چرا سازمان‌ها باید با همدیگر همکاری کنند؟
آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که کاش می‌توانستید یک اتومبیل را از جا بلند کنید؟ حتما با خودتان فکر کرده‌اید که این کار، کار شما نیست و کار ابرپهلوان‌ها است. اما اگر شما و ۳۰-۴۰ نفر از دوستانتان با هم تلاش کنید چه؟ به امتحانش می‌ارزد. حتما یک بار دورهمی با دوستانتان امتحان کنید و نتیجه را ببینید.
و در حالی که دارید به این موضوع فکر می‌کنید که قابلیت‌های یک گروه ۳۰-۴۰ نفره چیست، به این فکر کنید که اگر این تعداد را ۲ یا ۳ برابر کنیم، چه کارهایی می‌توانیم انجام دهیم. حتما می‌توانیم مسائل پیچیده‌تری را حل کنیم. خدا را چه دیدی، شاید اصلا توانستیم یک کامیون را جابه‌جا کنیم.
واقعیت این است که حل مشکلات باهمستان پیچیدگی‌های زیادی دارد. مشکلاتی مثل آموزش، شغل، مسکن، میزان جرم، مشکلات محیطی و چیزهایی دیگری از این قبیل، دست به دست هم می‌دهند و مسائل را پیچیده می‌کنند. حل کردن مشکلات باهمستان، کار یک نفر و دو نفر نیست. کار گروهی قدرت عجیبی دارد. وقتی تعداد زیادی درگیر انجام کاری می‌شوند، هر کس نگاه، توانایی و قدرت ویژه‌ای را که دارد به میدان می‌آورد و همه این‌ها در کنار هم تبدیل به یک توانایی بزرگ می‌شود. حالا تصور کنید اگر چند سازمان، برای انجام یک کار، دست به دست هم بدهند، دستاوردهایشان چندین برابر می‌شود و بسیار راحت‌تر می‌توانند به هدفی که تعیین کرده‌اند برسند. وقتی که در کنار هم و با هم کار می‌کنیم، نه تنها به اهدافمان، مثلا آموزش رایگان برای همه، می‌رسیم بلکه می‌آموزیم چطور رویه‌ها و تصمیم‌گیری‌های محلی را به اعضای باهمستان بسپاریم.
سازمان‌ها با چه روش‌هایی می‌توانند با هم همکاری کنند؟
راه‌های متفاوتی وجود دارد که از طریق آن‌ها سازمان‌ها می‌توانند با یکدیگر همکاری کنند. مثلا ممکن است چند سازمان صرفا هدفشان اشتراک منابع و اطلاعات باشد یا دنبال شیوه‌های دیگری برای رسیدن به هدف مشترکی که دارند، باشند. این‌جا شما را با چند روش برای همکاری بین‌سازمانی آشنا می‌کنیم.
- شبکه‌سازی: رابطه شبکه‌ای سازمان‌ها به آن‌ها کمک می‌کند که اطلاعات گسترده‌ای را با هم به اشتراک بگذارند، تا بتوانند کارشان را بهتر انجام بدهند. مثلا اگر یک مدرسه و یک مرکز مشاوره برای جوانان اطلاعات و خدماتشان را با هم به اشتراک بگذارد، به این کار شبکه‌سازی می‌گویند. راه‌های متنوعی برای شبکه‌سازی وجود دارد. مثلا سازمان‌ها می‌توانند با هم قرار ناهار بگذارند، یا خبرنامه‌های داخلی‌شان را برای یکدیگر ارسال کنند، یا یک ایمیل لیست مشترک درست کرده و اخبار و اطلاعات را از طریق ایمیل به اشتراک بگذارند یا در طول برگزاری مراسم و سمینارها با هم تبادل نظر و اطلاعات کنند.
- هماهنگی: سازمان‌ها در صورتی هماهنگ عمل می‌کنند که بتوانند راهی بیابند تا فعالیت‌هایشان را به گونه‌ای اصلاح و تعدیل کنند تا به بهترین شیوه به ذی‌نفعانشان خدمات بدهند. اگر مدرسه و مرکز مشاوره‌ای که گفتیم، بتوانند خدماتشان را به گونه‌ای با هم هماهنگ کنند که بیشترین سود را به باهمستان و به جامعه هدفشان که جوانان هستند برسانند، به این کار هماهنگی گفته می‌شود. هماهنگی در مقایسه با شبکه‌سازی، به مشارکت بیشتر، وقت گذاشتن و از همه مهم‌تر به اعتمادسازی میان سازمان‌های درگیر احتیاج دارد.
