Sección 1. Escribir cartas a funcionarios electos

• ¿Qué es una carta a un funcionario electo?

• ¿Por qué escribir a un funcionario electo?

• ¿Cuándo debería escribir cartas a funcionarios electos?

• ¿Cómo escribir a funcionarios electos?

• ¿Debería utilizar el correo electrónico?

¿Qué es una carta a un funcionario electo?

En este punto, probablemente esté buscando las maneras de hacer que las personas que pueden ayudarlo conozcan su causa. Para obtener los mejores resultados, posiblemente deseará intentar varios de los métodos de acción directa que se comentan en este capítulo. En esta sección, le mostraremos la mejor manera de escribir una carta a sus funcionarios electos.

Una carta personal bien redactada puede ser la manera más efectiva de comunicarse con los funcionarios electos. Estos funcionarios desean conocer lo que opinan sus votantes sobre cuestiones, en especial sobre aquellas cuestiones que implican una toma de decisiones por su parte.

Generalmente sus funcionarios electos conocen lo que los grupos de presión opinan sobre una cuestión, sin embargo, pueden no comprender de qué manera una decisión particular lo afecta a usted. Una carta bien redactada que describa sus experiencias, observaciones y opiniones puede permitirle persuadir a un funcionario a su favor.

Hasta hace poco tiempo, se tenían dos opciones para contactar a un funcionario electo: el teléfono y el correo (tres opciones si se toma en cuenta el telégrafo). Sin embargo, en los últimos años, se les ha sumado el correo electrónico y probablemente se ha convertido en el medio de preferencia. Es rápido, las personas lo leen y –al menos en EE.UU.– casi todos los funcionarios electos, desde los concejales de una ciudad hasta el Presidente, utilizan con agrado el correo electrónico como medio de comunicación.

Cualquier pauta para redactar cartas que se describa en esta sección –el estilo a utilizar, la información que se debe incluir– se aplica también al correo electrónico. Una carta a un congresista, ya sea enviada por correo regular o electrónico, para ser tomada en serio debe transmitir el mensaje de que usted se preocupa lo suficiente por la cuestión como para escribir sobre ella en forma cuidadosa.

Antes de que existiera el correo electrónico, los funcionarios otorgaban en general más importancia a las cartas que a las llamadas telefónicas, ya que requerían más reflexión y esfuerzo. Un correo electrónico apropiado transmite el mismo mensaje: esta persona realmente ha pensado en esta cuestión y se ha molestado en enviar su opinión.

¿Por qué escribir a un funcionario electo?

Tal vez no esté convencido de que escribir una carta a su funcionario electo sea la mejor manera de emplear su tiempo. Estas son varias de las razones por las que debería escribir:

• Para explicarle a un funcionario cómo una cuestión particular lo afecta a usted y a su grupo.
• Para expresar apoyo a una ley, política o plan de acción propuesto.
• Para oponerse a una ley, política o plan de acción propuesto.

En cualquiera de estos casos, la carta puede incluir información sobre la cuestión que el funcionario pueda no tener o sugerir un plan de acción alternativo que no se haya propuesto con anterioridad.

• Para demostrarle a un funcionario que sus votantes son conscientes de una cuestión y que tienen un interés real en el resultado.
• Para informar a un funcionario sobre un tema o situación, brindándole los aspectos generales y antecedentes que pueda no tener.
• Para tratar de persuadir a un funcionario de votar por una cuestión de una determinada manera o de tomar otra medida relacionada.
• Para construir su reputación como una persona atenta e inteligente frente a los funcionarios y de esta manera hacer que sus críticas o apoyo sean más influyentes, o para posicionarse como una persona a la que se puede consultar cuando los funcionarios necesiten información sobre su causa.
• Para solicitar una reunión para discutir la cuestión o alguna inquietud relacionada.
• Para agradecer a un funcionario por el apoyo dado o la acción tomada.
• Para criticar a un funcionario por un voto o accionar del pasado.
• Para notificar a un funcionario de que usted y su grupo están observando sus acciones y que debe tener en cuenta sus votos en tiempos electorales.
• Para solicitar a un funcionario que defina su posición respecto a una causa en particular o que dé a conocer su historial de votaciones.
• Para pedir ayuda o apoyo.

