گردهمایی‌های عمومی و جلسه‌های گفتوگو برای حل مسئله، پشتوانه ارزشمندی برای برقراری و حفظ ارتباط با مردم هستند. همچنین باید یادآوری کرد که مشارکت شهروندان در پروژه‌های باهمستان به شناسایی و حل مشکلات کمک می‌کند. در این بخش توضیح داده می‌شود که چگونه رهبران باهمستان می‌توانند گردهمایی‌ها و نشست‌هایی را برای شنیدن صدای شهروندان و سازماندهی باهمستان به کار برده و از نتایج به‌دست‌آمده برای شکل‌دهی پروژه‌ها استفاده کنند.
گردهمایی‌های عمومی چیست؟
در «گردهمایی عمومی» یا نشست عمومیِ شناسایی و حل مسئله، شهروندان درباره‌ی موضوع‌های مهمی مانند مشکلات بهداشتی صحبت می‌کنند. در این جلسه‌ها که پیش از برگزاری به اندازه‌ی کافی و مناسب تبلیغ و اطلاع‌رسانی شده است، تسهیلگران درباره‌ی جنبه‌های مختلف یک موضوع مشخص- مانند مدیریت فضای پارک اتومبیل در باهمستان- بحث و گفتگو می‌کنند؛ باید توجه داشت که تهیه‌ی پیش‌نویسی از ایده‌ها توسط تسهیلگران درباره‌ی ابعاد موضوع و آنچه می‌توان برای حل مشکلات و حفظ نقاط قوت انجام داد مبنایی برای برنامه‌ریزی‌های بعدی فراهم می‌کند.
همه باهمستان‌ها یا شهرها ممکن است گردهمایی‌های عمومی منظم و رسمی نداشته باشند. در اینصورت شهروندان، گروه‌های محلی، سمن‌ها یا اعضای شورای شهر می‌توانند پیشنهاد برگزاری چنین نشست‌هایی را در جلسات هماهنگی شهرداری یا سایر نهادهای تصمیم‌گیر مطرح و برای آن برنامه‌ریزی کنند.
گردهمایی‌های عمومی نخستین گام به سوی درک نیازها و منابع باهمستان است و به افراد با پیشینه‌های مختلف فرصت می‌دهد تا دیدگاه‌های خود را بیان کنند.
چرا باید این گردهمایی‌ها را برگزار کرد؟
- گردهمایی‌ها شناخت بهتر و دید وسیع‌تری نسبت به باهمستان برای افراد و گروه‌های بهره‌مند و ذینفع ایجاد می‌کنند.
- منبع ارزشمندی از داده‌ها و اطلاعات را برای هدایت و برنامه‌ریزی فعالیت‌ها فرام می کنند.
- به اعضای باهمستان کمک می‌کنند با کسانی که قادر و مایل به همکاری هستند، آشنا شده و قرار همکاری بگذارند.
- فرصت مناسبی برای تبادل بازخورد درباره فعالیت‌های مختلف ایجاد می‌کنند.
شرکت همه‌ی اعضای باهمستان در گردهمایی‌های عمومی که معمولا در شهرداری یا شورای شهر برگزار می‌شود، آزاد است. این جلسه‌های عمومی به افراد با پیشینه‌های مختلف فرصتی می‌دهد تا نظراتشان را درباره‌ی مسائل کلیدی و مهمی که مورد توجه خودشان یا سایر اعضای باهمستان است ابراز کنند.
برای برگزاری گردهمایی عمومی به چه چیزی نیاز دارید؟
- فضای برگزاری جلسه
- اعضای باهمستان
- سه‌پایه، کاغذ یا تخته، ماژیک یا گچ
- تسهیلگر
- دستگاهی برای ضبط صدا یا تصویر جلسه
- آمادگی افراد برای اینکه با دقت گوش بدهند
در گردهمایی‌های عمومی باید درباره‌ی موارد زیر بحث و تبادل نظر شود:
مسائل و دغدغه‌ها:
- مشکلات کدامند؟
- عواقب و پیامدهای این مشکلات چیست؟
- چه کسانی تحت تأثیر این مشکلات هستند؟
- این عده چگونه تحت تأثیر قرار می‌گیرند؟
- آیا مسائلی هستند که باید نسبت به آنها نگران بود؟
- آیا نگرانی درباره‌ی این مشکلات، فراگیر است؟
موانع و محدودیت‌ها
- چه کسی یا چه چیزی ممکن است با تلاش برای حل مشکل مخالفت کند؟
- آیا این افراد یا چیزها، قدرت کافی برای ایجاد مانع دارند؟
- دیگر محدودیت‌ها برای پیشگیری از بروز مشکل و یا حل آن کدامند؟
- چگونه می‌توان بر موانع و مقاومت آنها فائق آمد؟
منابع برای تغییر
- چه منابعی مورد نیاز است؟
- کدام افراد یا گروه‌های محلی می‌توانند کمک کنند؟
- چه مقدار پول و چه مقدار از دیگر منابع لازم است؟
- از کجا می‌توان این منابع را تهیه کرد؟
پیشنهادهایی برای حل مسئله
- با توجه به موانع پیش‌بینی‌شده، چه گزینه‌هایی برای رفع مشکل و مسئله‌ی مد نظر وجود دارد؟
چگونه باید یک گردهمایی عمومی را سازماندهی کنید؟
- گردهمایی ها را در مکان‌های مختلف برگزار کنید تا بتوانید نظر نمایندگان واقعی باهمستان را جلب کنید.
