است، حال این آمارها هر چه که باشند. اگر افراد بتوانند توضیح دهند که چگونه یک برنامه زندگی آن‌ها را تغییر داده است، یا کمبود برخی خدمات چه موانعی در زندگی آن‌ها پدید آورده است، ممکن است مسئولان به آن‌ها توجه کنند.
آیا می‌توان از ایمیل استفاده کرد؟
با توجه به سهولت و سرعت ارسال ایمیل، استفاده از این روش برای ارسال نامه‌ها روش کاملا مرسومی است. استفاده از این روش به‌ویژه برای نامه‌های رسمی مزایای چندی دارد:
- این روش از نامه‌نویسی عادی بسیار سریع‌تر است. همچنین مقام مسئول می‌تواند خیلی زودتر به آن پاسخ بدهد.
- این کار زحمت شما را برای نوشتن آدرس بر روی پاکت نامه، خرید تمبر، و ارسال نامه کم می‌کند.
- احتمال گم شدن نامه‌های الکترونیک در شلوغی میز یک مقام مسئول کم‌تر است.
اما توجه داشته باشید که این مورد آخر خود می‌تواند یک عیب هم باشد. به غیر از مواردی که گیرنده نامه آن را پرینت می‌کند، در موارد دیگر ممکن است نامه شما با یک کلیک بر روی گزینه حذف، به کلی از برابر چشم خواننده و نیز از ذهنش پاک شود. اگر از ایمیل در نامه‌نگاری‌های خود می‌خواهید استفاده کنید، از همان ابتدا محکم و شفاف پیامتان را طرح کنید.
گزینه سوم ارسال فکس است. فکس سریع و معمولا قابل اطمینان است. اما توجه داشته باشید که بیشتر ماشین‌های فکس ادارات در مکان‌ها عمومی قرار دارند؛ بنابراین دریافت کننده مورد نظرتان تنها کسی نخواهد بود که نامه را خواهد دید. نکته دوم این است که نامه‌ای که توسط دستگاه فکس چاپ می‌شود لزوما یک نسخه تمیز، خوانا، و با ظاهری حرفه‌ای نخواهد بود.
خلاصه
نوشتن نامه به مقامات منتخب روش خوبی برای توضیح چگونگی تاثیرگذاری یک مسئله بر شما یا گروهتان است. همچنین شما را به عنوان یک فرد اهل فکر معرفی می‌کند و به همین دلیل برای شما نفوذ بالاتری نزد افراد صاحب قدرت فراهم می‌آورد. همچنین نامه راه خوبی برای جلب توجه مردمی است که قادر به کمک به شما هستند.