Este tipo de carta a menudo entra en la categoría de “ayuda al ciudadano” y trata los problemas individuales de una persona con el gobierno –rechazo a su pedido de pensión por invalidez militar, por ejemplo, o acoso por parte de un funcionario local. El motivo por el que se incluye en esta lista es que a veces puede llevar a un funcionario a trabajar para cambiar los procedimientos, las políticas o las leyes que discriminan o dificultan la vida para una clase entera de personas (veteranos de guerra, granjeros, viudas, etc.).

Otro propósito de este tipo de cartas es el de conseguir el apoyo del funcionario para una comunidad o iniciativa mayor de algún tipo. Puede ser un pedido para que se convierta en un legislador defensor de la causa, que simplemente preste su nombre para incorporarlo a la lista de los defensores o patrocinadores públicos de la iniciativa o que forme parte de una junta o comisión de iniciativas para el esfuerzo.

¿Cuándo debería escribir cartas a funcionarios electos?

Entonces, ¿cuando debería escribir esa carta? Cada vez que surja una cuestión que preocupe a su grupo, pero en especial cuando:

• Se desea solicitar a un funcionario que considere una determinada acción o política (p. ej., el incremento del financiamiento de un programa para personas de la tercera edad).
• Se aproxima una votación sobre una política que preocupa a su grupo. Las cartas son más efectivas cuando se está a punto de votar. Es un momento oportuno para utilizar el correo electrónico.
• Desea responder (en forma positiva o negativa) a una acción que se llevó a cabo o a un cambio en la política (p. ej., la aprobación de una ley que impone a las personas el uso del cinturón de seguridad).
• Desea señalar una deficiencia o necesidad en un área particular (p. ej., más transporte público hacia las clínicas de salud en la comunidad, más policías que patrullen su vecindario)
• Necesita información (por ej., sobre lo que ha ocurrido la última vez que una determinada cuestión fue sujeta a votación).
• Necesita consejo (cómo encarar a otro funcionario, qué tipo de evento atraerá a la mayor cantidad de funcionarios para que tomen conciencia, etc.). En este caso, probablemente escriba a un funcionario con el que ya tiene un contacto positivo.

Otra manera de encarar este interrogante es pensar en qué momento tendrá la carta un mayor efecto. Existen determinados momentos en que hay una gran posibilidad de que las cartas sean tomadas en cuenta cuidadosamente y que los funcionarios brinden respuestas.

• Justo antes de una elección. La mayoría de los funcionarios electos se tornan extremadamente ansiosos por complacer a las personas cuando son candidatos a reelección.
• Inmediatamente antes de una votación importante. Los funcionarios usualmente se comunicarán con muchas personas con ambas posturas sobre la cuestión antes de una votación importante, por lo que es un momento especialmente crucial para dar a  conocer su opinión.
• Justo antes y en medio de un proceso de aprobación de presupuesto. Una de las tareas más importantes que realizan los legisladores, concejales y otros órganos de gobierno es decidir el presupuesto para el año próximo. Ya sea que su inquietud sea local, regional, estatal o provincial, o nacional, gran parte de la política y las acciones que se llevarán a cabo el próximo año en relación a salud y servicios humanos, medioambiente, seguridad pública, educación, transporte y una cantidad de otras cuestiones importantes están determinadas, no por las leyes, sino por la cantidad de dinero que se les asigna en el presupuesto anual. Si tiene prioridades de financiamiento, éste es el momento de hacérselos saber.
• Inmediatamente después de que un funcionario haya hecho algo que usted aprueba o desaprueba. Existen dos razones por las que esta comunicación debe ser inmediata. La primera, para que la acción esté aún presente en la mente del funcionario y que éste pueda responder a su apoyo o crítica. La segunda, es que el funcionario estará escuchando comentarios de quienes piensan diferente a usted y necesita conocer que no todos aprueban su accionar o que, a pesar de todas las cartas negativas, hay personas que creen que está actuando de la manera correcta. Los funcionarios necesitan saber quién los apoya y quién se opone a cuál de sus posiciones. Esto puede serles de utilidad para continuar trabajando por las cosas que le interesan frente a la oposición o impulsarlos en esa dirección si aún no lo están haciendo.