- تشریک مساعی: در همکاری میان‌سازمانی، سازمان‌های درگیر، نه تنها به شبکه‌سازی و ایجاد هماهنگی میان خدمات و اهدافشان می‌پردازند، بلکه منابعشان را نیز با یکدیگر به اشتراک گذاشته و تلاش می‌کنند که کارشان را به بهترین نحو ممکن انجام دهند. آن‌ها ممکن است کارمندان و داوطلبانشان را نیز با یکدیگر مبادله کنند.
- همکاری: در یک رابطه همکاری، سازمان‌ها نه تنها منابعشان را با یکدیگر به اشتراک می‌گذازند، بلکه تلاش می‌کنند که منابع و مهارت‌هایشان را نیز افزایش و گسترش دهند. همکاری تمامی مواردی را که در بالا ذکر شد، دربرمی‌گیرد. از این روی، اعتماد و تلاش گسترده‌ای برای سازمان‌های درگیر در این سطح لازم است تا بتوان آن‌ها را همکار نامید.
- همکاری‌های چندبخشی: این نوع از همکاری پتانسیل زیادی برای تغییر داشته و همچنین چالش‌های زیادی دارد. در همکاری‌های چندجانبه، این امکان برای باهمستان‌ها به وجود می‌آید که بتوانند قدرت بیشتری پیدا کرده و شهروند‌مدارتر بشوند.
چگونه بهترین راه را از میان گزینه‌های بالا انتخاب کنیم؟
هر کدام از این ۵ موردی که گفتیم، شکل‌های متفاوتی از برقراری رابطه هستند که هدف‌های متفاوتی را به ثمر رسانده و مستلزم شیوه‌های متفاوتی از اشتراک منابع، اشتراک مهارت‌ها و وقت، اعتماد و منابع مالی هستند. بسیار مهم است که قبل از وارد شدن به هر کدام از این روابط، جنبه‌‌های مختلفشان را شناخته و دقیقا بدانیم که از هر رابطه‌ای چه می‌خواهیم. باید شیوه‌ای را انتخاب کنید که به بهترین نحو ممکن شما را به هدفی که دارید، برساند. رابطه‌های بین‌سازمانی را می‌توانید به مرور ساخته و گسترش دهید. مثلا از شبکه‌سازی شروع کرده و به مرور و متناسب با شرایط و اهدافتان به سمت همکاری‌های چندجانبه بروید.
در زمان طی کردن این روند، خوب است که موارد زیر را در ذهن داشته باشید:
- هدف هر سازمان از همکاری و برقراری ارتباط چیست؟
- کدام یک از ۵ شیوه برقراری ارتباط، به سازمان‌های درگیر کمک می‌کند که به آن هدف برسند؟
- آیا سازمانمان منابع و شرایط لازم را برای وارد شدن به چنین ارتباطی دارد؟
- آیا اعتماد و مسئولیت‌پذیری لازم برای وارد شدن به چنین رابطه‌ای وجود دارد؟
چالش‌های روابط بین‌سازمانی
مانند یک رابطه دوستانه، رابطه میان سازمان‌ها نیز چالش‌هایی را دربر دارد. این‌جا، شما را با چند نمونه از چنین چالش‌ها و مشکلاتی که می‌تواند سر راه این نوع همکاری‌ها باشد، آشنا می‌کنیم:
- گاهی افراد بر این باورند که تلاش‌های فردی بسیار بهتر و نتیجه‌بخش‌تر از تلاش‌های گروهی است در نتیجه تلاش چندانی برای کار گروهی نمی‌کنند و راضی‌کردنشان به کار جمعی دشوار است.
- افراد عموما به سختی اعتماد می‌کنند. از آن‌جایی که اعتماد لازمه چنین همکاری‌هایی است، این بی‌اعتمادی‌های اولیه، کار را دشوار می‌کند.
- در بسیاری از مواقع، افراد مهارت‌های ارتباطی لازم برای کار کردن با همدیگر را ندارند. نبود این مهارت‌ها یکی از چالش‌های بزرگ در همکاری است.
- مشکلاتی نظیر نژادپرستی و تبعیض علیه اقلیت‌های قومی، نژادی و جنسیتی، مانع می‌شود که سازمان‌ها بتوانند ارتباطات سازنده و تاثیرگذاری با هم داشته باشند.
- نبود رهبری قدرتمند و توانا مانع از شکل‌گیری و ادامه همکاری‌های میان‌سازمانی می‌شود.
- گاهی افراد احساس ناتوانی را چنان در خود درونی کرده‌اند، که این احساس مانع از آن می‌شود که بتوانند قدمی در راه ایجاد همکاری‌های بین‌گروهی بردارند.