- گردهمایی را در یک مکان عمومی برگزار کنید که به‌راحتی در دسترس همگان بوده و ترجیحا در طول سال پذیرای ساکنان باهمستان باشد. مانند اماکن مذهبی، فرهنگ‌سراها، پارک‌ها، کتابخانه‌‌ها، مدرسه‌ها.
- در صورت امکان، گردهمایی را عصرها برگزار کنید تا با زمان کار و مدرسه تداخل نداشته باشد.
- تا جایی که ممکن است گردهمایی را به طور گسترده تبلیغ کنید. بروشورها، آگهی‌های تبلیغاتی، اطلاعیه‌های عمومی و آگهی‌های مطبوعاتی همگی قابل استفاده هستند. اطمینان حاصل کنید که تاریخ، زمان، مکان، و هدف جلسه به‌روشنی در این تبلیغات نوشته شده باشد.
- شخصاً رهبران باهمستان و اعضای متنوعی از باهمستان را برای شرکت در جلسه دعوت کنید. از آنها بخواهید که دیگران را نیز به مشارکت در گردهمایی تشویق کنند.
- اگر لازم است برای حضور در جلسه وسیله‌ی آمدوشد فراهم کنید.
- در صورت امکان با نوشیدنی‌های سبک از حاضران پذیرایی کنید. پذیرایی، امکان اختلاط را فراهم کرده و موجب صحبت با لحن دوستانه می‌شود.
- برای شنیدن صدای مادران، فضایی برای نگهداری کودکان اختصاص دهید .
- برای شنیدن صدای افراد دارای معلولیت، امکان ورود ویلچر یا سایر مراقبت‌های مورد نیازشان را فراهم کنید.
چگونه یک گردهمایی عمومی برگزار کنید؟
- برای جلسه یک تسهیلگر شناخته شده و مورد احترام تعیین کنید. تسهیلگر خوش‌نام و با تجربه‌ای که در مورد موضوع بی‌طرف باشد، مهارت‌های شنیداری و تجربه جمع‌بندی مباحث گروهی را داشته باشد و بتواند بحث را در مسیر خود نگه داشته و به پیش ببرد.
- رهبر طرح در باهمستان و تسهیلگر بحث را معرفی کنید. اگر زمان و تعداد حاضران اجازه می‌دهد، فرصتی تعیین کنید تا همه‌ی شرکت‌کنندگان خود را معرفی کنند.
- در همان ابتدا، درباره‌ی زمان پایان جلسه توافق کنید و به آن پایبند باشید.
- سعی کنید تعداد شرکت‌کنندگان در گروه‌های کاری کم‌تر از ۳۰ تا ۴۰ باشد.
- اگر تعداد حاضران بیش از این است، آنها را به گروه‌های کوچک‌تر تقسیم کنید.
- برای هر گروه یک مسئول ضبط مباحث تعیین کنید.
- در صورت لزوم اطلاعاتی در مورد سازمان خود ارائه دهید. همچنین می‌توانید یک برگ ثبت‌نام تهیه کنید تا افراد راه‌های تماس با آنها و ارسال مطالب بعدی را بنویسند.
- در نظر داشته باشید که برای پرداختن به هر یک از موضوع‌های زیر زمان تعیین کنید: مسائل و نگرانی‌ها، موانع و مقاومت در برابر رفع مسائل و نگرانی‌ها، منابع جامعه برای تغییر، جایگزین‌ها و راه حل‌های پیشنهادی.
- از کاغذ برای ثبت مباحث درباره‌ی هر یک از موضوع‌های بالا، استفاده کنید.
- در پایان جلسه، بر اساس خلاصه‌ای از مباحث انجام‌شده، یک برنامه‌ی اولیه برای اقدام تهیه کنید. در صورت امکان جلسه‌ی بعدی را هم هماهنگ و اعلام کنید.
- پس از گردهمایی، خلاصه‌ای مکتوب از ایده‌های مطرح‌شده در جلسه (طوفان فکری) تهیه کنید و ضمن تشکر و با ذکر فرصت‌هایی برای مشارکت بیش‌تر، برای همه‌ی شرکت‌کنندگان بفرستید.