Los momentos verdaderamente cruciales para escribir este tipo de cartas son cuando se ataca a los funcionarios por hacer algo en lo que usted cree –piense en los funcionarios del sur de los EE.UU. en los años 50 y 60 que apoyaban la integración racial– o funcionarios que simplemente han hecho algo heroico, otorgando un contrato de mil millones de dólares a cambio de una enorme soborno, por ejemplo. En cualquiera de estos casos, el funcionario necesita saber ya sea que lo apoya sin importar nada y que trabajará con él o que desea que renuncie ahora mismo y que se encargará de que sea llevado a juicio y condenado.

¿Cómo escribir cartas a funcionarios electos?

De manera que, ¿cómo debe escribir cartas a funcionarios electos? Disponemos de varias pautas generales que le ayudarán no sólo a escribir la carta, sino a incrementar las posibilidades de que sea realmente leída y tomada en serio.

Decida quién es el destinatario

Consiga el nombre, el cargo y la dirección del funcionario que tomará la decisión sobre su cuestión. Asegúrese de que todos los nombres estén escritos sin errores de ortografía y que la dirección sea la correcta. Un nombre escrito con errores ortográficos puede ser contraproducente. Una dirección incorrecta puede significar que su carta ni siquiera llegue a destino.

Si le interesa la política o algunas cuestiones, debe tomarse el trabajo de conocer los nombres y la información de contacto (dirección, número de teléfono de la oficina y correo electrónico) de todos aquellos que lo representan, desde el órgano de gobierno más local hasta el gobierno federal. En los EE. UU., al menos, es posible conocer a sus representantes en cualquier nivel de gobierno si se hace el esfuerzo. Si usted es un activista, puede reunirse con ellos, o por lo menos hablar con ellos y sus asistentes bastante a menudo. De ser así, sus cartas serán consideradas en serio.

Inicie la carta de manera oficial.

Si le escribe a un funcionario electo, demuestre respeto por el cargo utilizando el nombre del cargo y el nombre completo del funcionario. En cualquier otra carta, utilice el término común “Estimado:”, el tratamiento Sr., Sra., Srta., o Dr. y el nombre completo del funcionario.

Ejemplo:

5 de enero de 1995

Cargo [Nombre del diputado o senador]

Cámara de Diputados [o] Cámara de Senadores de la Nación

Dirección

Ciudad y código postal

Comience por explicar el motivo de su carta.

Deje que el lector sepa inmediatamente de que se trata la carta. Indíquele por qué le preocupa o le complace que se esté considerando una determinada decisión.

Ejemplo: El aumento propuesto en el impuesto a los combustibles hará que el costo del transporte se incremente extremadamente para quienes viajan a sus trabajos diariamente en la zona metropolitana.

Resuma su comprensión de la cuestión/decisión que se está considerando.

Establezca el impacto general que usted espera que ocurra si se toma una determinada decisión.

Ejemplo: La creación de un programa de orientación entre pares en nuestra escuela secundaria ayudará a reducir la cantidad de adolescentes embarazadas en nuestra comunidad.

Explique su posición respecto a esta cuestión

Describa en forma detallada por qué siente que la decisión tomada producirá al impacto que usted prevé.

Ejemplo: Este programa brindará oportunidades para que los estudiantes en escuelas secundarias puedan comentar las presiones que experimentan con sus pares en este momento crítico en sus vidas.

Describa lo que cualquier cambio significaría para usted y para los demás.

Describa específicamente los efectos positivos o negativos que tendrá la decisión sobre usted mismo y sobre aquellos a quienes representa. Cuantas más personas sean afectadas por la decisión, más convincente será.

Ejemplo: Este programa brindará oportunidad de empleo a los adolescentes en nuestra comunidad.

Identifique a otros que puedan verse afectados por esta decisión.

Coméntele al funcionario quiénes y cuántas otras personas se verán afectadas de la misma manera. Las estadísticas pueden ser muy útiles en este punto.

Ejemplo: Un estudio reciente demostró que el 80% de los menores que fuman obtienen los cigarrillos en tiendas en las que no se les pide ningún tipo de identificación. Una aplicación más severa de las leyes existentes que prohíben la venta de tabaco a menores podría reducir significativamente la tasa de tabaquismo entre nuestros jóvenes.

Reconozca el apoyo en el pasado.

Mencione las acciones y decisiones acertadas que el funcionario haya tomado en el pasado y exprese su gratitud.

Ejemplo: Apreciamos su apoyo en el pasado respecto al proyecto de protección de los derechos del personal de emergencias médicas a no ser sometidos a la prueba de VIH.