- گاهی سرمایه‌گذاران بخش عمومی و خصوصی برای سرمایه‌گذاری، سازمان‌ها را مجبور به همکاری با هم می‌کنند. در چنین شرایطی چون این سازمان‌ها تمایل به و یا توانایی همکاری با یکدیگر را ندارند، چالش‌های زیادی پیش‌روی همکاریشان به‌وجود می‌آید.
گروه‌ها چگونه آغاز به ساختن روابط بین‌سازمانی می‌کنند؟
- آوردن ذی‌نفعان به عرصه: مطمئن شوید که تمام ذی‌نفغان و کسانی که این روند تحت‌تاثیرشان قرار می‌دهد، در کارها درگیرند. حضور آن‌ها نتیجه بهتری دربر خواهد داشت و شما را در رسیدن به اهدافتان کمک خواهد کرد.
- اول یک به یک و بعد گروهی: شاید واضح به نظر بیاید اما روابط سازمانی، در بسیاری از مواقع، روی روابط یک به یک بین دو نفر در دو سازمان بنا شده‌اند. دو شخص، از اعتماد و رابطه‌ای که میانشان وجود داشته استفاده کرده‌اند و سازمان‌هایشان را به کار با یکدیگر ترغیب کرده‌اند. پس پیش از برداشتن سنگ بزرگ، اول به دنبال برقراری ارتباط با اشخاص دیگر در سازمان‌های مورد نظرتان باشید.
- مشخص کردن اهداف: هر سازمانی باید دقیقا هدف یا اهدافی را که می‌خواهد به آن‌ها برسد را مشخص کند. همچنین هر سازمانی باید بداند که نیازهایش چیست و از رابطه با سازمان‌های دیگر چه دستاوردی برایش حاصل می‌شود. دانستن این‌ها برای طی کردن این راه ضروری است.
- یافتن راه درست: از میان ۵ راهی که در بالا و برای برقراری ارتباط ذکر شد، بهترین راه را انتخاب کنید و پیش بروید.
- تعیین رویه و قاعده‌ای برای عملکرد: در همان ابتدای رابطه، قاعده‌ای برای رویه و عملکردتان تعیین کنید. چیزهایی مثل:
- چگونه تصمیم بگیریم
- چه کسی با رسانه‌های صحبت می‌کند
- چه اطلاعاتی محرمانه تلقی می‌شوند
- گردش اطلاعات چگونه خواهد بود
- مسئولیت نمایندگان سازمان‌ها دقیقا چیست
- و هر آن‌چه در این راه، عملکرد شما را دقیق‌تر و رسیدن به هدفتان را راحت‌تر می‌کند
- آموختن هنر شنیدن: هر چه‌قدر بر هنر شنیدن تاکید کنیم، کم گفته‌ایم. بخش اعظمی از روابط میان‌سازمانی، جلسات و کارگاه‌های گروهی هستند و چیزی که این جلسات را مفید و موثر می‌کند این است که بتوانیم خوب و دقیق به حرف‌های یکدیگر گوش کنیم.
- تکیه بر اشتراکات: برای شروع رفاقت، هر چند میان دو نفر تفاوت‌هایی وجود دارد، اما با تاکید بر اشتراکات است که رابطه‌ای ساخته می‌شود. در روابط میان‌سازمانی هم باید چنین بود. بر اشتراکات تکیه کرد و رابطه را بر مبنای آن ساخت و پیش برد.
- حصول شناخت: هر سازمان و گروهی، فرهنگ و ویژگی‌های خاص خودش را دارد. برقراری هرگونه رابطه‌ای مستلزم حصول شناخت است. سعی کنید، سازمان و آدم‌هایش، فرهنگ‌شان و قواعدی که از آن پیروی می‌کنند را بشناسید.
- یکرنگ شدن بدون از دست دادن هویت خود: هر سازمانی هویت و فرهنگ خودش را دارد. در ارتباط‌های میان‌سازمانی، گاهی دو طرف می‌ترسند که با نزدیک شدن به یکدیگر و همکاری، هویت سازمانی‌شان خدشه‌دار شود. راهی را بیابید که به شما کمک می‌کند، در عین یکرنگی و همکاری، هویت سازمانتان هم حفظ بشود.
- قبول مشکلات و اختلافات و صبوری کردن: بروز اختلاف و مشکل، ضرورت هر فعالیتی است پس آن را بپذیرید و صبور باشید. سعی کنید اختلافات را کوچک کرده و روی دستاوردهایی که از همکاری دو‌طرفه‌تان حاصل شده تاکید کنید.
- تجلیل از موفقیت‌های کوچک و بزرگ: همه ما به شادی نیاز داریم. از هر فرصتی برای تجلیل از موفقیت‌های کوچک و بزرگ استفاده کنید.