Describa qué acción espera que tome el funcionario.

Especifique qué acción espera usted (al igual que a los que usted representa) que el funcionario lleve a cabo (y para cuando, si es que hay una fecha límite).

Ejemplo: Esperamos se dé cuenta de que la mejor manera de proteger a los bebés y niños pequeños de nuestra comunidad es votar “afirmativamente” el Proyecto de ley Nº 689b.

Si ha escrito una carta que se opone a alguna acción, ofrezca una alternativa.

Ejemplo: Considero que en vez de incrementar la cantidad de patrullas policiales en nuestro vecindario, una medida más económica y efectiva podría ser trabajar con nuestra comunidad para desarrollar un programa de policía comunitaria.

Si dispone de tiempo y está comprometido, pregunte cómo puede ayudar.

Ejemplo: Nuestro grupo está más que dispuesto a estudiar las múltiples opciones para ayudar a hacer que nuestra comunidad sea un lugar más seguro para vivir.

 

Concluya y firme su carta.

Agradezca al funcionario y firme con su nombre y apellido. Asegúrese de incluir su dirección y número de teléfono.

Controle que la carta no contenga errores de ortografía ni de gramática.

El uso correcto de la ortografía y gramática no hará el trabajo por sí mismo, pero puede ser de utilidad. ¿Por qué no darle a su carta toda ventaja posible?

Campañas de redacción de cartas

Hasta el momento, hemos comentado sobre las cartas individuales. Una táctica que puede ser particularmente efectiva es una campaña de redacción de cartas, en la que docenas, cientos o incluso miles de personas le escriben ya sea al mismo funcionario (si todas viven en, o de alguna manera representan a personas que viven en, su distrito) o a muchos funcionarios sobre una votación, política o partida presupuestaria específica. Puede ser extremadamente efectiva, en especial cuando quienes escriben las cartas son personas que por lo general no tienen contacto con sus funcionarios electos.

En Massachusetts, cuando se debatía el financiamiento para los programas de Educación Básica para Adultos (ABE por sus siglas en inglés) e Inglés como Segundo u Otro Idioma (ESOL por sus siglas en inglés) en la legislatura local, más de mil estudiantes de ABE y ESOL escribieron cartas a sus representantes explicando por qué el financiamiento era importante para ellos en particular. Al mismo tiempo, el personal y los administradores del programa, voluntarios y defensores escribieron cartas a sus propios representantes explicando por qué ABE y ESOL eran importantes para su comunidad y el estado.

Las cartas de los estudiantes fueron particularmente impactantes, muchas de ellas explicaban que uno o dos años antes no hubieran podido escribir esas cartas. La oportunidad de haber participado en un programa ABE o ESOL había sido lo que había marcado la diferencia. Los legisladores respondieron y el financiamiento para la educación de adultos se incrementó significativamente.

Si desea formar parte de una campaña de redacción de cartas, debe prepararse correctamente. Muchas personas, en especial aquellas que se consideran impotentes y poco importantes, y que tal vez tengan un bajo nivel de educación, se sienten intimidadas frente a la idea de escribirle a alguien en el poder. En muchos países, escribir una carta como esa puede implicar un cierto riesgo económico, social o físico (luego de una campaña en la Legislatura, en el mismo año que la campaña de redacción de cartas descrita anteriormente, un estudiante de ESOL hizo este comentario, "En mi país te disparan por esto".). Incluso en sistemas democráticos regidos por el derecho, las personas pueden temer las consecuencias de protestar por algo.

Además de la negativa basada en el sentimiento de temor e intimidación, muchas personas afectadas por una cuestión –en especial aquellas con bajos niveles de educación– pueden sentirse avergonzadas de sus escasas habilidades de redacción o sentir que no tienen nada convincente que decir. Necesitan ayuda para reunir sus cartas y un modelo a seguir. Los coordinadores de la campaña de redacción de cartas deben ser conscientes de lo que necesitan hacer para satisfacer estas necesidades.

Primero, la campaña debe contactar a escritores potenciales, solicitarles que escriban las cartas y explicarles en forma detallada por qué es necesaria la campaña y cuáles son las cuestiones importantes relacionadas a ella. No se pueden escribir cartas que tengan sentido a menos que se comprenda claramente por qué se escribe. Es posible que, mientras los defensores pueden (y tal vez lo hagan) repasar la política del asunto en cuestión mientras duermen, la mayoría de las personas afectadas por la cuestión conocen muy poco sobre cómo repercute políticamente o incluso sobre cómo el sistema político maneja las cuestiones. Cuánto mejor comprendan lo que sucede y la tarea específica que se espera que sus cartas realicen, más persuasivas serán las cartas que puedan escribir.

Además de esto, la campaña debe proveer una o más plantillas de cartas. Una plantilla es un modelo de carta, que muestra la forma de la carta en la hoja con las direcciones del remitente y el destinatario, y la fecha en los lugares adecuados en el margen superior, así como una firma formal en el margen inferior y una muestra del contenido de la carta.

Una plantilla significa literalmente un molde recortado que se utiliza para realizar varias piezas idénticas de madera, metal o algún otro material que es parte de algo más grande. Un constructor puede utilizar un molde de papel o madera para cortar una cantidad de vigas idénticas que sostienen un techo, por ejemplo:

En general, las personas afectadas por la cuestión deben incluir en sus cartas:

• Una descripción de quiénes son (madre soltera trabajadora, persona con discapacidad, asistente de un curso de capacitación laboral, ex combatiente).
• El hecho de ser residentes del distrito del funcionario o participantes de un programa en su distrito.
• Lo que desean que el funcionario haga.
• Su conexión con la cuestión (participante del programa, personal, voluntario de la comunidad, familiar de un niño con discapacidad).

Desde una oración hasta un párrafo o dos explicando lo que la cuestión significa para ellos y/o cómo los ha afectado personalmente. En el caso de los participantes de un programa y otras personas afectadas por una cuestión, ésta es la parte más importante de la carta. Los funcionarios a menudo se conmueven más por historias personales que por estadísticas impersonales, sin importar cómo se planteen esas estadísticas. Si las personas pueden explicar cómo un programa ha mejorado sus vidas o cómo la falta de servicios ha sido un obstáculo para ellas, es probable que los funcionarios les presten atención.

Finalmente, los coordinadores de campañas deben asegurarse de que aquellos que tienen dificultad para escribir las cartas puedan tener acceso a la ayuda. En la campaña para la educación de adultos en Massachusetts fue fácil lograrlo: las cartas a menudo eran parte de una clase y los estudiantes las escribían como tarea de redacción completando dos o tres borradores antes de que la carta estuviera lista para ser enviada. En otros casos, deberá asegurarse de que el personal del programa y otras personas estén disponibles para alentar y potenciar a las personas, y para ayudarlas a escribir las mejores cartas que puedan.

¿Debería utilizar el correo electrónico?

Debido a la rapidez y sencillez en la entrega, resulta sumamente tentador utilizar el correo electrónico y enviar su correspondencia a través de la computadora. Hacerlo, en particular en el caso de cartas formales, tiene varias ventajas:

• Es mucho más rápido que el correo normal. Esto hace además posible que el funcionario envíe una respuesta con mucha más celeridad.
• Evita el problema de colocar la dirección en el sobre, comprar una estampilla y llevar la carta a la oficina de correos.
• Es mucho menos probable que el correo electrónico se pierda en el escritorio del destinatario.

Sin embargo, tenga en cuenta que esto último puede ser también una desventaja. Primero, es necesario saber si su objetivo tiene correo electrónico y si él o ella lo lee. A menos que el destinatario se tome la molestia de imprimir su mensaje, este puede desaparecer con sólo presionar la tecla para eliminarlo (así como desaparecer de su mente). Si decide utilizar el correo electrónico para su correspondencia, sea particularmente claro y categórico en su mensaje desde un primer momento.

Una tercera posibilidad es enviar un facsímile o “fax”. Los faxes son rápidos y por lo general confiables. No obstante, observe que en la mayoría de las oficinas las máquinas de fax están en un área común; su destinatario previsto no necesariamente será la única persona que leerá su fax. Segundo, la máquina de fax de su destinatario puede no necesariamente imprimir una copia de su mensaje que sea ordenada, legible y profesional.

En resumen

Escribir cartas a funcionarios electos es una buena manera de explicar cómo una cuestión lo afecta a usted o a su grupo. Asimismo, puede construir su reputación como una persona pensante, lo que le otorgará mayor influencia sobre las personas en ejercicio del poder. Una carta es también una buena manera de hacer que personas que tienen el poder para ayudarlo tomen conocimiento de su causa.